PENGELOLAAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

DI RUMAH SAKIT UMUM PUSAT (RSUP) DR. SARDJITO YOGYAKARTA

Tinjauan Terhadap Sistem dan Sub Sistem Rekam Medis

LAPORAN KUNJUNGAN LAPANGAN

SEMESTER 1 TAHUN AKADEMIK 2018 / 2019

Disusun Oleh :

Roofi Tri Novita (180205178)

Satrio Estu Prayogihadi (180205179)
Shinta Novitasari (180205180)
Siti Ma’rifatul Faizah (180205181)
Siti Nguraifatul Farikhah (180205182)

PRODI D3 REKAM MEDIK DAN INFORMASI KESEHATAN

FAKULTAS ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS DUTA BANGSA
SURAKARTA
2019
ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan
rahmatnya, sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan laporan hasil kunjungan
lapangan di Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sardjito Yogyakarta. Dalam proses
penyusunannya tak lepas dari bantuan, arahan dan masukan dari berbagai pihak. Untuk
itu penulis ucapkan banyak terima kasih kepada :
1. Dr. dr. Darwito, SH., Sp.B(K).Onk selaku direktur RSUP Dr. Sardjito
Yogyakarta.
2. dr. Endang Suparniati, M. Kes selaku kepala instalasi catatan medik RSUP Dr.
Sardjito Yogyakarta.
3. Warsi Maryati, S.K.M., MPH selaku Dekan Fakultas Ilmu Kesehatan
Universitas Duta Bangsa Surakarta.
4. Nabilatul Fanny, S. KM., M.K.M selaku dosen pembimbing laporan
5. Seluruh staf dan karyawan RSUP Dr. Sardjito yang telah memberikan izin dan
membantu selama kunjungan.
6. Orangtua dan rekan-rekan mahasiswa-mahasiswi Universitas Duta Bangsa
Surakarta yang telah memberikan dukungan moril maupun materiil
Meski demikian, penulis menyadari masih banyak sekali kekurangan dan
kekeliruan di dalam penulisan makalah ini, baik dari segi tanda baca, tata bahasa
maupun isi. Sehingga penulis secara terbuka menerima segala kritik dan saran positif
dari pembaca. Demikian apa yang dapat penulis sampaikan. Semoga laporan ini dapat
bermanfaat bagi pembaca maupun penulis.

Surakarta, Januari 2019

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL......................................................................................................

HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................................... ii

KATA PENGANTAR ................................................................................................ iii

DAFTAR ISI ............................................................................................................... iv

DAFTAR TABEL ....................................................................................................... vi

DAFTAR GAMBAR ................................................................................................. vii

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................. viii

BAB I : PENDAHULUAN .......................................................................................... 1

A. Latar Belakang ...................................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ................................................................................................. 2

C. Tujuan ................................................................................................................... 2

D. Manfaat ................................................................................................................. 3

E. Ruang Lingkup ...................................................................................................... 3

BAB II : HASIL PENGAMATAN .............................................................................. 5

A. Gambaran Umum Rumah Sakit ............................................................................ 5

B. Sistem dan Sub Sistem Rekam Medis ................................................................ 11

C. Sistem Penerimaan Pasien .................................................................................. 13

D. Sistem Pengelolaan Data Rekam Medis ............................................................. 17

BAB III : PENUTUP ................................................................................................. 23

A. Kesimpulan ......................................................................................................... 23

B. Saran ................................................................................................................... 24

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

iv
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Kode warna pada dokumen rekam medis .................................................. 19

v
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Alur Prosedur TPPRJ RSUP Dr. Sardjito .............................................. 11

Gambar 2.2 Alur Prosedur TPPRI RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta ........................... 12

vi
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Struktur Rumah Sakit

Lampiran 2. Struktur Rekam Medis

Lampiran 3. Pengelolaan Rekam Medis

Lampiran 4. Dokumentasi Kegiatan

vii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rekam medis merupakan salah satu bagian dari rumah sakit yang sangat

penting dan merupakan jantung dari rumah sakit agar dapat memberikan

pelayanan terbaik kepada pasien rumah sakit. Sebagaimana yang telah

dicantumkan dalam Permenkes No.749/Menkes/Per/XII/1989, Bab II Pasal 2

yang isinya “setiap sarana pelayanan kesehatan yang melakuksn pelayanan

rawat jalan maupun rawat inap wajib membuat rekam medis”. Hal ini

membuktikan bahwa pentingnya unit rekam medis di sarana pelayanan

kesehatan. Selain itu dokumen rekam medis merupakan hal penting yang harus

dimiliki pasien karena merupakan kumpulan catatan identitas dan riwayat

pemeriksaan dan pengobatan yang dijalani oleh pasien di rumah sakit.

