NOTULEN

BIRO HUKUM, ORGANISASI, DAN TATA LAKSANA

BADAN KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL

Subyek : Sosialisasi Perban 31 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas

Tanggal : Rabu, 10 Maret 2021
Waktu : 09.00 WIB s.d. 12.00 WIB
Media : Zoom Meeting
Pimpinan Rapat : Kepala Biro Hukum, Organisasi, dan Tata Laksana
Peserta : 1. Jajaran BKKBN Pusat
2. Jajaran Perwakilan BKKBN Provinsi
3. Jajaran UPT Balai Diklat BKKBN

PENGANTAR DAN PEMBUKAAN

Ka. BIHUKOR
 Kegiatan ini diharapkan akan diadakan tiap bulan dan diharapkan masukan-masukan
dari teman-teman di Kantor Perwakilan Provinsi.
 Sosialisasi ini bisa menjadikan Perban 31 Tahun 2020 sebagai panduan agar kita tertib
dalam melakukan administrasi surat-menyurat.
 Tata Naskah Dinas ini juga terkait erat dengan penilaiai RB, SPIP dan ZI WBK/WBBM
dalam hal pendokumentasian terhadap hal-hal yang sudah kita lakukan.

PEMBAHASAN
Ibu Rini DITPEMKON
 Kalo ingin buat SK atau ST ada termin waktu beberapa bulan atau tahun berjalan?
apakah dengan penamaan jabatan atau nama seseorang? butuh kepastian nama jabatan
atau nama orang.
 Setiap surat atau nota dinas atau yang lain apakah semua surat yang beredar
menggunakan cap? Karema ada yang mengatakan kalau sudah menggunakan logo maka
tidak perlu pakai cap.

Ibu Ari Widiastuti DITSESYAN-KB

 Terkait kewenangan penandatanganan SK apakah sampai eselon 1 dan 2?
 Kata “dengan hormat” apakah perlu dicantumkan?
 Lembar konsep apakah ada Tata Naskah Dinasanya?

Bapak Suwarto BIRUMAS

 2 tahun yang lalu sampai saat ini kita belum dapat pencerahan penggunaan kata perban
perka juklak juknis. Saya ingin ada kepastian, pencerahan agar semua pedoman juklak
juknis menggunakan penamaan perban atau perka.
 Penyusunan laporan, di arsiparis sedikit berbeda. Kami dalam penyusunan kegiatan
atau perjadin ikut Perka ANRI yang sudah baku. Berarti saya harus buat laporan 2 versi,
versi ANRI dan versi perban tata naskah ini.
Ibu Melia
  Surat keputusan ini keberlakuannya kadang sepanjang waktu kadang momentum saja.
Boleh dicantumkan di SK tersebut. Itu tidak diwajibkan, itu adalah tambahan secara
outline memenuhi kaidah. Kita tidak ada jab.struktural, pencantuman surat keputusan
surat tugas sudah menggunakan nama yang bersangkutan.
 Surat berlaku ada yang menggunakan cap ada yang tidak. Apakah internal atau
eksternal. Internal bentuknya nota dinas, hanya di tandatangan, tidak di stempel.
 Untuk kewenangan SK terkait dengan lingkupnya. Kalau substansinya lintas kedeputian
maka kewenangan ada pada pimpinan tertinggi lembaga yaitu Kepala BKKBN.
 Terkait pencantuman “dengan hormat” sebenarnya dalam format hanya menggunakan
“yth.” Perka yang lama sebetulnya sudah menggunakan format ini. Namun dalam
pembuatan naskah kita masih menggunakan kebiasan yang menggunakan “dengan
hormat”. Akan dilakukan sosialisasi agar semuanya sesuai dengan peraturan yang
berlaku.
 Lembar konsep itu tergantung substansinya. Hanya digunakan ketika penandatangan
naskah melibatkan Eselon 1. Tidak diatur secara khusus terkait formatnya namun isinya
harus sesuai dengan substansi apa yang sedang dibahas.
 Sebelumnya penyebutan peraturan adalah Peratuarn Kepala (Perka). Ketika sudah
keluar Perka 1 tahun 2017 kita menggunakan penyebutan Peraturan Badan.
Dulu seluruh peraturan yang dibuat BKKBN tidak ada yang diundangkan. Setelah Perka
1 tahun 2017 terbit maka seluruh peraturan yang dibuat wajib diundangkan, baik yang
ada lampirannya ataupun tidak. Berlaku juga untuk juklak juknis. Perban juklak juknis
semua diundangkan. Kecuali juklak juknis di tandatangan PTM, cukup ditetapkan oleh
Deputi dan tidak perlu harmonisasi.
 Terkait laporan, Tata Naskah Dinas ini merujuk pada ANRI. Ketika itu berhubungan
dengan ANRI laporan bisa menggunakan yang versi ANRI. Kalau sifatnya internal
BKKBN kita bisa menggunakan Perban 31 tahun 2020. Sebetulnya bisa dua-duanya
karena sama-sama berpedoman pada ANRI.

