BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Good Governance sebagai suatu konsep tata kelola pemerintahan yang
baik lahir ketika demokrasi menjadi konsep yang diterima dan di adopsi di
Indonesia setidaknya pasca reformasi terjadi di tahun 1998. Laju pengaruh
demokrasi beserta prinsip-prinsip umum yang terdapat di dalam demokrasi
bergerak masuk ke berbagai sendi kehidupan bernegara hingga pada struktur
lembaga negara pada aspek tata kelola pemerintahan.
Pemerintah Daerah Provinsi Papua Barat Daya merupakan salah satu
daerah otonom dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI).
Pemerintah Daerah Provinsi Papua Barat Daya sebagai organisasi negara yang
didalamnya memiliki struktur, jabatan dan fungsi. Keberadaan struktur, jabatan
dan fungsi tersebut untuk mengoptimalkan kinerja organiasi Pemerintah Provinsi
Papua Barat Daya dalam menyelenggarakan pemerintahan dan pelayanan publik.
Asisten III Bidang Administrasi Umum sebagai salah satu unsur yang ada
dalam organisasi pemerintah Provinsi Papua Barat Daya memiliki tugas pokok
“Membantu Sekretaris Daerah dalam pelaksanaan kebijakan, penyusunan
kebijakan daerah dan pengoordinasian penyusunan kebijakan daerah di bidang
umum dan protokol, kearsipan dan perpustakaan, komunikasi dan dokumentasi
pimpinan, meliputi Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian
dan Pengembangan Daerah, Badan Keuangan dan Aset Daerah, Badan
Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Aparatur, Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil, Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa, Bagian Umum
dan Protokol, Bagian Kearsipan dan Perpustakaan, Bagian Komunikasi dan
Dokumentasi Pimpinan”.
Dalam melaksanakan tugas tersebut Asisten III Bidang Administrasi Umum
dituntut untuk memberikan pelayanan prima yang mampu memuaskan seluruh
stakeholder baik dilingkup internal maupun eksternal organisasi. Definisi
pelayanan prima mengandung tiga hal pokok, yaitu adanya pendekatan sikap

Page 1
SELEKSI TERBUKA JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA
LINGKUP PEMERINTAH PROVINSI PAPUA BARAT DAYA TAHUN 2023
 yang berkaitan dengan kepedulian kepada pelanggan, upaya melayani dengan
tindakan yang terbaik, dan adanya tujuan untuk memuaskan pelanggan dengan
berorientasi pada standar layanan tertentu. Intinya, pelayanan prima itu adalah
pelayanan yang diberikan secara maksimal. Dalam hal ini pihak Protokoler
Sekretariat Pemerintah Provinsi Papua Barat Daya memiliki peran yang cukup
strategis. Protokol ini tidak hanya melayani para masyararakat sesuai protokol,
tetapi juga melayani tamu dari pihak luar. Dalam memberikan pelayanan yang
prima, Protokoler haruslah mengenal siapa yang akan dilayaninya.
Protokol merupakan suatu kebutuhan yang tak terelakkan di dunia modern.
Banyak kegagalan acara atau kegiatan disebabkan karena buruknya protokoler
suatu acara atau kegiatan. Itulah sebabnya banyak lembaga pemerintah maupun
swasta menyusun protokoler secara rapi dengan menempatkan seseorang atau
beberapa orang (staf) yang diberi tugas khusus untuk mengerjakan kegiatan-
kegiatan keprotokoleran.
Pelayanan protokoler tidak hanya berdampak pada kegiatan atau acara
resmi lingkup Pemerintah Provinsi Papua Barat Daya namun juga berpengaruh
terhadap pelayanan publik. Pelayanan terhadap masyarakat sesuai protokol
sangatlah penting, karena menentukan kinerja dari protokol itu sendiri. Jika
pelayanan terhadap masyarakat terhambat, maka ini dikhawatirkan juga dapat
mempengaruhi tingkat kepercayaan publik terhadap Pemerintah Provinsi Papua
Barat Daya, sehingga masalah jadi merembet. Secara keseluruhan, tentu hal-hal
seperti ini sangat tidak diharapkan.
Didasari pemikiran diatas maka melalui karya tulis ini akan fokus mengulas
tentang bagaimanakah peran protokoler dalam menunjang keberhasilan kinerja
Asisten III Bidang Administrasi Umum Sekretariat Daerah Provinsi Papua Barat
Daya.