Dokumen rekam medis harus disimpan dan dijaga kerahasiannya.

Sebagaimana yang ditetapkan dalam UU No.29 tahun 2002 pasal 47 “dokumen

rekam medis merupakan milik dokter/dokter gigi tetapi isinya milik pasien”.

Tujuan rekam medis adalah tercapainya bukti pelayanan administrasi dalam

rangka pelayanan kesehatan rumah sakit. Kegunaan rekam medis biasanya

dikenal dengan singkatan “ALFRED” “yaitu Administratrion (administrasi),

Legal (hukum), Financial (keuangan), Research (penelitian), Education

(penidikan), Documentation (dokumentasi)”

1
 2

Kunjungan lapangan ke RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta merupakan salah

satu program tahunan Universitas Duta Bangsa Surakarta Fakultas Ilmu

Kesehatan Prodi Rekam Medis. Karena RSUP merupakan rumah sakit pusat dan

rumah sakit pendidikan yang mempunyai akreditasi A, yang mana telah

menerapkan sistem komputerisasi yang terintegrasi dengan LAN dalam sistem

informasi rumah sakit. Oleh karena itu, penulis mengambil judul “Pengelolaan

Rekam Medis dan Informasi Kesehatan ditinjau terhadap Sistem dan Sub Sistem

Rekam Medis di Rumah Sakit RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta”

B. Rumusan Masalah

Bagaimana pengelolaan rekam medis dan informasi kesehatan ditinjau terhadap

Sistem dan Sub Sistem Rekam Medis di Rumah Sakit RSUP Dr. Sardjito

Yogyakarta?

C. Tujuan

Kunjungan lapangan di RSUP Dr. Sardjito ini mempunyai 2 tujuan yaitu:

1) Tujuan umum

Tujuan umum diadakan kunjungan ini adalah untuk mengetahui sistem

pengelolaan rekam medis dan sistem informasi kesehatan secara langsung.

2) Tujuan khusus

a. Mengetahui sejarah perkembangan rekam medis di RSUP Dr. Sardjito

Yogyakarta

b. Mengetahui bagian-bagian instalasi rekam medis di RSUP Dr. Sardjito

Yogyakarta
 3

c. Mengetahui sistem dan sub sistem rekam medis di RSUP Dr. Sardjito

Yogyakarta

d. Mengetahui sistem penerimaan rawat inap, rawat jalan, dan gawat

darurat

e. Sistem pengelolaan dokumen Rekam Medis

D. Manfaat

1. Manfaat bagi rumah sakit

Sebagai masukkan dan pertimbangan dalam meningkatkan pelayanan

kesehatan bagi pasien di rumah sakit.

2. Manfaat bagi akademik

Menambah referensi bagi perpustakaan dan sebagai masukkan untuk

meningkatkan mutu pendidikan dan kelulusannya.

3. Manfaat bagi mahasiswa

a) Menambah pengalaman dan dapat membandingkan antara teori yang

diajarkan dengan keadaan di lapangan.

b) Menambah wawasan keilmuwan rekam medis lebih luas dengan

melihat kondisi yang ada di lapangan.

E. Ruang Lingkup

1. Lingkup keilmuan

Rekam medis dan informasi kesehatan

2. Lingkup materi

Pengelolaan dan pelayanan rekam medis kesehatan rumah sakit umum.

3. Lingkup lokasi
 4

RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta yang berada di Jl. Kesehatan 1, Sekip

Yogyakarta

4. Lingkup obyek

Catatan rekam medis kesehatan di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta

5. Lingkup waktu

a. Hari dan tanggal : Selasa, 22 januari 2019

b. Waktu : 09.00 – 13.00

 BAB II

HASIL PENGAMATAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit

1. Sejarah RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta

Gagasan mendirikan Rumah Sakit Umum dan Pendidikan pada satu

lokasi guna pendidikan calon dokter dan dokter ahli serta untuk

pengembangan penelitian, pertama kali dicetuskan oleh Prof. Dr. Sardjito

pada tahun 1954, dan karena dirasakan pula adanya kebutuhan mendesak

perlunya Rumah Sakit Umum Pemerintah (RSUP) guna mencukupi

kebutuhan pelayanan kesehatan bagi masyarakat di Propinsi Daerah

Istimewa Yogyakarta serta Jawa Tengah Bagian Selatan.

