Back to Field Operation Guideline 2021

Commercial Transformation
Januari 2021
Contents
1. Panduan Umum
• Transisi Operasional di Lapangan
• Keputusan Karyawan Kembali ke Tempat Kerja
• Jabatan Karyawan yang Dipersyaratkan untuk Kembali ke Lapangan
• Kewajiban untuk Membentuk tim Satgas di Masing-masing Sales Point

2. Detail Protokol Kesehatan

• General Protocol
• Definisi Kontak Erat
• Aktivitas Utama Tim Lapangan
• Sebelum ke kantor • Saat berada di kendaraan operasional
• Aktivitas di kantor • Selama operasional di lapangan
• Selama proses loading / unloading • Selama di penginapan
• Penggunaan tempat parkir • Sepulang ke rumah
• Selama proses setoran di drop box / kasir & expense
• Aktivitas Lain
• Penggunaan toilet • Penggunaan ruang kerja
• Penggunaan Mushola • Saat makan
• Penggunaan ruang meeting

3. Protokol Jika Terjadi Insiden Kesehatan

• Kriteria Insiden Kesehatan
• Protokol Jika Terjadi Insiden Kesehatan
• FAQ
1 Panduan Umum
Panduan Umum

Transisi Operasional di Lapangan

Fase 1 (hanya berlaku untuk area yang pertama kali BTF) : Normal State :
Partial Return to Field (1 minggu) Implementasi New Framework

Affected
Sales point yang telah di approve oleh HQ
Sales Point

Interaksi terbatas & fokus pada Penerapan mix physical – virtual visit
normalisasi penerapan protokol sebagai new framework
kesehatan secara disiplin

Max. 50% target call di hari pertama BTF (melakukan normal in Standard in call mission (availability; RSP; DSD/ GSR, dll)
Field REE call mission termasuk DSD). Target call ditingkatkan secara
Operation berkala selama periode transisi
Standard in call mission (engagement, ecosystem, GSM, dll), conditional
SRC-C Ecosystem + GSM DSD selama 8 minggu pertama, GSR GT non SRC

WEE Prioritas engagement ke key WS + GSW Standard in call mission dengan 100% GSW dengan 3rd party delivery

Employee
Hanya berlaku untuk karyawan dengan status bebas gejala Covid-19 & tanpa keterbatasan khusus.
Governance
Panduan Umum

Keputusan Karyawan Kembali ke Tempat Kerja

Total populasi karyawan yang bekerja di kantor ≤ kapasitas maks. yang ditentukan

LANJUTKAN
BEKERJA DARI
RUMAH/
REMOTE
BISA KEMBALI
Segera hubungi
BEKERJA DI
atasan Anda &
KANTOR/
ICC**
LAPANGAN

TDK YA YA YA YA

Apakah jabatan Apakah karyawan

Hasil Rapid
karyawan YA termasuk TDK TDK Apakah hasil TDK Apakah TDK
Test*** pertama
dipersyaratkan beresiko tinggi? penilaian mandiri pengecekan suhu
kerja REAKTIF /
untuk kembali ke atau memiliki TINGGI? tubuh ≥ 37.3⁰ C?
POSITIF ?
kantor/ lapangan? kondisi khusus*

*Konsultasikan dengan atasan Anda jika memiliki kondisi khusus apapun yang menghalangi Anda bekerja di kantor/ lapangan. Atasan akan memberikan pertimbangan kasus per kasus.
** Incident Call Center (ICC) di 021 51401333 / 087851401333
*** Test Antigen jika tersedia di area, hanya untuk individual yang baru pertama kali BTF
Panduan Umum

Jabatan Karyawan yang Dipersyaratkan untuk Kembali ke Lapangan

Fase 1 : Normal State :
Position Based
Partial Return to Field New Framework

Zone

Regional

• Spv DPC, SAT, Spv Sub Dist, SCE Territory • Spv DPC, SAT, Spv Sub Dist, SCE Territory
• SRE, CEC, SWE, SCE • SRE, CEC, SWE, SCE
• Driver • Driver
• MAWE, MARE, MATE, MACE • Admin Collection (3pm to 6pm)
• FT* • FT*
Area
• REE, WEE, SRC Coach, SA • MAWE, MARE, MATE, MACE
• Helper • REE, WEE, SRC Coach, SA
• Office Helper • Helper
• Security • Office Helper
• Security

Semi WFH (WWWR & field visit, visit ke lapangan tanpa transit di office, sedangkan pekerjaan Physical/ virtual visit sesuai field operation RTM summary.
administrasi/reporting dilakukan di rumah & memaksimalkan koordinasi virtual) Virtual visit wajib dilakukan di rumah.

100% kembali ke lapangan/ kantor.

