KARYA TULIS ILMIAH

PERANCANGAN DAN PROSEDUR PENGGUNAAN PETUNJUK KELUAR

(OUTGUIDE) UNTUK PENYIMPANAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI
PUSKESMAS KARANGANYAR

RIFQI ADHI PRIYOGO

NIM : 20314017

POLITEKNIK PIKSI GANESHA INDONESIA

PRODI TEKNIK ELEKTRO DAN REKAM MEDIS
2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-Nya yang tak
terhingga sehingga penulis dapat menyelesaikan karya tulis ilmiah yang berjudul “PERANCANGAN
DAN PROSEDUR PENGGUNAAN PETUNJUK KELUAR (OUTGUIDE) UNTUK PENYIMPANAN REKAM
MEDIS RAWAT JALAN DI PUSKESMAS KARANGANYAR”.
Berbagai hambatan dan kesulitan yang ditemui oleh penulis dalam proses penyusunan
karya tulis ilmiah ini, namun berkat usaha dan kerja keras serta bimbingan dan arahan dari
berbagai pihak pada akhirnya karya tulis ilmiah ini dapat diselesaikan.
Penyusunan karya tulis ilmiah ini diajukan sebagai syarat menyelesaikan pendidikan gelar
D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di Politeknik Piksi Ganesha di Kebumen.
Penulis menyadari tanpa bantuan dan arahan dari berbagai pihak, karya tulis ilmiah ini
tidak dapat diselesaikan dengan baik.
Oleh karena itu, penulis sangat berterimakasih yang sebesar-besarnya kepada yang
terhormat, yaitu :
 PERANCANGAN DAN PROSEDUR PENGGUNAAN PETUNJUK KELUAR
(OUTGUIDE) UNTUK PENYIMPANAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI
PUSKESMAS KARANGANYAR

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Departemen Kesehatan Republik Indonesia telah mengeluarkan peraturan Menteri

Kesehatan Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis yang bertujuan agar

terciptanya keseragaman dalam persepsi dalam pelaksanaan rekam medis disetiap instansi

pelayanan kesehatan, dalam hal tata cara penyelenggaraan, pemilikan dan pemanfaatan isi,

pengorganisasian dan sanksi jika terjadi pelanggaran dalam pelaksanaan. Pimpinan sarana

pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas hilang, rusak, pemalsuan, dan/atau penggunaan oleh

orang atau badan yang tidak berhak terhadap rekam medis.

Rekam medis yang baik adalah memiliki data yang continue (berkesinambungan) mulai

sejak awal hingga akhir perawatan diberikan ataupun sejak pasien mendaftar pertama kali hingga

pasien menjadi pasien inaktif (Huffman 1994). Kesinambungan data rekam medis merupakan satu

hal yang mutlak dipenuhi dalam menjaga nilai rekam medis yang baik untuk mendukung kesehatan

maksimal. Ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan

sangat membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien. Maka dari itu, masalah

penyimpanan berkas rekam medis merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Jika sistem

penyimpanan rekam medis yang dipakai kurang baik maka akan timbul masalah-masalah yang

dapat mengganggu ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat.

Salah satu penyebab terganggunya ketersediaan rekam medis secara cepat dan tepat yaitu

tidak ditemukan rekam medis diruang penyimpanan dikarenakan rekam medis tersebut dipinjam

dan tidak diketahui keberadaannya. Maka dari itu, dibutuhkannya suatu alat untuk mengetahui
keberadaan rekam medis yang tidak berada di rak penyimpanan. Adapun alat yang digunakan

diruang penyimpanan untuk memudahkan dalam menemukan rekam medis yang dipinjam yaitu,

bon pinjam, buku register, dan petunjuk keluar/outguide.

Salah satu ketentuan pokok yang harus ditaati ditempat penyimpanan yaitu tidak satupun

rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis tanpa tanda keluar/kartu peminjam (Depkes RI ,

1997). Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang diluar ruang rekam medis, tetapi juga

bagi petugas-petugas rekam medis sendiri. Dari ketentuan diatas kita sudah dapat mengetahui

betapa pentingnya adanya petunjuk keluar (outguide) diruang penyimpanan Tracer (outguide)

adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Dalam penggunaannya

“Petunjuk Keluar” ini diletakkan sebagai pengganti pada tempat berkas rekam medis yang di

keluarkan dari rak penyimpanan. Sampai berkas rekam medis yang dipinjam kembali ketempat

semula (Depkes RI, 2006).