Perjuangan tersebut baru berhasil tahun anggaran 1970/1971

menggunakan biaya dari Departemen Kesehatan RI dengan lokasi di

Pingit, sayangnya setelah ditinjau oleh Departemen Kesehatan RI

dianggap tidak memadai. Setelah pembicaraan lebih lanjut maka

pembangunan RSUP dipindahkan ke daerah Sekip dengan nama RSUP

Dr. Sardjito. Penggunaan nama tersebut adalah untuk mengenang

perjuangan dan jasa-jasa Prof. Dr. Sardjito.

RSUP Dr. Sardjito didirikan dengan SK MenKes RS no.

126/Ka/B.VII/74 tanggal 13 Juni 1974, yaitu sebagai RSU tipe B

pendidikan pengelolaan oleh Dep.Kes. RI melalui Dir.Jen.Yan.Med.

Tugas utamanya adalah melakukan pelayanan kesehatan masyarakat dan

melaksanakan sistem rujukan bagi masyarakat DIY dan Jawa Tengah

5
 6

bagian Selatan, serta dimanfaatkan guna kepentingan pendidikan calon

dokter dan dokter ahli oleh Fakultas Kedokteran (FK) UGM.

Berdasarkan SK bersama antara Men.Kes. RI dan Menteri P & K RI

No. 522/ Men.Kes/SKB/X/81 no. 0283a/U/1981 tanggal 2 Oktober 1981

telah dilakukan penggabungan RS UGM ke dalam RSUP Dr. Sardjito

dengan memanfaatkan fasilitas pemerintah, baik dana, peralatan maupun

tenaga dari Departemen Kesehatan RI, Departemen Pendidikan &

Kebudayaan serta instansi lain terkait. Pada tanggal 8 Februari 1982 RSUP

Dr. Sardjito telah dibuka secara resmi oleh Presiden RI Soeharto.

a. RS Dr. Sardjito sebagai RS pendidikan tipe B

RS Dr. Sardjito sebagai RSUP Pendidikan membantu

memberikan fasilitas untuk melaksanakan kegiatan pendidikan

profesi calon dokter dan dokter spesialis serta menjadi lahan praktek

dari Institusi Kesehatan dan Non Kesehatan baik di wilayah Prop.

DIY maupun dari luar Propinsi DIY bahkan ada dari luar negeri.

b. RS Dr. Sardjito sebagai RS rujukan

RS Dr. Sardjito merupakan rujukan tertinggi untuk daerah

DIY dan Jawa Tengah bagian Selatan. Rujukan yang diberikan

adalah rujukan pelayanan medis, rujukan pengetahuan maupun

ketrampilan medis dan non medis. Dengan didukung oleh tenaga

medis yang berkualitas serta tersedianya peralatan yang canggih

dengan penanganan medis yang selalu mengikuti perkembangan

ilmu pengetahuan dan tehnologi kedokteran, maka RS Dr. Sardjito

 7

akan selalu berusaha untuk memberikan pelayanan rujuan yang

prima.

Dalam kegiatan rujukan ini RS Dr. Sardjito berifat pro aktif

mengikuti perkembangan dan menjalin hubungan kerja dengan

rumah sakti di DIY, luar DIY maupun luar negeri dan juga dengan

FK UGM maupun instansi pelayanan kesehatan dan pendidikan

dalam dan luar negeri.

c. RS Dr. Sardjito sebagai RS swadana dan PNBP

Dalam kurun waktu 20 tahun, status RS Dr. Sardjito

mengalami 4 kali perubahan pada tahun 1982 -1993/1994 berstatus

sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT). Tahun 1993/1994 –

1997/1998 RS Dr. Sardjito berstatus Unit Swadana dan pada tahun

1997/1998 – 2002 status menjadi Unit/Instansi PNBP (Pendapatan

Negara Bukan Pajak). Dalam ketiga status tadi terdapat perbedaan

dalam penerimaan maupun pembiayaan rumah sakit. Sejak tahun

2002 sampai tahun 2005 RS Dr. Sardjito berstatus Perusahan

Jawatan/ Perjan.

