RESUME

Library Automation in Acquisition (Otomasi Perpustakaan Dalam Akuisisi)

Disusun Untuk Memenuhi Tugas

Mata Kuliah: Otomasi Perpustakaan

Dosen Pengampu: Rahmad Syaifuddin, M. Eng.

Oleh:
Kelompok 5
1. Robiul Aulia Rahmawati (12310193099)
2. Imam Mujib (12310193107)
3. Ummi Zahro’ (12310193118)

SEMESTER 5
ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI ISLAM
FAKULTAS USHULUDDIN ADAB DAN DAKWAH
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SAYYID ALI RAHMATULLAH
TULUNGAGUNG
SEPTEMBER 2021
 Library Automation in Acquisition
“Otomasi Perpustakaan Dalam Akuisisi”

A. Akuisisi
Akuisisi dokumen merupakan salah satu fungsi dasar yang berkaitan dengan
perpustakaan. Perpustakaan harus memperoleh dan memberikan semua dokumen yang
relevan kepada penggunanya dalam batasan anggarannya. Subsistem akuisisi melakukan
empat operasi dasar, yaitu seleksi, pemesanan, penerimaan dan aksesi dokumen. Sebagian
besar dana mereka berasal dari baik pemerintah maupun swasta atau masyarakat umum.
Jadi mereka harus mengelola keuangan dengan cermat. Karena itu, masalah keamanan
harus diterapkan pada sistem tetapi pada saat yang sama memungkinkan pustakawan yang
berwenang untuk membuat, memperbarui, dan menutup akun kapan saja, menambah atau
menghapus jumlah ke atau dari alokasi kapan saja dan mengizinkan pembekuan dana
dengan mengesampingkan kemampuan. Sistem juga harus menghitung biaya tahunan rata-
rata untuk kategori bahan berdasarkan jenis, dana dan judul subjek. Ada banyak cara bagi
perpustakaan untuk memperoleh materi membutuhkan banyak jenis pesanan. Laporan
akuisisi diperlukan untuk mendokumentasikan statistik kinerja dan ringkasan pekerjaan
dilakukan selama proses akuisisi dalam jangka waktu tertentu. Di masa lalu, mereka
dikompilasi secara manual dan tergolong pekerjaan yang membosankan. Namun saat ini
sistem perpustakaan hadir dengan antarmuka laporan grafis yang memungkinkan
pemilihan titik dan klik elemen tanggal, periode waktu, frekuensi, output yang sesuai
perangkat, dll. Sistem akuisisi dan pemesanan di perpustakaan mencakup pemilihan,
pemesanan, dan aksesi item ke dalam koleksi perpustakaan. Berikut ini penggunaan
komputer dengan tujuan:
 Untuk mengirim slip pesanan dan 'pemburu' untuk pesanan yang belum diakui atau
lewat waktu ke penjual buku.
 Untuk menghasilkan daftar buku yang dipesan
 Untuk menyimpan rekening uang yang dihabiskan
 Untuk menghasilkan daftar aksesi dari buku-buku yang baru saja diperoleh

Sedangkan masukan rinci ke sistem akuisisi meliputi:

 Pesanan baru  Laporan penjualan buku

 Amandemen pesanan yang ada
 Pengakuan penerimaan barang di perpustakaan
 Pemilihan buku baru dapat dilakukan melalui layanan yang tersedia secara komersial
yang menyebarluaskan informasi mengenai dokumen yang akan datang, atau langsung
dari kaset MARC atau input lokal lainnya. Dua file dipelihara dalam sistem akuisisi
berbasis komputer. Salah satunya adalah file utama yang berisi catatan dari semua pesanan
saat ini. Yang kedua adalah file dengan nama dan alamat penjual buku digunakan oleh
perpustakaan.

