PANDUAN SIAK

Universitas Pendidikan Indonesia

Sistem Pewalian
Online
(Untuk Dosen)
Versi 1.1
 Daftar Isi
1. Pendahuluan ................................................................................................................................... 2
2. Sistem Perwalian Online (Untuk Dosen) ......................................................................................... 2
3. Login ................................................................................................................................................ 3
4. Lihat Biodata Mahasiswa ................................................................................................................ 5
5. Lihat Transkrip Mahasiswa ............................................................................................................. 6
6. Lihat Usulan Kontrak Kuliah ............................................................................................................ 7
7. Catatan Perwalian ........................................................................................................................... 9
8. Pesan ............................................................................................................................................. 10

Daftar Gambar
Gambar 1. Form Login............................................................................................................................. 3
Gambar 2. Halaman Setelah Login .......................................................................................................... 4
Gambar 3. Filtering Data Mahasiswa ...................................................................................................... 5
Gambar 4. Menu Mahasiswa .................................................................................................................. 5
Gambar 5. Biodata Mahasiswa ............................................................................................................... 6
Gambar 6. Transkrip Mahasiswa ............................................................................................................ 7
Gambar 7. Usulan Kontrak ...................................................................................................................... 8
Gambar 8. Pilih Mata Kuliah untuk Acc .................................................................................................. 8
Gambar 9. Acc Mata Kuliah..................................................................................................................... 8
Gambar 10. Status Perwalian Sudah Selesai ........................................................................................... 9
Gambar 11. Catatan Perwalian ............................................................................................................. 10
Gambar 12. Baca dan Kirim Pesan ........................................................................................................ 10
S I S T E M P E R W A L I A N O N L I N E ( U N T U K D O S E N )

1. Pendahuluan
Sistem perwalian online merupakan sebuah sistem yang dibangun oleh Universitas
Pendidikan Indonesia untuk mempermudah sivitas akademika UPI dalam menyelenggarakan
aktivitas akademik.

Sistem perwalian online tersebut terdiri dari 3 modul utama yaitu:

A. Sistem perwalian online untuk program studi/jurusan. Sistem ini digunakan oleh ketua
program studi atau ketua jurusan untuk melakukan setup dosen wali bagi mahasiswa
yang belum mempunyai dosen wali atau untuk melakukan peubahan dosen wali
mahasiswa. Selain itu, dalam sistem ini ketua prodi/ketua jurusan dapat melihat laporan
penyebaran perwalian, mulai dari jumlah siswa perdosen wali berikut progress perwalian
mahasiswa (kontrak kuliah) untuk masing-masing dosen.
B. Sistem perwalian online untuk dosen. Sistem ini digunakan oleh dosen wali untuk
melakukan verifikasi dan persetujuan kontrak kuliah yang akan berjalan yang diajukan
oleh mahasiswa bimbinganya. Dengan menggunakan sistem ini, dosen dapat melihat
profil mahasiswa bimbinganya, melihat transkrip sementara dan IPK mahasiswa
bimbinganya serta memberikan pesan (online – tidak real time) kepada mahasiswa
bimbinganya.
C. Sistem kontrak kuliah online untuk mahasiswa. Sistem kontrak kuliah online digunakan
oleh mahasiswa untuk melakukan perencanaan kontrak kuliah (FRS) berdasarkan hak dan
kewajibanya sebagai mahasiswa. Dengan menggunakan sistem ini mahasiswa dapat
melihat mata kuliah yang ditawarkan oleh prodi/jurusan masing-masing untuk dipilih
oleh mahasiswa sebagai mata kuliah yang akan dikontrak. Selain itu mahasiswa dapat
melihat transkrip sementara, IPK, mengirimkan pesan ke dosen wali (online – tidak real
time) dan persetujuan kontrak kuliah oleh dosen walinya.

2. Sistem Perwalian Online (Untuk Dosen)

Seperti yang telah diutarakan di atas, sistem perwalian untuk dosen dapat digunakan untuk
melihat data mahasiswa bimbinganya dan melakukan Acc atas mata kuliah yang diajukan
oleh mahasiswa.

2
S I S T E M P E R W A L I A N O N L I N E ( U N T U K D O S E N )

Sistem perwalian ini bisa diakses menggunakan browser di alamat

https://siak.upi.edu/perwalian. Sistem ini berbasis web sehingga bisa diakses dimanapun
dan kapanpun selama komputer yang digunakan terkoneksi ke internet.

