KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

DIREKTORAT JENDERAL BINA KONSTRUKSI

Balai Jasa Konstruksi Wilayah II Palembang

MANAJEMEN PENGADAAN

556
BAMBANG IRAWAN 2020 1jpl
UBI 2
UBI 3
Pengertian Manajemen adalah sebuah proses untuk mengatur sesuatu
yang dilakukan oleh sekelompok orang atau organisasi untuk mencapai
tujuan organisasi tersebut dengan cara bekerja sama memanfaatkan
sumber daya yang dimiliki.

Efektif berarti tujuan dapat tercapai sesuai rencana, sedangkan efisien

artinya tugas dijalankan dengan benar, teroganisir, dan selesai sesuai
jadwal.
UBI 4
Hal-hal Yang Perlu Dikendalikan
Dalam Pelaksanan Pekerjaan Jalan dan Jembatan

1) Tepat Biaya ( Sesuai Gambar dan RAB )

2) Tepat Mutu ( Sesuai Spesifikasi )
3) Tepat Waktu ( Sesuai Jadwal )
4) Tepat Laku ( Sesuai Peraturan )
5) Bila semua tepat maka, HAP / Target Fisik
& sasaran fungsional akan tercapai
UBI 5
UBI 6
 BAB X
PENGELOLAAN PENGADAAN PROYEK
10.1 Umum
Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di
luar organisasi. Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang
dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan
sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”.
Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan
bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan
apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja
yang harus dilakukan oleh distributor kelak.

UBI 7
KODE UNIT : M.711000.010.01
JUDUL UNIT : Menerapkan Cara-Cara Pengelolaan
Pengelolaan Pengadaan Proyek
DESKRIPSI UNIT : Unit kompetensi ini mencakup pengetahuan,
keterampilan dam sikap kerja yang
diperlukan untuk menerapkan cara-cara
pengelolaan pengadaan proyek

UBI 8
1.Merencanakan Pengadaan dan Kontrak

a) Persyaratan pengadaan dirumuskan

berdasarkan hasil yang diharapkan.
b) Rencana pengadaan dikembangkan
sesuai dengan prosedur.
c) Skema rencana pengelolaan dan
pelaksanaan pengadaan dibuat.

UBI 9
 1.a. Persyaratan
pengadaan dirumuskan
berdasarkan hasil yang
diharapkan

UBI 10
 PERATURAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 16 TAHUN 2018
TENTANG
PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

BAB II
Bagian Kesatu
Tujuan Pengadaan Barang/Jasa
Pasal 4
Pengadaan Barang/Jasa bertujuan untuk:
a. menghasilkan barang/jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan, diukur dari aspek kualitas,
jumlah, waktu, biaya, lokasi, dan Penyedia;
b. meningkatkan penggunaan produk dalam negeri;
c. meningkatkan peran serta Usaha Mikro, Usaha Kecil, dan Usaha Menengah;
d. meningkatkan peran pelaku usaha nasional;
e. mendukung pelaksanaan penelitian dan pemanfaatan barang/jasa hasil penelitian;
f. meningkatkan keikutsertaan industri kreatif;
g. mendorong pemerataan ekonomi; dan
h. mendorong Pengadaan Berkelanjutan.

UBI 11
 PERATURAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 16 TAHUN 2018
TENTANG
PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

BAB II
Bagian Ketiga
Prinsip Pengadaan Barang/Jasa
Pasal 6
Pengadaan Barang/Jasa menerapkan prinsip sebagai berikut:
a. efisien;
b. efektif;
c. transparan;
d. terbuka;
e. bersaing;
f. adil; dan
g. akuntabel.
UBI 12
 1.B. Rencana
pengadaan
dikembangkan sesuai
dengan prosedur

UBI 13
 PERATURAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 16 TAHUN 2018
TENTANG
PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

Bagian Kedua
Persiapan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia
Pasal 25
Persiapan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia oleh PPK
meliputi kegiatan:
a. menetapkan HPS;
b. menetapkan rancangan kontrak;
c. menetapkan spesifikasi teknis/KAK; dan/atau
d. menetapkan uang muka, jaminan uang muka, jaminan
pelaksanaan, jaminan pemeliharaan, sertifikat garansi,
dan/atau penyesuaian harga.
UBI 14
 LAMPIRAN
PERATURAN LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
NOMOR 9 TAHUN 2018
TENTANG
PEDOMAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PENYEDIA

II. PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/JASA

Persiapan pengadaan dilaksanakan oleh PPK berdasarkan RKA
K/L atau RKA Perangkat Daerah dan Dokumen Perencanaan
Pengadaan Barang/Jasa. Persiapan Pengadaan Barang/Jasa
meliputi:
a. reviu dan penetapan spesifikasi teknis/KAK;
b. penetapan spesifikasi teknis/KAK;
c. penyusunan dan penetapan HPS; dan
d. penyusunan dan penetapan rancangan Kontrak.
UBI 15
 LAMPIRAN
PERATURAN LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
NOMOR 9 TAHUN 2018
TENTANG
PEDOMAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PENYEDIA

Persiapan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia dapat dilakukan menggunakan

aplikasi (jika telah tersedia). Secara ringkas, persiapan Pengadaan Barang/Jasa
dijelaskan dalam bagan alur berikut:

UBI 16
 PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 07/PRT/M/2019 TENTANG
STANDAR DAN PEDOMAN PENGADAAN JASA KONSTRUKSI MELALUI PENYEDIA

Pasal 26
1) Persiapan pengadaan melalui Penyedia meliputi kegiatan sebagai
berikut:
a. revue dan penetapan spesifikasi teknis/KAK;
b. penetapan detailed engineering design untuk pemilihan Penyedia
Pekerjaan Konstruksi;
c. penyusunan dan penetapan HPS;
d. penyusunan dan penetapan rancangan Kontrak; dan
e. penetapan uang muka, Jaminan uang muka, Jaminan pelaksanaan,
Jaminan pemeliharaan, dan/atau penyesuaian harga.

UBI 17
 LANGKAH PERSIAPAN PENGADAAN

1. Menetapkan spesifikasi teknis/KAK

2. Menetapkan Gambar Rencana ( DED ).
3. Menyusun dan Menetapkan HPS
4. Menyusun dan Menetapkan Waktu Pelaksanaan
5. Menetapkan Rancangan Kontrak
6. Menetapkan Uang Muka dan Jaminan-jaminan

UBI 18
 1.C. Skema rencana
pengelolaan dan
pelaksanaan pengadaan
dibuat
UBI 19
 LAMPIRAN
PERATURAN LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
NOMOR 9 TAHUN 2018
TENTANG
PEDOMAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PENYEDIA

I. PENDAHULUAN
Pengadaan Barang/Jasa merupakan kegiatan yang dimulai dari
identifikasi kebutuhan sampai dengan serah terima hasil
pekerjaan.

UBI 20
 LAMPIRAN
PERATURAN LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
NOMOR 9 TAHUN 2018
TENTANG
PEDOMAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PENYEDIA

1.3 Persiapan Pemilihan

Persiapan pemilihan Penyedia oleh Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan dilaksanakan
setelah Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan menerima permintaan pemilihan Penyedia
dari PPK yang dilampiri dokumen persiapan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia
yang disampaikan oleh PPK kepada Kepala UKPBJ/Pejabat Pengadaan.
Persiapan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia yang dilakukan oleh Pokja
Pemilihan/Pejabat Pengadaan meliputi:
a. Penetapan metode pemilihan Penyedia;
b. Penetapan metode Kualifikasi;
c. Penetapan metode evaluasi penawaran;
d. Penetapan metode penyampaian dokumen penawaran;
e. Penetapan jadwal pemilihan; dan
f. Penyusunan Dokumen Pemilihan.
UBI 21
 2. Melakukan Proses Seleksi Kontraktor
A. Profil perusahaan peserta pengadaan diperiksa
berdasarkan persyaratan dan kriteria yang
diinginkan.
B. Proses seleksi dipantau pelaksanaannya sesuai
dengan rencana pengadaan yang disepakati.
C. Cadangan sebagai dasar strategi pengadaan
dikembangkan.
D. Prosedur pengadaan dan tatakelola perikatan
kontrak diperiksa untuk memberikan penjaminan
akan kejujuran dan keadilan proses pengadaan.
UBI 22
 PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 07/PRT/M/2019 TENTANG
STANDAR DAN PEDOMAN PENGADAAN JASA KONSTRUKSI MELALUI PENYEDIA

Pasal 47
(1) Kualifikasi Penyedia untuk jasa Konsultansi Konstruksi
dan untuk Pekerjaan Konstruksi meliputi:
a. Syarat kualifikasi administrasi;
b. Syarat kualifikasi teknis; dan
c. Syarat kualifikasi kemampuan keuangan