Tujuan utama dari sistem akuisisi otomatis adalah sebagai berikut:

 Untuk memelihara informasi atau catatan terkini dari semua kegiatan yang terlibat
dalam akuisisi.
 Untuk mengurangi lab kami dan pekerjaan insentif kertas yang terlibat dalam
akuisisi manual.
 Untuk memiliki kontrol yang efektif dan efisien atas fungsi pemesanan, klaim dan
pembatalan. Menyediakan informasi keuangan yang akurat dan tepat waktu.
 Untuk memberikan laporan informasi manajemen yang diperlukan, kapan pun
diperlukan.
B. Departemen Akuisisi
Perpustakaan diorganisasikan ke dalam unit/departemen/bagian berdasarkan
fungsinya yang diharapkan untuk tampil. Departemen Akuisisi merupakan salah satu di
antara mereka yang peduli dengan berbagai kegiatan yang berkaitan dengan
pengembangan koleksi. Tujuannya adalah untuk membangun sumber informasi sesuai
dengan tujuan lembaga induk di satu sisi, dan apa yang cocok untuk kebutuhan informasi
diferensial dari pengguna yang berbeda di sisi lainnya. Ini melibatkan proses seleksi,
pengadaan dan aksesi dokumen. Berikut ini persyaratan dari seleksi dan akuisisi:
1. Seleksi: Kebijakan seleksi (melibatkan pernyataan tentang pengguna dan
kebutuhan; subjek, topic atau misi yang akan ditangani dan jenis sumber informasi
yang akan diliput), bantuan seleksi, alat yang akan membantu dalam pemilihan
dan verifikasi serta spesifikasi proses seleksi.
2. Akuisisi/Pengadaan: Prosedur pengadaan sumber informasi yang diperlukan.
Dalam kasus di mana tidak ada pengadaan langsung yang direncanakan atau
prosedur yang memungkinkan untuk akses ke sumber.
3. Accessioning: Spesifikasi prosedur untuk mengambil semua buku dan dokumen
yang diperoleh untuk ditambahkan ke stok perpustakaan yang melibatkan
 penetapan nomor seri disebut Nomor Aksesi, dan jika berlaku Nomor Donasi.
Setiap item dan rincian bibliografi akan dimasukkan dalam Accession Register.

Jadi, tiga tahap operasi seleksi pengadaan dan aksesi yang berurutan ini sesuai
dengan tiga bagian dari Departemen Akuisisi. Koleksi perpustakaan dapat berisi berbagai
jenis dokumen. Beberapa perpustakaan mungkin memiliki preferensi khusus untuk jenis
dokumen tertentu. Namun, di sebagian besar perpustakaan, buku membentuk bagian
utama dari koleksi. Oleh karena itu, kegiatan dalam AD biasanya disebut sebagai
pemilihan buku, pemesanan buku dan aksesi buku masing-masing.

Namun, terdapat satu pengecualian, yakni memperoleh edisi terbaru dari majalah
dan surat kabar bukanlah dilakukan oleh AD. Sebaliknya itu dilakukan oleh Departemen
Berkala. AD harus berurusan dengan majalah dan surat kabar hanya jika diterima sebagai
volume terikat. AD memiliki tempat yang sangat penting dalam organisasi perpustakaan
secara keseluruhan. Pentingnya terletak pada kenyataan bahwa koleksi merupakan factor
dasar dalam kegunaan perpustakaan dan pengembangan koleksi, hal itu merupakan tugas
utama dari departemen. Oleh karena itu, AD harus mengatur sumber daya ubin yang
tersedia untuknya (pria, material dan uang) sedemikian rupa untuk memfasilitasi
pembentukan bibir koleksi dengan cara yang paling efisien dan cara ekonomis. Pemenuhan
tugas ini melibatkan semua elemen dasar dan suara prinsip manajemen ilmiah.

