A. Latar belakang
Ajudan yang dimaksud dalam tulisan ini bukanlah ajudan yang sering
terlihat berdiri di belakang pembina upacara. Itu hanya salah satu
“penampakan” lahiriah tugas ajudan dalam acara seremonial. Tugas ajudan
yang sebenarnya justeru yang tidak nampak oleh publik namun signifikan di
mata pimpinan.
Penulis mengawali tulisan ini dengan tiga ilustrasi yang barangkali
pernah dialami oleh sebagian pimpinan atau mereka yang mewakili. Berikut
ilustrasinya:
1. Seorang pimpinan pengadilan tingkat pertama yang baru beberapa hari
dilantik menghadiri acara sidang paripurna istimewa di gedung DPRD. Ia
hadir sesuai jam yang tertera dalam undangan. Sampai di tempat acara
ia dipersilakan oleh panitia duduk di tempat VIP. Ia menunggu lebih satu
jam namun belum ada unsur pimpinan TNI/Polri atau kejaksaan yang
Ditulis pada Minggu, 25 April 2015.
Hakim Pengadilan Agama Pelaihari, PTA Banjarmasin.
2
hadir. Setelah satu jam menunggu tiba rombongan bupati, Ketua DPRD,
Kapolres, Dandim dan Kajari. Mengapa pimpinan tidak ikut rombongan?
B. Batasan Masalah
Terdapat perbedaan ajudan pada pengadilan dengan ajudan bupati,
gubernur maupun presiden. Status dan fungsi mereka telah diatur tersendiri
melalui peraturan tertulis sehingga mereka memiliki tempat dalam organisasi
pemda. Dan mereka mempunyai kewenangan menyediakan biaya
operasional bupati seperti Ajudan Bupati Pamekasan.1
Supaya tidak bias perlu ditegaskan bahwa tulisan ini tidak membahas
Muspida karena hakim menjadi anggota Muspida sudah jelas dilarang 2.
Semangat tulisan ini adalah bagaimana memberikan pelayanan terbaik
kepada pimpinan pengadilan sehingga pimpinan mendapat tempat yang
terhormat sesuai Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 Tentang
Keprotokolan.
Ajudan dalam tulisan ini adalah ajudan pimpinan pengadilan baik
pengadilan tingkat pertama maupun pengadilan tingkat banding. Ajudan
pimpinan pengadilan tidak diatur secara khusus karena belum diatur struktur
organisasinya. Sedangkan pada struktur organisasi Mahkamah Agung,
protokoler include ajudan ditangani oleh Kasubbag Protokol dan Akomodasi
1
Pasal 4 Peraturan Bupati Pamekasan Nomor 21 Tahun 2010 Tentang Uraian Tugas
Staf Bupati dan Wakil Bupati. Ajudan bertanggung jawab kepada Bagian Humas dan Protokol.
Ajudan bupati bertugas mengkoordinasikan kegiatan bupati dengan sekda, asisten, SKPD dan
bagian. Ia bertugas pula melakukan koordinasi terkait pengamanan dan PATWAL, koordinasi
terkait kunjungan tamu baik provinsi maupun pusat.
2
Pasal 2 Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2011.
4
C. Pembahasan
Tidak ada penggambaran yang pas untuk memetakan ruang lingkup
dan pekerjaan seorang ajudan. Namun ajudan dituntut untuk menguasai
beragam ketrampilan dasar seperti protokoler, komunikasi dan managemen
resiko. Ketrampilan dasar ini harus dapat ditampilkan tepat cara dan tepat
waktu pada pimpinan sehingga acara berjalan sesuai rencana. Cara rumit
meramu ketrampilan dasar inilah yang membuat ajudan benar-benar
keberadaannya penting.
Ajudan harus dapat menjadi "tangan kanan", "mata kanan", "otak
kanan" dan "kaki kanan" pimpinan. Secara tidak langsung peran seorang
ajudan "bisa" ikut menentukan keputusan seorang pimpinan. Jika pimpinan
disodori fakta dan data yang salah, tentunya keputusan yang diambil akan
salah. Sebaliknya jika ajudan dapat memberi informasi yang akurat maka
keputusan pimpinan akan tepat.
Ajudan dituntut mampu untuk memberikan gambaran akan suatu
permasalahan dari sisi pandang protokoler, mampu membaca situasi
keamanan tempat yang akan dituju, mampu untuk menghindari situasi tidak
menyenangkan bagi pimpinan. Ajudan harus tahu bagaimana protokoler
bekerja, menghindari kejadian memalukan, tepati jadwal, cek perubahan
acara, membawa administrasi dan dokumen yang diperlukan serta beragam
kemampuan khusus lainnya yang tidak ada ilmunya "di sekolah" manapun.
