MODUL 5

PENGADAAN TERBITAN BERSERI

Terbitan berseri merupakan salah satu jenis koleksi perpusatakaan yang unik sehingga perlu
pembahasan tersendiri. Berbicara mengenai terbitan berseri mencakup dua jenis publikasi yang
berbeda, yaitu terbitan berseri berbentuk buku yang diterbitkan secara berseri, dan terbitan berseri
yang diterbitkan secara berkala (dalam bahasa Inggris disebut periodical).
Terbitan berkala dalam pengadaannya memerlukan penanganan yang khusus. Hal itu
disebabkan sifat terbitnya yang berbeda. Apabila kita membeli buku, sekali terjadi transaksi maka
selesai sudah urusannya. Tetapi apabila kita berlangganan terbitan berkala, kita harus membayar
secara berkala, biasanya setahun sekali. Di samping itu, kedatangan publikasi itu harus terus dipantau
karena publikasi itu akan datang ada yang setiap minggu atau sebulan sekali, setiap 3 bulan, dan
sebagainya. Itulah sebabnya diperlukan pemantauan secara terus-menerus, apalagi untuk sebuah
perpustakaan yang melanggan terbitan berkala dalam jumlah yang banyak.
Terbitan berkala, terutama yang bersifat ilmiah mempunyai arti yang penting bagi pengguna
perpustakaan yang sedang melakukan penelitian. Oleh karena kala terbitnya yang periodik dan proses
penerbitan yang dilakukan secara cepat maka terbitan berkala yang bersifat ilmiah mampu melaporkan
hasil-hasil penelitian terbaru. Oleh karena itu, terbitan ini mempunyai arti yang penting bagi para
ilmuwan. Terbitan berkala yang bersifat populer pun memberi informasi yang terbaru sehingga setelah
lewat waktu terbitnya beberapa saat isinya bisa menjadi basi.

KEGIATAN BELAJAR 1
TERBITAN BERSERI DAN SELEKSI TERBITAN BERKALA

A. DEFINISI DAN MACAM TERBITAN BERSERI

Terbitan berseri (dalam bahasa Inggris: serials) adalah istilah untuk setiap publikasi yang
diterbitkan bagian demi bagian, tidak diterbitkan sekaligus, dengan memberikan tanda secara numerik
atau kronologis, dan biasanya diterbitkan untuk masa waktu yang tidak tentu. Jadi, suatu publikasi
dapat digolongkan ke dalam jenis terbitan berseri apabila diterbitkan secara berurutan, yang
dinyatakan dengan volume, nomor atau bulan, serta tahun. Terbitan berseri diharapkan akan terbit
terus dalam jangka waktu yang tidak ditentukan.
Ada 4 jenis utama terbitan berseri. Pertama, terbitan berkala dan surat kabar. Terbitan
berkala adalah publikasi yang diterbitkan ber-kesinambungan dan diedarkan kepada publik setiap
periode waktu tertentu. Terbitan berkala bisa diterbitkan setiap minggu (weekly), setiap bulan
(monthly), 2 bulan sekali (bimonthly), 3 bulan sekali (quarterly), setahun 2 kali (semi annually) atau
setahun sekali (annually). Dikenal beberapa macam terbitan berkala, yaitu berikut ini :

1.

Majalah
Majalah yang dalam bahasa Inggris disebut magazine, terbagi lagi menjadi dua jenis, yaitu

majalah populer dan majalah ilmiah populer. Majalah populer ditandai dengan bahasanya yang mudah
dimengerti oleh orang awam, lebih banyak bersifat menyampaikan berita terbaru, tulisan kebanyakan
ditulis oleh wartawan dari majalah, tetapi tetap ada fokus terhadap topik tertentu. Majalah populer dan
majalah ilmiah populer dapat dilanggan dengan membayar di muka untuk satu tahun, tetapi dapat juga

dibeli setiap nomor majalah itu diterbitkan. Namun, pembelian secara eceran ini mempunyai risiko
tidak mendapatkan nomor majalah tertentu apabila Anda mendatangi penjual jauh setelah nomor itu
diterbitkan sehingga nomor itu sudah terjual semua. Sebagai contoh dari majalah populer adalah
berikut ini :

a; Femina, Kartini, Dewi, Lisa

b; Tempo, Gatra, Newsweek, Times
c; Hai, Kawanku, Gadis
Jenis majalah yang kedua, yaitu majalah ilmiah populer. Tulisan yang dimuat dalam majalah
ilmiah populer bersifat keilmuan yang praktis dan menggunakan bahasa yang mudah dicerna oleh
masyarakat awam. Walaupun demikian, untuk beberapa majalah yang topik bahasannya agak sangat
spesifik, ada juga kesulitan memahami artikel-artikelnya terutama untuk orang"-orang yang tidak biasa
membaca dalam bidang keilmuan yang dibahas. Beberapa contoh majalah ilmiah populer adalah :

a;

Trubus, Flora
Majalah yang memuat artikel mengenai masalah-masalah praktis dalam bidang pertanian,
perikanan, peternakan baik dari segi budi dayanya, maupun pemasarannya.

