M 749020 008 02-08-MemilihPenyedia

B U K U I N FO R M AS I
Berdasarkan SKKNI 2016
Unit Kompetensi 08
memilih penyedia
barang/jasa
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

2016
Materi SKKNI 2016
Unit Kompetensi 08
Memilih Penyedia Barang/Jasa
Disusun Oleh :
Tim Penyusun Materi Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa
Direktorat Pelatihan Kompetensi
Deputi Bidang Pengembangan Pembinaan Sumber Daya Manusia
LKPP
ISBN :
Cetakan I : Jakarta, Penerbit : LKPP RI, 2016
Hak Penerbitan pada LKPP

Hak Cipta Tim Penyusun Materi Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa
LKPP
Alamat Penerbit :
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Kuningan
Jakarta Selatan 12940
Indonesia
Telp : (021) 2991 2450
www.portalppsdm.lkpp.go.id
www.lkpp.go.id
K ata P e n ga n ta r
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), pada tahun

2016 telah menyusun materi pelatihan berdasarkan Standar Kompetensi Kerja
Nasional Indonesia (SKKNI) 2016 untuk Pengelola Pengadaan Barang/Jasa sebanyak
29 Unit Kompetensi yang dikelompokan dalam 4 Fungsi Kunci, meliputi;
1) Merencanakan Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 6 unit kompetensi;
2) Memilih Penyedia Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 9 unit kompetensi;
3) Mengelola Kontrak dan Swakelola Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 9 unit
kompetensi;
4) Mengelola Logistik, Kinerja dan Risiko sebanyak 5 unit kompetensi.
Materi Pelatihan ini disusun untuk meningkatkan kompetensi Sumber Daya
Manusia di bidang Pengadaan Barang/Jasa baik pada sektor pemerintah maupun
non pemerintah. Materi pelatihan ini juga dapat membantu para peserta, instruktur,
penyelenggara pelatihan dalam melaksanakan kegiatan pelatihan, sehingga dapat
berlangsung secara terencana, terarah, dan efektif.
Semoga materi pelatihan ini dapat dipergunakan dan dimanfaatkan secara
optimal oleh semua pihak terkait dengan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan
Pengelola Pengadaan Barang/Jasa. Dengan demikian kegiatan Pengadaan Barang/
Jasa dapat dilakukan oleh para SDM yang profesional dan menghasilkan Pengadaan
Barang/Jasa yang efektif, efisien dan akuntabel.
Jakarta, Oktober 2016
Kepala Lembaga Kebijakan

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
AGUS PRABOWO
U n i t ko m p e t e n si
Merumuskan Lingkungan & Organisasi PBJ

UK 01 : Menelaah Lingkungan PBJ
UK 02 : Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ MERENCANAKAN
UK 03 : Merumuskan Organisasi PBJ PENGADAAN
Merencanakan PBJ BARANG
UK 04 : Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ JASA
UK 05 : Menyusun Spesifikasi Teknis
UK 06 : Menyusun Harga Perkiraan
Merencanakan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

UK 07 : Mengkaji Ulang Paket PBJ
MEMILIH UK
UK
08
09
:
:
Memilih Penyedia Barang/Jasa
Menyusun Rancangan Kontrak PBJ
PENYEDIA UK 10 : Menyusun Dokumen PBJ
Mengelola Penyedia Barang/Jasa
PENGADAAN UK 11 : Melakukan Kualifikasi PBJ
BARANG UK 12 : Melakukan Evaluasi Kinerja PBJ
Melaksanakan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
JASA UK 13 : Menyampaikan Penjelasan Dokumen PBJ
UK 14 : Mengevaluasi Dokumen PBJ
UK 15 : Mengelola Sanggahan
Mempersiapkan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

UK 16 : Melakukan Negosiasi
UK 17 : Melakukan Finalisasi Dokumen Kontrak PBJ
Mengelola Kontrak Pengadaan Barang/Jasa MENGELOLA
UK
UK
18
19
:
:
Membentuk Tim Pengelolaan Kontrak PBJ
Menyusum Rencana Pengelolaan Kontrak PBJ
KONTRAK DAN
UK
UK
20
21
:
:
Mengendalikan Pelaksanaan Kontrak PBJ
Menyelesaikan Permasalahan Kontrak PBJ
SWAKELOLA
UK 22 : Melakukan Penerimaan Hasil Kontrak PBJ PBJ
Melaksanakan PBJ Secara Swakelola
UK 23 : Melakukan Persiapan PBJ Secara Swakelola
UK 24 : Melakukan Pelaksanaan PBJ Secara Swakelola
Mengelola Logistik
MENGELOLA UK 25 : Mengelola Pengiriman
UK 26 : mengelola Persediaan
LOGISTIK, Uk 27 : Mengelola Penyimpanan
KINERJA DAN Mengelola Kinerja dan Risiko

RISIKO UK 28 : Mengelola Kinerja
UK 29 : Mengelola Risiko
BUKU INFORMASI
MEMILIH PENYEDIA BARANG/JASA
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA
DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI
Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta
2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa M.749020.008.02
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI -------------------------------------------------------------------------------------- 2
BAB I PENDAHULUAN ------------------------------------------------------------------------ 3

1.1 TUJUAN UMUM -------------------------------------------------------------------- 3
1.2 TUJUAN KHUSUS ----------------------------------------------------------------- 3
1.3 GAMBARAN UMUM --------------------------------------------------------------- 4
BAB II MENGANALISIS POTENSI KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA ---------------- 5
2.1 INFORMASI KETERSEDIAAN PENYEDIA BARANG/JASA--------------------- 9

2.2 INFORMASI POTENSI KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA----------------- 11
2.3 PERFORMANCE EQUATION MODEL ------------------------------------------ 13
2.4 SUPPLY POSITIONING MODEL ------------------------------------------------ 15
2.5 KRITERIA KEMAMPUAN DAN MOTIVASI------------------------------------- 19
2.6 SUPPLIER PERCEPTION MODEL ----------------------------------------------- 31
BAB III MENENTUKAN PENYEDIA BARANG/JASA ----------------------------------------- 35
3.1 PENYUSUNAN DAFTAR PENYEDIA MAMPU ----------------------------------- 38

3.2 PENGEMBANGAN DAFTAR PENYEDIA MAMPU ------------------------------- 40
DAFTAR PENYUSUN -----------------------------------------------------------------------------
Judul Modul: Memilih Penyedia Barang / Jasa Halaman: 2 dari 48

Buku Informasi Versi: Oktober 2016
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 TUJUAN UMUM
Setelah mempelajari modul ini, peserta latih diharapkan mampu melakukan

proses pemilihan (shortlisting) penyedia barang/jasa (Penyedia), dengan
menganalisis potensi kinerja Penyedia dan menentukan Penyedia yang tepat,
sesuai dengan jenis barang/jasa yang diperlukan, untuk kemudian
diikutsertakan pada proses pengadaan (seleksi Penyedia).
1.2 TUJUAN KHUSUS
Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi ini adalah untuk memfasilitasi

peserta latih sehingga pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan
sebagai berikut:
1. Mampu menganalisis potensi kinerja Penyedia yang meliputi kegiatan

menghimpun informasi ketersediaan Penyedia secara cermat, melakukan
inventarisasi kemampuan Penyedia yang sesuai dengan jenis
barang/jasanya, menganalisis kesesuaian kemampuan Penyedia dengan
strategi pengadaan dan rancangan kontrak pengadaan barang/jasa, dan
mengidentifikasi motivasi Penyedia yang sesuai dengan jenis barang/jasa
yang diperlukan.
2. Mampu menentukan Penyedia berdasarkan peringkat hasil penilaian

potensi kinerjanya dan menyusun Daftar Penyedia Mampu (DPM).

1.3 GAMBARAN UMUM
Proses pemilihan penyedia yang dimaksud dalam Buku informasi ini adalah
proses menentukan atau memilih para Penyedia yang akan dimasukkan dalam
daftar pendek penyedia (shorlisted) atau Daftar Penyedia Mampu (DPM)
berdasarkan hasil analisa potensi kinerjanya. DPM dapat digunakan sebagai
rujukan Pembeli dalam melakukan proses pengadaan barang/jasa.
Bentuk dan data yang disimpan dalam DPM bervariasi, disesuaikan dengan
kebutuhan institusi atau perusahaan. Beberapa data yang disimpan dalam
database DPM adalah data administrasi, data teknis umum, data K3LL, dan data
keuangan. Tentang jenis-jenis data tersebut dapat dilihat di Buku Informasi UK-
11.
DPM dikelola dan dimutakhirkan oleh Pembeli berdasarkan perkembangan pasar

dan kondisi para Penyedia terkini. Pemutakhiran juga dilakukan berdasarkan
kinerja nyata para Penyedia apabila para Penyedia tersebut telah melaksanakan
kewajibannya berdasarkan kontrak yang dipunyai dengan Pembeli.
Potensi kinerja dinilai berdasarkan kemampuan dan motivasi Penyedia, sesuai

dengan kriteria dan nilai mínimum yang dipersyaratkan oleh Pembeli.
Pada Buku Informasi ini pemilihan penyedia melalui analisa potensi kinerja
tersebut dibahas melalui beberapa bagian berikut :
Bab 2 menjelaskan mengenai bagaimana memperoleh informasi ketersediaan

penyedia dan potensi kinerjanya, dan menganalisasnya. Pada bab ini juga
dijelaskan pemanfaatan Performance Equation Model, Supplier Positioning
Model, dan Supplier Perception Model dalam proses analisis
Bab 3 menjelaskan proses penyusunan DPM dan pengembangannya lebih lanjut.
Pada bagian akhir modul ini, tersedia :
• Daftar Referensi yang berisikan rujukan literatur terkait

• Glossary yang berisikan istiah yang digunakan dalam modul ini
• Index untuk memudahkan pencarian topik tertentu

BAB II
MENGANALISIS POTENSI KINERJA
PENYEDIA BARANG/JASA
Potensi kinerja direpresentasikan melalui suatu ukuran atau nilai yang menggambarkan
kemampuan Penyedia untuk memenuhi kewajibannya kepada Pembeli apabila
mendapatkan kontrak.
Dalam konteks organisasi profit untuk menganalisis potensi kinerja penyedia B/J
bahwa dalam proses pemilihan penyedia biasanya dilakukan oleh Procurement
Specialist/Contract Specialist/Purchasing Specialist. Daftar penyedia yang diajukan
kemuadian di sahkan oleh pihak berwenang sesuai dengan tingkat otoritas delegasi
(delegation of authority level). Setelah disahkan maka, dapat di undang untuk
mengikuti tender. Dalam konteks organisasi pemerintah, pemilihan penyedia dilakukan
oleh ULP (Perpres Pasal 15). Sehingga evaluasi kinerja penyedia seyogyanya dilakukan
tim ULP.
Tahapan analisis potensi kinerja Penyedia adalah:

 Melakukan spend analysis terhadap semua barang/jasa yang dibeli.
 Mengkategorikan jenis barang/jasa dan mengelompokkan jika perlu serta mencari
potensi Penyedia untuk setiap barang/jasa tersebut.
 Melakukan mapping barang/jasa (atau kelompok) ke dalam SPOM.
 Berdasarkan hasil mapping di atas, dan berdasarkan prioritas (nilai pembelian dan
DKR, memilih barang/jasa yang akan dievaluasi Penyedianya secara detail.
 Menentukan strategi pengadaannya termasuk jenis, karakter, dan hubungan bisnis
dengan Penyedia yang diinginkan.
 Menggali informasi tentang potensi kinerja (kemampuan dan motivasi) Penyedia.
 Menentukan kriteria penilaian terhadap potensi kinerja yang akan diukur.
 Melakukan penilaian terhadap potensi kinerja Penyedia, termasuk melakukan
evaluasi dan mempertimbangkan hasil evaluasi terhadap jawaban dan data-data
yang disampaikan Penyedia terhadap kuesioner yang diberikan oleh Pembeli.
 Menggambarkan hasil penilaian dan pemeringkatan dari para Penyedia ke dalam
grafik kemampuan-motivasi.