d. RS Dr. Sardjito sebagai RS Perjan

Sebagaimana diketahui dengan Keputusan Menteri Kesehatan

Nomor 1131 / Menkes / SK / XII / 1993 RSUP Dr. Sardjito

ditetapkan sebagai rumah sakit unit swadana. Namun dengan

berlakunya Undang-Undang No. 20 tahun 1997 dan Peraturan

Pemerintah No. 22 tahun 1997 tentang Penerimaan Negara Bukan

Pajak (PNBP), praktis rumah sakit sebagai unit swadana menjadi

 8

gugur atau batal. Perkembangan selanjutnya RSUP Dr. Sardjito

bersama 12 rumah sakit rumah sakit vertikal melalui Peraturan

Pemerintah No. 121 tahun 2000 tanggal 12 Desember 2000 yang

ditandatangani Presiden Abdurrahman Wahid RSUP Dr. Sardjito

resmi menjadi Perusahaan Jawatan, yang selanjutnya penulisan

rumah sakit menjadi RUMAH SAKIT (RS) DR. SARDJITO. Dalam

statusnya sebagai unit mandiri atau PERJAN ini, diharapkan

otonomi yang luas dalam pengelolaan sumber daya akan lebih nyata.

Hal ini akan mendorong dan menciptakan fleksibilitas dan efisiensi

dalam pemanfaatan sumber daya sekaligus pengeluaran yang efektif,

ekonomis dan produktif serta mensosialisasikan pelayanan prima.

e. RS Dr. Sardjito sebagai RS pendidikan tipe A

Meskipun RS Dr. Sardjito mengalami berbagai macam

perubahan status, tidak mempengaruhi kinerja RS Dr. Sardjito dalam

mengemban misi dan visinya bahkan penyelenggaraan pelayanan

dan SDM yang dimiliki semakin berkualitas, hal ini dapat dibuktikan

dengan turunnya Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No.

1174/MENKES/SK/2204 pada tanggal 18 Oktober 2004 tentang

Penetapan Kelas RS Dr. Sardjito Yogyakarta sebagai RS Umum

Kelas A yang merupakan rujukan untuk daerah Propinsi DIY dan

Jawa Tengah Bagian Selatan.

f. RS Dr. Sardjito sebagai Badan Layanan Umum (BLU)

Perkembangan status RS Dr. Sardjito masih terus berjalan

seiring waktu dengan berakhirnya status PERJAN. Sejak

 9

ditetapkannya PP RI No. 23 Tahun 2005 tanggal 13 Juni 2005

tentang Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (BLU) maka

RS Dr. Sardjito termasuk salah satu dari 13 rumah sakit status perjan

yang berubah menjadi BLU.

2. Sejarah rekam medis di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta

Rumah Sakit Dr. Sardjito merupakan suatu jenis rumah sakit tipe A

artinya selain untuk pelayanan kesehatan tetapi juga rumah sakit

pendidikan RSUP Dr. Sardjito merupakan rumah sakit paling lengkap dan

sudah terkomputerisasi dengan baik. Rumah Sakit Umum Pusat Dr.

Sardjito Yogyakarta yang diresmikan pada tanggal 8 Februari 1982 oleh

Presiden Soeharto. Pada awal, penyimpanan berkas rekam medis rumah

sakit ini menggunakan sistem desentralisasi (pemisahan antara Dokumen

Rekam Medis Rawat Jalan dengan Rawat Inap). Sampai tahun 1985

Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Sardjito Yogyakarta mengubah system

penyimpanan berkas rekam medis menjadi sentralisasi (penyimpanan

DRM Rawat Jalan dan Rawat Inap menjadi satu dalam satu folder) sampai

sekarang.

Untuk mendukung sistem sentralisasi agar mendapatkan

kesinambungan riwayat penyakit pasien, maka pemberian nomor pasien

masuk menggunakan Unit Numbering System (UNS). Untuk

mempermudah dalm penyimpanan, pengambilam dan pengembalian

Dokumen Rekam Medis (DRM), maka system penjajaran menggunakan

Terminal Digit Filing System (TDF). Sejarah komputerisasi Instalisasi

Catatan Medis Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Sardjito Yogyakarta di mulai
 10

pada tahun 1987. Pada tahun tersebut hanya terdapat satu buah Personal

Circuit (PC) yang digunakan bagian Analysing dan Reporting untuk

mengolah laporan, kemudian pada tahun 1994 Local Area Network atau

LAN pertama kali digunakan untuk pembuatan indeks dan Kartu Indeks

Utama Pasien (KIUP).