B. Identifikasi Masalah
Dalam kinerja pelayanan keprotokuleran pada Sekretariat Daerah Provinsi
Papua Barat Daya, penulis mencermati ada beberapa hal yang menjadi kendala
dan tantangan pelayanan, yaitu :
1. Belum semua media dapat mempublish informasi yang disediakan melalui
press rilis/website
Page 2
SELEKSI TERBUKA JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA
LINGKUP PEMERINTAH PROVINSI PAPUA BARAT DAYA TAHUN 2023
 2. Intensitas kunjungan tamu VVIP sulit diprediksi
3. Masih belum ada persamaan persepsi dalam pengaturan acara
4. Jumlah personil yang memenuhi kualifikasi masih terbatas
5. Kurang efektifnya koordinasi antara protokoler dan stakeholder lainnya dalam
mengatur acara yang dihadirkan oleh Gubernur dan unsur pimpinan daerah
lainnya

Page 3
SELEKSI TERBUKA JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA
LINGKUP PEMERINTAH PROVINSI PAPUA BARAT DAYA TAHUN 2023
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Peran Protokoler Dalam Menunjang Kinerja Asisten III Bidang Administrasi

Umum
Pemerintah Daerah merupakan pelaksana dan penanggung jawab segala
kegiatan pemerintahan yang ada didaerah otonom. Kegiatan utama pemerintah
daerah adalah melaksanakan pelayanan sebaik mungkin terhadap kepentingan
masyarakat setempat dan melaksanaknanpembangunan sebagai usaha untuk
memajukan daerah otonom. Pada dasarnya Pemerintah Daerah merupakan
pelayan kepada masyarakat, ia diadakan untuk melayani masyarakat serta
menciptakan kondisi yang memungkinkan setiap anggota masyarakat
mengembangkan kemampuan dan kreatifitas demi mencapai kemajuan
bersama, bukan diadakan untuk melayani diri sendiri.
Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang keprotokoleran
menjelaskan bahwa keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan
dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata
Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan
kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam
negara, pemerintahan, atau masyarakat.
Bagian Umum dan Protokol Sekretariat pada Asisten III Bidang
Administrasi Umum Sekretariat Daerah Provinsi Papua Barat Daya merupakan
salah satu unit kerja yang melaksanakan tugas umum pemerintah Provinsi
Papua Barat Daya, penyiapan bahan koordinasi, pelayanan kepala / wakil
Kepala Daerah dan kunjungan tamu-tamu daerah. Sebagai salah satu unit kerja
pemerintahan Bagian Umum dan Protokol pada Asisten III Bidang Administrasi
Umum Sekretariat Daerah Provinsi Papua Barat Daya mengutamakan
pencegahan (prevention) terhadap hal-hal yang dapat menghambat pencapaian
tujuan dan program-program pemerintah dari pada melakukan penindakan yang
bersifat represif.
Disamping tugas sebagai penyampai berita/informasi, Asisten III Bidang
Administrasi Umum melalui Bagian Umum dan Protokol juga berfungsi sebagai
Page 4
SELEKSI TERBUKA JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA
LINGKUP PEMERINTAH PROVINSI PAPUA BARAT DAYA TAHUN 2023
 penghubung dari Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah dengan seluruh instansi,
baik itu dalam Kabupaten, Provinsi ataupun kenegaraan. Sesuai dengan
Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan. Bagian Protokol
telah menjalankan beberapa program pemantapan kegiatan kedaerahan yang
bersifat kunjungan ataupun pelayanan khusus kedaerahan, antara lain dengan
melakukan revisi kegiatan dan penjadwalan kegiatan kedaerahan di Provinsi
Papua Barat Daya.
Percepatan Pembangunan dan berbagai terobosan kebijakan yang
dilakukan unsur pimpinan daerah Provinsi Papua Barat Daya, membutuhkan
kesigapan dan keseriusan jajaran pemerintah daerah dalam mengikuti dan
mendukung serta mensukseskannya. Tak terkecuali Bagian Protokoler yang
paling bersentuhan langsung dengan gerakgerik dan sepak terjang unsur
pimpinan daerah. Para pemimpin daerah melakukan kinerja dengan cepat, untuk
itu protokol harus dapat mengimbangi figur pimpinannya tersebut.
