RANCANGAN AKTUALISASI

MEMAKSIMALKAN PENGELOLAAN NOTULEN RAPAT

MENGGUNAKAN TRANSKRIP INSTAN

DISUSUN OLEH :

CRISTOPORUS LEONARD BELEKUBUN, S.I.Kom

NDH : 01.B/LatsarGol. III XVII/PROV MALUKU/2021

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN XVII

LINGKUP PEMERINTAH KABUPATEN MALUKU TENGGARA DAN
KABUPATEN MALUKU BARAT DAYA TAHUN 2021

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

PROVINSI MALUKU
AMBON 2021
 LEMBAR PERSETUJUAN

RANCANGAN AKTUALISASI

MEMAKSIMALKAN PENGELOLAAN NOTULEN RAPAT

MENGGUNAKAN TRANSKRIP INSTAN

DISUSUN OLEH :

CRISTOPORUS LEONARD BELEKUBUN, S.I.Kom

NDH : 01B/LATSAR CPNS GOL III-XVII/2021

Pelatihan Dasar CPNS Golongan III Angkatan XVII

Lingkup Pemerintah Kabupaten Maluku Tenggara & Kabupaten Maluku Barat
Tahun 2021

Telah disetujui untuk diseminarkan

PadaTanggal, 14 Agustus 2021
Di Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Maluku

Coach

Dra. P. E. Kakisina, M.Si

NIP. 19651201 198910 1 001
Penguji,
 LEMBAR KONSUTASI

COACH: Dra. PENINA E. KAKISINA, M.Si

NAMA : CRISTOPORUS LEONARD BELEKUBUN, S.I.Kom

UNIT KERJA BAGIAN PROTOKOL DAN KOMUNIKASI PIMPINAN
: SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN MALUKU
TENGGARA
LAPORAN MEMAKSIMALKAN NOTULEN RAPAT MENGGUNAKAN
RANCANGAN TRANSKRIP INSTAN
AKTUALISASI

Topik Yang Media Paraf

No Hari/ Tanggal Tindak Lanjut
Dikonsultasikan Konsultasi Coach

Menrancang
1. Minggu, 08/08/201 Perkenalan Zoom
Aktualisasi

Menindak
2 Senin, 09/08/2021 Identifikasi Isu Tatap Muka
lanjuti Arahan

Menentukan Isu Menindak

3. Selasa, 10/08/2021 Tatap Muka
Prioritas lanjuti Arahan

Gagasan Pemecah Menindak

4. Rabu, 11/08/2021 Tatap Muka
Isu lanjuti Araha

Menindak-
5. Kamis, 12/08/2021 Bimbingan Bab III Tatap Muka
lanjuti arahan

Menindaklanjuti
6. Jumat, 13/08/2021 Bimbingan Bab III Tatap Muka
Arahan

Finalisasi Rancangan Menindaklanjuti

7. Sabtu, 14/08/2021 Tatap Muka
Aktualisasi Arahan

Coach Peserta Latsar

Dra. P. E. KAKISINA, M.Si C. L. BELEKUBUN, S.I.Kom

NIP. 19651201 198910 1 001 NIP. 19900531 202012 1 003
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Aparatur Sipil Negara mempunyai peran yang amat penting dalam rangka
menciptakan masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern, demokratis,
makmur, adil, dan bermoral tinggi dalam menyelenggarakan pelayanan kepada
masyarakat secara adil dan merata, menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan
penuh kesetiaan kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar Tahun 1945.
Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan yang dicita-citakan oleh bangsa
Indonesia.

Berbagai tantangan yang dihadapi oleh Aparatur Sipil Negara (ASN) dalam
mencapai tujuan tersebut semakin banyak dan berat, baik berasal dari luar maupun
dalam negeri yang menuntut Aparatur Sipil Negara (ASN) untuk meningkatkan
profesionalitasnya dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Dalam rangka
pelaksanaan cita-cita bangsa dan mewujudkan tujuan Negara, perlu dibentuk Aparatur
Sipil Negara (ASN) yang memiliki integritas, professional, netral dan bebas dari
intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN), serta
mampu menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat dan mampu
menjalankan peran sebagai unsur perekat dan pemersatu bangsa sebagaimana
tercantum dalam Pancasila dan UUD 1945.

Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN),

Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri
Sipil (PNS), dan Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2020 tentang Perubahan atas
Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri
Sipil (PNS), mengamatkan Instansi Pemerintah wajib memberikan Pelatihan Dasar
(Latsar) terintegrasi bagi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) selama 1 (satu) tahun
masa percobaan.

Tujuannya adalah untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat, dan

motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan
bertanggungjawab, serta memperkuat profesionalisme dan kompetensi bidang. Selain
itu Pelatihan Dasar ini bertujuan agar dapat meningkatkan kompetensi CPNS dalam

1|Page
menjalankan peran dan fungsinya serta mengedepankan penguatan nilai-nilai dan
pembangunan karakter dalam mencetak ASN.

Untuk mewujudkan ASN yang berkualitas, perlu ditetapkan profesi yang memiliki
kewajiban untuk mengelola dan mengembangkan dirinya dan wajib
mempertanggungjawabkan kinerjanya. Oleh karena itu, Pelatihan Dasar dianggap
penting untuk menanamkan Nilai-Nilai Dasar ASN yaitu ANEKA (Akuntabilitas,
Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi), Manajemen ASN,
Whole of Government (WoG) dan Pelayanan Publik yang menjadi pedoman ASN
menjalankan tugas dan wewenangnya di tempat kerja.

Dalam melaksanakan tugas, selama enam bulan di Bagian Protokol dan

Komunikasi Pimpinan pada Sekretariat Daerah Kabupaten Maluku Tenggara, terkait
pengelolaan notulen rapat berdasarkan peraturan yang berlaku agar diperoleh
dokumen data yang valid dan dapat dipertanggungjawabkan, penulis melihat belum
optimalnya pengelolaan notulen rapat, yang disebabkan oleh terbatasnya jumlah SDM
yang dimiliki oleh unit kerja tersebut sehingga mempengaruhi pencapaian nilai
SAKIP Kabupaten yang saat ini dirasakan masih belum memuaskan karena dalam
penulisan notulen masih secara manual.

