*Flexible Working Space (FWS) sebagai New Normal di Kemenkeu*

Oleh Bapak Hadiyanto (Sekjen Kemenkeu)

Kita semua diharapkan bekerja tidak semata produktif dan sesuai tusi, namun juga efektif dan
efisien. Dengan dikeluarkannya KMK No 223 Tahun 2020 tentang implementasi fleksibilitas tempat
bekerja (flexible working space) di lingkungan kementerian keuangan tanggal 6 Mei 2020 menjadi
terobosan penting bagi kita insan insan kemenkeu dalam konteks bekerja di publik sektor.

Bahasan kita bagi dalam 4 topik :

*1. Inisiatif strategis RBTK (Reformasi Birokrasi dan Transformasi Kelembagaan) 2020 salah satunya
adalah New Thinking of Working.* Esensinya adalah menyikapi cara bekerja kita dalam satu
environment, tidak semata menyelesaikan tugas, namun juga lebih mendorong produktivitas kita,
dengan fun dan lebih happy dalam bekerja. Inilah new thinking of working. Sebuah shifting cara
bekerja kita. Selama ini kita berfikir ini meja saya, ini komputer/laptop saya, kita ubah. Tempat
bekerja kita menjadi common space. Yang bisa dimanfaatkan oleh semua. Dalam cultural shifting
dalam cara kita bekerja penting adanya trust building, juga harus work life balance (jangan sampai
karena WFH kemudian terjadi penurunan kinerja). Harus melekat dalam mind set kita tanggung
jawab (responsibility). Saya diberi keleluasaan bekerja dengan konsep WFH, harus kita laksanakan
dengan penuh tanggung jawab. Kita juga dituntut lebih collaborative. Intinya kita bisa bekerja
dimana saja, kalaupun ada yang dikerjakan di kantor, namun semua bisa dikolaborasikan. New
thinking of working ini bertujuan untuk mewujudkan budaya kerja yang adaptif, berbasis digital,
berintegritas guna meningkatkan produktivitas dan kinerja kemenkeu. Terobosan ke depan kantor
kita akan (green office) tidak banyak kertas, belanja barang dan birokasi lebih efisien lagi. Mind set
kita tentang FWS ke depan jangan selalu berfikir bekerja di kantor. Harus ke kantor baru dibayar.
Kita akan terus kalibrasi berbagai pengukuran kinerja kita. Inilah The New Normal of kemenkeu.

*2. The New Normal, apakah kemenkeu sudah siap?* Pandemi Covid 19 memaksa budaya kerja
baru (the new normal) berjalan lebih cepat. Kita belum terbiasa membayangkan bekerja dari rumah
(WFH). Mendadak tanpa persiapan, dilaksanakan tanpa intervention dari institusi dan persiapan
WFH yang dilakukan secara responsif, ternyata bisa kita implementasi. Kita bisa bekerja WFH. Kita
bisa mengerjakan banyak hal di waktu yang sama. Arahan Ibu Menkeu pada tanggal 24 April 2020 : “
kita perlu mengambil momentum dan pengalaman saat covid ini untuk mendorong perubahan
radikal di kemenkeu. Kurangi jumlah ruang rapat dan memanfaatkan teknologi seperti saat WFH.
Pikirkan sebenarnya berapa jumlah pegawai, serta jenis pekerjaan dan skill yang benar benar
diperlukan untuk menjalankan kemenkeu. Bangun infrastruktur yang mendukung terciptanya
budaya baru kemenkeu. Lesson learned yang bisa kita ambil dari arahan ini adalah paradigma dan
budaya bekerja baru yang radikal, digitalisasi cara bekerja, perlunya adaptasi cepat dalam tata kelola
kelembagaan (BCP). Kita mulai manfaatkan NADINE. Dengan covid ini harus kita jadikan pengayaan
untuk mengelola organisasi lebih baik lagi.buktikan insan kemenkeu harus bisa lebih lead, selangkah
lebih maju. Dalam satu riset dalam dekade terakhir jumlah tenaga kerja yang bekerja secara remote
dan bekerja dari rumah bertumbuh sebesar 115%. Trend baru stay at home lifestyle. Pandemi covid
19 telah memaksa pegawai untuk rapat dan bekerja melalu media daring (online). Kita mengarah
pada flexible working space (FWS). Kita bisa bekerja anywhere. Asal tata kelola, protokol,
kerahasiaan data harus dijaga. Layanan kita di public sector harus terkendali dengan baik. Sebagai
benchmark FWS di Biro Statistik Australia (Australian Buereu of Statistic), outcome yang dihasilkan
yaitu efisiensi biaya sewa 4,5 juta AUD (kira kira 50 milyar), peningkatan produktivitas, dan biro
statistik menjadi tempat favorit untuk bekerja di Australia (employer of choice). Di 2016 total jam
kerja mereka 37 jam. Di shift dengan bekerja model FWS di tahun 2018 : senin 8 jam (di kantor),
selasa 9 jam (di kantor), rabu 3 jam (di rumah), kamis 9 jam (di rumah), jumat 8 jam (di kantor). Yang
masih dalam kajian : di kemenkeu yang akan banyak di kosongkan adalah hari jumatnya. Misal hanya
4 jam kerja di hari jumat. Dengan tetap menjaga produktivitas jam kerja. Jam kerja kita selama 42,5
jam sepekan. Hasil survey terhadap WFH Kemenkeu terhadap 18.254 pegawai dari seluruh unit
pusat dan daerah, 4144 responden adalah pimpinan unit/sub/tim/sub tim, hasilnya persepsi
mayoritas pegawai kemenkeu : lebih efektif bekerja dalam WFH, WFH segera menjadi norma kerja
baru, menghendaki dua hari WFH dalam sepekan. Fasilitas kolaborasi diharapkan disediakan guna
menunjang efektivitas WFH, perlu penyempurnaan proses bisnis yang mendukung WFH, perlu
penyempurnaan aplikasi kemenkeu (easy to use, chat, meeting collaboration, cloud computing).
Infrastruktur Penunjang FWS di kemenkeu : e kemenkeu, video conference kemenkeu, e-dropbox
kemenkeu, email kemenkeu, Office Automation kemenkeu, nadine, presensi online, my task (tusi
dan non tusi). Di kantor pusat (juanda) ruangan juga sdh didisain untuk mendukung FWS.

*3. Payung Hukum FWS*

KMK No 223 Tahun 2020 tentang implementasi fleksibilitas tempat bekerja (flexible working space)
di lingkungan kementerian keuangan tanggal 6 Mei 2020.

Definisi : pengaturan pola kerja pegawai yang memberikan fleksibilitas lokasi bekerja selama periode
tertentu dengan memanfaatkan teknologi informasi.

Jenis Pekerjaan : perumusan kebijakan, tidak bertemu/tatap muka denga pengguna layanan,
dilakukan secara daring (online),

Kriteria Pegawai yang bisa diberikan FWS : NPKP minimal naik, tidak sedang/dalam proses hukdis,
dapat bekerja secara mandiri, bertanggung jawab dan responsif.

Lokasi FWS : open space di lingkungan kemenkeu, rumah/tempat tinggal, lokasi lain

Mekanisme FWS : Kuota dan waktu ditentukan oleh pimpinan unit kerja secara berjenjang, usulan
kepada atasan langsung, terdapat surat tugas, presensi, logbook, pelaporan dan monitoring atasan.
Kewajiban FWS : menyediakan sarana pendukung keamanan data dan jaringan, memenuhi jumlah
jam kerja, menjaga pencapaian target kinerja individu dan organisasi, menjaga dan menjunjung kode
etik dan perilaku, sewaktu waktu dapat dipanggil ke kantor. FWS bukan hak

Next Step : Implementasi

Pemetaan jenis pekerjaan : perlu pemetaan jenis jenis pekerjaan yang bisa dilakukan secara remote
dan mana pekerjaan yang harus dilakukan harus di kantor

Tata kelola : penyusunan proses bisnis FWS, kalibrasi analisis beban kerja, pengukuran kinerja
pegawai dan/atau target kinerja unit kerja

Infrastruktur Penunjang : penyusunan pedomanm activity based workplace, optimalisasi office

automation kemenkeu, memastikan ketersediaan infrastruktur penunjang, termasuk keamanan data
dan jaringan.

*4. Pesan dan Harapan*

Ubah Mindset : bekerja dengan integritas, mandiri dan berorientasi pada output

Saat Pandemi : Stay at home, physical distancing, jaga kesehatan, tetap produktif, tunda rencana
mudik

Change Management : para pimpinan unit agar mengawal perubahan mindset pegawai, bijaksana
dalam mengelola FWS, dan FWS menjadi budaya kemenkeu