Alur Proses
Tingkat Strategi
Strategi Organisasi Menyusun Kebutuhan

(Korporasi)
Strategi Pengadaan Menyusun Spesifikasi

(Fungsional)
Menentukan HPS
Melakukan Kaji Ulang Paket

Pengadaan
Melakukan Pemilihan Daftar Penyedia

Mampu (Shortlisted)
Hasil survey
Pasar Alat :
1. Analisis
Regulasi dan 2. Pendapat Ahli Daftar Penyedia
Kebijakan Mampu (Bidder List)
Aspek yang ditelaah :
1. Ketersediaan
2. Kinerja
3. Administrasi
DataBase 4. Keuangan
5. K3LL
Penyedia
organisasi
Pemilihan Penyedia dan

Penandatanganan Kontrak
Pelaksanaan Kontrak
Penutupan Kontrak

Mapping jenis barang/jasa dalam SPOM
Potensi kinerja merupakan penilaian menyeluruh terhadap kemampuan dan tingkat

motivasi Peyedia. Kemampuan terdiri dari kemampuan administrasi, kemampuan
teknis umum, kemampuan K3LL, dan kemampuan keuangan.
Lingkup kemampuan:
 Kemampuan administrasi
Kemampuan Penyedia untuk memenuhi persyaratan administrasi yang
ditentukan oleh Pembeli. Pemenuhan dibuktikan dengan adanya kesesuaian dan
keabsahan dokumen Penyedia dengan persyaratan yang ditentukan.
 Kemampuan teknis umum

Kemampuan Penyedia untuk memenuhi persyaratan kemampuan teknis yang
belum terkait secara langsung dengan spesifikasi atau lingkup kerja barang/jasa
yang dibeli. Kemampuan ini berkaitan dengan sistem pengelolaan perusahaan,
pengalaman perusahaan dan para personilnya dalam melaksanakan pekerjaan
serupa, pengalaman Penyedia dalam memproduksi barang/membeli dan
mengirimkan barang tersebut secara tepat waktu.

 Kemampuan K3LL
Kemampuan Penyedia untuk memenuhi persyaratan minimum dalam aspek
sistem K3LL yang ditentukan oleh Pembeli.
 Kemampuan keuangan
Kemampuan Penyedia untuk menyediakan keuangan yang cukup untuk
menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan persyaratan atau untuk memproduksi
barang/mengirimkan barang kepada Pembeli.
Lingkup Motivasi:
Tidak semua Penyedia mempunyai motivasi tinggi untuk menjual barang/jasanya dan
mempunyai komitmen terhadap tujuan Pembeli. Banyak faktor yang akan
dipertimbangkan oleh Penyedia untuk memutuskan apakah menjual barang/jasanya
kepada Pembeli atau tidak. Tingkat motivasi ini dapat diukur secara kualitatif dengan
menggunakan Model Persepsi Pasokan atau Supply Perception Model (SPEM). Lebih
lengkap tentang motivasi Penyedia dapat dibaca pada modul lain (UK 04, UK 07) yang
menjelaskan tentang SPEM.
Supply Perception Model
Sumber: Modul MLS-ITC-IPSCM

2.1 INFORMASI KETERSEDIAAN PENYEDIA

Setelah melakukan proses mapping menggunakan kerangka SPM, Pembeli menentukan
prioritas dan memilih barang/jasa yang akan dinilai Penyedianya. Apabila ada 30 jenis
barang/jasa yang telah dibeli atau berpotensi dibeli oleh Pembeli, prioritas dapat
diberikan untuk barang/jasa pada kuadran Routine Bottleneck, Ciritical, dan
Leverage. Pembeli hendaknya juga menentukan karakter dan jenis hubungan kerja
dengan Penyedia yang diinginkan untuk barang/jasa yang telah dipilih.
Langkah berikutnya adalah penggalian informasi ketersediaan para Penyedia untuk

barang/jasa tersebut. Penggalian informasi ketersediaan Penyedia masih terbatas pada
informasi pokok perusahaan. Informasi yang digali adalah, diantaranya adalah:
 Nama direksi, organisasi, dan jumlah karyawan Penyedia.
 Kepemilikan Penyedia.
 Tanggal dibuatnya perusahaan Penyedia.
 Lokasi, tempat kedudukan, ijin-ijin kantor dan usaha Penyedia.
 Jenis barang/jasa yang dapat disediakan oleh Penyedia.
 Data penjualan.
Beberapa rujukan yang dapat dipakai untuk menggali informasi ketersediaan Penyedia
diantaranya adalah:
 DPM Pembeli.
 Buku petunjuk perdagangan dan industri.
 Buku telepon.
 Jurnal perdagangan dan industri.
 Pameran perdagangan dan industri.
 Brosur barang/jasa.
 Kamar dagang industri.
 Asosiasi di bidang pengadaan.
 Perwakilan resmi perdagangan luar negeri.
 Koran dan majalah.
 Internet seperti situs Penyedia, situs pemerintah, atau situs yang lain.
 Kontak bisnis anda.
 Informasi atau referensi dari perusahaan Pembeli lainnya.
Ada tiga (3) metode untuk melakukan penggalian informasi ketersediaan para
Penyedia, yaitu:
 Wait and See

Pembeli pasif menunggu untuk dihubungi atau ditemui oleh Penyedia. Pembeli
berasumsi bahwa setiap Penyedia akan berkompetisi dalam memasarkan
barang/jasa nya sehingga Penyedia akan dengan sendirinya akan aktif.
Keuntungan metode ini:

- Pembeli tidak menyediakan waktu khusus untuk mendapatkan informasi
sehingga waktunya dapat digunakan untuk hal-hal yang lain.
- Pembeli tidak mengeluarkan dana untuk penggalian informasi.
Kekurangan metode ini:
- Pembeli mungkin mendapatkan Penyedia yang kurang mampu, baik
dalam aspek teknis maupun dalam aspek keuangan. Hal ini didasarkan
pada asumsi bahwa Penyedia yang mampu tidak akan melakukan
pendekatan pemasaran yang aktif.
- Jumlah Penyedia yang menghubungi Pembeli tidak cukup sehingga
Pembeli tidak mendapatkan banyak pilihan.
 Attract and See

Dalam metode ini, Pembeli secara aktif memperkenalkan diri dan kebutuhannya.
Media yang dipakai untuk memperkenalkan dapat melalui telepon, email,
pengumuman di koran, majalah, Internet, dan website Pembeli. Setelah
melakukan proses perkenalan tersebut, Pembeli menunggu tanggapan dari
pasar. Metode ini memberikan manfaat kepada Pembeli terutama bila Pembeli
mempunyai rencana membeli barang/jasa dengan jumlah yang kecil,
barang/jasa yang dibeli tidak standar, atau jumlah Penyedia diperkirakan tidak
banyak.

 Seek and Find

Metode ini dilakukan dengan melakukan analisis terhadap pasar (supply market
analysis). Dalam analisis ini, Pembeli melakukan identifikasi para Penyedia,
risiko, kesempatan dan manfaat apa yang mungkin didapat oleh Pembeli
apabila berhubungan bisnis dengan para Penyedia tersebut. Analisis juga
dilakukan dengan melakukan segmentasi pasar. Segmentasi dapat melalui
segmen negara, teknologi atau jalur distribusi. Karena metode ini memerlukan
waktu, tenaga dan biaya, maka metode ini dilakukan hanya untuk barang/jasa
yang mempunyai prioritas tinggi. Tingkat prioritas ditentukan berdasarkan
tingkat DKR serta nilai pembelian per tahun. Semakin tinggi DKR dan semakin
tinggi persentase pembelian (terhadap total pembelian) per tahun, semakin
tinggi prioritasnya. Lebih jauh tentang DKR dapat dibaca pada bagian SPM atau
pada modul pelatihan yang lain.
2.2 INFORMASI POTENSI KINERJA PENYEDIA

Setelah mendapatkan informasi tentang ketersediaan para Penyedia dan data-datanya,
tahapan berikutnya adalah menggali informasi potensi kinerja Penyedia dan melakukan
analisis potensi kinerja Penyedia dari data-data yang ada. Analisis potensi kinerja
dilakukan dengan cara mengukur kemampuan dan tingkat motivasi Penyedia.
Di bawah ini adalah jenis informasi dan sumber yang dapat dijadikan rujukan:
 1. Sumber-sumber yang sudah diterbitkan Informasi administrasi, seperti data
kelengkapan dan keabsahan dokumen administrasi (lebih lanjut tentang
dokumen administrasi dapat dilihat di Buku Informasi UK-11):
 DPM Pembeli
 Website Penyedia
 Laporan keuangan Penyedia
 Brosur Penyedia
 Jurnal perdagangan dan industri
 Majalah keuangan
 Bursa efek
 Buku petunjuk perdagangan dan industri

 Kamar dagang industri

 Asosiasi industri
 Informasi teknis umum dan K3LL:
 DPM Pembeli
 Brosur Penyedia
 Manual atau SOP pemeliharaan barang/peralatan
 Petunjuk untuk pelanggan
 Database untuk hak kekayaan atas intelektual
 Kantor yang menerbitkan sertifikasi seperti ISO 9000, ISO 14000, atau
sertifikasi lain yang berkaitan dengan barang/jasa yang dibeli
 Manual K3LL Penyedia
 Informasi keuangan:
 DPM Pembeli
 Laporan keuangan Penyedia
 Buku atau situs tentang credit ratings
 Informasi kasus hukum:
 DPM Pembeli
 Situs pengadilan, mahkamah agung, badan arbitrase
 Majalah dan koran
2. Kuisioner kepada penyedia
 .
 Dalam membuat kuesioner, perlu menyesuaikan dengan letak barang/jasa yang
akan dibeli pada kuadran SPOM.
 Kuesioner juga dibuat dengan mempertimbangkan kriteria yang telah ditentukan.
 Dengan kuesioner, dapat diperoleh informasi yang lebih lengkap dan lebih
khusus.
 Kuesioner memerlukan waktu dan usaha yang lebih banyak sedangkan jawaban
yang diperoleh mungkin merupakan jawaban yang kurang sesuai dengan yang
sebenarnya karena dibuat oleh Penyedia untuk keuntungan mereka.
(Contoh kuesioner dapat dilihat pada Lampiran 1 dari buku informasi ini).

