Bekerja Dari Rumah (WFH) dan Kerja Jarak

Jauh (KJJ):
Cara Perencanaan, Pengawasan dan
Perhitungan Produktivitas
Sandy
Sandy Wiwanto
Wiwanto
UPJ
UPJ –– KresnaMind,
KresnaMind, 17
17 Juni
Juni 2020
2020
 Tidak sedikit yang
Tidak semua karyawan Karyawan membutuhkan :
mengalami kesulitan
dapat bekerja dengan 1. Motivasi Mandiri
ketika harus bekerja
performa optimal ketika 2. Mengarahkan Diri Sendiri
terpisah secara fisik dari
WFH atau KJJ. 3. Disiplin Diri
team

Salam Pembuka
Bagaimana Bagian SDM bisa Membantu?
Agenda hari ini:
WFH dan Kerja
Jarak Jauh

Latar
Perencanaan
Belakang

Perhitungan
Pengawasan
Produktifitas
 catatan kecil

• Tidak ada best practice yang sukses di satu

perusahaan otomatis bisa diterapkan copy-
paste ke perusahaan lain tanpa customisasi
• Dengan saling sharing maka akan muncul
ide-ide inovatif dari para pemangku fungsi
SDM untuk diterapkan di perusahaan
masing-masing.
 Latar belakang: Mengapa WFH / KJJ

• Menjauhkan karyawan dari tempat ramai

• Public Transport tidak safe.
• Menghindari kontak fisik dengan orang lain
• Baik kolega kantor maupun relasi.
• Memutus rantai penyebaran virus
• Seiring waktu, menunggu vaksin, virus akan sirna tanpa menular ke banyak orang.
• Menjaga diri karyawan agar tidak tertular Covid-19
• Jauh dari orang-orang yang mungkin sudah terinfeksi di keramaian / kantor.
 Latar belakang: Kita Tidak Siap

• Wabah yang datang tiba-tiba dan sangat cepat persebarannya

• Tidak ada yang siap, semua berubah terlalu cepat, persebaran ODP/PDP, psikologi masyarakat, termasuk peraturan
pemerintah dan protokol kesehatan, kebijakan PSBB, semua selalu bergerak menyesuaikan situasi, demi melindungi
kesehatan masyarakat
• Situasi Bisnis berubah cepat
• Organisasi perusahaan tdk semua cukup cepat menyesuaikan situasi, kaget, kurang lincah mengantisipasi, cara
bergerak konvensional, birokratis. Budaya ini sangat berpengaruh pada penerapan kebijakan SDM masing-masing
dalam mengantisipasi Covid-19.
• Industry 4.0
• Meski sudah digaungkan beberapa tahun lalu, tidak semua Perusahaan sudah ready dengan Industry 4.0
• Pengaturan yang terburu waktu dan tanpa evaluasi
• Tidak semua system HR terupdate, masih banyak celah, karyawan ada yang memanfaatkan situasi
1 WORK
FROM
HOME
planning
 Persiapan Umum WFH & KJJ
• Identifikasi Pekerjaan Esensial (Utama)
Identify ​ Tentukan Dept/Team prioritas, yang berdampak kepada pelanggan atau rekanan perusahaan
(semua pekerjaaan, WFH atau bukan)

• PIC atas Penyusunan Rencana Kerja Jarak Jauh

Ownership Manajer dan Penyelia bekerjasama dengan SDM bertanggungjawab atas perencanaan kerja
jarak jauh departemen/team nya

• Pengaturan Waktu dan Persiapan

Hasil perencanaan berupa pengurangan waktu dan pekerja untuk hadir di kantor dengan
pertimbangan:

Timing •Penjadwalan Rotasi Kerja (Group A-B) yg bekerja bergantian

•Mencoba jadwal kerja yang berbeda, mencari jadwal paling optimal untuk berkolaborasi
dengan team lain
•Mencoba sambal Berlatih bekerja jarak jauh, lalu lakukan evaluasi Bersama
•Mencoba berkolaborasi dan bekerja base on Project
 Persiapan Umum WFH & KJJ
• Kandidat WFH & KJJ
Candidate Tentukan karyawan yg bisa bekerja jarak jauh. Atasan sedapat mungkin fleksibel
menentukan Manpower sesuai timelines, realokasi, load pekerjaan