Berdasarkan hal tersebut, yang kemudian melatarbelakangi penulis selaku CPNS

Kabupaten Maluku Tenggara yang sedang mengikuti pendidikan dan pelatihan dasar
CPNS golongan III di Balai Diklat BPSDM Provinsi Maluku ini untuk menyusun
Rancangan Aktualisasi terkait Isu yang terjadi di lingkungan kerja penulis yaitu
kurang optimalnya pengelolaan notulen rapat pada bagian Protokol dan Komunikasi
pimpinan.

B. Tujuan Aktualisasi

Tujuan dari kegiatan aktualisasi nilai-nilai dasar ASN adalah:

1. Mampu menerapkan nilai-nilai akuntabilitas sehingga memiliki tanggungjawab

dan integritas terhadap apa yang dikerjakan
2. Mampu menerapkan nilai-nilai nasionalisme sehingga bekerja atas dasar semangat
nilai-nilai Pancasila
3. Mampu menerapkan nilai-nilai Etika Publik sehingga menciptakan lingkungan
kerja yang harmonis dan kondusif

2|Page
4. Mampu menerapkan nilai-nilai Komitmen Mutu sehingga dapat mewujudkan
pelayanan prima terhadap masyarakat
5. Mampu menerapkan nilai-nilai Anti Korupsi sehingga dapat mewujudkan sikap
jujur dan tidak mengambil keputusan berdasarkan kepentingan pihak tertentu.

C. Ruang Lingkup Aktualisasi

Adapun ruang lingkup atau batasan dalam tahap aktualisasi ini adalah sebagai berikut:

1. Menerapkan Nilai-nilai dasar profesi PNS yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme,

Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi. Memahami peran dan
kedudukan PNS dalam bingkai NKRI yaitu sebagai Pelaksana Kebijakan Publik,
Pelayan Publik, Perekat dan Pemersatu Bangsa.
2. Kegiatan yang akan dilakukan selama Aktualisasi yaitu sesuai dengan rancangan
aktualisasi yaitu 4 (empat) kegiatan dalam upaya pemecahan masalah Belum
Optimalnya Pengelolaan Notulen Rapat Pada Bagian Protokol dan Komunikasi
Pimpinan Sekretariat Daerah Kabupaten Maluku Tenggara.
3. Waktu Pelaksanaan Aktualisasi ini dilaksanakan berdasarkan Kalender Pelatihan
dan Pendidikan Dasar CPNS Golongan III Angkatan XVII Tahun 2021, mulai dari
Tanggal 25 Juli 2021 s/d 22 September 2021, dengan rincian sebagai berikut :
a. On Campus mulai tanggal 26 Juli 2021 s/d 14 Agustus 2021 bertempat di
Balai Diklat Badan Pengembangan Sumber Daya Manusi (BPSDM) Provinsi
Maluku
b. Off Campus mulai tanggal 16 Agustus 2021 s/d 18 September 2021 bertempat
di Sub Bagian Dokumentasi Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan
Sekretariat Daerah Kabupaten Maluku Tenggara
c. On Campus mulai tanggal 20 s/d 22 September 2021 bertempat di Balai Diklat
Badan Pengembangan Sumber Daya Manusi (BPSDM) Provinsi Maluku

D. Manfaat Aktualisasi
Manfaat Aktualisasi calon PNS pada kegiatan ini adalah berperan untuk
memberikan pelayan publik yang professional dan berkualitas. Dalam mewujudkan
fungsi ASN sebagai Pelayan Publik yang professional, diindikasikan dengan
kemampuan mengaktualisasikan lima nilai dasar yaitu:

3|Page
a. Kemampuan mewujudkan akuntabilitas dalam melaksanakan tugas jabatannya;
b. Kemampuan mengedepankan kepentingan nasional dalam pelaksanaan tugas
jabatannya;
c. Kemampuan menjunjung tinggi standar etika publik dalam pelaksanaan tugas
jabatannya;
d. Kemampuan berinovasi untuk peningkatan mutu pelaksanaan tugas jabatannya;
e. Kemampuan untuk tidak korupsi dan mendorong percepatan pemberantasan
korupsi di lingkungan instan.

4|Page
 BAB II
UNIT KERJA

A. Gambaran Umum Organisasi

a. Profile Instansi

Sekretariat Daerah Kabupaten atau sering disebut SETDA Kab merupakan unsur
pembantu Kepala Daerah yang dipimpin oleh Sekretaris Daerah. Sekretaris Daerah
bertugas membantu Kepala Daerah dalam menyusun kebijakan dan
mengkoordinasikan Dinas Daerah dan lembaga teknis Daerah. Dalam pelaksanaan
tugas dan kewajibannya, Sekretaris Daerah bertanggung jawab kepada Kepala
Daerah. Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Maluku Tenggara
berdasarkan Peraturan Bupati Nomor 87 Tahun 2019 tentang Kedudukan, Susunan
Organisasi, Tugas dan Fungsi, serta Tata Kerja Sekretariat Daerah Kabupaten Maluku
Tenggara adalah sebagai berikut:

a. Sekretaris Daerah
b. Asisten Sekretaris Daerah
c. Kepala Bagian
d. Kepala Sub Bagian
e. Kelompok Jabatan Fungsional

Sekretaris Daerah dibantu 3 (tiga) orang Asisten yaitu Asisten Pemerintahan,

Asisten Perekonomian dan Pembangunan, serta Asisten Administrasi dan Umum.
Adapun ruang lingkup tugas Asisten Sekretaris Daerah, adalah sebagai berikut :

1. Asisten Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat dibantu oleh:

a) Bagian Pemerintahan, yang terdiri atas:
1) Sub Bagian Administrasi Pemerintahan;
2) Sub Bagian Administrasi Kewilayahan;
3) Sub Bagian Kerjasama dan Otonomi Daerah.
b) Bagian Kesejahteraan Rakyat, yang terdiri atas:
1) Sub Bagian Bina Mental Spiritual;
2) Sub Bagian Kesejahteraan Sosial;
3) Sub Bagian Kesejahteraan Masyarakat.
c) Bagian Hukum, yang terdiri atas:
1) Sub Bagian Perundang-Undangan;