3. Kunjungan dan/ata pemeriksaan lokasi (site audit) kepada kantor dan fasilitas
penyedia
Meskipun memerlukan waktu dan tenaga yang banyak untuk menyiapkan daftar
pertanyaan dan daftar yang akan dilihat/diaudit, kunjungan dan/atau audit ini
merupakan cara yang sangat baik yang memberikan hasil yang aktual, lengkap,
dan khusus. Cara ini tidak digunakan untuk barang/jasa yang bersifat rutin,
pembelian yang bersifat tunai (spot), dengan nilai pembelian yang relatif kecil.
4. Referensi dari pembeli lain
 Referensi dari Pembeli lain.
Pembeli lain merupakan sumber informasi independen yang sangat berguna.
Pembeli dapat minta nama atau kontak pembeli lain kepada Penyedia atau
dapat dicari sendiri. Apabila dimintakan kepada Penyedia, kehati-hatian
diperlukan karena ada kecenderungan Penyedia akan memberikan pembeli yang
baik kepada Penyedia, sehingga akan memberikan kesan dan informasi yang
baik kepada Pembeli. Selain itu, ada kecenderungan bahwa pembeli lain
tersebut merasa sungkan untuk memberikan informasi kekurangan atau
ketidakmampuan Penyedia kepada Pembeli. Untuk itu, dapat dilakukan
percakapan langsung bertemu dengan pembeli lain tersebut.
2.3 PERFORMANCE EQUATION MODEL (PEM)
Dalam pemaparan sebelumnya, telah disebutkan tentang potensi kinerja. Potensi

kinerja dapat diukur berdasarkan suatu model yaitu Performance Equation Model
(PEM).
PEM meliputi dan menilai 2 faktor, yaitu kemampuan dan tingkat motivasi Penyedia.
Potensi Kinerja = Kemampuan x Motivasi

Potensi Kinerja Penyedia
Gambar di atas merupakan contoh potensi kinerja para Penyedia. Gambar tersebut
menunjukkan ada lima (5) Penyedia yang di-plot ke dalam grafik untuk suatu jenis
barang/jasa tertentu. Penyedia yang masuk dalam DPM adalah Penyedia yang tidak
saja mempunyai potensi kinerja unggul secara teknis dan wajar dalam harga jual (tidak
didasarkan pada penawaran harga dalam proses seleksi), namun juga mempunyai
motivasi yang tinggi untuk menjual barang/jasa kepada dan bekerjasama dengan
Pembeli. Dengan kemampuan dan motivasi yang tinggi, diharapkan Penyedia dapat
menyelesaikan kewajibannya secara memuaskan sesuai dengan yang diperjanjikan.
Dalam menilai kemampuan dan motivasi Penyedia, Pembeli hendaknya juga

mempertimbangkan jenis hubungan kerja yang diharapkan dengan Penyedia. Jenis
hubungan tersebut ditentukan oleh jenis kontrak yang akan dibuat oleh Pembeli. Jenis
kontrak yang dibuat ditentukan oleh letak barang/jasa dalam kuadran SPM.
Lebih jauh tentang Tingkat Hubungan Kerja (Supplier-Buyer Relationship/Contract

Continum) dapat dibaca pada bagian lain dari modul ini dan pada modul pelatihan
yang lain.

2.4 SUPPLY POSITIONING MODEL (SPOM)

SPOM adalah suatu model yang dapat dipakai untuk memberikan bobot terhadap
tingkat pentingnya barang/jasa yang dibeli, berdasarkan dua faktor sebagai berikut:
 Nilai pembelian per tahun pada barang/jasa tertentu.
 Impact-opportunity-risk (IOR) atau dampak/kesempatan/risiko (DKR)
barang/jasa.
Supply Positioning Model
Penjelasan detil tentang SPM ada di Unit Kompetensi 4 (Menyusun Kebutuhan dan
Anggaran Pengadaan Barang/ Jasa)
Nilai pembelian per tahun

Ada dua rujukan yang dapat dipakai untuk menggambarkan perbandingan jumlah dan
nilai pembelian, yaitu Hukum Pareto dan sistem ABC.
Hukum Pareto mengatakan bahwa 20% dari total jumlah item pembelian barang/jasa
bernilai 80% dari total nilai pembelian per tahun, dan 80% dari total jumlah item
pembelian barang/jasa bernilai 20% dari total nilai pembelian per tahun.

Sistem ABC mengatakan bahwa Barang/jasa A mempunyai persentase 60-70%

terhadap total pembelian per tahun, barang/jasa B adalah sebesar 20-30%, dan
barang/jasa C sebesar 10-15%.
Dengan mengetahui nilai persentase barang/jasa yang dibeli, Pembeli dapat

menentukan skala prioritas apakah akan melakukan proses analisis potensi kinerja
Penyedia yang menjual barang/jasa tersebut atau tidak. Proses analisis lebih diberikan
kepada nilai prosentase pembelian barang/jasa yang lebih besar, bukan kepada jumlah
yang lebih besar.
DKR
Masing-masing jenis barang/jasa mempunyai karakteristik yang berbeda. Ada
barang/jasa yang mudah diperoleh dengan tepat kualitas, tepat waktu, tepat jumlah
dan tepat harga, karena spesifikasinya standar dan nilainya kecil (risiko kecil). Ada juga
barang/jasa yang sulit diperoleh secara tepat kualitas, tepat waktu, tepat jumlah dan
tepat harga, karena mempunyai spesifikasi khusus dan/atau dengan nilai yang besar
(risiko besar). Apabila barang/jasa tidak diperoleh secara tepat kualitas, tepat waktu,
tepat jumlah dan tepat harga, dapat mempunyai dampak yang signifikan terhadap
perolehan keuntungan perusahaan. Begitu juga mempunyai dampak terhadap
kesempatan perusahaan untuk meningkatkan keuntungan. Ada tiga tingkatan DKR,
yaitu rendah, sedang, dan tinggi.
Sebagai contoh, komputer untuk perusahaan migas. Jika tidak diperoleh secara tepat
kualitas, tepat waktu, tepat jumlah dan tepat harga, komputer yang dibeli tidak
mempunyai dampak yang besar terhadap jalannya operasi maupun terhadap
perolehan keuntungan dan kelangsungan perusahaan Pembeli. Kehilangan kesempatan
untuk menaikkan keuntungan bagi perusahaan migas tersebut terkait dengan
komputer tadi, tidak signifikan. Namun sebaliknya, untuk pedagang komputer, apabila
tidak tepat kualitas, tepat waktu, tepat jumlah dan tepat harga, dampak dan
kesempatan yang diperoleh terhadap nilai keuntungan akan besar.

Di bawah ini dijelaskan tentang jenis kontrak yang dapat dipilih oleh Pembeli. Masing-
masing jenis kontrak ini mencerminkan hubungan bisnis Penyedia (supplier) dan
Pembeli (buyer), dan dikenal sebagai Supplier-Buyer Relationship atau dengan istilah
Contract Continum.
Jenis kontrak yang dipilih oleh Pembeli, tergantung letak barang/jasa dalam SPOM.
Pasal-pasal ketentuan dan persyaratan kontrak akan ada perbedaan antara jenis
kontrak yang satu dengan yang lainnya. Makin ke kanan, hubungan Penyedia dan
Pembeli makin dekat. Contoh, untuk jenis partnership, karena kedua belah pihak sudah
saling percaya, maka jaminan pelaksanaan tidak diperlukan lagi.
Hubungan Bisnis Penyedia dan Pembeli (Contract Continum)
Spot Regular Call-off Fixed Partnership Joint Internal

Purchase Trading Contract Contract Venture Provision
Pembelian Tunai (Spot Buying):

Kontrak ini dipakai untuk pembelian barang/jasa yang hanya satu kali dalam waktu
tertentu. Misal selama enam bulan atau satu tahun sekali. DKR dan nilai pembelian
untuk jenis kontrak ini kecil sehingga apabila Penyedia A tidak dapat menyediakan
karena sedang habis atau kekurangan sumberdaya, maka Pembeli dapat dengan
segera membeli ke Penyedia untuk memenuhi target pengadaan.
Perdagangan Berkala (Regular Trading):

Kontrak jenis ini dipakai untuk pembelian spot yang berulang, misal 4 kali dalam
setahun. Upaya Pembeli adalah membuat kontrak pembelian kepada satu Penyedia
saja namun tetap bersiap untuk mengganti Penyedia apabila kinerja Penyedia tersebut
kurang memuaskan. Hal ini dapat dilakukan karena jumlah Penyedia banyak di pasar

dengan spesifikasi dan kualitas yang setara. Dalam hal ini Pembeli harus membina
hubungan baik dengan para Penyedia dalam DPM.
Kontrak Panggil (Call-off Contract):

Pada kontrak jenis ini, Pembeli mempunyai kontrak dengan jangka waktu tertentu,
dengan harga yang sudah ditentukan dan bersifat tetap dalam kontrak selama jangka
waktu tersebut. Tidak ada komitmen untuk membeli dengan jumlah tertentu selama
jangka waktu kontrak tersebut. Dewasa ini, ada kecenderungan untuk tidak mengikat
harga selama jangka waktu kontrak. Namun kedua belah pihak sepakat untuk
melakukan negosiasi harga baru bila terdapat perubahan-perubahan asumsi
perhitungan harga pada saat kontrak dibuat.
Kontrak Tetap ( Fixed Contract):

Jenis kontrak ini sama dengan call-off contract namun Pembeli sepakat dengan
Penyedia untuk membeli sejumlah tertentu (minimum order) selama jangka waktu
kontrak.
Kerjasama (Partnership):
Kontrak ini dibuat karena Pembeli dan Penyedia mempunyai hubungan bisnis yang
dekat. Kedekatan tersebut ditandai dengan saling bertukar informasi. Misalnya,
Pembeli menginformasikan rencana pembelian jauh hari sebelumnya, Penyedia
memberikan informasi kapasitas produksi Penyedia yang tersedia. Tingkat kepercayaan
pada kategori ini, antara Penyedia dan Pembeli lebih tinggi dari jenis kontrak
sebelumnya.
Penanaman Modal (Joint Venture):

Kontrak jenis ini melibatkan dua atau lebih perusahaan yang bersepakat untuk
membentuk perusahaan baru (joint venture) guna memenuhi permintaan barang/jasa
dari salah satu perusahaan yang membuat joint venture tadi. Pembeli dan Penyedia
menjadi pemilik dari joint venture tersebut. Tujuan utama pembuatan perusahaan joint
venture ini adalah untuk mendapatkan kontrol penuh terhadap kualitas, harga, jumlah,
waktu penyerahan/penyelesaian barang/jasa yang diperlukan.

Penyediaan Sendiri (Internal Provision):

Kontrak jenis ini dipilih ketika Pembeli melihat risiko yang besar terhadap penyediaan
barang/jasa yang diperlukan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan. Pembeli
kemudian memutuskan untuk memenuhi barang/jasa tersebut dengan membuat
sendiri. Dengan demikian penilaian terhadap Penyedia tidak relevan untuk jenis ini.
2.5 KRITERIA KEMAMPUAN DAN MOTIVASI
Seperti dijelaskan di atas bahwa kemampuan meliputi administrasi, teknis umum,

K3LL, dan keuangan. Kemampuan administrasi telah dijelaskan yaitu dengan berkaitan
dengan dokumen-dokumen perusahaan yang mendukung legalitas usahanya.
Berikut ini adalah tentang penilaian kemampuan Penyedia dalam hal teknis umum dan
K3LL dan tingkat motivasi Penyedia, yang dilakukan dengan mempertimbangkan target
pengadaan. Target pengadaan ditentukan berdasarkan letak barang/jasa pada kuadran
SPOM. Sehingga penentuan kriteria kemampuan dan motivasi dibuat berdasarkan 2
(dua) hal:
 Target pengadaan
 Letak jenis barang/jasa di kuadran SPOM
A. Penentuan kriteria berdasarkan target pengadaan:

Seperti diketahui bahwa target pengadaan meliputi:
 Kuantitias
 Kualitas
 Ketersediaan
 Biaya
 Pelayanan dan daya tanggap (responsiveness)
Karena barang/jasa yang dibeli beraneka ragam, dengan kondisi pasar yang berbeda
untuk setiap jenis barang/jasa (seperti pasar monopoli, oligopoli, atau kompetisi
sempurna), dan karena tingkat DKR dari masing-masing barang/jasa yang banyak

berbeda, Pembeli dapat memfokuskan penilaian kemampuan dan tingkat motivasi

Penyedia pada beberapa target saja.
Barang/jasa pada kuadran Bottleneck, target yang harus dicapai diantaranya adalah
ketersediaan, kualitas dan kehandalan pelaksanaan kontrak. Target pengadaan untuk
barang/jasa pada kuadran Routine diantaranya adalah mendapatkan harga yang paling
baik untuk Penyedia.
Berdasarkan target yang dipilih, untuk jenis barang/jasa tertentu, Pembeli melakukan
proses penggalian informasi dan penilaian Penyedia untuk memprediksi potensi kinerja
Penyedia tersebut. Dalam proses penilaian tersebut, beberapa kriteria terkait dengan
target pembelian dianalisis untuk mengetahui kemampuan dan tingkat motivasi
Penyedia. Semakin tinggi kemampuan dan motivasinya, maka diharapkan Penyedia
dapat menyelesaikan kewajiban sesuai dengan kontrak.
Di bawah ini dijelaskan lebih jauh tentang kriteria atau hal-hal apa yang dinilai
berdasarkan masing-masing target pengadaan:
 Kuantitas
Kemampuan penyedia dimasa lalu yang dievaluasi dari aspek kuantitas meliputi:
kesempurnaan dalam memenuhi jumlah order yang tertuang dalam kontrak.
Idealnya jumlah pasokan yang akurat adalah 100% dari kuantitas yang disebutkan
dalam kontrak, tidak lebih dan tidak kurang.
Penilaian aspek kemampuan secara kuantitas, penyedia harus mampu menyerahkan

barang atau hasil dari pekerjaan dengan kuantitas yang tepat. Kuantitas
barang/hasil pekerjaan diberikan sesuai dengan apa yang tertera di dalam
dokumen kontrak. Sedangkan terkait dengan volume, penyedia sebaiknya
mempunyai kemampuan dalam menyediakan barang/menyelesaikan pekerjaan yang
bervariasi baik dalam keadaan volume tinggi maupun volumen rendah (fleksibilitas).
Fleksibilitas akan meningkatkan kemampuan penyedia dalam memenuhi kebutuhan
pembeli, yang pada akhirnya menaikkan kinerja penyedia secara keseluruhan.

 Kualitas:
Dalam hal kemampuan kualitas, Pembeli menilai kemampuan teknis umum
Penyedia saat ini dan yang akan datang. Pembeli juga menilai motivasi Penyedia
untuk menyediakan barang atau melaksanakan pekerjaan.
Penilaian kemampuan kualitas dilakukan terhadap dua jenis barang/jasa, yaitu

standar dan non-standar:
 Item standar:
 Spesifikasi yang sesuai dengan persyaratan Pembeli.
 Fleksibilitas dan kemampuan Penyedia untuk menyesuaikan persyaratan
Pembeli.
 Tingkat pengembalian barang, perbaikan barang, penolakan atau
perbaikan hasil pekerjaan, baik pada saat pengiriman/penyelesaian,
atau selama periode garansi atau pemeliharaan.
 MTBF (Mean Time Between Failures) dan outage rate. MBTF adalah
berapa lama suatu peralatan dapat bekerja sebelum rusak atau tidak
dapat berfungsi. Outage rate adalah nilai persentase, berapa kali
peralatan tidak berfungsi (yang seharusnya berfungsi) terhadap
keseluruhan waktu operasi yang diharapkan.
 Durability, yaitu pengukuran berapa lama barang/peralatan atau
bagian/komponen dari barang/peralatan yang dibeli dapat bertahan
/berfungsi sebelum diganti.
 Item non-standar:
Selain kriteria-kriteria pada item standar di atas, untuk item non-standar
dilakukan penilaian berdasarkan kriteria tambahan sebagai berikut:
 Nilai investasi Penyedia atau prinsipalnya untuk penelitian dan
pengembangan, termasuk untuk peningkatan mutu.
 Jumlah hak paten atau copy right yang dimiliki.
 Pengalaman personil Penyedia dalam hal disain dan pengelolaan
produksi.
 Ketersediaan perangkat atau peralatan yang tepat untuk mendisain.

 Kemampuan manufaktur dan teknologi, seperti tersedianya metodologi

produksi yang tepat dan peralatan-peralatan yang tepat.
 Adanya sistem manajemen mutu dan manajemen lingkungan.
 Pengalaman Penyedia dalam penyediaan barang atau pelaksanaan
pekerjaan yang serupa.
 Adanya fungsi manajemen mutu dalam organisasi Penyedia.
 Adanya visi, misi, dan tujuan yang jelas dan tepat dalam hal
peningkatan kualitas.
Kemampuan kualitas di masa mendatang diukur dari tren/kecenderungan kriteria

standar dan non-standar Penyedia, misal apakah bertambah, berkurang, atau tetap.
Penilaian motivasi Penyedia pada aspek kualitas dapat dilakukan dengan:

 Menilai kemauan Penyedia untuk memberikan semua informasi yang diperlukan
untuk penilaian kemampuannya.
 Keikutsertaan Penyedia dalam proses Value Analysis/Value Engineering yang
dilakukan oleh Pembeli, fleksibel dalam spesifikasi sesuai dengan keperluan
Pembeli.
 Memenuhi permintaan Pembeli untuk melakukan inspeksi bersama terhadap
suatu pengujian.
 Memenuhi permintaan Pembeli untuk melakukan transfer teknologi dan hak atas
kekayaan intelektual.
 Harga:
Dalam menilai kemampuan harga saat ini, Pembeli menggali informasi dan menilai
hal-hal yang berkaitan dengan prediksi harga yang akan ditawarkan oleh Penyedia
dalam proses seleksi nanti. Data yang diperlukan dan dinilai seperti:
 Daftar harga barang/jasa dari Penyedia.
 Tingkat diskon yang diberikan.
 Termin dan kondisi pembayaran.
 Supplier credit, yaitu lamanya pembayaran dilakukan oleh Pembeli setelah
diterimanya tagihan tanpa ada bunga atau biaya lain.

 Rumus revisi atau penyesuaian harga.

 Biaya penanganan dan pengiriman.
 Life-cycle cost dalam hal peralatan.
 Sistem e-procurement, e-commerce, atau procurement card yang dipunyai oleh
Penyedia untuk upaya penurunan biaya administrasi pembelian.
Selain menilai Penyedia terhadap kemampuan harga terkini, Pembeli juga menilai
kemampuan harga Penyedia yang akan datang. Cara penilaiannya adalah dengan
cara mengetahui apakah Penyedia mempunyai sistem atau program peningkatan
proses dan penurunan biaya produksi.
Untuk menilai motivasi Penyedia dalam hal harga, Pembeli dapat melihat melalui:
 Kemauan Penyedia untuk memberikan data biaya dan semua informasi yang
terkait untuk perhitungan biaya.
 Keikutsertaan Penyedia dalam program pengurangan biaya.
 Pemberian diskon, kondisi pembayaran yang menarik utk Pembeli seperti tidak
perlunya down payment.
 Pemberian supplier credit.
 Ketersediaan:
Ketersediaan mengandung makna bahwa Penyedia, setiap saat dan dimana saja,
atas permintaan Pembeli, mampu memberikan penawaran kepada Pembeli.
Dalam hal ketersediaan, Pembeli dapat melakukan penggalian informasi dan
penilaian melalui:
 Segmen pasar yang diambil oleh Penyedia.
 Penyedia tidak menjual barang/jasa serupa untuk pesaing Pembeli terutama
untuk barang/jasa yang penting sekali untuk perusahaan Pembeli.
 Kapasitas yang cukup untuk memenuhi permintaan Pembeli.
 Tingkat persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan Pembeli.
 Barang/jasa yang Pembeli perlukan termasuk salah satu produk standar
Penyedia.

 20% item yang Pembeli beli merupakan salah satu lini produk standar Penyedia
dan merupakan bisnis utama (core business) Penyedia.
 Pengalaman Penyedia dalam melakukan proses ekspor.
 Komitmen Penyedia untuk menyediakan barang/jasa-nya untuk Pembeli secara
jangka panjang.
 Waktu normal pengiriman Penyedia yang memenuhi persyaratan Pembeli.
 Persentase keterlambatan pengiriman ke para Pembeli dan tren pengiriman
apakah tepat waktu (on-time), lebih cepat atau keterlambatannya meningkat.
 Ketersediaan sistem pemantau pembelian ( order tracking).
 Jumlah kasus hubungan industri yang tidak baik dengan masyarakat, karyawan,
atau pihak lain.
 Ketersediaan sistem distribusi barang yang handal dan sistem pembelian serta
jaminan penyediaan jangka panjang dari sub-Penyedianya.
 Kemampuan keuangan yang baik untuk menjamin penyediaan barang/jasa
dalam jangka panjang.
 Ketersediaan sistem dan program pemasaran untuk menjaga pangsa pasar
supaya terus meningkat.
 Adanya program ekspansi Penyedia untuk meningkatkan kebaragaman (port
folio) atau penghasilan (revenue) seperti adanya rencana investasi baru atau
peningkatan jumlah dan kinerja peralatan.
 Pada tahapan mana barang/jasa Penyedia berkaitan dengan posisi siklus daur
hidup produk terhadap pasar (product-market life cycle stage); apakah
peluncuran (launch), pertumbuhan (growth), stabil (maturity), atau penurunan
(decline).
 Ketersediaan sistem manajemen mutu.
Penilaian motivasi dalam hal kemampuan ketersediaan memerlukan sumber data

yang dapat diperoleh melalui:
 Investasi Penyedia untuk pengembangan barang/jasa yang diperlukan Pembeli..
 Memberikan informasi tentang perkiraan permintaan (demand forecasting).
 Memberikan fleksibilitas dalam hal spesifikasi termasuk perubahan jumlah,
waktu pengiriman dan tanggapan terhadap perubahan spesifikasi.

 Ikut serta dalam program pengurangan biaya.

 Menawarkan komitmen untuk mampu menyediakan barang/jasa dalam waktu
jangka panjang.
 Melakukan pengelolaan pengiriman ke luar negeri.
 Pelayanan:
Pelayanan Penyedia dalam hal penjualan barang/jasa penting untuk dinilai terutama
apabila barang/jasa yang dibeli adalah jenis baru atau Pembeli baru pertama kali
membeli, atau barang/jasa yang tingkat kompleksitasnya tinggi. Penilaian terhadap
pelayanan ini biasanya terkait dengan seberapa cepat tanggapan atau respon yang
diberikan oleh Penyedia terhadap keluhan dan masalah yang dihadapi oleh Pembeli
yang timbul dari barang/jasa yang dibeli.
Meskipun tidak selalu sama kriteria yang akan dinilai, dalam penilaian kemampuan
pada kriteria ini, Pembeli dapat menggali informasi dan menilai hal-hal sebagai
berikut:
 Adanya program dengan tujuan peningkatan pelayanan terhadap pelanggan dan
kebijakan dalam kecepatan pelayanan (responsiveness).
 Adannya sistem pelaporan terhadap keluhan dan tindak lanjutnya.
 Adanya tim yang khusus dan handal yang ditugaskan untuk melayani satu atau
kelompok pelanggan.
 Adanya program pelatihan yang cukup dan tepat kepada Pembeli (terutama
kepada pengguna).
 Jika diperlukan, adanya tim lapangan yang akuntabel dan handal untuk
penanganan keluhan dari Pembeli.
 Adanya kemampuan personil dan sistem Penyedia untuk dapat mengelola
keluhan yang diakibatkan karena perbedaan budaya dan bahasa.
 Ketersediaan daya dukung Teknologi Informasi dan Komunikasi atau
Information and Communication Technology (ICT) yang cukup dan adanya tren
yang semakin baik.
 Adanya service level agreement () untuk penilaian kinerja Penyedia.