Setiap kegiatan atau acara merupakan tanggung jawab dari pihak
Protokoler Sekretariat Daerah Pemerintah Provinsi Papua Barat Daya. Oleh
karena itu jika ada kegiatan atau acara yang terkesan asalasalan dan banyak
kekurangan, pihak Protokoler lah yang selalu mendapat perhatian paling
pertama oleh Pimpinan daerah. Kemudian peran Protokoler tidak hanya sebatas
berperan pada kebutuhan kegiatan Gubernur sebagai pimpinan daerah, tetapi
diluar itu sinergitas peran dan fungsi humas dalam mempersiapkan,
mengkoordinasikan hingga mengevaluasi berbagai kegiatan yang digelar
pemerintah daerah, baik itu oleh Gubernur, Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah
hingga dinas dan kelembagaan pemerintah daerah. Semuanya membutuhkan
peran dan fungsi humas. Citra baik pemerintah Provinsi Papua Barat Daya, baik
dimata masyarakat maupun daerah lain tergantung dari kinerja Asisten III
Bidang Administrasi Umum melalui Bagian Umum dan Protokoler.
Sementara itu, pihak Protokoler harus selalu siap menjalankan tugas,
meski itu di hari libur karena setiap kegiatan atau acara dari Pemerintah Provinsi
Papua Barat Daya merupakan tugas dan tanggung jawab, dan mengawal
kegiatan itu agar berjalan lancar. Peran protokoler ini sangat strategis karena
tidak hanya memberikan pelayanan yang prima terhadap pegawai saja, tapi juga
tamu. Jika protokoler benar-benar memberikan pelayanan prima terhadap tamu/
Page 5
SELEKSI TERBUKA JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA
LINGKUP PEMERINTAH PROVINSI PAPUA BARAT DAYA TAHUN 2023
 pihak dari luar, maka persepsi positif pun akan diberikan pada organisasi
(Pemerintah Provinsi Papua Barat Daya) ini secara keseluruhan. Hal ini tentu
akan menunjang kesuksesan Pemerintah Provinsi Papua Barat Daya dalam
menjalankan visi misinya.
Selain hal-hal tersebut, protokoler juga sebaiknya menguasai komunikasi
Pemerintah Provinsi Papua Barat Daya demi membantunya dalam memberikan
pelayanan kepada masyarakat. Komunikasi internal yang disebut juga dengan
komunikasi pegawai ini memiliki tiga wujud, yakni komunikasi ke bawah (dari
pihak manajemen atau pimpinan organisasi kepada para pegawai/dari atasan ke
bawahan), komunikasi ke atas (dari pegawai ke pihak manajemen (dari
bawahan ke atasan), dan terakhir komunikasi sejajar (berlangsung antara
sesama pegawai). Jadi, intinya seorang protokoler haruslah pandai
menempatkan diri.
Dalam konteks ini berarti protokoler pemerintah Provinsi Papua Barat Daya
seyogyanya bekerja sama dengan seluruh stakeholder untuk
mengkomunikasikan berbagai berita, pelatihan, dan topik penting lainnya
kepada masyarakat. Kemudian para staf hubungan internal juga bekerja sama
dengan staf hubungan eksternal untuk mengoordinasikan pesan-pesan
sehingga organisasi bisa mengemukakan pernyataannya dalam “satu suara”.
Jadi, protokoler menjalin hubungan yang baik dengan seluruh stakeholder terkait
agar mengetahui semua kegiatan yang berhubungan dengan Pemerintah
Provinsi Papua Barat Daya sehingga kegiatan dapat berjalan dengan lancar.

B. Strategi Mengatasi Kendala

Berdasarkan tantangan yang dihadapi dalam pelayanan keprotokuleran
maka solusi pemecahan masalah yang dapat dilakukan yaitu :
1. Mengoptimalkan koordinasi dengan pihak-pihak yang bersangkutan
2. Memaksimalkan personil yang ada dan merekrut tenaga baru sesuai
kebutuhan
3. Meningkatkan koordinasi dengan instansi lain
4. Merestrukturisasi staf dan pejabat struktural dengan personel yang
mempunyai kompetensi dan berkomitmen terhadap tugas dan kewajibannya
5. Peningkatan kualitas SDM dan jumlah staf khusus
Page 6
SELEKSI TERBUKA JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA
LINGKUP PEMERINTAH PROVINSI PAPUA BARAT DAYA TAHUN 2023
 6. Pemberian reward terhadap pegawai berprestasi
7. Memanfaatkan teknologi informasi untuk penyebaran informasi agenda
kegiatan pimpinan secara mudah, cepat, dan menjangkau secara luas kepada
seluruh stakeholder

