I �'>RO,

o"D'(�'
(...)

60
t

Cui,.�
O
.._.'-
SALJNAN l(E

SATKER : .

MONITORING STOK (STOK OPNAME) SEDIAAN FARMASI, ALAT

KESEHATAN DAN BARANG MEDIS HABIS PAKAI

Nomor Dokumen Nomor Revisi Halaman

RSUP FATMAWATI 02 1 I5
HK.01.0?Nlll.1 /479/2018
(025 / FAR)

STANDAR Tanggal Terbit

PROSED UR
OPERASIONAL 30 Mei 2018

PENGERTIAN • Stok opname adalah kegiatan melakukan pemeriksaan fisik dan menghitun
jumlah Sediaan farmasi, Alat Kesehatan dan Barang Medis Habis Pakai c
setiap Depa Farmasi, Gudang Farmasi, lnstalasi, Poliklinik dan Ruanga
untuk kemudian mencatat jumlah serta waktu kadaluarsanya sehingga dap:
1_
...
diketahui nilai sediaan farmasi, Alat Kesehatan dan Barang Medis Habi
Pakai saat itu dan juga dapat diketahui adanya sediaan farmasi, Al,
Kesehatan dan Barang Medis Habis Pakai yang rusak, kadaluarsa dan yan
dalam waktu dekat akan kadaluarsa.
• Stok Sediaan farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan medis habis pak:
adalah jumlah total sediaan farmasi, Alat Kesehatan dan Baranp Medis Habi
Pakai pada saat dilakukan cut off time dari perhitungan baik secara rnanu:
maupun dari sistem informasi rumah sakit. -, <,

• Cut off time adalah batas waktu dimana seiuruh data transaksi secara sister
dianggap selesai yaitu pada jam 24.00 WIB pada hari dan tanggal dilakuka
stock opname
• Ruang lingkup prosedur ini berlaku mulai dari penetapan jadwal sar 1p,
dengan pembuatan laporan hasil monitoring stok (stok opnarne) farmasi. Al,
Kesehatan dan Barang Medis Habis Pakai.

TUJUAN 1. Tersedianya pedoman dalam melaksanakan monitoring stok (stock Opnarne

Sediaan farrnast, Alat Kesehatan dan Barang Medis Habis Pakai di lnstala
Farmasi
2. Tersedianya data yang akurat dan dapat dipertanggung jawabkan mengen,
jumlah dan nilai Sediaan farmasi. Alat Kesehatan dan Barang Medis Hao
Pakai yang. ada di Rumah Sakit
3. Tersedianya data yang akurat untuk mengetahui jumlah Sediaan farrnas: A,
Kesehatan dan Barang Medis Habis Pakai yang rusa , kadaluarsa atau yar
akan kadaluarsa di Rumah Sakit

KEBIJAKAN
• Keputusan Direktur Utama Rumah Sakit Umum Pusat Fatmawati Nomo
HK.01.07Nlll.1/469/2018 Tanggal 30 Mei 201 s····tetang Kebijakan "Pelayana
kefarmasian dan penggunaan sediaan farmasi (obat), Alat keseh.atan dan :a�,:
medis habis akai BMHP di RSUP fatmawati
PROSED UR 1. Penetapan jadwal Stock Opname oleh Kepala lnstalasi Farmasi
2. Pembuatan surat pemberitahuan Stock Opname oleh Kepala lnstalas, Farr 1a
ditujukan kepada :
2.1. Direktur Medik dan Keperawatan (DIRMEDJ
2.2. Satuan Pemeriksaan Intern (SP!)
2.3. Bagian Akuntansi
2.4. lnstalasi Sistem lnformasi Rumah Sakit (!SIRS)
. ---··-··------·----·--·-·- ---·- ·�

.
. -·
 ! . "'
.... I

•
MONITORING STOK (STOK OPNAME) SEDIAAN FARMASI, ALAT KESEHATAN
(
DAN BARANG MEDIS HABIS PAKAI

Nomor Dokumen Nomor Revisi Ha la man

' 02
I HK.01.0?Nlll.1/479/2018 2/5

I
RSUP FATMAWATI
(025 I FAR)
I

3. Stok Opname dilakukan sesuai periode stok opename yaitu: I

PROSE DUR
3.1. Stok Persediaan: Sediaan farmasi, Alat Kesehatan dan Barang Medis
Habis Pakai di setiap Depo Farmasi, Gudang ··Farmasi dilakLikan stok
opname setiap 3 (tiga) bulan sekali.