 Adanya pengukuran kinerja Penyedia oleh Penyedia sendiri secara teratur dan
terus menerus, dan adanya permintaan feedback dari Penyedia apabila hasil
penilian kurang memuaskan.
 Adanya program manajemen mutu dan strategi-nya dari Penyedia.
Penilaian motivasi Penyedia pada kriteria ini menjadi lebih penting apabila lokasi
Pembeli jauh dengan lokasi Penyedia. Penilaian dapat dilakukan dengan:
 Mengukur tingkat keterbukaan Penyedia terhadap permintaan informasi oleh
Pembeli.
 Kemauan atau ajakan Penyedia ke Pembeli untuk memberikan prioritas
memproduksi/mengirim barang pesanan, atau memulai dan menyelesaikan
pekerjaan lebih awal.
 Memberikan training kepada pegawai Pembeli.
 Menunjuk account manager untuk mengelola hubungan dan pembelian Pembeli.
 Kemauan Penyedia untuk terlibat sejak awal dalam proses perencanaan
penyediaan barang/jasa untuk atau pada saat kondisi darurat.
 Kemampuan Umum dan Sikap:

Selain 4 (empat) area kemampuan di atas, perlu digali informasi dan dinilai hal-hal
lain yang berhubungan dengan kemampuan umum dan sikap bisnis Penyedia, yaitu
diantaranya sebagai berikut:
 Reputasi Penyedia secara keseluruhan, seperti sudah berapa lama Penyedia
dibentuk dan beroperasi.
 Kesan, nama baik perusahaan dan barang/jasa-nya di pasar.
 Perlakuan Penyedia terhadap Pembelinya terutama yang berkaitan dengan
keadilan (fairness), upaya mengeksploitasi Pembeli, dan lain-lain.
 Ketersediaan budaya korporasi yang tertulis dan terimplementasi dan tata
organisasi Penyedia.
 Kesesuaian arah dan tujuan perusahaan Pembeli dan Penyedia.
 Kesesuaian kebijakan-kebijakan Pembeli dengan Penyedia seperti orientasi pada
klien, lingkungan dan sosial, etika, dan kebijakan untuk selalu mentaati
peraturan.

 Penggunaan daya dukung ICT.

 Kesesuaian syarat-syarat dan ketentuan yang dimiliki oleh Penyedia dan
Pembeli.
B. Penentuan kiriteria berdasarkan letak barang/jasa pada kuadran SPOM:

Karena setiap jenis barang/jasa mempunyai karakteristik yang berbeda dalam hal DKR,
jumlah dan nilai pembelian per tahun, maka kriteria yang dipilih untuk penilaian dapat
berbeda. Di bawah ini diterangkan tentang pemilihan kriteria yang akan dinilai
berdasarkan jenis kuadran.
Kuadran Routine:
Karena jumlah pembelian barang/jasa yang banyak sedangkan nilainya relatif kecil,
maka penekanan penilaian diberikan untuk hal-hal (kriteria) sebagai berikut:
 Seberapa luas variasi produk (product range) Penyedia.
 Berapa persen routine item Pembeli dapat disediakan oleh satu Penyedia.
 Apakah Penyedia dapat dan berkomitmen untuk menjual barang/jasa dalam
waktu yang cukup lama kepada Pembeli.
 Apakah Penyedia mau dan berkomitmen untuk membuat kontrak jangka
panjang.
 Respon yang tinggi dari Penyedia ke Pembeli.
 Waktu pengiriman dan kehandalan tepat waktu pengiriman sesuai perjanjian
serta kecocokan barang/jasa yang dikirim atau diselesaikan.
 Sistem e-procurement, e-commerce dan procurement card yang dimiliki
Penyedia.
 Kemauan dan komitmen Penyedia untuk menerima penyatuan tagihan(
consolidated billing/invoice)
 Tingkat/jumlah penyimpanan persediaan oleh Penyedia untuk Pembeli.
 Komitmen Penyedia untuk menunjuk account manager untuk Pembeli/klien.
Penggalian informasi dan penilaian tidak perlu dilakukan kepada banyak Penyedia,
cukup beberapa saja karena jenis barang/jasa yang standar dan banyak Penyedia yang
dapat menyediakannya.

Kuadran Bottleneck:
Karena karakteristik barang/jasa yang khusus, terkait dengan hak kekayaan intelektual,
dan lain sebab, maka DKR untuk jenis barang/jasa ini tinggi sedang pembelian tidak
banyak. Fokus Pembeli adalah menurunkan DKR dan melakukan kompromi terhadap
harga. Untuk itu kriteria untuk menilai Penyedia jenis kuadaran ini berbeda dengan
routine, yaitu sebagai berikut:
 Kestabilan kemampuan keuangan Penyedia.
 Keberlangsungan posisi penguasaan pasar (market share) Penyedia di pasar.
 Tahapan barang/jasa Penyedia dalam siklus hidup produk (product life-cycle).
 Kepastian bahwa barang/jasa yang dijual adalah termasuk dalam core business
Penyedia.
 Kemauan dan komitmen Penyedia untuk membuat kontrak jangka panjang.
 Kemampuan Penyedia untuk melakukan perencanaan dan persiapan produksi
terhadap permintaan Pembeli.
 Kemauan Penyedia untuk terlibat dalam program peningkatan kualitas dan
perencanaan kondisi darurat.
 Ketersediaan order tracking system.
 Kemauan Penyedia untuk menunjuk account manager.
 Ketersediaan ICT system untuk mendukung komunikasi dan perencanaan bersama.
Pada kuadaran bottleneck ini, mengetahui tingkat motivasi Penyedia menjadi sangat
penting. Penilaian ini dapat dilihat dari:
 Kemauan Penyedia untuk fleksibel dalam jumlah permintaan, waktu pengiriman,
dan respon yang baik terhadap kebutuhan penting dan mendadak Pembeli.
 Memberikan informasi balik secara tepat terhadap permintaan Pembeli.
 Menerima spesifikasi secara lebih awal dan bertahap untuk mengurangi waktu
tunggu penyerahan (delivery lead-time).
Kuadran Critical:
Karena barang/jasa pada jenis kuadran ini besar dengan DKR yang tinggi, maka
diperlukan hubungan kerja yang tinggi antara Pembeli dan DKR. Semua kriteria yang
disebutkan dalam kuadran terdahulu dipertimbangkan dalam penilaian potensi kinerja

Penyedia. Sehingga waktu, usaha, dan biaya yang diperlukan untuk kuadran ini lebih
besar. Berikut adalah beberapa hal khusus sebagai tambahan yang dipertimbangkan
dalam penggalian informasi dan penilaian:
 Komitmen Penyedia untuk sepakat membuat kontrak jangka panjang dan
hubungan bisnis yang kuat.
 Kesesuaian strategi bisnis antara Pembeli dan Penyedia.
 Hubungan kerja yang khusus antara Penyedia dengan kompetitor Pembeli.
 Apakah Penyedia merupakan Penyedia dengan biaya rendah dalam durasi jangka
panjang. Pembeli perlu memahami komponen-komponen biaya Penyedia seperti
biaya material langsung, biaya karyawan, biaya overhead, biaya distribusi, efisiensi
dan efektifitas produksi, kemampuan mendeisain, dan akses untuk mendapatkan
modal kerja.
 Komitmen Penyedia untuk bersama-sama Pembeli melakukan upaya-upaya
strategis untuk mengurangi biaya barang/jasa.
Kuadran Leverage:
Pada jenis barang/jasa di kuadran ini, penekanan Pembeli adalah pengurangan
biaya/harga. Dalam upaya pengurangan biaya, dan apabila salah satu strateginya
adalah mengganti Penyedia, maka perlu dihitung biaya pengalihan (switching
cost)yaitu biaya yang harus dikeluarkan oleh Pembeli apabila mengganti Penyedia
dan/atau spesifikasi barang/jasanya. Selain itu juga juga dilihat apakah ada perbedaan
harga yang besar dari satu Penyedia ke Penyedia lain.
Kuadran leverage ini mempunyai beberapa strategi dalam pembelian yang didasarkan
pada contoh/skenario/kasus yang berbeda dan pada elemen strategi yang berbeda. Di
bawah ini ditampilkan tabel yang menggambarkan hal tersebut.

Strategi Pembelian Untuk Item Leverage
Unsur Case 1: Case 2: Case 3: Case 4: Case 5:

Strategi Switching Perbedaan Perbedaan Perbedaan Perbedaan
Cost - Harga Kecil, Harga Kecil, Harga Besar, Harga Tinggi,
Besar Switching Switching Switching Switching Cost
Cost Cost Cukup Cost Rendah Cukup Besar
Diabaikan Besar
Jumlah Satu Banyak Satu Banyak Dua atau Tiga
Penyedia
Jenis Term Spot Term Spot Framework
Kontrak Contract Contract Contract
Jenis Biaya Biaya Biaya Biaya Biaya Terendah
Penyedia Terendah Terendah Terendah Terendah Selama Masa
yang Selama Sekarang Selama Masa Sekarang Kontrak
Diperlukan Masa Kontrak
Kontrak
Jenis Kerjasama Arms-length Arms-length Arms-length Kerjasama
Hubungan (dominasi
Bisnis Pembeli)
yang
Diinginkan
Untuk case 1,3, dan 5: kontrak jangka panjang

Untuk case ini, selain kesesuaian spesifikasi antara yang barang yang dikirim atau jasa
yang diselesaikan dengan yang disepakati. Penekanan utama lainnya adalah
pengurangan biaya selama jangka waktu kontrak. Informasi yang digali dan dikaji
adalah tentang biaya material langsung, biaya karyawan, biaya overhead, biaya
distribusi, efisiensi dan efektifitas produksi, kemampuan mendisain, dan akses untuk
mendapatkan modal kerja. Pembeli juga perlu melihat apakah Penyedia dapat
menjamin tersedianya barang/jasa dalam jangka waktu panjang dengan
memperhatikan stabilitas keuangan, market share yang tetap atau meningkat, tahap
barang/jasa Penyedia dalam siklus hidup produk (product life-cycle), apakah
barang/jasa yang dibeli merupakan bisnis utama (core business Penyedia), dan
jaminan bahwa Penyedia dapat menyediakan dalam jangka waktu lama. Pada case ini
juga, perlu dilihat kemampuan Penyedia dalam hal e-commerce, e-procurement
termasuk proses delegasi pembelian ke user, penggunaan procurement card,
consolidated billing, dan penunjukan acclunt manager untuk Pembeli.

Untuk case 1,3, dan 5: pembelian spot

Dalam hal ini, penekanannya adalah membeli dengan harga serendah-rendahnya dan
menjamin ketersediaannya. Karena barang/jasa pada jenis ini standar, maka tidak
perlu mengeluarkan usaha, waktu, dan biaya yang terlalu besar untuk melakukan
penggalian informasi dan penilaian terhadap Penyedia. Evaluasi kemampuan dan
motivasi dapat dilakukan pada saat proses seleksi. Namun untuk keperluan
penyusunan DPM, evaluasi yang lebin sederhana dapat dilakukan.
2.6 SUPPLIER PERCEPTION MODEL (SPEM)
SPEM adalah model yang dibuat untuk menggambarkan, memprediksi, dan membantu
Pembeli untuk mengetahui tingkat motivasi Penyedia dalam menjual barang/jasanya.
Tidak saja motivasi pada saat penyediaan barang atau pelaksanaan jasa, namun juga
komitmen untuk tetap menjadi rekanan aktif dan mempunyai kerjasama yang baik
dalam jangka waktu panjang.
Supplier Perception Model
Tinggi
Develop Core
Ketertarikan
Tingkat
Marginal Exploit
Rendah Tinggi
Nilai bisnis (%)
SPEM mempunyai dua dimensi, yaitu:
 Nilai bisnis Pembeli terhadap keseluruhan bisnis Penyedia.