Dampak yang akan ditimbulkan apabila instansi kesehatan tidak menggunakan petunjuk

keluar rekam medis di ruang penyimpanan yaitu dapat berdampak pada kesalahan letak

penyimpanan atau misfile, dan mempersulit pengembalian rekam medis sesuai urutannya.

Sedangkan faktor-faktor penyebab belum digunakannya tracer dikarenakan sarana pada

penyimpanan rekam medis berkasnya terlalu penuh serta ruangan yang kurang luas. Melihat dari

beberapa dampak yang ditimbulkan, penggunaan petunjuk keluar tracer atau outguide ternyata

sangat penting, tetapi masih banyak instansi pelayanan kesehatan yang belum menggunakannya,

salah satunya di RSIA. Oleh karena itu peneliti mengharapkan perancangan tracer atau outguide

pada unit penyimpanan rekam medis sangat diperlukan, agar dapat meminimalisir terjadinya

kesalahan penyimpanan rekam medis yang sering terjadi di bagian penyimpanan.

Berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap lembar

formulir berkas rekam medis harus dilindungi dengan cara dimasukkan ke dalam map kemudian

disimpan di filing. Filing berfungsi sebagai tempat pengaturan dan penyimpanan dokumen atas

dasar sistem penataan tertentu melalui prosedur yang sistematis sehingga sewaktu-waktu
dibutuhkan dapat menyajikan secara cepat dan tepat. Sistem penataan tersebut disebut sebagai

sistem penjajaran yang mengatur cara menata berkas rekam medis dalam lemari penyimpanan.

Penjajaran ini penting karena jika berkas rekam medis hanya begitu saja dimasukkan ke dalam

lemari maka akan timbul kesulitan besar pada saat nanti akan mencarinya kembali.

Salah satu permasalahan dalam kegiatan penjajaran berkas rekam medis adalah penataan

lembar lepas (loose sheet). Loose sheet merupakan bagian dari berkas rekam medis yang terpisah

dari map rekam medis. Lembar-lembar ini misalnya hasil laboratorium, laporan tindakan, hasil

korespondensi dan sebagainya yang sering datang menyusul untuk disatukan kembali dengan

berkas rekam medis lain ke dalam map rekam medis yang tepat apabila loose sheet rekam medis di

antaranya laporan penunjang (hasil laboratorium), laporan tindakan dan hasil korespondensi

tersebut tidak diletakkan di out guide, maka akan berdampak pada hilangnya loose sheet rekam

medis, kesalahan penempatan loose sheet rekam medis tersebut ke dalam map yang keliru dan

membutuhkan waktu yang lama menelusuri lebih lanjut jika loose sheet rekam medis tidak

didukung dengan identitas yang jelas

(nama pasien dan nomor rekam medisnya) serta dapat mempengaruhi pada keabsahan penagihan

dan perhitungan biaya perawata

 B. Rumusan Masalah

Berdasarkan dari latar belakang di atas maka rumusan masalah dalam Literature review ini
adalah Bagaimana penggunaan tracer (Outguide) pada unit penyimpanan rekam medis? rawat
jalan di PUSKESMAS?

C. Pertanyaan Penelitiaan
1. Bagaimana perencanaan penggunaan Tracer pada unit penyimpanan rekam medis di
PUSKESMAS?
2. Faktor – faktor apa yang menghambat dan mendukung perencanaan penggunaan tracer
pada tempat penyimpanan di PUSKESMAS?
3. Masalah – masalah apa saja yang terjadi pada tempat penyimpanan rekam medis di
PUSKESMAS?

D. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum
Menghasilkan rancangan petunjuk keluar(outguide) dan prosedur penggunaan petunjuk
keluar (outguide) di penyimpananrekam medis rawat jalan di PUSKESMAS
KARANGANYAR.

2. Tujuan Khusus
1. Membuat rancangan petunjuk keluar (Outguide) Pada penyimpanan rekam medis rawat
jalan di PUSKESMAS
2. Diidentifikasinya tracer atau outguide pad unit penyimpanan rekam medis.
3. Diketahuinya SOP (standar operasional prosedur) perancangan tracer atau outguide
rekam medis pada unit penyimpanan rekam medis.