3. Login
Halaman yang pertama kali muncul ketika membuka alamat web
https://siak.upi.edu/perwalian adalah halaman login seperti pada gambar di bawah.

Gambar 1. Form Login

Untuk masuk ke sistem harus menggunakan username dan password yang digunakan untuk
akses internet.

Catatan: Jika terdapat kendala mengenai akun untuk masuk ke sistem ini, bisa langsung
menghubungi Direktorat TIK UPI.

Setelah login berhasil, maka akan muncul halaman seperti pada gambar di bawah ini

3
S I S T E M P E R W A L I A N O N L I N E ( U N T U K D O S E N )

Gambar 2. Halaman Setelah Login

Di bagian atas tercantum nama dosen, menu yang terdiri dari menu mahasiswa dan hasil
studi mahasiswa, di bagian tengah ke bawah terdapat daftar mahasiswa bimbinganya
beserta link untuk mengakases informasi mahasiswa yang berkaitan.

Hal lain yang bisa digunakan sebagai informasi untuk dosen wali adalah kolom Status, Data,
Usulan, Selesai dan Pesan.

- Kolom Status merupakan informasi status mahasiswa apakah masih aktif,

mengundurkan diri dan sebagainya.
- Kolom Data berisi link untuk melihat biodata, kontrak, transkrip dan perwalian.
- Kolom usulan akan menampilkan icon usulan mata kulian yang akan dikontrak oleh
mahasiswa, icon ini menunjukan ada mata kuliah yang diusulkan oleh mahasiswa
- Kolom selesai akan menampilkan icon ceklis jika mahasiswa sudah selesai
melaksanakan perwalian.
- Kolom pesan akan menampilkan icon pesan jika ada pesan baru yang belum dibaca
oleh dosen.

Jika jumlah mahasiswanya banyak, untuk menampilkan mahasiswa tertentu, dosen wali
dapat melakukan filtering data mahasiswa yang ditampilkan, hal ini dimaksudkan untuk
mempermudah dosen wali melihat data mahasiswa yang diinginkan. Untuk melakukan
filtering, tuliskan nim atau nama mahasiswa yang dimaksud pada judul kolom nim atau
mahasiswa.

4
S I S T E M P E R W A L I A N O N L I N E ( U N T U K D O S E N )

Gambar 3. Filtering Data Mahasiswa

Untuk sorting, klik tanda panah pada Judul Kolom, sehingga data yang ditampilkan akan
diurutkan berdasarkan kolom yang kita pilih.

4. Lihat Biodata Mahasiswa

Gambar 4. Menu Mahasiswa

Link biodata mahasiswa digunakan untuk melihat biodata detil mahasiswa bimbinganya. Klik
link biodata mahasiswa sehingga akan muncul jendela baru berisi halaman biodata
mahasiswa seperti gambar di bawah ini

5
S I S T E M P E R W A L I A N O N L I N E ( U N T U K D O S E N )

Gambar 5. Biodata Mahasiswa

Data biodata mahasiswa berisi informasi mengenai fakultas, program studi, jalur masuk,
alamat, nomor telepon beserta alamat email mahasiswa. Untuk menutup jendela biodata
mahasiswa, klik link “Close Windows”.

5. Lihat Transkrip Mahasiswa

Link Transkrip digunakan untuk melihat transkrip nilai masing-masing mahasiswa yang
dibimbing, sehingga dosen wali dapat memonitor perolehan nilai mata kuliah mahasiswa
serta dapat menjadi acuan untuk melakukan Acc terhadap mata kuliah yang diusulkan oleh
mahasiswanya. Jika link Transkrip di klik maka akan muncul jendela baru yang akan
menampilkan transkrip mahasiswa yang bersangkutan. Tampilan transkripnya seperti pada
gambar di bawah ini

6
S I S T E M P E R W A L I A N O N L I N E ( U N T U K D O S E N )

Gambar 6. Transkrip Mahasiswa

Tabel bagian atas menunjukan mata kuliah yang diajukan oleh mahasiswa dan tabel bagian
bawah menunjukan transkrip mahasiswa secara kesuluruhan.