*efektif KPS6
Panduan Umum

Kewajiban untuk Membentuk tim Satgas di Masing-masing Sales Point

Manager / Work from Office:

a. PIC ditunjuk oleh Manager
Spv. DPC b. Manager menunjuk beberapa
personnel untuk bertugas
sebagai PIC secara bergantian
Daily PIC Satgas
PIC BTF Zone c. Rotasi penunjukan personnel
COVID* secara berkala di setiap kuartal

*SRE/SWE/SCE selain yang bertugas

PIC BTF HO sebagai daily PIC Satgas, langsung
SPV RE/WE/CE* SFA Security beroperasional di lapangan tanpa
beraktivitas di office

Office Helper
Note :
1. Pembentukan tim Satgas Covid BERSIFAT WAJIB di semua sales point
2. Struktur serta peran & tanggung jawab tim Satgas COVID akan di tempel di setiap sales office (format terlampir)

Posisi Peran & Tanggung Jawab

• Menentukan jumlah & karyawan yang akan kembali operasional serta memutuskan karyawan yang dapat beroperasional di lapangan berdasarkan
hasil employee eligibility assessment
• Memastikan penerapan protokol kesehatan & keselamatan yang telah diatur
MARE, MAWE, • Menunjuk daily PIC Satgas COVID dan berkoordinasi dengan PIC tim Back to Field Project zone
MATE, MACE,
• Menandatangani BAP harian
Spv DPC
• Menginformasikan protokol Covid terupdate sesuai dengan Perda yang berlaku di masing-masing area ke PIC BTF Zone
• Menerima laporan berkaitan dengan usulan improvement protocol COVID di area dan menginformasikan ke PIC BTF Zone
• Berkoordinasi dengan PIC dan ICC ketika ada indikasi / konfirmasi adanya health incident
Panduan Umum

Kewajiban untuk Membentuk tim Satgas di Masing-masing Sales Point

Posisi Peran & Tanggung Jawab

• Memastikan dan berkoordinasi dengan semua pihak terkait dengan pelaksanaan seluruh protokol kesehatan dan keselamatan pada hari tersebut
(termasuk proses loading / unloading, antrian cashier / drop box, penggunaan fasilitas kantor, dll.)
• Memiliki hak penuh untuk membubarkan jika ada kerumunan massa di area kantor
Daily PIC Satgas
• Memberikan saran kepada tim dan people manager jika perlu ada improvement protocol COVID di area (lingkungan kantor & lapangan)
COVID
• Membuat dan mengirimkan Berita Acara harian ke people manager (daily), SFA dan tim EIR (bila terdapat pelanggaran terhadap protocol kesehatan
dan keselamatan)
• Menyerahkan Berita Acara harian ke pihak security untuk di dokumentasikan

Flow pelaporan Berita Acara harian:

Temuan pelanggaran protokol Membuat dan mengirimkan Follow up dari temuan pelanggaran
kesehatan dan keselamatan Berita Acara harian protokol harian
Karyawan & outsource Daily PIC Satgas People Manager, SFA, IER

Note :
1. Semua pihak wajib melapokan jika menemukan adanya pelanggaran terhadap protokol kesehatan dan keselamatan ke Daily PIC Satgas COVID
2. Daily PIC Satgas COVID akan membuat Berita Acara harian (format terlampir) dan mengirimkan secara harian kepada People Manager (dapat melalui
email), dan jika ada temuan akan dikirimkan juga ke SFA, dan IER
3. Fisik BAP akan di serahkan ke tim security dan akan di filing setiap bulan (dibantu SFA)
4. Masing-masing posisi akan memfollow up temuan harian dari Daily PIC Satgas COVID dan mengambil langkah sesuai yang telah diatur
• Permanent employees: People Manager & EIR
• Contracted employees: SFA to vendor
Panduan Umum

Kewajiban untuk Membentuk tim Satgas di Masing-masing Sales Point

Posisi Peran & Tanggung Jawab

SRE, CEC, SWE, • Memastikan sub-ordinat yang baru akan kembali operasional melakukan Rapid test (Antigen jika tersedia di area) hanya 1x di hari pertama masuk
SAT, Spv Sub bekerja & daily self assessment setiap hari
Dist • Memastikan sub-ordinat mematuhi protokol kesehatan & keselamatan yang telah diatur

• Memastikan kelengkapan dan ketersediaan protokol keselamatan (APD) seperti masker, faceshield & hand sanitizer
• Memastikan pengaturan ruang kerja dan instalasi kampanye & material protokol kesehatan & keselamatan, tanda batas antrian dan maksimum
SFA kapasitas di kantor sales point.
• Berkoordinasi dengan security untuk memastikan ketersediaan form manual penilaian mandiri di tim Security
• Menginformasikan kapasitas maksimum kantor kepada manager area dan daily PIC
• Memastikan dilaksanakannya protokol kesehatan & keselamatan selama proses keluar masuk semua individu di area kantor (pengawasan suhu,
kesehatan, pengisian dan pemeriksaan self assessment)
• Memastikan nilai yang diberikan jika ada pengisian Self Assessment manual sudah benar dan melakukan penyimpanan dokumen secara proper.
Dokumen dengan nilai assessment Low dan Medium bisa di disposal setelah 14 hari dari tanggal dibuat.
Security • Mendokumentasikan Berita Acara harian yang dibuat oleh Daily PIC Satgas COVID
• Memastikan pengisian log book kendaraan operasional maupun pribadi yang keluar masuk area kantor
• Memastikan kepatuhan terhadap jarak aman dalam proses loading & unloading barang dengan koordinasi team logistic
• Memiliki hak penuh untuk menegur dan membubarkan jika ada kerumunan massa di area office

