DFI - Modul Mengelola Program Audit

MENGELOLA PROGRAM
AUDIT/INSPEKSI/ASESMEN
KEAMANAN PANGAN
SKKNI C.10PKP00.114.03
MODUL PELATIHAN
DISTRICT FOOD INSPECTOR
PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

PENGAWASAN OBAT DAN MAKANAN
BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN REPUBLIK INDONESIA
2021
0
MENDISAIN CARA PRODUKSI PANGAN OLAHAN YANG BAIK
(CPPOB) / GOOD MANUFACTURING PRACTICES (GMP) DAN
SANITATION STANDARD OPERATING PROCEDURES (SSOP)
MENGELOLA PROGRAM AUDIT /

INSPEKSI / ASESMEN
KEAMANAN PANGAN
SKKNI: C.10PKP00.114.03
MODUL PELATIHAN
1
Dibuat eksklusif untuk:

Gedung Gudang Listrik, Jl. Kramat Raya No.19, RT.1/RW.3, Paseban,
Kec. Senen, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta
10450
Indonesia
Telephone: (021) 3103700
Facsimile: (021) 3103100
Email : ppsdm.pom@gmail.com
Acknowledgements
Organization partner PPSDM Badan POM
Seafast Center
CKP-CBT Center
Chief Writer Zeta Rina Pujiastuti
Co-writer Dian Herawati
Nuri Wulandari
Ratih Woro Anggraini
© Badan POM RI 2021

Hak Cipta dilindungi Undang-Undang. Dilarang mengutip atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari penerbit
2
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang senantiasa melimpahkan segala rahmat dan
hidayah-Nya sehingga penyusunan modul ini dapat diselesaikan.
Modul ini merupakan perangkat pelatihan yang dapat digunakan oleh para trainer maupun para trainee baik dalam
pelatihan formal maupun belajar mandiri, untuk membantu menjadi kompeten. Modul ini disusun secara khusus dengan
konteks profesi Keamanan Pangan dengan metode instruksi pelatihan berbasis kompetensi (Competency based
training=CBT). CBT berusaha mengembangkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja (atau mengakui ketika
peserta sudah memiikinya) untuk mencapai persyaratan standar kompetensi.
Modul ini merupakan salah satu modul yang digunakan dalam Pelatihan District Food Inspector untuk memenuhi unit
kompetensi C.100000.017.02: mendisain Mengelola Program Audit/Inspeksi/Asesmen, berdasarkan SKKNI No. 618
Tahun 2016.
Fokus pembelajaran diarahkan kepada pemenuhan kompetensi yang dibuktikan melalui bukti pencapaian kompetensi
dalam bentuk mendisain Mengelola Program Audit/Inspeksi/Asesmen serta pernyataan kompeten dalam asesmen
mandiri untuk unit kompetensi ini.
Metode yang digunakan dalam pelatihan diharapkan dapat mendorong peran aktif peserta pelatihan, disertai dengan
contoh formulir sebagai salah satu bukti pencapaian kompetensi.
Akhirnya tidak lupa kami ucapkan terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah
berperan serta sehingga modul ini dapat diselesaikan.
Penyempurnaan maupun perubahan modul di masa mendatang senantiasa terbuka dan dimungkinkan mengingat akan
perkembangan situasi, kebijakan dan peraturan yang terus menerus terjadi. Harapan kami tidak lain modul ini dapat
memberikan manfaat.
Jakarta, 3 Maret 2021
Penyusun
3
Daftar Isi
KATA PENGANTAR i
Tim Penyusun ii
Daftar Isi iii
BAB 1 Pendahuluan 1
Latar Belakang 1
1. Kompetensi SKKNI dan capaian kompetensi 1
2. Latar Belakang 1
3. Prinsip audit/inspeksi dan pengelolaanya 2
BAB 2 Menetapkan program audit/inspeksi 5
1. Tujuan program inspeksi/audit 5
2. Cakupan program audit CPPB-IRT 6
3. Definisi dan Kriteria program inspeksi/audit sarana produksi pangan IRT 7
4. Peran dan tanggung jawab pengelola inspeksi/audit 7
5. Penentuan sumber daya program audit/inspeksi 8
6. Penetapan metode inspeksi 9
7. Prosedur program inspeksi/audit 10
BAB 3. Menerapkan program audit/inspeksi 14
1. Kompetensi auditor/inspektor pengawas pangan 14
2. Evaluasi kompetensi auditor/inspektor pengawas pangan 14
3. Penugasan tim 15
4. Pengarahan tim 16
5. Identifikasi kegiatan audit/inspeksi 17
6. Perekaman kegiatan audit/inspeksi 18
BAB 4: Memantau dan Meninjau program audit/inspeksi/asesmen 19
1. Pemantauan 19
2. Kaji ulang 20
Bab 5. Meningkatkan program audit/inspeksi/asesmen 21
1. Peningkatan program audit dari proses kaji ulang/review 21
2. Alternatif metode audit 22
3. Kerahasiaan informasi hasil audit 22
BAB 6. Latihan 23
BAB 7. Penutup 24
PUSTAKA 28
4
1
Bab
1. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
1. Kompetensi SKKNI dan capaian kompetensi
Kompetensi SKKNI
Materi ini merupakan materi kompetensi Kode unit: C.10PKP00.114.3 Mengelola program
audit/inspeksi/asesmen keamanan pangan.
Deskripsi Unit
Unit ini menjelaskan penerapan prinsip pelaksanaan pengelolaan program