E. Manfaat Penelitian
1. Manfaat Teoritis
Untuk menambah wawasan terkait perancangan tracer (outguide) pad unit penyimpanan
rekam medis.
2. Manfaat Praktis
1. Bagi Peneliti
Dapat meningkatkan wawasan, pengetahuan bagi peneliti, pengalaman tentang
perancangan tracer (outguide) pada unit penyimpanan rekam medis.
2. Bagi Institusi Pendidikan
Menambah referensi perpustakaan dan sebagai bahan bacaan untuk menambah
wawasan bagi mahasiswa.
3. Bagi Peneliti Lain
Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang akan melakukan penelitian sejenis.
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Teori
1. Pengertian Rekam Medis
Menurut Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis adalah berkas
yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan

pengobatan lain kepada Menurut Gemala Hatta, (2008) “Rekam medis adalah berkas yang
berisi catatan, dan pasien”.

Rekam Medis merupakan merupakan dokumen penting bagi instansi layanan

kesehatan yang berupa catatan identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Gunarti, 2019).

2. Tujuan Rekam Medis

Menurut Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik Revisi II dalam bukunya
pedoman penyelenggaraan dan prosedur rumah sakit di Indonesia (2006:13), tujuan rekam
medis adalah guna menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya
peningkatan pelayanan kesehatan dirumah sakit. Tanpa didukung suatu system
pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak akan terciptanya tertib administrasi
rumah sakit sebagaimana yang 8 diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan
salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
 Pembuatan rekam medis dirumah sakit bertujuan untuk mendapatkan catatan atau
dokumen yang akurat dan adekuat dari pasien, mengenai kehidupan dan riwayat
kesehatan, riwayat penyakit dimasa lalu dan sekarang, juga pengobatan yang telah
diberikan sebagai upaya meningkatkan pelayanan kesehatan (Rustiyanto, 2009).

Menurut Gemala Hatta (2008) tujuan rekam medis dibagi dalam dua kelompok
besar yaitu tujuan primer dan tujuan sekunder :
a. Tujuan Primer
Tujuan primer ditunjukan kepada hal yang paling berhubungan langsung dengan
pelayanan pasien. Tujuan primer terbagi dalam beberapa kepentingan yaitu:

1) Untuk kepentingan pasien, rekam medis merupakan alat bukti utama yang mampu
membenarkan adanya pasien dengan identitas yang jelas dan telah mendapatkan
berbagai pemeriksaan dan pengobatan di sarana pelayanan kesehatan dengan
segala hasil serta konsekuensi biasanya.
2) Untuk kepentingan pelayanan pasien, rekam medis mendokumentasi pelayanan
yang diberikan oleh tenaga kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain yang
bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan kesehatan.
3) Untuk kepentingan manejemen pelayanan, rekam medis yang lengkap memuat
segala aktivitas yang terjadi dalam manejemen pelayanan 9 sehingga digunakan
dalam menganalisa berbagai penyakit, meyusun pedoman praktik, serta untuk
mengevaluasi mutu pelayanan yang diberikan.
4) Untuk kepentingan menunjang pelayanan,rekam medis yang rinci akan mampu
menjelaskan aktivitas yang berkaitan dengan penanganan sumber-sumber.

b. Tujuan sekunder
Tujuan sekunder rekam medis ditujukan kepada hal yang berkaitan dengan
lingkungan pasien namun tidak berhubungan secara spesifik, yaitu untuk kepentingan
edukasi, riset, peraturan dan pembuatan kebijakan. Tata kerja rekam medis bertujuan
untuk terlaksananya pengaturan kegiatan rekam medis dengan cepat dan benar (Depkes
RI, 1991). Untuk terlaksananya tujuan tersebut perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
 1.) Setiap pasien yang datang berobat baik rawat jalan maupun rawat inap, harus
mempunyai rekam medis yang lengkap dan akurat.
2.) Pada tiap unit pelayanan harus tersedia buku register yang diisi setiap saat
kunjungan diterimanya seorang pasien.
3.) Setiap petugas pelayanan kesehatan yang melayani/melakukan tindakan yang
diberikan kepada pasien ke dalam lembaran-lembaran rekam medis, sesuai dengan
wewenang dan tanggung jawab.
4.) Setiap rekam medis jika diperlukan harus dapat ditemukan dengan cepat dan
tepat.