Office Helper / • Pembersihan dengan disinfektan di ruang kerja dan permukaan yang sering disentuh secara berkala dan setelah berakhirnya jam operasional
OB kantor.
Panduan Umum

Kewajiban untuk Membentuk tim Satgas di Masing-masing Sales Point

Perihal / Kondisi Protokol

Personnel PIC - Daily PIC satgas : Spv, FT, SPV DPC

Satgas - Personnel PIC Satgas tidak berasal dari personnel yang belum BTF

- Tetap ada SPV yang akan bertugas sebagai daily PIC dan mengutamakan pengawasan di pagi dan sore hari (loading / unloading dan setoran)
dengan tetap membuat BAP harian
Kantor dengan
- SPV yang ditugaskan sebagai daily PIC dapat pergi ke lapangan di siang hari dengan sepengetahuan atasan
jumlah SPV < 5
- Ketika SPV sedang berada di lapangan, maka tugas pengawasan akan dilakukan oleh tim security
orang
- Untuk kantor dengan jumlah SPV yang sangat terbatas, maka prioritas pengawasan adalah di hari Senin dan Jumat dengan persetujuan Manager
Area & PIC BTF Zone

Aktivitas di hari - Pengawasan akan dilakukan oleh tim security

Sabtu - Tim security akan membuat BAP yang akan diserahkan ke PIC satgas di hari kerja berikutnya

a. Kantor mandiri HMS

- Tim satgas akan tetap dibentuk dan menempel pakta integritas di kantor
PIC Satgas di
- PIC Satgas tidak perlu stand by di kantor dan tidak perlu dibuat BAP harian karena tidak ada aktivitas operasional di kantor
kantor EZD
b. Kantor di EZD
- Tidak perlu dibuat tim satgas
2 Detail Protokol Kesehatan
Detail Protokol Kesehatan

Protokol ini merupakan peraturan dan prosedur kerja yang merujuk Perjanjian
Kerja Bersama PT. HM Sampoerna Tbk. Tahun 2018-2021 Pasal 16 ayat (4) juncto Pasal
19 ayat (17) yang mengatur tentang Keselamatan dan Kesehatan Kerja dan Tata Tertib,
dimana setiap Pekerja yang melanggar dapat diberikan sanksi tindakan disiplin.
Detail Protokol Kesehatan

GENERAL PROTOCOL
Standar Protokol yang MANDATORY diterapkan oleh semua karyawan dalam semua aktivitas (di kantor & luar kantor)

AKTIVITAS UTAMA TIM LAPANGAN

Sebelum ke Kantor Saat Berada di Kantor Saat Berada di Field

▪ Di rumah ▪ Aktivitas di kantor ▪ Di kendaraan ops.
▪ Di dalam perjalanan ▪ Loading/ Unloading ▪ Di outlet
▪ Tempat parkir ▪ Di penginapan
▪ Setoran uang & expense

AKTIVITAS LAIN

Di Toilet Kantor Di Musholla Ruang Meeting Ruang Kerja Saat Makan

Detail Protokol Kesehatan
Definisi Kontak Erat

Salah satu prinsip utama protokol kesehatan ini adalah melakukan pembatasan fisik dengan selalu menghindari kontak erat dengan orang
lain. Berikut adalah kriteria kontak erat yang dimaksud dalam protokol kesehatan ini:

0 – 1 mt 1 – 2 mt

Riwayat interaksi dengan paparan Riwayat interaksi dengan paparan Bekerja/berada bersama di ruangan
> 15 menit, dalam jarak 0-1 m > 15 menit, dalam jarak 1-2 m kecil, seperti cubicle atau ruang
dengan / tanpa menggunakan masker tanpa menggunakan masker meeting tertutup selama > 2 jam

Kontak fisik langsung Melakukan sharing alat makan

(berjabat tangan, saat makan bersama
berpegangan tangan, dll.) menggunakan alat makan sama
Detail Protokol Kesehatan
Protokol Umum

Bekerja di kantor / field hanya Jaga jarak min. Hindari Hindari kontak fisik Selalu gunakan masker dan
untuk karyawan yang sehat & 2mt dengan kerumunan dan menyentuh face shield dengan baik dan
tidak beresiko sesuai hasil orang lain benda umum benar. Ganti masker setiap 4
peniliaian mandiri jam / ketika dirasa lembab.

Cuci tangan / gunakan Jaga etika bersin / Hindari menyentuh Hindari merokok / Selain kunjungan ke outlet,
hand sanitizer secara batuk yang benar wajah / mengucek menggunakan iQOS selain utamakan komunikasi
berkala mata di smoking area kantor dengan metode virtual

Karyawan yang Tergolong Beresiko

Gunakan peralatan pribadi Bekerja secara

(alat makan, perlengkapan efektif dan segera
beribadah, dsb) pulang ketika sudah Wanita hamil Berusia ≥ 50 tahun Memiliki kondisi
selesai bekerja kesehatan khusus*
*diabetes, hipertensi, gangguan paru, gangguan ginjal, dan penyakit autoimun
Detail Protokol Kesehatan
Di rumah / tempat tinggal karyawan