b; Info /computer
Memuat artikel tentang masalah-masalah praktis dalam bidang komputer, mudah dimengerti oleh
orang-orang yang biasa bekerja dengan komputer.

c;

Manajemen
Memuat artikel tentang masalah-masalah manajemen yang terjadi di banyak dunia kerja di
Indonesia.
Perkembangan dari majalah, akhir-akhir ini muncul yang disebut tabloid. Isinya mirip dengan

majalah atau juga surat kabar, namun ukurannya lebih besar dari majalah, tetapi lebih kecil dari surat
kabar, dan kertasnya banyak yang menggunakan kertas koran. Berbagai tabloid beredar di pasaran,
banyak yang memberitakan kegiatan disekitar dunia selebritis, tetapi ada juga yang serius
memberitakan dunia olahraga, tanaman, dan hewan. Beberapa contoh dari tabloid adalah berikut ini.

a; Nova, Cek & Ricek, Wanita Indonesia, Bintang Indonesia

b; Bola, Gol
c; Agrobis, Agrina
2.

Warta
Warta atau Newsletter banyak diterbitkan untuk menyebarluaskan kegiatan dari sebuah

instansi, baik kegiatan ilmiah maupun kegiatan sehari-hari para pakar/karyawan dari instansi itu. Berita
yang dimuat bisa berupa topik-topik penelitian yang sedang dilakukan oleh para pakar dari sebuah
instansi, adanya seminar yang akan dilaksanakan atau yang sudah dilaksanakan, kegiatan kunjungan
ke instansi lain, dan lain sebagainya. Warta ini biasanya dikirimkan secara gratis kepada berbagai
instansi lain.

3.

Buletin
Buletin (dalam bahasa Inggris: bulletin) merupakan sebuah terbitan berkala yang memuat

baik berita-berita, maupun artikel dari hasil-hasil penelitian. Contohnya, seperti berikut ini.

a;

Buletin penelitian kesehatan

Memuat hasil-hasil penelitian masalah kesehatan.

b; BIES: Bulletin of Indonesian Economic Studies

4.

Jurnal
Jurnal (dalam bahasa Inggris: journal) memuat artikel-artikel dari hasil penelitian. Biasanya

artikel yang dimuat untuk bidang ilmu tertentu. Untuk dimuat dalam jurnal, artikel-artikel tersebut akan
dinilai dahulu oleh sebuah tim redaksi yang terdiri dari orang-orang yang ahli dalam bidang ilmunya.
Contoh-contoh dari jurnal adalah berikut ini :

a; Library Journal, Jurnal Pustakawan Indonesia

b; The International Journal of Human Resource Management
Dalam kenyataan di lapangan ada juga yang menamai terbitan berkalanya dengan
menggunakan kata buletin atau jurnal, namun tidak mengikuti kaidah-kaidah yang lazim untuk masalah
materi yang dicakup oleh terbitan itu.

1. Surat Kabar
Tujuan diterbitkannya surat kabar adalah untuk menyebarluaskan berita secara cepat.dan
tepat. Oleh karena itu, surat kabar diterbitkan secara harian. Contoh surat kabar adalah berikut ini :

a;

Kompas, Republika, Suara Pembaruan

Surat kabar tersebut merupakan surat kabar nasional.

b; Pikiran Rakyat, Jawa Post

Surat kabar tersebut merupakan surat kabar lokal.

Jenis terbitan berseri yang kedua adalah publikasi yang diterbitkan secara berkelanjutan atau
berseri, tetapi tidak diterbitkan menurut kala waktu tertentu. Publikasi ini bisa berbentuk buku. Contoh
buku berseri, misal judulnya Dasar-dasar Matematika dengan judul serinya adalah Seri Matematika
untuk Universitas. Beberapa waktu kemudian, bisa beberapa bulan atau beberapa tahun, ke luar lagi
buku lain dari "Seri Matematika untuk Universitas" dengan judul buku yang berbeda. Demikian
seterusnya.
Jenis lain dari terbitan berseri adalah prosiding (dalam bahasa Inggris: proceeding) dan buku
tahunan, yang dikeluarkan mungkin tahunan atau berkelanjutan atau mungkin diterbitkan sebagai
terbitan berseri yang dikeluarkan secara tidak berkala atau tidak tentu (irregular). Prosiding merupakan
publikasi yang berisi materi yang disampaikan pada sebuah pertemuan baik yang berbentuk seminar,
kongres, lokakarya, simposium, dansebagainya. Isinya terdiri dari berbagai pidato yang disampaikan
dan makalah-makalah, serta topik-topik yang didiskusikan dalam pertemuan itu. Contohnya, seperti
berikut ini.
Prosiding Lokakarya Nasional Sistem Integrasi Kelapa Sawit - Sapi. Bengkulu, 9-10 September
2003Sebuah prosiding memuat sambutan dari berbagai pejabat dan makalah yang dibahas dalam
lokakarya

Berdasarkan penerbitnya, ada 4 jenis terbitan berseri sebagai berikut.

a. Terbitan lembaga ilmiah atau perkumpulan profesi
Terbitan berseri yang termasuk dalam kategori ini dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:

1; Publikasi yang diterbitkan sebagai media resmi dari lembaga atau perkumpulan profesi
tertentu. Publikasi ini juga menjadi media bertukar pikiran antar anggota atau sebagai

penghubung antara pengurus dengan anggota.