5|Page
 2) Sub Bagian Bantuan Hukum;
3) Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi.
2. Asisten Perekonomian dan Pembangunan dibantu oleh:
a) Bagian Perekonomian dan Sumber Daya Alam, yang terdiri atas:
1) Sub Bagian Pembinaan BUMD dan BLUD;
2) Sub Bagian Perekonomian;
3) Sub Bagian Sumber Daya Alam.
b) Bagian Administrasi Pembangunan, yang terdiri atas:
1) Sub Bagian Penyusunan Program;
2) Sub Bagian Pengendalian Program;
3) Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan.
c) Bagian Pengadaan Barang dan Jasa, yang terdiri atas:
1) Sub Bagian Pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa;
2) Sub Bagian Pengelolaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik;
3) Sub Bagian Pembinaan dan Advokasi Pengadaan Barang dan Jasa.
3. Asisten Administrasi Umum dibantu oleh:
a) Bagian Umum, yang terdiri atas:
1) Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan, Staf Ahli dan Kepegawaian;
2) Sub Bagian Keuangan;
3) Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan.
b) Bagian Organisasi, yang terdiri atas:
1) Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan;
2) Sub Bagian Pelayanan Publik dan Tata Laksana;
3) Sub Bagian Kinerja dan Reformasi Birokrasi.
c) Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan, yang terdiri atas:
1) Sub Bagian Protokol;
2) Sub Bagian Komunikasi Pimpinan;
3) Sub Bagian Dokumentasi Pimpinan.

b. Tugas dan Fungsi

1. Sekretaris Daerah
a) Tugas

6|Page
Membantu Bupati dalam penyusunan kebijakan dan pengoordinasian
administratif terhadap pelaksanaan tugas Perangkat Daerah serta pelayanan
administratif.
b) Fungsi
1) Pengoordinasian penyusunan kebijakan Daerah;
2) Pengoordinasian pelaksanaan tugas satuan kerja Perangkat Daerah;
3) Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Daerah;
4) Pelayanan administratif dan pembinaan aparatur sipil negara pada
perangkat Daerah; dan
5) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan
tugas dan fungsinya.
2. Asisten Administrasi Umum
a) Tugas :
Membantu Sekretaris Daerah dalam pelaksanaan kebijakan,
penyusunan kebijakan daerah dan pengoordinasian penyusunan
kebijakan daerah di bidang umum, organisasi, protokol dan komunikasi
pimpinan.
b) Fungsi :
1) Pelaksanaan kebijakan di bidang umum, protokol dan komunikasi
pimpinan;
2) Penyusunan kebijakan daerah di bidang organisasi;
3) Pengoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah di bidang
organisasi;
4) Penyiapan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang umum,
organisasi, protokol dan komunikasi pimpinan;
5) Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah di bidang
organisasi;
6) Penyiapan pelaksanaan pembinaan administrasi dan asn pada instansi
daerah; dan
7) Pelaksaaan fungsi lain yang diberikan oleh sekretaris daerah dibidang
umum, organisasi, protokol dan komunikasi pimpinan yang berkaitan
dengan tugasnya.

7|Page
 Berikut adalah struktur organisasi Sekretaria Daerah Kabupaten
Maluku Tenggara

8|Page
 Bagan 2.1
Struktur Organsisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Maluku Tenggara

SEKERTARIS DAERAH

Asisten
Asisten
Kelompok Jabatan Pemerintahan &
Perekonomian &
Fungsional Kesejahteraan
Pembangunan
Rakyat

Bagian Bagian Bagian

Bagian Bagian Pengadaan
Kesejateraan Bagian Hukum Perekonomian & Administrasi Bagian
Pemerintahan Barang & Jasa
Rakyat Sda Pembangunan

Su
Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian
b. Unit
Administrasi KerjaSub Bagian Bina
Mental Spiritual
Perundang- Pembinaan BUMD Penyusunan Pengelolaan
Us
S
Pemerintahan undangan dan BLUD Program Barang dan Jasa
K
Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Daerah adalah salah satu unit kerja
yang
Sub Bagianberada dibawah
Sub Bagian instansi Sekretariat Daerah Kabupaten Maluku
Sub Bagian Sub Bagian
Sub Bagian Tenggara.
Sub Bagian
Administrasi Kesejahteraan Pengendalian Pelayanan
Bantuan Hukum Perekonomian
Kewilayahan Sosial Keputusan Bupati nomor 87 Tahun 2019 tentang
Dibentuk melalui Surat ProgramKedudukan,Pengadaan

susunan Organisasi, Tugas dan fungsi serta tata kerja sekretariat daerah Kabupaten
Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian Sub
Sub Bagian
Maluku& Tenggara.
Kerjasama BerdasarkanDokumentasi
Kesejahteraan surat keputusan
dan tersebut,
Sumber dijelaskan
Daya Alam bahwa
Evaluasi dan unit Pembinaan
ini dan
Otonomi Daerah Masyarakat Informasi Pelaporan Advokasi P
mempunyai tugas pokok dan fungsi yaitu melaksanakan sebagian tugas Asisten
Administrasi Umum dalam penyiapan pelaksanaan kebijakan, pengoordinasian
pelaksanaan tugas perangkat daerah, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan
daerah di bidang protokol, komunikasi pimpinan, dan dokumentasi.

Unit kerja ini mempunyai 3 sub bagian yaitu: 1) sub bagian protokol; 2) subbagian
komunikasi pimpinan; dan 3) subbagian dokumentasi. Jumlah sumber daya manusia
pada unit kerja tersebut terdiri dari 12 Orang PNS, 2 Orang honorer dan 1 orang
sopir, dengan rincikan sebagai berikut:

Tabel 2.1
Jumlah Sumber Daya Manusia
Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan
Sekretariat Daerah Kabupaten Maluku Tenggara
menurut tingkat pendidikan

PENDIDIKAN Jumlah
No Unit Kerja
S3 S2 S1 D3 D2 SMA

9|Page
 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
1 Kepala Bagian 1 1
2 Kepala Sub Bagian Protokol 1 1
Kepala Sub Bagian
3 1 1
Komunikasi Pimpinan
Kepala Sub Bagian
4 1 1
Dokumentasi
5 Bendahara Pengeluaran 1 1
6 Staf Pelaksana 5 2 7
7 Tenaga Honore 1 1 2
8 Tenaga Supir 1 1
Total 2 9 4 15

c. Tugas dan Fungsi

Berikut adalah tugas dan fungsi Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan
Sekretariat Daerah Kabupaten Maluku Tenggara sesuai dengan Perataruran Bupati
Maluku Tenggara nomor 87 Tahun 2019 tentang .

a. Sub Bagian Protokol mempunyai bertugas untuk:

1) Menyusun program dan rencana kerja serta rencana kegiatan pada Subbagian
Protokol;
2) Mempelajari dan menelaah peraturan perundang-undangan yang terkait dengan
Subbagian Protokol;
3) Membagi tugas, memberi petunjuk, dan membimbing bawahannya dalam
melaksanakan tugasnya berdasarkan jabatan dan kompetensinya untuk
pemerataan dan kelancaran pelaksanaan tugas secara benar;
4) Meneliti, memeriksa dan mengawasi pelaksanaan tugas bawahan berdasarkan
arahan sebelumnya agar diperoleh hasil kerja yang optimal;
5) Menyusun bahan kebijakan teknis Subbagian Protokol sesuai dengan peraturan
perundang–undangan dan petunjuk teknis sebagai bahan kajian pimpinan;
6) Melaksanakan tata protokoler dalam rangka penyambutan tamu pemerintah
Daerah;
7) Menyiapkan bahan koordinasi dan/atau fasilitasi keprotokolan;

10 | P a g e
8) Menyiapkan bahan informasi acara dan jadwal kegiatan Bupati dan Wakil Bupati;
9) Menginformasikan jadwal dan kegiatan Pemerintah Daerah;
10) Melaksanakan koordinasi dan fasilitasi kegiatan Bupati dan Wakil Bupati;
11) Melaksanakan koordinasi dan evaluasi kesiapan sarana prasarana yang
berhubungan dengan upacara hari besar, pengambilan sumpah dan pelantikan
pejabat/pegawai;
12) Menyediakan sarana dan prasarana informasi kegiatan Bupati dan wakil Bupati
serta pimpinan yang menjadi lingkup tugasnya;
13) Menyusun bahan pembinaan dan kegiatan keprotokolan;
14) Melaksanakan penilaian dan prestasi kerja bawahan berdasarkan sasaran kerja
pegawai dan perilaku kerja sesuai ketentuan dalam rangka peningkatan karier,
pemberian penghargaan dan sanksi;
15) Mengevaluasi hasil pelaksanaan kegiatan Subbagian Protokol berdasarkan
program kerja yang ditetapkan;
16) Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Subbagian Protokol sesuai dengan hasil
pelaksanaan kegiatan sebagai wujud akuntabilitas dan transparansi pelaksanaan
tugas; dan
17) Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai perintah atasan

b. Sub Bagian Komunikasi Pimpinan bertugas untuk

1) Menyusun program dan rencana kerja serta rencana kegiatan pada Subbagian
Komunikasi Pimpinan;
2) Mempelajari dan menelaah peraturan perundang-undangan yang terkait dengan
Subbagian Komunikasi Pimpinan;
3) Membagi tugas, memberi petunjuk, dan membimbing bawahannya dalam
melaksanakan tugasnya berdasarkan jabatan dan kompetensinya;
4) Meneliti, memeriksa dan mengawasi pelaksanaan tugas bawahan;
5) Menyusun bahan kebijakan teknis Subbagian Komunikasi Pimpinan sesuai
dengan peraturan perundang–undangan dan petunjuk teknis sebagai bahan kajian
pimpinan;
6) Menjalin hubungan dengan berbagai pihak terkait pelaksanaan fungsi juru bicara
pimpinan Daerah;

11 | P a g e
7) Memberi bahan masukan kepada pimpinan Daerah tentang penyampaian
informasi tertentu;
8) Memberikan bahan informasi dan penjelasan kepada pihak-pihak terkait sesuai
dengan kebutuhan dan atau atas arahan pimpinan;
9) Menghimpun dan mengolah informasi yang bersifat penting dan mendesak sesuai
kebutuhan Bupati dan Wakil Bupati;
10) Menyiapkan dan menggandakan bahan materi rapat;
11) Menyiapkan dan menggandakan bahan materi kebijakan;
12) Menyusun konsep naskah sambutan dan pidato Bupati dan Wakil Bupati;
13) Melaksanakan penilaian dan prestasi kerja bawahan berdasarkan sasaran kerja
pegawai dan perilaku kerja sesuai ketentuan dalam rangka peningkatan karier,
pemberian penghargaan dan sanksi;
14) Mengevaluasi hasil pelaksanaan kegiatan Subbagian Komunikasi Pimpinan
berdasarkan program kerja yang ditetapkan;
15) Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Subbagian Komunikasi Pimpinan sesuai
dengan hasil pelaksanaan kegiatan sebagai wujud akuntabilitas dan transparansi
pelaksanaan tugas; dan
16) Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai perintah atasan.
c. Sub Bagian Dokumentasi Pimpinan bertugas untuk :
1) Menyusun program dan rencana kerja serta rencana kegiatan pada Subbagian
Dokumentasi Pimpinan;
2) Mempelajari dan menelaah peraturan perundang-undangan yang terkait dengan
Subbagian Dokumentasi Pimpinan;
3) Membagi tugas, memberi petunjuk, dan membimbing bawahannya dalam
melaksanakan tugasnya berdasarkan jabatan dan kompetensinya;
4) Meneliti, memeriksa dan mengawasi pelaksanaan tugas bawahan;
5) Menyusun bahan kebijakan teknis Subbagian Dokumentasi Pimpinan sesuai
dengan peraturan perundang–undangan dan petunjuk teknis sebagai bahan kajian
pimpinan;
6) Mendokumentasikan kegiatan Bupati dan Wakil Bupati;
7) Menyusun notulensi rapat Bupati dan Wakil Bupati;
8) Memfasilitasi peliputan media terhadap kegiatan Bupati dan Wakil Bupati;

12 | P a g e
9) Melaksanakan koordinasi pembinaan hubungan masyarakat, konferensi pers,
siaran pers (press release) dan peliputan;
10) Melaksanakan penilaian dan prestasi kerja bawahan berdasarkan sasaran kerja
pegawai dan perilaku kerja sesuai ketentuan dalam rangka peningkatan karier,
pemberian penghargaan dan sanksi;
11) Mengevaluasi hasil pelaksanaan kegiatan Subbagian Dokumentasi Pimpinan
berdasarkan program kerja yang ditetapkan;
12) Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Subbagian Dokumentasi Pimpinan sesuai
dengan hasil pelaksanaan kegiatan sebagai wujud akuntabilitas dan transparansi
pelaksanaan tugas; dan
13) Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai perintah atasan.