3. Kegunaan Rekam Medis (Gemala Hatta, 2008)

Menurut Gemala Hatta (2008) rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek antaralain:
a. Aspek Administrasi
Suatu rekam medis yang berisi tentang tindakan berdasarkan wewenang dan
tanggungjawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan
kesehatan.
b. Aspek Legal
Suatu rekam medis yang berisi tentang adanya jaminan kepastian hukum atas dasar
keadilan pelayanan kesehatan, sebagai usaha menegakkan hukum serta penyediaan tanda
bukti untuk menegakkan keadilan.
c. Aspek Finansial
Suatu rekam medis yang dapat dijadikan sebagai bahan informasi untuk menetapkan
biaya pembayaran jasa pelayanan kesehatan Tanpa adanya bukti catatan tindakan atau
pelayanan maka pembayaran tidak dapat di pertanggung jawabkan.
d. Aspek Penelitian
Suatu rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya menyangkut data atau
informasi yang dapat digunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu
pengetahuan di bidang kesehatan.
e. Aspek Pendidikan
Suatu rekam medis yang berisi data-data yang dapat digunakan untuk mengetahui
kronologis suatu tindakan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien dan mengetahui
 system pengelolaan rekam medis.
f. Aspek Dokumentasi
Suatu rekam medis yang digunakan sebagai sumber ingatan yang harus di
dokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan sarana
kesehatan.

4. Nilai Guna Rekam Medis

Nilai Rekam Medis (Rustiyanto,2009;7).
a. Bagi Pasien
1) Menyediakan bukti asuhan keperawatan/tindakan medis yang diterima oleh pasien.
2) Menyediakan data bagi pasien jika pasien datang untuk yang kedua kali dan
selanjutnya.
3) Menyediakan data yang melindungi kepentingan hukum pasien dalam kasus-kasus
kompensasi pekerja kecelakaan pribadi atau mal praktek.
b. Bagi fasilitas layanan kesehatan
1) Memiliki data yang dipakai untuk pekerja profesional kesehatan.
2) Sebagai bukti atas biaya pembayaran pelayanan medis pasien.
3) Mengevaluasi penggunaan sumber daya.
c. Bagi pemberi pelayanan
1. Menyediakan data yang dipakai untuk pekerja profesional kesehatan.
2. Menyediakan data-data untuk penelitian dan pendidikan.
3. Membantu dokter dalam menyediakan data perawatan yang bersifat
berkesinambungan pada berbagai tingkatan pelayanan kesehatan.

B. Tinjauan Umum Tentang Penyimpanan Rekam Medis

1. Definisi
Kegiatan menyimpan rekam medis merupakan usaha melindungi rekam medis dari
kerusakan fisik danisi dari rekam medis itu sendiri.Rekam medis harus disimpan dan
dirawat dengan baik karena rekam medis merupakan dokumen rumah sakit yang sangat
berharga. Ada 2 cara penyimpanan dalam pengelolaan rekam medis yaitu:
a. Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam suatu kesatuan
baik catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama seorang pasien dirawat.
 b. desentralisasi adalah terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam
medis penderita dirawat. Rekam medis disimpan di satu tempat penyimpanan, sedangkan
rekam medis penderita dirawat disimpan di bagian pencatatan medis.

2. Tugas Pokok
a. Menyimpan BRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan BRM
b. Mengambil kembali (retriev) BRM untuk berbagai keperluan
c. Menyusutkan (meretensi) BRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana
pelayanan kesehatan
d. Memisahkan penyimpanan in-aktif dari BRM aktif
e. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis
f. Menyimpan BRM yang dilestarikan (diabadikan), dan
g. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.

3. Peran dan Fungsi

a. Sebagai penyimpan BRM
b. Menyimpan BRM untuk berbagai keperluan
c. Pelindung arsip-arsip BRM terhadap kerahasiaan isi data rekam medis.

C. Tinjauan Umum Tentang Tracer (Outguide)

1. Definisi
Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan
rekam medis.Dalam penggunaannya tracer diletakkan sebagai pengganti pada tempat
rekam medis yang diambil (dikeluarkan) dari rak penyimpanan.Tracer/ petunjuk keluar
tetap berada di rak penyimpanan sampai rekam medis yang diambil (dipinjam) kembali ke
tempat semula (Depkes RI, 2006).
Menurut International Federation of Health Information Management Assosiations
(IFHIMA, 2012), tracer (outguide) adalah pengganti rekam medis yang dikeluarkan dari
penyimpanan untuk tujuan apapun.Petunjuk keluar meningkatkan efisien dan keakuratan
dalam peminjaman dengan menunjukkan dimana sebuah rekam medis untuk disimpan
saat kembali. Ketika penyimpanan kembali, slip permintaan akan dihapus dan tersedia,
kosong dari slip peminjaman pada catatan (Utami, 2016).
 2. Penggunaan Tracer
Penggunaan adalah proses, pembuatan, cara memakai, pemakaian. Kemudian dalam kamus
praktis bahasa Indonesia penggunaan adalah cara memakai, penggunaan. Penggunaan tracer
(Outguide) adalah proses atau tatacara menggunakan tracer (Outguide).
4. Tujuan tracer
a. Memudahkan dalam pengambilan rekam medis yang telah dipinjam.
b. Membina ketelitian kerja, disiplin dan memudahkan pengawasan berkas rekam medis
yang keluar dari rak penyimpanan.
c. Untuk mempermudah melacak rekam medis apabila ada yang hilang.
5. Variabel dan Cara pengisian tracer
a. Nomor rekam medis, diisi dengan nomor rekam medis
b. Tanggal peminjaman, diisi dengan tanggal saat peminjaman
c. Nama pasien, diisi dengan nama lengkap
d. Digunakan untuk, diisi dengan kebutuhan peminjaman