Hal ini dilihat dari prosentase total pembelian Pembeli per tahun terhadap total
penjualan Penyedia. Nilai bisnis diukur dalam satuan prosen (%).

 Nilai ketertarikan dan potensi komitmen Penyedia terhadap bisnis Pembeli.

Nilai ini merupakan nilai subyektif berdasarkan beberapa hal, seperti berapa lama
Pembeli membayar Penyedia, lokasi kantor Pembeli, kesamaan bahasa, tingkat
kepercayaan antara dua pihak, potensi pengembangan bisnis Pembeli, kesesuaian
teknologi informasi antara Pembeli dan Penyedia, dan reputasi yang mungkin
diperoleh oleh Penyedia apabila berbisnis dengan Pembeli. Nilai ketertarikan dan
potensi komitmen diukur dalam satuan tinggi, sedang, rendah, atau diabaikan.
Nilai Bisnis = [Nilai Pembelian Pembeli / Nilai Penjualan Penyedia] * 100
Klasifikasi Nilai Pembelian terhadap Penjualan Penyedia
Klasifikasi Besaran
Prosentase
Tinggi (T) > 15%
Sedang (S) Lebih dari 5% - 15%
Rendah (R) 0.8% - 5%
Diabaikan (D) < 0.8%
Tingkat ketertarikan Penyedia terhadap Pembeli dapat dilihat dari:

 Pendekatan Penyedia ke Pembeli, apakah terencana dan merupakan strategi
pemasaran
 Respon Penyedia, apakah lengkap dan akurat terhadap pertanyaan Pembeli.
 Pemberian laporan keuangan tahunan Penyedia, katalog barang/jasa, brosur, dan
lain-lain, ketika diminta oleh Pembeli.
 Bahasa dan intonasi yang dipakai oleh Penyedia dalam komunikasi.

Di bawah ini dijelaskan tentang tanggapan Penyedia terhadap bisnis Pembeli menurut
kuadran-nya:
Kuadran Marginal:
Nilai bisnis Pembeli kecil, dan Penyedia melihat tidak ada potensi pengembangan
jumlah pembelian. Oleh karena itu Penyedia menempatkan Pembeli pada urutan yang
rendah dalam daftar prioritas mereka. Tidak ada keinginan Penyedia untuk
mengembangkan kerjasama lebih jauh dengan Pembeli. Meskipun nilai pembelian
Untuk itu, Pembeli perlu menghindari dan tidak memasukkan Penyedia ini ke dalam
daftar Penyedia mampu. Apabila diperlukan, cukup dipakai untuk pembelian spot. Jenis
barang/jasa pada kuadran ini dapat merupakan item routine, bottleneck, leverage,
atau critical, tergantung dengan skala usaha Penyedia. Namun demikian, biasanya
adalah item pada kuadran routine dan bottleneck.
Kuadran Exploit:
Nilai Bisnis Pembeli besar, namun bisnis Pembeli tidak terlalu menarik untuk Penyedia
oleh karena beberapa sebab. Penyedia akan mempertahankan hubungan kerja dengan
Pembeli jika tidak merepotkan Penyedia atau menaikkan biaya dalam mempertahankan
hubungan kerja tersebut. Namun, jika Penyedia mempertimbangkan bahwa hubungan
kerja dengan Pembeli aman, maka Penyedia mulai mengeksploitasi Pembeli dengan
cara, salah satunya, menaikkan biaya barang/jasa. Dalam kuadran ini, Pembeli dapat
memakai Penyedia untuk pembelian yang tidak memerlukan hubungan kerja yang
tinggi.
Kuadran Develop:
Pada kuadran ini,
 Penyedia akan menganggap bisnis Pembeli menarik meskipun nilai pembelian
relatif kecil karena Penyedia melihat ada potensi bisnis Pembeli berkembang.
 Penyedia akan berupaya untuk menjalin kerjasama dan hubungan kerja yang
baik dan jangka panjang sehingga Penyedia dapat menaikkan penjualan.
 Pada kuadran ini, jenis hubungan kerja dan kerjasamanya cukup tinggi.

Kuadran Core:
Pada kuadran ini,
 Penyedia menganggap Pembeli sebagai bagian dari core business mereka.
Selain Nilai Bisnis tinggi,
 Penyedia juga melihat ada potensi pengembangan bisnis Pembeli. P
 enyedia akan melakukan pendekatan yang terus menerus dan kuat agar
menjadi rekanan jangka panjang. Hubungan kerja untuk jenis ini adalah
partnership.
Jenis Hubungan Kerja dan Persepsi Penyedia
Kategori Supplier Perception

Item
Marginal Exploit Develop Core
Routine Prioritas rendah, - Kontrak jangka -
spot panjang
Leverage - Spot atau - Jangka panjang
jangka panjang
Bottleneck - - Jangka -
panjang
Critical - - - Partnership
Hubungan Nilai Bisnis Pembeli dan Tingkat Ketertarikan Penyedia
N = Negligible = Diabaikan
L = Low = Rendah
M = Medium = Sedang
H = High = Tinggi

BAB III
MENENTUKAN PENYEDIA BARANG/JASA
Tujuan akhir dari pemilihan Penyedia pada buku informasi UK-08 ini adalah
menyusun DPM yang berisi para Penyedia mampu yang dapat diundang dalam
proses pengadaan/seleksi barang/jasa tertentu.
DPM berisikan Penyedia barang/jasa dengan jumlah yang cukup untuk kategori
barang/jasa tertentu. Dengan tersedianya DPM ini, maka:
 Pembeli cukup mengundang Penyedia tersebut dalam proses seleksi sehingga
proses seleksi lebih cepat
 organisasi Pembeli dapat mempunyai waktu lebih banyak untuk melakukan
perencanaan, pembuatan lingkup kerja atau spesifikasi yang lebih baik,
 mendisain jenis kontrak yang cocok,
 membuat daftar harga atau Bill of Quantity (BOQ) yang lebih lengkap dan
sesuai dengan lingkup kerja atau spesifikasi, dan
 mendisain sistem evaluasi kinerja Penyedia dengan lebih baik.
Setelah melakukan penilaian potensi kinerja, langkah selanjutnya adalah memilih

para Penyedia yang lulus berdasarkan peringkatnya dan memasukkan Penyedia yang
lulus ke dalam DPM.
Meskipun penilaian potensi kinerja tidak dilakukan untuk semua jenis barang/jasa
secara komprehensif, konsep penilaian ini dapat dilakukan untuk semua jenis
barang/jasa. Hanya kelengkapan dan kedalaman data serta evaluasi yang
disesuaikan dengan kebutuhan. Penilaian kemampuan dan motivasi yang
komprehensif dilakukan terhadap barang/jasa dengan DKR yang tinggi yaitu pada
kuadran bottleneck dan critical. Jika diperlukan, dapat melakukan penilaian
kemampuan terhadap jenis barang/jasa leverage.

Di bawah ini dijelaskan tentang proses penilaian kemampuan:

 Menentukan kriteria yang akan diukur, berdasarkan target pengadaan, termasuk
sub-kriteria-nya, jika ada.
 Menentukan total bobot untuk masing-masing kriteria dan sub-bobot untuk sub-
kriterianya. Bobot ini menunjukkan tingkat pentingnya (importance) dari kriteria
tersebut terhadap pemenuhan target pengadaan. Misal, total bobot diberikan
kisaran 1-10. Nilai 1 menunjukkan sebagai ”diperlukan secara minimum”, sedang
nilai 10 adalah ”mutlak diperlukan dan kritikal terhadap suksesnya kontrak”. Total
bobot adalah total dari sub-bobot dimana besaran sub-bobot juga ditentukan dari
kritikalitas/pentingnya sub-bobot tersebut terhadap total bobot.
 Menentukan kriteria penilaian dari masing-masing kriteria dan sub-kriteria.
Apabila ada sub-kriteria, maka yang diberikan kriteria penilaiannya hanya sub-
kriteria.
 Mengalikan nilai maksimum dari masing-masing kriteria atau sub-kriteria dengan
nilai bobot maksimum untuk mendapatkan nilai maksimum setelah pembobotan
(T-MAX).
 Mengukur nilai masing-masing kriteria atau sub-kriteria berdasarkan analisis
terhadap Penyedia tertentu.
 Mengalikan nilai dengan bobot kriteria atau sub-kriterianya.
 Menjumlahkan semua hasil pengalian tersebut menjadi nilai total Penyedia (T-
Penyedia).
 Membagi T-Penyedia dengan T-MAX sehingga diperoleh nilai persentase.
 Membuat peringkat untuk semua Penyedia yang dinilai.
Lebih lanjut dapat dilihat di buku informasi UK-12.
Hasil penilaian kemampuan dan tingkat motivasi kemudian digambarkan ke dalam

grafik Kemampuan-Motivasi. Di dalam gambar tersebut akan terlihat apakah suatu
Penyedia berada pada Diabaikan, Rendah, Sedang, atau Tinggi.
Apabila Pembeli memberikan kuisioner kepada para Penyedia untuk dijawab, dan bila
juga diadakan audit terhadap para Penyedia tersebut, hasil evaluasi jawaban

kuisioner dan hasil audit merupakan salah satu sumber dalam memberikan skor pada
waktu penilaian kemampuan. Hasil penilaian (rating) kuesioner dan audit juga dapat
dipertimbangkan untuk menentukan penilaian terakhir pada saat melakukan
pengeplotan dalam grafik.
Penyedia yang berada di wilayah Tinggi adalah Penyedia dengan kategori mampu.
Apabila jumlah Penyedia yang berada pada wilayah Tinggi cukup, maka hanya
Penyedia dengan peringkat Tinggi ini yang dimasukkan ke dalam DPM. Apabila
jumlahnya tidak cukup, maka Pembeli dapag mengambil kebijakan. Misal,
memberikan kelulusan dengan kondisi atau catatan bahwa Penyedia harus
memenuhi kekurangan tersebut dalam kurun waktu tertentu.
Lebih lengkap tentang penilaian kemampuan dan tingkat motivasi dijelaskan

dalam buku informasi UK-12.
Evaluasi kemampuan keuangan:
Dalam proses penilaian kemampuan, salah satu yang dinilai adalah kemampuan
keuangan Penyedia. Dalam melakukan evaluasi kemampuan keuangan Penyedia,
sumber informasi yang dapat dijadikan rujukan adalah:
 Laporan neraca keuangan (balance sheet statement)
 Laporan rugi laba (profit & loss statement)
Laporan keuangan dapat berupa laporan internal dari Penyedia atau laporan yang
sudah di-audit oleh akuntan publik, tergantung dari kebijakan Pembeli dan peraturan
terkait. Kebijakan Pembeli dapat didasarkan pada nilai pembelian dan lama
penyelesaian pembuatan barang/peralatan atau pekerjaan.
Metode yang dipakai untuk melakukan analisis kesehatan keuangan diantaranya

adalah dengan menghitung beberapa rasio keuangan, yaitu:
 Rasio keuntungan (profitability ratios): rasio-rasio yang menggambarkan
apakah Penyedia memberikan keuntungan dalam usahanya.