13 | P a g e
 Bagan 2.2
Struktur Organisasi Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan
Sekretariat Daerah Kabuapaten Maluku Tenggara

Kepala Bagian Protokol &

Komunikasi Pimpinan

Sub bagian Sub

Sub bagian Protokol
Komunikasi Dok
Pimpinan
Pimpinan Pim

Pelaksana Teknis P
Pelaksana Teknis

P
Pelaksana Teknis

P
Pe
R

Pada saat ini penulis memiliki ttugas sebagai berikut :

1) Melaksanakan program dan rencana kerja serta rencana kegiatan pada Sub
bagian Dokumentasi Pimpinan;
2) Mempelajari dan menelaah peraturan perundang-undangan yang terkait
dengan Sub bagian Dokumentasi Pimpinan;
3) Menjalankan tugas, mengikuti petunjuk, dan bimbingan atasan dalam
melaksanakan tugasnya berdasarkan jabatan dan kompetensinya;
4) melaksanakan tugas yang berikan atasan;
5) Membuat dokumentasi kegiatan Bupati dan Wakil Bupati;
6) Menyusun dan mengelola notulensi rapat;

14 | P a g e
7) Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Sub bagian Dokumentasi Pimpinan
sesuai dengan hasil pelaksanaan kegiatan sebagai wujud akuntabilitas dan
transparansi pelaksanaan tugas; dan
8) Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai perintah atasan.

d. Visi dan Misi

1. Visi

Visi merupakan gambaran kondisi ideal yang diinginkan pada pada masa
mendatang. Berpedoman pada arah Rencana Pembangunan Jangka Panjang
Daerah (RPJPD) Kabupaten Maluku Tenggara Tahun 2005-2025 dengan visi
“Terwujudnya Maluku Tenggara yang Maju, Adil dan Demokratis dalam
Masyarakat yang Religius Kultural”, dan dengan memperhatikan potensi,
karakteristik, permasalahan pembangunan dan isu strategis daerah maka Bupati
dan Wakil Bupati Maluku Tenggara periode 2019-2023 menetapkan visi:
“Terwujudnya Masyarakat Maluku Tenggara yang Mandiri, Cerdas, Demokratis,
dan Berkeadilan” Mandiri, adalah kondisi yang ditandai dengan kemampuan
keuangan daerah yang semakin kuat mendukung aktifitas penyelenggaraan
pemerintahan, pelaksanaan pembangunan dan pelayanan masyarakat,
mengedepankan pembangunan SDM yang berkualitas dan berintegritas,
memperkuat basis ekonomi daerah berdasarkan SDA dan berorientasi pada
kemampuan Laporan Kinerja Sekretariat Daerah Kabupaten Maluku Tenggara
Tahun 2020 7 daya saing yang kompetitif, meningkatnya kemampuan investasi
daerah, meningkatnya daya beli masyarakat, serta tersedianya berbagai
infrastruktur ekonomi yang memungkinkan berkembangnya kemampuan ekonomi
daerah dan masyarakat yang optimal. Cerdas, menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia, cerdas berarti sempurna perkembangan akal budi seseorang manusia
(untuk berfikir, mengerti), tajam piiran dan sempurna pertumbuhan tubunya. Yang
dimaksud dengan cerdas dalam Visi ini adalah, disamping cerdas intelektual, juga
cerdas mental spiritual, cerdas emosional dan cerdas sosial. Demokratis, adalah
Maluku Tenggara yang mendukung adanya partisipasi masyarakat, baik di dalam
perumusan, pelaksanaan maupun evaluasi kebijakan publik. Partisipasi rakyat
tersebut disertai dengan diakuinya HAM, kebebasan, solidaritas dan kesamaan,
sesuai dengan prosedur dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku. Berkeadilan, ditandai dengan terdistribusinya kegiatan dan hasil

15 | P a g e
 pembangunan secara merata antar wilayah sehingga akan secara perlahan
menghilangkan kesenjangan antar pulau Kei Kecil dan Kei Besar, sekaligus untuk
menghilangkan diskriminasi dan berbagai bentuk ketidakadilan yang ada di dalam
masyarakat.

2. Misi
Misi merupakan gambaran hal-hal yang harus dilaksanakan untuk mencapai
visi yang telah ditetapkan. Dengan memperhatikan seluruh aspek pembangunan
yang dibutuhkan dan langkah-langkah yang harus ditempuh untuk mencapai visi
tersebut di atas, maka ditetapkan 5 (lima) misi pembangunan Kabupaten Maluku
Tenggara Tahun 2019-2023, sebagai berikut:

1) Mengoptimalkan kinerja dan kapasitas Pemerintah Kabupaten Maluku

Tenggara;
2) Meningkatkan pembangunan sumber daya manusia dan perlindungan sosial;
3) Mengembangkan ekonomi kerakyatan yang berdaya saing;
4) Mempercepat pembangunan infrastruktur dalam rangka konektivitas; dan
Laporan Kinerja Sekretariat Daerah Kabupaten Maluku Tenggara Tahun
2020 8
5) Mengembangkan pembangunan berbasis kewilayahan dengan pendekatan
prosperity aproach berbasis budaya, kearifan lokal dan masyarakat hukum
adat.
e. Permasalahan

Seperti yang telah dijabarkan diatas bahwa, peran Bagian Protokol dan
Komunikasi memiliki tugas dan fungsi yang vital dalam mendukung penyelanggaran
pemerintahan yang dilakukan oleh Pimpinan Sekretariat Daerah Kabupaten Maluku
Tenggara. Sehingga, unit kerja ini memiliki agenda kegiatan yang banyak dan perlu
ditunjang dengan sumber daya yang memadahi agar dalam pelaksanaan tugas dan
fungsi dapat maksimal.

Namun, permasalahan yang dihadapi oleh unit kerja ini ialah terbatasnya jumlah
sumber daya manusia untuk melaksanakan seluruh agenda kegiatan dalam rangka
mendukung penyelenggaraan pemerintah oleh pimpinan Sekertariat Daerah
Kabupaten Maluku Tenggara. Hal ini berdampak pada pelaksanaan tugas dan

16 | P a g e
tanggung jawab sub-sub bidang terkhususnya sub bagian dokumentasi, yang salah
satu tugas subbagian ini ialah mengelola notulen rapat.

