DATA CODING SCHEMES
A System without Codes
Entri yang tidak dikodekan ini membutuhkan banyak ruang perekaman, memakan waktu untuk
merekam, dan jelas rentan terhadap banyak jenis kesalahan. Efek negatif dari pendekatan ini
dapat dilihat di banyak bagian organisasi:
1) Staf penjualan. Mengidentifikasi barang yang dijual dengan benar membutuhkan
transkripsi sejumlah besar detail ke dokumen sumber. Terlepas dari waktu dan tenaga
yang terlibat, cenderung mendorong kesalahan administrasi dan pengiriman yang salah.
2) Personil gudang. Menemukan dan mengambil barang untuk pengiriman terhalang dan
kesalahan pengiriman kemungkinan besar akan terjadi.
3) Personalia akuntansi. Posting ke akun buku besar akan membutuhkan pencarian
melalui file subsidiary menggunakan deskripsi panjang sebagai kuncinya. Ini akan
sangat lambat, dan posting ke akun yang salah akan menjadi hal biasa.
A System with Codes
Masalah-masalah ini diselesaikan/dikurangi, dengan menggunakan kode untuk mewakili setiap
item dalam inventaris dan akun pemasok. Kegunaan lain dari data coding di AlS adalah untuk :
1) Secara ringkas menyajikan informasi kompleks dalam jumlah besar yang jika tidak akan
tidak dapat dikelola,
2) Memberikan ukuran pertanggungjawaban atas kelengkapan transaksi yang diproses.
3) Identifikasi transaksi dan akun unik dalam sebuah file.
4) Dukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.
Numeric and Alphabetic Coding Schemes
● Sequential Codes
Kode sekuensial mewakili item dalam beberapa urutan berurutan (ascending or
descending). Aplikasi umum dari kode sekuensial numerik adalah penomoran awal dari
dokumen sumber.
● Block Codes
Kode blok numerik adalah variasi pada pengkodean sekuensial yang memperbaiki
kekurangan yang baru saja dijelaskan. Aplikasi umum dari pengkodean blok adalah
pembuatan bagan akun (chart of account).
● Group Codes
Kode grup numerik digunakan untuk mewakili item kompleks atau peristiwa yang
melibatkan dua atau lebih data terkait. Kode terdiri dari zona atau bidang yang memiliki
arti tertentu.
● Alphabetic Codes
Digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabetis
dapat diterapkan secara berurutan atau dapat digunakan dalam blok dan teknik
pengkodean kelompok. Penggunaan kode alfabetik murni atau karakter alfabet yang
tertanam di dalam numerik kode meningkatkan kapasitas untuk merepresentasikan
sejumlah besar item. Meskipun demikian, terdapat beberapa kelemahan dari penggunaan
kode ini yaitu 1) terdapat kesulitan merasionalisasi arti kode yang telah ditetapkan secara
berurutan, dan 2) pengguna cenderung mengalami kesulitan dalam menyortir rekaman
yang dikodekan menurut abjad.
● Mnemonic Codes
Merupakan karakter alfabet yang berupa akronim dan kombinasi lainnya yang
menyampaikan makna. Skema pengkodean mnemonik tidak mengharuskan pengguna
untuk menghafal artinya; kode mnemonic sendiri menyampaikan informasi tingkat tinggi
tentang item yang sedang ada diwakili. Meskipun demikian, kode mnemonic memiliki
kemampuan terbatas untuk mewakili item di dalam kelas.