2; Publikasi yang memuat catatan risalah pertemuan atau makalah-makalah yang didiskusikan,
beserta hasil diskusinya dari suatu pertemuan yang diadakan oleh sebuah atau beberapa
instansi atau perkumpulan profesi.
b. Terbitan badan komersial
Terbitan berseri banyak dikeluarkan oleh penerbit komersial, kecuali untuk jenis newsletter atau
warta yang biasanya dibagikan secara gratis. Terbitan berseri yang diterbitkan secara komersial
biasanya mempunyai mutu yang baik. Apabila tidak bermutu, tentunya publikasi tersebut tidak
akan dibeli masyarakat. Penerbit-penerbit tersebut memang bertujuan untuk mencari keuntungan
dari penerbitan publikasi tersebut.

c. Terbitan perusahaan atau badan industri

Perusahaan atau badan industri yang sudah mapan sering kali mengeluarkan terbitan berseri.
Publikasi ini dapat dibedakan menjadi dua jenis sebagai berikut.

1; Publikasi yang diterbitkan untuk kalangan luar, langganan perusahaan misalnya agar
perusahaan itu makin dikenal atau memang dimaksudkan untuk promosi perusahaan. Sering
kali publikasi ini secara gratis disebarkan kepada berbagai instansi lain, termasuk
perpustakaan.

2; Publikasi yang diterbitkan untuk kalangan sendiri, memuat berita kegiatan karyawan, masalah
kesejahteraan, dan penjelasan mengenai kebijaksanaan perusahaan. Publikasi ini lebih
diutamakan sebagai media komunikasi antara perusahaan dengan karyawannya agar seluruh
karyawan mengetahui secara jelas aktivitas dan perkembangan perusahaan.
d. Terbitan berupa surat kabar
Penerbitan surat kabar memerlukan penanganan khusus mengingat frekuensinya yang harian.
Adakalanya surat kabar cenderung berpihak kepada kelompok atau partai politik tertentu. Oleh
karena itu, sebagai pustakawan diharapkan bertindak secara objektif dan memperhatikan
kepentingan semua golongan masyarakat.

Apabila diperhatikan dari isi terbitan berseri maka publikasi itu dapat dibedakan menjadi dua golongan
sebagai berikut.

a;

Terbitan primer
Terbitan yang merupakan karangan atau karya asli. Termasuk ke dalam terbitan primer, seperti
prosiding, artikel jurnal yang melaporkan hasil penelitian atau karangan asli.

b; Terbitan sekunder
Terbitan yang merupakan daftar atau kumpuian dari sumber informasi primer. Jurnal
indeks/abstrak merupakan contoh dari terbitan sekunder. Anda akan mendapatkan penjelasan
yang lebih terperinci mengenai terbitan sekunder pada modul bahan rujukan.
Apabila dilihat dari formatnya, seiring dengan semakin berkembangnya teknologi digital maka
terbitan berseri mempunyai dua format, yaitu format tercetak dan format digital. Format digital yang
ditawarkan kepada publik dikemas dalam dua macam media, yaitu dalam bentuk CD-ROM (Compact
Disc - Read only Memory) dan diakses secara online melalui internet.

2. Perkembangan Terbitan Berkala

Perkembangan jumlah terbitan berkala telah menyamai buku dan materi-materi lain.
Sekarang ini tidak ada yang dapat mengatakan dengan pasti berapa banyak terbitan berkala yang
diterbitkan di dunia. Ulrich's Periodicals Directory, sebuah publikasi yang mendaftar sebagian besar
dari terbitan berkala yang diterbitkan oleh 80.000 penerbit di 200 negara menyebutkan dalam situsnya
di internet terdaftar 271.000 terbitan berkala dan terbitan berseri.
Pustakawan tidak lagi berpikir untuk memperoleh terbitan berkala sebanyak mungkin, tetapi
bagaimana caranya agar perpustakaan bcrfungsi sebaik mungkin dengan jumlah terbitan berkala yang
minimal. Dengan
demikian, pustakawan harus selektif dalam memilih judul terbitan berkala yang akan
dilanggan. Salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam memilih judul-judul terbitan berkala bahwa
judul-judul itu memenuhi kebutuhan mayoritas pengguna perpustakaan. Untuk judul-judul yang tidak
banyak digunakan bisa diperoleh dari perpustakaan lain, dalam keadaan ini kerja sama
antarperpustakaan sangat dianjurkan.

3.

Pengadaan Terbitan Berkala

Terbitan berseri yang tidak diterbitkan secara berkala, proses pengadaannya seperti

pengadaan buku. Ditinjau dari istilah yang biasa digunakan oleh praktisi di dunia perpustakaan,
pengadaan terbitan berkala mencakup kegiatan-kegiatan berikut ini :

a; Seleksi atau pemilihan terbitan berkala.

b; Pengadaan terbitan berkala melalui

pembelian, tukar-menukar, penerimaan hadiah dan

c;

penerbitan sendiri.
Inventarisasi terbitan berkala yang telah diadakan.

