Volume 2 Nomor 2 September 2019

DESAIN TRACER (OUTGUIDE) PADA RUANG PENYIMPANAN REKAM MEDIS

DI PUSKESMAS SUNGAI DURIAN SINTANG

TRACER (OUTGUIDE) DESIGN IN MEDICAL RECORDS STORAGE

IN PUSKESMAS RIVER DURIAN SINTANG

Siti Lailanda Sindy1, Rika Yuanita Pratama1

1
Prodi Perekam Dan Informasi Kesehatan, STIKes Kapuas Raya Sintang
E-mail: rikayuanita05@gmail.com

ABSTRAK Ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat
membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien. Maka dari itu, masalah
penyimpanan berkas rekam medis merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Jika sistem
penyimpanan berkas rekam medis yang dipakai kurang baik, akan timbul masalah-masalah
yang dapat mengganggu ketersediaan berkas rekam medis secara tepat dan cepat. Tujuan dari
perancangan ini adalah mendesain tracer dan Standar Prosedur Operasional (SPO)
penggunaan di Puskesmas Sungai Durian Sintang Tahun 2018. Jenis penelitian yang
digunakan adalah penelitian untuk melakukan peracangan. Metode pengambilan data dengan
menggunakan observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Hasil desain tracer yang terpilih
berbahan plastik PolyEthylene Terephthalate (PET) alternatif I berwarna kuning. Dengan
ukuran Panjang 30 cm dan lebar 10 cm, terdapat kantong slip permintaan berukuran panjang
13 cm dan lebar 6 cm beserta dengan SPO penggunaan tracer. Hasil desain tracer yang
terpilih kemudian diterapkan di Puskesmas. Namun, untuk SPO akan dikaji ulang serta
dirapatkan sebelum diterapkan. Diharapkan pihak Puskesmas dapat memperbanyak tracer
yang telah diterapkan serta mempercepat pengkajian SPO penggunaan agar dapat diterapkan
bersama tracer yang dipilih.

Kata Kunci : Desain, Tracer, SPO

ABSTRACT The availability of medical record files quickly and precisely when needed will greatly help the
quality of health services provided to patients. Therefore, the problem of storing medical
record files is an important thing to note. If the medical record file storage system used is not
good, problems will arise that can interfere with the availability of medical record files
accurately and quickly. The purpose of this design is to design a tracer and Standard
Operating Procedure (SOP) usage in the Sungai Durian Health Center Sintang in 2018. The
type of research used is research to design. Data collection methods using observation,
interviews, and documentation studies. The design results of the chosen tracer design made
from alternative PolyEthylene Terephthalate (PET) I yellow are obtained. The size is 30 cm
long and 10 cm wide, and there is a bag for the file request slip measuring 13 cm long and 6
cm wide along with the Standard Operating Procedure (SOP) for using tracer. The selected
tracer design results were then applied at the Puskesmas. However, the Standard Operating
Procedure (SOP) will be reviewed and discussed before applying. It is expected that the
Health Center can multiply the tracer that has been applied and accelerate the use of SOP
assessment so that it can be applied with the selected tracer.

Keyword : Design, Tracer, SOP

JUPERMIK (Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan), p-ISSN 2615-8833, e-ISSN 2615-8841 54
Volume 2 Nomor 2 September 2019