Adapun visi Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Sardjito Yogyakarta

adalah menjadi salah satu rumah sakit unggulan dalam bidang pelayanan,

pendidikan dan penelitian di Asia Tenggara tahun 2010 yang bertumpu

pada unggulan. Sedangkan misi Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Sardjito

Yogjakarta adalah:

1. Memberikan pelayanan yang paripurna, bermutu dan terjangkau

dalam masyarakat.

2. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan di bidang kesehatan untuk

menghasilkan Sumber Daya Manusia yang berkualitas.

3. Menyelenggarakan penelitian dan pengembangan IPTEK kesehatan

yang berwawasan global.

4. Meningkatkan kesejahteraan karyawan.

5. Meningkatkan pendapatan untuk menunjang kemandirian Rumah

Sakit.

Sebagai rumah sakit terbesar di kota Yogyakarta, Rumah Sakit

Umum Pusat Dr. Sardjito berusaha mengembangkan diri menjadi rumah

sakit bertaraf internasional agar mampu menangani permasalahan

kesehatan dengan lebih baik. Dengan adanya mitra terpecaya menuju

 11

sehat, menjadi semangat yang dibawa oleh setiap staf kesehatan dan

pengelola Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Sardjito Yogyakarta.

3. Visi dan misi RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta

1) Visi

Menjadi Rumah Sakit Pendidikan dan Rujukan Nasional berstandar

Internasional yang terkemuka pada tahun 2019

2) Misi

1) Memberikan pelayanan kesehatan yang prima berstandar

internasional dan terjangkau oleh semua lapisan masyarakat

melalui pembinaan akun tabilitas korporasi dan profesi

2) Melaksanakan pendidikan dan pelatihan di bidang kesehatan

untuk menghasilkan SDM yang berkualitas

3) Menyelenggarakan penelitian dan pengembangan ilmu

pengetahuan, Teknologi Kedokteran dan Kesehatan

(IPTEKDOKKES) yang berwawasan global

4) Menigkatkan kesejahteraan karyawan

B. Sistem dan Sub Sistem Rekam Medis

1. Sistem penamaan

Sistem penamaan yang digunakan RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta yaitu

menggunakan sistem nama sendiri, sesuai dengan kartu identitas seperti

KTP.
 12

2. Sistem penomoran

Sistem penomoran yang digunakan di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta

menggunakan Unit Numbering System, yaitu pemberian nomor unit dimana

setiap pasien yang berkunjung mendapatkan satu nomor pada saat pertama

kali datang kerumah sakit dan digunakan selamanya, baik itu rawat jalan,

rawat inap maupun rawat gawat darurat.

3. Sistem penjajaran

Sistem penjajaran yang digunakan di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta, yaitu

Terminal Digit Filing (TDF) merupakan suatu system penyimpanan

dokumen Rekam Medis dengan menjajarkan folder berdasarkan pada

kelompok dua angka terakhir. Straight Numerical Filing (SNF) merupakan

sistem penyimpanan dengan cara menjajarkan folder dokumen Rekam

Medis berdasarkan urutan langsung nomer rekam medis atau secara

berturut-turut sesuai dengan urutan nomernya. Middle Digit Filing (MDF)

merupakan suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan

menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan rekam medis

pada dua kelompok angka tengah.

4. Sistem penyimpanan

Penyimpanan dokumen rekam medis yang digunakan di RSUP Dr. Sardjito

Yogyakarta, yaitu sistem sentralisasi. Sistem penyimpanan dokumen rekam

medis dalam satu kesatuan, baik dokumen rawat jalan dan rawat inap yang

disimpan dalam satu folder.

 13

5. Sistem penyusutan dan retensi

Penyusutan dan retensi yaitu mengurangi penyimpanan yang telah diretensi

selama 5 tahun dan masuk dalam dokumen rekam medis yang non-aktif.

Pemusnahan dilakukan pertama kali di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta pada

tahun 2013 dan dengan cara pencacahan dan di daur ulang. RSUP Dr.

Sardjito Yogyakarta bekerja sama dengan pihak ketiga untuk melakukan

proses pencacahan dan daur ulang ini.

