JAWABAN NO 1

6 TAHAPAN DALAM PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN

-->

           Pengembangan koleksi merupakan suatu proses yang dinamis untuk memenuhi
kebutuhan informasi dari masyarakat pengguna perpustakaan secara cepat dan
ekonomis, dengan memanfaatkan sumber-sumber informasi yang diproduksi di dalam
maupun luar organisasi. Ada 6 (enam) tahapan yang harus dilakukan oleh pengelola
perpustakaan/pustakawan, tahapan ini merupakan suatu proses yang berlangsung
secara terus menerus dan membentuk suatu siklus yang tetap. Keenam tahapan
tersebut adalah : analisis masyarakat (community analysis); pembuatan kebijakan
seleksi (selection policies); seleksi bahan pustaka (selection); pengadaan bahan
pustaka (acquisition); penyiangan bahan pustaka (weeding); dan evaluasi
(evaluation).

            Dalam menjalankan setiap tahapan di atas, pengelola perpustakaan hendaknya

selalu memperhatikan siapa yang menjadi masyarakat yang dilayani (patron
community). 

-->
1.       Mengenali masyarakat yang dilayani (Community analysis)
Kelompok-kelompok pengguna dengan ciri tertentu, merupakan pengguna dari
berbagai jenis perpustakaan, perencanaan yang mantap, jasa apa yang sesuai dengan
pengguna tersebut sangat diperlukan.
Dalam melakukan pemahaman terhadap kebutuhan masyarakat ini ada beberapa
istilah yang sering digunakan seperti analisis masyarakat, analisis kebutuhan (need
analysis),kajian pengguna (user’s studies), dll.
Didalam melakukan analisis masyarakat, harus diperhatikan semua variabel yang
mempengaruhi layanan perpustakaan kepada masyarakat. Semua data terbitan (buku,
statistik, sosiologi, sejarah, dll. Selain itu diperlukan juga data pendukung yang dapat
diperoleh melalui interview maupun kuisioner.

2.       Kebijakan Seleksi (selection policies)

Kebijakan dalam pengembangan koleksi, berisi suatu rencana atau tindakan yang
dipakai sebagai acuan kerja di perpustakaan. Kebijakan-kebijakan itu diperlukan
khususnya pada saat pengambilan keputusan subyek apa yang harus dibeli dan berapa
banyak tiap subyek mendapatkan bahan, serta penentuan anggaran untuk tiap subyek.

3.       Pemilihan bahan (selection)

Yaitu kegiatan perpustakaan/pusat informasi untuk memilih bahan pustaka, kegiatan
seleksi ini merupakan kegiatan yang sangat penting dalam pengembangan koleksi.
Keberhasilan perpustakaan sangat ditentukan oleh tersedianya koleksi baik secara
kuantitatif maupun kualitatif. Dengan demikian maka koleksi perpustakaan sudah
seharusnya terus dipupuk dengan ketelitian dan kecermatan.

4.       Pengadaan (acquisition)
 Pengadaan mempunyai penertian yang sangat luas tidak hanya sekedar pembelian
atau pemesanan, namun mencakup hal-hal yang perlu dilakukan setelah melakukan
pemilihan buku, yang meliputi :
a)   Perolehan buku, melalui :
> Pembelian
> Hadiah
> Pertukaran
b)   Pembayaran/tanda terima pembayaran
c)   Menyusun catatan-catatan yang berkaitan denga pengadaan       

5.       Penyiangan (Weeding)
Penyiangan merupakan suatu kegiatan perpustakaan untuk penyisihan bahan pustaka
yang terdapat dalam koleksi perpustakaan yang dikarenakan koleksinya rusak, jarang
dipakai, dan sudah tidak dipakai lagi, serta karena faktor hukum atau peraturan.

6.       Evaluasi (evaluation).
Evaluasi dilakukan untuk mengetahui peta kekuatan dan kelemahan koleksi. Kegiatan
evaluasi ini berguna untuk mengetahui sejauh mana efektivitas koleksi bagi pengguna
dan juga dapat diketahui anggaran tiap tahunnya yang berguna bagi pengajuan
anggaran/dana untuk tahun berikutnya.

JAWABAN NO 2

UNSUR-UNSUR KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI

Untuk melaksanakan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan secara
terarah, perlu ada ketentuan yang jelas sebagai pegangan bagi selektor dan pelaksana
lainnya dalampengembangan koleksi.
Hal-hal yang perlu dipertimbamgkan dalam merumuskan kebijakan pengembangan
koleksi, antara lain adalah:
1.      Program lembaga induk perpustakaan
2.      Kelompok-kelompok pengguna yang ada dalam populasi yang dilayani.
3.      Kebutuhan pengguna
4.      Jenis koleksi
5.      Kriteria bahan pustaka
6.      Jumlah eksemplar
7.      Bahasa bahan pustaka yang dikoleksi
Isi kebijakan pengembangan koleksi diawali dengan penjelasan singkat tentang misi
perpustakaandan sasaran yang ingin dicapai, deskripsi singkat masyarakat yang
dilayani, kemudian dilanjutkan dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
1.      Penjelasan mengenai siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan perpustakaan
dan siapa yang diberi wewenang untuk seleksi.
2.      Metode pemilihan, pengaturan anggaran, komposisi masyarakat yang dilayani dan
informasi berupa:
§  Pedoman dan kriteria seleksi.
§  Daftar timbangan buku (review)
3.      Masalah-masalah khusus didaftarkan dengan terperinci
 4.      Penjelasan mengenai komposisi koleksi yang akan dikembangkan, dibagi atas
bidang subjek dan keterangan mengenai prioritas. Tiap bidang subjek disarankan
untuk diperinci sebagai berikut:
a.       Tingkat kedalaman,yaitu koleksi yang sudah ada, penambahan yang sedang
berjalan, penambahan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan program.
b.      Bahasa.
c.       Cakupan periode kronologis
d.      Format yang dibeli/tidak dibeli
e.       Siapa yang bertanggung jawab atas seleksi.
5.      Bahan pustaka yang berbahasa asing
6.      Jenis bahan pustaka beserta definisi tiap jenis dan kategorinya, keterangan mana
yang dibeli, mana yang tidak, dan pentingnya bahan pustaka tersebut, bagi koleksi
atau pemakai.
7.      Hadiah dan cara penanganannya.
8.      Pinjam antar perpustakaan, jaringan dan bentuk kerja sama lainyang berpengaruh
pada pengembangan koleksi.
9.      Criteria dan tata cara penyiangan
10.  Sikap perpustakaan terhadap sensor dan masalah lain yang berkaitan
denganintellectual freedom.

Pada dasarnya ada 3 unsur utama dalam kebijakan pengembangan koleksi.

1.      Pernyataan kebijakan umum
2.      Pernyataan akan tingkat koleksi
3.      Pernyataan tentang beragam pokok persoalan

A.    Pernyataan kebijakan umum

Pernyataan ini berisikan, antara lain tentang misi perpustakaan (yang berkaitan
dengan tujuan pokok lembaga induknya).
Faktor-faktor berikut ini yang seharusnya ada dalam kebijakan umum.
a.              Deskripsi umum secara singkat dari komunitas layanan (kota, Negara, sekolah,
atau bisnis).
b.             Identifikasi khusus untuk pelayanan para pelanggan.
c.              Sebuah pernyataan umumberkenaan dengan parameter dari koleksi.
d.             Deskripsi terperinci dari jenis-jenis program atau pola kebutuhan yang harus
dipenuhi oleh koleksi.
Contoh dari sasaran pelayanan yang berbeda yang mungkin dimiliki sebuah
perpustakaan dengan berbagai tujuan antara lain sebagai berikut.
a.       Infomasi tentang akar kebudayaan, membantu memelihara warisannya, dan nilai-
nilai sosial.
b.      Cerita-cerita tentang berbagai kelompok etnis di Indonesia.
c.       Informasi umum tentang kehidupan di Indonesia
d.      Kehidupan masyarakat yang terus berubah, dengan tekanan pada perubahan sosial
dalam akar kebudayaan.
e.       Materi-materi pendidikan yang akan membantu orang dewasa dan anak-anak dalam
berbagai program pendidikan formal dan informal.
Contoh sasaran pengembangan koleksi dalam perpustakaan perguruan tinggi adalah
berikut ini.
a.       Menyediakan program-program instruksional berbasis computer untuk mendukung
kurikulum.
b.      Menyediakan peralatan yang mahal untuk mendukung penyampaian materi kuliah,
seperti alat pemutar video.
c.       Menyediakan peralatan yang produktif, seperti computer agar mahasiswa dapat
menyelesaikan tugas-tugas kuliah dengan baik dan makin banyak yang melek
computer.
d.      Menyediakan akses terhadap pangkalan data baik secara online maupun dalam CD-
ROM.
Untuk perpustakaan khusus, berbagai pertanyaan perlu difokuskan pada hal-hal
berikut ini.
a.       Pembatasan dan prioritas umum, termasuk garis besar bagaimana perpustakaan
akan mengembangkan koleksi.
b.      Diskusi yang terperinci tentang peran perpustakaan dalam program-program kerja
sama pengembangan koleksi.

