PERMASALAHAN DALAM

PERENCANAAN PENGADAAN
DAN PEMILIHAN PENYEDIA
 RUANG LINGKUP PEMBAHASAN

Perencanaan Persiapan Persiapan Pemilihan Pelaksanaan

Pemilihan
PBJ PBJ Penyedia Kontrak
B/J

• Identifikasi kebutuhan Penetapan Penetapan :

• Penetapan B/J • Spec Teknis/KAK • metode pemilihan
• Cara pengadaan • HPS • Metode kualifikasi
• Jadwal PBJ • Rancangan Kontrak • Evaluasi penawaran
• Anggaran PBJ • Uang Muka dan Jaminan • Penyampaian dokumen
• RUP penawaran
• Jadwal pemilihan
Penyusunan Dokumen
Pemiiihan
 Kaitan Perencanaan, Penganggaran, dan Pengadaan B/J (Tender Dini)
Persiapan PBJ &
Pelaksanaan
Perencanaan PBJ Persiapan Pemilihan Pemilihan Penyedia
Penyedia
Kontrak

Persetujuan Pengesahan
KUA-PPAS Pembahasan RAPBD
APBD APBD

Evaluasi
TAPD &
RPJMD RKPD Pengesahan DPA
Penyusunan
RAPBD
Peng-
Pemilihan
umum
Penyedia
an RUP
Renja Penyusunan
Renstra SKPD
SKPD RKA SKPD
Penerbitan
SPPBJ/
Rencana
Identifikasi Penetapan Penanda-
Kebutuhan Penetapan Penyusunan
Kebutuhan Cara, Jadwal, tanganan
B/J Jangka B/J RUP Persiapan PBJ
Anggaran PBJ Kontrak
Menengah
Perencanaan PBJ Persiapan Pemilihan Penyedia

