3/14/19

Mencapai & mempertahankan

Peningkatan mutu dan Keselamatan
(Achieved and sustained
Quality Improvement and safety)

Dr Arjaty W Daud MARS

3/14/19 Arjaty/ JCI/2014 1

Selecting the Project

1. Laporan eksternal
External reporting requirements
2. Apa yang diinginkan pasien untuk diperbaiki
(What do patients want you to fix)
3. Apa yang diinginkan staf untuk diperbaiki
(What doses staff want you to fix)
4. Apa perubahan besar dalam mutu dan safety
monitoring data anda
(What are the major variances in your quality
and patient safety monitoring data)
5. Apa insiden mutu dan keselamatan yang sudah anda
alami
(What quality and patient safety incidents have you
experienced)

3/14/19 Arjaty/ JCI/2014 2

1
 3/14/19

Systematic Quality Management

Six Critical Questions
1. Apa indikatornya dan mengapa indikator tersebut
dipilih
2. Apa metode pengumpulan data
3. Apa metode analisa data dan apa interpretasinya
4. Apa metode validasi datanya
5. Apakah perlu perbaikan performa dan apa
pendekatannya
6. Apa akar masalah dan rekomendasi untuk solusi
atau aksi korektif perbaikan
7. Kapan corrective action diimplementasi dan
apakah hal tersebut membuat perbaikan /
perubahan

3/14/19 Arjaty/ JCI/2014 3

Performance Gaps
Actual versus Expected Performance in JCI
Standards

3/14/19 Arjaty/ JCI/2014 4

2
 3/14/19

Patient Safety Leadership Walkround

3/14/19 Arjaty/ JCI/2014 5

3/14/19 Arjaty/ JCI/2014 6

3
 3/14/19

FASE FOCUS

F FIND Tentukan proses yang memerlukan perbaikan dan outcomenya. Tentukan

siapa yang memperoleh manfaat dari perbaikan. Pahami bagaimana proses
sesuai dengan sistem dan prioritas RS

O ORGANIZE Tentukan tim yang mengetahui proses. Tentukan besar tim, anggota yang
mewakili berbagai level organisasi, pilih anggota, siapkan dokumen
progresnya

C CLARIFY Klarifikasi proses saat ini. Tentukan proses saat ini dan proses seharusnya.
Tim review proses saat ini harus memahaminya sehingga mampu membuat
analisa proses saat ini dan proses yang seharusnya

U UNDERSTAND Pahami penyebab variasi. Tim akan mengukur proses dan belajar tentang
penyebab variasi. Kemudian mereka membuat PLAN untuk mengumpulkan
data, mengumpulkan data, menggunakan informasi secara spesifik, dapat
diukur dan dapat dikontrol

S SELECT Pilih perbaikan proses yang potensial. Tentukan aksi untuk memperbaiki
proses (harus didukung oleh bukti yang terdokumentasi)

3/14/19 Arjaty/ JCI/2014 7

FASE PDCA

PLAN PLAN perbaikan / pengumpulan data. PLAN perubahan

dengan cara mempelajari proses, memutuskan apa yang
dapat memperbaikinya, dan identifikasi data yang dapat
membantu

DO Lakukan perbaikan /pengumpulan data / Analisa data.

Eksekusi PLAN dalam skala kecil atau dengan simulasi

CHECK Cek data untuk perbaikan proses. Amati hasil perubahan.

Dokumentasi hasil perubahan. Jika perlu modifikasi
perubahan dan kemungkinan

ACT Lakukan continue Improvement. Implementasi perubahan

jika berhasil. Jika gagal, abaikan PLAN dan ulangi siklus

3/14/19 Arjaty/ JCI/2014 8

4
 3/14/19

F . O.C.U.S.
Temukan proyek perbaikan /
Find an improvement project (initiative):
◦ Review standar & dokumen terkait
◦ Analisa data yang dikumpulkan
◦ Identifikasi masalah & outcome yang
diinginkan