UBI 23
 LAMPIRAN
PERATURAN LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
NOMOR 9 TAHUN 2018
TENTANG
PEDOMAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PENYEDIA
3.4.1 Syarat Kualifikasi Administrasi/Legalitas Penyedia Barang/Jasa
Persyaratan kualifikasi Administrasi/Legalitas untuk Penyedia Barang/Jasa, meliputi:
a. Memiliki izin usaha sesuai dengan peraturan perundangundangan, antara lain di
bidang pekerjaan konstruksi, perdagangan, jasa lainnya, atau jasa konsultansi
sesuai dengan skala usaha (segmentasi/klasifikasi),kategori/golongan/sub
golongan/kelompok atau kualifikasi lapangan usaha.
b. Untuk usaha perorangan tidak diperlukan izin usaha.
c. Memiliki Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
d. Memiliki NPWP dan telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun pajak terakhir
(SPT tahunan).
e. Mempunyai atau menguasai tempat usaha/kantor dengan alamat yang benar,
tetap dan jelas berupa milik sendiri atau sewa.

UBI 24
 LAMPIRAN
PERATURAN LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
NOMOR 9 TAHUN 2018
TENTANG
PEDOMAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PENYEDIA

f. Secara hukum mempunyai kapasitas untuk mengikatkan diri pada Kontrak yang
dibuktikan dengan:
1) Akta Pendirian Perusahaan dan/atau perubahannya;
2) Surat Kuasa (apabila dikuasakan); dan
3) Kartu Tanda Penduduk.
g. Surat Pernyataan Pakta Integritas meliputi:
1) Tidak akan melakukan praktek Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme;
2) Akan melaporkan kepada PA/KPA jika mengetahui terjadinya praktik Korupsi,
Kolusi, dan Nepotisme dalam proses pengadaan ini.
3) Akan mengikuti proses pengadaan secara bersih, transparan, dan profesional
untuk memberikan hasil kerja terbaik sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan; dan
4) Apabila melanggar hal-hal yang dinyatakan dalam angka 1), 2) dan 3) maka
UBI 25
bersedia menerima sanksi sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
 LAMPIRAN
PERATURAN LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
NOMOR 9 TAHUN 2018
TENTANG
PEDOMAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PENYEDIA

a. Syarat Kualifikasi Teknis Penyedia Barang

Persyaratan kualifikasi teknis untuk Penyedia Barang, meliputi :
1) Memiliki pengalaman:
a) Penyediaan barang pada divisi yang sama1 paling kurang 1 (satu)
pekerjaan dalam kurun waktu 1 (satu) tahun terakhir baik di lingkungan
pemerintah maupun swasta, termasuk pengalaman subkontrak; dan
b) Penyediaan barang sekurang-kurangnya dalam kelompok/grup yang sama
paling kurang 1 (satu) pekerjaan dalam kurun waktu 3 (tiga) tahun terakhir
baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, termasuk pengalaman
subkontrak.
2) Memiliki kemampuan untuk menyediakan sumber daya manusia dan peralatan
yang dibutuhkan dalam proses penyediaan termasuk layanan purna jual (jika
UBI 26
diperlukan).
UBI 27
 3. Melakukan Kegiatan Administrasi Kontrak
Pengadaan

a) Pengelolaan kontrak dilaksanakan

sesuai dengan kesepakatan.
b) Inspeksi dan audit dilakukan secara
berkala.
c) Kinerja pengadaan dikaji ulang agar
memperoleh mitra yang baik.
d) Proses pengadaan dioperasikan sesuai
dengan persyaratan tata kelola.
UBI 28
 Administrasi Kontrak
a. Pengertian
Administrasi kontrak adalah suatu istilah yang menggambarkan penangan
komersial dari suatu kontrak sejak kontrak tersebut ditandatangani sampai
diakhiiri secara resmi atau putus tidak direncanakan atau pengakhiran kontrak
dini.
Administrasi kontrak mengawasi penanganan komesial berdasarkan ketentuan
dari setiap kontrak. Perubahan-perubahan, klaim, pembayaran dini, pembayaran
lebih, dan pelaksanaan yang tidak memuaskan dapat dicegah dengan
melaksanakan suatu program kerangka administrasi kontrak.
Administrasi kontrak merupakan satu bagian dari administrasi proyek konstruksi.
Administrasi proyek konstruksi adalah seluruh tugas tugas administrasi yang
menyangkut proyek itu sendiri. (Ir. H. Nazarkhan Yasin, 2009).