C. Seleksi Dokumen
Pada umumnya untuk menjalankan prosedur secara efisien penyelesian dokumen,
ada 3 faktor: permintaan, penawaran, dan keuangan. , Ranganathan menyarankan agar
pekerjaan khas Seleksi Dokumen direncanakan dengan mengacu pada empat faktor
berikut: Sumber, Seleksi, Indentasi, dan Keuangan. Maka dari itu ada aspek-aspek yang
perlu diperhatikan, yaitu:
 Memastikan permintaan
 Menemukan sumber daya
 Mengalokasikan dana
 Mengatur personel

Memastikan Permintaan Karena permintaan merupakan faktor dasar dalam

pemilihan, Demikian pula, kebutuhan pembaca aktual dan potensial harus
diperhitungkan. Mungkin, sumber-sumber berikut dapat digunakan dalam memastikan
permintaan:
 Statistik yang berkaitan dengan buku-buku yang diedarkan dari, dan
dikonsultasikan di perpustakaan;
Saran dari staf perpustakaan yang bekerja di departemen layanan;
Saran dari pembaca;
Indentasi dari pakar atau departemen subjek;
Temuan survei kebutuhan pengguna yang dilakukan;
Silabus dan prospektus program studi; dan
Profil peneliti.

Menemukan Sumber Daya

Pasokan adalah faktor dasar lainnya. Pasokan berarti ketersediaan dokumen untuk
akuisisi. Informasi mengenai persediaan dapat dikumpulkan dalam bentuk berbagai
sumber atau alat seleksi. Koleksi sumber yang baik mungkin berisi hal-hal berikut:
Katalog perdagangan yang diterbitkan oleh penerbit dan penjual buku individu
Buku jurnal perdagangan Catatan
Pratinjau dan pengumuman yang dikeluarkan oleh penerbit
Resensi buku muncul di surat kabar dan jurnal
Jurnal resensi buku
Daftar pilihan buku yang dibawakan oleh badan yang berkompeten
Daftar buku teks yang ditentukan untuk berbagai program studi
Katalog pameran buku yang diterbitkan
Katalog perpustakaan penting yang diterbitkan
Bibliografi subjek dan panduan subjek untuk seleksi
Bibliografi nasional
Bibliografi retrospektif komprehensif seperti Books in Print
Katalog penjual buku bekas
Sumber harus disortir dan disimpan agar mudah digunakan. Pemutakhiran sumber
dan penyiangan dari yang lama harus dilakukan secara teratur.

Mengaloasikan Dana
Keuangan adalah faktor terpenting dalam pemilihan dokumen. Perencanaan
keuangan yang tepat adalah dasar untuk pekerjaan akuisisi yang baik. setelah alokasi
diselesaikan, pekerjaan akuisisi harus sesuai dengan disiplin keuangan yang ditentukan.
 Mengatur Personil
Perencanaan pemilihan dokumen juga harus mencakup personel atau faktor
manusia. Orang-orang yang terlibat dalam proses seleksi adalah pustakawan, staf akuisisi,
ahli mata pelajaran dan otoritas perpustakaan atau panitia seleksi.

D. Materi Non-Buku
Istilah "bahan non-buku" (NBM) mencakup empat kategori sumber informasi yang
diambil dari edisi kedua Aturan Katalogisasi Anglo-Amerika (AACR), yaitu:
 Rekaman suara;
 Rekaman video, termasuk cakram video interaktif;
 Bahan grafis-foto, ilustrasi, kartu pos dan slide;
 Perangkat lunak komputer mikro, termasuk CD-ROM.
Selain itu, bentuk lain yang tercakup dalam istilah NBM adalah microforms-
microfilms, microfiche, dll., Model, wallchart, dll.