3/14/19 Arjaty/ JCI/2014

9

Project Peningkatan Mutu /

Quality Improvement Project

Penentuan Project QI dapat dilakukan

melalui beberapa cara :
— Pimpinan mengidentifikasi kesenjangan /
GAP terkait tujuan organisasi,
— Tim mengidentifikasi peluang-peluang
berdasar pengalaman staf dengan pasien.
— Pada beberapa kasus dapat berdasarkan :
◦ Hasil monitoring mutu,
◦ Pelaporan hasil indikator mutu
◦ Pedoman praktik baru / Best practices guideline

arjaty daud/ JCI/2012 10

5
 3/14/19

F. O. C.U.S
→
O
Bentuk Tim ad hoc / Organize ad hoc (task
force) team:
- Identifikasi & libatkan stakeholder (cth,
dokter, perawat, admin…dll)
- Kaitkan perbaikan dengan semua
departemen terkait
- Pilih anggota tim yang mengetahui
proses yang akan diperbaiki

3/14/19 Arjaty/ JCI/2014

11

Team Member Roles

— Yang menyetujui keputusan / Approver of Decisions
◦ Membuat keputusan final / Makes final decision
◦ Dapat mempengaruhi keputusan final / Can influence final decision
— Sumber daya Tim / Resource to Team
◦ Pengalaman dalam pengambilan keputusan kelompok / Expertise in
group decision making
◦ Membantu kelompok mengembangkan rekomendasi / Helps group
make develop recommendations
— Anggota Tim / Member of Team
◦ Pakar dalam proses / Subject matter experts in process
◦ Harus dilibatkan dalam aktifitas tim / Must be included in team
activities
— Ketertarikan Stakeholder / Interested Stakeholders
– Harus diinformasikan mengenai proyek dan rekomendasi / Must be informed
of project and recommendations

3/14/19 Arjaty/ JCI/2014 12

6
 3/14/19

F.O. C.U.S.
→ Klarifikasi proses saat ini & outcome yang
diinginkan / Clarify current process &
desired outcomes:
◦ Proses saat ini dimengerti sepenuhnya oleh
semua anggota tim
◦ Pastikan setiap anggota tim mengemukakan hal-hal
yang seharusnya terjadi tetapi tidak dilakukan ( non
blammed
◦ Gambarkan flow chart untuk klarifikasi
masalah dalam proses
◦ Kumpulkan data dari semua area terkait
proses serta outcome yang diinginkan

3/14/19 Arjaty/ JCI/2014

13

Clarifying the Problem

Use High Level Process Map

Site Time
List Verification Marking Out
Invasive Procedure
Procedure Procedure
Procedures Area
Area Room

Performance
Policy Monitoring
Procedure Two
Measures
3/14/19 Arjaty/ JCI/2014 14

7
 3/14/19

F.O.C.U.S
→ Pahami variasi proses, akar masalah &
Outcome yang diinginkan / Understand
Process Variation, Root Causes & Desired
Outcomes:
◦ Identifikasi tools yang diperlukan untuk
menggambarkan & analisa variasi proses, akar
masalah & outcome yang diinginkan
◦ Cari informasi dari benchmark, best practice, dll,
apa penyebab variasi
◦ Mencari penyebab mengapa proses tidak berjalan
sebagaimana mestinya
◦ Identifikasi semua kemungkinan solusi untuk
mencapai outcome yang diinginkan

3/14/19 Arjaty/ JCI/2014

15

What Prevents Us From Doing Better?

— Identifikasi akar masalah:

◦ Hal ini yang menyebabkan masalah
berulang kembali ?
◦ Identifikasi penyebab dan gali
◦ “Inch-wide, mile deep” probing
◦ Gunakan “Lima Mengapa”
◦ Gunakan tool cause effect analisa / Fish
bone