PENDAHULUAN
Puskesmas merupakan salah satu ujung tombak dalam hal pelayanan kesehatan yang dapat
membantu mewujudkan derajat kesehatan yang optimal. Salah satu program puskesmas adalah
peningkatan usaha kesehatan pribadi berupa pengobatan dasar. Ada beberapa faktor yang dapat
membantu kelancaran proses pelayanan kesehatan kepada pasien. Salah satunya adalah rekam
medis (Depkes RI, 1997). Menurut Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis
adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Menurut Rustiyanto dalam Etika Profesi Perekam Medis & Informasi Kesehatan (2009)
mengemukakan bahwa catatan medis adalah catatatan yang berisikan segala data mengenai pasien
mulai dari masa sebelum ia dilakukan, saat lahir, tumbuh menjadi dewasa hingga akhir hidupnya.
Data ini dibuat bilamana pasien mengunjungi instansi pelayanan kesehatan baik sebagai pasien
berobat jalan maupun sebagai pasien rawat inap. Sehingga, rekam medis haruslah memiliki data
yang continue (berkesinambungan) mulai dari awal pasien menerima perawatan sampai dengan
kunjungan selanjutnya bahkan hingga pasien menjadi pasien inaktif.
Kesinambungan data rekam medis merupakan satu hal yang mutlak dipenuhi dalam menjaga
nilai rekam medis yang baik untuk mendukung kesehatan yang maksimal. Ketersediaan berkas
rekam medis secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat membantu mutu pelayanan
kesehatan yang diberikan kepada pasien. Maka dari itu, masalah penyimpanan berkas rekam medis
merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Jika sistem penyimpanan berkas rekam medis yang
dipakai kurang baik, akan timbul masalah-masalah yang dapat mengganggu ketersediaan berkas
rekam medis secara tepat dan cepat.
Menurut Budi (2011), beberapa fasilitas di ruang penyimpanan berkas rekam medis
diantaranya ada (a) ruang dengan suhu ideal untuk penyimpanan berkas dan keamanan dari
serangan fisik lainnya; (b) alat penyimpanan berkas rekam medis, bisa menggunakan roll o pack,
rak terbuka, dan filing cabinet; (c) tracer yang digunakan sebagai pengganti berkas rekam medis di
rak filing yang dapat digunakan untuk menelusur keberadaan rekam medis.
Hasil penelitian Asmono (2013) bahwa faktor-faktor penyebab tidak menggunakan tracer di
bagian penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Mata “Dr. Yap” Yogyakarta disebabkan
oleh Sumber Daya Manusia (SDM), yaitu petugas yang tergesa-gesa, sarana di bagian penyimpanan
yaitu rak penyimpanan sudah penuh dan Prosedur Tetap pengambilan dan penyimpanan rekam
medis terkait penggunaan tracer yang tidak dijalankan. Dampak tidak menggunakan tracer di
bagian penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Mata “Dr. Yap” Yogyakarta yaitu misfile
dan berkas rekam medis sulit terlacak.

JUPERMIK (Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan), p-ISSN 2615-8833, e-ISSN 2615-8841 55
Volume 2 Nomor 2 September 2019

Selain itu, berdasarkan hasil penelitiannya Mahendra (2011) saat petugas penyimpanan di
UPT Puskesmas Wonosari 1 sebelum menggunakan tracer mengalami banyak kendala, antara lain:
berkas tidak ditemukan (misfile). Setelah menggunakan tracer masalah-masalah tersebut teratasi.
Dengan adanya tracer di penyimpanan Berkas Rekam Medis UPT Puskesmas Wonosari 1 dapat
mengurangi berkas tidak ditemukan (misfile).
Pentingnya tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis yang keluar dari rak
penyimpanan berkas rekam medis sangat perlu untuk disosialisasikan kepada tenaga kesehatan
dalam hal ini tenaga kesehatan di puskesmas, dengan diadakannya sosialisasi terkait pentingnya
tracer diharapkan setiap tempat pelayanan kesehatan menerapkan penggunaannya. Mendesain
tracer sesuai dengan standar tracer sebagai petunjuk keluar berkas rekam medis di ruang
penyimpanan berkas rekam medis Puskesmas Sungai Durian Sintang Tahun 2018 serta membuat
Standar Prosedur Operasional (SPO) penggunaan dari tracer yang telah dirancang.
Berdasarkan observasi yang dilakukan oleh peneliti pada saat melakukan Praktik Kerja
Lapangan di Puskesmas Sungai Durian Sintang didapatkan fakta bahwa belum tersedianya tracer
(outguide) sebagai kartu pelacak berkas rekam medis yang keluar dari ruang penyimpanan. Dengan
tidak adanya tracer sering terjadi permasalahan seperti misfile, berkas sulit dilacak, adanya
duplikasi, serta petugas memerlukan waktu yang cukup lama dalam proses pengembalian berkas
rekam medis ke dalam rak penyimpanan. Hal ini mendorong peneliti untuk melakukan pendesainan
tracer (outguide) pada ruang penyimpanan rekam medis Puskesmas Sungai Durian Sintang tahun
2018. Desain ini diharapkan dapat menciptakan solusi dari ketidaktersediaannya tracer sebagai
kartu pelacak berkas rekam medis ketika keluar dari rak penyimpanan, sehingga dapat
meminimalisir permasalahan yang telah sering terjadi disana terkait dengan tidak adanya tracer.
Selain itu, peneliti juga membuat Standar Prosedeur Operasional (SPO) penggunaan tracer sebagai
acuan petugas menerapkan tracer di ruang penyimpanan berkas rekam medis.