audit/inspeksi/asesmen keamanan pangan
Capaian Kompetensi
Setelah menyelesaikan materi ini, pengawas keamanan pangan Kabupaten/Kota

diharapkan mampu mengelola program audit/inspeksi keamanan pangan di industri
rumah tangga pangan (IRTP) meliputi menetapkan, menerapkan, memantau dan
meningkatkan/mengembangkan program audit/inspeksi keamanan pangan.
2. Latar Belakang
Audit adalah proses yang sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti
obyektif (objective evidence) dan mengevaluasinya secara obyectif untuk menentukan
sejauhmana kriteria audit telah dipenuhi. Audit proses produksi, distribusi dan peredaran
pangan oleh pengawas pangan dalam rangka pemenuhan regulasi dinyatakan sebagai
inspeksi.
Personil atau lembaga yang akan melakukan audit/inspeksi harus menerapkan dan
mengelola program audit/inspeksi dengan efektif. Maksud dari program inspeksi adalah
untuk merencanakan (jenis dan jumlah inspeksi dan mengidentifikasi serta menyediakan
5
sumberdaya yang diperlukan), menerapkan, memantau, dan

meningkatkan/mengembangkan program audit/inspeksi keamanan pangan. Pengelolaan
ini harus dapat mengakomodir kebutuhan inspeksi Industri Rumah Tangga Pangan (IRTP)
yang cenderung semakin banyak namun terdapat keterbatasan sumber daya yang dimiliki
tiap kabupaten/kota.
Ispeksi pada IRTP dilakukan dengan tujuan pengawasan pangan, dengan jenis
audit/inspeksi seperti CPPB-IRT/SSOP dan HACCP. Audit CPPB-IRT/SSOP adalah audit
yang rutin dilakukan untuk IRTP karena merupakan persyaratan untuk mendapatkan SPP-
IRT dan pengawasan pangan rutin.
Relevansi dan Manfaat
Relevansi: semua industri pangan seharusnya memiliki Prosedur Kerja untuk mengelola
program audit/ inspeksi/asesmen keamanan pangan
Manfaat dari unit ini adalah memberikan percaya diri para karyawan industri pangan untuk
mengelola program audit/inspeksi/asesmen keamanan pangan
Untuk mendemonstrasikan unit ini, peserta harus dapat memberikan bukti:

Program asesmen keamanan pangan sebanyak 2 kali
Prinsip audit/inspeksi dan pengelolaanya
Inspeksi dalam rangka pengawasan pangan dapat dilakukan dengan mengadopsi prinsip-
pinsip audit. Sebagaimana tercantum dalam ISO 19011 Versi 2018 (Panduan Audit Sistem
Manajemen), audit dilakukan dengan 7 prinsip, yaitu:
a. Integritas: melakukan pekerjaan sesuai dengan kompetensi dan bertanggung jawab
b. Berkeadilan: Kewajiban melaporkan secara benar dan akurat
c. Bersikap professional: tekun dan penuh pertimbangan
d. Menjaga kerahasiaan
e. Kebebasan (independen): tidak berpihak, tidak ada konflik kepentingan
f. Temuan berdasarkan bukti
g. Pendekatan berdasarkan risiko dan peluang keberhasilan Inspeksi/audit (antisipasi
kegagalan audit karena berbagai hal)
Untuk pengelolaan audit/inspeksi oleh suatu institusi perlu menerapkan prinsip yang terdiri
dari 4 prinsip yang membentuk suatu siklus (Gambar 1). Plan berupa
perencanaan/penetapan program audit/inspeksi. Do merupakan merupakan pelaksanaan
program audit/inspeksi. Check merupakan pemantauan/evaluasi program audit/inspeksi.
Action merupakan perbaikan/peningkatan hasil pemantauan program audit/inspeksi. Siklus
ini berjalan secara berkesinambungan sehingga akan didapatkan sistem pengelolaan yang
baik yang dicirikan dengan adanya evaluasi dan perbaikan terus menerus dari perencanaan
dan pelaksanaan audit/inspeksi.
6
Gambar 1. Prinsip pengelolaan audit/inspeksi

ISO 19011 versi 2018-Panduan audit sistem manajemen menggambarkan audit sistem
secara lengkap seperti yang disajikan pada Gambar 2. Secara garis besar, audit sistem
manajemen dibagi menjadi dua kegiatan utama yaitu pengelolaan dan pelaksanaan,
dimana baik pengelolaan maupun pelaksanaan menerapkan 4 prinsip utama pengelolaan
audit yaitu Plan, Do, check, dan act (action).
Gambar 2. Pengelolaan audit sistem manajemen
7
2
Bab
2.Menetapkan program audit/inspeksi

TP1. MENETAPKAN PROGRAM ASESMEN KEAMANAN PANGAN
1. Tetapkan tujuan program inspeksi berdasarkan misi manajemen.