Terlepas dari pengakuan ini, NBM belum menjadi populer di perpustakaan karena
alasan berikut:
 Kurangnya pemahaman atau baru-baru ini perhatian terhadap proses pembelajaran
oleh akademisi universitas.
 Keyakinan yang kuat akan keunggulan kata tercetak untuk koleksi penelitian.
 Sedikit permintaan dari pengguna, yang mungkin didominasi oleh sumber
informasi konvensional dan dengan sedikit paparan atau akses ke NBM.
 Kurangnya motivasi dan dana untuk membangun koleksi NBM, dll

Akuisisi NBM
Tidak seperti buku yang dapat dibeli melalui vendor lokal, produsen NBM
mendistribusikan materi mereka sendiri dan akibatnya tidak ada yang setara dengan toko
buku di bidang NBM. Selanjutnya, karena NBM rapuh, penerbit bersikeras pada
perpustakaan untuk membayar materi apa pun yang rusak selama pratinjau. Selain itu,
NBM tidak tersedia pada persetujuan seperti buku karena:
 sifat rapuh mereka; dan
 mungkin, yang lebih penting, karena ketidakjujuran beberapa pustakawan yang
menyalin materi dan mengembalikan aslinya.
 Masalah lain dalam akuisisi NBM adalah kurangnya kontrol bibliografi yang
menyulitkan pustakawan untuk mengidentifikasi NBM yang tersedia di agen produksi dan
distribusi.

E. Catatan dan Register

Sebuah departemen akuisisi perlu dan harus menggunakan catatan, register, file,
formulir, serta alat-alat tulis lainnya yang sesuai dengan berbagai tahapan operasi dan
prosedur. Untuk bentuk alat tulis yang dibutuhkan nantinya harus dikembangkan
berdasarkan pengalaman ketika kebutuhan tersebut muncul. Berikut ini merupakan
beberapa jenis record dan register dasar, diantaranya yaitu:
1. Kartu Pilihan Buku
Kartu seleksi buku merupakan kartu yang bertujuan untuk merekam data yang
berkaitan dengan dokumen yang sedang dipertimbangkan. Keuntungan utama dari
digunakannya kartu catatan ini yaitu lebih fleksibel ketika melakukan pengaturan dan
pengoperasian. Namun pada dasarnya kartu ini merupakan kartu yang sama yang ditulis
pada tahap awal perekaman dokumen yang melewati sebuah file kartu berbeda sesuai
dengan urutan tahapan pengoperasian, hal tersebut dapat dilihat dibawah ini:
Pilihan Buku – Buku Disetujui – Buku-on-Order – Buku Diterima – Buku dalam
Proses