4
Surat Tugas Nomor PTA.1/K/Hm.01/478/2005 Tertanggal 11 Agustus 2005 Tentang
Tugas Ajudan.
7
Tamu yang ingin bertemu pimpinan harus diatur karena banyak sekali
masyarakat yang ingin bertemu pimpinan. Mulai para pihak yang minta
keadilan, LSM yang meminta sumbangan atau wartawan yang ingin
mewawancara.
Tiap-tiap satker tentu sudah membuat aturan, tidak semua tamu dapat
bertemu dengan pimpinan. Bagian umum/resepsionis/meja informasi akan
mempertemukan tamu dengan pansek, wasek, wapan, panmud atau humas
tergantung kepentingannya. Termasuk pegawai yang ingin bertemu pimpinan
sebaiknya melalui ajudan kecuali memang pimpinan yang menghendaki
justru ajudan akan diberi tugas memanggil.
Aturan dibuat bukan tanpa alasan, mengingat ruangan pimpinan
adalah tempat yang sakral dan di sana banyak rahasia maka perlu diatur
siapa yang boleh masuk ruang pimpinan. Masuk ruang pimpinan perlu izin
terlebih dahulu adalah untuk menjaga martabat dan kehormatan pimpinan.
Bisa jadi pimpinan sedang tidak mau diganggu saat itu, sedang istirahat atau
sedang menerima telepon penting.
3. Manfaat Ajudan
Diklat ajudan secara khusus di empat lingkungan peradilan tidak ada.
Diklat ajudan akan didapat secara langsung di lapangan dimulai sejak ia
ditunjuk pimpinan menjadi ajudan. Setelah bekerja ia akan menyesuaikan diri
dengan lapangan. Dalam waktu yang tidak terlalu lama ajudan akan segera
dikenal protokol pemda, keamanan bandara, POM TNI AU bahkan
Paspampres.
Belum lama ini Mario -Sang Penyusup Pesawat Garuda GA 177
Pekanbaru-Jakarta, Selasa (7/4/2015) - masuk daerah tertentu bandara
tanpa izin terancam pidana satu tahun atau denda seratus juta rupiah 5,
sementara Ajudan KPTA Yogyakarta Achmad Nurhadi bisa masuk wilayah
ring satu (pesawat kepresidenan) tanpa ada yang mencurigai. Ini terjadi
karena ia sudah dikenal protokol pemda, selain itu ia pandai berkomunikasi
dan bergaul dengan keamanan bandara/POM TNI AU dan Paspamres.
5
Pasal 421 UU Nomor 1 Tahun 2009 Tentang Penerbangan.
8
Ajudan KPTA Yogyakarta bisa berada di ring satu (pesawat kepresidenan) karena
sudah dikenal protokol pemda dan POM TNI AU (Dok. Achmad Nurhadi, 2015).
pimpinan tidak akan memulai acara karena menunggu orang nomor satu di
daerahnya. Terlambat sedikit memulai acara lebih ringan resikonya daripada
mempermalukan orang nomor satu karena datang terlambat.
Tugas tambahan ajudan mengabadikan foto bersejarah pimpinan dengan Presiden RI.
Kiri: KPTA Yogyakarta Chatib Rasyid, kanan: Waka PTA Yogyakarta Said Husin.
(Foto: PTA Yogyakarta, 2008).
12
D. Penutup
Tupoksi ajudan dapat diambil alih oleh supir bagi satker yang memiliki
pegawai terbatas. Syaratnya supir tersebut telah dilatih untuk melaksanakan
tupoksi ajudan. Namun dalam hal tertentu supir saja tidak cukup seperti
acara antar-jemput tamu di bandara kecuali supir diberi tanda pengenal
sehingga diizinkan memasuki area tertentu di bandara.
1. Kesimpulan
a. Tupoksi ajudan merupakan bagian kecil dari tugas protokoler.
b. Kegiatan protokoler di pengadilan tingkat pertama maupun pengadilan
tingkat banding menjadi tanggung jawab panitera/sekretaris
sedangkan di Mahkamah Agung menjadi tugas dan tanggung jawab
Kasubbag Protokol dan Akomodasi.
c. Tupoksi ajudan adalah membantu pimpinan terkait protokoler baik
kegiatan di dalam maupun ke luar agar semua kegiatan pimpinan
berjalan dengan tertib dan lancar.
d. Karena padatnya kegiatan panitera/sekretaris memberi tugas kepada
stafnya untuk melaksanakan tupoksi ajudan.
2. Saran
a. Bagi satker yang memiliki pegawai cukup hendaknya mengangkat
ajudan untuk melancarkan kegiatan pimpinan.
b. Bagi satker yang pegawainya terbatas, ajudan dapat dirangkap oleh
supir dengan syarat supir sudah dilatih untuk melaksanakan tupoksi
ajudan.
13
Daftar Rujukan