2. Tetapkan cakupan program inspeksi sesuai dengan sistem manajemen
dan program jaminan mutunya.
3. Tetapkan tanggung jawab program inspeksi sesuai dengan ISO 19011
4. Identifikasi sumber daya program inspeksi sesuai ISO 19011
5. Identifikasi prosedur program inspeksi sesuai ISO 19011
16
Tujuan program inspeksi/audit
TIU:MENGELOLA PROGRAM AUDIT/INSPEKSI/ASEMEN KEAMANAN PANGAN

Tujuan Instruksional Khusus (TIK),
peserta mampu:
1. Menetapkan program audit/inspeksi/ asesmen keamanan pangan
2. Menerapkan program audit/inspeksi/ asesmen keamanan pangan
3. Memantau dan meninjau program audit/inspeksi/ asesmen keamanan pangan
4. Meningkatkan dan mengembangkan program audit/inspeksi/ asesmen keamanan pangan
Dalam unit kompetensi ini, audit = isnpeksi= asesmen
Auditor = inspector = asesor
8
2. Cakupan program audit CPPB-IRT

Cakupan program audit/inspeksi untuk menilai kesesuian kondisi PIRT dengan persyaratan SPP-IRT dan pengawasan
keamanan pangan rutin dilakukan dengan mengacu kepada cakupan persyaratan CPPB-IRT. Cakupan persyaratan
CPPB-IRT tercantum dalam Peraturan Kepala BPOM No. HK.03.1.23.04.12.2206 Tahun 2012 Tentang Cara Produksi
Pangan Yang Baik Untuk Industri Rumah Tangga (CPPB-IRT).
Audit/inspeksi dilakukan dengan memeriksa seluruh rangkaian aktivitas dan sarana produksi di IRTP. Cakupan tersebut
adalah sebagai berikut:
a. Lokasi dan Lingkungan Produksi;
b. Bangunan dan Fasilitas;
c. Peralatan Produksi;
d. Suplai Air atau Sarana Penyediaan Air;
e. Fasilitas dan Kegiatan Higiene dan Sanitasi;
f. Kesehatan dan Higiene Karyawan;
g. Pemeliharaan dan Program Higiene Sanitasi Karyawan;
h. Penyimpanan;
i. Pengendalian Proses produksi;
j. Pelabelan Pangan;
k. Pengawasan Oleh Penanggungjawab;
l. Penarikan Produk;
m. Pencatatan dan Dokumentasi;
n. Pelatihan Karyawan
3. Definisi dan Kriteria program inspeksi/audit sarana produksi pangan IRT

Definisi :
inspeksi: proses yang sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti inspeksi dan mengevaluasinya
secara obyektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria inspeksi dipenuhi.
Kriteria inspeksi: seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan.
Bukti inspeksi: rekaman, pernyataan mengenai fakta atau informasi lain yang terkait dengan kriteria inspeksi dan dapat
diverifikasi.
Temuan inspeksi: hasil evaluasi dari bukti inspeksi yang dikumpulkan terhadap kriteria inspeksi.
Kesimpulan inspeksi: hasil dari suatu inspeksi yang disampaikan oleh tim inspeksi setelah mempertimbangkan tujuan
inspeksi dan seluruh temuan inspeksi.
Klien inspeksi: organisasi atau orang yang meminta pelaksanaan inspeksi.
UPI: organisasi yang diinspeksi
inspektor: orang yang memiliki kompetensi untuk melaksanakan inspeksi
Tim inspeksi: satu inspektor atau lebih yang melaksanakan inspeksi yang bila dibutuhkan
dapat didukung oleh tenaga ahli.
9
Program inspeksi: seperangkat inspeksi atau lebih yang direncanakan dalam jangka waktu
tertentu dan diarahkan untuk maksud tertentu.
Rencana inspeksi: uraian kegiatan dan pengaturan untuk inspeksi.
Ruang lingkup inspeksi: cakupan dan batasan-batasan suatu inspeksi.
Kompetensi: atribut dan kemampuan seseorang yang ditunjukkan dalam menerapkan

pengetahuan dan keterampilan.
Conformity: memenuhi persyaratan yang ditetapkan,
Non Conformity: tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan
Pengawas pangan melakukan audit/inspeksi persyaratan CPPB-IRT dengan menggunakan

formulir pemeriksaan sarana produksi pangan yang tercantum pada Peraturan Kepala
BPOM No. HK.03.1.23.04.12.2207 Tahun 2012 tentang Tata Cara Pemeriksaan Sarana
Produksi Pangan IRT. Pada peraturan tersebut terdapat persyaratan dapat, sebaiknya,
seharusnya, dan harus yang apabila terdapat ketidaksesuaian maka kriteria
ketidaksesuaian adalah masing-masing sebagai berikut: minor, mayor, serius, dan kritis
(seperti yang disajikan pada Tabel 1). Apabila terjadi ketidaksesuaian tersebut maka akan
berpengaruh terhadap mutu ataupun kemanan pangan.
Tabel 1. Kriteria ketidaksesuaian pemenuhan persyaratan CPPB-IRT
Kriteria Persyaratan Jenis pengaruh

Ketidaksesuaian CPPB-IRT
Minor “dapat” Potensi Mempengaruhi mutu
Mayor “sebaiknya” Potensi Mempengaruhi efisiensi

