AGUSTINA
08D30001
ii
AGUSTINA
08D30001
ii
iii
LEMBAR PERNYATAAN
Yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama
: Agustina
NIM
: 08D30001
Program Studi
Judul Skripsi
Demikian pernyataan ini saya buat dalam keadaan sadar dan tidak
dipaksakan.
Penulis,
Agustina
iii
iv
HALAMAN PERSETUJUAN
Nama
: Agustina
NIM
: 08D30001
Agustus 2011
Pembimbing Utama,
Pembimbing Pendamping,
Irmawan A.Md
NIDN : 1101087601
NIDN : 1118018102
Irmawan A.Md
NIP: 19800118200831001
HALAMAN PENGESAHAN
Nama
: Agustina
NIM
: 08D30001
Karya Tulis Ilmiah ini telah dipertahankan di depan dewan penguji dan
disetujui
Pada tanggal : 03 Agustus 2011
Penguji 1 (Ketua),
Penguji 2 (Anggota),
Penguji 3 (Anggota),
Irmawan A. Md
NIDN : 1118018102
NIDN : 1112058401
Diketahui :
Informasi Kesehatan
NIDN : 1218047801
NIDN : 1126027501
Tanggal Lulus
v
vi
INTISARI
Agustina. 08D3001
PERANCANGAN DAN PROSEDUR PENGGUNAAN PETUNJUK KELUAR
(OUTGUIDE)
yaitu
pengganti
rekam
medis
yang
akan
dikeluarkan
dari
penyimpanan untuk tujuan apapun. Subjek penelitian atau unit analisis dalam
penelitian ini adalah perancangan dan prosedur penggunaan petunjuk keluar
(outguide) untuk penyimpanan rekam medis rawat jalan di BLUD RS Ratu
Zalecha Martapura. Penelitian ini bertujuan membuat petunjuk keluar (Outguide)
dan prosedur penggunaan petunjuk keluar (Outguide) pada penyimpanan rekam
medis rawat jalan di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura.
Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif. Metode pengambilan
data dengan menggunakan wawancara dan observasi. Di BLUD RS Ratu
Zalecha Martapura pada penyimpanan rekam medis rawat jalan belum ada
petunjuk keluar (outguide) pengganti rekam medis yang dikeluarkan dari rak
penyimpanan. Sampai saat ini alat pengganti petunjuk keluar (outguide) belum
ada. Dengan tidak adanya petunjuk keluar (outguide) maka masalah yang
ditemukan adalah rekam medis terselip pada rak penyimpanan yang lain, rekam
medis tidak kembali sama sekali atau hilang jejak. Dengan perancangan petunjuk
keluar (outguide) tersebut maka dibuatkan prosedur penggunaan petunjuk keluar
(outguide).
Daftar Pustaka
: 14 (1994 - 2010)
Kata kunci
vi
vii
ABSTRACT
Agustina. 08D30001
DESIGN AND USE PROCEDURES OUTGUIDE FOR OUTPATIENT MEDICAL
RECORDS STORAGE IN BLUD RS RATU ZALECHA MARTAPURA
Scientific Writing. The Medical Record and Health Information Program. 2011
(xvii + 41 pages + 11 enclosures)
Outguide that is a substitute for medical records will be removed from
storage for any purpose. Outpatient medical records storage in BLUD RS Ratu
Zalecha Martapura not use the instructions outguide. Research subjects or units
of analysis in this study is the design and use procedures outpatient medical
records storage in BLUD RS Ratu Zalecha Martapura. This study aims to make
outguide and use procedures outguide for outpatient medical records storage in
BLUD RS Ratu Zalecha Martapura.
This type of research used is descriptive. The method of data retrival with
using interviews and observation. In BLUD RS Ratu Zalecha Martapura
outpatient medical record keeping has been outguide substitute medical records
released from the storage rack. Until now, the tool replacement instructions
outguide does not exist. In the absence of instructions outguide then the
problems found were tucked away on a medical record storage rack to another,
the medical records did not return at all or missing traces. With a design outguide
is
then
made
use
of
the
procedures
outguide.
References
: 14 (1994 - 2010)
Keywords
vii
MOTTO
Berani Berbuat
Berani Bertanggungjawab
Maju Terus
Pantang Mundur
HALAMAN PERSEMBAHAN
Kedua Orang Tuaku tercinta dan tersayang, yang selama ini tidak
henti-hentinya memberikan dukungan baik moral dan material,
maaf kalau selama ini selalu menjadi anak keras kepala, semoga
suatu saat nanti kalian bisa tersenyum bangga dengan apa yang
telah aku raih.
