Administrasi Perkantoran Tugas 1

Nama : Rizky Aryani

NIM : 030720059
Prodi : Ilmu Administrasi Negara

1. Pengertian administrasi, manajemen, kantor, dan administrasi perkantoran, banyak

dikemukakan oleh para ahli, dan konsepnya sangat beragam sesuai dengan
persepsi/pengalaman para ahli terhadap objek kajian tersebut. Tugas Anda adalah
menghimpun konsep-konsep para ahli tersebut dan membuat sintesanya!
Jawab :
Pengertian Administrasi Perkantoran menurut beberapa ahli, yaitu :

1. W.H. Evans

Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran Menurut W.H. Evans adalah fungsi yang
menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai
pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi

2. Millis Geoffrey

Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran Menurut Millis Geoffrey adalah seni

membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan
demi mencapai tujuan yang ditetapkan.

3. George R. Terry

Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran Menurut George R. Terry adalah

perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan

4. Edwin Robinson Dan William Leffingwell

Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran Menurut Edwin Robinson Dan William

Leffingwell adalah sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjan
perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-
tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu

5. Prajudi Atmosudirjo

Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran Menurut Prajudi Atmosudirjo adalah

gabungan dan kombinasi antara corporate management (kantor sebagai kesatuan yang
terdiri atas gedung, tanah, personil, dan perlengkapan) dan operation management
(pekerjaan kantor)
Administrasi Perkantoran Tugas 1

6. Moekijat

Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran Menurut Moekijat adalah penerapan

fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan,
dan pengawasan kantor agar tujuan kantor dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa
puas.

7. Rifhi Siddiq

Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran Menurut Rifhi Siddiq adalah suatu metode
yang dilakukan dengan memperhatikan fungsi-fungsi manajemen berkaitan dengan
pekerjaan perkantoran yang telah direncanakan sebelumnya.

8. John Neuner dan Benjamin Haynes

Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran Menurut John Neuner dan Benjamin

Haynes adalah manajemen perkantoran mencakup bidang yang lebih sempit daripada yang
umumnya di kandung oleh istilah “manajemen” manajemen perkantoran untuk sebagian
besar berkenaan dengan pengawasan perkantoran

9. Suparjati dkk

Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran Menurut Suparjati dkk adalah suatu proses
kerjasama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya
dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen

10. Arthur Grager

Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran Menurut Arthur Grager :office management

is the function of administering, the communication and record services of an organization.
Yang artinya adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan
warkat dari suatu organisasi

11. Gie (1991: 4)

Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran Menurut Gie adalah rangkaian aktivitas

merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi, dan
mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib pekerjaan kantor

SINTESANYA

Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran artinya pengarahan menyeluruh terhadap

aktivitas-aktivitas tulis dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas
serta memperoleh, mencatat dan menganalisis segala informasi baik itu merencanakan
Administrasi Perkantoran Tugas 1

maupun mengorganisasikannya namun juga mencakup fungsi-fungsi pelayanan

perkantoran, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional yang berguna
dalam mengamankan suatu aset organisasi serta mempromosikan layanan administratif
tersebut secara sendiri dalam mencapai tujuan organisasi.

2. Organisasi dibentuk dalam rangka mencapai tujuan bersama yang dicita-citakan. Setidaknya
ada 6 (enam) tipe/bentuk organisasi, yaitu lini fungsional, lini dan staf, panitia, matriks dan
informal. Tugas Anda adalah mengumpulkan/menunjukan contoh-contoh tipe/bentuk
organisasi dalam praktik pengorganisasian di lembaga-lembaga baik swasta, pemerintah,
sosial, pendidikan, dan lainnya. Masing-masing tipe/bentuk organisasi, minimal satu contoh.
Jawab :
Organisasi Lini dan Fungsional 
adalah organisasi yang masing-masing  anggota mempunyai wewenang yang sama dan
pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam
organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini bersifat
managerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal,komite-komite itu dapat dibentuk
sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang
yang dibagi-bagi secara khusus.

Ciri-Cirinya, yaitu :
1) Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan
2) Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional
3) Pembagian kerja dan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon
4) Strukutur organisasi tidak begitu kompleks. Biasanya terdiri dari ketua, sekretaris,
bendahara, ketua-ketua seksi, dan para perugas
5) Struktur organisasi secara relatif tidak permanea. Organisasi ini hanya dipakai sesuai
kebutuhan atau kegiatan
6) Tugas pimpinan dilasanakan secara kolektif
7) Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama
8) Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk satgas
Administrasi Perkantoran Tugas 1

Organisasi Lini dan Staf

adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang
dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga
pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut
seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini
adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi
dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu
keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan
bawahan tidak secara langsung

Pengertian Organisasi Matrik

Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu organisasi di
mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai
ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi
satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan. Organisasi matrik digunakan
berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan
pengembangan.

Panitia
Ciri-ciri panitia yang bersifat formal adalah sebagai berikut:
1) Dibentuk atas dasar wewenang yang membentuk.
2) Mempunyai tempat dalam struktur organisasi.
Administrasi Perkantoran Tugas 1

3) mempunyai tujuan yang jelas.