pengendalian keamanan
Serius “seharusnya” Potensi mempengaruhi kamanan

pangan
Kritis “harus” Akan mempengaruhi keamanan pangan

secara langsung
4. Peran dan tanggung jawab pengelola inspeksi/audit

Penanggungjawab untuk pelaksanaan program inspeksi harus diberikan kepada personil
yang mempunyai pemahaman yang benar dan tepat tentang prinsip inspeksi, kompetensi
10
dan aplikasi teknik inspeksi. Personil yang ditunjuk harus memiliki kualifikasi, pemahaman
teknis dan bisnis yang relevan dengan kegiatan yang diinspeksi atau IRTP yang diinspeksi
serta tidak terlibat dalam perancangan sistem, pemasok, subkontrak selama jangka waktu
tertentu.
Mereka yang ditunjuk untuk bertanggungjawab dalam pelaksanaan program inspeksi harus:
a. Memilih tim inspeksi sesuai kompetensinya
b. Menetapkan proses yang relevan pada program audit:
• Mengkoordinasikan jadwal audit secara keseluruhan
• Menentukan tujuan, lingkup, kriteria audit, metode audit, dan memilih tim audit
• Evaluasi auditor
• Menetapkan prosedur komunikasi dalam tim dan pihak yang diaudit/diinspeksi
• Menangani konflik
• Memastikan tindak lanjut audit
c. Memastikan tercukupinya sumber daya
d. Memastikan dokumentasi informasi termasuk dokumentasi program audit
5. Penentuan sumber daya program audit/inspeksi

Faktor lainnya yang penting dalam pengelolaan program audit/inspeksi adalah sumber
daya. Sumber daya program audit harus diidentifikasi sesuai dengan ISO 19011:5.4.4,
sebagai berikut:
a. Sumberdaya keuangan yang cukup untuk mengembangkan, melaksanakan dan
meningkatkan kegiatan inspeksi
b. Ketersediaan formulir (checklist) untuk inspeksi/audit
c. Penentuan metode
d. Ketersediaan inspektor (didukung surat tugas)
e. Waktu perjalanan, biaya akomodasi, dll
f. Ketersediaan informasi
g. Ketersediaan peralatan
h. Ketersediaan fasilitas di lokasi audit
6. Penetapan metode inspeksi

Audit/inspeksi IRTP dapat dilakukan dengan berbagai metode. Secara garis besar, metode
audit dibagi sebagai berikut:
a. Wawancara dengan personil IRTP

b. Pengamatan/pemeriksaan
• Memeriksa dokumen
• Melakukan pengamatan/observasi (bangunan, lingkungan, peralatan, pekerja,
dll)
• Mengisi checklist/formulir
• Mengambil contoh produk/kemasan pangan (sampling) yang dilanjutkan
dengan analisis
11
Teknik wawancara dengan personil IRTP akan dijelaskan lebih lanjut pada
Modul Melakukan audit/inspeksi keamanan pangan dan Modul Prinsip Komunikasi Sistem
Audit. Sementara itu, pengamatan/pemeriksaan akan dijelaskan lebih lanjut pada
Modul Melakukan audit/inspeksi keamanan pangan.
Tipe tipe inspeksi :
(a) inspeksi Pihak 1

inspeksi Internal yaitu inspeksi/asesmen yang dilakukan oleh atau atas nama
Organisasi sendiri untuk tujuan internal
(b) inspeksi Pihak 2

inspeksi yang dilakukan oleh pihak yang berkepentingan dengan Organisasi
contohnya pelanggan, pemerintah, pemasok, dll.
(c) inspeksi Pihak 3
inspeksi yang dilakukan oleh Organisasi mandiri eksternal, seperti Badan
Sertifikasi.
7. Prosedur program inspeksi/audit

Lembaga pengelola atau penyelenggara audit/inspeksi keamanan pangan harus
menentukan prosedur inspeksi. Secara lengkap, prosedur audit/inpeksi keamanan IRTP
akan dijelaskan pada Modul Melakukan audit/inspeksi keamanan pangan. Secara garis
besar, prosedur tersebut meliputi: perencanaan, penetapan, pelaksanaan, dan tindak
lanjut.
Beberapa hal yang perlu dilakukan pada perencanaan audit/inspeksi antara lain:
menetukan tujuan, menentukan target PIRT, menentukan lingkup, dan melengkapi
checklist. Hal yang perlu dilakukan pada penetapan audit/inspeksi antara lain:
menentukan tujuan audit/inspeksi, menentukan target PIRT, menentukan lingkup, dan
melengkapi checklist. Hal yang perlu dilakukan saat pelaksanaan audit/inspeksi antara
lain: pembukaan, inspeksi, penutupan, pelaporan, dan penyampaian hasil. Hal yang
dilakukan pada kegiatan tindak lanjut antara lain: perencanaan tindakan perbaikan,
pelaksanaan tindakan perbaikan, dan tinjauan manajemen.
12
3
Bab
3.Menerapkan program audit/inspeksi

TP2. MENERAPKAN PROGRAM ASESMEN KEAMANAN PANGAN
1. Kompetensi auditor/inspektor pengawas pangan

Auditor/inspektor yang berperan sebagai pengawas keamanan pangan di Kabupaten/Kota
hendaknya memiliki kompetensi spesifik sebagai auditor serta memiliki pengetahuan umum
dan keterampilan tentang keamanan pangan dan sistem manajemen keamanan pangan
khususnya pengelolaan CPPB-IRT. Seorang auditor/inspektor juga harus memiliki
kemampuan berhubungan dengan orang lain (interpersonal skills), dan kemampuan
berkomunikasi (communication skills).
Seorang auditor/inspektor harus memiliki perilaku berpikiran terbuka, tanggap, mampu
bekerja mandiri ataupun berkolaborasi, gigih, menyukai perubahan, sensitif terhadap
budaya. Untuk itu, seorang auditor/inspektor perlu menyelesaikan training sebagai
auditor/inspektor, memiliki pengalaman manajerial, pendidikan/pelatihan/pengalaman pada
sistem manajemen dan pengalaman audit yang disupervisi.
Manajemen puncak memberi wewenang utk mengelola Program inspeksi
Personel diberi tanggung jawab:
Menetapkan dan menerapkan, memantau, meninjau dan meningkatkan Program inspeksi,
dan
Mengidentifikasi sumber daya yg diperlukan dan menjamin ketersediaannya
2. Evaluasi kompetensi auditor/inspektor pengawas pangan