Melakukan Rapid test Mengisi form penilaian Membawa starter kit Wajib melakukan aktivitas pre- Meningkatkan akurasi
(Antigen jika tersedia mandiri melalui link COVID-19 (masker, face journey dirumah (download intial load untuk
di area) H-3 untuk https://app.keysurvey.com/ shield / safety googles dan journey, cek route plan & initial mengurangi proses
individual yang f/41511494/1ab9/ atau scan hand-sanitizer) load, revisi, dsb.) additional load di tengah
pertama kali masuk QR code H-1 atau hari-H minggu
kantor / field sebelum berangkat

Di dalam perjalanan ke kantor

Jika harus menggunakan transportasi umum, ikuti protokol berikut:

Hindari jam sibuk Jaga jarak duduk Bawa helm pribadi Hindari penggunaan uang tunai /
dengan orang lain ketika naik ojek gunakan hand-sanitizer atau cuci tangan
Hindari penggunaan Jika memungkinkan, TA dapat
jika harus menggunakan uang tunai
transportasi umum menjemput FF di rumah
setelah proses loading*

*berdasarkan assessment dan keputusan management area

Detail Protokol Kesehatan
Aktivitas di kantor
Ikuti prosedur pengukuran
suhu oleh security sebelum
memasuki area kantor
Gunakan meja sesuai tanda
yang telah dipasang (jarak 2mt)
Menujukkan hasil peniliaian
mandiri / mengisi form manual
penilaian mandiri
Bersihkan meja dan area
kerja dengan disinfektan
Cuci tangan / gunakan Mengikuti jalur pemisahan Menggunakan ruangan dengan
hand sanitizer sebelum jalan keluar masuk kantor pintu / jendela terbuka untuk
beraktivitas di area kantor sesuai dengan tanda yang menjaga aliran udara &
tersedia masuknya sinar matahari
Hanya menggunakan Pengunaan area kantor untuk TA/Helper
ruangan / area yang tidak terbatas hanya pada:
ditutup / ditandai dan - gudang logistic
mengikuti kapasitas
maximum penggunaan - tempat parkir
- kasir / drop box
- toilet
- musholla
- driver room / smoking area
Detail Protokol Kesehatan
Selama proses loading / unloading

Pembatasan kapasitas akses

Jaga jarak aman dan ikuti Untuk FF yang didampingi TA, Cuci tangan / gunakan Dilarang berkumpul, segera
gudang melalui shift loading system*
tanda antrian hanya TA yang dapat hand sanitizer setelah pulang / pergi ke field setelah
dengan memperhatikan jumlah
mengembalikan barang ke / loading / unloading barang seluruh aktivitas operasional di
karyawan dan kapasitas gudang
dari gudang kantor sudah selesai

*Shift loading system:

Contoh penerapan shift loading system
Prinsip utama :
Shift Loading
1. Tim logistik tetap konsisten menerapkan FG pre-staging di gudang
Shift 1 (07.00 – 07.15) OOT
2. Shift dibagi sesuai kebutuhan dan kapasitas masing-masing area dan gudang area
Shift 2 (07.15 - 07.30) In-town retail
3. Dahulukan loading untuk perjalanan OOT
Shift 3 (07.30 – 07.45) In-town retail
4. Dahulukan loading untuk retail
5. Dilanjutkan loading untuk WS Shift 4 (07.45 – 08.00) In-town wholesale

6. Pengawasan penerapan shift loading system oleh daily PIC satgas COVID (security
membantu monitor pelaksanaan)
 Detail Protokol Kesehatan
Penggunaan tempat parkir

Contoh urutan memarkir

kendaraan di tempat parkir

Memarkir kendaraan secara Bersihkan / semprot

bergantian dengan kendaraan kendaraan dengan disinfektan
disebelahnya setiap kali akan menggunakan
(terutama bagian-bagian yang
sering disentuh*)

*Bagian yang sering disentuh: setir, tuas persneling, rem tangan, pegangan pintu, radio, flasher, sandaran siku, tuas / tombol jendela, dashboard, pintu bagasi
Detail Protokol Kesehatan
Selama proses setoran di drop box / kasir dan expense

Penggunaan kotak kartu Letakkan dokumen Perhitungan uang & Selalu menjaga jarak Proses serah Dilarang berkumpul, segera
sesuai kapasitas ruangan claim expense di administrasi expense wajib aman dan ikuti tanda terima setoran pulang setelah seluruh
di tempat yang mudah kotak yang diselesaikan di dalam mobil. antrian harus dilakukan aktivitas operasional di kantor
dilihat / di depan pintu diletakkan dekat drop FF / TA motoris dapat secara efektif sudah selesai
masuk ke ruang kerja box / kasir menggunakan ruang meeting
untuk menghindari antrian dengan mengikuti kapasitas
drop box / kasir maksimal.

