BAGAN ALIR PPK

Mulai

Persiapan (P1)

Penetapan Tim
(P2)

Pemantauan
Pelaksanaan
Proses dan
Pengendalian (P3)
Pengelolaan Produk (P9)
Administrasi dan dan Survei
Keuangan (P8) Tdk Kepuasan
Tindak Lanjut
Pelanggan
Q1 (P4)
(P10)
Ya

Serah Terima
Kegiatan (P5)

Mengusulkan
Menyusun RKAKL Tahun Renstra
Laporan (P6) Laporan Berikutnya (P7)

Selesai

PENJELASAN KEGIATAN DALAM BAGAN ALIR

No Jenis Kegiatan Uraian Kegiatan & Ketentuan-ketentuan

P1 Persiapan Dilakukan sekurang-kurangnya :

1 Terima SK Pengangkatan PPK, disimpan sebagai dokumen internal PPK
dan dilakukan pengendalian sesuai prosedur mutu Pengendalian
Dokumen (DJBM/SMM/PR/01 Rev. 01)
2 Menerima DIPA, disimpan sebagai dokumen eksternal PPK dan
dilakukan pengendalian sesuai prosedur mutu Pengendalian Dokumen
No Jenis Kegiatan Uraian Kegiatan & Ketentuan-ketentuan

(DJBM/SMM/PR/01 Rev. 01)

3 Menerima POK, disimpan sebagai dokumen internal PPK dan dilakukan
pengendalian sesuai prosedur mutu Pengendalian Dokumen
(DJBM/SMM/PR/01 Rev. 01)
4 Pelaksanaan Rapat Koordinasi Pengkajian RUP dilakukan dengan
mengacu pada Petunjuk Pelaksanaan Rapat Koordinasi RUP
(DJBM/SMM/PP/02), Perpres No. 70 tahun 2012, Perka LKPP No. 14
tahun 2012. Dan rekaman pelaksanaan Rapat Koordinasi dikendalikan
sesuai prosedur Mutu Pengendalian Rekaman (DJBM/SMM/PR/02 Rev.
01)
5 Menerima Penetapan Pemenang berupa BAHP yang telah ditetapkan
ULP dan ditembuskan kepada PPK. Selanjutnya PPK menerbitkan
Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), dimana formatnya
sesuai dengan Peraturan Menteri PU Nomor 14/PRT/M/2013. Dokumen
disimpan mengacu pada Prosedur Mutu Pengendalian Rekaman
(DJBM/SMM/PR/02 Rev. 01)
6 Membentuk Struktur Organisasi, dilakukan dengan mengacu pada
Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 14/PRT/M/2011, sekurang-
kurangnya terdiri dari PPK, Unit Penjamin Mutu, Korwaslap, Kaur
Peralatan, Pemegang Uang Muka, Kaur Tata Usaha (Pelaksana
Administrasi) dilakukan dengan pemeriksaan Stuktur Organisasi sesuai
SE Dirjen Bina Marga No 16/KPTS/Db/2013
7 Penyusunan RMP dilakukan dengan mengacu pada Permen PU No
04/PRT/M/2009, Petunjuk Pelaksanaan Kerja Rencana Mutu
Pelaksanaan (RMP) Kegiatan (DJBM/SMM/PP/13) dan dilakukan
pengendaliannya sesuai prosedur mutu Pengendalian Dokumen
(DJBM/SMM/PR/01 Rev. 01)
8 Rapat Pra Kontrak, dilakukan dengan mengacu pada Perka LKPP No.
15 tahun 2012, Permen PU No 07/PRT/M/2011, Petunjuk Pelaksanaan
Rapat Pra Kontrak (DJBM/SMM/PP/05).
9 Tanda tangan kontrak dilakukan dengan mengacu pada peraturan
perundangan yang berlaku yaitu Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun
2010 dan Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012, sebagai berikut:
a. Telah ada Surat penunjukan penyedia barang/jasa (SPPBJ), dan
dilakukan penandatanganan kontrak paling lambat 14 (empat belas)
hari kerja setelah penerbitan SPPBJ;
b. Penetapan sanksi oleh PPK apabila peserta mengundurkan diri
setelah terbitnya SPPBJ dengan alasan yang tidak dapat diterima;
c. Penandatanganan Kontrak dilakukan setelah DIPA disahkan dan
Penyedia Barang/Jasa menyerahkan jaminan pelaksanaan, dengan
nilai jaminan pelaksanaan sesuai peraturan perundangan;
d. Jumlah kontrak dibuat sesuai kebutuhan, sekurang-kurangnya
adalah 2 (dua) kontrak asli;
e. Penandatanganan kontrak telah sesuai rencana pada Berita Acara
Rapat Persiapan Penandatanganan Kontrak;
No Jenis Kegiatan Uraian Kegiatan & Ketentuan-ketentuan