Juli Agustus-September Oktober-November Desember Januari

TA berjalan TA Rencana
Permasalahan Perencanaan?
• Identifikasi kebutuhan
 PERMASALAHAN PERENCANAAN PBJ
No Potensi Masalah Resiko/Dampak Penyebab Solusi Tindak Lanjut
1 Identifikasi Kebutuhan
“Kelemahan/kesalahan” Peningkatan kualitas
a • Budaya feodal/ perencanaan dan
Meningkatkan kapasitan
perencanaan dan tata Kelola.
paradigma kekuasaan perencanaan
Tidak didasarkan pada B/J tidak sesuai kebutuhan: pembenahan ortala
b • Rendahnya disiplin
perencanaan/kajian • Tdkbermanfaat • Menyusun rencana
perencanaan, komitmen, • Menjabarkan Renstra/
• Penggunaan tdk optimal konsistensi. kebutuhan B/J Jangka
Renja ke dalam
Ketidakjelasan kebutuhan vs • Biaya OP tinggi • Kelemahan tata Kelola Menengah
c Rencana Kebutuhan
keinginan • Rendahnya kompetensi • Melakukan FS, BCA, dsb.
• Melakukan kajian
• Konsultasi Publik
Belum ada standarisasi • Kesadaran rendah, Standarisasi/penyamaa
• Pemborosan/inefisiensi Menyusun dan menerapkan
d barang/jasa sesuai kebutuhan wawasan terbatas n/penyetaraan
• Menyulitkan integrasi sistem standar barang
• Ego (individu, sector) spesifikasi
Permasalahan Perencanaan?
• Identifikasi kebutuhan
• Penetapan Barang/Jasa
 lanjutan
No Potensi Masalah Resiko/Dampak Penyebab Solusi Tindak Lanjut
2 Penetapan Barang/Jasa
• Pemanfaatan BMN tidak • Ketidakcermatan
Penguatan
a Tidak mempertimbangkan inventory BMN optimal • Pengelolaan BMN Integrasi sistem
pengelolaan BMN
• Pemborosan Sumber Daya belum baik
Kesulitan menetapkan kualifi • Revisi POK
Pengelompokan barang/jasa tidak tepat • Ketidakcermatan
b kasi penyedia, rancangan kon • Konsultasi, Konsultasi, Bimtek,
(JK vs JL, B vs. PK) • Kompetensi rendah
trak,dan pencairan anggaran supervisi
• Tujuan PBJ tidak tercapai
KAK/Spesifikasi teknis kurang jelas atau • Vested interest Survei pasar
• B/J tidak sesuai kebutuhan
sebaliknya terlalu rinci, mengarah pada • Kompetensi rendah (supply side) Melaksanakan survei pasar
c • Kemahalan/monopoli
merek/penyedia tertentu, tidak sesuai • Tidak dilakukan Survei pengguna dan kebutuhan pengguna
• Permasalahan hukum
dengan kebutuhan pengguna, dsb. survei pengguna (demand side)
• Ketidakpercayaan publik
d Pemaketan :
1) Memecah paket untuk menghindari • Harga tdk kompetitif • Konsolidasi
• Konsolidasi
tender • Inefisiensi • Probity audit & advice
• Vestedinterest • Pengawasan
• Tdk mendorong UMKM • Pembinaan pelakuusaha
• Salahpersepsi (probity audit)
2) Pemaketan tidak optimal/ekonomis tumbuh berkembang • Pembinaan integritas
• Resiko kegagalan tinggi • Pengawasan masyarakat
3) Judul paket tidak sesuai dengan B/J yang • Perubahan judul
• Salah kode rekening (MAK)
dibutuhkan/dihasilkan • Ketidakcermatan paket
• Kesulitan dlm pelaporan dan • Revisi POK
• Kompetensi rendah • Penguatan
pengelolaan BMN
evaluasi RKA
• Menyulitkan pengolahan
• Sosialisasi KBKI
data, analisis belanja, • Kurang sosialisasi Pembayaran dikaitkan dgn
4) Paket tidak dilengkapi kode KBKI • Paksaan melalui
perencanaan dan strategi • Belum diwajibkan kode KBKI
sistem
pengadaan
Permasalahan Perencanaan?
• Identifikasi kebutuhan
• Penetapan Barang/Jasa
• Cara Pengadaan
• Jadwal pengadaan
 lanjutan
No Potensi Masalah Resiko/Dampak Penyebab Solusi Tindak Lanjut
3 Cara Pengadaan Barang/Jasa
Keliru memilih cara pengadaan Pelaksanaan terhambat Pemahaman terbatas Koreksi/perbaiki
4 Jadwal Pengadaan Barang/Jasa
Pelaksanaan
Pembebasan tanah, perencanaan, dan • Pekerjaan konstruksi konstruksi tidak dalam Pembebasan lahan
1 pelaksanaan konstruksi dalam tahun yang tidak terlaksana/tidak Kelemahan perencanaan satu tahun yang sama dan Perencanaan