Kompetensi auditor/inspektor perlu dievaluasi sebagai dasar untuk melakukan penugasan
inspeksi. Beberapa metode yang dapat digunakan untuk evaluasi auditor/inspektor antara
lain:
a. Review portofolio (pendidikan, pelatihan, pengalaman professional, dan pengalaman
audit)
b. Feedback (survey, kuisioner, testimony, dll) Interview (personal interview untuk
menilai prilaku, kemampuan komunikasi dan pengetahuan)
c. Observasi (simulasi, audit yang dipantau)
13
d. Post-audit review (review laporan audit, interview dengan audit team leader, umpan
balik dari auditee)
e. Ujian kompetensi (lisan dan tulis)
Auditor/inspektor yang memenuhi syarat berdasarkan evaluasi yang dilakukan dimasukkan

ke dalam daftar auditor. Institusi pengelola program inspeksi/audit harus mempunyai daftar
auditor, lingkup pengalaman/tugas tentang jenis produk/usaha yang dikuasai dan
pengalaman melakukan inspeksi dari masing-masing inspektor. Semua dokumen di atas
harus dipelihara.
Ketua tim auditor/inspektor yang akan bertanggung jawab sebagai memimpin audit/inspeksi
perlu ditunjuk. Penunjukkan dapat berdasarkan pada tingkatan inspektor/auditor pangan,
pengalaman dan penguasaan kompetensi terhadap lingkup tugas yang akan dilakukan
(misalnya resiko pangan yang akan diinspeksi). Ketua tim harus mampu merencanakan dan
distribusi tugas, mendiskusikan strategi dengan top manajemen, mengembangkan dan
menjaga kerjasama tim, dan mengelola serta memimpin proses audit.
Prinsp prinsip Audit/inspeksi/asesmen :
• Kode Etik/Ethical Conduct > dasar profesionalisme dapat dipercaya, punya

integritas, dapat menjakerahasiaan dan berpendirian
• Penyajian yang Jujur/Fair Presentation > kewajiban untuk melaporkan kebenaran
dan akurat
• Due Professional Care > kesungguhan dan ketepatan penilaian dalam inspeksi.
o Memelihara profesionalisme
o Memiliki kompetensi yang diperlukan
• Independen
• Tidak berpihak
• Tidak terkait dengan yang diinspeksi,
• Obyektif
• Sistematik
• Pendekatan berdasar bukti,
• Metode rasional
• Konsisten (reproducible
3. Penugasan tim
Anggota tim yang diberi tugas audit/inspeksi adalah mereka yang telah lolos evaluasi.
Berdasarkan dokumen rekaman inspektor dan ketersediaan waktu inspektor dilakukan
pemilihan inspektor yang akan ditugaskan. Untuk menjaga obyektifitas inspektor dalam
melaksanakan tugasnya, para inspektor yang terdaftar dapat menandatangani pernyataan
kesanggupan menyimpan rahasia yang berkaitan dengan proses inspeksi.
Anggota tim harus mengerti bidang tanggung jawabnya dalam pengauditan tersebut untuk
menghindari penggandaan audit dan terlewatnya bagian-bagian dari.yang harus diaudit.
Konsistensi antara auditor pada saat audit di team juga penting. Rapat-rapat sebelum dan
selama audit adalah perlu untuk membuat para auditor bisa mendiskusikan hasil-hasil
14
observasi yang dikumpulkannya. Konsistensi dalam audit akan dijamin lebih jauh lagi
apabila checklist dan pertanyaan-pertanyaan yang sesuai disiapkan dan ditinjau-ulang
sebelum audit dilakukan.
Penugasan tim diatur sesuai dengan ketersedian anggota tim dan Penugasan dibuktikan
dengan surat tugas resmi. Tim inspektor/auditor pangan yang akan ke lapang ini harus
dilengkapi dengan surat tugas dari atasannya.
4. Pengarahan tim
Sebelum melakukan audit lapangan, koordinator tim audit harus melakukan pengarahan
kepada anggotanya. Pengarahan dapat dilakukan sebelum audit dimulai di tempat unit
usaha atau di saat lain sebelum audit dengan mengambil tempat di lembaga yang
melakukan audit.
Materi pengarahan menyangkut informasi umum IRTP yang akan diaudit, persiapan
rencana audit, bagaimana audit itu akan dilaksanakan, urutan dari hal-hal yang akan ditelitl,
dan bagaimana mengumpulkan informasi yang dibutuhkan. Dalam pengarahan tersebut
juga bisa dilakukan refreshing tentang prinsip dasar dalam melaksanakan audit yaitu bahwa
audit-audit tersebut harus dibandingkan dengan satu rangkaian standard yang ditetapkan.
Pengarahan tersebut juga untuk meminimalkan ketidakkonsistenan antar auditor. Auditor
yang berbeda akan menghasilkan gagasan yang berbeda, begitu juga dengan hasilnya,
akan berbeda pula. Inilah alasan mengapa pelatihan auditor itu penting, seperti halnya
komunikasi biasa antara auditor dengan koordinator auditor. Komunikasi ini akan
memberikan kepada para auditor suafu forum dimana mereka bisa mengajukan pertanyaan
dan mendiskusikan pendekatannya mengenai proses auditnya itu. Juga ditekankan teknik-
teknik supaya auditee tidak merasa diintimidasi sehingga bisa menghasilkan informasi yang
berguna.
Tahapan perencanaan program mencakup proses penyiapan dokumen, seperti pedoman
pemeriksaan, petunjuk teknis, peraturan-peraturan yang relevan (misalnya peraturan
penggunaan bahan tambahan pangan, pelabelan, dsb), formulir pendaftaran yang telah diisi
oleh pihak auditee sesuai dengan tujuan pemeriksaan (misalnya formulir pendaftaran atau
pencantuman logo halal), surat tugas, buku catatan, formulir isian (checklist IRTP), serta kit
yang diperlukan sesuai tujuan pemeriksaan (misalnya kamera, rapid test kit, senter,
peralatan pengambilan contoh, dan kantung/wadah untuk sampel yang mungkin akan
diambil di lapang).
5. Identifikasi kegiatan audit/inspeksi