Ibu Adhika Bayu Biro SDM

 JF arsiparis penilaian AK ikut mekanisme aturan ANRI. Kalau untuk instansi intern kita
bisa mengacu pada format baku perban 31 ini.
 Kita sudah punya tim penilaian AK. Penilaian ada di kita. Agar teman provinsi tidak
kesulitan maka perlu penjelasan terkait ini.

Bapak Suwarto BIRUMAS

 Kami di arsiparis sudah punya tim penilai. BKKBN bisa menilai arsiparis madya
kebawah. Saya coba buat instrumen sesuai BKKBN. Tapi diprotes teman provinsi karena
tidak sesuai perka ANRI karena keberatan buat laporan 2 versi.

Ibu Nurita UPT. Balai Diklat Jember

  UPT di bawah Pusdiklat, surat mengikuti perka 144 tahun 2016. Perlu direvisi karena
OTK sudah berubah.
 Penomoran surat menggunakan aplikasi e-surat yang dibuat oleh Perwakilan BKKBN
Jawa Timur. Dengan adanya perubahan perban 12/2020 otomatis kita di bawah
Pusdiklat. Di sana ada kode unit komponen. Itu bagaimana? Apa ada revisi?
 Terkait kewenangan pejabat yang bertanda tangan terkait Tata Naskah Dinas, sebagian
besar termasuk nota dinas yang harus bertanda tangan es 1 2 dan kpa. Saya jumpai juga
eselon 3, diperbolehkan?

Bapak Fransyah Perwakilan BKKBN Provinsi Jatim

 Kodefikasi Tata Naskah Dinas, dulu pakai Tata Naskah Dinas tahun 2016 dan kode-
kodenya saya lihat tidak bisa digunakan saat ini. UPT tidak lagi perwakilan tapi ikut
pusat dan kodenya tidak lengkap. Kita biasanya menggunakan kode yang umum
padahal harusnya ada yang spesifik.
 SOP kita turunkan di perwakilan namun ada beberapa hal yang saya bingung. Terkait
waktu pada beberapa kegiatan, kami kesulitan dalam penentuannya yang terkait
dengan urusan eksternal. Misal kenaikan pangkat yang harus diurus BKN, kami tidak
bisa menentukan berapa hari selesai. Bagaimana solusinya?

Ibu Yufi Perwakilan BKKBN Provinsi Sumsel

 Beberapa komponen di Pusat menambahkan kotak informasi di dalam surat dinasnya
yang menyatakan bahwa unit kerja tersebut bebas dari gratifikasi. Hal ini dilakukan
dalam rangka ZI. Mohon informasi kebijakan dari biro hukum, apakah template itu bisa
di adopsi di Provinsi?