Mas
Imam,
terimakasih
atas
dukungan,
semangat,
dan
KATA PENGANTAR
2)
Deasy Rusmala Dewi, SKM., M.Kes, selaku Ketua Program Studi Perekam
& Informasi Kesehatan STIKES Husada Borneo Banjarbaru.
3)
Gussa Azizah, Amd. Perkes, SKM, selaku dosen pembimbing I yang telah
memberikan waktu, bimbingan, serta nasehat yang telah diberikan dalam
menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini.
4)
5)
6)
7)
8)
Banjarbaru
yang
telah
perkuliahan.
memberikan
ilmu
selama
proses
9)
bagi
pembaca.
Dengan
segala
kerendahan
hati
penulis
Banjarbaru,
Agustus 2011
Peneliti
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Rumah sakit merupakan suatu institusi yang perlu melakukan
peningkatan pelayanan kesehatan untuk diberikan kepada masyarakat.
Dengan keseimbangan ilmu dan teknologi pada masa kini, maka persaingan
dalam bidang kesehatan bertambah pesat sehingga pihak rumah sakit harus
melakukan perbaikan dilingkungan rumah sakit. Berdasarkan arti dari rumah
sakit adalah suatu institusi kesehatan yang secara langsung berfungsi
memberikan kesehatan pada masyarakat terutama dalam bidang pelayanan
atau perawatan pada pasien untuk memberikan pelayanan yang bermutu,
efektif dan efisien.
Departemen Kesehatan
Republik
Indonesia
telah mengeluarkan
tata
cara
penyelenggaraan,
pemilikan
dan
pemanfaatan
isi,
Dalam
penyelenggaraan
rekam
medis
terbagi menjadi,
yaitu
kantong
untuk
menyimpan
permintaan
slip
dan
laporan.
Tujuan Umum
Menghasilkan
rancangan
petunjuk
keluar
(outguide)
dan
1.3.2
Tujuan Khusus
a) Membuat
rancangan
petunjuk
keluar
(Outguide)
pada
1.4.2
Bagi Peneliti
Dapat meningkatkan wawasan, pengetahuan bagi peneliti,
pengalaman tentang perancangan dan prosedur penggunaan petunjuk
keluar (outguide) untuk penyimpan rekam medis rawat jalan dan
sebagai sarana untuk menerapkan ilmu yang diperoleh selama kuliah
dengan yang ada di lapangan.
1.4.3
1.4.4
10
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Teori
2.1.1
Perancangan
Menurut (Defartemen Pendidikan Nasional, 2002), perancangan
adalah proses, cara, perbuatan merancang. Sedangkan menurut
(Defartemen
Pendidikan
Nasional
InggrisIndonesia,
2002),
petunjuk
keluar
(Outguide)
adalah
proses
2.1.2
Prosedur Penggunaan
Menurut (Defartemen Pendidikan Nasional, 2002), penggunaan
adalah proses, cara, perbuatan menggunakan sesuatu. Prosedur
penggunaan petunjuk keluar (Outguide) adalah proses atau tatacara
menggunakan petunjuk keluar (Outguide).
2.1.3
Rekam Medis
2.1.3.1 Definisi
Menurut Permenkes No. 269 / MENKES / PER / III /
2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien.
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana
pelayanan kesehatan (Hatta, 2009).
10
11
2.1.3.2 Tujuan
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya
tertib
administrasi
dalam
rangka
upaya
peningkatan
ini,
merupakan
salah
satu
faktor
yang
teknologi
informasi,
kegunaan
seputar pelayanan
pasien
namun
tidak
medis,
rekam
kesehatan
Dengan
demikian
rekam
medis
medis
juga
digunakan
11
sebagai
sarana
12
segala
aktivitas
yang
terjadi
dalam
sumber-sumber
yang
ada
pada
pemberian
pelayanan
kesehatan
yang
diterima pasien.
b. Tujuan sekunder
Tujuan sekunder rekam medis ditujukan kepada hal
yang berkaitan dengan lingkungan seputar pelayanan
pasien, yaitu
untuk
kepentingan
edukasi,
riset,
medis
dihasilkan
pasien
mungkin.
12
setiap
atau
waktu
dibuat
dan
untuk
sesegera
13
memungkinkan
evaluasi
terhadap
standar
medis
merupakan
contoh
yang
aspek
diatas
maka
rekam
medis
b.
c.
d.
e.
f.
2.1.4
g.
h.