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis selama melaksanakan tugas

dalam kurun waktu enam bulan di sub bagian dokumentasi, Penulis menemukan
sejumlah permasalahan yaitu Kurang maksimalnya pengelolaan notulen. Hal ini
disebabkan oleh penulisan notulensi masih menggunakan cara manual, yaitu dengan
cara mendengar dan menyimak pembicaraan, kemudian menganalisis yang menjadi
poin penting pembicaraan dan menuliskan poin pembicaraan pada saat rapat
berlangsung secara bersamaan. Berkaitan dengan keterbatasan sdm pada unit kerja ini,
membuat pengelolaan notulen yang dilakukan oleh penulis tidak maksimal yang
dikarenakan konsenterasi penulis tidak optimal dan berdampak dalam penyusunan
notulen rapat dan menyebabkan kurang tertatanya arsip notulen rapat sehingga tidak
mudah untuk mendapatkan arsip tersebut pada saat dibutuhkan.

Untuk itu dalam menjawab persoalan tersentu, penulis berpendapat diperlukan

sebuah inovasi dengan memanfaatkan teknologi agar dalam pengelolaan notulen rapat
dapat maksimal. Teknologi di dapat berupa perangkat lunak yang mendukung
penyusunan notulen yang lebih efektif dan efisien. Adapun perangkat lunak yang
dimaksud oleh penulis ialah Transkrip Instan.

Transkirpsi Instan adalah aplikasi ponsel cerdas yang dikembangkan oleh Google
pada sistem operasi Android. Aplikasi tersebut berfungsi untuk mendapatkan text
melalui audio yang di konversikan secara real-time. Pada dasarnya, aplikasi ini dibuat
untuk memudahkan mereka yang memiliki keterbatasan pendengaran atau tuna rungu.
Namun selain itu, aplikasi ini juga dapat digunakan untuk memudahkan dalam
penulisan notulen pada sebuah rapat.

Sehingga menurut penulis dengan menggunakan aplikasi Transkripsi Instan dalam

penyusunan penulisan notulen rapat, dan pengelolaan notulen pada sub bagian
dokumentasi lebih efesien dari segi waktu dan tenaga.

17 | P a g e
 BAB III
RANCANGAN AKTUALISASI

A. IDENTIFIKASI ISU

Berdasarkan permasalahan pada bab sebelumnya, maka penulis dapat

mengidentifikasikan beberapa isu yang dapat dianalisa dan dipilih menjadi Core
Issue. Adapun isu yang teridentifikasi adalah sebagai berikut :
- Kurangnya jumlahsdmpada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan
- Kurang efektifnya penyusunan Notulen Rapat Pimpinan Daerah yang masih
menggunakan cara manual;
- Kurang tertatanya penyimpanan arsip Notulen Rapat Pimpinan.

B. ISU PRIORITAS :

Setelah mengidentifikasi isudiatas, tahap selanjutnya adalah menganalisis

beberapa isu tadiagar memperoleh isu prioritas. Dalam menganalisis isu, penulis
menggunakan teknik analisa Urgency, Seriousness, Growth (USG). Analisis USG
adalah salah satu metode skoring untuk menyusun urutan prioritas isu yang harus
diselesaikan. Penggunaan metode USG dalam penentuan prioritas masalah
dilaksanakan apabila pihak perencana telah siap mengatasi masalah yang ada, serta
hal yang sangat dipentingkan adalah aspek yang ada dimasyarakat dan aspek dari
masalah itu sendiri.

a. Urgency

Seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dan dihubungkan dengan waktu
yang tersedia serta seberapa keras tekanan waktu untuk memecahkan masalah yang
menyebabkan isu tadi.

Berkaitan dengan keurgensian, maka permasalahan terpenting dari ketiga isu

diatas ialah penulisan notulen rapat pimpinan. Hal ini sangat relevan mengingat untuk
mendapatkan poin-poin penting pada pembicaraan saat rapat pimpinan berlangsung
diperlukan konsentrasi penuh dari seorang notulen.

b. Seriousness

18 | P a g e
 Seberapa serius isu perlu dibahas dan dihubungkan dengan akibat yang timbul
dengan penundaan pemecahan masalah yang menimbulkan isu tersebut atau akibat
yang menimbulkan masalah lain kalau masalah penyebab isu tidak dipecahkan. Perlu
dimengerti bahwa dalam keadaan yang sama, suatu masalah yang dapat
menimbulkan masalah lain adalah lebih serius bila dibandingkan dengan suatu
masalah lain yang berdiri sendiri.

Mengingat pentingnya poin-poin yang diambil dari pembicaraan rapat pimpinan,

pada akhirnya menjadi keputusan seorang pimpinan untuk membuat kebijakan.
Sehingga apabila konsentrasi dan fokus perhatian seorang notulen terganggu maka
akan berdampak pada ada miss komunikasi yang menyebabkan salah tafsir sehingga
berpengaruh pada keputusan yang dibuat oleh pimpinan.

c. Growth

Seberapa kemungkinan-kemungkinannya isu tersebut menjadi berkembang dikaitkan

kemungkinan masalah penyebab isu akan makin memburuk kalau dibiarkan.
Berkaitan pada kemungkinan-kemungkinan apabila isu tersebut tidak segera
ditangani maka akan menyebabkan timbul permasalahan-permasalahan lain.

Sejalan dengan itu, maka konsentrasi seorang notulen dalam penulisan notulensi
rapat pimpinan menjadi sangat vital. Hal ini disebabkan apabila poin-poin dari
pembicaraan rapat pimpinan tidak dapat ditulis dengan baik, maka kemungkinan
dampak yang terjadi ialah salah tafsir yang menyebabkan pada saat keputusan yang
diambil oleh pimpinan. Sehingga, analisa isu untuk menentukan Core issue
menggunakan tenik analisa USG dapat digambarkan sebagai berikut”

Tabel3.1
Analisa USG
N
ISU U S G V KETERANGAN
O
Kurangnya pegawai Protokol dan Komunikasi
1. 3 3 3 9 mendesak
Pimpinan
2. Kurang efektifnya penyusunan Notulen
Rapat Pimpinan Daerah 5 5 5 15 Sangat mendesak
Kurang tertatanya arsip Notulen Rapat
3. 4 4 4 12 Cukup Mendesak
Pimpinan
Keterangan skala:
5 = Sangat Gawat/mendesak/cepat; 4 = Cukup Gawat/mendesak/cepat;

19 | P a g e
3 = Gawat/mendesak/cepat; 2 = kurang gawat/mendesak/cepat;
1 = tidak gawat/mendesak/cepat;

Berdasarkan analisa USG diatas, maka didapatkan isu prioritas atau coreisue yaitu :
“Kurang Efektifnya Penulisan Notulen Rapat Pimpinan Daerah”.

C. GAGASAN PEMECAHAN ISU

Gagasan pemecah isu merupakan konsep yang akan diterapkan untuk mengatasi
isu/masalah dengan memuat beberapa kegiatan yang akan dilaksanakan pada unit
kerja. Berkaitan dengan hal tersebut maka berdasarkan hasil analisa isu diatas maka
rumuskan gagasan pemecah isu adalah: “Memaksimalkan Pengelolaan Notulen Rapat
menggunakan Transkripsi Instan”.

Bersamaan dengan hal ini untuk mendukung gagasan pemecahan isu tersebut,
maka akan dilakukan kegiatan sebagai berikut:

1. Membuat Standart Operational Procedure (SOP) dalam rangka Tata laksana

Pengelolaan Notulen Rapat sub bagian dokumentasi pada Bagian Protokol dan
Komunikasi Pimpinan;
2. Melakukan Sosialisasi Standart Operational Procedure (SOP) dalam rangka Tata
laksana Pengelolaan Notulen Rapat pada Bagian Protokol dan Komunikasi
Pimpinan;
3. Melaksanakan Penyusunan Notulen mengunakan Aplikasi Transkrip Instan pada
Rapat-rapat Pimpinan Sekretariat Daerah Kabupaten Maluku Tenggara;
4. Mengevaluasi Pengelolaan Notulen Rapat yang telah di dukung dengan aplikasi
Transkripsi Instan pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan.

20 | P a g e
 D. Kegiatan Inisiatif Pemecah Isu

Kegiatan inisiatif Pemecah isu ialah rangkaian tahapan kegiatan yang dibuat dan dilaksanakan untuk mendukung konsep dari
gagasan pemecahan isu. Adapun rangkaian tahapan secara terperinci sebagai berikut:

Tabel 3.2 Rancangan Aktualisasi

Optimalisasi PengelolaanNotulen Rapat Pimpinan Daerah

Keterkaitan Penguatan
No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output /Hasil Keterkaitan Nilai- Terhadap Visi-Misi Nilai
nilai ANEKA Organsiasai Organisasi

1 2 3 4 5 6 7

1. Membuat Standart 1. Melaporkan Tersusunnya - Saya akan Kegiatan ini Sejalan

Operational Procedure rangkaian kegiatan Standart melaporkan berkaitan erat dengan Visi :
(SOP) dalam rangka Tata pada Pimpinan; Operational Rangkain Kegiatan dengan Tewujudnya
laksana Pengelolaan 2. Melakukan Procedure yang lakukan pada Cerdas,
Notulen Rapat sub bagian konsultasi pada (SOP) dalam masa habituasi Misi 1 & 2: Demokratis
dokumentasi pada Bagian orang yang rangka Tata kepada Pimpinan 1.Mengoptimalkan &
Protokol dan Komunikasi berkompeten dan laksana (Akuntabilitas) kinerja dan kapasitas Berkeadilan
Pimpinan; membaca referensi; Pengelolaan - Pada saat Pemerintah
3. Menyiapkan Notulen Rapat menyiapkan Kabupaten Maluku
peralatan yang pada Bagian peralatan saya Tenggara;
dibutuhkan; Protokol dan akan melakukan 2. Meningkatkan
4. Menyusun Konsep Komunikasi dengan cermat pembangunan
SOP; Pimpinan; sesuai kebutuhan sumber daya
5. Melaporkan hasil agar mendapatkan manusia dan
kegiatan pada hasil yang perlindungan sosial;
Pimpinan maksimal dan
(Anti Korupsi)

21 | P a g e
 Keterkaitan Penguatan
No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output /Hasil Keterkaitan Nilai- Terhadap Visi-Misi Nilai
nilai ANEKA Organsiasai Organisasi

- Saya akan
menyusun SOP
dengan terukur,
jelas dan mudah
dimengerti semua
kalangan
(Nasionalime)
- Saya akan
melaporan seluruh
rangkai kegiatan
sebagai bentuk
pertanggungjawab
an atas pekerjaan
yang telah
dilakukan
- (Etika publik)

- Wholeof
Govermant;
- Manajemen ASN;
- Pelayanan Publik;

2. Melakukan Sosialisasi 1. Melaporkan Terlaksananya - Saya akan Kegiatan ini

Standart Operational Kegiatan Sosialisasi melaporkan berkaitan erat
Procedure (SOP) dalam Sosialisasi yang Pengelolaan Agenda kegaitan dengan
rangka Tata laksana dilaksankan pada Notulen Rapat pada Pimpinan
Pengelolaan Notulen pimpiman; Pimpinan (akuntabilitas) Misi 1 & 2:

22 | P a g e
 Keterkaitan Penguatan
No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output /Hasil Keterkaitan Nilai- Terhadap Visi-Misi Nilai
nilai ANEKA Organsiasai Organisasi

Rapat pada Bagian 2. Menyiapkan Materi Daerah melalui - saya akan 1.Mengoptimalkan
Protokol dan Komunikasi Sosialisasi aplikasi Online melakukan kinerja dan kapasitas
Pimpinan 3. Melakukan Google Doc konsultasi pada Pemerintah
Sosialisasi SOP orang mempunyai Kabupaten Maluku
Pengelolaan kompetasi dalam Tenggara;
Notulen Rapat; bidang IT 2. Meningkatkan
4. Melaporkan (Etika Publik) pembangunan
pelaksanaan - kegiatan sosialisasi sumber Kegiatan ini
kegiatan Sosialisasi ini dimaksudkan berkaitan erat
pada Pimpinan; agar Pegawai dapat dengan
beradaptasi dengan
sebuah Misi 1 & 2:
Kembangan 1. Mengoptimalkan
Teknologi kinerja dan kapasitas
(Komitmen Pemerintah
mutu) Kabupaten Maluku
Tenggara;
- Whole of 2. Meningkatkan
Govermant; pembangunan
- Manajemen ASN; sumber daya
- Pelayanan Publik; manusia dan
perlindungan sosial;

3. Melaksanakan 1. Melaporkan Tersusunnya - Saya akan Kegiatan ini

Penyusunan Notulen Pimpinan Notulen Rapat melaporkan berkaitan erat
2. Menyiapkan alat Kegiatan dengan dengan
mengunakan Aplikasi
peralatan sopan dan

23 | P a g e
 Keterkaitan Penguatan
No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output /Hasil Keterkaitan Nilai- Terhadap Visi-Misi Nilai
nilai ANEKA Organsiasai Organisasi