4.

Seleksi Terbitan Berkala

Salah satu komponen yang menentukan mutu sebuah perpustakaan adalah koleksi terbitan

berkala. Untuk mempunyai koleksi terbitan berkala yang bermutu maka pertama yang perlu dilakukan
adalah seleksi. Begitu banyak terbitan berkala ditawarkan oleh berbagai penerbit, tentunya tidak
semua tawaran itu cocok untuk pengguna perpustakaan. Lagi pula anggaran perpustakaan tidak akan
mencukupi untuk membeli semua terbitan berkala yang ditawarkan. Seleksi atau pemilihan menurut
ALA Glossary of Library Terms adalah suatu proses pengambilan keputusan dalam mengidentifikasi
sumber informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakai perpustakaan.

C. PIHAK-PIHAK YANG BERWENANG MELAKUKAN SELEKSI

Berbicara mengenai pihak yang berwenang untuk melakukan seleksi maka semua itu tidak
bisa lepas dari jenis perpustakaannya. Ruang lingkup tugas dan fungsi serta siapa yang dilayani oleh
setiap jenis perpustakaan itu berbeda sehingga pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan seleksi
terbitan berkala juga berbeda untuk setiap jenis perpustakaan. Hal yang sama untuk semua jenis
perpustakaan itu adalah keputusan akhir dari proses seleksi ini ada di tangan pustakawan karena
pustakawanlah yang mengetahui keadaan koleksi perpustakaan, kebutuhan pengguna secara
keseluruhan, dana yang tersedia, dan harus tetap merujuk ke kebijakan pengembangan koleksi yang
berlaku di perpustakaan itu. Di samping itu, kembali perlu diingatkan pustakawan harus bertindak adil,
tidak mementingkan orang atau pihak tertentu.
Terbitan berkala yang dilanggan haruslah seimbang untuk berbagai subjek yang dibutuhkan
pengguna perpustakaan. Ada pun pihak-pihak yang berwenang melakukan seleksi berdasarkan jenis

perpustakaan adalah berikut ini :

1; Pada perpustakaan sekolah, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah kepala sekolah,
wakil kepala sekolah apabila ada, dan guru. Pelajar boleh saja menyarankan, tetapi harus
dipertimbangkan lagi dengan kebutuhan sekolah, bahkan apabila perlu dikonfirmasikan kepada
kepala sekolah atau wakilnya.

2; Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah dewan
penasihat/penyantun perpustakaan itu, tokoh masyarakat di sekitar perpustakaan umum itu
berlokasi, dan pengguna perpustakaan, terutama yang raj in datang ke perpustakaan.

3; Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan
universitas, pimpinan fakultas, dan dosen. Akan lebih baik lagi, apabila dibentuk komisi
penasihat/pengawas perpustakaan, dengan salah satu tugasnya adalah memilih atau
menyarankan terbitan berkala yang akan dilanggan. Komisi itu bisa saja terdiri dari pustakawan,
dosen, pimpinan fakultas, dan lain-lain. Mahasiswa boleh saja menyarankan, tetapi harus
dipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.

4; Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan institusi di
mana perpustakaan itu bernaung, dan orang-orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan
institusi tersebut
Sebagai contoh, apabila institusi itu merupakan sebuah lembaga penelitian maka peneliti di institusi
tersebut mempunyai wewenang untuk melakukan seleksi.
1. Prinsip dan Prosedur Seleksi Terbitan Berkala
Perkembangan ilmu dan pengetahuan menjadi salah satu sebab terjadinya ledakan informasi
sehingga jumlah terbitan berkala yang terbit dari waktu ke waktu tidak terhitung lagi jumlahnya. Di
samping itu, biaya produksi penerbitan terbitan berkala semakin tinggi, otomatis harga berlangganan
juga makin meningkat. Oleh karena itu, perlu ada kebijakan tertulis untuk seleksi dan pemilihan koleksi
bahan pustaka.
Prinsip pemilihan terbitan berkala dimaksudkan agar:

a;

memperoleh dan menyediakan terbitan berkala yang diperlukan dalam menunjang sistem yang
ada di lembaganya;

b; memperoleh dan menyediakan terbitan berkala yang diinginkan oleh pengguna;

c; memperoleh dan menyediakan terbitan berkala yang berisi bahan hiburan dan rekreasi.
Pada intinya pustakawan dalam melakukan seleksi atau pemilihan hendaknya melihat 3 hal berikut ini.

a; Fungsi perpustakaan.
b; Ruang lingkup bidang yang dicakup.
c; Masyarakat pengguna yang dilayani.
Di dalam melakukan seleksi terdapat beberapa kriteria khusus yang perlu dipertimbangkan, seperti
berikut ini.

a;
b;
c;
d;
e;

Judul disesuaikan dengan program lembaga yang ada.

Judul disesuaikan dengan tingkatan pengguna.
Terbitan berkala itu sudah sangat terkenal di bidangnya.
Penerbit cukup dikenal pada bidangnya.
Harga berlangganan cukup pantas.