Rekaman bersejarah
(Defartemen
Pendidikan
Nasional,
2002),
13
14
Sentralisasi
adalah
penyimpanan
rekam
medis
2.1.5
Pengambilan
Kembali
Rekam
Medis
(Retrieval)
dan
14
15
yang
menerima/meminjam
rekam
medis,
15
16
2.1.7
16
17
2.1.8
seperti
rumah
sakit
atau
klinik,
tetapi
juga
yang
17
18
rekam
medis
(IFHRO)
International
Federation
medis
Health
yang
telah
Organization.
keluar dari
landasan
teori
dan
permasalahan
penelitian, maka
INPUT
-
Kebijakan
SDM
Rekam Medis
Rawat Jalan
Sarana
prasarana
PROSES
OUTPUT
Merancang Petunjuk
Keluar (Outguide) dan
prosedur penggunaan
Petunjuk Keluar
(Outguide)
Prosedur Penggunaan
Petunjuk Keluar :
- Terkontrolnya
rekam medis rawat
jalan yang keluar
dari penyimpan,
- Meningkatkan
efisien & akurat
dalam
penyimpanan.
18
19
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Rancangan Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode
penelitian deskriptif. Menurut (Notoatmodjo, 2005), metode penelitian
deskriptif adalah suatu metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan
utama untuk membuat gambaran atau deskripsi tentang suatu keadaan
secara objektif. Dalam penelitian ini, peneliti bermaksud memberikan
deskripsi atau gambaran mengenai perancangan dan penggunaan petunjuk
keluar (outguide). Metode penelitian deskriptif digunakan untuk memecahkan
atau menjawab permasalahan yang sedang dihadapi pada situasi sekarang.
Rancangan penelitian dalam penelitian ini adalah menggunakan case
study. Menurut (Notoatmodjo, 2010), penelitian case study (studi penelaahan
kasus) dilakukan dengan cara meneliti permasalahan melalui suatu kasus
yang terdiri dari unit tunggal.
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dengan judul Perancangan dan Prosedur Penggunaan
Petunjuk Keluar (Outguide) Untuk Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan
di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura, dilaksankan pada Juni sampai dengan
Juli 2011. Penelitian ini dilaksanakan di Ruang Penyimpanan Rekam Medis
Rawat Jalan BLUD RS Ratu Zalecha Martapura.
19
20
Variabel Penelitian
Variabel adalah sesuatu yang digunakan sebagai ciri, sifat, atau
ukuran yang dimiliki atau didapatkan oleh satuan penelitian tentang
sesuatu konsep pengertian tertentu. (Notoatmodjo, 2010). Yang
menjadi variable penelitian ini adalah merancang petunjuk keluar
(Outguide) serta prosedur penggunaan petunjuk keluar (outguide).
Adapun sub variabel dari penelitian ini yaitu :
3.4.2
Kebijakan
Sarana prasarana
Definisi Operasional
Untuk membatasi ruang lingkup atau pengertian variabel-variabel
yang diteliti atau diamati, perlu sekali variabel-variabel tersebut
diberi batasan atau definisi operasional (Notoatmodjo, 2005).
1. Kebijakan
adalah
meliputi
prosedur
serta
ketentuan
petunjuk
keluar
(outguide)
adalah
proses
20
21
untuk
mengumpulkan
data, dimana
peneliti
Rekam Medis dengan menggunakan pedoman wawancara berupa garisgaris besar permasalahan yang akan ditanyakan.
21
22
b. Observasi (Pengamatan)
Menurut Notoatmodjo (2010), observasi (pengamatan) yaitu suatu
prosedur yang berencana, yang antara lain meliputi melihat, mendengar,
dan mencatat sejumlah dan taraf aktifitas tertentu atau situasi tertentu
yang ada hubungannnya dengan masalah yang diteliti yaitu mengamati
pelaksanaan peminjaman rekam medis rawat jalan di penyimpanan tanpa
adanya petunjuk keluar (outguide).
analisis
univariat
bertujuan
untuk
menjelaskan
atau
3.8.2
tahap
pelaksanaan
penelitian ini,
peneliti
mulai
22
23
3.8.3
Keterbatasan Penelitian
Masalah yang akan diteliti ini membatasi hanya pada :
Perancangan dan Prosedur Penggunaan Petunjuk Keluar (Outguide)
Untuk Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan di BLUD RS Ratu
Zalecha Martapura. Kurangnya buku tentang rekam medis.
3.9.2
Kelemahan Penelitian
Kelemahan dari peneliti ini adalah hanya perancangan petunjuk
keluar (Outguide) untuk penyimpanan rekam medis rawat jalan. Akan
tetapi baik lagi bagi peneliti yang lain perancangan petunjuk keluar
(Outguide) untuk penyimpanan rekam medis rawat inap.