METODE
Untuk membantu dan menunjang perancangan ini, metode yang digunakan adalah observasi
langsung ke Puskesmas Sungai Durian Sintang untuk mengidentifikasi masalah yang terjadi akibat
ketidaktersediaan tracer. Setelah melakukan observasi kemudian peneliti melakukan proses
wawancara untuk menggali lebih dalam terkait permasalahan serta berdiskusi untuk menentukan
solusi dari masalah tersebut yaitu dengan melakukan desain tracer yang akan digunakan di ruang
penyimpanan rekam medis Puskesmas Sungai Durian Sintang. Selama melakukan penelitian
peneliti mengambil beberapa gambar pendukung perancangan salah satunya rak penyimpanan

JUPERMIK (Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan), p-ISSN 2615-8833, e-ISSN 2615-8841 56
Volume 2 Nomor 2 September 2019

rekam medis, setelah itu peneliti juga mengambil gambar bukti dari penerapan tracer di ruang
penyimpanan rekam medis Puskesmas Sungai Durian Sintang.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Setelah peneliti melakukan observasi di Puskesmas Sungai Durian Sintang, peneliti
mengukur map rekam medis serta rak penyimpanan berkas rekam medis. Setelah mengukur
keduanya peneliti mulai merancang tracer yang sesuai dengan pertimbangan ukuran map serta rak
penyimpanan. Terdapat 4 draft rancangan tracer (outguide), 1 draft slip permintaan, dan 1 draft
Standar Prosedur Operasional (SPO) yang telah peneliti rancang diantaranya 2 tracer berbahan
plastik dan 2 tracer berbahan kertas. Hal tersebut peneliti lakukan agar pihak Puskesmas Sungai
Durian Sintang dapat mempertimbangkan serta dapat memilih hasil rancangan yang telah peneliti
buat. Berikut gambar dari setiap draft rancangan tracer dan draft Standar Prosedur Operasional
(SPO):
1. Draft rancangan tracer (Outguide) berbahan plastik PolyEthylene Terephthalate (PET)
a. Alternatif I

Gambar 1. Draft Rancangan Tracer Alternatif I

Gambar diatas merupakan hasil desain berbahan plastik alternatif I, spesifikasinya antara lain:
1) Bentuk dan Ukuran
Rancangan tracer alternatif I berbentuk persegi panjang dengan ukuran pada tracer
alternatif I ini yaitu panjang 30 cm dan lebar 10 cm, dan terdapat kantong untuk tempat
slip permintaan berkas rekam medis agar slip tidak mudah hilang, slip tersebut berukuran
panjang 13 cm dan lebar 6 cm.
2) Warna dan Bahan
Rancangan tracer alternatif I berwarna kuning karena warna tersebut mencolok
dengan warna map rekam medis di Puskesmas Sungai Durian Sintang. Pada rancangan
tracer alternatif I ini menggunakan bahan plastik Snellhecter Inter X Spring File F4,
dengan menggunakan bahan ini maka akan menghasilkan tracer yang kuat, awet dan
mudah digunakan karena tidak akan mudah terlipat saat disisipkan di antara berkas-berkas
rekam medis.
JUPERMIK (Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan), p-ISSN 2615-8833, e-ISSN 2615-8841 57
Volume 2 Nomor 2 September 2019

3) Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan dalam perancangan tracer alternatif I yaitu rancangan tracer alternatif I
berbentuk persegi panjang dengan bahan plastik sehingga akan sangat terlihat berbeda
diantara berkas rekam medis yang tersusun di rak. Sedangkan untuk kekurangannya yaitu
karna bahannya tipis pinggiran dari tracer kemungkinan dapat menggores map rekam
medis.
b. Alternatif II