Persyaratan lain yang harus dipunyai pustakawan adalah berikut ini :

a; Memahami kebijakan pengembangan koleksi.

b; Dapat bekerja sama dengan pustakawan lain, pengguna potensial, unsur pimpinan lembaga, dan
pihak-pihak lain, seperti penerbit, toko buku, jobber! agen.

c; Memahami program lembaganya yang sedang dilaksanakan dan kecenderungan perkembangan

d; Dapat menggunakan alat bantu seleksi, seperti Ulrich's Periodicals Directory, Katalog Penerbit,
e;

Internet.
Dapat menggunakan sarana pendukung seperti komputer, email, CD-ROM, telepon, dan

f;

faksimile.
Memahami dan mengikuti berbagai peraturan yang berkaitan dengan pembelian terbitan berkala,
pembukuan, keuangan, dan masalah perbankan.

Dalam melaksanakan seleksi terbitan berkala, prinsip-prinsip berikut ini perlu mendapatkan perhatian.

a;
b;
c;
d;
e;
f;
g;
h;
i;
j;
k;
l;
m;
n;
o;

Gunakan alat seleksi yang tepat

Pilihlah terbitan berkala yang diindeks dalam jurnal indeks/abstrak yang standar
Utamakan jurnal inti dalam bidang ilmu tertentu
Apabila mungkin usahakan mendapat nomor contoh
Mengikuti informasi yang diberikan oleh New Serial Title
Usahakan kerja sama dalam pengadaan
Perhatikan pelestarian terbitan lokal
Usahakan untuk melanggan terbitan berkala secara terus-menerus
Terbitan berkala yang jarang dibaca pengguna
Pembelian nomor lama (back issue)
Pertimbangan masalah duplikat/judul baru
Pikirkan kemungkinan pertukaran atau hadiah
Tinjau kembali judul-judul setiap tiga tahun
Seleksi terbitan berkala harus dilakukan dalam cara yang sama dengan seleksi buku
Seleksi terbitan berkala, seperti halnya seleksi buku, merupakan suatu seni

2. Alat Bantu Seleksi Terbitan Berkala

Alat bantu seleksi dimaksudkan untuk:

a; memudahkan pemilihan terbitan berkala yang diperlukan;

b; sebagai alat verifikasi dan identifikasi, yaitu sebagai acuan untuk mengetahui data bibliografi yang
benar dan lengkap, seperti judul, ISSN (International Standard Serial Number), penerbit, harga
langganan, alamat yang harus dihubungi apabila ingin berlangganan.
Adapun alat bantu seleksi untuk terbitan berkala adalah berikut ini.
a. Katalog penerbit dalam dan luar negeri
Penerbit sering kali mengedarkan katalog dari judul-judul terbitan berkala yang diterbitkan sebagai
sarana promosi.
b. Bibliografi nasional maupun internasional untuk terbitan berkala
Secara ideal, sarana bibliografi untuk seleksi terbitan berkala dikelompokkan menurut subjek.
Untuk setiap judul terbitan berkala perlu disebutkan tujuan golongan pembaca, isi yang dibahas
pada setiap terbitan, cakupan subjek, ada atau tidaknya indeks, nama penerbit, frekuensi (kala
terbit), harga, dan keterangan apakah di indeks pada terbitan sekunder tertentu. Untuk terbitan
berkala terbitan Indonesia belum ada bibliografi yang lengkap.
c. Daftar terbitan berkala yang dilanggan oleh perpustakaan lain
Daftar terbitan berkala itu dapat memberikan informasi adanya judul tertentu, yang mungkin
sangat dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan di tempat Anda bekerja.

3. Prosedur Seleksi Terbitan Berkala

Dalam melaksanakan seleksi terbitan berkala prosedurnya adalah sebagai berikut.

a; Inisiatif seleksi dimulai oleh pengguna (dosen, guru, peneliti, pimpinan instansi, mahasiswa,
tergantung pada jenis perpustakaan dan siapa yang berhak memilih), baik atas kemauan
sendiri maupun atas permintaan pustakawan.

b; Pustakawan juga perlu bersikap aktif dengan membuat daftar terbitan berkala yang mungkin
sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan, diambil dari berbagai alat seleksi terbitan
berkala. Kemudian, daftar itu disampaikan kepada pihak-pihak yang berwenang melakukan
seleksi. Dengan demikian, pustakawan sudah sangat membantu karena besar kemungkinan
para pihak yang berwenang melakukan seleksi tidak mempunyai akses ke alat bantu seleksi.

c; Pengusul menyampaikan usulannya dengan mengisi formulir yang telah disediakan oleh
perpustakaan, dengan data bibliografi yang seiengkap mungkin, seperti judul terbitan berkala,
nama dan alamat penerbit, frekuensi terbit, dll

d; Formulir disampaikan kepada kepala perpustakaan atau langsung kepada penanggung

e;

jawab/petugas pengadaan koleksi.

Petugas pengadaan selanjutnya melakukan verifikasi dengan cara berikut ini.
1; Memeriksa dan melengkapi data bibliografi dari setiap judul terbitan berkala yang
diusulkan dengan menggunakan alat bantu seleksi.