UBI 29
 maksud dan tujuan Administrasi Kontrak sebagai berikut:
1) Memastikan langkah-langkah memulai pelaksanaan kontrak seperti keamanan,
penyerahan lapangan, dan pembayaran uang muka.
2) Memastikan ketepatan waktu penyelesaian pekerjaan, yang berarti semua pihak
peduli terhadap waktu dan hal-hal penting dalam kontrak.
3) Semua pruduk yang diserahkan telah diawasi/diperiksa sesuai dengan ketentuan
kontrak
4) Semua prosedur telah diikuti
5) Meminimalkan resiko dengan menyediakan informasi dan peringatan setiap waktu
6) Memastikan setiap adendum kontrak telah diadministrasikan dengan baik dan telah
mendapatkan persetujuan.
7) Pengadministrasian dan penyelesaian perselisihan diidentifikasi dan dilaksanakan
dengan baik.
8) Memastikan pemutusan kontrak (jika sangat diperlukan) dilakukan sesuai dengan
ketentuan-ketentuan kontrak.
9) Memastikan penutupan kontrak dengan lancar
10)Menjamin pendokumentasian kontrak dilakukan sepanjang durasi pelaksaan kontrak
11)Menyelesaikan laporan akhir kontraktor setelah penyelesaian kontrak.
UBI 30
Prinsip-prinsip Administrasi Kontrak menurut Contract Administration Guidelines,
Mellennium Challenge Account – Mozambique (MCA-M) antara lain adalah
sebagai berikut:
1) Pastikan bahwa kontrak memuat uraian yang jelas dan akurat tentang hasil
yang diharapkan, tugas dan kewajiban yang jelas dari para pihak yang terlibat
dalam pelaksanaan kontrak.
2) Mengamati kinerja, mengumpulkan informasi dan menetapkan langkahangkah
yang perlu diambil untuk mengukur pencapaian kontrak sesungguhnya.
3) Administrasi kontrak yang berhasil didasarkan pada komunikasi yang efektif
dan terbuka antara para pihak.
4) Mengenali potensi resiko kontrak, seperti tidak mencapai batas waktu, kualitas
dibawah standar, dan
5) Melaksanakan suatu sitem pemantauan dan evaluasi kinerja kontraktor,
suplayer, konsultan, dan penyedia lainnya

UBI 31
UBI 32
 4. Melakukan kegiatan finalisasi pengadaan

A. Hasil pekerjaan diperiksa sesuai dengan

kriteria keterimaan.
B. Proses serah terima pelaksanaan
pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan
prosedur.
C. Hasil pengelolaan pengadaan dikaji ulang
sebagai referensi pelaksanaan pengadaan
yang akan datang
UBI 33
 4.A.Hasil pekerjaan diperiksa sesuai dengan kriteria
keterimaan.
Dokumen Pelaksanaan pengadaan:
1) Dokumen Kontrak termasuk Adendum yang berisikan:
a) Adendum Surat Perjanjian
b) Pokok Perjanjian (Perjanjian Induk)
c) Surat Penawaran berikut Daftar Kuantitas dan Harga
d) Syarat-syarat Khusus Kontrak (SSKK)
e) Syarat-syarat Umum Kontrak (SSUK)
f) Spesifikasi Khusus
g) Spesifikasi Umum
h) Gambar-gambar
i) Dokumen lainnya seperti: jaminan-jaminan, Surat Penunjukan