sama selesai. dg perencanaan dan dilaksanakan T-1
pembebasan tanah
2 Pekerjaan yang membutuhkan waktu Persetujuan Kegiatan
Persetujuan kegiatan
penyelesaian lebih dari 12 bulan tidak • Berpotensi masalah Tahun Jamak masuk di
tahun jamak
menggunakan tahun jamak adm/ hukum Kelemahan perencanaan dalam kesepakatan
bersamaan dg
• Kegiatan terhambat APBD antara DPRD
pembahasan RAPBD
dan Kepda
3 Jadwal tidak realistik (tidak mem • Pekerjaan tidak selesai • Juklak/juknisterlambat Membangun • Advokasi (lobby,
pertimbangkan kompleksitas pekerjaan • Pengadaan gagal • Tekanan politik kesepahaman dg sosialisasi, FGD,
dan/atau dipaksakan. dilaksanakan • Ambisius pejabat politik dsb)
4 Jadwal PBJ tidak memperhitungkan musim, • Tujuan tidaktercapai • Kurang kompeten Peningkatan kompe- • Pelatihan
dsb. • B/J tidakbermanfaat • Perubahan iklim tensi perencanaan • Koordinasi
5 Jadwal pelaksanaan tidak selaras/sinergis • Tujuan tidak tercapai • Koordinasi lemah • Meningkatkan • Membentuk Tim/
dengan kegiatan terkait. • Berpotensi rugi • Network planning lemah koordinasi Gugus Tugas/PMO
• Komitmen rendah/ ego
sektor
Permasalahan Perencanaan?
• Identifikasi kebutuhan
• Penetapan Barang/Jasa
• Cara Pengadaan
• Jadwal pengadaan
• Anggaran
• RUP
 lanjutan
No Potensi Masalah Resiko/Dampak Penyebab Solusi Tindak Lanjut
5 Anggaran
• Realokasianggaran
• Kegiatan terhambat • Ketidakcermatan
• Pengurangan
Anggaran penunjang tidak cukup • Resiko pengurangan spek. • Kebijakan/regulas
volume/lingkup
• Sasaran PBJ tdk tercapai i
pekerjaan • Revisi POK/DIPA
Salah kode rekening (MAK) • Kesulitan dalam • Perubahan anggaran
• Perubahan/revisi
penganggaran dan
• Ketidakcermatan POK/DIPA
Alokasi anggaran tidak tepat (tahun jamak) pencairannya
• Realokasianggaran
• Kegiatan terhambat
6 RUP
Pengumuman RUP terlambat • Pengadaan terlambat, • Ketidaksiapan
Pengawasan/pengen
pertumbuhan ekonomi perencanaan Evaluasi regular
dalian disertai sanksi
terhambat • Ketidakdisiplinan
Jadwal pelaksanaan dibuat asal-asalan • Monev tidak akurat Kesengajaan Penajaman jadwal
(fleksibilitas)
RUP tidak dibuat dan tidak dimasukkan ke • Monev tidak akurat • Kesengajaan • Pengawasan lebih • Perkada
SIRUP • Data tidak lengkap/anali (mens rea) ketat disertai sanksi • Integrasi sistem
sis belanja tidak akurat • Tidak mencairkan
• Potensipenyimpangan paket yg tidak
diumumkan di
SIRUP
Permasalahan Persiapan PBJ?
• Penetapan Spesifikasi Teknis/KAK
• Penetapan HPS
• Penetapan Rancangan Kontrak
• Penetapan Uang Muka dan Jaminan
 PERMASALAHAN PERSIAPAN PBJ
No Potensi Masalah Resiko/Dampak Penyebab Solusi Tindak Lanjut
1 Penetapan Spesifikasi Teknis/KAK
• Multi tafsir. Sulit dlm evaluasi
(kesesuaian dan harga)
Kompetensi teknis • Menerapkan metode
a Spesifikasi terlalu umum/longgar • B/J tidak sesuai kebutuhan
terbatas evaluasi TCO
• Sengketa
• Potensi kerugian negara
• Tdk ada penyedia
• Sedikit penyedia/barang Kompetensi teknis
b Spesifikasi terlalu rinci/rigid (monopoli/oligopoly) tinggi, namun tidak • Testpasar
• Harga mahal dilengkapi riset pasar
• Produksi diskontinyu
2 Penetapan HPS
• Kompetensikurang
• Mengurangi peluang belanja • Syarat kualifikasi
• Survei terbatas
a HPS terlalu tinggi/rendah • Menaikkan jaminan diperketat/dilonggarkan
• Informasi harga
• Gagal tender/seleksi • Mengembangkan SI Pasar
terbatas
3 Penetapan Rancangan Kontrak
a Ketidaksesuaian jenis kontrak • Peningkatan kompetensi
pengelolaan kontrak
• Kompetensikurang
Ketidakcermatan dalam Menyusun • Pelaksanaan terhambat • Menggunakan jasa ahli
• Tidakmenerapkan
klausul kontrak (inkonsistensi, hal-hal • Sengketa kontrak manajemen resiko
kontrak (outsourcing)
b • Potensi kerugian negara • Minta pendapat hukum ke
kritis tidak diatur rinci (mitigasi • Tidakcermat/malas
resiko), ketentuan yang multitafsir pihak yang kompeten (Bag.
Hukum)
Penetapan Uang Muka dan
4
Jaminan
Permasalahan Persiapan
Pemilihan Penyedia?
• Penetapan Metode Pemilihan Penyedia
• Penetapan Metode Kualifikasi
• Penetapan Metode Evaluasi Penawaran
• Penetapan Metode Penyampaian Dokumen
Penawaran
• Penetapan Jadwal Pemilihan
• Penyusunan Dokumen Pemilihan
 PERMASALAHAN PERSIAPAN PEMILIHAN PENYEDIA
No Potensi Masalah Resiko/Dampak Penyebab Solusi Tindak Lanjut
1 Metode pemilihan Penyedia
Metode pemilihan tidak sesuai dengan • Salah pilih penyedia Kurang kompeten
karakteristik barang dan kondisi pasar • Gagal tender
• Pengaduan
2 Metode Kualifikasi
• Gagal tender
a Persyaratan kualifikasi berlebihan
• Pengaduan
• Tidakkompetitif
Persyaratan kualifikasi mengarah kepada
b • Pengaduan • Persekongkolan • Audit dan sanksi
penyedia tertentu
• Kepercayaan masyarakat turun
3 Metode Evaluasi Penawaran
Metode evaluasi tidak sesuai dengan tujuan • B/J yg dihasilkan tdk sesuai
Kurang kompeten
PBJ, spek, dan kondisi pasar kebutuhan
4 Metode penyampaian dokumen penawaran
5 Jadwal pemilihan
a
Jadwal pemilihan tidak memberi cukup waktu • Kuranpengalaman
utk menyiapkan penawaran terbaik • Kualitas penawaran rendah • Pemahamanaturan
Jadwal pemilihan kurang mempertimbangkan • Gagal tender/seleksi terbatas
b • Kurang bijaksana
kodisi/situasi lingkungan
6 Penyusunan dokumen pemilihan
• Kegamangan dalam
Dokumen pemilihan disusun kurang cermat dan pelaksanaan pemilihan
tidak konsisten • Gagal tender/seleksi
• Sengketa/gugatan/pengaduan
Permasalahan Pelaksanaan
Pemilihan Penyedia?
 PERMASALAHAN PELAKSANAAN PEMILIHAN PENYEDIA
No Potensi Masalah Resiko/Dampak Penyebab Solusi Tindak Lanjut
• Pokja lebih proaktif
• Monev
Pemberian penjelasan tidak menjelaskan hal/isyu kritis yg
• Sanggah, pengaduan • Kelalaian/kemalasan • Pembinaan
dimanfaatkan secara maksimal biasanya menjadi sumber
1 • Gagal tender/seleksi Pokja • Kajian isyu/aspek
untuk klarifikasi dan menyamakan masalah.
• Ketidakpercayaan publik • Peserta tidak profesional kritis dlm dok.
persepsi • Peningkatan profesionalitas
pemilihan
penyedia
• Meningkatkan kompe- tensi
Perubahan atas dokumen pemilihan Pembinaan
dan kecermatan anggota
hasil kesepakatan tidak • Sanggah
2 ditindaklanjuti dengan perubahan • Kelalaian Pokja Pokja
• Gagal tender/seleksi
• Menambah fitur notifikasi Pengembangan
dokumen pemilihan
pada SPSE SPSE
Pelaksanaan pemilihan tidak • Sanggah, pengaduan • Meningkatkan integritas,
• Pembinaan
3 sesuai/ konsisten dengan dokumen • Gagal tender/seleksi • Kelalaian Pokja kompetensi, dan kecermatan
• Pengawasan
pemilihan. • Perkara Hukum • Kecurangan (fraud) anggota Pokja
• Pelatihan
4 Post bidding (TUNPidana) • Sanksi

• Sanggah, pengaduan Pokja tidak cermat Pokja rajin melihat daftar hitam Pembinaan
Penyedia yg sedang kena sanksi
5 • Gagal tender/seleksi
Daftar Hitam lolos kualifikasi Belum ada system blokir Akun penyedia yg kena Daftar Integrasi SIKaP
• Perkara hukum
akun daftar hitam Hitam dibekukan denga Daftar Hitam
• Sengketa (sanggah, • Ketentuan kualifikasi dalam
• Ketidakjelasan
Beda penafsiran dalam Pembuktian pengaduan, gugatan) Dok. Pemilihan harus jelas • Monev.
6 persyaratan/dokumen
kualifikasi • Gagal tender/seleksi • Dibacakan/diklarifikasi pd saat • Pembinaan
kualifikasi
• PBJ terhambat penjelasan pekerjaan