2; Petugas mencocokkan judul terbitan berkala yang diusulkan dengan judul-judul terbitan
berkala yang sudah dilanggan oleh perpustakaan, melalui katalog terbitan berkala
ataupun kartu registrasi terbitan berkala.

3; Apabila judul itu belum dilanggan, diteliti pula apakah judul terbitan berkala yang
diusulkan sudah ada dalam proses pemesanan melalui suatu jajaran yang disebut onorder file.

4; Apabila ada terbitan berkala yang diusulkan, namun sudah ada di koleksi atau sedang
dalam proses pemesanan, perlu diputuskan apakah perlu ditambah melanggan judul
terbitan berkala itu lebih dari satu eksemplar, terutama untuk judul-judul yang mahal harga

5;

langganannya.
Apabila anggaran terbatas sehingga tidak semua usulan dapat diterima maka judul-judul
usulan yang tidak bisa dilanggan tahun anggaran itu dibuatkan "kartu desiderata". Juduljudul terbitan berkala yang ada di jajaran desiderata akan dipertimbangkan untuk tahun
anggaran berikutnya atau diusahakan dari sumber dana yang lain. Bisa juga dijajaki
perolehan sebuah judul terbitan berseri dari pertukaran maupun dari hadiah.

6; Keputusan akhir dari seleksi ini ada di tangan pustakawan, baik dari pihak pengadaan
koleksi dikonsultasikan dengan kepala perpustakaan ataupun kepala perpustakaan
sendiri, dengan beberapa pertimbangan.

KEGIATAN BELAJAR 2
PENGADAAN TERBITAN BERKALA

A. PENGADAAN TERBITAN BERKALA MELALUI PEMBELIAN

Apabila terbitan berkala yang akan dilanggan sudah dipilih maka proses selanjutnya adalah
pemesanan terbitan berkala. Hal tersebut memerlukan pertimbangan saksama karena menyangkut
tugas berbagai bagian perpustakaan, seperti staf pengembangan koleksi, staf keuangan, prosedur
yang harus diikuti, serta pengaturan berkas pemesanan.
Persoalan yang dihadapi pustakawan Indonesia dalam pengadaan terbitan berkala adalah berikut ini :

1; Dana yang tersedia tidak selalu tersedia pada waktu diperlukan, terutama untuk perpustakaan
pemerintah.

Walaupun

tahun

anggaran

sudah

mulai

pada

bulan

Januari,

tetapi

kecenderungannya dana baru bisa digunakan paling cepat bulan April.

2; Terbitan berkala serta informasinya dari Asia lebih sulit didapat daripada terbitan Eropa Barat atau
Amerika.

3; Beberapa penyandang dana sering membuat peraturan yang kurang menguntungkan, misalnya
dengan menentukan terbitan berkala yang dilanggan harus dari penerbit tertentu atau dari negara

4;

asal pemberi dana.

Prosedur pembayaran sering kali terlalu berbelit-belit, baik untuk pembayaran dalam bentuk
rupiah. maupun mata uang asing walaupun di beberapa instansi pemerintah sekarang ini sudah
bisa dipermudah. Prosedur ini lebih lancar pada perpustakaan swasta.

1. Prosedur Pemesanan Terbitan Berkala

a.

Setelah diadakan verifikasi maka pustakawan pengadaan mempersiapkan Kartu Pesanan atau
Daftar Pesanan
1)

Kartu Pesanan dibuat dengan jumlah rangkap, yang sesuai dengan kebutuhan

2)

Arsip kartu pesanan yang satu disusun menurut abjad judul terbitan berkala, dan yang lain
menurut penerbit atau penyalur.

3)
b.

Daftar Pesanan

Pemesanan
1)

Kartu-kartu pesanan (atau daftar pesanan) dikirimkan pada penyalur atau penerbit disertai
surat pengantar, yang juga menjelaskan bagaimana cara pembayarannya.

2)

Pemesanan terbitan berkala dapat dilakukan melalui berbagai cara. Pemilihan cara
mendapatkan terbitan berkala dipengaruhi oleh bermacam-macam faktor.

2. Melanggan Langsung pada Penerbit

Sebagian besar penerbit terbitan berkala melayani pelanggan secara orang per orang, dan
mengirimkan setiap nomor yang terbit langsung kepada pelanggannya. Apabila penerbit terbitan
berkala itu berasal dari luar negeri maka untuk membayar langganan terbitan itu Anda harus meminta
proforma invoice dari penerbit agar jelas berapa uang yang harus dikirimkan kepada penerbit.
Biasanya selain biaya langganan, Anda diharuskan menanggung pula biaya pengiriman. Biaya
pengiriman ada dua macam. Pertama, biaya pengiriman melalui udara yang jauh lebih mahal, hanya
terbitan itu akan cepat sampai ke perpustakaan. Kedua, pengiriman melalui kapal laut yang biayanya
lebih murah, namun penerimaan terbitannya dua atau tiga bulan setelah tanggal terbitnya.