6. Lihat Usulan Kontrak Kuliah

Usulan kontrak kuliah adalah mata kuliah yang diusulkan oleh mahasiswa. Usulan ini
merupakan proses awal dari perwalian kontrak kuliah. Dosen wali diharapkan melakukan
pemeriksaan secara menyeluruh terhadap usulan mata kuliah yang diajukan oleh
mahasiswa, baik itu terkait dengan IPK, mata kuliah prasarat yang harus lulus, jumlah sks
yang diusulkan dan lain-lain.

Tampilan dari usulan kontrak kuliah mahasiswa terlihat seperti pada gambar di bawah ini

7
S I S T E M P E R W A L I A N O N L I N E ( U N T U K D O S E N )

Gambar 7. Usulan Kontrak

Untuk melakukan Acc mata kuliah, klik/ceklis mata kuliahnya pada kolom pilih kemudian klik
tombol yang tersedia di bawah, bisa klik “Acc Yang Dipilih” atau tombol yang lain, sehingga
jika sudah di klik tombolnya tampilanya akan muncul seperti gambar di bawah

Gambar 8. Pilih Mata Kuliah untuk Acc

Gambar 9. Acc Mata Kuliah

Jika sudah di Acc, status mata kuliah pada halaman mahasiswa akan secara otomatis akan
berubah menjadi Acc, dan mahasiswa tidak bisa membatalkan mata kuliah yang sudah di
Acc tersebut, kecuali Acc mata kuliahnya dibatalkan oleh dosen wali.

8
S I S T E M P E R W A L I A N O N L I N E ( U N T U K D O S E N )

Catatan: Selama status perwalian belum selesai, dosen bisa melakukan peubahan
Acc atas mata kuliah yang diajukan mahasiswa. Jika statusnya sudah selesai, maka
mata kuliah yang diusulkan oleh mahasiswa tidak bisa diubah.

Status perwalian bisa dilihat di halaman depan setelah login apakah sudah selesai atau
belum, contohnya seperti pada gambar berikut:

Gambar 10. Status Perwalian Sudah Selesai

Tanda Ceklis pada kolom Selesai menunjukan bahwa proses perwalian untuk mahasiswa
yang bersangkutan sudah selesai (tanda ceklis ini akan muncul apabila mahasiswa
menyetujui acc rencana studi dari dosen wali dan menekan tombol selesai sebagai terminasi
proses pengusulan rencana studi).

7. Catatan Perwalian
Fitur catatan perwalian digunakan oleh dosen wali untuk mencatat hal-hal yang dianggap
perlu dicatat oleh dosen terkait dengan perwalian yang dilakukan. Catatan ini hanya bisa
diisi oleh dosen wali dan mahasiswa hanya bisa membaca catatan tersebut.

Catatan perwalian ini berbeda dengan pesan, dimana pesan dilakukan dua arah sedangkan
catatan perwalian hanya bisa diisi oleh dosen. Kemudian pesan akan muncul selama
semester berlangsung, artinya jika semester aktif selesai, dan kontrak kuliah semester
selanjutnya aktif, maka pesan akan di set ke semester yang akan berlangsung dan pesan
semester sebelumnya tidak akan muncul, sedangkan catatan perwalian akan terus muncul
di halaman dosen wali sebagai data historis.

Untuk melihat catatan perwalian klik link perwalian pada halaman depan lihat Gambar 4.
Menu Mahasiswa, maka akan muncul jendela baru catatan perwalian seperti pada gambar
di bawah

9
S I S T E M P E R W A L I A N O N L I N E ( U N T U K D O S E N )

Gambar 11. Catatan Perwalian

Utuk menambahkan catatan, klik icon dengan tanda +, untuk melakukan peubahan, klik icon
dengan tanda pensil dan untuk menghapus, klik icon dengan tanda -.

8. Pesan
Fitur pesan dapat digunakan oleh dosen wali dan mahasiswa untuk berkomunikasi
mengenai proses perwalian kontrak kuliah.

Pesan ditujukan untuk masing-masing mahasiswa, untuk dapat melihat dan menulis pesan,
klik link kontrak di masing-masing mahasiwa, sehingga muncul jendela baru mengenai
kontrak. Di bagian bawah halaman kontrak, ada form isian untuk mengirim pesan ke
mahasiswa seperti pada gambar di bawah ini

Gambar 12. Baca dan Kirim Pesan

10