(detail flow di slide

selanjutnya)
 Detail Protokol Kesehatan – Saat berada di kantor
Selama proses setoran di drop box / kasir dan expense
Flow penggunaan kotak kartu antrian:

YA Masuk ke kantor Taruh kembali

Ambil kartu kartu antrian
dan antri drop box /
antrian di kotak untuk
cashier sesuai
kartu digunakan
Apakah ada tanda batas antrian
kartu terserdia di
kotak kartu? Tunggu di
kendaraan atau
lokasi aman
TDK sampai ada slot
kosong
Note:
1. Penempatan hand sanitizer di dekat kartu antrian
2. Tempelkan pengingat untuk menaruh kembali kartu serta menggunakan hand sanitizer sebelum dan sesudah menyentuh kartu antrian
3. Daily PIC Satgas COVID dan tim Security secara berkala memastikan penerapan flow penggunaan kartu antrian termasuk pengembalian kartu antrian

1
2
1
Contoh penempatan kotak kartu antrian Contoh kotak kartu antrian (provide mandiri oleh area) Contoh kartu antrian
(1) Meja di depan pintu masuk ruang kerja ;
(2) Dinding di sebelah pintu masuk ruang kerja
Detail Protokol Kesehatan – Saat berada di lapangan
Saat berada di kendaraan operasional

Kapasitas maksimum Bersihkan permukaan Buka jendela secara Selalu gunakan Alternatif untuk Dilarang merokok di
mobil adalah 2 orang peralatan kerja (iPad, berkala untuk memastikan masker dan face penggunaan safety kendaraan operasional
(termasuk pengendara) printer, handphone, dll) aliran udara masuk ke shield dengan benar. goggles untuk FF yang
dan tetap jaga jarak aman dengan disinfektan dalam mobil Khusus pengemudi menggunakan sepeda
dapat melepas face motor
shield / goggles pada
saat sedang
mengendarai
kendaraan.
 Detail Protokol Kesehatan – Saat berada di lapangan
Selama operasional di lapangan

. Hindari melakukan aktivitas di gudang WS /
di belakang counter toko. Tanyakan stock pada
pemilik / karyawan toko. FF dapat melakukan
edukasi terhadap toko untuk penggantian dan
pemeliharaan planogram.
Ketika melakukan panggilan, Hindari transaksi uang tunai. Jika
gunakan speaker phone jika tidak dapat dihindari, masukkan
memungkinkan uang ke money box dan lapisi
dengan plastik. Segera cuci tangan /
gunakan hand sanitizer setelahnya.
Jangan masuk ke toko jika
sedang ramai dan efektifkan
waktu kunjungan

Untuk FF yang didampingi TA,
hanya TA yang dapat mengkases
barang di kendaraan.
Kunjungan hanya one-to-one,
dilarang mengadakan
pengumpulan massa secara
fisik (paguyuban, gathering, dll)
Fokuskan kunjungan fisik untuk
menjalankan in call mission
yang utama pada saat
kunjungan fisik (cek POSM,
komunikasi NPL, dll)
Detail Protokol Kesehatan – Saat berada di lapangan
Selama di penginapan

Kapasitas maksimum Bersihkan permukaan Segera ganti baju dan Membawa perlengkapan Gunakan siku / alat bantu Dilarang berkumpul di
2 orang/kamar dengan yang sering disentuh bersihkan diri setelah pribadi (handuk, sikat untuk membuka pintu / dalam maupun di luar
ranjang terpisah dengan disinfektan sampai di penginapan gigi, sabun, sarung menekan tombol lift area penginapan
bantal / sarung)
Detail Protokol Kesehatan – Sepulang ke rumah
Sepulang ke rumah

Segera lepas pakaian Semprot masker Semprot perlengkapan Hindari bersentuhan dengan
& letakkan di bekas pakai dengan kerja (HP, iPad, tas, anggota keluarga sebelum
keranjang cucian disinfektan dan buang dll) dengan disinfektan membersihkan diri
ke tempat sampah
Detail Protokol Kesehatan – Aktivitas Lain
Penggunaan toilet

Cuci tangan dengan sabun Menggunakan fasilitas yang Jaga jarak aman dan ikuti
dan air sebelum / sesudah tidak ditandai tanda antrian
penggunaan toilet

Penggunaan Musholla

Kapastias maksimum sesuai Gunakan perlengkapan Menggunakan space Jaga jarak aman dan ikuti
dengan batas kapasitas yang sholat pribadi yang tidak ditandai tanda antrian
diletakkan di depan Musholla &
tempat Wudhu
Detail Protokol Kesehatan – Aktivitas Lain
Penggunaan Ruang Meeting
(Hanya bila meeting secara fisik benar-benar diperlukan dan tidak bisa dilakukan secara virtual)

Menggunakan ruangan Bersihkan meja Dilarang menggunakan Dilarang menyediakan Menggunakan Menggunakan ruangan / area
dengan pintu / jendela dan area kerja peralatan kantor minuman / makanan fasilitas yang kantor sesuai dengan batas
terbuka untuk menjaga dengan disinfektan bersama-sama bersama tidak ditandai kapasitas yang diletakkan di
aliran udara & masuknya depan ruangan
sinar matahari

Pengunaan Ruang Kerja

Menggunakan ruangan Bersihkan meja Dilarang menggunakan Menggunakan

dengan pintu / jendela dan area kerja peralatan kantor fasilitas yang
terbuka untuk menjaga dengan disinfektan bersama-sama tidak ditandai
aliran udara & masuknya secara berkala
sinar matahari
Detail Protokol Kesehatan – Aktivitas Lain
Saat Makan