UBI 34
 4.A.Hasil pekerjaan diperiksa sesuai dengan kriteria
keterimaan.
Dokumen Pelaksanaan pengadaan:
2) Program Mutu dan perubahannya
3) Dokumen tagihan pembayaran terdahulu
a) Dokumen pendukung terjadinya perubahan kontrak (perubahan
pelaksanaan pekerjaan, peristiwa kompensasi, perubahan lingkup
pekerjaan, perubahan desain, masalah-masalah yang timbul di luar kendali
para pihak, dan keadaan kahar).
b) Dokumen yang mencakup koefisien komponen kontrak (tenaga kerja,
bahan, alat kerja), indeks harga komponen mulai pada bulan ke 13 setelah
kontrak mulai dilaksanakan, dan indeks harga komponen pada bulan ke 12
setelah penanda-tanganan Kontrak.
c) Dokumen lainnya seperti laporan kemajuan pekerjaan, data pendukung
perhitungan pembayaran yang telah dilakukan (kuantitas pekerjaan yang
telah dibayar sebelumnya), dan sejenis.
UBI 35
 4.B. Proses serah terima pelaksanaan pekerjaan
dilaksanakan sesuai dengan prosedur..
b. Penyerahan Pertama Pekerjaan (Provisional Hand Over)
Setelah pekerjaan selesai 100% kontraktor mengajukan permintaan secara
tertulis kepada owner untuk penyerahan pekerjaan, yang kemudian dinilai oleh
panitia penerima hasil pekerjaan. Panitia ini memerikasa dan mengadakan
penilaian, jika ada hasil pekerjaan yang tidak sesuai Kontrak, kontraktor harus
memperbaiki. Setelah semua selesai dan dapat diterima oleh panitia penerima
hasil pekerjaan, owner menerima penyerahan pertama pekerjaan dengan
membuat Berita Acara Penyerahan Pertama Pekerjaan.
Pembayaran sebagaimana telah diuraikan di atas, dilakukan sebesar 95% dari
nilai Kontrak (sisa 5% sebagai uang ritensi) atau dibayar 100% dengan catatan
kontraktor menyerahkan Jaminan Pemeliharaan sebesar 5% nilai Kontrak.

UBI 36
 4.B. Proses serah terima pelaksanaan pekerjaan
dilaksanakan sesuai dengan prosedur..
c. Masa Pemeliharan.
Setelah penyerahan pertama pekerjaan dan Berita Acaranya
ditandatangani, pekerjaan memasuki periode pemeliharan.
Lamanya masa pemeliharaan tercantum di dalam Syarat-syarat Khusus
Kontrak, namun umumnya adalah 6 bulan untuk pekerjaan permanen dan 3
bulan untuk pekerjaan sementara.
Selama masa pemeliharaan, kontraktor harus mengadakan pemeriksaan
rutin, dan jika terdapat hasil pekerjaan yang tidak sesuai dengan ketentuan
Kontrak atau berbeda dengan keadaan sewaktu serah terima pertama
pekerjaan, maka kontraktor wajib membetulkannya. Kontraktor diharuskan
menyampaikan kepada owner melalui pengawas pekerjaan program
pelaksanaan pemeliharaan untuk mendapat persetujuan.
UBI 37
 4.B. Proses serah terima pelaksanaan pekerjaan
dilaksanakan sesuai dengan prosedur..
Serah Terima Akhir Pekerjaan (Final Hand Over)
Setelah masa pemeliharaan berakhir, kontraktor mengajukan permintaan tertulis kepada
owner untuk penyerahan akhir pekerjaan. Owner menerima penyerahan akhir pekerjaan
setelah kontraktor melaksanakan semua kewajibannya selama masa pemeliharaan
dengan baik. Kontraktor akan mendapat pelunasan pembayaran dan Jaminan
Pelaksanaannya dikembalikan.
Apabila kontraktor tidak melaksanakan kewajiban pemeliharaan sebagaimana mestinya,
maka pemilik/owner berhak menggunakan uang ritensi untuk membiayai
perbaikan/pemeliharaan atau mencairkan Jaminan Pelaksanaan.
Kontraktor juga diwajibkan membuat Pedoman Pengoperasian dan Perawatan serta
gambar terlaksana (as-built drawing) sesuai dengan ketentuan di dalam Kontrak/Syara-
syarat Khusus Kontrak. Jika kontraktor tidak membuat dan memberikan Pedoman
Pengopersian dan Perawatan serta gambar terlaksana (as-built drawing) maka pemilik
(owner) berhak menahan uang retensi atau jaminan pemeliharaan.
UBI 38
 4.C. Hasil pengelolaan pengadaan dikaji ulang sebagai
referensi pelaksanaan pengadaan yang akan datang
Untuk memudahkan penyusunan kesimpulan, hal-hal berikut ini perlu diuraikan
dengan jelas:
1) semua hambatan yang ditemui dan langkah mengatasinya,
2) semua perubahan-perubahan yang harus dilaksanakan,
3) semua langkah-langkah yang telah dijalankan untuk mengatasi deviasi
4) langkah langkah yang telah dijalankan untuk mengatasi kelambatan penyediaan
sumber daya,
5) langkah-langkah yang dijalankan untuk mengatasi ketidak sesuaian kuantitas dan
produktifitas peralatan dan tenaga kerja.
Hal-hal tersebut di atas harus dikaitkan dengan pengaruhnya terhadap kinerja
manajemen pengadaan secara keseluruhan.

UBI 39
 TERIMA KASIH

UBI 40