Lampiran surat Nomor 8/J01.1.28/HM.00.

20/2021

Administrator Pass ID Departemen

No Departemen / Unit Nama Admin No WA/HP

1. Fisika 1. Eka Dwi Lestari, A.Md. 088239385150
2. Puthut Dwi Jatmiko, A.Md.T. 085878844728
2. Ilmu Komputer dan 1. Sonia Yunita, S.Kom. 082134169090
Elektronika
3. Kimia 1. Bambang Sugiharyono 081216892008
4. Matematika 1. Made Tantrawan, S.Si., M.Sc. 081916682578
2. Susiana, A.Md. 08122798656
5. KPTU Fakultas 1. Ragil Budiman, S.Kom. 08122693325
 Panduan Singkat Penggunaan Sistem Pass ID FMIPA UGM

1. Mengakses Situs Pass ID FMIPA

Situs Pass ID FMIPA dapat diakses langsung dari jaringan lokal UGM melalui tautan:
http://10.6.6.85:4040/
Apabila situs diakses menggunakan jaringan lain di luar UGM, silahkan gunakan VPN terlebih
dahulu. Panduan instalasi dan penggunaan VPN UGM dapat dilihat pada tautan berikut:
https://dssdi.ugm.ac.id/rilis-berita/penggunaan-vpn-untuk-pembelajaran-daring.html
Tampilan awal situs Pass ID FMIPA adalah sebagai berikut:

Setelah berhasil mengakses situs Pass ID FMIPA, pengguna dapat masuk menggunakan akun
yang telah dimiliki, ID yang digunakan adalah NIP bagi pegawai PNS, NIK bagi pegawai non-
PNS, dan NIU bagi mahasiswa. Apabila pengguna belum mendapatkan password, silahkan
menghubungi petugas dari Departemen masing-masing untuk dibuatkan password sementara.
Apabila pengguna telah berhasil masuk dalam sistem, maka tampilan sistem akan berubah
menjadi sebagai berikut:

Nama Pengguna

Panduan Singkat Penggunaan Sistem Pass ID FMIPA UGM - 2021 | 1

2. Mengubah Foto Profil dan Kata Sandi
Pengguna dapat mengubah foto profil dan kata sandi dengan cara menekan nama pengguna
yang ada di sebelah kanan atas. Berikut adalah tampilan menu untuk mengubah foto profil dan
kata sandi tersebut.

Nama Pengguna

Pengguna dapat mengganti foto profil dengan cara menekan tombol ‘Ganti Foto’ yang ada di
bawah avatar pengguna. Foto yang diunggah disarankan berbentuk persegi (panjang dan lebar
foto berukuran sama).
Perubahan kata sandi dapat dilakukan dengan cara masuk ke dalam menu ‘Ubah Password’
yag ada di sebelah kiri. Tampilan menu untuk mengubah kata sandi adalah sebagai berikut:

Nama Pengguna

Pengguna dapat mengubah kata sandi dengan memasukkan kata sandi baru kedalam bagian
‘Kata Sandi Baru’ dan mengulang kata sandi baru tersebut pada bagian ‘Ulangi Kata Sandi
Baru’, kemudian tekan tombol ‘Perbarui Kata Sandi’.
Setelah mengubah foto profil dan kata sandi, pengguna dapat kembali ke menu utama dengan
menekan tulisan ‘Beranda’ yang ada di bagian kiri atas.

Panduan Singkat Penggunaan Sistem Pass ID FMIPA UGM - 2021 | 2

3. Mengajukan Permohonan Izin Akses
Pengajuan permohonan izin dapat dilakukan dengan masuk ke dalam menu ‘Permohonan Izin
Akses’ yang ada di sebelah kiri atas pada tampilan awal sistem Pass ID FMIPA. Tampilan
menu untuk pengajuan izin akses adalah sebagai berikut:

Pengguna melakukan pengajuan izin akses lokasi dengan cara memilih tujuan lokasi yang
dituju, tanggal mulai, tanggal selesai, dan keterangan penggunaan lokasi. Informasi lokasi
tujuan yang dibutuhkan adalah nama gedung, lantai, dan ruang yang dituju. Selain itu pengguna
juga diwajibkan mengisi pernyataan terkait kegiatan bepergian ke luar kota dalam 14 hari
terakhir, dan juga mengunggah dokumen lampiran apabila diperlukan.
Pengguna dapat mengisi tanggal mulai dan selesai pada permohonan izin dengan cara menekan
ikon kalendar ( ). Apabila ikon tersebut ditekan, maka akan muncul tampilan untuk memilih
tanggal seperti pada gambar berikut:

Panduan Singkat Penggunaan Sistem Pass ID FMIPA UGM - 2021 | 3

Setelah semua data yang diminta oleh sistem terisi, pengguna dapat mengajukan permohonan
dengan menekan tombol ‘Ajukan Permohonan’.
Apabila permohonan telah berhasil diajukan, maka tampilan sistem akan berubah. Sistem akan
menampilkan daftar permohonan beserta status permohonan tersebut, seperti contoh berikut
ini:
Nama Pengguna

Apabila pengguna ingin melihat detail dari data permohonan, pengguna dapat melihatnya
dengan menekan tombol ‘Detail’ pada pengajuan yang dimaksud. Selanjutnya sistem akan
menampilkan detail dari permohonan yang dimaksud oleh pengguna tadi. Contohnya sebagai
berikut:

Apabila permohonan belum disetujui oleh admin, maka pengguna masih dapat mengubah data
permohonan dan bahkan menghapus permohonan tersebut. Untuk mengubah data permohonan
tekan tombol ‘UBAH’ berwarna biru, sedangkan untuk menghapus permohonan tekan tombol
‘HAPUS’ berwarna merah.
Apabila permohonan telah disetujui oleh admin, maka pilihan untuk mengubah dan menghapus
permohonan akan hilang. Sebagai gantinya, akan muncul tampilan QR-Code dan menu untuk
mengunduh kartu izin akses. Contoh tampilan sistem setelah permohonan disetujui oleh admin
adalah sebagai berikut:

Panduan Singkat Penggunaan Sistem Pass ID FMIPA UGM - 2021 | 4

Pengguna dapat mengunduh kartu izin akses dengan cara menekan tombol ‘UNDUH’ yang ada
dibagian kanan layar. Tampilan kartu izin akses akan terlihat kurang lebih seperti gambar
berikut:

4. Masuk dan Keluar Fasilitas FMIPA UGM

Kartu izin akses yang telah diunduh oleh pengguna, diperlukan sebagai syarat masuk ke dalam
lingkungan fakultas MIPA UGM. Untuk memudahkan proses pencatatan masuk dan keluar
fakultas MIPA, kartu izin akses yang telah diunduh dapat dicetak oleh pengguna, atau
digunakan sebagai wallpaper di perangkat telepon genggam masing-masing pengguna.

Panduan Singkat Penggunaan Sistem Pass ID FMIPA UGM - 2021 | 5

Saat memasuki lingkungan fakultas MIPA, pengunjung diwajibkan membawa kartu izin akses
yang dimiliki. Petugas akan berjaga pada gerbang pemeriksaan yang telah ditentukan untuk
melakukan pemeriksaan terhadap pengunjung.
Saat berada pada gerbang pemeriksaan, pengunjung wajib melakukan scanning QR-code yang
ada pada kartu izin akses dengan cara menghadapkan QR-code tersebut pada kamera (webcam)
yang telah disediakan. Selanjutnya petugas akan melakukan verifikasi data izin masuk dan juga
suhu penunjung. Apabila izin dan suhu pengunjung berhasil diverifikasi, maka pengunjung
akan dipersilahkan masuk oleh petugas. Apabila izin pengunjung tidak dapat diverifikasi, maka
pengunjung dipersilahkan untuk dapat mengajukan permohonan izin akses fasilitas fakultas
melalui sistem Pass ID kembali.
Tidak hanya saat masuk lingkungan fakultas, pengunjung juga diwajibkan melakukan
pencatatan diri ketika keluar dari lingkungan fakultas. Pencatatan dilakukan di lokasi gerbang
pemeriksaan yang sama ketika pengunjung masuk. Pencatatan diri dilakukan dengan cara
melakukan scanning QR-code pada kamera perangkat tablet yang telah disediakan di lokasi
gerbang pemeriksaan. Tampilan sistem pendeteksi QR-code di lokasi gerbang pemeriksaan
ditunjukkan pada gambar berikut:

Pengguna dapat mengarahkan QR-code pada kartu izin akses agar terbaca di sistem Pass ID
dengan bantuan tampilan kamera yang ada di bagian kiri layar (pada Gambar di atas terlihat
berwarna merah). Apabila QR-code sudah dapat dideteksi, maka sistem akan menampilkan
data dari pemilik kartu izin akses, dan apabila data sudah benar maka pengunjung dipersilahkan
untuk keluar.

Panduan Singkat Penggunaan Sistem Pass ID FMIPA UGM - 2021 | 6