6. Pengeluaran Rekam Medis

Seseorang yang menerima atau meminjam rekam medis, berkewajiban

untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu. Harus dibuat ketentuan
berapa lama jangka waktu satu rekam medis diperbolehkan tidak berada dirak
penyimpanan. Seharusnya setiap rekam medis kembali lagi ke Ketentuan pokok yang
harus ditaati ditempat penyimpanan adalah (Depkes RI, 1997) antara lain sebagai
berikut :

a. Tidak satu pun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa tanda atau
kartu peminjaman. Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang diluar ruang
rekam medis, tetapi juga bagi petugas- petugas rekam medis sendiri.
b. raknya pada setiap akhir hari kerja, sehingga dalam keadaan darurat staf pelayanan
kesehatan dapat mencari informasi yang diperlukan.
c. Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas perintah
pengadilan.
d. Dokter-dokter atau pegawai pelayanan kesehatan yang berkepentingan dapat
meminjam rekam medis, untuk dibawa ke ruang kerjanya selama jam kerja, tetapi
semua rekam medis harus harus dikembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam
kerja.
e. Jika beberapa rekam medis akan digunakan selama beberapa hari, rekam medis
tersebut disimpan dalam tempat sementara diruang rekam medis. Kemungkinan
rekam medis dipergunakan oleh beberapa orang perpindahan dari orang satu ke lain
orang, harus dilakukan dengan mengisi “kartu pindah tangan”, karena dengan cara ini
rekam medis tidak perlu bolak balik dikirim ke bagian rekam medis. Untuk diletakkan
sebagai petunjuk keluarnya rekam medis. Kartu pindah tangan tersebut berisi : tanggal,
 pindah tangan dari siapa, kepada siapa, untuk keperluan apa dan digunakan oleh
dokter siapa.
7. Pengambilan Kembali Rekam Medis (Retrival) dan Penyimpanan Rekam Medis
Permintaan-permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari
dokter yang melakukan riset, harus diajukan ke bagian rekam medis, setiap hari pada
jam yang telah ditentukan. Poliklinik yang meminta rekam medis untuk melayani
pasien perjanjian yang datang pada hari tertentu bertugas membuat (mengisi) “kartu
permintaan”. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama penderita dan
nomor rekam medisnya. Untuk permintaan-permintaan langsung dari dokter dan
bagian administrasi, suatu permintaan dapat berisi langsung oleh petugas bagian
rekam medis sendiri. Permintaan-permintaan rekam medis yang tidak rutin, seperti
untuk pertolongan gawat darurat, harus dipenuhi segera mungkin. Permintaan lewat
telpon dapat juga dilayani dan petugas bagian rekam medis harus mengisi surat
permintaan. Petugas dari bagian dapat diambil dari laporan, penelitian atau sumber
catatan medis (Hatta, 2009). Petugas dari bagian lain yang meminta, harus datang
sendiri untuk mengambil berbentuk satu formulir yang berisi nama penderita dan
nomor rekam medisnya, nama poliklinik atau nama orang yang meminta, tanggal
rekam medis itu diperlukan (Depkes RI, 1997).

3. Tinjauan tentang Perancangan Tracer atau Outguide pada Unit Penyimpanan

Rekam Medis
1. Pengertian Perancangan
Perancangan merupakan perencanaan, penggambaran dan pembuatan sketsa yang memiliki nilai
fungsi. Tujuan dari perancangan yaitu untuk menghasilkan rancangan trecer atau outguide
sebagai pengganti rekam medis yang diambil / dipinjam / keluar dari rak penyimpanan.

