BAGAN ALIR PPK

Mulai

Persiapan
(P1)
Penetapan
Tim (P2)

Pengelolaan
Administrasi
dan Keuangan
(P8)

Pemantau
an Proses
dan
Produk
(P9) dan
Survei
Kepuasan
Pelanggan
(P10)

Pelaksanaan
Pengendalian
(P3)
Tdk
Q1

Tindak Lanjut
(P4)

Ya
Serah Terima
Kegiatan (P5)

Menyusun
Laporan (P6)

Lapor
an

Mengusulkan
RKAKL Tahun
Berikutnya
(P7)

Renstr
a

Seles
ai

PENJELASAN KEGIATAN DALAM BAGAN ALIR

No
P1

Jenis Kegiatan
Persiapan

Uraian Kegiatan & Ketentuan-ketentuan

Dilakukan sekurang-kurangnya :
1 Terima SK Pengangkatan PPK, disimpan sebagai dokumen internal PPK
dan dilakukan pengendalian sesuai prosedur mutu Pengendalian
Dokumen (DJBM/SMM/PR/01 Rev. 01)
2 Menerima DIPA, disimpan sebagai dokumen eksternal PPK dan
dilakukan pengendalian sesuai prosedur mutu Pengendalian Dokumen
(DJBM/SMM/PR/01 Rev. 01)

No

Uraian Kegiatan & Ketentuan-ketentuan

Jenis Kegiatan
3
4

8
9

Menerima POK, disimpan sebagai dokumen internal PPK dan dilakukan

pengendalian sesuai prosedur mutu Pengendalian Dokumen
(DJBM/SMM/PR/01 Rev. 01)
Pelaksanaan Rapat Koordinasi Pengkajian RUP dilakukan dengan
mengacu pada Petunjuk Pelaksanaan Rapat Koordinasi RUP
(DJBM/SMM/PP/02), Perpres No. 70 tahun 2012, Perka LKPP No. 14
tahun 2012. Dan rekaman pelaksanaan Rapat Koordinasi dikendalikan
sesuai prosedur Mutu Pengendalian Rekaman (DJBM/SMM/PR/02 Rev.
01)
Menerima Penetapan Pemenang berupa BAHP yang telah ditetapkan
ULP dan ditembuskan kepada PPK. Selanjutnya PPK menerbitkan
Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), dimana formatnya
sesuai dengan Peraturan Menteri PU Nomor 14/PRT/M/2013. Dokumen
disimpan mengacu pada Prosedur Mutu Pengendalian Rekaman
(DJBM/SMM/PR/02 Rev. 01)
Membentuk Struktur Organisasi, dilakukan dengan mengacu pada
Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 14/PRT/M/2011, sekurangkurangnya terdiri dari PPK, Unit Penjamin Mutu, Korwaslap, Kaur
Peralatan, Pemegang Uang Muka, Kaur Tata Usaha (Pelaksana
Administrasi) dilakukan dengan pemeriksaan Stuktur Organisasi sesuai
SE Dirjen Bina Marga No 16/KPTS/Db/2013
Penyusunan RMP dilakukan dengan mengacu pada Permen PU No
04/PRT/M/2009, Petunjuk Pelaksanaan Kerja Rencana Mutu
Pelaksanaan (RMP) Kegiatan (DJBM/SMM/PP/13) dan dilakukan
pengendaliannya sesuai prosedur mutu Pengendalian Dokumen
(DJBM/SMM/PR/01 Rev. 01)
Rapat Pra Kontrak, dilakukan dengan mengacu pada Perka LKPP No.
15 tahun 2012, Permen PU No 07/PRT/M/2011, Petunjuk Pelaksanaan
Rapat Pra Kontrak (DJBM/SMM/PP/05).
Tanda tangan kontrak dilakukan dengan mengacu pada peraturan
perundangan yang berlaku yaitu Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun
2010 dan Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012, sebagai berikut:
a. Telah ada Surat penunjukan penyedia barang/jasa (SPPBJ), dan
dilakukan penandatanganan kontrak paling lambat 14 (empat belas)
hari kerja setelah penerbitan SPPBJ;
b. Penetapan sanksi oleh PPK apabila peserta mengundurkan diri
setelah terbitnya SPPBJ dengan alasan yang tidak dapat diterima;
c. Penandatanganan Kontrak dilakukan setelah DIPA disahkan dan
Penyedia Barang/Jasa menyerahkan jaminan pelaksanaan, dengan
nilai jaminan pelaksanaan sesuai peraturan perundangan;
d. Jumlah kontrak dibuat sesuai kebutuhan, sekurang-kurangnya
adalah 2 (dua) kontrak asli;
e. Penandatanganan kontrak telah sesuai rencana pada Berita Acara
Rapat Persiapan Penandatanganan Kontrak;
f. Urutan hirarki dokumen kontrak dilakukan mengacu pada peraturan

No

Jenis Kegiatan

P2

Penetapan Tim
Pelaksana

P3

Pelaksanaan
Pengendalian

Uraian Kegiatan & Ketentuan-ketentuan

berlaku, yaitu Adendum Surat Perjanjian, pokok perjanjian, surat
penawaran berikut daftar kuantitas dan harga, syarat-syarat khusus
kontrak, syarat-syarat umum kontrak, spesifikasi khusus, spesifikasi
umum, gambar-gambar, dan dokumen lainnya seperti jaminanjaminan, SPPBJ, BAHP, BAPP.
g. Isi Pembukaan Kontrak telah sesuai peraturan perundangan
sekurang-kurangnya meliputi judul, nomor, dan tanggal kontrak,
kalimat pembuka, para pihak dalam kontrak, dan latar belakang.
h. Dilakukan penyimpanan dokumen sesuai prosedur mutu
Pengendalian Rekaman Nomor DJBM/SMM/PR/02 Revisi 01.
10 Permintaan Konsultan Supervisi, dilakukan dengan mengirim surat
kepada Ka. Satker P2JN
11 Serah Terima Lapangan dilakukan dengan cara PPK menerbitkan surat
Penyerahan Lapangan kepada Pelaksana Jasa Konstruksi, yang
ditandatangani oleh kedua belah pihak (PPK dan Pelaksana Jasa
Konstruksi).
12 Surat Perintah Mulai Kerja, diterbitkan dengan menggunakan format
sesuai Dokumen lelang yang mengacu pada Perpres No 54 tahun 2010,
Permen PU No 07/PRT/M/2011
Penetapan Tim Pelaksana, terdiri dari:
a. SK Tim Pelaksana Swakelola, dilakukan dengan mengacu pada
Keputusan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 14 Tahun 2011, sekurangkurangnya terdiri dari PPK, Staf Pengelola, dan Tim Swakelola. Untuk
pembentukan tim swakelola ditetapkan dengan Surat Keputusan tersendiri,
sesuai format pada Lampiran F-01/DJBM/SMM/RMP/01
b. SK Direksi Teknis Pekerjaan, dilakukan dengan mengacu pada Petunjuk
Pelaksanaan Penetapan Direksi Pekerjaan, sesuai format pada Lampiran F02/DJBM/SMM/RMP/02
c. SK Tim Teknis Pekerjaan, dilakukan dengan mengacu pada Petunjuk
Pelaksanaan Penetapan Tim Teknis Pekerjaan sesuai format pada Lampiran
F-03/DJBM/SMM/RMP/03.
Pengendalian Hasil Kegiatan, dilakukan dengan cara membandingkan
realisasi pelaksanaan kegiatan dengan rencana jadwal, dan melakukan
perbaikan apabila terdapat perbedaan yang signifikan antara realisasi dan
jadwal. Selain itu, juga dilakukan:
1. Pembahasan kemajuan pekerjaan
2. Menindaklanjuti permasalahan yang menghambat pekerjaan
Adapun yang dilakukan sekurang-kurangnya:
1 Rapat Pra Pelaksanaan (PCM) dilakukan mengacu pada Permen PU No
07/PRT/M/2011, Petunjuk Pelaksanaan Rapat Persiapan Pelaksanaan
Pekerjaan PCM (DJBM/SMM/PP/15)
2 Pengendalian Mobilisasi, dilakukan dengan cara mengunjungi lapangan
langsung dan memeriksa kesesuaian antara dokumen kontrak dan
realisasi di lapangan mengacu pada Spesifikasi Umum Edisi Tahun 2010
Revisi II (mobilisasi peralatan, personil, dst)

No

Jenis Kegiatan

P4

Tindak Lanjut

P5

Serah Terima
Kegiatan

P6

Menyusun
Laporan
Mengusulkan
RKAKL
berikutnya

P7

Uraian Kegiatan & Ketentuan-ketentuan

3 Rapat Berkala dan Koordinasi dilakukan antara PPK, Konsultan Supervisi
dan Pelaksana Jasa Konstruksi membahas tentang pelaksanaan paket
kegiatan yang sesuai dengan rencana, mutu dan tepat waktu, dengan
menggunakan RMP/RMK.
4 Pengendalian Metoda dilakukan mengacu pada RMK dan hasilnya
didokumentasikan dalam bentuk Laporan yang berisikan sekurangkurangnya memuat kesesuaian antara metoda dengan realisasi dan
kendala-kendala penerapan di lapangan (bila ada).
5 Pemeriksaan/persetujuan gambar kerja dilakukan dengan cara
memeriksa kesesuaian gambar kerja yang dibuat oleh pelaksana jasa
konstruksi dengan standar yang dikeluarkan oleh Bina Marga
(.......................diisi nama standarnya)
6 Pengendalian material/Tenaga Kerja/Peralatan dilakukan dengan cara
memeriksa kesesuaian material, tenaga kerja dan peralatan yang
tercantum dalam RMK dengan realisasi di lapangan, dibuat dalam
Laporan Pengendalian yang berisikan sekurang-kurangnya kesesuaian
material/t. Kerja/peralatan dan kendala penerapan di lapangan.
7 Pengendalian Formula Campuran Rencana Kerja dilakukan dengan
menyaksikan pengujian material di laboratorium dan memastikan
kesesuaiannya dengan Spesifikasi Tahun 2010 Edisi ke 2 Revisi II Bab VII
(Spesifikasi Umum) dan Spesifikasi Rehabiltasi JembatanTahun 2009/1
pada Divisi 1 Umum Seksi 1.1, dibuat dalam Laporan Pengendalian yang
berisikan sekurang-kurangnya kesesuaian Formula Campuran Rencana
Kerja dan kendala penerapan di lapangan.
Tindakan Korektif dilakukan :
1. test cash (tindakan percepatan) apabila ada deviasi minus mengacu pada
Petunjuk Pelaksanaan Show Cause Meeting (SJBM/SMM/PP/16)
2. Apabila terjadi HPTS.
Prosedur Tindakan Korektif dengan mengacu pada Prosedur Mutu Tindakan
Korektif (DJBM/SMM/PR/05 Rev. 01)
Tindakan korektif tersebut harus dimonitor status tindakan yang dilakukan
untuk mengatasi ketidaksesuaian
Serah terima Kegiatan dilakukan dengan cara diperiksa oleh Tim Penerima
Pelaksanaan Pekerjaan dan menandatangani Berita Acara yang telah
ditandatangani oleh Ketua Pelaksana Kegiatan, mengacu pada Peraturan
Presiden Nomor 70 Tahun 2012.
Penyusunan Laporan dilakukan oleh Pejabat Pembuat Komitmen dengan
mengacu pada DJBM/SMM/PP/07 (Petunjuk Pelaksanaan Pelaporan).
Menyusun Rencana RKAKL tahun berikutnya dengan mempertimbangkan:
1. Rencana Strategis Unit Eselon II pada 5 (lima) tahun berjalan
2. Menganalisis kebutuhan pelaksanaan berdasarkan laporan pelaksanaan
kegiatan tahun sebelumnya
Adapun format usulan RKAKL tahun berikutnya adalah mengacu pada format
sesuai F-04/DJBM/SMM/RMP/01.

No

Jenis Kegiatan

P9

Pengelolaan
Administrasi
Keuangan

P10

Pemantauan
Proses dan
Produk dan
Survei
Kepuasan
Pelanggan

Uraian Kegiatan & Ketentuan-ketentuan

Dilakukan sekurang-kurangnya dengan:
1 Pemeriksaan sertifikat pembayaran diajukan oleh penyedia jasa
diperiksa oleh konsultan supervisi dan disetujui oleh PPK mengacu
pada DJBM/SMM/PP/08 tentang cara pembayaran (uang muka,
termin, bulanan dan retensi)
2 Persetujuan sertifikat pembayaran dilakukan mengacu pada
DJBM/SMM/PP/08 tentang cara pembayaran (uang muka, termin,
bulanan dan retensi)
Petugas Pemantauan Proses & Produk melakukan pemantauan dari sejak
kegiatan persiapan sampai dengan serah terima kegiatan. Dilakukan dengan
cara wawancara atau observasi langsung dan hasilnya dicatat dalam
formulir sesuai pada lampiran (F-05/DJBM/SMM/01 Rev.00).
Bila dalam pelaksanaan pemantauan menemui ketidaksesuaian potensial
yang akan berkibat tidak tercapainya produk sesuai persyaratan yang telah
ditetapkan, maka petugas melaporkan kepada PPK.
Selain itu, juga melakukan survei kepuasan pelanggan guna mengetahui
sejauh mana kinerja pelayanan PPK kepada stakeholder terkait, sesuai
formulir pada lampiran F-06/DJBM/SMM/01 Rev. 00)

Lampiran
Contoh Lampiran 1 sd

BAGAN ALIR PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MUTU

Pelaksana Kegiatan
No

Uraian Kegiatan
Ka. Balai

Wakil
Manajemen/
Pejabat Es. IV

Konseptor

Mutu Baku
Petugas
Pengendali
Dokumen SOP

Persyaratan/
Kelengkapan

Waktu

Output

Mulai
Lihat Catatan 1

Penyusunan SOP

Pemeriksaan SOP

Kesesuaian SOP

Pengesahan SOP

Ya

Tdk

Pencatatan SOP

Pendistribusian SOP
Baru

Pendistribusian SOP
Revisi

Lihat Catatan 2

1 Hari

Lihat Catatan 2

1 hari

Lihat Catatan 3

7 hari

Lihat Catatan 4

Paling lambat 1
minggu setelah
SOP Baru
disahkan
Paling lambat 1
minggu setelah
SOP Baru dicatat

Lihat
Catatan 4

Paling lambat 1
minggu setelah
SOP Revisi
dicatat
Bersamaan
dengan
pendistribusian
SOP
Setiap selesai
pelaksanaan
kerja

Lihat
Catatan 6

Lihat Catatan 5

Lihat Catatan 6

Lihat Catatan 7
9

Penarikan SOP Terevisi

Pengendalian Catatan
Mutu/
10
Rekaman/Bukti Kerja
11

Selesai

Lihat Catatan 8

Lihat
Catatan 2

Lihat
Catatan 8

CATATAN
NO.

PERSYARATAN/KELENGKAPAN

OUTPUT

Penyusunan SOP.
Penusunan SOP mengikuti ketentuan dalam Peraturan Gubernur
No. 16 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP
Administrasi Pemerintahan Di Lingkungan ..

Pemeriksaan SOP dilakukan untuk memeriksa apakah SOP

Ceklist Pemeriksaan
sudah memadai baik format maupun isinya dengan menggunakan SOP (FCeklist Pemeriksaan SOP (F-01/48/2010/3/3j/01).
01/48/2010/3/3j/01)
Personil yang berwenang untuk melakukan pemeriksaan SOP :
1. Untuk SOP yang terkait substansi sesuai Tupoksi diperiksa
oleh Kasi/Kasubag terkait
2. Untuk SOP yang terkait dengan Kesisteman diperiksa oleh
Management Representative

Pengesahan SOP.
Semua SOP disahkan oleh Kepala Balai

Pencatatan SOP
SOP yang sudah disahkan harus diberi status pengendalian,
berupa Cap/Stempel ASLI warna Hijau
Dokumen SOP status ASLI harus dicatat dalam Daftar Induk
Dokumen SOP (F-02/48/2010/3/3j/01)

Pendistribusian SOP Baru

Pendistribusian dilakukan dengan menggandakan SOP status
ASLI dan hasil penggandaannya harus diberi cap/stempel
TERKENDALI warna hijau untuk pendistribusian kepada para
pengguna SOP terkait dan cap/stempel TIDAK TERKENDALI
warna hijau kepada bukan pengguna tetapi memerlukannya
sebagai bahan referensi atau pengetahuan

Pendistribusian SOP Revisi

1. SOP Revisi harus diberi cap/stempel ASLI warna hijau dan
dicatat dalam Daftar Induk Dokumen SOP (F02/48/2010/3/3j/01)
2. SOP yang terevisi harus diberi stempel/cap TIDAK
BERLAKU warna merah dan dipisahkan penyimpanannya
3. Pendistribusian SOP Revisi dilakukan dengan menggandakan
SOP Revisi status ASLI dan hasil penggandaannya harus
diberi cap/stempel TERKENDALI warna hijau untuk
pendistribusian kepada para pengguna SOP terkait dan
cap/stempel TIDAK TERKENDALI warna biru kepada bukan

Daftar Induk
Dokumen SOP (F02/48/2010/3/3j/01)

Daftar Distribusi
SOP (F03/48/2010/3/3j/01)

NO.

PERSYARATAN/KELENGKAPAN

OUTPUT

pengguna tetapi memerlukan sebagai bahan referensi atau

pengetahuan
4. Pendistribusian dicatat dalam formulir Daftar Distribusi SOP
(F-03/48/2010/3/3j/01)
7

Penarikan SOP Terevisi

Dilakukan pada saat mendistribusikan SOP Revisi dan
dokumennya segera dimusnahkan atau diberi Cap/Stempel
TIDAK BERLAKU warna merah

Pengendalian Catatan Mutu/Rekaman/Bukti Kerja pelaksanaan

SOP ini dilakukan dengan mengacu kepada SOP Pengendalian
Catatan Mutu/Rekaman/Bukti Kerja (SOP No. 48/2010/3/3j/02)

LAMPIRAN 1 :

Daftar Catatan
Mutu/Rekaman/Bukti
Kerja (F02/48/2010/3/3j/02)

FORMAT CEKLIST PEMERIKSAAN DOKUMEN SOP

(F-01/48/2010/3/3j/01 Rev.00)
Pemenuhan Persyaratan
No

Uraian

Tersedia halaman judul sesuai format yang

ditetapkan dalam Peraturan .. No. 16 Tahun
2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP
Administrasi Pemerintahan Di Lingkungan ..

Tersedia Lembar Pengesahan sesuai format yang

ditetapkan dalam Peraturan . No. 16 Tahun
2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP
Administrasi Pemerintahan Di Lingkungan ..

Tersedia SOP 1 (deskripsi Unit Organisasi) :

1. Visi
2. Misi
3. Moto/Janji Layanan

ISI SOP 2 (Informasi mengenai prosedur yang akan

distandarkan) sesuai dengan yang telah ditetapkan
dalam Peraturan .. No. 16 Tahun 2010
tentang Pedoman Penyusunan SOP Administrasi
Pemerintahan Di Lingkungan ..

Cara penomoran SOP

Tersedia tgl Pembuatan

Tersedia tgl Revisi

Tersedia tgl Efektif

Ada pengesahan,

10

Tersedia Judul SOP

11

Tersedia halaman

12

Dasar Hukum yang digunakan adalah yang terkini

13

Isi kolom Keterkaitan sudah sesuai dan terkini

Isi kolom Peringatan sudah sesuai

14
15

Isi kolom Kualifikasi Pelaksana sudah sesuai dan

tepat

16

Isi kolom peralatan/perlengkapan sudah sesuai dan

Ya/
sesuai

Tdk

Ket

Pemenuhan Persyaratan
No

Uraian

Ya/
sesuai

Tdk

tepat
17

Isi kolom pencatatan dan pendataan sudah sesuai

dan tepat

18

ISI SOP 3 (prosedur ) sesuai dengan yang telah

ditetapkan dalam Peraturan .. No. 16 Tahun
2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP
Administrasi Pemerintahan Di Lingkungan ..

19

Simbol Kegiatan dan arah alirnya sudah sesuai

20

Tambahan lainnya sudah sesuai dan tepat

21

Redaksi tidak ada yang salah nomor atau salah ketik

22

Dokumen mudah dibaca dan dipahami serta tidak

mengandung arti yang bias

Bandung,

Diperiksa oleh :

(.)

Ket