f. Urutan hirarki dokumen kontrak dilakukan mengacu pada peraturan

berlaku, yaitu Adendum Surat Perjanjian, pokok perjanjian, surat
penawaran berikut daftar kuantitas dan harga, syarat-syarat khusus
kontrak, syarat-syarat umum kontrak, spesifikasi khusus, spesifikasi
umum, gambar-gambar, dan dokumen lainnya seperti jaminan-
jaminan, SPPBJ, BAHP, BAPP.
g. Isi Pembukaan Kontrak telah sesuai peraturan perundangan
sekurang-kurangnya meliputi judul, nomor, dan tanggal kontrak,
kalimat pembuka, para pihak dalam kontrak, dan latar belakang.
h. Dilakukan penyimpanan dokumen sesuai prosedur mutu
Pengendalian Rekaman Nomor DJBM/SMM/PR/02 Revisi 01.
10 Permintaan Konsultan Supervisi, dilakukan dengan mengirim surat
kepada Ka. Satker P2JN
11 Serah Terima Lapangan dilakukan dengan cara PPK menerbitkan surat
Penyerahan Lapangan kepada Pelaksana Jasa Konstruksi, yang
ditandatangani oleh kedua belah pihak (PPK dan Pelaksana Jasa
Konstruksi).
12 Surat Perintah Mulai Kerja, diterbitkan dengan menggunakan format
sesuai Dokumen lelang yang mengacu pada Perpres No 54 tahun 2010,
Permen PU No 07/PRT/M/2011
P2 Penetapan Tim Penetapan Tim Pelaksana, terdiri dari:
Pelaksana a. SK Tim Pelaksana Swakelola, dilakukan dengan mengacu pada
Keputusan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 14 Tahun 2011, sekurang-
kurangnya terdiri dari PPK, Staf Pengelola, dan Tim Swakelola. Untuk
pembentukan tim swakelola ditetapkan dengan Surat Keputusan tersendiri,
sesuai format pada Lampiran F-01/DJBM/SMM/RMP/01
b. SK Direksi Teknis Pekerjaan, dilakukan dengan mengacu pada Petunjuk
Pelaksanaan Penetapan Direksi Pekerjaan, sesuai format pada Lampiran F-
02/DJBM/SMM/RMP/02
c. SK Tim Teknis Pekerjaan, dilakukan dengan mengacu pada Petunjuk
Pelaksanaan Penetapan Tim Teknis Pekerjaan sesuai format pada Lampiran
F-03/DJBM/SMM/RMP/03.
P3 Pelaksanaan Pengendalian Hasil Kegiatan, dilakukan dengan cara membandingkan
Pengendalian realisasi pelaksanaan kegiatan dengan rencana jadwal, dan melakukan
perbaikan apabila terdapat perbedaan yang signifikan antara realisasi dan
jadwal. Selain itu, juga dilakukan:
1. Pembahasan kemajuan pekerjaan
2. Menindaklanjuti permasalahan yang menghambat pekerjaan
Adapun yang dilakukan sekurang-kurangnya:
1 Rapat Pra Pelaksanaan (PCM) dilakukan mengacu pada Permen PU No
07/PRT/M/2011, Petunjuk Pelaksanaan Rapat Persiapan Pelaksanaan
Pekerjaan PCM (DJBM/SMM/PP/15)
2 Pengendalian Mobilisasi, dilakukan dengan cara mengunjungi lapangan
langsung dan memeriksa kesesuaian antara dokumen kontrak dan
realisasi di lapangan mengacu pada Spesifikasi Umum Edisi Tahun 2010
No Jenis Kegiatan Uraian Kegiatan & Ketentuan-ketentuan