Gambar 2. Draft Rancangan Tracer Alternatif II

Gambar diatas merupakan hasil desain berbahan plastik alternatif II, spesifikasinya antara
lain:
1) Bentuk dan Ukuran
Rancangan Tracer alternatif II berbentuk persegi panjang dengan bentuk horizontal
lebih besar dari rancangan alternatif I dengan ukuran panjang 33 cm dan lebar 24 cm.
Terdapat kantong dengan ukuran panjang 10 cm dan lebar 10 cm untuk tempat slip
permintaan berkas rekam medis agar slip tidak mudah hilang.
2) Warna dan Bahan
Rancangan tracer alternatif II juga berwarna kuning karena warna tersebut mencolok
dengan warna map rekam medis di Puskesmas Sungai Durian Sintang. Pada rancangan
tracer alternatif I ini menggunakan bahan plastik Snellhecter Inter X Spring File F4,
dengan menggunakan bahan ini maka akan menghasilkan tracer yang kuat, awet dan
mudah digunakan karena tidak akan mudah terlipat saat disisipkan di antara berkas-berkas
rekam medis.
3) Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan alternatif II yaitu ukuran dari rancangan yang besar maka sangat mudah
dalam menemukan kembali tracer tersebut jika terselip. Sedangkan kekurangannya adalah
dilihat dari bentuk dan ukuran tidak praktis.
JUPERMIK (Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan), p-ISSN 2615-8833, e-ISSN 2615-8841 58
Volume 2 Nomor 2 September 2019

2. Draft rancangan rancangan tracer (Outguide) berbahan kertas Samson (Kraft Paper)
a. Alternatif I

Gambar 3. Draft Rancangan Tracer Alternatif I

Gambar diatas merupakan hasil desain berbahan kertas alternatif I, spesifikasinya antara lain:
1) Bentuk dan Ukuran
Rancangan tracer alternatif I berbentuk persegi panjang dengan ukuran pada tracer
alternatif I ini yaitu panjang 30 cm dan lebar 10 cm, dan terdapat kantong untuk tempat
slip permintaan berkas rekam medis agar slip tidak mudah hilang, slip tersebut berukuran
panjang 13 cm dan lebar 6 cm.
2) Warna dan Bahan
Rancangan tracer alternatif I berwarna cokelat keruh karena bahan tracer ini hanya
memiliki satu warna. Pada rancangan tracer alternatif I ini menggunakan bahan kertas
samson (kraft paper).
3) Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan rancangan ini yaitu karena bahan rancangan yang tebal dan kaku
diharapkan tracer ini dapat awet digunakan. Sedangkan, kekurangannya yaitu tidak dapat
memilih warna dan bahan yang terlalu tebal tidak sesuai dengan kondisi rak penyimpanan
yang padat.
b. Alternatif II

Gambar 4. Draft Rancangan Tracer Alternatif II

JUPERMIK (Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan), p-ISSN 2615-8833, e-ISSN 2615-8841 59
Volume 2 Nomor 2 September 2019

Gambar diatas merupakan hasil desain berbahan kertas alternatif II, spesifikasinya antara lain:
1) Bentuk dan Ukuran
Rancangan Tracer alternatif II berbentuk persegi panjang dengan bentuk horizontal
lebih besar dari rancangan alternatif I dengan ukuran panjang 33 cm dan lebar 27 cm.
Terdapat kantong dengan ukuran panjang 10 cm dan lebar 10 cm untuk tempat slip
permintaan berkas rekam medis agar slip tidak mudah hilang.
2) Warna dan Bahan
Rancangan tracer alternatif II berwarna cokelat keruh karena bahan tracer ini hanya
memiliki satu warna. Pada rancangan tracer alternatif II ini menggunakan bahan kertas
samson (kraft paper).
3) Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan tracer ini yaitu dengan bahan yang tebal dan kaku serta ukuran yang besar
diharapkan ketika tracer ini terselip akan mudah ditemukan. Sedangkan, kekurangannya
yaitu ukuran yang terlalu besar sehingga tidak praktis serta bahan yang tebal tidak sesuai
dengan kondisi rak penyimpanan.
3. Draft Slip Permintaan

Gambar 5. Draft Slip Permintaan

4. Draft Standar Prosedur Operasional (SPO)

PENGGUNAAN TRACER (OUTGUIDE)
LOGO PUSKESMAS
No: .........................................................................

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

TANGGAL
Ditetapkan
UNIT KERJA
PEMBUATAN : Kepala Puskesmas Sungai Durian
REKAM MEDIS
REVISI : Sintang
BAGIAN FILING

EFEKTIF DITERAPKAN ..............................

.............................. NIP. ..................

Tracer adalah alat pengganti berkas rekam medis yang keluar dari rak
Pengertian
filing.