Keuntungan sistem langganan langsung adalah berikut ini.

a; Terbitan berkala cepat diterima.

b; Penerbit bertanggung jawab secara langsung kepada pelanggan bila ada masalah.
c; Sering kali penerbit memberikan potongan harga khusus untuk pembayaran langganan sekaligus
beberapa tahun sehingga menghematbiaya. Mengenai hal ini, yang patut dipertimbangkan adalah
jangan sampai jatuhnya pembayaran terbitan berkala secara bersamaan (pada tahun anggaran
yang sama) untuk menghindari beban yang terlalu berat.

d; Perhitungan pembayaran cukup sekali setahun.

e; Alamat yang jelas memudahkan pengiriman, terutama untuk suatu organisasi besar yang
f;

mempunyai banyak bagian.

Bagi perpustakaan di Indonesia, berlangganan langsung terbitan berkala luar negeri sering kali
lebih murah karena tidak ada biaya tambahan sebagai keuntungan agen.

Namun demikian, sistem ini juga memiliki kekurangan, antara lain berikut ini.

a; Pengurusan langganan terbitan berkala ke penerbit di luar negeri memang rumit.

b; Setelah Anda melakukan proses pembayaran maka Anda harus mengecek kepada semua
penerbit itu untuk mengetahui apakah kiriman uang sudah diterima dan mereka sudah tahu
kiriman uang itu adalah untuk pembayaran terbitan berkala tertentu.

c; Anda juga harus terus memantau waktu kedatangan setiap terbitan berkala.
d; Pemantauan kedatangan terbitan berkala ini harus terus dilakukan untuk setiap nomor dari semua
e;

terbitan berkala yang dilanggan oleh perpustakaan Anda.

Bisa juga terjadi pembayaran yang dilakukan dengan menggunakan money order! bank draft yang
dikirim melalui pos tidak sampai kepenerbit. Dengan demikian, Anda harus mengurus kembali
kehilangan bukti pembayaran itu baik ke pihak pos maupun ke pihak bank.

3. Pembelian melalui Penyalur Setempat, Importir atau Toko Buku

Pembelian terbitan berkala melalui penyalur setempat dapat dilakukan dengan berbagai variasi.

a;

Penyalur bertanggung jawab sepenuhnya atas diterimanya terbitan berkala oleh perpustakaan. Ini
berarti bahwa setiap terbitan berkala yang dilanggan, oleh penerbit akan dikirim ke alamat
penyalur. Setelah terkumpul dalam jumlah yang memadai baru dikirim ke perpustakaan.

b; Penyalur merupakan perantara dalam pembelian, tetapi terbitan berkala langsung dikirimkan ke
alamat perpustakaan. Dalam hal ini terbitan berkala akan cepat diterima oleh perpustakaan, tetapi
masalah akan timbul bila ada nomor-nomor yang tidak diterima atau hilang dalam pengiriman.

4.

Melalui Keanggotaan Suatu Perkumpulan

Sering kali suatu jurnal yang diterbitkan oleh suatu perkumpulan profesi tidak dapat dipesan

melalui agen atau penyalur komersial, tetapi hanya dapat dilanggan melalui keanggotaan pada
perkumpulan tersebut. Dalam sistem keanggotaan semacam ini sering kali pembayaran iuran dikaitkan
dengan hak untuk menerima jurnal tertentu, di samping pemberian potongan harga untuk pembelian
buku atau terbitan lain yang dihasilkan oleh organisasi tersebut. Sering kali pula dibedakan
pembayaran iuran untuk berbagai kategori keanggotaan, misalnya keanggotaan untuk sebuah
lembaga harus membayar iuran yang lebih mahal daripada keanggotaan untuk perorangan.
Tergantung pada kemudahan administrasi keuangan, pustakawan dapat memilih cara yang paling
menguntungkan bagi perpustakaan.

5; Melalui Penyalur Khusus Terbitan Berkala di Luar Negeri

Di luar negeri banyak perusahaan penyalur buku yang memiliki bagian khusus yang
mengurus langganan terbitan berkala bagi perpustakaan-perpustakaan di berbagai negara. Penyalur
semacam ini pada umumnya memiliki pegawai profesional dengan keahlian tinggi dan mampu bekerja
secara efisien. Jangkauan pelayanannya sampai ke luar negeri maka mereka juga paham masalah
ekspor impor maupun pembatasan-pembatasan yang berhubungan dengan nasabah valuta asing. Di
samping itu, mereka juga selalu siap dengan informasi mutakhir serta selalu mengikuti perkembangan
penerbitan terbitan berkala.
Ada beberapa keuntungan apabila perpustakaan menggunakan penyalur khusus, yaitu berikut ini.

a;

Menghemat waktu. Perpustakaan tinggal memesan dan tugas-tugas lain akan dilaksanakan oleh
penyalur.

b; Penyalur menguasai sekali liku-liku permasalahan, termasuk cara berlangganan apakah setiap
c;

tahun, setiap volume ataukah dengan cara lain.

Penyalur juga mengetahui cara mengatasi kesulitan dalam masalah pembayaran dengan valuta

d;

asing.
Penyalur bertanggung jawab untuk pembaruan langganan maupun penagihan nomor-nomor yang

e;

tidak diterima.
Penyalur akan memberikan informasi mengenai judul-judul terbitan berkala baru ataupun adanya
perubahan harga dan biasanya mereka menerbitkan daftar terbitan berkala yang disusun

f;

berdasarkan subjek terbitan tersebut.