Kegiatan audit/inspeksi/asesmen harus diidentifikasi sesuai dengan program audit yang
telah dibuat. Institusi pengelola audit harus membuat atau merencanakan program audit
terhadap unit usaha yang berada di bawah wewenangnya. Program audit dibuat dan
diperbaharui tiap tahun, baik untuk inspeksi baru maupun survailen, maupun inspeksi
mendadak/tanpa pemberitahuan. Pelaksanaan inspeksi harus sesuai dengan program
tersebut.
15
Jenis Inspeksi :
a. Berdasarkan Obyek:
• inspeksi sistem, produk, lingkungan dll
• Berdasarkan Pelaku:
• Internal (first) dan Eksternal (second and third party)
b. Berdasarkan Tujuan:
• Diagnostic
• inspeksi kecukupan/adequecy
• inspeksi kesesuaian/compliance
6. Perekaman kegiatan audit/inspeksi

Perekaman dilakukan untuk setiap kegiatan audit, hasil tinjauan program audit, dan personil
audit. Rekaman harus dipelihara untuk memperlihatkan penerapan program inspeksi dan
harus meliputi:
a. laporan inspeksi terhadap pelaku usaha mencakup rencana inspeksi, laporan
inspeksi, laporan ketidaksesuaian, laporan tindakan koreksi dan pencegahan
b. hasil kaji ulang program inspeksi;
c. rekaman laporan personal inspektor , mencakup evaluasi inspektor, rekaman
penunjukan sebagai inspektor, training.
Rekaman harus disimpan dan dikendalikan dengan pengamanan yang tepat.
16
4
Bab
4.MEMANTAU DAN MENINJAU

PROGRAM AUDIT/INSPEKSI
1. Pemantauan
Penerapan program inspeksi harus dipantau dan pada interval waktu tertentu dikaji ulang apakah
tujuan telah dicapai serta mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan. Pemantauan harus
dilaksanakan dengan memakai indikator kinerja yang dapat mengukur, misalnya:
a. kesesuaian dengan program dan jadual inspeksi;
b. kemampuan (kinerja) tim inspeksi melaksanakan rencana inspeksi;
c. umpan balik dari pelaku usaha inspeksi, auditee dan inspektor;
d. waktu yang diperlukan untuk menutup program inspeksi dan tindakan koreksi.
2. Kaji ulang
Hasil pemantauan program audit/inspeksi digunkan sebagai bahan kaji ulang. Pada kaji ulang
tersebut juga perlu mempertimbangkan hal sebagai berikut:
a. kesesuaian dengan prosedur;
b. kebutuhan dan issue dari berbagai pihak terkait;
c. laporan inspeksi;
d. praktek inspeksi tambahan;
e. konsistensi di antara tim inspeksi.
Contoh form monitoring disajikan pada Tabel 2. Hasil dari kaji ulang program inspeksi dapat
meningkatkan tindakan koreksi dan pencegahan serta program inspeksi.
Tabel 2. Form monitoring program audit/inspeksi
Form monitoring program audit/inspeksi
Objek monitoring Jawaban
Keterangan
Ya Tidak
17
Apakah rencana jadwal dan pelaksanaan sesuai
Apakah tujuan audit tercapai
Apakah tim memiliki kinerja yang memuaskan
Apakah tim mampu mengimplementasikan audit/inspeksi dengan