4) Menerima delegasi wewenang dan tugas tertentu.

Organisasi informal

Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun
tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota
organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang
bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi
seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi
formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan
terumuskan.

3. Kantor adalah tempat melakukan pekerjaan, oleh karena itu setiap organisasi harus
menetapkan kantor, tata ruang, dan fasilitas/perlengkapan kantor yang dapat menunjang
efektifitas dan efisiensi kerja pekerjaan kantor. Tugas Anda adalah menunjukan macam-
macam fasilitas/perlengkapan kantor, dan menyebutkan fungsi/kegunaan/cara kerja
fasilitas/perlengkapan kantor tersebut.
Administrasi Perkantoran Tugas 1

Jawab :
 Kertas
Kertas adalah perlengkapan kantor paling dibutuhkan. Biasanya ini digunakan untuk
menulis, mencetak dan menggambar. Kertas hampir menjadi kebutuhan pokok sebagai
penopang aktivitas kantor. Jenisnya yang paling umum adalah HVS (Houtvrij
Schrijfpapier), F4 / Folio yang masing-masing punya ketebalan 70 hingga 100 gram.

 Pulpen, Pensil, Tipe-X dan Penghapus

Pulpen, Pensil dan penghapus adalah beberapa jenis peralatan kantor yang juga harus
selalu ada. Pensil digunakan untuk sarana menulis, menggambar, menuangkan ide atau
gagasan di atas kertas dan mudah dihapus. Sedangkan, pulpen memiliki fungsi untuk
alat tanda tangan dan lain sebagainya. Jika diperlukan Tipe-X adalah penghapus
pulpen.

 Penjepit Kertas
Beberapa peralatan-peralatan kantor dan fungsinya memang sangat beragam banyak
dan jumlahnya. Salah satunya adalah penjepit kertas atau paper-clip yang memiliki
ukuran kecil hingga sangat besar yang beragam warna dan mudah dilepas.
Perlengkapan kantor ini berguna sebagai penyatu lembaran kertas.

 Printer dan Tinta Printer

Ada printer harus ada tinta dan kertas untuk proses mencetak file yang diperlukan.
Untuk jenis tinta bisa berwarna dan hitam yang disesuaikan dengan kebutuhan. Macam-
macam printer dan tinta sendiri saat ini ada banyak sekali ragamnya. Sedangkan, untuk
warna tinta sendiri ada warna dasar CMYK (Cyan, Magenta, Yelow, Key/Black). Bila
memang kebutuhan printer sangat tinggi sehari-harinya, maka printer suntik sangat
cocok untuk digunakan. Hal ini akan memperlama habisnya tinta printer.

 Memory-Card, Flashdisk dan Eksternal Harddisk

Semua peralatan-peralatan kantor dan fungsinya sangat beraneka, begitu juga dengan
alat-alat penyimpan digital tersebut. Semua alat tersebut berfungsi untuk pemindahan
data-data digital dengan kapasitas berbeda-beda dari komputer satu ke komputer
lainnya. Flashdisk adalah salah satu benda yang sangat diperlukan oleh perkantoran
saat ini. Karena dengan flashdisk perpindahan data dari komputer satu ke komputer
lainnya menjadi lebih mudah dan cepat. Anda pun dapat mindahkan data berukuran
besar dengan jenis data yang beragam.

 Stopmap, Amplop dan Ordner

Amplop adalah perlengkapan kantor dengan fungsi sebagai branding perusahaan.
Amplop biasanya akan didesain menarik agar memiliki kesan sekaligus untuk
mengeksplorasi dengan perusahaan pesaing. Sedangkan Stopmap gunanya untuk
menyimpan kertas dan dokumen supaya tak terlipat atau tertekuk.
Administrasi Perkantoran Tugas 1

 Ordner adalah kotak tempat untuk menyimpan arsip dengan identitas pada tag
keterangan ordner. Peralatan kantor ini sering digunakan karena mampu mempermudah
pengarsipan dengan skala yang besar. Ordner penting bila Anda memiliki data arsip
hard copy dalam jumlah yang besar dan dengan kategori yang beragam.

 Stempel
Ada lagi peralatan-peralatan kantor dan fungsinya selain di atas yang tak kalah
pentingnya yakni, stempel. Perlengkapan kantor ini sebagai alat pengesahan transaksi
dan korespondensi kantor. Stempel punya peran penting yang menunjukkan atau
mewakili identitas suatu perusahaan dan alat penguat dalam pertanggungjawaban.

 Penggaris, Stapler, Gunting, Perforator, Perekat dan lainnya

Peralatan kantor yang lengkap juga termasuk penggaris stapler, gunting, perforator dan
lain-lain. penggaris sebagai alat pengukur yang biasanya digunakan di kantor. Gunting
adalah alat kantor yang selalu ada untuk memotong plastik, kertas, kain tali, dan
lainnya.Sedangkan, perforator untuk melubangi kertas. Adapun perekat bisa berupa lem
atau solatip dan ada lagi alat-alat lainnya.