Bapak Sunarto TUWAS

 Terkait perbedaan penulisan poin-poin pada bagian ‘menimbang’ dan ‘mengingat’ di
Peraturan Badan, Peraturan PTM, Keputusan dan Surat Tugas. Apakah poin-poin ini
menggunakan angka atau huruf?
 Diktum ‘Menimbang’ pada Surat Tugas apakah boleh semua surat tugas menggunakan
dasar menimbang yang sama atau harus dikaitkan dengan substansi penugasannya?
 Usul, dalam mendukung SPIP alangkah baiknya diadakan evaluasi berkala terkait
kepatuhan implementasi Tata Naskah Dinas ini.
 Terkait kewenangan penandatanganan nota dinas, di jajaran irtama saya langsung
berada di bawah eselon 1. Apakah diperkenankan saya menandatangani nota dinas?

Bapak Tinggo
 Tentang kodefikasi yang ada di buku kodefikasi memang sudah tidak valid lagi.
Sehingga sebetulnya ada kebutuhan juga untuk dilakukan revisi. Kodefikasi naskah
dinas ini adalah substansi teknis dari BIRUMAS dan diharapkan di tahun ini secepatnya
dilakukan revisi tentang hal tersebut.
 Diharapkan pada tahun ini kita coba menyamakan persepsi terkait SOP dengan seluruh
perwakilan provinsi. SOP yang ada di pusat dapat digunakan teman prov. Dimungkinan
 jika ada kebutuhan untuk menyusun SOP di perwakilan namun harus memperhatikan
Proses Bisnis sesuai dengan Kepka 66 Tahun 2019.
 Terkait penentuan waktu pada SOP tidak harus satu satuan waktu. Bisa diperkirakan
berapa lama. Diberikan estimasi saja proses di pihak ke3 tersebut berapa lama.
Penentuan waktu juga jangan menjerat teman teman, diberikan spare sedikit.

Bapak Fransyah Perwakilan BKKBN Provinsi Jatim

 Kami juga membuat SOP turunan dari SOP Biro SDM Pusat yaitu SOP Pensiun, ada
beberapa kejadian kalau kita maksimalkan ada yang setahun, bahkan ada yang 2 tahun.
Teman pensiun akan kesulitan. Biasanya pada SOP diberikan tanda n.a.

Bapak Tinggo.
 Tidak semua kasus seperti itu. Salah satu solusinya tetap menentukan waktu namun
diberikan catatan. Kolom catatan bisa digunakan untuk menyampaikan hal-hal yang
tidak dapat disampaikan pada flowchart.

Ibu Melia
 Ketika kita menyusun SOP ada hal di luar kendali kita. Ada keterlibatan pihak luar.
NSPK juga bertahun tahun seperti itu. Yang kita buat di SOP itu adalah idealnya tapi
mungkin diberi note khusus bahwa membutuhkan waktu yang sifatnya tentatif.
 Kode surat ranahnya di Biro Umum dan Humas, sampai saat ini belum ada perubahan
yang lama. Ketika sudah direvisi akan disosialisasikan.
 Balai diklat. salah satu yang tidak dialihkan dalam JF karena berbeda dengan pusat dan
provinsi. Untuk di balai diklat ditandatangan kepala UPT tapi hanya untuk naskah yang
lingkupnya masih internal diklat tersebut. Ketika substansinya lintas diklat bahkan
lintas instansi tandatangannya harus kepada pejabat yang lebih tinggi.
 Penandatanganan memang sampai Eselon 2. Namun untuk kasus Bapak Sunarto bisa
menggunakan tata cara penandatanganan naskah dinas yang menggunakan garis
kewenangan
 Terkait kotak ZI dalam surat dinas. Kotak itu tidak dipersalahkan selama tidak
mengurangi apa yang sudah ditentukan. Prinsipnya boleh menambahkan tapi tidak
mengurangi. Itu bagian inovasi dalam rangka mendukung program ZI unit kerja.
 Terkait penulisan poin-poin pada diktum menimbang dan mengingat pada Perban,
Peraturan PTM dan Kepka dimana poin Menimbang menggunakan huruf dan poin
Mengingat menggunakan angka. Surat tugas atau SK masuk ke dalam kategori naskah
dinas penetapan dan penugasan, berbeda dengan Perban, Peraturan PTM dan Kepka
yang merupakan naskah dinas arahan.
 Terkait menimbang, sebaiknya menggunakan yang sesuai dengan substansi yang
diajukan. Dalam tata naskah dinas ini yang diatur hanya outline/format saja. Isinya
tergantung dan disesuaikan sesuai dengan kebutuhan pemrakarsa.