Transkrip Instan pada 3. Melakukan bertanggung jawab Misi 1 & 2:

Rapat-rapat Pimpinan perekaman dan (Etika Publik; 1.Mengoptimalkan
Sekretariat Daerah penulisan Notulen - Saat menyiapkan kinerja dan kapasitas
dengan peralatan saya Pemerintah
Kabupaten Maluku
menggunakan akan Kabupaten Maluku
Tenggara; Aplikasi melakukannya Tenggara;
Transkripsi Instan. dengan cermat dan 2. Meningkatkan
4. Memeriksa dan teliti;(Komitmen pembangunan
Mengoreksi hasil Mutu) sumber daya
Notulen Rapat - Pada saat manusia dan
yang menggunakan melakukan perlindungan sosial;
Aplikasi perekaman saya
Transkripsi Instan; akan memantau
5. Melaporkan dengan
Notulen Rapat pada teratur(Akuntabili
Pimpinan tas);
- Saya akan
melaporkan hasil
penyusunan
notulen rapat
pimpinan secara
menyeluruh
dengan jujur dan
bertanggung jawab
(Anti Kopursi)

- Wholeof
Govermant;

24 | P a g e
 Keterkaitan Penguatan
No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output /Hasil Keterkaitan Nilai- Terhadap Visi-Misi Nilai
nilai ANEKA Organsiasai Organisasi

- Manajemen ASN;
- Pelayanan Publik;

4 Mengevaluasi 1. Menganalisis Tersusunan - Saya akan Kegiatan ini

. Pengelolaan Notulen Notulen Rapat Laporan melakukan berkaitan erat
Rapat yang telah di yang menggunakan Aktualisasi konsultasi kepada dengan
dukung dengan aplikasi Aplikasi pimpinan tekait
Transkripsi Instan pada Transkripsi Instan evaluasi yang akan Misi 1 & 2:
Bagian Protokol dan 2. Membuat laporan dilaksanakan 1.Mengoptimalkan
Komunikasi Pimpinan hasil dari Evaluasi (Nasionalisme) kinerja dan kapasitas
Notulen - Saya akan Pemerintah
menggunakan menganalisa Kabupaten Maluku
Aplikasi kekurangan dan Tenggara;
Transkripsi Instan kelebihan 2. Meningkatkan
apaliasiGoogle pembangunan
Doc sumber daya
(Komitmen manusia dan
Mutu) perlindungan sosial;
- Saya akan
menyusun laporan
rangkaian kegiatan
sebagai bentuk
pertanggungjawab
an sebagai ASN
(akuntabilitas)

- Wholeof

25 | P a g e
 Keterkaitan Penguatan
No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output /Hasil Keterkaitan Nilai- Terhadap Visi-Misi Nilai
nilai ANEKA Organsiasai Organisasi

Govermant;
- Manajemen ASN;
- Pelayanan Publik;

26 | P a g e
 E. JADWAL KEGIATAN

Agar kegiatan dapat terlaksana secara terukur dan berjalan dengan baik dan sesuai harapan maka perlu disusun agenda kegiatan.
Adapun agenda aktualisasi yang akan dilaksanakan pada saat masa habituasi dapat diperincikan sebagai berikut:

Table 3.3
Jadwal Kegaitan Aktualisasi
Waktu Pelaksanaa
No Jenis Kegaiatan
Minggu I Minggu II Minggu III Minggu IV
1 2 3 4 5 6
1. Membuat Standart Operational Procedure (SOP) dalam rangka Tata
laksana Pengelolaan Notulen Rapat sub bagian dokumentasi pada
Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan;
2. Melaksanakan Penyusunan Notulen mengunakan Aplikasi Transkrip
Instan pada Rapat-rapat Pimpinan Sekretariat Daerah Kabupaten
Maluku Tenggara;
3. Melakukan Sosialisasi Standart Operational Procedure (SOP) dalam
rangka Tata laksana Pengelolaan Notulen Rapat pada Bagian Protokol
dan Komunikasi Pimpinan;
4. Mengevaluasi Pengelolaan Notulen Rapat yang telah di dukung
dengan aplikasi Transkripsi Instan pada Bagian Protokol dan
Komunikasi Pimpinan

27 | P a g e
 BAB IV
AKTUALISASI

A. Deskripsi Core Issu

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis selama melaksanakan tugas

dalam kurun waktu enam bulan di sub bagian dokumentasi, Penulis menemukan
sejumlah permasalahan yaitu Kurang maksimalnya pengelolaan notulen. Hal ini
disebabkan oleh penulisan notulensi masih menggunakan cara manual, yaitu dengan
cara mendengar dan menyimak pembicaraan, kemudian menganalisis yang menjadi
poin penting pembicaraan dan menuliskan poin pembicaraan pada saat rapat
berlangsung secara bersamaan. Berkaitan dengan keterbatasan sdm pada unit kerja
ini, membuat pengelolaan notulen yang dilakukan oleh penulis tidak maksimal yang
dikarenakan konsenterasi penulis tidak optimal dan berdampak dalam penyusunan
notulen rapat dan menyebabkan kurang tertatanya arsip notulen rapat sehingga tidak
mudah untuk mendapatkan arsip tersebut pada saat dibutuhkan.

Untuk itu dalam menjawab persoalan tersentu, penulis berpendapat diperlukan

sebuah inovasi dengan memanfaatkan teknologi agar dalam pengelolaan notulen
rapat dapat maksimal. Teknologi di dapat berupa perangkat lunak yang mendukung
penyusunan notulen yang lebih efektif dan efisien. Adapun perangkat lunak yang
dimaksud oleh penulis ialah Transkrip Instan.

Transkirpsi Instan adalah aplikasi ponsel cerdas yang dikembangkan oleh Google
pada sistem operasi Android. Aplikasi tersebut berfungsi untuk mendapatkan text
melalui audio yang di konversikan secara real-time. Pada dasarnya, aplikasi ini
dibuat untuk memudahkan mereka yang memiliki keterbatasan pendengaran atau
tuna rungu. Namun selain itu, aplikasi ini juga dapat digunakan untuk memudahkan
dalam penulisan notulen pada sebuah rapat.

Sehingga menurut penulis dengan menggunakan aplikasi Transkripsi Instan

dalam penyusunan penulisan notulen rapat, dan pengelolaan notulen pada sub bagian
dokumentasi lebih efesien dari segi waktu dan tenaga

28 | P a g e