3/14/19 Arjaty/ JCI/2014 16

8
 3/14/19

KFSH Improvements THE EFFECT

THE CAUSES
Methods Manpower
tidak ada
kebijakan dan
m enunggu satu pasien selesai prosedur tidak staf kekurangan staf dan waktu tunggu
dahulu sebelum m em ulai yang khusus yang tekniai prostodonti
baru mengelola dan ortodonti
daftar tunggu lebih dari tiga
tahun sejak
lama

ruang poli gigi sempit pasien batal datang

atau datang tidak tepat nomer daftar
waktu tunggu masih
ditulis tangan material tidak segera
budaya kerja cepat
tersedia
tidak dilaksanakan
komunikasi tidak tidak ada sistem
efektif pendaftaran
melalui komputer

Environment Machines Materials

PRIORITIZATION MATRIX
Causes No Policy Finish patient Patient not Patient Late Increase Load Low Encouraged Less number of
one by one came in his more than of Patients Culture experience and
appointment three times special dentist
Criteria
Impact on patient 5 3 1 1 3 3 5
Reputation 5 5 1 1 1 1 5
Acceptance 5 3 3 1 5 5 5
Time Needed 3 5 1 1 5 1 5
Total Score 18 16 6 4 14 10 20
Causes Short of Waiting list not No Computer Not Fixed one Material not Space for lab not
experience accurate because available to save responsible on available enough.
Technicians hand writing data waiting list
Criteria
Impact on 5 3 1 1 5 3
patient
Rebutation 1 1 1 1 3 3
Acceptance 5 1 5 5 5 5
Time Needed 3 1 3 1 3 1
Total Score 14 6 10 8 16 12
3/14/19 Arjaty/ JCI/2014 18

9
 3/14/19

PARETO
Cumulative
Percentage Cutoff: 80%

# Causes Defects Cumulative%

1 Less number of experience and special dentist 20 13.0%

2 No Policy 18 24.7%

3 Finish patient one by one 16 35.1%

4 Material not available 16 45.5%

5 Short of experience Technicians 14 54.5%

6 Increase Load of Patients 14 63.6%

7 Space for lab not enough. 12 71.4%

8 Low Encouraged Culture 10 77.9%

9 No Computer available to save data 10 84.4%

10 Not Fixed one responsible on waiting list 8 89.6%

11 Patient not came in his appointment 6 93.5%

12 Waiting list not accurate because hand writing 6 97.4%

13 Patient Late more than three times 4 100.0%

14 100.0%

15 100.0%

Insert new rows above this line

3/14/19 Arjaty/ JCI/2014 19

PARETO CHART

3/14/19 Arjaty/ JCI/2014 20

10
 3/14/19

F.O.C.U.S
→ Tentukan prosedur best practice /
Select the best practice procedure:
◦ Analisa solusi terkait perbaikan proses
◦ Pilih solusi terbaik yang akan mencapai
outcome yang diinginkan
◦ Kembangkan informasi terkait outcome yang
diinginkan, sumberdaya yang diperlukan,
kerangka waktu, PIC, dll

3/14/19 Arjaty/ JCI/2014

21

Select Improvements
— Gunakan kriteria untuk memilih perbaikan
rencana aksi
— Kriteria 1: Batalkan implementasi
— Kriteria 2: Implementasi perbaikan bermanfaat
atau efektif

High Hards > 60days

Jewels = 30-60 days
Quick Fixes = Just Do It
Drop = Not Worth It

3/14/19 Arjaty/ JCI/2014 22

11
 3/14/19

P.D.C.A.

King Khalid Triage PDCA

S (Select) ESI (Emergency Saverity Index)
Pilih outcome yg diinginkan Flow chart + algoritme diperlukan utk solusi prioritas sesuai fish bone. List plan utk
implementasi setiap solusi

TUJUAN Untuk meningkatkan Respons time / prioritas pasien IGD , < 5 menit dalam waktu 1 bulan

PDCA DESKRIPSI/LIST

P PLAN STRUKTUR
Rencanakan proyek, penugasan 1. Menyediakan lokasi untuk triage (PIC: Direktur, target tgl 18/12/2012)
2. Finalisasi system terbaik utk dilaksanakan sesuai aturan & regulasi, ESI (PIC: IT)
3. Menyiiapkan alat X ray 24 jam
4. Membuat Pintu terpisah untuk MRI
5. Menyiapkan papan informasi utk edukasi pasien terkait system triage,