C. Sistem Penerimaan Pasien

1. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)

Tempat penerimaan pasien rawat jalan atau tempat pendaftaran pasien rawat

jalan (TPPRJ) disebut juga loket pendaftaran pasien rawat jalan. Fungsi atau

perannya dalam pelayanan kepada pasien adalah sebagai pemberi pelayanan

akan dinilai disini. Mutu pelayanan meliputi kecepatan, ketepatan,

kelengkapan, dan kejelasam informasi, kenyamanan ruang tunggu dan lain-

lain. Berikut ini adalah bagan TPPRJ RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta :
 14

Gambar 2.1 Alur Prosedur TPPRJ RSUP Dr. Sardjito

2. Tempat Penerimaan Pasien Rawat Inap (TPPRI)

Tempat penerimaan pasien rawat inap (TPPRI) atau ruang penerimaan

pasien rawat inap (RPP) atau pusat informasi rawat inap atau pusat rumah

sakit adalah salah satu bagian di rumah sakit yang kegiatannya mengatur

penerimaan dan pendaftaran pasien yang akan rawat inap. Sistem peayanan

TPPRI berbeda antara satu yang akan dirawat inap yaitu semua pasien rawat

inap harus melalui pemeriksaan rawat jalan atau gawat arurat, atau TPPRI
 15

dapat menerima pasien langsung selain melalui pasien dan rawat jalan dan

gawat darurat. Berikut alur TPPRI RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta :

Pasien TPPRI URI

Informasi Info TT DRM Kosong

pasien pasien

Pengunjung URJ Filing Assembling

Gambar 2.2 Alur Prosedur TPPRI RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta

3. Alur dan prosedur pendaftaran pasien gawat darurat

a. Pasien baru dengan jaminan

1) Rujukan (surat pengantar)

2) Mengisi identitas

3) Validasi jaminan

4) Pengesahan jaminan

5) Registrasi pasien baru

a) Kartu pasien

b) Lembar jaminan

c) Rekam medis baru

 16

6) Klinik

7) Rawat darurat

8) Apotik

9) Pulang

b. Pasien baru tanpa jaminan

1) Isi identitas

2) Registrasi

3) Kartu pasien

4) Rekam medis baru

5) Rincian biaya pelayanan rawat darurat

6) Kasir

7) Klinik

8) Rawat darurat

9) Apotek

10) Pulang

c. Pasien lama dengan jaminan

1) Rujukan

2) Kartu pasien

3) Validasi jaminan

4) Pengesahan jaminan

5) Registrasi

a) Tracer

b) Lembar jaminan

c) Rekam medis lama

 17

6) Klinik

7) Rawat darurat

8) Apotek

9) Pulang

d. Pasien lama tanpa jaminan

1) Kartu pasien

2) Registrasi

a) Tracer

b) Rekam medis lama

c) Rincian biaya pelayanan gawat darurat

D. Sistem Pengolahan Data Rekam Medis

1. Assembling (Perakitan)

Bagian assembling yaitu salah satu bagian di unit rekam medis. Peran

dan fungsi assembling dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai perakit

formulir rekam medis, pengendali pengguna nomor rekam medis dan

formulir rekam medis. Meneliti kelengkapan data yang telah tercatat dalam

formulir Rekam Medis pasien sesuai dengan kasus penyakitnya,

mengendalikan dokumen Rekam Medis yang dikembalikan ke unit pencatat

data karena isinya tidak lengkap, mengendalikan nomor Rekam Medis

pasien, mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir rekam

medis.
 18

2. Coding dan Indexing

Coding dan indexing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis

yang berperan sebagai pencatat dan peneliti kode penyakit dan diagnose

yang ditulis dokter, kode operasi atau tindakan medis yang ditulis dokter

atau petugas kesehatan lainnya, kode sebab kematian dari sebab kematian

yang ditetapkan dokter. Serta mencatat dan menyimpan SIM RS penyakit,

operasi atau tindakan medis sebab kematian yang sama berdasarkan indeks

yang bersangkutan untuk keperluan (misal audit medis, audit kematian dan

audit keperawatan), serta pembuat laporan penyakit dan laporan kematian

berdasarkan indeks penyakit, operasi dan sebab kematian.

3. Analising dan Reporting

Analising dan reporting adalah salah satu bagian dalam rekam medis

yang tugasnya mengumpulkan data kegiatan dari unit pelayanan kesehatan.

Berfungsi untuk menganalisa semua data rekam meis yang masuk ke unit

rekam medis untuk diolah menjadi sebuah informasi yang disajikan alam

bentuk laporan guna mengambil keputusan manajemen.