Dalam dunia perpustakaan, biasanya menggunakan kartu pilihan tercetak, karena

format yang cocok untuk kartu ini dapat dirancang oleh perpustakaan tersebut.
2. Daftar Alokasi Anggaran
Daftar alokasi anggaran merupakan sebuah panduan dasar mengenai keuangan
yang berkaitan dengan proses akuisisi yang selanjutnya harus dikonsultasikan pada
berbagai tahapan pemilihan dokumen, pemesanan, dan pengesahan tagihan. Selain itu
jika diperlukan, maka salinan register dapat dibuat dan digunakan oleh bagian
pemilihan dokumen, bagian pengadaan dokumen, serta bagian aksesi dokumen.
3. Daftar Aksesi
Ukuran standar dari sebuah daftar aksesi (Accession Register) yaitu 16” x 13”.
4. Buku Harian Kerja
Buku harian kerja merupakan sebuah catatan yang ditulis setiap hari atau setiap
minggu yang selanjutnya akan disimpan di Departemen Akuisisi. Statistik bulanan dan
tahunan yang digunakan untuk pelaporan dan evaluasi kerja diambil dari buku harian.
 Serta semua item pekerjaan yang dapat diukur akan dapat dipertanggung jawabkan
melalui buku harian, item tersebut diantaranya yaitu:
 Judul yang dicatat untuk  Judul diperiksa untuk
seleksi pemesanan
 Judul yang dimaksudkan  Judul yang dipesan
 Judul yang disarankan  Judul yang disediakan
 Judul diteliti  Judul yang diterima
 Kartu seleksi tertulis  Judul yang dilewatkan untuk
 Judul diteruskan untuk pembayaran
persetujuan  Judul diteruskan untuk
 Judul yang terdaftar untuk diproses, dll.
pesanan
5. File/Berkas
Merupakan kumpulan berkas yang harus diperhatikan yang mana berkas-berkas
tersebut berkaitan dengan berbagai tahapan operasi di sebuah departemen. Beberapa
diantaranya yaitu:
 Anggaran  Pesanan rutin
 Pertukaran  Sanksi
 Pertanyaan  Pesanan pra-bayar
 Kutipan  Hadiah
 Indentasi  Pesanan langsung
 Urutan berdiri  Keanggotaan
 Saran institusional/kelembagaan
 Pesan selimut  Miscellaneous/Aneka ragam
 Konsultasi  Deposito/Setoran
6. Dan Beberapa Pengamatan
Pekerjaan akuisisi sebuah perpustakaan merupakan suatu kegiatan pemeliharaan
rumah. Pengerjaan ulang dapat diintegrasikan dengan operasi house keeping seperti
halnya katalog, kontrol serial, serta kegiatan sirkulasi. Pekerjaan tersebut akan
terkomperisasi dengan baik walaupun pada perpustakaan kecil, ketika pemilihan
konfigurasi dan penggunaan perangkat keras dan perangkat lunak sesuai dan bijaksana.
Otomasi Perpustakaan Sekolah
Mengotomasi perpustakaan sekolah merupakan suatu proses yang merestrukturisasi
fungsi dan menemukan kembali layanan dari perpustakaan tersebut. kegiatan otomasi
perpustakaan menyatukan teknologi baru yang berkaitan dengan penyimpanan informasi
dan pengambilan operasi dalam rumah tangga dengan tetap menjaga database sebagai
dasarnya. Dengan adanya otomasi perpustakaan sekolah, maka pelayanan komunitas
belajar mengajar akan lebih efektif. Dengan adanya pengurangan waktu yang dibutuhkan
untuk kegiatan operasi rutin, maka hal tersebut dapat digunakan atau dimanfaatkan untuk
memberikan layanan yang sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Proses otomasi
perpustakaan memerlukan perencanaan yang tepat dan berimplementasi secara aktif.
Selanjutnya dalam jurnal disebutkan bahwa Kendriya Vidyalaya memulai kegiatan
otomasi perpustakaan guna untuk mengatasi kebutuhan siswa dan staf yang seiring waktu
terus berubah. Dengan adanya modernisasi pusat media perpustakaan dapat membantu
siswa untuk menjadi pengguna informasi yang terampil dan seorang yang pembelajar
sepanjang hayat.
Sehingga dapat dikatakan bahwa otomasi perpustakaan merupakan suatu proses
yang membutuhkan perencanaan yang tepat, implementasi yang tepat waktu, serta evaluasi
yang dilakukan secara berkala. Dengan demikian, pustakawan dan administrator harus
menetapkan prioritas setelah melakukan analisis karena pengelolaan perpustakaan yang