Page 7
SELEKSI TERBUKA JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA
LINGKUP PEMERINTAH PROVINSI PAPUA BARAT DAYA TAHUN 2023
 BAB III

KESIMPULAN

A. Kesimpulan
Berdasarkan pada penyajian data dan pembahasan yang telah diuraikan
sebelumnya, maka dapat dikemukakan kesimpulan antara lain :
1. Kompetensi seorang Protokoler sangat berpengaruh terhadap keberhasilan
kinerja Asisten III Bidang Administrasi Umum. Sebagian besar tugas Asisten
Bidang Administrasi Umum terkait dengan keprotokuleran, humas dan kearsipan
yang tentunya hal ini sangat membutuhkan SDM yang terampil, handal dan
profesional dalam menjalankan tugas pelayanan tersebut.
2. Peran protokol bukan hanya pembawa acara atau mempersilakan tamu,
melainkan dilatih mengenai teknik berkomunikasi yang baik dan benar,
bagaimana menjadi pribadi yang efektif dan tentang personal grooming, yaitu
tata cara berpenampilan di dunia professional peran lain dari sosok seorang
protokoler tentunya tidak hanya menjadi koordinator untuk dirinya dalam
menjalankan sebuah acara resmi, melainkan dengan semua pihak yang terkait.
3. Protokol harus dapat menjalin komunikasi dengan beberapa pihak terkait.
Seorang protokol juga harus bertindak sebagai mediator dan koordinator. Tetapi,
peran seorang protokol sebetulnya lebih dari itu, seorang protokoler harus
mampu bersikap sebagai seorang manajer yang mengatur jalannya kegiatan
dengan baik. Seorang protokol tentunya harus berkoordinasi dengan semua
pihak yang terlibat.

B. Saran
Dalam rangka meningkatkan kinerja pelayanan keprotokuleran maka saran-
saran yang penulis kemukakan adalah sebagai berikut :
1. Pada Bagian protokol, diharapkan mengacu pada Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan.
2. Diharapkan kepada kepala Bagian protokoler pada pegawai dilakukan secara
roling dalam menyusun kepanitian kegiatan protokoler pada setiap acara yang
diselenggarakan.
Page 8
SELEKSI TERBUKA JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA
LINGKUP PEMERINTAH PROVINSI PAPUA BARAT DAYA TAHUN 2023
3. Bagi pimpinan Protokol agar selalu memberikan teguran lisan maupun secara
tertulis kepada pegawai agar selalu mengerjakan tugas pokok dan fungsi Bagian
Protokoler.
4. Bagian Umum dan Protokoler agar selalu melakukan evaluasi dan koordinasi
pada suatu kegiatan dan bagi Kepala Bagian kegiatan kunjungan kerja juga
harus selalu membentuk tim dari protokol untuk mengatur agenda kegiatan per
harinya, perminggunya, atau kunjungan kerja yang banyak dalam satu harinya,
itu semua demi terlaksananya kunjungan kerja yang memiliki perbaikan atas
setiap kerja dilingkungan pemerintahan dan kunjungan kerjapun tepat sasaran.

Page 9
SELEKSI TERBUKA JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA
LINGKUP PEMERINTAH PROVINSI PAPUA BARAT DAYA TAHUN 2023
 DAFTAR PUSTAKA

Anonim, Undang-undang Nomor 09 Tahun 2010, tentang Keprotokolan (Lembaran

Negara republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 125, Tambahan Lembaran
Negara Nomor 5166)

Abdul Wahab, Solichin. 2001. Analisis Kebijakan: Dari Formulasi ke Implementasi

Kebijaksanaan Negara. Jakarta: Bumi Aksara.

Cahyono, Bambang. 2012. Buku Praktis Pedoman Keprotokolan. Yogyakarta:

Cyrillus Publisher.

Pasolong, Harbani. 2007. Teori Administrasi Publik. Bandung: Alfabeta.

Romli, Asep Syamsul M. 2014. Perbedaan Pembawa Acara, MC, protokol dan
protokoler. Diunduh dari http://www.romeltea.com. pada 20 November 2023.

Page 10
SELEKSI TERBUKA JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA
LINGKUP PEMERINTAH PROVINSI PAPUA BARAT DAYA TAHUN 2023