 Rasio solvabilitas (solvency ratios): rasio-rasio yang menggambarkan apakah

Penyedia mempunyai kemampuan untuk membayar semua hutang/kewajiban
pada saat yang diperjanjikan.
Lebih lengkap tentang analisis kesehatan keuangan Penyedia dijelaskan dalam buku
informasi UK-12.
3.1 PENYUSUNAN DPM

Berdasarkan peringkat penilaian potensi kinerja (Buku Informasi UK-12), Pembeli
melakukan pemilihan para Penyedia yang mampu dan dimasukkan ke dalam DPM.
Jumlah Penyedia yang ada dalam DPM harus cukup; tidak terlalu banyak dan tidak
terlalu sedikit.
 Jumlah yang cukup bisa berbeda tergantung pada kuadran apa barang/jasa yang
dibeli (lihat Supply Positioning Model dan modul lain terkait).
 Jumlah yang cukup untuk item barang/jasa di kuadran Routine dapat berbeda
dengan item di kuadran Bottleneck, karena ketersediaan Penyedia yang berbeda
di pasar untuk kedua jenis item tersebut.
 Selain itu jumlah yang cukup juga mengacu pada kebijakan perusahaan Pembeli.
 Secara umum, jumlah 5-6 Penyedia untuk masing-masing jenis barang/jasa
merupakan jumlah yang cukup, kecuali untuk barang/jasa Bottleneck karena
jumlah Penyedia yang terbatas di pasar.
 Perhatikan dan pelajari SPM untuk menentukan strategi jumlah Penyedia yang
cukup dalam DPM.
Setelah terdaftar dalam DPM, apabila nantinya salah satu atau semua Penyedia
mendapatkan kontrak dari Pembeli, diharapkan para Penyedia tersebut dapat
memenuhi kewajibannya secara memuaskan, sesuai dengan persyaratan di dalam
kontrak. Hal ini akan meminimalkan risiko Pembeli dalam mencapai target
pengadaan.

Dalam praktek dan menurut rujukan beberapa sumber buku, Penyedia dapat
dikategorikan menjadi beberapa, misal sebagai Approved Supplier, Preferred
Supplier, dan Emergency Supplier.
 Approved Supplier adalah para Penyedia yang sudah lulus dan mampu
setelah masuk ke DPM, namun belum mendapakan kontrak sehingga belum
terbukti apakah dapat melaksanakan kewajibannya dengan kinerja yang
memuaskan.
 Preferred Supplier adalah para Penyedia yang terdaftar dalam DPM dan
telah mendapatkan kontrak serta melaksanakan kewajibannya seperti dalam
kontrak secara memuaskan.
 Emergency Supplier adalah sebagian dari para Penyedia dalam kategori

Preferred (atau juga Approved bila tidak ada yang berada dalam Preferred)
yang dipakai sebagai rujukan pertama bila terjadi kondisi emergency. Jenis
Penyedia ini sangat diperlukan sebagai bagian dari rencana kelangsungan
bisnis (Business Continuity Plan) dari perusahaan Pembeli untuk menghindari
kerugian yang lebih besar atau bahkan berhentinya operasi atau kegiatan
perusahaan. Penyedia dengan kategori ini, dipilih berdasarkan hubungan
bisnis yang lama, dapat diandalkan jaminan pasokan (security of supply), dan
mempunyai kemampuan menyediakan barang/jasa dengan variasi produk (
product range) yang lebar.
Dengan memiliki DPM, Pembeli akan mempunyai database yang dapat dipakai setiap
saat untuk mengundang Penyedia pada proses pengadaan, sehingga proses
pengadaan bisa lebih cepat, dengan kualitas Penyedia yang lebih terjamin,
pemenuhan terhadap regulasi yang lebih besar, dan risiko underperformance yang
lebih kecil.
DPM dikelola dan dilakukan updating atau pemutakhiran secara terus menerus
dengan mempertimbangkan kinerja nyata para Penyedianya yang telah
menyelesaikan perjanjian/kontrak. Apabila diperlukan, Penyedia baru yang belum

terdaftar dalam DPM, Pembeli dapat melakukan proses penilaian dan kualifikasi. Hal
ini tergantung dari beban kerja staf Pembeli dan disesuaikan dengan kebutuhan.
Hasilnya dikonsolidasikan dengan database yang ada sehingga database menjadi
database yang terkini ( up-to-date).
Sekali setiap tahun, Pembeli dapat melakukan tinjauan terhadap sistem aplikasi atau
program DPM secara menyeluruh untuk mengkaji penerapannya dan memberikan
penyempurnaan.
3.2 PENGEMBANGAN DPM
Kita lihat sekarang sudah banyak perusahaan atau insitusi yang mengembangkan
DPM menjadi lebih lengkap, user friendly dalam hal akses-nya, dan menjangkau para
Penyedia global untuk perusahaan global. Istilah DPM berkembang menjadi
Supplier Management System (SMS), ada yang menamakan sebagai Vendor
Management System (VMS), dan banyak sebutan lain. Aplikasi tersebut bahkan
ada yang memasukkan risk management dan relationship management di dalamnya,
sehingga didapatkan Penyedia yang benar-benar mampu. Para vendor besar ERP
(Enterprise Resource Management), seperti SAP, Ariba, Oracle, JDE, juga menjadikan
SMS atau VMS sebagai bagian dari produk standar mereka pada modul Supply Chain
Management (SCM).
Peserta latih dapat melihat dan membaca di Internet untuk jenis-jenis aplikasi
tersebut untuk memperdalam pengetahuan.
DPM telah menjadi bagian dari SMS. Di bawah ini adalah siklus SMS yang
menggambarkan lingkup kegiatan SMS dalam kerangka aktifitas Supply Chain
Management (SCM).

Siklus Proses SMS
Menurut para ahli, SMS telah menjadi salah satu kriteria untuk menjadi organisasi
yang memiliki pengadaan kelas dunia (world-class procurement organization). Di
bawah ini adalah perangkat, sistem, proses, dan aplikasi yang harus dimiliki oleh
perusahaan atau institusi untuk menjadi organisasi pengadaan yang world-class.
Karakteristik World-class Procurement Organization

Lampiran 1: Contoh Kuesioner
Contoh di bawah ini adalah lembar ringkasan dari suatu kuesioner. Masing-masing
nomor kelompok mempunyai pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan. Setiap
pertanyaan tersebut diberikan penilaian. Kemudian membuat penilaian rata-rata dari
setiap kelompok. Dari semua kelompok, dapat diberikan nilai rata-rata.
Penilaian Keseluruhan dari Jawaban Kuesioner dan Audit (jika ada)
No Deskripsi Penilaian Penilaian

Total
A Perusahaan – data dan perijinan-perijinan

B Informasi umum dan pertimbangan strategis
B.1. Informasi umum
B.2. Pertimbangan strategis
C Staf dan infrastruktur
C.1. Staf
C.2. Bangunan dan peralatan
C.3. Kebersihan, perawatan, dan perlindungan
D Analisis keuangan
D.1. Informasi umum keuangan
D.2. Rasio keuangan
D.3. Pengontrolan biaya
E Pengembangan produk (R&D)
E.1. Informasi umum tentang pengembangan
produk (R&D)
E.2. Kontrol disain
E.3. Peralatan dan fasilitas yang tersedia untuk
disain produk
E.4. Fasilitas laboratorium dan tes
F Pengadaan dan barang masuk
F.1. Pengelolaan pengadaan
F.2. Penerimaan barang masuk
F.3. Kontrol dan inspeksi barang masuk
F.4. Sampling dan pengetesan barang masuk
F.5. Penolakan dan karantina barang masuk
F.6. Pengelolaan cadangan dan penyimpanan

barang yang sudah dibeli

G Produksi
G.1. Kontrol proses produksi
G.2. Perencanaan produksi
G.3. Lindungan lingkungan untuk produksi
G.4. Peralatan produksi
G.5. Kalibrasi peralatan
G.6. Proses manufaktur
G.7. Inspeksi dan kontrol kualitas pada saat proses
produksi
G.8. Pengerjaan ulang
G.9. Penanganan, penyimpanan dan preservasi
barang jadi
G.10. Pengemasan dan pengiriman
H Penjualan dan bantuan pelanggan
H.1. Informasi umum penjualan
H.2. Infrastruktur dan pengaturan penjualan
H.3. Pengiriman
H.4. Pelayanan purna jual dan bantuan pelanggan
H.5. Keluhan dan penolakan pelanggan
H.6. E-commerce
I Sistem manajemen kualitas
I.1. Informasi umum tentang pengelolaan kualitas
I.2. Sertifikasi dan akreditasi kualitas
I.3. Kontrol dokumen
I.4. Pelabelan
J Pengelolaan personil
J.1. Pelatihan karyawan
J.2. Insentif kepada karyawan
K Kebijakan dan praktek dalam lindungan lingkungan, sosial dan etika
K.1. Kebijakan dan praktek lindungan lingkungan
K.2. Kebijakan dan praktek bidang sosial
K.3. Kebijakan dan praktek bidang etika

Penilaian:
0 Sistem tidak tersedia

1 Sistem ada, namun tidak terdokumentasikan dan hasilnya tidak sesuai
dengan yang diharapkan
2 sistem ada, namun sedikit yang terdokumentasikan dan tidak mempunyai
kontrol kepastian/jaminan
3 Sistem cukup memuaskan dengan dokumentasi yang cukup dan dengan
kontrol kepastian
4 Sistem bekerja dengan baik dengan kinerja yang bagus. Prosedur-
prosedur terdokumentasi dan adanya kontrol kepastian yang baik
5 Sistem yang handaldan prosedur-prosedur tersedia melebihi persyaratan

Glossary
Approved Supplier Para penyedia yang sudah lulus dan masuk ke DPM, namun
belum mendapatkan kontrak sehingga belum terbukti apakah
dapat melaksanakan kewajiban dengan kinerja yang
memuaskan
Attract and see Metode penggalian informasi ketersediaan penyedia, dimana

pembeli secara aktif mengenalkan diri dan kebutuhannya
Call-off Contract Kontrak pengadaan barang/jasa yang digunakan untuk

penyediaan barang/jasa dengan jumlah tertentu (dengan
memberikan kisaran minimum dan maksimum) selama periode
waktu tertentu, sesuai dengan spesifikasi, harga, syarat dan
kondisi yang disepakati. Pengiriman dapat dilakukan dengan
jadwal pengiriman dan jumlah tertentu atau tata cara
permintaaan untuk langsung dikirim sesuai yang dituangkan
dalam kontrak call-off. Kontrak ini biasanya dipakai untuk
barang/jasa dengan kebutuhan yang relatif tetap
Emergency Supplier Penyedia yang dipakai sebagai rujukan pertama bila terjadi
kondisi emergency pekerjaan. Emergency Supplier ini biasanya
berasal dari Prefered Supplier, atau jika tida dari Prefered
Supplier sewaktu-waktu bisa dari Approved Supplier
Enterprise Sistem atau aplikasi untuk mengumpulkan, menyimpan,

Resources mengelola, dan menginterpretasikan data aktivitas organisasi,
Management (ERM) seperti produksi, marketing, keuangan, inventory management,
logistik, dll.
Joint Venture Suatu anak perusahan baru yang dibuat oleh dua atau lebih
(Penanaman Modal) perusahaan induk dan dimiliki oleh perushaan induk tersebut
Partnership Bentuk kerjasama organisasi bisnis dimana dua atau lebih

(kerjasama) anggota membuat beberapa aktivitas bersama
Performance Suatu model untuk mengukur kinerja penyedia, denga

Equation Model pengukuran terhadap kemampuan dan motivasi penyedia
(PEM)
Prefered Supplier Penyedia yang terdaftar dalam DPM (Daftar Penyedia Mampu)
dan telah mendapatkan kontrak serta melaksanakan
keajibannya seperti dalam kontrak secara memuaskan
Profitability Ratio Rasio yang menggambarkan apakah penyedia memberikan

keuntungan dalam usahanya atau tidak
Regular Trading Pembelian yang dilakukan berulang-ulang ke satu supplier atau

(pembelian berkala) lebih

Seek and find Metode penggalian informasi ketersediaan penyedia, dimana

oembeli melakukan analisasi terhadap pasar (supply market
analysis), identifikasi para penyedia termasuk risiko dan
kesempatan serta manfaat yang didapat pembeli apabila
berhubungan dengan penyedia-penyedia yang ada
Solvency Ratio Rasio yang menggambarkan apakah penyedia mempunyai

kemampuan untuk membayar semua hutang/kewajiban pada
saat diperjanjikan (jatuh tempo)
Spot Buying pembelian yang dilakukan dalam satu waktu tertentu dari pasar.
(pembelian on spot)
Supply Chain Proses pengelolaan rantai siklus yang lengkap, mulai bahan
Management (SCM) mentah dari para penyedia, kegiatan operasional di
organisasi/perusahaan, berlanjut ke distribusi kepada konsumen
atau pengguna akhir
Supply Positioning Suatu model pengelompokan barang/jasa berdasarkan nilai

Model (SPM) pembelian per tahun barang/jasa dan dampak (kesempatan
atau risiko) dari barang/jasa tersebut.
Supplier Sistem atau aplikasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan

Management menganalisa data-data yang terkait dengan penyedia untuk
System (SMS) keperluan proses pengadaan.
Vendor Sistem atau aplikasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan

Management menganalisa data-data yang terkait dengan penyedia untuk
System (VMS) keperluan proses pengadaan.
Wait and see Metode penggalian informasi ketersediaan penyedia, dimana

pembeli pasiif menunggu untuk dihubungi atau ditemui oleh
penyedia

INDEX
A J
Attract and See · 11 joint venture · 19
B K
BOQ · 38 K3LL · 4, 8, 9, 13, 21
bottleneck · 31, 35, 38 kekayaan intelektual · 24, 30
Business Continuity Plan · 43 Kuadran Bottleneck · 30
Kuadran Core · 36
Kuadran Develop · 36
C Kuadran Exploit · 35
Kuadran Marginal · 35
Call-off Contract · 19 kuadran SPM · 15
consolidated billing · 30, 33
Contract Continum · 15, 18
core business · 26, 30, 33, 36 L
credit ratings · 13
critical · 35, 38 leverage · 32, 35
D M
delivery lead-time · 31 Mean Time Between Failures · 23
DKR · 6, 12, 16, 17, 18, 21, 29, 30, 31, 38 Model Persepsi Pasokan · 9
dokumen administrasi · 12 motivasi · 3, 4, 6, 8, 9, 12, 14, 15, 21, 22, 23, 24, 25, 26,
DPM · 3, 4, 10, 12, 13, 15, 19, 33, 38, 40, 42, 43, 44 28, 31, 33, 38, 39, 40
Durability · 23
O
E
order tracking · 26, 31
e-commerce · 25, 30, 33
e-procurement · 25, 30, 33
evaluasi kinerja · 6, 38 P
PEM · 14
F penggalian informasi · 10, 11, 22, 25, 31, 33
port folio · 26
Fixed Contract · 19 potensi kinerja · 3, 4, 6, 12, 14, 15, 17, 22, 31, 38, 42
fleksibilitas · 22, 26 Potensi kinerja · 4, 6, 8, 14
procurement card · 25, 30, 33
product-market life cycle stage · 26
H profitability ratios · 40
hak kekayaan atas intelektual · 13

R
I responsiveness · 21, 27
ICT · 27, 29, 31

informasi ketersediaan · 3, 4, 10, 11
Internal Provision · 21
IOR · 16

S T
security of supply · 43 T-MAX · 39
Seek and Find · 12 transfer teknologi · 24
Segmen pasar · 25
SLA · 27
SMS · 44, 45 U
solvency ratios · 41
SPOM · 6, 8, 13, 16, 18, 21, 29 underperformance · 43
spot · 14, 18, 33, 35, 36
Spot Buying · 18
Supply Perception Model · 9 W
switching cost · 32
world-class procurement organization · 45

Pengarah:
Agus Prabowo
Salusra Widya
Pemimpin Umum:
Dharma Nursani
Tatang R Wiraatmadja
Tim Penyusun : Tim Editor :

Sonny Sumarsono Wisnu Setyo Wijoyo
Khairul Rizal Heldi Yudiyatna
Praditya Kesuma Hartono Zhuang
Ferry Firmansyah Hestri Rokayah
Burhanudin Erika Ms
Fatimah Dwi Kartika Susanti
Win Sukardi Novita Amelia
Samidi M Rizal Fauzi
Tri Putranto Vindi Rezki Kurnia
Sinta Posmaria
Kurnianto
Noeradhi Iskandar
Yanuar
Djamaludin Abubakar
Aldy Turman
Ririh Sudirahardja
Muntiyono
Deni Danasenjaya
Daftar Unit Kompetensi 08
Unit Kompetensi
memilih penyedia
A. Merencanakan Pengadaan barang/jasa
Barang/Jasa
01. Menelaah Lingkungan PBJ
02. Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ
03. Merumuskan Organisasi PBJ
“
04. Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ
05. Menyusun Spesifikasi Tenis
06. Menyusun Harga Perkiraan
Overview:
B. Memilih Penyedia Barang/
Dengan adanya Daftar Penyedia Mampu
Jasa
07. Mengkaji Ulang Paket PBJ (DPM) yang dibangun melalui Vendor
08. Memilih Penyedia Barang/Jasa Management System (VMS), dapat
09. Menyusun Rancangan Kontrak PBJ
10. Menyusun Dokumen PBJ mempercepat proses mendapatkan
11. Melakukan Kualifikasi Penyedia penyedia yang kualified berdasarkan jenis
12. Melakukan Evaluasi Kinerja Penyedia
13. Menyampaikan Penjelasan Dokumen PBJ atau kompetensi usaha yang dimilikinya.
14. Mengevaluasi Dokumen Penawaran Organisasi yang akan membuat DPM perlu
15. Mengelola Sanggahan
melakukan analisis potensi kinerja
C. Mengelola Kontrak penyedia. Kinerja penyedia dinilai melalui
& Swakelola PBJ indikator kemampuan dan motivasi.
16. Melakukan Negosiasi Dengan memperoleh penyedia yang
17. Melakukan Finalisasi Dokumen Kontrak PBJ
18. Membentuk Tim Pengelolaan Kontrak PBJ mampu, diharapkan barang/jasa yang
19. Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak PBJ dibutuhkan dapat tersedia sehingga tujuan
20. Mengendalikan Pelaksanaan Kontrak PBJ
21. Menyelesaikan Permasalahan Kontrak PBJ pengadaan dan tujuan organisasi dapat
”
22. Melakukan Penerimaan Hasil PBJ tercapai.
23. Melakukan Persiapan PBJ Secara Swakelola
24. Melakukan Pelaksanaan PBJ Secara Swakelola
D. Mengelola Logistik, Kinerja Gedung LKPP

& Risiko Jl. Epicentrum Tengah Lot 11 B, Kuningan
25. Mengelola Pengiriman Jakarta Selatan 12940
26. Mengelola Persediaan Telp. (021) 2991 2450
27. Mengelola Penyimpanan www.lkpp.go.id
28. Mengelola Kinerja
29. Mengelola Risiko
2016

M 749020 008 02-08-MemilihPenyedia

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

M 749020 008 02-08-MemilihPenyedia

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

B U K U I N FO R M AS I

Berdasarkan SKKNI 2016

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

Cetakan I : Jakarta, Penerbit : LKPP RI, 2016

Hak Penerbitan pada LKPP

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), pada tahun

Kepala Lembaga Kebijakan

Merumuskan Lingkungan & Organisasi PBJ

Merencanakan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Mempersiapkan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

KINERJA DAN Mengelola Kinerja dan Risiko

MEMILIH PENYEDIA BARANG/JASA

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DAFTAR ISI -------------------------------------------------------------------------------------- 2

BAB I PENDAHULUAN ------------------------------------------------------------------------ 3

BAB II MENGANALISIS POTENSI KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA ---------------- 5

2.1 INFORMASI KETERSEDIAAN PENYEDIA BARANG/JASA--------------------- 9

BAB III MENENTUKAN PENYEDIA BARANG/JASA ----------------------------------------- 35

3.1 PENYUSUNAN DAFTAR PENYEDIA MAMPU ----------------------------------- 38

DAFTAR PENYUSUN -----------------------------------------------------------------------------

Judul Modul: Memilih Penyedia Barang / Jasa Halaman: 2 dari 48

1.1 TUJUAN UMUM

Setelah mempelajari modul ini, peserta latih diharapkan mampu melakukan

1.2 TUJUAN KHUSUS

Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi ini adalah untuk memfasilitasi

1. Mampu menganalisis potensi kinerja Penyedia yang meliputi kegiatan

2. Mampu menentukan Penyedia berdasarkan peringkat hasil penilaian

Judul Modul: Memilih Penyedia Barang / Jasa Halaman: 3 dari 48

1.3 GAMBARAN UMUM

DPM dikelola dan dimutakhirkan oleh Pembeli berdasarkan perkembangan pasar

Potensi kinerja dinilai berdasarkan kemampuan dan motivasi Penyedia, sesuai

Bab 2 menjelaskan mengenai bagaimana memperoleh informasi ketersediaan

Bab 3 menjelaskan proses penyusunan DPM dan pengembangannya lebih lanjut.

Pada bagian akhir modul ini, tersedia :

• Daftar Referensi yang berisikan rujukan literatur terkait

Judul Modul: Memilih Penyedia Barang / Jasa Halaman: 4 dari 48

Tahapan analisis potensi kinerja Penyedia adalah:

Judul Modul: Memilih Penyedia Barang / Jasa Halaman: 5 dari 48

Strategi Organisasi Menyusun Kebutuhan

Strategi Pengadaan Menyusun Spesifikasi

Melakukan Kaji Ulang Paket

Melakukan Pemilihan Daftar Penyedia

Pemilihan Penyedia dan

Judul Modul: Memilih Penyedia Barang / Jasa Halaman: 6 dari 48

Mapping jenis barang/jasa dalam SPOM

Potensi kinerja merupakan penilaian menyeluruh terhadap kemampuan dan tingkat

 Kemampuan teknis umum

Judul Modul: Memilih Penyedia Barang / Jasa Halaman: 7 dari 48

Supply Perception Model

Sumber: Modul MLS-ITC-IPSCM

Judul Modul: Memilih Penyedia Barang / Jasa Halaman: 8 dari 48

2.1 INFORMASI KETERSEDIAAN PENYEDIA

Langkah berikutnya adalah penggalian informasi ketersediaan para Penyedia untuk

 Wait and See

Keuntungan metode ini:

 Attract and See

Judul Modul: Memilih Penyedia Barang / Jasa Halaman: 10 dari 48

 Seek and Find

2.2 INFORMASI POTENSI KINERJA PENYEDIA

Judul Modul: Memilih Penyedia Barang / Jasa Halaman: 11 dari 48

 Kamar dagang industri

Judul Modul: Memilih Penyedia Barang / Jasa Halaman: 12 dari 48

2.3 PERFORMANCE EQUATION MODEL (PEM)