Gunakan peralatan makan Bersihkan dengan Cuci tangan / gunakan Hindari makan di restoran /
pribadi, jika memungkinkan disinfektan kemasan hand sanitizer sebelum & depot / warung, bungkus
bawa bekal dari rumah. makanan yang dipesan sesudah makan makanan dan makan di mobil /
dari luar tempat yang sepi
Pantry kantor dilarang
menyediakan alat makan.
3 Protokol Jika Terjadi Insiden Kesehatan
Protokol Jika Terjadi Insiden Kesehatan

Group Insiden Kesehatan

Kategori Grup A Grup B Grup C

Orang
Indikator Hasil Tes PCR – Swab positif • Kontak erat dengan Grup A Kontak erat dengan Grup B
• Kontak erat dengan orang yang
memiliki gejala COVID 19

Definisi kontak erat adalah aktivitas yang terjadi pada periode 2 hari sebelum hingga 14 hari setelah tanggal gejala pertama muncul atau 2 hari
sebelum hingga 14 hari setelah tanggal melakukan pengambilan sample PCR-Swab pada pasien utama. Aktivitas tersebut adalah:

• Riwayat interaksi dengan paparan > 15 menit, dalam jarak 0-1 m dengan atau tanpa menggunakan masker, atau
• Riwayat interaksi dengan paparan > 15 menit, dalam jarak 1-2 m tanpa menggunakan masker, atau
• Bekerja/berada bersama di ruangan kecil, seperti cubicle atau ruang meeting tertutup selama > 2 jam, atau
• Kontak fisik langsung (berjabat tangan, berpegangan tangan, dll.), atau
• Melakukan sharing alat makan saat makan bersama menggunakan alat makan sama

Gejala COVID-19 adalah memenuhi minimum 1 dari gejala berikut:

• Demam >37,3°C • Sesak napas • Diare atau mual
• Batuk • Pilek
• Sakit tenggorokan • Kehilangan indra penciuman
Protokol Jika Terjadi Insiden Kesehatan

Self Assessment “High Risk” Case (dilakukan setiap hari saat akan bekerja ke kantor):

Karyawan User Manager ICC

Segera informasi ke Informasi ke atasan kerja

Konfirmasi ke karyawan
atasan kerja & ICC karyawan berdasarkan
(kondisi 14 hari terakhir):
dan tidak boleh report self assessment
masuk ke kantor

• Apakah benar mengalami gejala seperti

COVID 19 (lihat definisi)?, dan atau
• Apakah benar merupakan kontak erat (lihat
definisi)?

Tidak Ya

Isi kembali self

assessment Mengacu ke
Kembali Informasi ke karyawan Konfirmasi ke ICC Mencatat dan monitor
dengan data Panduan
bekerja sebagai kasus insiden
yang benar dan Kasus
(WFO) kesehatan COVID-19
dapat Kembali Insiden
bekerja (WFO) Kesehatan

