Tugas 1

Sistem informasi manajemen

Nama : Mareta Prihacining Tyas
NIM : 031127678
UPBJJ : Surakarta

1. Pengendalian system
Karena suatu sistem tidak ada yang tertutup, supaya sistem dapat terus melangsungkan hidupnya,
maka sistem harus mempunyai daya membela diri atau sistem harus mempunyai daya beli diri atau
sistem harus mempunyai sistem pengendalian. Pengendalian dari suatu sistem dapat berupa
pengendalian umpan balik (feedback control system), dan pengendalian umpan maju (feed forward
control system ) dan pengendalian pencegahan (preventive control system).  

MASUKAN --------> PENGOLAHAN ---------> KELUARAN

                      Bentuk dasar suatu sistem

A. Sistem Pengendalian Umpan Balik

Pengendalian umpan balik merupakan proses mengukur keluaran dari sistem yang dibandingkan
dengan suatu standar tertentu. Bilamana terjadi perbedaan - perbedaan atau penyimpangan -
penyimpanga akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan sistem selanjudnya. Study teoritis tentang
sistem pengendalian umpan balik disebut dengan  cybernetisc.  Istilah ini berasal dari bahasa Yunani
yaitu kybernettes  yang berarati "orang yang mengatur " penerapan suatu pengendalian daam suatu
sistem.

Sistem pengendalian umpan balik mempunyai 4 komponen dasar, yaitu :

 Suatu karakteristik atau kondisi yang dikendalikan diukur dari keluarannya.
 Suatu sensor (censor) yang mengukur karakteristik atau kondisi tersebut.
Suatu unit pengendalian  (control unit ) yang membandingkan hasil ukuran censor dengan suatu 
standar.
Suatu unit pengatur  (activating unit) yang menghasilkan tindakan penyesuaian untuk masukkan
proses selanjudnya.
Sistem pengendalian umpan balik disebut juga dengan istilah negative feedback,  karena hasil balik
yang negative akan dikendalikan supaya menjadi baik untuk masukan proses selanjudnya. Contoh
yang paling umum dari sistem pengendalian umpan balik adalah sistem themostat di dalam alat
pendingin. (air conditioner). Kondisi temperatur yang dihasilkan oleh alat pendingin akan diukur oleh
suatu sensor dan dibandingkan dengan standar temperatur yang tidak menyebabkan ruangan
menjadi lembab. Bila temperatu terlalu dingin, maka tungku pemanas sebagai pengatur unit pegnatur
dalam thermostat akan dihidupkan. Bila temperatue terlalu panas, maka tungku akan dimatikan dan
alat pendingin akan bekerja kembali. Seandainya alat pendingin tidak mempunyai pengendali ini,
maka ruangan akan menjadi lemabab dan tujuan dari alat pendingin tersebut tidak akan tercapai.
Sistem akuntansi pertanggungjawaban merupaka penerapan dari sistesm pengendalian umpan balik
dalam sistem akuntansi. Sistem akuntansi pertanggungjawaban dapat berupa pusat beaya dan pusat
investai. Pada pusat beaya yang dikendalikan bila melebihi anggaran akan dianalisis peneybabnya dan
akan diperbaiki untuk masukan selanjudnya. sehingga diharafkan beaya yang terjadi dapat
diminimumkan.

B. Sistem Pengendalian Umpan Maju

Sistem pengendalian umpan maju (feedforward control system) disebut juga dengan istilah positive
feedback. Positive feedback mencoba mendorong proses dari sistem supaya manghasilkan hasil balik
yang posiif. Sistem pengendalian umpan maju ini merupakan perkembangan dari sitem pengendalian
umpan balik. Di dalam sistem pengendalian umpan balik, pengendalian dilakukan setelah keluaran
dihasilkan. Pengendalian sepertin ini diangap mempunyai kelemahan bilamana penyimpanan dari luar
dengan standar sangat besar. Padahal keluaran ini merupakan hasil yang sudah terlanjur terjadi dan
dapat mengakibatkan hal sangat fatal. Ide supaya keluaran dapat dihasilkan dengan hasil balik yang
baik atau positif merupakan konsep dari sistem pengendalian umpan maju. sehingga untuk hal - hal
yang dianggap dapat terjadi penyimpangan yang besar dan tidak boleh terjadi, dilakukan
pengendalian umpan maju. Supaya keluaran dapat dihasilkan umpan balik yang positip, maka
pengendalian tidak boleh diukur dari keluarannya, tetapi diukur dan dikendalikan dari prosesnya.
Selama proses didalam sistem, selalu dilakukan pengamatan dan dan cepat - cepat diatasi bila bila
mulai terjadi penyimpangan sebelum terlanjur fatal pada keluarannya.