2. Pengertian Sistem Penyimpanan Rekam Medis (fiiling)

Penyimpanan (filling) adalah suatu sistem yang digunakan pada penyimpanan arsip untuk
memudahkan dan menemukan arsip yang sudah disimpan serta dapat dilakukan dengan cepat
bilamana arsip tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan. Menurut (Depkes RI. 2006) ditinjau dari lokasi
penyimpanan berkas rekam medis, maka cara penyimpanan dibagi menjadi dua cara, yaitu :

a. Sentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentral yaitu suatu sistem penyimpanan
dengan cara menyatukan berkas rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat
kedalam suatu folder tempat penyimpanan. Kelebihan dan kekurangan penyimpanan berkas
rekam medis secara sentralisasi menurut (Depkes RI, 2006) sebagai berikut :
Kelebihan :
1.) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan
penyimpanan rekam medis.
2.) Mengurangi jumlah biaya yang diperlukan untuk peralatan dan
ruangan.
3.) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencacatan medis
mudah distandarisasikan.
4.) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
Kekurangan :
1.) Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat
jalan, dan rawat inap.
2.) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.
b. Desentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi
yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan berkas rekam medis pasien rawat
jalan, rawat darurat, dan rawat inap pada folder tersendiri dan atau tempat tersendiri. Biasanya
rekam medis pasien rawat jalan dan rawat darurat disimpan pada rak penyimpanan rekam medis
di unit rekam medis atau ditempat pendaftaran rawat jalan. Sedangkan rekam medis rawat inap
disimpan diruang penyimpanan lain, seperti dibangsal atau di unit rekam yang terpisah dari
tempat penyimpanan rekam medis rawat jalannya. Kelebihan dan kekurangan penyimpanan
rekam medis secara desentralisasi (Depkes RI, 2006 ) sebagai berikut :
Kelebihan :
1.) Efisiensiwaktu.
2.) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Kekurangan :
1.) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis.
2.) Biaya yang dikeluarkan banyak untuk untuk peralatan dan ruang.
Secara teori cara sentralisasi lebih baik daripada desentralisasi, tetapi pada pelaksanaannya
tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing pelayanan kesehatan. Hal-hal yang
mempengaruhi situasi dan kondisi tersebut :
a.) Terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang mengenai pengelolaan rekam medis.
b.) Dana masing-masing pelayanan kesehatan.

4. Pengertian Tracer atau Outguide

Petujuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi

penggunaan rekam medis. Dalam penggunaan “Petunjuk Keluar” ini diletakkan sebagai pengganti
rekam medis yang diambil / dipinjam (dikeluarkan) dari rak penyimpanan, sampai rekam medis
yang diambil (dipinjam kembali ketempat semula (Depkes RI 2006).
Petunjuk keluar merupakan sarana penting dalam mengonrol penggunaan rekam medis. Biasanya
digunakan untuk menggantikan rekam medis yang keluar dari penyimpanan. Petunjuk keluar ini
tetap berada di penyimpanan sampai rekam medis yang dipinjam dikembalikan dan disimpan
kembali. Petunjuk keluar yang baik dilengkapi dengan kantong untuk menyimpan lembar lepas
atau bon peminjaman. Petunjuk keluar berwarna sangat membantu petugas dalam menandai
lokasi yang benar untuk penyimpanan kembali rekam medis. Petunjuk keluar dengan kantong
plastik dapat digunakan untuk menjaga bon peminjaman agar tidak hilang atau mengetahui
keterlambatan laporan sampai rekam medis dikembalikan ke penyimpanan. Karena petunjuk
keluar digunakan berulang-ulang, maka bahan yang kuat merupakan hal yang penting (Huffman,
1994),
Tracer atau Outguide umumnya terbuat dari karton atau plastik tebal yang awet, tidak
mudah kusut atau robek dengan warna terang, dilengkapi dengan kantong plastik
tebal berfungsi untuk meletakkan bon peminjaman rekam medis, sedangkan bon
peminjaman dicatat di kertas tebal dan dicantumkan nomor rekam medis, nama
pasien, tanggal peminjaman, nama
16

peminjam, keperluan peminjaman, petugas yang meminjamkan. serta tanda tangan

petugas yang meminjamkan dan peminjam. Setelah lembaran bon peminjaman di
atas dicatat didalam kertas, kemudian diselipkan di kantung plastik tracer atau
outguide agar tidak tercecer.
Menurut Word Health Organization (WHO, 2002) ukuran tracer atau outguide
biasanya ukurannya sama atau sedikit lebih besar dari berkas rekam medis,
sedangkan ukuran dokumen rekam medis umumnya memiliki panjang 37,5 cm dan
lebar 26 cm.