Konfirmasi ke ICC
Close kasus self
assessment
Protokol Jika Terjadi Insiden Kesehatan
Ketika Ada Indikasi / Terjadi Insiden Kesehatan
Semua kasus insiden kesehatan COVID 19 harus dilaporkan ke pimpinan kerja dan ICC serta karyawan ybs tidak diperbolehkan masuk ke kantor
hingga memenuhi kriteria ‘kembali bekerja di kantor’
Untuk Semua Karyawan
No Kategori Kasus Insiden Kesehatan COVID-19
Orang
1 Pre-Insiden 1 Memiliki tes rapid antigen positif
2 Pre-Insiden 2 Mengalami gejala COVID 19* dan belum
memiliki hasil tes PCR-Swab terbaru
3 Pre-Insiden 3 Tinggal bersama pasien positif PCR/PCR-
Swab (karyawan tanpa gejala)
4 Pre-Insiden 4 Tinggal bersama pasien rapid tes reaktif
(karyawan tanpa gejala)
5 Pre-Insiden 5 Karyawan kontak erat dengan karyawan lain
yang memiliki hasil rapid antigen positif
Tindakan Syarat Kembali Bekerja di Kantor
Melakukan tes PCR-Swab Hasil tes PCR-Swab negative
Apabila hasil tes PCR-Swab positif merujuk ke kategori
Grup A
Melakukan pemeriksaan kesehatan di RS/puskesmas Memperoleh surat hasil test covid antigen
dan mengikuti arahan dari fasyankes/ gugus tugas dengan hasil negatif
• Jika tidak memiliki tracing dengan karyawan aktif • Memperoleh hasil tes PCR-Swab
WFO: Isolasi mandiri dan melakukan tes PCR-Swab negative + 3 hari isolasi mandiri dari
setelah pasien positif yang tinggal serumah dinyatakan pengambilan sample
sembuh oleh fasyankes/ memiliki PCR-Swab negative
• Jika memiliki tracing dengan karyawan yang aktif
WFO: segera melakukan PCR-Swab
Apabila hasil tes PCR-Swab positif merujuk ke kategori
Grup A
• Isolasi mandiri dan menunggu hasil tes PCR-Swab • Hasil tes PCR-Swab anggota serumah
anggota keluarga negatif
Apabila hasil tes PCR-Swab anggota serumah positif,
masuk ke Pre-Insiden 3
• Isolasi mandiri dan menunggu hasil tes PCR-Swab • Karyawan yang memiliki hasil rapid test
karyawan lain yang memiliki rapid reaktif reaktif sudah melakukan PCR-Swab
Apabila hasil tes PCR-Swab karyawan lain positif, masuk dengan hasil negatif
ke group B
Protokol Jika Terjadi Insiden Kesehatan
No Kategori Kasus Insiden Kesehatan COVID-19 Tindakan
Orang
6 Grup A Memperoleh hasil PCR-Swab positif Jika bergejala berat
• Segera ke fasyankes untuk arahan selanjutnya
Jika bergejala ringan
• Melakukan tes PCR-Swab ulang setelah gejala hilang
Tidak bergejala
• Isolasi mandiri selama minimum 10 hari dari tanggal
pengambilan sample positif kemudian tes PCR-Swab
kembali sebelum mulai masuk kerja
7 Grup B 1 Kontak erat dengan orang yang terkonfirmasi Jika bergejala berat
positif PCR-Swab COVID 19 • Segera ke fasyankes untuk arahan selanjutnya
Jika bergejala ringan atau tidak bergejala
• Melakukan isolasi mandiri selama 7 hari, di hari ke 8
melakukan tes PCR-Swab. Melakukan tes PCR-Swab
kembali setelah gejala hilang (jika bergejala ringan)
Apabila hasil tes PCR-Swab positif merujuk ke kategori
Grup A
8 Grup B 2 Kontak erat dengan orang yang memiliki gejala Isolasi mandiri hingga pasien dari kasus Pre-Insiden 2
COVID 19 (kasus Pre-Insiden 2) dalam 14 hari dapat kembali bekerja di kantor
terakhir
9 Grup C Kontak erat dengan Grup B Isolasi mandiri hingga Grup B dinyatakan dapat kembali
bekerja di kantor
Jika Grup B menjadi Grup A, maka C menjadi Grup B
Kembali bekerja di kantor
• Memperoleh surat rekomendasi
fasyankes/gugus tugas yang
menyatakan sudah dapat beraktivitas
kembali/ sembuh dan memiliki hasil tes
PCR-Swab negative + 3 hari isolasi
mandiri dari tanggal pengambilan
sample atau
• Menyelesaikan isolasi mandiri dan
memiliki hasil tes PCR-Swab negative +
3 hari isolasi mandiri dari tanggal
pengambilan sample
• Memperoleh surat rekomendasi
fasyankes/gugus tugas yang
menyatakan sudah dapat beraktivitas
kembali/ sembuh, atau
• Memperoleh hasil tes PCR-Swab
negative
Apabila pasien yang memiliki gejala (Pre-
Insiden 2) dapat kembali bekerja ke kantor
Setelah melakukan isolasi mandiri dan
Grup B dinyatakan dapat kembali bekerja
di kantor
FAQ
No Kategori Pertanyaan Pertanyaan
1 Self Assessment Dalam kurun waktu 14 hari yang lalu saya mengalami gejala
covid 19 atau merupakan kontak erat, namun saya sudah
melakukan follow up dan memiliki surat fasyankes yang
menyatakan saya sudah sembuh atau memiliki hasil test Swab
negative.
Apakah saya harus menjawab ‘Ya’ pada pertanyaan
memiliki gejala atau kontak erat di Self Health Risk
Assessment saat ini?
2 Self Assessment Apakah self assessment dilakukan setiap hari ?
3 Tes rapid Saya memiliki hasil rapid reaktif padahal sebelumnya saya sudah Apabila swab tes sudah dilakukan dalam kurun waktu 14 hari,
melakukan
tes swab dengan hasil negatif?
4 Grup A, B, C Bolehkah saya diminta keluar dari rumah sakit, ketika saya
disarankan untuk
melakukan karantina di rumah sakit oleh pemerintah?
5 Grup A, B, C Bagaimana jika saran dari perawatan kesehatan / rumah sakit
kurang ketat. Contoh: pasien tidak perlu melakukan tes Swab
padahal di awal ada gejala dan hasil tes swab positif
kemudian mendapat surat fit to work dari dinas kesehatan
tanpa isolasi mandiri 10 hari+ 3 hari?
Jawaban
Tidak perlu menjawab ‘Ya’. Self health Risk Assessment
mengacu kepada kondisi diri terbaru. Apabila sudah memiliki
rekomendasi dokter yang menyatakan gejala tersebut bukan
COVID 19 dan tidak terdapat lagi gejala atau surat menyatakan
sudah sembuh dari fasyankes/ gugus tugas atau memiliki hasil
tes Swab negative maka dapat dijawab ‘Tidak’ pada Self Health
Risk Assessment
Ya, self assessment dilakukan setiap hari yaitu dilakukan
sebelum menuju ke kantor
seharusnya
karyawan tidak perlu melakukan rapid tes kembali untuk ke kantor
• Apabila tes swab dilakukan pada lebih dari 14 hari dari tanggal
melakukan tes rapid, maka lakukan tes swab ulang.
• Apabila tes swab dilakukan pada kurang dari sama dengan 14
hari dari tanggal melakukan tes rapid, maka digunakan hasil
tes swab yaitu negative. Tidak perlu melakukan tes Swab ulang
Anda harus mengikuti instruksi pemerintah
Ikuti prosedur paling ketat. Dalam kasus ini perlu
menyelesaikan minimum isolasi mandiri selama 10 hari dan
melakukan tes Swab ulang saat akan kembali bekerja ke
kantor.
FAQ
No Kategori Pertanyaan Pertanyaan Jawaban

6 Grup A, B, C Bagaimana cara melakukan pelacakan kontak erat? Lakukan interview dengan karyawan yang masuk kategori Grup A
dan B mengenai siapa saja yang berinteraksi sesuai definisi
kontak erat. Berikut excel yang dapat digunakan.