3.2. Floor stock : Sediaan farmasi, Alat Kesehatan dan Barang Medis Habis
Pakai di satuan kerja (lnstalasi/Ruangan/Poliklinik) dilakukan setiap 3 (tiga)
' �- bulan. Penghitungan jumlah, pemeriksaan fisik serta waktu kadaluarsa dari I
Sediaan farmasi, Alat Kesehatan dan Barang Medis Habis Pakai floor
stock oleh Petugas Gudang Farmasi dengan melakukan konfirmasi catatan I
laporan yang telah diberikan satuan kerja sebelumnya. Data yang didapat
I
akan di input dan diberi harga sehingga diketahui berapa rupiah persediaan
barang floor stock yang ada di rumah sakit.
4. Pelaksanaan input data untuk pemakaian Sedtaan farmasi, Alat Kesehatan dan
Barang Medis Habis Pakai oleh pasien, pemasukan dan pengeluaran Sediaan
farmasi, Alat Kesehatan dan Barang Medis Habis Pakai di masing-masing Depa
Farmasi harus sudah selesai di inpu oleh Petugas Farmasi 2 jam sebelurn
dilakukannya "Cut Off T me".
5. Penghitungan jumlah, pemeriksaan fisik serta waktu kadaluarsa dari Sediaan
farmasi, Alat Kesehatan dan Barang Medis Habis Pakai oleh Petugas Farmasi 01
masing-masing Depa, Produksi dan Gudang yang kemudian dicatat ke dalam
Kartu Persediaan
6. Pencetakan "Laporan Monitor Stock" di masin;fnias1ng Depa Farmasi dan
Gudang Farmasi oleh Petugas !SIRS untuk melihat stok administrasi.
I; 7.
I
Pelaksanaan "Cut Off Time" di Depa Farmasi oleh Petugas Farmasi apabila
c j semua Sediaan farmasi. Alat Kesehatan dan Barang Medis Habis Pakai suca+
s
I dihitung dan dicatat e dalam Kartu Persediaan. Proses "Cutt Off Time· har s
l
'
-- II dilakukan secara serentak di semua Depa Farmasi.
! e. Pencatatan jumlah dan anggal kadaluarsa dari Kartu Pers.ediaan e da1a�-
lembar "Laporan Monitor Stock" yang suda dicetak pada ko!om stok fisik ole
Petugas Farmasi. Ji a ada Sediaan armasi. Alat Kesehatan dan B.arana Meers
Habis Pakai yang tidak ercantum di dalam lembar Laporan Monitor StoZk rna-;a
harus dicata I ditambah an nama. jumlah �an tanggal kadaluarsa Sediaar
farmasi, Alat Kesehatan dan Barang Medis Habis Pakai tersebut pada lernba-
Laporan Monitor Stock.

· 9. Petugas farmasi juga melakukan stok obat emergensi yang ada d1 r iangar �a-
penghitungan obat-obat dan alkes yang ada dalam paket a g datar» a juqa aKar
dimasukkan kedalam kolom stok fisi dala lemba 'i.epoten Momtor Stoci
I

j 10. Pelaksanaan input data ke dalam komputer oleh petugas Farm.as, untu« sern..a
Sediaan farmasi. Alat Kesehatan dan Bara c ltedis Habis Pa ai : ang :2 a-
dicatat di kolom stok fisi lembar · Lapora - oni or Stock" meliput1 iur..lah c:a-
tanggal kadaluarsa nasing-masing barang ·� · · ·· <, <,
 . ,., '

MONITORING STOK (STOK OPNAME) SEDIAAN FARMASI, ALAT KESEHATAN

DAN BARANG MEDIS HABIS PAKAI
f

Nomor Dokumen Nomor Revisi Halaman

HK.01.0?Nlll.1/479/2018 02 3/5
RSUP FATMAWATI
(025 I FAR)

PROSED UR 11. Pemeriksaan kembali data (cross check) secara bersamaan di seluruh Depo dan
Gudang Farmasi oleh Penanggung Jawab Depo Farmasi dan Kepala Gudang
untuk mencegah kesalahan dan memastikan bahwa data yang diinput ke dalam
komputer adalah benar dengan cara mencetak lembar "Laporan Stock Opname"
dan mencocokannya dengan lembar "Laporan Monitor Stock":
...........
11. 1. Apabila ada perbedaan antara stok fisik dan stok administrasi di dalam
/embar "Laporan Monitor Stock" harus dicari sebab perbedaan sampai
didapat kesesuaian.
11.2. Apabila belum didapat kesesuaian maka dilakukan pengulangan
penghitungan barang oleh petugas farmasi dengan supervisi oleh
Penaggung jawab depo farmasi setempat. Jika belum juga sesuai maka
data terakhir yang akan dilaporkan sebagai Posisi Persediaan Depo
Farmasi.
11.3. Pencatatan (input) data apabila telah benar datanya dan selanjutnya
dilakukan pencetakan "Laporan Stock, Opname" dan "Laporan Ba rang
Kadaluarsa.
12. Pembuatan laporan-laporan hasil stok opname oleh para Penanggung Jawab
Depo Farmasi dan Penanggung Jawab Gudang Farmasi msnqqunakan forrnuhr