4. Filing

Bagian filing merupakan salah satu bagian dalam unit rekam medis.

Peran dan fungsi dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai penyimpan

DRM, penyedia DRM untuk berbagai keperluan, pelindungan arsip-arsip

DRM terhadap kerahasiaan isi data rekam medis dan perlindungan arsip-

arsip DRM terhaap bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi. RSUP Dr.

Sardjito dalam penjajarannya menggunakan sistem terminal digit filing

(TDF) yaitu menggunakan dua digit angka terakhir sebagai pedoman. Selain
 19

menggunakan dua digit angka terakhir rumah sakit tersebut juga

menggunakan sistem kode warna (coding color) dalam proses

penyimpanan. Warna-warna ini digunakan sesuai nomor rekam medis dua

digit yang ditempelkan pada map atau folder bagian depan. Dan kode-kode

warna itu adalah :

Tabel 2.1 Kode warna pada dokumen rekam medis

Kode Warna Keterangan Nomor Rekam Medis

Ungu 0

Orange 1

Hijau tua 2

Biru muda 3

Pink 4

Coklat 5

Hijau muda 6

Biru tua 7

Kuning 8

Merah 9

Guna mempermudah pengambilan dokumen rekam medis , maka

setiap dokumen harus disisipkan tracer (kartu penunjuk ke mana dokumen

keluar) terlebih dahulu. Warna tracer yang digunakan adalah :

a. Hijau dan biru : Rawat Jalan

b. Merah dan Orange : Penelitian

c. Hitam : Penggabungan
 20

5. Medikolegal

Medikolegal adalah suatu ilmu terapan yang melibatkan dua aspek ilmu

yaitu medico yang berarti ilmu kedokteran dan -legal yang berarti ilmu

hukum. Medikolegal berpusat pada standar pelayanan medis dan standar

pelayanan operasional dalam bidang kedokteran dan hukum – hukum yang

berlaku pada umumnya dan hukum – hukum yang bersifat khusus seperti

kedokteran dan kesehatan pada khususnya.

a. Surat Asuransi

Apabila pasien masuk kerumah sakit dengan membawa surat asuransi

maka pasien wajib membawa surat-surat lainnya yaitu :

1) Surat permohonan dari kantor polisi yang ditunjukan ke rumah

sakit

2) Surat kuasa, adapun pengisian surat kuasa, jika:

a) Diisi oleh pasien maka harus dilampirkan foto copy KTP

pasien beserta materai 6000

b) Diisi oleh ahli waris, jika:

(1) Suami dan istri harus dilengkapi akta nikah

(2) Orang tua dan anak harus di lengkapi akta kelahiran

b. Surat Jasa Raharja

Apabila pasien datang kerumah sakit dengan membawa surat jasa

raharja, maka persyaratannya sama dengan persyaratannya yang

ditunjukan pada pasien yang membawa surat asuransi namun

permohonan diwajibkan datang sendiri dan mengisi formulir :

 21

1) Jika pasien sendiri maka dilampirkan foto copy KTP pasien dengan

materai 6000

2) Jika ahli waris:

a) Suami dan Istri diminta melengkapi akta nikah

b) Orang Tua dan Anak diminta melengkapi akta kelahiran

c. Duplikat surat kematian

Apabila pemohon ingin meminta duplikat syarat kematian sudara

dan kerabat dari rumah sakit maka pemohon wajib memenuhi

persyaratan dari rumah sakit. Adapun persyaratan sama dengan pada

surat asuransi namun wajib dilampirkan surat lain diantaranya:

1) Laporan kehilangan dari kantor polisi

2) Foto copy perincian rawat inap

3) No. Rekam Medis pada rawat jalan

d. Duplikat surat kelahiran

Untuk meminta duplikat surat kelahiran,adapun persyaratan yang

ditunjukan kepada sama dengan persyaratan yang ditunjukan kepada

pemohon sama dengan persyaratan yang diajukan kepada pemohon

yang meminta duplikat surat kematian.