Internet • Jaringan Internet & Teknologi

​Memastikan ketersediaan laptop sesuai kebutuhan serta tunjangan data

Schedule • Jadwal Briefing Rutin

Memastikan control dari manajer atas aktifiats kerja karyawan sehari-hari

• Waktu dan Performa

Performa Koreksi target PMS yang sekiranya tidak mungkin dapat tercapai, untuk digantikan
dengan target harian/mingguan sesuai hasil briefing Departemen/Team nya
Hal Lain yg Tak Kalah Penting
• Memperbaharui Data Personel
Nomor kontak yang bisa dihubungi, termasuk telepon
Update Data rumah dan nomor darurat keluarga terdekat

Perjanjian • Perjanjian Kerja Jarak Jauh & Jadwal Kerja

Jika diperlukan, perjanjian kerja bisa ditinjau kembali,
termasuk pasal-pasal dalam PKB yang kurang sesuai dengan situasi.
Kerja Jam kerja kan menjadi semakin tidak menentu.

• Mempertimbangkan Karyawan dengan Resiko Tinggi

Resiko Bawaan Umur > 60th, Komorbid (hipertensi, jantung, diabetes,
asma, dll), kondisi Hamil.
Case: The Shifting Resto

Take-away
Dine-in

Frozen Food
Delivery
Solving case
Posisi Normal Pandemi
Chef 1 1
Marinate & Cooker 2 1
1 off (60th)
Admin & Cashier 2 1 WFO
1 WFH
Waiters 6 0
Delivery boy 0 3
Cust.Service-reseller 0 1 WFO
1 WFH
Online Content 0 1 WFH
Pertanyaan menarik untuk
diskusi dari kasus Resto diatas:

• WFH bukan liburan. Apa yang harus disiapkan?

• Kalau karyawan tdk tahu apa yang harus dia
kerjakan selama WFH, bersiaplah manajemen
membayar gaji buta
• Penentuan target dan kompensasi selama WFH
• Emergency: floating target, sebelum target
definitive tersusun
• Koreksi PMS
• Waktunya kerja by Projects
• Bagaimana jika situasi PSBB terus berlanjut
hingga tahun depan?
• Bagaimana jika PSBB dicabut bulan depan?
2
WORK
FROM
HOME
monitori
 Morning briefing : Menentukan apa saja yg akan dikerjakan
hari itu, oleh siapa dan target spt apa

Pantauan jam-ke-jam : Analisa atas load pekerjaan dan apa

saja yang dikerjakan oleh team selama periode tersebut serta

Bagian dari progress hasilnya (bisa didelegasi)

Proses Komitmen & Kedisiplinan : Manajemen waktu; Impact kepada

pencapaian bersama sesuai schedule team kerja, kegagalan
Monitoring satu individu menggagalkan pencapaian bersama

WFH Teknologi : Sharing data; Pantauan berkala, bisa hingga level

tertinggi di perusahaan

Komunikasi intens membuat semua merasa berada dalam

satu ruangan dan terbimbing saat memerlukan, serta
terpantau semangatnya
Monitoring Tools
*(the DistantJob micro-managing sniff test)
IDONETHIS – THIS TOOL IS LIKE AN
ASYNCHRONOUS DAILY STAND UP,
ALLOWING YOUR TEAM TO LET YOU
KNOW IF A TASK IS DONE, A GOAL
OR IF THEY’RE BLOCKED. YOU CAN
SEE AT A GLANCE WHAT’S GOING
ON AND STEP IN ON THOSE
BLOCKAGES.
MONDAY.COM – YOU’VE PROBABLY
SEEN ADVERTS FOR THIS TOOL ON
THE WEB, AS THEY’RE PROMOTING
QUITE HARD AT THE MOMENT. THE
BEAUTY OF MONDAY.COM IS THE
SIMPLE USER INTERFACE THAT
GIVES YOU A QUICK OVERVIEW OF
WHERE THINGS ARE.
TOGGL – IS A TIME TRACKING APP
THAT LETS YOUR EMPLOYEES SAY
WHAT THEY’RE WORKING ON AT
ANY GIVEN TIME. THEY SELECT THE
PROJECT, HIT ‘START’ AND THE
TIMER STARTS RUNNING UNTIL
THEY’RE DONE.
TIMELY – GETS AROUND ONE OF
THE BIG DRAWBACKS OF ASKING
STAFF TO ACCOUNT FOR ALL THEIR
TIME; THE ADMIN BURDEN.
INSTEAD, A TIME MONITORING
TOOL WORKS IN THE BACKGROUND
MAKING NOTE OF WHAT YOUR
TEAM IS LOOKING AT. THEN THEY
CAN REVIEW THEIR DAY AND
ASSIGN SLOTS OF WORK TO
DIFFERENT PROJECTS. IT’S AN
INTERIM MEASURE BETWEEN PURE
TRUST AND LOOKING OVER THEIR
SHOULDER.
 Industry 4.0
• Lebih ready; bisa monitoring penggunaan energi dan
mengoperasikan mesin pabrik atau chiller dari rumah
• Mengurangi orang di lokasi pabrik
• Data performa mesin, trouble shooting dg
membimbing teknisi di lapangan via aplikasi langsung
di mesin
• Mengatur shopfloor, memantau bottle neck dan • Computer for all: komunikasi data di dashboard real time, tiap
manpower real on-time supervisor bisa ambil putusan dan monitor performa line-nya
• Pelaksanaan Protokol Kesehatan lebih mudah • Data downtime, reject, energy, rendemen, request maintenance /
(pembatasan orang, jarak, waktu) selama Pandemi service, terpantau progressnya
• User friendly
Pertanyaan menarik untuk
diskusi dari kasus Resto diatas:

• Bagaimana cara monitoring karyawan Resto

yang WFH?
- 1 Admin
- 1 CS Reseller
- 1 Online Content
• Bagaimana dengan Perusahaan
Manufacturing?
3
WORK
FROM
HOME
producti
Here’s how eight different employers
measure productivity among their remote
workers:

1. Maintain a results-oriented culture.

“At Toggl, we have a result-oriented culture and everyone’s productivity is
measured by their results. We have small teams working together: back end
team, front end team, mobile team, marketing team, etc. Every team sets their
own goals and works towards achieving them. We also track time with Toggl
but the productivity is measured based on the results and not on how many
hours you have been working. It works perfectly as we put a lot of trust into
our coworkers.”—Alari Aho, CEO of Toggl
2. Set clear goals and deadlines.
“We set goals and deadlines, the same way we would if our team was working
in an office together. The team here at [PipelineDeals] works really hard to
meet the company goals and we use some different apps like PivotalTracker
and Basecamp to track our progress.”—Christelle Lachapelle, brand manager
at PipelineDeals (formerly Batchbook)
3. Form plans to increase accountability.
“All of us have yearly ‘people plans’ that tie us to our goals and what’s
required. Every one of us tracks all of our time so that we can measure
ourselves and keep on track. Again, this is about Leadership 101 in some ways.
Meaning, every worker needs to have clear expectations and clear feedback—
no matter where they work.”—Wes Ward, VP of strategic growth at Five Q
Here’s how eight different employers
measure productivity among their remote
workers:

4. Analyze important tasks.

“I measure productivity by the number of important tasks we have
managed to resolve per week. This is how I look at my team’s
efficiency; important tasks in our case are either things that
directly helped clients resolve issues they had or will make clients’
(and theme authors’) lives easier, so issues will be prevented in the
near future.”—Amit Kvint, compatibility team leader at 
OnTheGoSystems
5. Track progress on priorities.
“We focus more on priorities than on numeric goals. We set them
frequently to adjust those priorities. Productivity is measured by
how much progress we make on those priorities in a given time
frame.”—Fred Perrotta, CEO of Tortuga
6. Have employees track hours and activities.
“We monitor both hours worked and hours billed to clients. Virtual
assistants describe the work they do each day, which allows us to
assess productivity.”—Eric Wall, CEO of Equivity
Here’s how eight different employers
measure productivity among their remote
workers:

7. Use your annual review process.

“Through our annual review process. We simply
ask: 1) What were your key accomplishments? 2)
What lessons did you learn? 3) What are your top
goals for next year? 4) What skills do you want to
improve? and 5) How can your manager help
you?”—Chuck Vadun, communications director at 
Fire Engine RED
8. Trust your employees.
“We don’t actively measure anything like work
output.  Everyone is quite honest about their flow
and usually it’s quite clear from the amount of
product that is being built whether we’re working
fast or slow.”—Tom Moor, co-founder of Speak
Pertanyaan menarik untuk
diskusi dari kasus Resto diatas:

• Bagaimana cara mengukur produktifitas

karyawan Resto yang WFH?
- 1 Admin
- 1 CS Reseller
- 1 Online Content
• Bagaimana dengan Perusahaan
Manufacturing?
Thank you….