baik
Apakan dokumentasi kegiatan inspeksi/audit memadai

Apakah umpan balik dari auditee (pengelola IRTP) memuaskan
Catatan lainnya: ……………………………………………
Koordinator inpeksi IRT
Ttd
18
5
Bab
5.MENINGKATKAN PROGRAM
AUDIT/INSPEKSI
1. Peningkatan program audit dari proses kaji ulang/review
Lembaga pengelola inspeksi melakukan kaji ulang pelaksanaan asesmen (misalnya 1 x
dalam setahun) untuk memastikan kesinambungan, kecocokan dan efektivitasnya, dan
untuk mengetahui perubahan atau peningkatan yang diperluka sistem mutu yang
diterapkan. Pelaksanaan kaji ulang tersebut dikoordinir oleh pimpinan lembaga pengelola
inspeksi dan mengakomodasi masalah-masalah yang terjadi dalam pelaksanaan asesmen
dalam periode waktu yang lalu (misalnya 1/2 sampai 1 tahun), serta merencanakan
program-program perbaikan untuk pelaksanaan asesmen tahun berikutnya.
Kaji ulang harus memperhitungkan :
• Hasil audit /inspeksi yang telah dilakukan;
• Kemampuan tim inspeksi untuk menerapkan rencana inspeksi
• Kesesuaian antara program dan jadwal inspeksi
• Perubahan jumlah audit/inspeksi serta jenis pangan produksi IRTP yang diaudit;
• Umpan balik pelanggan;
• Pengaduan;
• Faktor-faktor relevan lainnya.
Semua tindakan koreksi yang harus dilakukan oleh pengelola audit/inspeksi harus
diidentifikasi dan dipantau pelaksanannya. Berikut adalah contoh review hasil audit/inspeksi
oleh pengelola audit/inpeksi keamanan pangan IRTP di Kabupaten/Kota (Tabel 3).
Tabel 3. Kaji ulang hasil audit dan strategi peningkatannya
Contoh review hasil audit Contoh peningkatan audit
Jumah IRT yang diinspeksi belum Sosialisasi pendaftaran IRT

memenuhi target
19
Persentase IRT yang memenuhi Melakukan pembinaan IRT

persyaratan sertifikasi IRT belum memenuhi
target
Umpan balik dari auditee: Inspektor agar Pelatihan/penyegaran kembali untuk
tidak terkesan menginterogasi saat inspektor
melakukan inspeksi
Umpan balik dari auditee: Inspeksi tidak Mengefisienkan proses inspeksi dengan
dengan efisien dan tidak terlalu lama mengurangi aktivitas yang tidak perlu
2. Alternatif metode audit

Peningkatan audit/inspeksi dapat meliputi mencarian alternative metode audit. Untuk itu,
efektivitas metode audit yang digunakan (misalnya wawancara, bservasi lapang, review
dokumen, dan sampling) perlu ditinjau kembali kombinasi yang paling efektif.
Metode-metode lain dapat dikembangkan terutama untuk mengurangi metode wawancara

agar dapat menekan potensi terjadinya interaksi/perdebatan yang tidak diinginkan dengan
auditee (pengelola IRTP). Sebagai contoh, permintaan demonstrasi (misalnya cara mencuci
tangan, cara membersihkan alat, dan lain-lain) mungkin akan memberikan bukti objektif
yang lebih baik bila dibandingkan dengan wawancara.
3. Kerahasiaan informasi hasil audit

Hasil audit/inspeksi IRTP hendaknya dijaga kerahasiaannya. Menjaga kerahasiaan dengan
membatasi akses terhadap rekaman hasil audit. File-file yang berhubungan dengan
rekaman audit perlu dilindungi dengan kode password tertentu. Menjaga kerahasiaan
informasi hasil audit/inspeksi IRTP termasuk salah satu upaya dalam
peningkatan audit/inspeksi.
20
6
Bab
6.LATIHAN :
BUAT PROGRAM INSPEKSI KEAMANAN
PANGAN DI SUATU DAERAH DALAM TEMPO
WAKTU TERTENTU
21
Program
Audit
Manajemen
Keamanan
Pangan
Wilayah .......
Tim Inspektor
•
Tahun
22
1. PERENCANAAN PROGRAM INSPEKSI

1.1. Tujuan program inspeksi
•
•
•
•
•
1.2. Cakupan program inspeksi
NO. SASARAN/CAKUPAN ACUAN

1.
2.
3.
4.
1.3. Tanggung jawab, sumber daya dan prosedur program inspeksi

• Penanggung Jawab program inspeksi:
• Sumber daya program inspeksi:

a) sumber daya keuangan:
b) teknik inspeksi,
c) Sumberdaya inspektor
d) Prosedur program inspeksi:
•
•
•
•
23
•
•
•
•
2. PENERAPAN PROGRAM INSPEKSI

2.1. Penjadwalan
NO KEGIATAN INSPEKSI JADWAL PIC

INTERNAL
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
2.2. Prosedur pelaksanaan program inspeksi internal
PROSES HASIL PIC
→ →