6. Penelitian

Penelitian yang dilakukan di RSUP Dr. Sardjito berupa penlitian

perorangan, kelompok dan institusi. Untuk melakukan penelitian di

lingkungan RSUP Dr. Sardjito seseorang, kelompok atau institusi tersebut

ternaungi dalam suatu perjanjian kerjasama. Jika institusi tersebut

merupakan institusi pendidikan, maka harus telah terakreditasi minimal B

 22

oleh BAN-PT atau LEM-PTKes. Setiap orang yang akan melakukan

penelitian, terlebih dahulu harus mendapatkan surat persetujuan ethical

clearance dari Komisi Etik. Setiap penelitian yang dilakukan di lingkungan

RSUP Dr. Sardjito wajib menulisakan RSUP Dr. Sardjito pada judul

penelitian. Dari penelitian yang dilakukan, penelitian yang terbaik akan

dimasukkan ke Jurnal Penelitian RSUP Dr. Sardjito setiap tahunnya.

 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Setelah melaksanakan kunjungan lapangan ke RSUP Dr. Sardjito

Yogyakarta, penulis mendapatkan berbagai banyak ilmu pengetahuan dan

wawasan. Adapun kesimpulan dari kunjungan ini yaitu :

1. Berdasarkan surat keputusan menteri kesehatan RI No.

1174/MENKES/SK/X/2004 RS Dr. Sardjito menjadi rumah sakit

pemerintah tipe A.

2. Sistem penamaan yang digunakan yaitu menggunakan sistem nama sendiri,

sesuai dengan kartu identitas seperti KTP.

Sistem penomoran yang digunakan yaitu menggunakan Unit Numbering

System.Sistem penjajaran yang digunakan yaitu Terminal Digit Filing

(TDF) dan kode warna.Sistem penyimpanan dokumen menggunakan sistem

sentralisasi.Sistem pemusnahannya baru dilakukan satu kali yaitu pada

tahun 2013.

3. Tempat pendaftaran rawat jalan, rawat ianap, gawat darurat bertanggung

jawab penuh terhadap penerimaan atau pendaftaran pasien baik itu pasien

dengan jaminan atau tanpa jaminan.

23
 24

B. Saran

Saran yang ingin penulis sampaikan kepada RSUP Sardjito Yogyakarta setelah

mengikuti kunjungan lapangan:

1. RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta diharapkan dapat menjaga dan

meningkatkan kualitas dan kuantitas pelayanan di RS.

2. Kedepannya diharapkan agar kerja sama antara RSUP Dr. Sardjito

Yogyakarta dan Universitas Duta Bangsa Surakarta dapat terjalin dengan

baik.

3. RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta diharapkan untuk rutin melakukan retensi

untuk melonggarkan rak filing.

 DAFTAR PUSTAKA

Nurjanah Khoiru Nisa. 2015. Pengelolaan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di
Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sarjito Yogyakarta. Tinjauan Terhadap
Sistem dan Subsistem Rekam Medis. [Laporan Kunjungan Lapangan]. Surakarta:
Apikes Citra Medika.

Sardjito. 2015. Alur Pendaftaran. https://sardjito.co.id. Diakses Tanggal 25 Januari

2019 Pukul 11.00 WIB.

Sardjito. 2015. Profil Sejarah. https://sardjito .co.id/profil/sejarah/. Diakses Tanggal

25 Januari 2019 Pukul 10.15 WIB.

Sardjito. 2015. Profil visi dan misi. https://sardjito.co.id/profil/visi-dan-misi/. Diakses

Tanggal 25 Januari 2019 Pukul 10.31 WIB.

Sardjito. 2015. Bagian Pendidikan dan Penelitian (DIKLIT).

https://sardjito.co.id/layanan/bagian-pendidikan-dan-penelitian-diklit/.
Diakses Tanggal 30 Januari 2019 Pukul 13.00 WIB
LAMPIRAN
Lampiran 1

Struktur Organisasi Rumah Sakit

Lampiran 2

Struktur Organisasi Rekam Medis RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta

Kepala Instalasi

Penanggung Jawab Kepala Pelayanan

SDM Logistik Pelaporan

Lampiran 4

DOKUMENTASI

1. Foto Kegiatan Kunjungan Lapangan Per Bagian

Gambar 1. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

Gambar 2. Tempat Pengiriman Dokumen Rekam Medis

Gambar 3. Tempat Pendaftaran Mandiri Pasien BPJS

Gambar 4. Tempat Pelayanan Surat Keterangan Medis
Gambar 5. Tempat Penelitian Dokumen Rekam Medis

Gambar 6. Tempat Scan Dokumen Rekam Medi

2. Lampiran Pendukung Lainnya

Gambar : Foto Bersama Kelas 1D dengan Kepala Instalasi Catatan Medis

RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta