Perusahaan
Pengendalian merupakan bagian dari kehidupan kita sehari-hari. Sistem pengendalian internal dan
prinsip pengendalian internal digunakan untuk membatasi perilaku kita pada titik ekstrem tertentu.
Contoh aktivitas pengendalian, bank memberikan PIN (Personal Identification Number) sebagai alat
pengendali atas akses ke ATM. Dengan demikian orang yang tidak berhak tidak bisa mengaksesnya.
Perusahaan juga harus menerapkan pengendalian sebagai alat bantu untuk mengarahkan perilaku
karyawan dan pelanggan.
Bagaimana prosedur pengendalian internal dalam sistem akuntansi untuk memberikan keyakinan
yang memadai bahwa laporan keuangan yang dihasilkan dapat diandalkan?
06: Kesimpulan
Dalam Economic: crime, people, culture and control. The 4th biennial Global Economic Crime Survey
Indonesia, Price Waterhouse-Coopers, 2008: “Terlepas dari berbagai risiko yang dihadapi, 34%
perusahaan Indonesia belum memiliki rencana tindakan khusus atau tidak tahu bagaimana cara
menangani tindak kejahatan ekonomi”
Sebagai gambaran, undang-undang Sarbanes -Oxley dianggap sebagai salah satu hukum yang paling
penting dan signifikan sepanjang sejarah yang memengaruhi perusahaan publik.
Undang-undang ini menekankan perlunya penilaian atas pengendalian serta pelaporan keuangan
bagi seluruh perusahaan.
Salah satu contoh adalah PT Telkom Indonesia yang tercatat di Bursa Efek New York.
Dan jaminan dari manajemen Telkom bahwa seluruh informasi dalam laporan keuangan adalah
akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
Untuk memenuhi ketentuan ini, PT Telkom telah melakukan perbaikan internal melalui transformasi
organisasi dan penerapan kebijakan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance).
Pengertian pengendalian internal menurut para ahli adalah prosedur-prosedur dan proses-
proses yang digunakan perusahaan untuk:
Prinsip pengendalian internal seperti itu sangat penting karena dapat mencegah kecurangan
dan pembuatan laporan keuangan yang menyesatkan.
Selain itu, pengendalian internal yang efektif dapat membantu perusahaan mengarahkan
kegiatan operasi perusahaan.
Manfaat sistem pengendalian intern bagi perusahaan adalah dapat melindungi aset perusahaan dari
pencurian, kecurangan, penyalahgunaan, atau kesalahan penempatan.
Salah satu pelanggaran pengendalian internal yang paling serius adalah kecurangan yang dilakukan
oleh karyawan.
Kecurangan karyawan (employee fraud) adalah tindakan yang disengaja untuk menipu perusahaan
demi keuntungan pribadi.
Penipuan ini meliputi pencurian kecil-kecilan, seperti lebih catat beban perjalanan dinas dengan
sengaja.
Hingga penggelapan uang miliaran rupiah melalui skema penipuan yang rumit.
Informasi yang akurat sangat penting untuk menjalankan perusahaan dengan sukses.
Perlingungan aset serta informasi yang akurat sering kali berjalan beriringan.
Alasannya adalah karyawan yang mencoba melakukan penipuan juga harus melakukan penyesuaian
pencatatan akuntansi.
Perusahaan harus patuh pada hukum, peraturan, serta standar pelaporan keuangan yang berlaku.
klausul perjanjian,
Unsur-unsur pengendalian intern menurut para ahli yang perlu dirancang dan diterapkan oleh
manajemen perusahaan, adalah:
Lingkungan pengendalian
Prosedur pengendalian
Pengawasan
Di tampilan gambar di atas, 5 (lima) komponen tersebut membentuk semacam payung yang
melindungi perusahaan yang melindungi perusahaan dari ancaman terhadap pengendalian.
Penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan pengawasan merupakan bahan yang menjaga payung
dari kebocoran.
Untuk lebih detilnya, yuk dibahas tiap komponen pengendalian satu per satu…
Kebijakan operasional
Dan menyimpang dari kebijakan pengendaliannya, secara tidak langsung dapat mendorong
karyawan untuk mengabaikan pengendalian.
Struktur organisasi perusahaan, yang merupakan kerangka kerja untuk perencanaan dan
pengendalian operasi, juga mempengaruhi lingkungan pengendalian.
Kebijakan personalia meliputi pemberian kontrak kerja, pelatihan, evaluasi, kompensasi, dan
promosi karyawan.
Deskripsi pekerjaan, kode etik karyawan, dan kebijakan atas konflik kepentingan, juga
merupakan bagian dari kebijakan personalia.
Ancaman pesaing
Perubahan peraturan
Saat resiko dapat diidentifikasi, resiko dapat dianalisis untuk memperkirakan seberapa
penting resiko tersebut untuk menilai kemungkinan terjadinya risiko tersebut.
Sebagai contoh, manajer operasi gudang dapat menganalisis risiko cidera punggung pada
karyawan yang mungkin mengakibatkan munculnya tuntutan hukum.
Maka perusahaan tersebut dapat membeli alat bantu punggung untuk karyawan gudang dan
mewajibkan mereka menggunakan alat bantu tersebut.
Prosedur pengendalian internal dibuat untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa
tujuan perusahaan dapat dicapai, termasuk mencegah kecurangan.
Disarankan juga untuk merotasi kerja karyawan kleris, yakni karyawan yang bertugas
melakukan pencatatan dan menyimpan catatan akuntansi.
Selain itu, juga memberikan cuti wajib bagi karyawan yang tidak bertanggung jawab
terhadap pencatatan akuntansi.
Contoh aktivitas pengendalian ini akan mendorong karyawan untuk memenuhi prosedur
yang telah ditetapkan
***
Pelanggaran berikut ini mungkin terjadi jika pemesanan barang, pemeriksaan barang yang
diterima, dan pembayaran kepada pemasok dilakukan oleh orang yang sama:
Pemesanan dilakukan atas dasar pertemanan dengan pemasok, bukan berdasarkan harga,
kualitas, dan faktor lain yang sifatnya lebih objektif.
Kuantitas dan kualitas barang yang diterima mungkin tidak diperiksa sehingga pembayaran
dilakukan atas barang yang tidak diterima atau yang berkualitas buruk.
Keaslian dan keakuratan faktur mungkin tidak diperiksa secara hati-hati sehingga
menyebabkan pembayaran atas tagihan yang salah atau akurat.
Pemeriksaan yang terbentuk dari pemisahaan tanggung jawab antar beberapa departemen,
tidak memperbolehkan adanya pengulangan pekerjaan.
“Dokumen yang disiapkan oleh suatu departemen dirancang untuk berkoordinasi dengan
dan mendukung dokumen yang disiapkan oleh departemen lain.”
Kebijakan pengendalian intern harus menetapka tanggung jawab berbagai macam aktivitas
usaha.
Tanggung jawab untuk operasi, penanganan aset, dan akuntansi harus dipisahkan untuk
mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan.
Catatan akuntansi akan berperan sebagai pemeriksa independen atas individu yang
bertanggung jawab atas penyimpanan aset dan yang bertanggung jawab atas operasi usaha.
***
Karyawan yang dipercaya mengeola kas yang diterima dari pelanggan kredit tidak boleh
mencatat penerimaan kas tersebut di catatan akuntansi.
Bila dilakukan, maka karyawan dapat meminjam atau menyalahgunaan kas tersebut, dan
memyembunyikan penyalahgunaan tersebut dalam catatan akuntansi.
Apalagi, jika staf yang bertanggungjawab dalam operasi juga bisa mencatat hasil operasi.
Maka staf tersebut dapat merubah laporan akuntansi untuk menunjukkan hasil yang
menguntungkan.
Bukti-bukti dan tindakan keamanan harus digunakan untuk mrlindungi aset dan memastikan
data akuntansi andal dapat dipercaya.
Prosedur pengendalian ini dapat diterapkan dalam berbagai teknik, seperti prosedur
otorisasi, pemberian persetujuan dan rekonsiliasi.
Karyawan yang bepergian untuk keperluan bisnis perusahaan diharuskan untuk memperoleh
persetujuan dari manajer departemen terkait, berupa tanda tangan di formulir permohonan
perjalanan.
***
Karyawan yang menulis cek perusahaan dan menyimpan buku cek, tidak boleh sama. Periksa
pembayaran kepada vendor yang tidak dikenal atau pembayaran kepada vendor yang
namanya terlihat salah eja.
Batasi akses ke data-data akuntansi sebanyak mungkin jika usaha anda menggunakan sistem
komputer/software akuntansi. Buatlah salinan cadangan data-data akuntansi dan simpan
yang rapi dan tidak biasa.
Berhati-hati terhadap siapa pun yang bekerja di bagian keuangan yang menolak untuk
mengambil cuti. Mereka mungkin takut pengganti mereka akan menemukan kecurangan
yang disembunyikan.
Minta dan periksa dokumen pendukung (seperti tagihan vendor) sebelum cek pembayaran
ditandatangani.
Telusuri jumlah tagihan kartu kredit (kalau ada) yang ditanda tangani setiap bulan.
Batasi dan awasi akses ke dokumen-dokumen penting seperti cek kosong dan stempel tanda
tangan.
Setiap tahun, periksa formulir pembayaran pajak penghasilan orang pribadi dengan daftar
gaji untuk memastikan tidak menggaji karyawan fiktif.
Percayakan pada diri anda sendiri, bukan pada akuntan untuk mendeteksi kecurangaan.
“Korupsi dan suap merupakan dua jenis kejahatan ekonomi tertinggi di Indonesia, di mana
32,9% perusahaan melaporkan insiden-insiden kejahatan tersebut”
(Sumber: Economic: crime, people, culture and control. The 4th Biennial Global Economic
Crime Survey Indonesia, Price Waterhouse-Coopers, 2008)
Kutipan tersebut terjadi pada beberapa tahun yang lalu, sekitar 11 tahun lalu.
Makin berkurang ya 🙂
Upaya pengendalian yang berkelanjutan termasuk memantau perilaku karyawan dan sinyal
peringatan dari sistem akuntansi.
Kehilangan dokumen atau nomor transaksi ada yang loncat (dapat berarti dokumen
digunakan untuk transaksi yang mengandung kecurangan)
Kenaikan pengembalian uang (refund) yang tidak biasa kepada pelanggan atas retur barang
yang dibeli (refund bisa saja palsu)
Selisih antara penerimaan kas harian dengan setoran kas ke bank (dapat berarti penerimaan
disimpan sebelum disetorkan)
Kenaikan yan tiba-tiba dalam jumlah tagihan yang lewat jatuh tempo (karyawan mungkin
menyimpan uang pembayarannya)
Penumpukan dalam pencatatan transaksi (mungkin merupakan usaha untuk menunda
penemuan kecurangan)
***
Secara umum, evaluasi pengawasan terpisah dilakukan pada saat terjadi perubahan besar
dalam strategi, manajemen senior, struktur bisnis, atau operasi.
Pada perusahaan besar, auditor internal yang independen terhadap operasi biasanya
bertanggung jawab atas pengawasan sistem pengendalian internal.
Auditor internal dapat melaporkan masalah-masalah dan hal-hal yang mendapat perhatian
khusus kepada komite audit atau dewan direksi yang independen terhadap manajemen
perusahaan.
Selain itu, auditor eksternal juga dapat mengevaluasi pengendalian internal sebagai bagian
dari audit tahunan atau laporan keuangan.
Informasi dan komunikasi merupakan elemen penting dalam sistem pengendalian internal.
Manajemen juga dapat menggunakan informasi eksternal untuk menilai kejadian dan
kondisi yang dapat berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.
Memasang mesin kasir yang dapat menunjukkan dan merekam jumlah uang yang dicatat untuk
setiap penjualan.
Serta menyediakan struk pembayaran untuk pelanggan dapat menjadi bagian dari struktur
pengendalian intern yang efektif.
Toko yang buka 24 jam dapat menggunakan tindakan-tindakan keamanan berikut ini untuk
mencegah tindakan kejahatan, yaitu:
Tempatkan mesin kasir dekat ke pintu keluar sehiingga dapat terlihat langsung dari luar toko.
Pekerjakan dua karyawan untuk giliran kerja malam, pekerjakan petugas keamanan.
Hanya menyimpan sejumlah kecil kas hanya khusus untuk kembalian di laci mesin kasir setelah jam 5
sore. Simpan kelebihan kas di brankas yang tidak dapat diakses oleh karyawan yang bertugas.
***
Perhatikan pelajaran yang dapat diambil dari contoh kasus unik berikut ini:
Ada suatu kasus di mana seseorang mencuri ribuan dolar uang denda parkir dari sebuah kota kecil di
AS.
Warga membayar denda mereka dengan menaruh uang di amplop tiket dan memasukkannya ke
dalam kotak terkunci yang terletak di luar gedung balai kota.
Kunci untuk mengunci kotak tersebut tidak dijaga keamanannya dan siap tersedia kapan saja untuk
banyak orang.
Kota tersebut akhirnya menugaskan satu orang untuk bertanggung jawab atas keamanan kunci dan
mengosongkan kotak tersebut.
Atau mirip kantin kejujuran yang pernah marak di sini beberapa tahun yang lalu ya…
Contoh penerapan prosedur pengendalian #2: Jasa Pembuatan dan Perawatan Taman Rumah
Serta peralatan pembuatan dan perawatan taman rumah untuk setiap tim.
Masalah apa saja yang mungkin dihadapi perusahaan dalam mengendalikan operasi usaha tersebut?
Berikut ini adalah beberapa contohnya:
Jasa pembuatan dan perawatan taman rumah, termasuk perawatan rumput, harus disediakan tepat
pada waktunya.
Kualitas jasa pembuatan dan perawatan taman rumah harus memenuhi harapan pelanggan.
Peralatan pembuatan dan perawatan taman rumah hanya digunakan untuk keperluan usaha.
Pelanggan harus ditagih dan pembayaran diterima atas jasa yang telah diberikan.
***
Sebagai contoh, perusahaan dapat menyusun jadwal setiap awal hari dan melakukan pemeriksaan di
akhir hari.
Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa seluruh pekerjaan telah diselesaikn sesuai dengan
kualitas yang telah dietapkan.
Perusahaan dapat melakukan pemeriksaan mendadak dengan mengunjungi setiap lokasi secara acak
untuk memastikan bahwa setiap tim bekerja sesuai jadwal.
Perusahaan dapat meminta pekerja untuk mencatat absen masuk di awal hari dan absen pulang di
akhir hari untuk memastikan bahwa mereka dibayar berdasarkan jam kerja.
Perusahaan dapat meminta setiap tim kerja untuk mengembalikan kendaraan operasional dan
peralatan ke kantor untuk mencegah penggunaan yang tidak diizinkan.
Perusahaan dapat mencatat odometer di akhir hsri untuk meyakinkan kendaraan tidak digunakan
untuk bersenang-senang.
Perusahaan dapat menagih pelanggan setelah melakukan pemeriksaan atas pekerjaan, lalu
mengawasi tagihan seluruh piutang.
***
Contoh lain penerapan pengendalian internal COSO:
Yang dikeluarkan oleh Komite Pendukung Organisasi dari Komisi Treadway ( Committee of
Sponsoring Organization of Treadway Commission – COSO).
Kriteria pengendalian internal menurut COSO adalah standar yang secara luas diterima untuk
merancang, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal perusahaan.
***
Dan agar pemahaman kita semakin luas, lengkap dan jelas, saksikan video singkat berikut ini…
Selamat menyaksikan.
06: Kesimpulan
Demikian pembahasan mengenai makalah sistem pengendalian internal perusahaan, antara lain
meliputi:
Semoga bermanfaat.