Untuk mempermudah petugas menelusuri keberadaan berkas rekam medis

Tujuan
yang keluar dari ruang filing.
Peringatan Setiap petugas filing wajib menggunakan tracer pada saat akan

JUPERMIK (Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan), p-ISSN 2615-8833, e-ISSN 2615-8841 60
Volume 2 Nomor 2 September 2019

mengeluarkan berkas dari dalam rak penyimpanan untuk menghindari kesalahan

yang dapat mengakibatkan misfile, berkas sulit dilacak, dan duplikasi.
“Dalam pengeluaran berkas rekam medis dari rak filing harus menggunakan
tracer (outguide) agar mudah dalam pelacakan berkas rekam medis sesuai
Kebijakan
dengan PERMENKES 512/ MENKES/ PER/ IV tentang Izin Praktik Kedokteran
BAB I pasal I ayat 10 mengenai Standar Prosesdur Operasional”
Cara penggunaan tracer:
1) Petugas menyiapkan tracer sebagai pengganti berkas rekam medis yang
keluar dari rak penyimpanan.
2) Petugas mengisi slip permintaan.
Prosedur Penggunaan
3) Petugas menyisipkan slip permintaan yang telah diisi ke dalam kantong
pada tracer.
4) Setelah itu, tracer dimasukkan ke dalam rak penyimpanan sebagai
pengganti sementara berkas yang keluar dari dalam rak penyimpanan.

Gambar 6. Draft Standar Prosedur Operasional (SPO)

Setelah peneliti mendesain draft tracer, darft Slip Permintaan, serta darft SPO. Kemudian
peneliti menyerahkan sepenuhnya kepada pihak puskesmas untuk menentukan desain tracer yang
akan digunakan di ruang penyimpanan rekam medis Puskesmas Sungai Durian Sintang.
Berdasarkan kesimpulan hasil wawancara kepada petugas di Puskemas Sungai Durian Sintang, dari
empat draft desain tracer yang telah perancang buat pihak Puskesmas memilih desain tracer
berbahan plastik Poly Ethylene Terephthalate (PET) alternatif I dengan pertimbangan bahan yang
tipis sehingga bisa digunakan pada rak yang sudah sangat penuh atau padat serta bahannya elastis
sehingga bisa awet digunakan berkali-kali dalam jangka waktu yang lama.
Dibawah ini merupakan hasil akhir dari perwujudan desain tracer yang terpilih (dilihat dari
depan dan belakang):

Gambar 7. Output tracer tampak Gambar 8. Output tracer tampak depan

belakang

KESIMPULAN
Tracer yang dirancang oleh perancang dapat diterima dan diterapkan di Puskemas Sungai
Durian Sintang sebagai solusi dari ketidakterserdiaan tracer di Puskesmas. Diharapkan dengan
diterapkannya tracer tersebut dapat mengatasi masalah yang ditimbulkan dari ketidakadaan tracer
serta dapat meningkatkan performa dari kelengkapan yang harus ada dalam pelayanan rawat jalan.
Sedangkan, untuk SPO penggunaan tracer yang telah perancang ajukan belum dapat diterapkan di

JUPERMIK (Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan), p-ISSN 2615-8833, e-ISSN 2615-8841 61
Volume 2 Nomor 2 September 2019

puskesmas. Hal tersebut karena SPO harus melalui kajian ulang serta rapat terlebih dahulu baru
kemudian bisa diputuskan untuk dapat diterapkan atau tidaknya di Puskesmas.

DAFTAR PUSTAKA
Asmono, M. D., & Budi, S. C. (2014). Faktor-Faktor Penyebab Dan Dampak Tidak Menggunakan
Tracer Di Bagian Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Mata  Dr. Yapâ
Yogyakarta (Doctoral dissertation, [Yogyakarta]: Universitas Gadjah Mada).
Budi, S. C. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.
_______. 2015. Pentingnya Tracer Sebagai Kartu Pelacak Berkas Rekam Medis Keluar Dari Rak
Penyimpanan. Indonesian Jurnal Of Community Engagement: Volume 1 Halaman: 121-132.
Depkes RI. (1997). Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Di Rumah Sakit. Jakarta: Dirjen
Yanmed.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 512/ MENKES/ PER/IV/ 2007 Tentang Izin Peraktik Dan
Pelaksaan Praktik Kedokteran.
Rustiyanto, E. (2009). Etika Profesi Perekam Medis & Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Graha
Ilmu.
Wijono, Djoko. (2000). Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan, Teori, Strategi Dan Aplikasi Vol.
1. Surabaya: Airlangga University Press

JUPERMIK (Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan), p-ISSN 2615-8833, e-ISSN 2615-8841 62