contoh :
Contoh penerapan sistem pengenadalian umpan maju yang paling banyak diterapkan pada sistem
akuntansi adalah pada sistem perencanaan kas akan sangat berbahaya dan bisa berakibat fatal
bilaman saldo kas suatu ketika saldo menjadi sangat kecil atau bahkan menjadi defisit dan akan
menyebabkan lekuiditas perusahaan rendah., sebagai akibatnya aktivitas perusahaan dapat
terganggu. Untuk mengatasi hal ini, meka penerapan sistem pengendalian umpan maju diterapkan
dengan meramalkan arus dari saldo kas dimasa mendatang dengan membuat sistem anggaran kas.
Kondisi yang dikendalikan adalah semua proses kegiatan perusahaan dankeputusan - keputusan yang
memperngaruhi tingkat saldo kas. Proses ini diukur dari arus kas yang terjadi melalui proses akuntansi
dan dibandingkan dengan batasan saldo kas yang diperbolekan dalam anggaran kas yang telah dibuat.
Bila saldo kas yang terjadi berada diluar batas saldo kas yang telah dianggarkan, maka cepat - cepat
dilakukan tindakan pengaturan untuk memperbaiki saldo kas. Sebagai pengatur adalah manajer
keuangan yang akan melakukan tindakan penyesuaian terhadap saldo kas . Bila setiap saat proses
mempengaruhi saldo kas selalu diawasi dan dikendalikan, diambil tindakan secepatnya sebelu terjadi
hal yang fatal, maka keluaran yang terjadi diharafkan akan sesuai dengan yang diharafkan.

C. Sistem Pengendalian Pencegahan

Kalau sistem pengendalian umpan balik mengendalikan keluarannya dan sistem pengendalian umpan
maju mengendalikan prosesnya, maka sistem pengendalian pencegahan mencoba unutk
mengendalikan sistem dimuka sebelum proses dimulai dengan mencegah hal  - hal yang merugikan
untuk masuk kedalam sistem. Sistem pengendalian intern (internal control) merupakan contoh
penerapan dari sistem pengendalian pencegahan. Penerapan kebijaksanaan - kebijaksanaan, metode
- metode dan prosedur - prosedur didalam sistem pengendalian intern dimaksudkan untuk mencegah
hal - hal yang tidak baik mengganggu masukan, proses dan hasil dari sistem supaya dapat beroperasi
seperti yang diharafkan.

2. tingkatan keputusan manajemen pada perusahaan

1. Manajemen Lini Pertama (first-line management)

Tingkatan manajemen lini pertama adalah tingkatan manajemen paling bawah pada sebuah
organisasi.

Manajemen lini pertama memiliki tugas untuk memimpin dan mengkontrol pekerja non manajerial
pada sebuah perusahaan atau organisasi. Tingkatan pada manajemen ini tidak membawahi tingkatan
manajemen yang lainnya.

Beberapa contoh tingkatan manajemen lini pertama adalah penyelia (supervisor) atau pengawas,
manajer lokasi, manajer perkantoran, manajer departemen, manajer shift, atau mandor.

Manajemen ini disebut juga manajemen operasional yang terlibat secara langsung pada proses
produksi dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan berbagai rencana yang telah ditentukan oleh
tingkatan manajemen yang lebih tinggi.
Perlu diketahui tingkatan manajemen awal ini dipilih oleh manajemen level menengah. Diantara
keahlian yang utama dibutuhkan adalah keahlian komunikasi, pengambilan keputusan, manajemen
waktu dan teknikal.

Manajemen tingkat awal memiliki berbagai kegiatan yang harus dilakukan seperti :

1. Memerlukan ketrampilan teknis (keahlian yang mencakup prosedur teknis, pengetahuan dan
keahlian dalam bidang khusus) dan kemampuan komunikasi yang baik.
2. Menyusun perencanaan jangka pendek (harian, mingguan dan bulanan).
3. Mengarahkan sejumlah karyawan yang berada di bawah komandonya.
4. Memberikan informasi terkait keputusan yang diambil oleh manajemen kepada para
karyawan dan memberikan informasi terkait kinerja, hambatan, kesulitan dan tuntutan dari
para karyawan kepada manajemen yang lebih tinggi.
5. Menjaga hubungan baik antara manajemen tingkat menengah dan para karyawan.
6. Bertanggung jawab dan memberikan laporan secara langsung kepada manajemen level
menengah. 