23
24
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Penelitian
4.1.1 Gambaran Umum BLUD Ratu Zalecha Martapura
Rumah Sakit Umum Daerah Ratu Zalecha Martapura adalah
Rumah Sakit Umum Daerah Ratu Zalecha milik pemerintah
Kabupaten Banjar yang berdiri sejak tahun 1963 dan merupakan
Rumah Sakit Umum kelas C sesuai dengan Surat keputusan Menteri
Kesehatan RI no. 214/Menkes/SK/II/1993 tanggal 26 Februari 1993.
Tepat diawal tahun baru 2011, RSUD Ratu Zalecha Martapura
ditetapkan oleh Bupati Banjar melalui Surat Keputusan Nomor 557
tahun 2010 sebagai rumah sakit dengan status Pola Pengelolaan
Keuangan Badan Layanan Umum Daerah (PPK-BLUD).
Kemampuan pelayanan yang dimiliki sampai saat ini ada 4
(empat) spesialis dasar (anak, bedah, umum, penyakit dalam,
kebidanan) dan 6 (enam) spesialis penunjang pelayanan (spesialis
mata, anestesi, THT (konsulen), patologi klinik dan Radiologi,
orthopedi). Kapasitas tempat tidur sebanyak 194 tempat tidur, terdiri
dari ruang bedah, ruang penyakit dalam, ruang anak, ruang paru,
ruang zaal kelas III, ruang VIP, ruang bersalin, ruang VIP intan, ruang
ICU, dan ruang perinatologi. BLUD RS Ratu Zalecha Martapura
merupakan pusat rujukan kesehatan dalam wilayah Kabupaten
Banjar dan wilayah lain sekitarnya.
Dengan keadaan tersebut dari tahun ke tahun BLUD RS Ratu
Zalecha Martapura terus berbenah diri untuk meningkatkan citra
rumah sakit sebagai wujud nyata dalam pelayanan kesehatan prima.
4.1.2 Tugas Pokok
BLUD Ratu Zalecha Martapura melaksanakan upaya kesehatan
secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan
penyembuhan, pemulihan, serta melakukan upaya rujukan secara
komprehensip.
24
25
4.1.3 Fungsi
Untuk menyelenggarakan tugas pokok diatas BLUD Ratu
Zalecha Martapura mempunyai fungsi :
a.
b.
c.
Penyelenggaraan
pelayanan
asuhan
keperawatan
dan
e.
b)
c)
Menyelenggarakan
pelayanan
kesehatan
dengan
pola
kemitraan.
d)
e)
Rekam
Medis
membawahi
Korespondensi
Medik,
Inap,
Pengelolaan
Coding/Indeksing,
Filing,
Data
dan
Rawat
sensus
Jalan,
Harian.
Assembling,
Table
25
struktur
26
Responden 1
Dengan tidak adanya petunjuk keluar (outguide) tersebut maka
masalah yang ditemukan oleh petugas penyimpanan rekam medis
rawat jalan selama ini adalah rekam medis terselip pada rak
penyimpanan yang lain, rekam medis dari poliklinik sebagian saja
yang mengembalikan pada akhir jam kerja, rekam medis tidak
kembali sama sekali atau hilang jejak.
Iya, ada masalah saya, yaitu status (rekam medis) sering
terselip sehingga menyulitkan untuk ditemukan kembali,
rekam medis sebagian yang mengembalikan dari poliklinik
pada akhir jam kerja, rekam medis tidak kembali sama sekali
atau rekam medis hilang jejak.
Responden 2
Berdasarkan hasil pengamatan pada tanggal 27 sampai 29 juli 2011
di ruang penyimpanan rekam medis rawat jalan. Rekam medis yang
tidak ada pada penyimpanan dalam tiga hari ada 16 rekam medis.
26
27
Responden 2
Responden 2
Pada penyimpanan rekam medis rawat jalan tidak ada petunjuk
keluar
(outguide)
karena
sarana
prasarana.
Adanya
sarana
Responden 1
Responden 2
27
28
00 00 06
Responden 2
28
29
24 cm
BLUD RS
RATU ZALECHA
K
E
L
17,5 cm
U
Nama Pasien
No RM
Tanggal Keluar
Tujuan RM/Peminjam
A
R
29
30
BLUD RS
RATU ZALECHA
K
E
L
U
A
R
No RM
Tanggal Keluar
:
Nama Pasien
35 cm
30
31
4.1.7 Prosedur
Penggunaan
Petunjuk
Keluar
(Outguide)
Pada
tau
apa
itu
SOP
Standar
Operasional
Prosedurkan..!