12.1. Formulir Rekapitulasi Hasil Stok Opname

12.2. Formulir Rekapitulasi Hasil Stok Opname - Kadaluars.a I Expired Date
12.3. Formulir Hasil Stok Opname - Daftar Obat dan Alat Kesehatan Kadaluarsa
12.4. Formulir Rekapitulasi Hasil Stok Opname -:::.. Doat dan Alat Kesehatan
Rusak
12.5. Formulir Daftar Obat dan Alat Kesehatan Rusak
13. Laporan hasil stok opname tersebut selanjutnya diparaf oleh masino-rnasi-io
Penanggung Jawab Depo dan Gudang Farmasi.
14. Penyerahan Laporan Hasil Stock Opname Laporan Barang Rusak &
Kadaluarsa dan yang suda diparaf oieh para Penanggung Jawab Dec:
Farrnasi dan Penanggu g Jawab Gudang Farm as, kepada Koordma.c:
Perbekalan Farmasi untuk diperiksa
l
I 15. Pembuatan rekapitulasi Hasil Stock Opnarne Laporan Barang R sak �
Kadaluarsa dan pembuatan Serita Acara Persediaan Bara g Farn as: »e>
I pe iode stok opname. oleh Koordinator Perbekalan Farmasi paling larnbat -
(tujuh) hari kerja setelah dilakukan stock opname.
I
I
16. Penyerahan rekapitulasi Hasil Sock Opname l.apora-i Barang R sa- �
I Kadaluarsa dan Serita Acara ersediaan Barang Farmasi per-penoce stc-:
opname, oleh Koordinator Perbekalan Farmasi kepada Kepala I stalasi Fau ias

I untuk diperiksa dan ditandatangani.

17. Penandatanganan "Berita Acara Persediaan Barang Farmasi" per-ceno 'e s.c-
opname, oleh seluruh Koordinato lnstalasi Farn1as1 a.a-n Kepala ",,.,s alas
Farrnasi.
------

JI
 ., w

MONITORING STOK (STOK OPNAME) SEDIAAN FARMASI, ALAT KESEHATAN

'
DAN BARANG M'EDIS HABIS PAKAI

Nomor Dokumen Nomor Revisi Halaman

�
02
RSUP FATMAWATI HK.01.0?Nlll.1/479/2018 ' 4/5
(025 I FAR) II
I
PROSEDUR 18. Pengiriman berkas "Serita Acara Persediaan Barang Farrnasi" stok opname dan
lampiran hasil stok opname, yang telah ditandatangani oleh para Koordinator
.- lnstalasi Farmasi dan Kepala lnstalasi Farmasi kepada Kepala Bagian Akuntansi
' untuk periksa dan ditandatangani.

c
. -· 19 . Pelaksanaan pengarsipan seluruh dokumen hasil kegiatan stok opname yang
telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Pengarsipan dokumen
dilakukan oleh Penanggung Jawab Pencatatan dan.Pelaporan instalasi farrnasi.
UNIT TERKAIT
Seluruh Satuan Kerja di Lingkungan RSUP Fatmawati I

·� .

--------------
--------------------------
 .........

t ' �

MONITORING STOK (STOK OPNAME) SEDIAAN FARMASI, ALAT

KESEHATAN DAN BARANG MEDIS HABIS PAKAI

Nomor Dokumen Nomor Revisi Ha la man

RSUP FATMAWATI HK.01.0?Nlll.1/479/2018 02 5/5
(025 I FAR)
LAry1PIRAN 1 : ALUR
MULAI

Kepala lnstalasi Farmasi

Penetapan Jadwal Stock Opname & Pembuatan Surat

Pemberitahuan Stock Ooname

Petugas Farmasi dan Gudang Farmasi -�

Penyelesaian Input Data Pemakaian Pasien serta Pemasukan dan Pengel aran
Sediaan farmasi, Alat Kesehatan dan Barang Medis Habis Pakai

+
Petugas Depo dan Gudang farmasi

Penghitungan Jumlah, Pemeriksaan Fisik dan Waktu Kadaluarsa Sediaan

farmasi, Alat Kesehatan dan Barang Medis Habis Pakai serta Oilakukan
Pencatatan

+ t
Petugas Farmasi dan Gudang farmasi

Pencetakan Laporan Monitor Stock & Pelaksanaan "Cut Off Time".

,.
Petugas Farmasi & Gudang Farmasi

Penginputan Data Hasil Stock Opname

ke Sistem Komputer

Penanggung Jawab Depo & Kepala Gudang

Pemeriksaan Kembali Data yang Telah Dii put dengan

Mencocokan Laporan stock Opname dengan Manito Sio:I<

Petugas Farmasi dan Gudang Farmasi

Pencetakan & Penyerahan Lembar "Laporan Stock Opname" dan Lemear

"Laporan Barang Rusak dan Kadaluarsa" Kepada Koordinator Pe bexaran
tarrnasi

Akuntansi
Koordinator Perbekalan Farmasi tv.sne i na ' ao-·2-
Membuat Serita Acara "Laporan Stock Opnarne da "Lapor an Slo"k 0:::>'<c e 2�
'L1:;J0ro:-, 2a ·==-;
Barang Rusak dan Kadaluarsa" dan Dilaporkan ke Kepala Instalas:
Farmasi
Bulan S<:·.a·,
Penanggung Jawab Pencatatan dan Pelaporan

Menyimpan Serita Acara 'Laporan Stock Opnarne"

dan "Laporan Barang Rusak dan Kadaluarsa .. untuk
Arsip lnstalasi farmasi

SELESAI