a.        Kebijakan seleksi

Menurut Sukistyo-basuki (1991) untuk membuat kebijakan pemilihan buku maka
kebijakan tersebut harus mampu menjawab pertanyaan, seperti berikut.
1.      Apakah sasaran khusus koleksi perpustakaan?
2.      Siapa yang menyusun kebijakan?
3.      Siapa yang melaksanakan kebijakan?
4.      Siapa yang akan memilih buku?
5.      Siapa yang mengambil keputusan terakhir dalam pemilihan?
6.      Apakah dasar alokasi dana bagi berbagai subjek?
7.      Bagaimana kriteria pemilihan berbagai jenis media?
8.      Bagaimana kriteria penerimaan dan penolakan buku hadiah?bagaimana dengan
kebijakan pertukaran buku?
9.      Bagaimana prioritas pengadaan buku dalam kaitannya dengan dana yang tersedia?
10.  Buku apa saja yang perlu disiangi?
11.  Bagaimana melayani minat dan subjek dari berbagai kelompokyang ada di
perpustakaan?
Terdapat beberapa asas yang perlu dipertimbangkan dalam seleksi bahan pustaka
(diadaptasi dari ”Perpustakaan Perguruan Tinggi…”,2005) yaitu.
1.      Wibawa penulis buku dan pentingnya buku tersebut.
2.      Isi bahan pustaka cukup bermakna
3.      Bahasan bahan pustaka memuat pandangan yang seimbang
4.      Kualitas isi bahan pustaka harus memadai
5.      Harga bahan pustaka itu pantas
6.      Bahasa yang digunakan baik
7.      Terbitan terbaru
8.      Bahan pustaka renik
9.      Setiap bahan pustaka rujukan cukup diadakan satu perangkat
10.  Semua buku diadakan dalam jumlah eksemplar terbatas
11.  Media bahan pustaka dipilih
Beberapa pertimbangan dalam seleksi bahan pustaka rujukan adalah
a)      Apakah susunan bahan pustaka cukup sistematis sehingga mudah dalam
penggunaannya
b)      Macam entri yang digunakan
c)      Apakah bahan pustaka rujukan itu dilengkapi dengan indeks?
d)     Kelengkapan dan ketelitian rujukan
e)      Kualitas rujukan yang cukup baik
f)       Kepakaran penyususn perlu diteliti
g)      Bahan pustaka rujukan luar negeri perlu diteliti kelayakannya

b.        Kebijakan pengadaan

Cara memperoleh bahan pustaka adalah
1.      Pembelian
2.      Pertukaran
3.      Hadiah

B.     Pernyataan akan Tingkat Koleksi

Berisikan daftar secara terperinci tentang bidang ilmu yang
dikembangkanperpustakaandan keadaankoleksi saat itu, serta format yang dikoleksi.
Berikut contoh kategori-kategori utama.
a.        Pengguna
ü  Orang dewasa
ü  Remaja
ü  Anak usia sekolah
ü  Anak prasekolah
ü  Penyandang cacat
ü  Dosen/guru
ü  Peneliti
ü  Pegawai
ü  Siswa
ü  Mahasiswa
ü  Alumni
b.        Format
ü  Buku
ü  Terbitan berkala
ü  Surat kabar
ü  Bentuk-bentuk mikro
ü  Slide
ü  Film dan video
ü  Foto-foto
ü  Rekaman audio
ü  Sumber daya online
ü  Brosur
ü  Dokumen pemerintah
ü  Peta
ü  CD-ROM
ü  Perangkat lunak, berbagai basis data, format elektronika
Disesuaikan dengan DDC (Dewey Decimal Classification) sebagai berikut.
300      Ilmu-ilmu sosial
301      Sosiologi dan antropologi
303      Proses-proses sosial
Dan lain sebagainya

C.    Pernyataan Beragam Pokok Persoalan

a.        Hadiah
b.        Penyiangan
c.         Evaluasi koleksi
d.        Masalah protes dan keluhan sertasensor
e.         Pengembangan koleksi bersama
Ada 3 konsep pengembangan koleksi bersama, yaitu seperti berikut ini.
1.      Pengembangan koleksi bersama
2.      Pengadaan terkoordinasi
3.      Pengadaan bersama
Ada sekitar 6 keuntungan yang bisa diperoleh dari kerja sama pengembangan koleksi,
yaitu
1.      Meningkatkan akses pengguna terhadap bahan pustaka yang lebih beragam dan
lebih mendalam untuk subjek tertentu.
2.      Melebarkan sumber daya yang terbatas
3.      Adanya pembagian tugas dalam pengembangan koleksi pada subjek tertentu bisa
mengurangi kepusingan pustakawan
4.      Pembagian dalam pengembangan koleksi akan mengurangi duplikasi kepemilikan
bahan pustaka
5.      Kerja sama ini akan menguntungkan bagi pengguna karena tidak perlu mendatangi
banyak perpustakaan untuk kebutuhan informasinya
6.      Para anggota dapat saling membantu dalam memecahkan permasalahanyang
dihadapi.