Responden 2
Responden 1
Dibawah
ini
adapun
Standar
Operasional
Prosedur
(SOP)
2)
Laporan pengembalian berkas rekam medis dari poliklinikpoliklinik atau Instalasi Gawat darurat ke Bagian Administrasi
pasien dan Informasi Medis atau Unit kerja rekam medis satu
jam sebelum berakhirnya jam kerja atau paling lambat 1 x 24
jam,
3)
31
32
pengembalian berkas rekam medis yang diterima dari poliklinikpoliklinik dan Instalasi Gawat Darurat serta mencocokkannya
dengan berkas rekam medis yang dikirim ke poliklinik-poliklinik
atau Instalasi Gawat Darurat tersebut,
4)
5)
2)
3)
4)
32
33
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
sementara
oleh
petugas
penyimpanan
33
34
Tetapi
petunjuk
keluar
(outguide)
sudah
dalam
tahap
34
35
35
36
dengan
nomor
langsung
adalah
mudahnya
melatih
petugaspetugas
yang
harus
mempunyai
kelemahan-kelemahan
yang
tidak
dapat
medis
nomor
465424
tersimpan
pada
tempat
36
37
50
50
angka kedua
angka pertama
menyimpan,
petugas
harus
melihat
angka-angka
penyimpanan
tidak
akan
terpaksa
c.
d.
37
38
e.
perencanaan
peralatan
penyimpanan
(jumlah rak).
f.
3)
penyimpanan
rekam
medis
disurut
dengan
b.
c.
d.
38
39
Petugas-petugas
penyimpanan,
dapat
dibagi
untuk
angka
tengah, adalah :
a.
b.
c.
39
40
b. No. RM
c. Tanggal keluar
untuk
mengetahui
tanggal
keluar
4.2.2 Prosedur
Penggunaan
Petunjuk
Keluar
(Outguide)
Pada
40
41
prosedur
petunjuk
keluar
(outguide)
belum
ada.
2)
3)
4)
41
42
5)
6)
Hanya
petugas-petugas
rekam
medis
yang
dibenarkan
rekam
dari
bagian
medis
dari
lain
tidak
tempat
diperkenankan
penyimpanannya
(Depkes, 1997).
Petugas penyimpanan rawat jalan mengambilkan rekam medis
pada rak penyimpanan.
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
sementara
42
oleh
petugas
penyimpanan
43
43
44
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura sampai dengan juli 2011
penyimpanan rekam medis rawat jalan masih belum menggunakan petunjuk
keluar (outguide). Maka peneliti membuatkan rancangan petunjuk keluar
(outguide).
5.1.1 Rancangan Petunjuk Keluar (Outguide) Pada Penyimpanan
Rekam Medis Rawat Jalan
Rancangan petunjuk keluar (outguide) pada penyimpanan rekam
medis rawat jalan dengan panjang 35 cm dan lebar 24 cm. Dari
petunjuk keluar (outguide) yang berwarna orange sangat membantu
petugas dalam menandai lokasi yang benar untuk penyimpanan
kembali rekam medis. Petunjuk keluar tersebut berbahan plastik keras.
Dalam petunjuk keluar (outguide) tercantum nama pasien, no. RM,
tanggal keluar, dan tujuan RM atau peminjam.
5.1.2 Prosedur
Penggunaan
Petunjuk
Keluar
(Outguide)
Pada
5.2 Saran
5.2.1 Rancangan Petunjuk Keluar (Outguide) Pada Penyimpanan
Rekam Medis Rawat Jalan
Sebaiknya
di BLUD
RS
Ratu
Zalecha
Martapura pada
44
45
5.2.2 Prosedur
Penggunaan
Petunjuk
Keluar
(Outguide)
Pada
hari
agar
petugas
penyimpanan
rekam
medis
bisa
45
46
DAFTAR PUSTAKA
Abdelhak, M. 2001. Health Information of A Strategic Resource 2 nd Edition.
Philadelphia: Sunders Company.
Azwar, Azrul. 1996. Pengantar Administrasi Kesehatan Edisi Ketiga. Jakarta:
Binarupa Aksara.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 1997. Pedoman Pengelolaan
Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi I. Jakarta: Direktorat
Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Departemen Pendidikan Nasional. 2002. Kamus Besar Bahasa Indonesia
Edisi Ketiga. Jakarta: Balai Pustaka.
Hatta,
Gemala.
2008.
Pedoman
Manajemen
Kesehatan
di
Sarana
2008.
Peraturan
Menteri
Indonesia Nomor.269/MENKES/PER/III/2008
Kesehatan
tentang
Rekam
Republik
Medis.
S.
2005.
Metodologi
Penelitian
Kesehatan
Edisi
Revisi.
46