Ibu Grace Ditpenduk

  Dalam pembuatan Surat Tugas atau SK Tim yang di tandatangani oleh PTM apakah
perlu dicap?
 Terkait format SOP, tahun lalu dilakukan monev SOP ke Ditpenduk. Diberikan masukan
untuk diberikan akumulasi waktu dari seluruh kegiatan. Kalau di formatnya tadi tidak
ada. Yang manakah format yang digunakan?

Ibu Aas Tejasmara Ditjakduk

 Apakah notulensi diatur dalam Tata Naskah Dinas? Selama ini banyak tulis notulen
dengan berbagai format.
 Tabel kewenangan penandatangan naskah dinas belum dilengkapi tujuan dan alamat
surat.
 Apakah Eselon 2 diperkenankan menandatangani dan mengirim surat keluar BKKBN
(K/L eksternal)? Kalau diperbolehkan, apakah boleh ditujukan kepada Eselon 1-nya
atau harus tetap kepada Eselon 2?
 Bagaimana terkait penomoran surat? Sepertinya tidak dijelaskan di perban ini.

Bapak Tinggo.
 Penomoran diatur khusus di kodefikasi naskah dinas. Sekarang sedang dalam proses
revisi oleh BIRUMAS.

Ibu Firda DITSESYAN-KB

 SK yang sifatnya lintas kedeputian harus ditandatangan kepala, namun tadi
diperkenankan Eselon 1 juga menandatanganinya. Apakah semua SK yang lintas
komponen ini ditandatangani oleh Kepala? Sejauh mana SK ini boleh ditandatangani
Deputi?
 Kalau tidak diperkenankan Deputi menandatangani SK lintas kedeputian, apakah
diperbolehkan membuatnya dalam bentuk surat tugas? Apakah boleh surat tugas lintas
kedeputian ini ditandatangani oleh Deputi?
 Undangan tidak perlu stempel? Apakah termasuk berkirim ke Provinsi?
 Terkait surat undangan biasanya kami dalam satu surat menggabungkan antara
undangan internal dengan undangan eksternal. Apakah perlu dipisah atau tidak apa-apa
dibuat menjadi satu begitu?

Bapak Patric Tandiari Perwakilan BKKBN Provinsi Sumatera Selatan

 Untuk SK kegiatan lintas komponen di perwakilan apakah Kepala Perwakilan boleh
menandatangani SK dengan jabatannya sebagai KPA? Begitu juga dengan PPK yang
boleh menandatangani Keputusan.
 Kewenangan penandatangan legalisir berkas kepegawaian untuk arsip kepegawaian.
Biasanya Kasubag Kepegawaian yang memiliki kewenangan ini. Namun setelah ada
pengalihan JA ke JF ini, kewenangan ini berpindah ke Sekban atau Kaper di Provinsi?

Ibu Tunjung PULIN

  Pada Pasal 12 menyampaikan bahwa kewenangan penandatangan naskah dinas
korespondensi eksternal minimal untuk di tandatangan oleh Kepala BKKBN, Eselon 1
atau Pejabat Pengguna Anggaran. Berarti seluruh surat tugas harus ditandatangani oleh
PTP?