PROSES
6. Buat kebijakan & prosedur (PIC: dr A, dr B)
7. Pelatihan staf (PIC: dr A, dr B, dr C, target tgl 18/12/2012)
8. Menyiapkan Leaflet untuk pasien dan keluarga dua bahasa (PIC Direktur)

OUTCOME
Evaluasi hasil respons time pelayanan pasien IGD
D DO Gantt Chart
Lakukan apa yang harus dikerjakan

C CHECK Monitoring hasil implementasi. Membandingkan Respons time sebelum dan sesudah
Cek hasil & ukur perubahan Uji coba

A ACT Standarisasi, Redesain struktur & proses IGD,anda dapat menemukan perlunya
Lakukan maintain untuk perubahan menseting rencana-rencana anda. Ambil kesimpulan apa yang dapat menjadi
perubahan yang terjadi pembelajaran dari melakukan proyek ini .
3/14/19 Arjaty/ JCI/2014 24

12
 3/14/19

P.D.C.A
→ Plan for implementing solutions:
→ SMART Objectives / TUJUAN à Objektif
– S = Specific
– M = Measurable
– A = Achievable
– R = Realistic
– T = Time Specific

25

Action Plan Tool

26

13
 3/14/19

D.C.A.
[Judul
Proyek]
[Nam a RS]
P. Today's Date: 7/12/12 Thursday
(vertical red line)
PIC Proyek: [Nama]
Start Date: 1/2/12 Monday
First Day of Week
[42] (Mon=2): 2

% Com plete

Rem aining
Duration

W orking

Com plete
(Days)

Days

Days
Days
Gantt Chart for monitoring

Task
WBS Tasks Lead Start End
1 sosialisai yayuk 1/2/12 1/31/12 30 0% 22 0 30
1.1 Sub Task level 2 1/2/12 1/6/12 5 0% 5 0 5
1.2 Sub Task level 2 1/7/12 1/11/12 5 0% 3 0 5
1.2.1 Sub Task level 3 1/12/12 1/16/12 5 0% 3 0 5
1.2.2 Sub Task level 3 1/17/12 1/21/12 5 0% 4 0 5
1.3 Sub Task level 2 1/22/12 1/26/12 5 0% 4 0 5
1.4 Sub Task level 2 1/27/12 1/31/12 5 0% 3 0 5
Project milestones

2 Task Category 2 [Name] 1/2/12 1/27/12 26 25% 20 6 20

2.1 Sub Task level 2 1/2/12 1/6/12 5 25% 5 1 4
2.2 Sub Task level 2 1/9/12 1/13/12 5 25% 5 1 4
2.3 Sub Task level 2 1/16/12 1/20/12 5 25% 5 1 4
2.4 Sub Task level 2 1/23/12 1/27/12 5 25% 5 1 4
3 Task Category 3 [Name] 1/2/12 1/28/12 27 50% 20 13 14
3.1 Sub Task level 2 1/2/12 1/7/12 6 50% 5 3 3
3.2 Sub Task level 2 1/9/12 1/14/12 6 50% 5 3 3
3.3 Sub Task level 2 1/16/12 1/21/12 6 50% 5 3 3
3.4 Sub Task level 2 1/23/12 1/28/12 6 50% 5 3 3
4 Task Category 4 [Name] 1/2/12 1/21/12 20 0% 15 0 20
4.1 Sub Task level 2 1/2/12 1/6/12 5 0% 5 0 5
4.2 Sub Task level 2 1/7/12 1/11/12 5 0% 3 0 5
4.3 Sub Task level 2 1/12/12 1/16/12 5 0% 3 0 5
4.4 Sub Task level 2 1/17/12 1/21/12 5 0% 4 0 5

Catatan :

27

P.D. C.A.
→Cek Hasil
◦ Bila outcome yang diinginkan tercapai,
lakukan perbaikan yang diharapkan
◦ Bandingkan data yang dikumpulkan dari
proses FOCUS dengan DO.
◦ Cek dampak atau outcome yang tidak
diharapkan

28

14