2. Manajemen Tingkat Menengah (Middle Management)

Tingkatan pada manajemen level menengah  merupakan manajemen yang antara manajemen lini
pertama dan manajemen puncak.

Tingkatan manajemen ini memiliki tanggung jawab atas pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan
oleh manajemen puncak.

Manajemen tingkat menengah mempunyai tanggung jawab pula terhadap segala kegiatan yang
dilaksanakan oleh tingkatan manajemen di bawahnya bahkan terhadap beberapa karyawan
operasional.

Contoh tingkatan manajemen tingkat menengah seperti kepala departemen (manajer pemasaran,
manajer keuangan, dll) atau HOD, kepala bagian, pemimpin proyek, manajer cabang (cabang
perusahaan atau unit lokal), manajer pabrik, Junior Executive (asisten manajer pembelian, asisten
manajer pemasaran, dll) dan manajer divisi.

Manajemen level menengah ini ditunjuk oleh manajemen puncak. Kemampuan yang dibutuhkan di
antaranya adalah keahlian konseptual, komunikasi, pengambilan keputusan, manajemen waktu dan
juga teknikal.

Peran manajemen tingkat menengah pada suatu organisasi adalah sebagai berikut :

1. Memerlukan ketrampilan manajerial serta kemampuan teknis.

2. Menjadi perantara antara manajemen puncak dan manajemen lini pertama.
3. Merencanakan rencana jangka menengah antara 1 – 5 tahun.
4. Berkoordinasi dengan departemen yang ada atas semua kegiatan yang dilakukan.
5. Menjalankan perintah, kebijakan, dan rencana yang ditetapkan oleh manajemen puncak.
6. Bertanggung jawab secara langsung kepada manajemen puncak seperti Dewan Direksi dan
CEO perusahaan.
7. Memberi saran atau rekomendasi kepada manajemen puncak sesuai dengan kondisi yang
ada.

Hal yang perlu diketahui bahwa manajer tingkat menengah memiliki tugas khusus sebagai
penghubung antara manajemen puncak dengan manajemen lini pertama. Sehingga dalam konteks ini
manajer tingkat menengah harus memiliki kemampuan komunikasi dua arah yang baik.

3. Manajemen Puncak (Top Management)

Klasifikasi tertinggi ini terdiri dari sekelompok kecil eksekutif.

Manajemen puncak mempunyai tanggung jawab pada semua manajemen organisasi. Tingkatan
manajemen puncak memiliki tugas membuat rencana aktivitas dan strategi perusahaan secara global
dan mengarahkan jalannya perusahaan.

Beberapa contoh tingkatan manajemen puncak seperti dewan direksi, CEO (Chief Executive Officer),
CIO (Shief Informatioan Officer), CFO (Chief Financial Officer), General Manajer atau dikenal dengan
Presiden Direksi (Presdir).

Direksi adalah wakil para pemilik perusahaan atau pemilik saham. Mereka ditetapkan oleh para
pemegang saham perusahaan dan CEO ditunjuk oleh dewan direksi perusahaan.

Untuk manajemen tingkat ini, keahlian utama yang diperlukan adalah keahlian dalam hal konseptual,
komunikasi, pengambilan keputusan, manajemen global, dan manajemen waktu.

Peran yang paling utama pada manajemen puncak adalah :

1. Dibutuhkan kemampuan konseptual dibandingkan kemampuan teknis.

2. Mampu memobilisasi sumberdaya yang dimiliki perusahaan.
3. Bertanggung Jawab penuh terhadap keberjalanan perusahaan kepada dewan direksi,
pemerintah dan masyarakat umum.
4. Menentukan perencanaan, tujuan dan kebijakan perusahaan atau organisasi.
5. Mempersiapkan rencana jangka panjang perusahaan.
6. Manajemen puncak bekerja melalui pemikiran, perencanaan kemudian memutuskan
sehingga disebut juga dengan otak organisasi atau Administrator.