Ibu Melia
 Untuk SK, Surat Tugas atau naskah dinas lain yang sifatnya internal, baik itu di Pusat,
Perwakilan maupun Balai Diklat, itu tidak menggunakan stempel. Cukup dikop dan
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
 Notulen tidak masuk naskah dinas. Formatnya bisa sesuai dengan penulis. Kalau mau
menggunakan format laporan juga bisa. Jadi naskah notulensi dituangkan dalam bentuk
laporan.
 Kewenangan penandatanganan untuk surat ke K/L lain. Dulu BIRUMAS pernah
mengeluarkan SE tentang penandatanganan surat lintas K/L, berdasarkan ini
kewenangan penandatanganannya ada di Kepala atau setidak-tidaknya di Sestama.
 Untuk SK yang di tandatangani oleh Kepala dan PTM tidak distempel.
 Ketika orang yang ditugaskan itu lintas kedeputian tidak bisa deputi yang tandatangan.
Lintas kedeputiannya harus oleh Kepala setidaknya pendelegasiannya ke Sestama.
 Undangan yang melibatkan orang luar digabung atau tidak itu tergantung dengan
kebutuhan, dikembalikan lagi ke pemrakarsa.
 Kewenangan penandatanganan KPA dan Pejabat Pengadaan hanya untuk naskah dinas
yang terkait dengan PBJ atau keuangan, bukan naskah dinas pada umumnya. Surat-
surat yang terkait penugasan penugasan bisa tandatangan kaper.
 Legalisir dokumen administrasi kepegawaian oleh Sekban, apabila Sekban tidak ada,
ditandatangan Kaper.

Ibu Lisma DITSESYAN-KB

 Untuk Surat Tugas apakah cukup mencantumkan nama saja atau perlu dilengkapi
dengan gelar, nama jabatan dan NIP?

Ibu Melia
 Untuk yang menandatangani Surat Tugas cukup nama jelas tanpa gelar, tanpa stempel.
Namun kalau untuk nama yang ditugaskan itu selain mencantumkan nama juga
dicantumkan NIP. Secara outline tidak boleh mengurangi tapi kalau menambahkan
diperbolehkan sesuai kebutuhan.

Ibu Nyigit Perwakilan BKKBN Provinsi Jawa Timur

 Balai diklat sekarang sudah menjadi UPT, kewenangan di Tata Naskah Dinas sampai
sejauh apa? Kami sekarang sedang meminta fasilitasi vaksin melalui surat ke dinas
kesehatan Malang.
 Kalau kami ingin bersurat ke biro atau direktorat di Pusat apakah diberikan
kewenangan untuk menandatangani dengan memberikan tembusan ke Pusdiklat atau
 kami harus melalui Pusdiklat dulu untuk kemudian Pusdiklat yang melanjutkan surat
kami ke biro atau direktorat tersebut?
 Bentuk suratnya itu nota dinas atau surat dinas?
 Di Tata Naskah Dinas belum diatur stempel UPT Balai Diklat.

Ibu Melia
 Sebelumnya memang stempel belum ditambahkan kata-kata UPT. Kami sudah
konsultasi ke Kemenkumham apakah untuk perubahan ini perlu ada harmonisasi ulang.
Informasinya ketika kita tidak memperbaiki batang tubuh atau hal-hal yang substantif,
diperbolehkan untuk merevisi lampiran. Sudah kami sampaikan contoh stempel UPT
Balai Diklat hasil revisi kami.
 Kewenangan penandatanganan nota dinas, tergantung substansi surat tersebut. Kalau
sifatnya masih internal lingkup kediklatan maka yang menandatangani Kepala Balai
Diklat. ketika diluar lingkup kediklatan maka yang menandatangani adalah atasan
pejabat tsb.
 Format nota dinas hanya tandatangan, tidak distempel. Yang dimaksud internal dalam
lingkup nota dinas itu internal BKKBN, termasuk di dalamnya Perwakilan Provinsi dan
UPT Balai Diklat.

DOKUMENTASI RAPAT
DOKUMENTASI RAPAT