terpadu dan sesuai dengan kebutuhan pengguna serta perpustakaannya sendiri merupakan
suatu hal yang sangat penting. Selanjutnya pelatihan staf dan pendidikan pengguna
merupakan kunci utama keberhasilan, maka konversi retrospektif, OPAC, sirkulasi serta
kontrol serial, dll harus dilakukan dengan hati-hati.
Otomatisasi perpustakaan sendiri mengundang pendekatan pragmatis. Sehingga
lembaga-lembaga yang membebaskan visi mereka dari belenggu tradisional
ketidakamanan finansial dan ketakutan dalam membuat keputusan yang tepat hanya dapat
mengatur laju perjalanannya menuju keunggulan. Kemudian dapat dikatakan
bahwasannya prestasi akademik seorang siswa erat kaitannya dengan kemampuannya
dalam menemukan, mengevaluasi catatan dan menggunakan informasi yang diperlukan
sesuai dengan kebutuhan kurikulum. Perpustakaan sekolah otomatis dengan berbagai
sumber daya dan layanan berorientasi untuk dapat mengarahkan pengguna dalam
mencapai tujuannya.
 NOTULENSI PRESENTASI
Pelaksanaan: Rabu, 29 September 2021
Moderator: Ummi Zahro’
Materi: Otomasi Perpustakaan dalam Akuisisi (Library Automation in Acquisition)
Mata Kuliah: Otomasi Perpustakaan
Dosen Pengampu: Rahmad Syaifuddin, M. Eng.
Nama Anggota Kelompok 5:
1. Robiul Aulia Rahmawati (12310193099)
2. Imam Mujib (12310193107)
3. Ummi Zahro’ (12310193118)
Pertanyaan:
1. Intan Faiza_12310193104. Izin bertanya, Bisa berikan salah satu contoh sistem
otomasi atau perangkat softwere yang bisa digunakan untuk kegiatan akuisisi, serta
mohon dijelaskan secara singkat bagaimana cara menggunakannya. Terima kasih
2. Satriya Wiyono_12310193127. Pada sub materi Catatan dan Register terdapat poin
Daftar Aksesi. Bisa dijelaskan definisi dan fungsi daftar tersebut. Terima kasih.
3. Dewi Ruwiyatu Nurrohmah_12310193117. Mengapa kurangnya pemahaman terhadap
proses pembelajaran oleh akademisi universitas menjadi salah satu alasan NBM kurang
populer?
Jawaban:
1. Salah satu contoh software dari siste otomasi yang bisa digunakan untuk kegiatan
akuisisi, serta jelaskan secara singkat bagaimana cara menggunakannya!
Dijawab oleh Robiul Aulia Rahmawati_12310193099.
Mungkin salah satu software otomasi perpustakaan yang dapat digunakan dalam
kegiatan akuisisi adalah INLIS Lite, yang merupakan software aplikasi otomasi
perpustakaan yang dibangun dan dikembangkan oleh Perpustakaan Nasional RI sejak
tahun 2011. Untuk cara penggunaannya sendiri kita dapat menginstal INLIS ke dalam
server web, jadi kita dapat mengakses perpustakaan digital tersebut dimana saja. Untuk
melihat bagaiman tampilan dari INLIS sendiri dapat dilihat pada link berikut ini:
https://disipusda.purwakartakab.go.id/perangkat-lunak-otomasi-perpustakan/
2. Apa definisi dan fungsi dari daftar aksesi?
Dijawab oleh Robiul Aulia Rahmawati_12310193099.
Daftar aksesi merupakan catatan mengenai pelaksanaan akuisisi baik mencakup tanggal
penerimaan, penyerahan, dan hak kelola atas catatan-catatan lain yang khas pada setiap
proses penyerahan. Pada umumnya, daftar aksesi tersusun secara kronologis dengan
tujuan untuk merekam sejarah keberadaan dokumen atau hal yang diakusisi tersebut.
4. Mengapa kurangnya pemahaman terhadap proses pembelajaran oleh akademisi
universitas menjadi salah satu alasan NBM kurang populer?
Dijawab oleh Imam Mujib_12310193107
Karena atribut fisik, produksi dan penerbitan NBM berbeda, Tidak seperti buku, hal ini
membuat kalangan akademisi merasa sulit dan juga hanya sedikit orang yang mengerti
cara penggunaan NBM dan perawatannya. Masalah lain dalam akuisisi NBM adalah
kurangnya kontrol bibliografi yang menyulitkan pustakawan untuk mengidentifikasi
NBM yang tersedia di agen produksi dan distribusi. faktor yang sangat berpengarh saat
ini masih banyaknya orang" yang mendominasi sumber informasi konvensional