Revisi II (mobilisasi peralatan, personil, dst)

3 Rapat Berkala dan Koordinasi dilakukan antara PPK, Konsultan Supervisi
dan Pelaksana Jasa Konstruksi membahas tentang pelaksanaan paket
kegiatan yang sesuai dengan rencana, mutu dan tepat waktu, dengan
menggunakan RMP/RMK.
4 Pengendalian Metoda dilakukan mengacu pada RMK dan hasilnya
didokumentasikan dalam bentuk Laporan yang berisikan sekurang-
kurangnya memuat kesesuaian antara metoda dengan realisasi dan
kendala-kendala penerapan di lapangan (bila ada).
5 Pemeriksaan/persetujuan gambar kerja dilakukan dengan cara
memeriksa kesesuaian gambar kerja yang dibuat oleh pelaksana jasa
konstruksi dengan standar yang dikeluarkan oleh Bina Marga
(.......................diisi nama standarnya)
6 Pengendalian material/Tenaga Kerja/Peralatan dilakukan dengan cara
memeriksa kesesuaian material, tenaga kerja dan peralatan yang
tercantum dalam RMK dengan realisasi di lapangan, dibuat dalam
Laporan Pengendalian yang berisikan sekurang-kurangnya kesesuaian
material/t. Kerja/peralatan dan kendala penerapan di lapangan.
7 Pengendalian Formula Campuran Rencana Kerja dilakukan dengan
menyaksikan pengujian material di laboratorium dan memastikan
kesesuaiannya dengan Spesifikasi Tahun 2010 Edisi ke 2 Revisi II Bab VII
(Spesifikasi Umum) dan Spesifikasi Rehabiltasi JembatanTahun 2009/1
pada Divisi 1 Umum Seksi 1.1, dibuat dalam Laporan Pengendalian yang
berisikan sekurang-kurangnya kesesuaian Formula Campuran Rencana
Kerja dan kendala penerapan di lapangan.
P4 Tindak Lanjut Tindakan Korektif dilakukan :
1. test cash (tindakan percepatan) apabila ada deviasi minus mengacu pada
Petunjuk Pelaksanaan Show Cause Meeting (SJBM/SMM/PP/16)
2. Apabila terjadi HPTS.
Prosedur Tindakan Korektif dengan mengacu pada Prosedur Mutu Tindakan
Korektif (DJBM/SMM/PR/05 Rev. 01)
Tindakan korektif tersebut harus dimonitor status tindakan yang dilakukan
untuk mengatasi ketidaksesuaian
P5 Serah Terima Serah terima Kegiatan dilakukan dengan cara diperiksa oleh Tim Penerima
Kegiatan Pelaksanaan Pekerjaan dan menandatangani Berita Acara yang telah
ditandatangani oleh Ketua Pelaksana Kegiatan, mengacu pada Peraturan
Presiden Nomor 70 Tahun 2012.
P6 Menyusun Penyusunan Laporan dilakukan oleh Pejabat Pembuat Komitmen dengan
Laporan mengacu pada DJBM/SMM/PP/07 (Petunjuk Pelaksanaan Pelaporan).
P7 Mengusulkan Menyusun Rencana RKAKL tahun berikutnya dengan mempertimbangkan:
RKAKL 1. Rencana Strategis Unit Eselon II pada 5 (lima) tahun berjalan
berikutnya 2. Menganalisis kebutuhan pelaksanaan berdasarkan laporan pelaksanaan
kegiatan tahun sebelumnya
Adapun format usulan RKAKL tahun berikutnya adalah mengacu pada format
No Jenis Kegiatan Uraian Kegiatan & Ketentuan-ketentuan

sesuai F-04/DJBM/SMM/RMP/01.
P9 Pengelolaan Dilakukan sekurang-kurangnya dengan:
Administrasi 1 Pemeriksaan sertifikat pembayaran diajukan oleh penyedia jasa
Keuangan diperiksa oleh konsultan supervisi dan disetujui oleh PPK mengacu
pada DJBM/SMM/PP/08 tentang cara pembayaran (uang muka,
termin, bulanan dan retensi)
2 Persetujuan sertifikat pembayaran dilakukan mengacu pada
DJBM/SMM/PP/08 tentang cara pembayaran (uang muka, termin,
bulanan dan retensi)
P10 Pemantauan Petugas Pemantauan Proses & Produk melakukan pemantauan dari sejak
Proses dan kegiatan persiapan sampai dengan serah terima kegiatan. Dilakukan dengan
Produk dan cara wawancara atau observasi langsung dan hasilnya dicatat dalam
Survei formulir sesuai pada lampiran (F-05/DJBM/SMM/01 Rev.00).
Kepuasan Bila dalam pelaksanaan pemantauan menemui ketidaksesuaian potensial
Pelanggan yang akan berkibat tidak tercapainya produk sesuai persyaratan yang telah
ditetapkan, maka petugas melaporkan kepada PPK.
Selain itu, juga melakukan survei kepuasan pelanggan guna mengetahui
sejauh mana kinerja pelayanan PPK kepada stakeholder terkait, sesuai
formulir pada lampiran F-06/DJBM/SMM/01 Rev. 00)

Lampiran

Contoh Lampiran 1 sd
 BAGAN ALIR PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MUTU

Pelaksana Kegiatan Mutu Baku

No Uraian Kegiatan Wakil Petugas
Persyaratan/
Ka. Balai Manajemen/ Konseptor Pengendali Waktu Output
Kelengkapan
Pejabat Es. IV Dokumen SOP

1 Mulai

Lihat Catatan 1
2 Penyusunan SOP

Lihat Catatan 2 1 Hari Lihat

3 Pemeriksaan SOP Catatan 2

Ya Tdk Lihat Catatan 2 1 hari

4 Kesesuaian SOP

Lihat Catatan 3 7 hari

5 Pengesahan SOP

Lihat Catatan 4 Paling lambat 1 Lihat

minggu setelah Catatan 4
6 Pencatatan SOP
SOP Baru
disahkan
Lihat Catatan 5 Paling lambat 1
Pendistribusian SOP minggu setelah
7
Baru SOP Baru dicatat

Lihat Catatan 6 Paling lambat 1 Lihat

Pendistribusian SOP minggu setelah Catatan 6
8
Revisi SOP Revisi
dicatat
Lihat Catatan 7 Bersamaan
dengan
9 Penarikan SOP Terevisi
pendistribusian
SOP
Pengendalian Catatan Lihat Catatan 8 Setiap selesai Lihat
Mutu/ pelaksanaan Catatan 8
10
Rekaman/Bukti Kerja kerja

11 Selesai
 CATATAN

NO. PERSYARATAN/KELENGKAPAN OUTPUT

1 Penyusunan SOP.
Penusunan SOP mengikuti ketentuan dalam Peraturan Gubernur
No. 16 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP
Administrasi Pemerintahan Di Lingkungan ..

2 Pemeriksaan SOP dilakukan untuk memeriksa apakah SOP Ceklist Pemeriksaan

sudah memadai baik format maupun isinya dengan menggunakan SOP (F-
Ceklist Pemeriksaan SOP (F-01/48/2010/3/3j/01). 01/48/2010/3/3j/01)
Personil yang berwenang untuk melakukan pemeriksaan SOP :
1. Untuk SOP yang terkait substansi sesuai Tupoksi diperiksa
oleh Kasi/Kasubag terkait
2. Untuk SOP yang terkait dengan Kesisteman diperiksa oleh
Management Representative

3 Pengesahan SOP.
Semua SOP disahkan oleh Kepala Balai

4 Pencatatan SOP Daftar Induk

SOP yang sudah disahkan harus diberi status pengendalian, Dokumen SOP (F-
berupa Cap/Stempel ASLI warna Hijau 02/48/2010/3/3j/01)
Dokumen SOP status ASLI harus dicatat dalam Daftar Induk
Dokumen SOP (F-02/48/2010/3/3j/01)

5 Pendistribusian SOP Baru

Pendistribusian dilakukan dengan menggandakan SOP status
ASLI dan hasil penggandaannya harus diberi cap/stempel
TERKENDALI warna hijau untuk pendistribusian kepada para
pengguna SOP terkait dan cap/stempel TIDAK TERKENDALI
warna hijau kepada bukan pengguna tetapi memerlukannya
sebagai bahan referensi atau pengetahuan

6 Pendistribusian SOP Revisi Daftar Distribusi

1. SOP Revisi harus diberi cap/stempel ASLI warna hijau dan SOP (F-
dicatat dalam Daftar Induk Dokumen SOP (F- 03/48/2010/3/3j/01)
02/48/2010/3/3j/01)
2. SOP yang terevisi harus diberi stempel/cap TIDAK
BERLAKU warna merah dan dipisahkan penyimpanannya
3. Pendistribusian SOP Revisi dilakukan dengan menggandakan
SOP Revisi status ASLI dan hasil penggandaannya harus
diberi cap/stempel TERKENDALI warna hijau untuk
pendistribusian kepada para pengguna SOP terkait dan
cap/stempel TIDAK TERKENDALI warna biru kepada bukan
NO. PERSYARATAN/KELENGKAPAN OUTPUT

pengguna tetapi memerlukan sebagai bahan referensi atau

pengetahuan
4. Pendistribusian dicatat dalam formulir Daftar Distribusi SOP
(F-03/48/2010/3/3j/01)

7 Penarikan SOP Terevisi

Dilakukan pada saat mendistribusikan SOP Revisi dan
dokumennya segera dimusnahkan atau diberi Cap/Stempel
TIDAK BERLAKU warna merah

8 Pengendalian Catatan Mutu/Rekaman/Bukti Kerja pelaksanaan Daftar Catatan

SOP ini dilakukan dengan mengacu kepada SOP Pengendalian Mutu/Rekaman/Bukti
Catatan Mutu/Rekaman/Bukti Kerja (SOP No. 48/2010/3/3j/02) Kerja (F-
02/48/2010/3/3j/02)
 LAMPIRAN 1 :
FORMAT CEKLIST PEMERIKSAAN DOKUMEN SOP
(F-01/48/2010/3/3j/01 Rev.00)

Pemenuhan Persyaratan
No Uraian Ya/
Tdk Ket
sesuai
1 Tersedia halaman judul sesuai format yang
ditetapkan dalam Peraturan .. No. 16 Tahun
2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP
Administrasi Pemerintahan Di Lingkungan ..
2 Tersedia Lembar Pengesahan sesuai format yang
ditetapkan dalam Peraturan . No. 16 Tahun
2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP
Administrasi Pemerintahan Di Lingkungan ..
3 Tersedia SOP 1 (deskripsi Unit Organisasi) :
1. Visi
2. Misi
3. Moto/Janji Layanan
4 ISI SOP 2 (Informasi mengenai prosedur yang akan
distandarkan) sesuai dengan yang telah ditetapkan
dalam Peraturan .. No. 16 Tahun 2010
tentang Pedoman Penyusunan SOP Administrasi
Pemerintahan Di Lingkungan ..
5 Cara penomoran SOP
6 Tersedia tgl Pembuatan
7 Tersedia tgl Revisi
8 Tersedia tgl Efektif
9 Ada pengesahan,
10 Tersedia Judul SOP
11 Tersedia halaman
12 Dasar Hukum yang digunakan adalah yang terkini
13 Isi kolom Keterkaitan sudah sesuai dan terkini
14 Isi kolom Peringatan sudah sesuai

15 Isi kolom Kualifikasi Pelaksana sudah sesuai dan

tepat
 Pemenuhan Persyaratan
No Uraian Ya/
Tdk Ket
sesuai
16 Isi kolom peralatan/perlengkapan sudah sesuai dan
tepat

17 Isi kolom pencatatan dan pendataan sudah sesuai

dan tepat

18 ISI SOP 3 (prosedur ) sesuai dengan yang telah

ditetapkan dalam Peraturan .. No. 16 Tahun
2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP
Administrasi Pemerintahan Di Lingkungan ..

19 Simbol Kegiatan dan arah alirnya sudah sesuai

20 Tambahan lainnya sudah sesuai dan tepat

21 Redaksi tidak ada yang salah nomor atau salah ketik

22 Dokumen mudah dibaca dan dipahami serta tidak

mengandung arti yang bias

Bandung,

Diperiksa oleh :

(.)