Apabila kontak erat terdapat dari pihak external (customer),

7 Grup A,B, C Bagaimana jika pasien grup C ingin melakukan Tes Swab
dikarenakan kepentingan bisnis (tidak menunggu Grup B
dinyatakan dapat bekerja kembali)
8 Grup A,B, C Apa yang harus dilakukan apabila karyawan tinggal Bersama
dengan orang yang merupakan kontak erat dari kasus
konfirmasi positif COVID 19
9 Umum Apa hak saya dan keluarga (karyawan HMS) dalam hal
pembayaran untuk
pengobatan COVID-19?
10 Umum Bagaimana jika pasien kasus dikonfirmasi meninggalkan
barang-barang miliknya di kantor?
hubungi tim ICC
Pelaksanaan tindakan yang lebih ketat diperbolehkan dengan
persetujuan
dari manajemen lokal, market safety dan diketahui PnC
Karyawan yang tinggal Bersama dapat dikategorikan sebagai
Grup C , dan orang yang tinggal serumah dengan karyawan
merupakan Grup B. Lakukan tindakan sesuai panduan kasus
insiden kesehatan COVID-19
Biaya pengambilan tes rapid / tes Swab dapat di claim tanpa
memotong
MBA apabila memiliki:
• Surat rekomendasi dokter/ gugus tugas/ pemerintah setempat,
atau
• Surat rekomendasi EHS
Hubungi PnC untuk pertanyaan lebih lanjut melalui ext. 999
Tim cleaning akan mengumpulkan barang-barang mereka dan
mengamankannya di dalam kantong plastik terbungkus
kemudian menyimpannya di area terpisah sesuai persetujuan
manajer. Tim pembersih harus menggunakan APD (Masker &
Sarung Tangan) untuk menanganinya.
FAQ
No Kategori Pertanyaan Pertanyaan Jawaban

11 Umum Bagaimana jika di area saya tidak terdapat fasilitas tes
Swab sedangkan saya direkomendasikan untuk tes Swab
berdasarkan panduan insiden kesehatan COVID 19?
12. Umum Jika melakukan perjalanan OOT dan pada saat kembali
akan memasuki kota asal diminta Rapid test oleh gugus
tugas dan hasilnya reaktif, apa langkah yang harus
dilakukan setelahnya?
Apabila di area tidak terdapat fasilitas tes Swab, maka dapat
melakukan tes rapid
• Apabila hasil tes rapid reaktif, maka minta rujukan dari fasyankes
• Apabila hasil tes rapid non reaktif dan tidak bergejala, maka
lakukan isolasi mandiri selama minimum 10 hari dan kemudian
lakukan tes rapid ulang sebelum memulai bekerja
• Ikuti saran gugus tugas
• Segera lapor ke people manager dan ICC dan ikuti petunjuk
selanjutnya

13. Karyawan Outsource Jika peraturan perbatasan area diharuskan untuk rapid, Karena perintah untuk pekerjaan di luar batasan area adalah dari
untuk karyawan 3rd party siapa yang menanggung HMS, maka biaya rapid akan menjadi tanggungan HMS.
biayanya?
Tata cara claim, karyawan tersebut menagihkan ke vendor terkait,
tidak boleh direct reimburse ke area (SFA). Vendor yang akan
menagihkan ke Sampoerna (Business to Business).

14. Karyawan Outsource Jika ada TA/karyawan outsource di suatu area yang
terkonfirmasi positif Covid 19 atau menjadi kontak tracing,
perlakuaan protocol Covid 19 untuk karyawan tersebut
bagaimana ? Dan pembebanan biayanya seperti apa ?
Ikuti panduan health and safety protocol yang sama seperti
karyawan permanent. ICC akan melakukan tracking.
Untuk pembebanan biayanya adalah sebagai berikut :
• Jika karyawan outsource tersebut terpapar pada saat dia
sedang bekerja maka akan menjadi tanggungan HMS
• Jika karyawan outsorce tersebut terpapar diluar dari waktu
bekerja maka akan menjadi tanggungan vendor.
Terkecuali karyawan ISS, semua akan ditanggung oleh vendor.

Tata cara claim sama seperti jawaban FAQ no.13

Attachment

PERSIAPAN
INFRASTRUCTURE
KEMBALI KE KANTOR
Jan 2021

Persiapan Infrastructure Kembali Pengumuman support company

ke Kantor dan panduan claim expense

Protokol isolasi mandiri Panduan Preparasi Kunjungan

Dinas atau Gugus Tugas
Contact Person

Dinda Fardian Yunita Prajitno

Comm. Infrastructure Comm. Transformation
Executive Executive