→ →

→ →

→ →
24

→

→ →

→ →

→ →

→ →

→ →
3. PEMANTAUAN DAN PENINJAUAN PROGRAM INSPEKSI

3.1. Pemantauan
• Pemantauan secara periodik:
• Pemantauan untuk tujuan khusus:
3.2. Kaji ulang program inspeksi dan identifikasi perbaikan:
4. MENINGKATKAN PROGRAM
Dari hasil monitoring dan kaji ulang dilakukan identifikasi peluang peningkatan program inspeksi yang
mencakupi:
❑ Kemampuan tim inspeksi untuk menerapkan rencana inspeksi
❑ Kesesuaian dengan program dan jadwal inspeksi, dan
❑ Umpan balik dari klien inspeksi, bagian produksi dan inspector.
25
7
Bab
Penutup
Inspeksi/Audit IRTP dengan tujuan penilaian kesesusaian kondisi IRT dengan persyaratan CPPB-
IRT perlu dikelola dengan baik, yang meliputi penetapan, penerapan, pemantauan dan
peningkatan dalam satu siklus yang berkesinambungan. Pengeloaan yang baik akan
menghasilkan audit/inspeksi yang efisien dan efektif dan tentunya akan sangat berdampak pada
program pengawasan keamanan pangan produksi IRTP.
Setelah menyelesaikan materi ini, pengawas keamanan pangan Kabupaten/Kota
diharapkan mampu mengelola program audit/inspeksi keamanan pangan di industri
rumah tangga pangan (IRTP) meliputi menetapkan, menerapkan, memantau dan
meningkatkan/mengembangkan program audit/inspeksi keamanan pangan.
26
PUSTAKA
Badan Pengawas Obat dan Makanan. (2012). Cara Produksi Pangan Yang Baik Untuk Industri
Rumah Tangga (CPPB-IRT). Peraturan Kepala BPOM No. HK.03.1.23.04.12.2206 Tahun
2012 , 19.
Badan Pengawas Obat dan Makanan. (2018). b. Peraturan BPOM 22 tahun 2018 tentang pedoman
pemberian sertifikat produksi pangan industri rumah tangga. 56.
Codex Comitte of Food Hygiene CXC-1-1969-rev5 2020. (2020). Codex Comitte of Food Hygiene
CXC-1-1969-rev5 2020.
Panduan Inspeksi Sistem Manajemen Mutu. (2005). SNI 19-19011-2005, 68.
Pengawas Obat dan Makanan. (2012). Tata Cara Pemeriksaan Sarana Produksi Pangan IRT.
HK.03.1.23.04.12.2207 Tahun 2012, 19.
Peraturan Pemerintah. (2019). Keamanan Pangan. 102.
Sisitim Manajemen Keamanan Pangan. (2018). ISO 22000.
27

DFI - Modul Mengelola Program Audit

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

DFI - Modul Mengelola Program Audit

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MENGELOLA PROGRAM

PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

MENGELOLA PROGRAM AUDIT /

Dibuat eksklusif untuk:

© Badan POM RI 2021

Jakarta, 3 Maret 2021

Unit ini menjelaskan penerapan prinsip pelaksanaan pengelolaan program

Setelah menyelesaikan materi ini, pengawas keamanan pangan Kabupaten/Kota

sumberdaya yang diperlukan), menerapkan, memantau, dan

Relevansi dan Manfaat

Untuk mendemonstrasikan unit ini, peserta harus dapat memberikan bukti:

Prinsip audit/inspeksi dan pengelolaanya

Gambar 1. Prinsip pengelolaan audit/inspeksi

Gambar 2. Pengelolaan audit sistem manajemen

2.Menetapkan program audit/inspeksi

1. Tetapkan tujuan program inspeksi berdasarkan misi manajemen.

TIU:MENGELOLA PROGRAM AUDIT/INSPEKSI/ASEMEN KEAMANAN PANGAN

Dalam unit kompetensi ini, audit = isnpeksi= asesmen

Auditor = inspector = asesor

2. Cakupan program audit CPPB-IRT

3. Definisi dan Kriteria program inspeksi/audit sarana produksi pangan IRT

Kriteria inspeksi: seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan.

Klien inspeksi: organisasi atau orang yang meminta pelaksanaan inspeksi.

UPI: organisasi yang diinspeksi

inspektor: orang yang memiliki kompetensi untuk melaksanakan inspeksi

Rencana inspeksi: uraian kegiatan dan pengaturan untuk inspeksi.

Ruang lingkup inspeksi: cakupan dan batasan-batasan suatu inspeksi.

Kompetensi: atribut dan kemampuan seseorang yang ditunjukkan dalam menerapkan

Conformity: memenuhi persyaratan yang ditetapkan,

Non Conformity: tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan

Pengawas pangan melakukan audit/inspeksi persyaratan CPPB-IRT dengan menggunakan

Tabel 1. Kriteria ketidaksesuaian pemenuhan persyaratan CPPB-IRT

Kriteria Persyaratan Jenis pengaruh

Minor “dapat” Potensi Mempengaruhi mutu

Mayor “sebaiknya” Potensi Mempengaruhi efisiensi

Serius “seharusnya” Potensi mempengaruhi kamanan

Kritis “harus” Akan mempengaruhi keamanan pangan

4. Peran dan tanggung jawab pengelola inspeksi/audit

5. Penentuan sumber daya program audit/inspeksi

6. Penetapan metode inspeksi

a. Wawancara dengan personil IRTP

Tipe tipe inspeksi :

(a) inspeksi Pihak 1

(b) inspeksi Pihak 2

7. Prosedur program inspeksi/audit

3.Menerapkan program audit/inspeksi

1. Kompetensi auditor/inspektor pengawas pangan

2. Evaluasi kompetensi auditor/inspektor pengawas pangan

Auditor/inspektor yang memenuhi syarat berdasarkan evaluasi yang dilakukan dimasukkan

Prinsp prinsip Audit/inspeksi/asesmen :

• Kode Etik/Ethical Conduct > dasar profesionalisme dapat dipercaya, punya

5. Identifikasi kegiatan audit/inspeksi

6. Perekaman kegiatan audit/inspeksi

4.MEMANTAU DAN MENINJAU

Apakah rencana jadwal dan pelaksanaan sesuai

Apakah tujuan audit tercapai

Apakah tim memiliki kinerja yang memuaskan

Apakah tim mampu mengimplementasikan audit/inspeksi dengan

Apakan dokumentasi kegiatan inspeksi/audit memadai

Tabel 3. Kaji ulang hasil audit dan strategi peningkatannya

Contoh review hasil audit Contoh peningkatan audit

Jumah IRT yang diinspeksi belum Sosialisasi pendaftaran IRT

Persentase IRT yang memenuhi Melakukan pembinaan IRT