Pembayaran cukup dilakukan setahun sekali, sekaligus untuk semua judul terbitan berkala
sehingga menghemat biaya bank dan pos.

g; Penyalur dapat mengatur pembuatan faktur dan kuitansi sesuai dengan permintaan pelanggan.
Hal ini penting terutama untuk perpustakaan pemerintah, di mana administrasi keuangannya
mempunyai peraturan khusus yang harus diikuti.

6. Faktur, Pembayaran dan Pembaruan Berlangganan

Sifatnya yang terbit berkesinambungan maka setiap tahun diperlukan tindakan untuk
memperbarui langganan terbitan berkala. Apabila kita berhubungan langsung kepada penerbit atau
melalui agen khusus terbitan berkala, pihak penjual secara otomatis akan menagih. Biasanya begitu
menjelang berakhirnya masa berlangganan suatu judul terbitan berkala, mereka akan mengirim
tagihannya (renewal notice).

Langkah-langkah yang harus diambil untuk pembaruan berlangganan adalah berikut ini.

a; Catat faktur pada jajaran penjual: nomor faktur, jumlah tagihan. dan tanggal diterima.
b; Cocokkan faktur dengan catatan penerimaan, untuk melihat apakah:
c; Apabila semua judul pada faktur telah diteliti dan tidak ada masalah, catat pada kartu registrasi,
d;

yaitu nomor faktur, harga, dan tanggal. Ini akan berguna waktu melakukan klaim di kemudian hari.
Setelah semua selesai, faktur dapat diteruskan untuk dibayar. Andaikata terdapat penagihan
pembayaran berlangganan dua kali (terulang), beritahukan kepada penagih disertai keterangan
bukti-bukti pembayaran yang telah dilakukan.

Walaupun terbitan berkala yang beredar itu banyak, dalam praktiknya banyak perpustakaan

menghadapi rintangan untuk berlangganan terbitan berkala. Berbagai masalah yang dihadapi dalam
pengadaan terbitan berkala, yaitu berikut ini L

a;
b;
c;
d;
e;

Jarak yang jauh dengan penerbit

Masalah klaim
Masalah pos
Informasi
Harga

Salah satu hambatan utama pengadaan terbitan berkala ialah peraturan yang berlaku, serta
kekurangtahuan pimpinan dan orang keuangan mengenaipermasalahan terbitan berkala. Masalah lain
adalah tidak pastinya anggaran belanja untuk berlangganan terbitan berkala. Harga terbitan berkala
cenderung naik sementara anggaran tidak selalu mampu mengikuti kenaikan harga terbitan be/kala.
Ini membawa akibat pada penyusutan langganan terbitan berkala.

B. PENGADAAN TERBITAN BERKALA MELALUI PERTUKARAN

Terbitan berkala dapat diperoleh melalui pertukaran. Publikasi ini merupakan bahan
pertukaran yang baik karena sifat terbitnya yang berkala maka pertukaran bisa berlangsung secara
terus-menerus. Dua perpustakaan yang akan saling bertukar terbitan berkala biasanya saling
mengirimkan contoh publikasi masing-masing.

1. Prosedur Tukar-Menukar Terbitan Berkala

a; Perpustakaan yang menawarkan menyusun daftar terbitan berkala yang akan dipertukarkan.
b; Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada sejumlah perpustakaan yang diperkirakan
memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan yang ditawarkan. Dalam penawaran disebutkan
syarat-syarat untuk tukar-menukar itu, misalnya bahan apa yang diinginkan, ongkos kirim

c;

ditanggung pihak pengirim.

Perpustakaan yang menerima penawaran mempelajari tawaran dan persyaratan dari pihak
yang menawarkan, membandingkannya dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan

d;

sendiri.
Perpustakaan penerima memilih publikasi yang diinginkannya dan menyusun daftar terbitan
berkala yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar.

e; Perpustakaan penerima mengirimkan daftar publikasi yang diinginkan, disertai daftar koleksi
yang akan dipakai sebagai bahan pertukaran. Bisa juga persyaratan pertukaran yang diajukan
oleh perpustakaan pengirim diberikan saran perbaikan atau bahkan ditambah dengan hal-hal

f;

yang lain.
Pertukaran akan lebih akurat, apabila masing-masing pihak mengirimkan contoh publikasi
yang akan dipertukarkan. Namun, mengingat mahalnya ongkos kirim dokumen maka hal ini
sulit dilakukan. Salah satu jalan ke luarnya adalah mengirimkan daftar pustaka dari terbitan
berkala yang akan dipertukarkan. Dengan demikian, keputusan untuk memilih publikasi yang
dipertukarkan akan lebih akurat.

g; Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, tukar-menukar dapat dilaksanakan.

h; Setelah menerima bahan penukaran itu, masing-masing perpustakaan akan mengolahnya
sesuai prosedur inventarisasi.
2. Pengadaan Terbitan Berkala melalui Hadiah
Terbitan berkala dapat diperoleh sebagai hadiah dari instansi baik swasta maupun pemerintah.
Biasanya terbitan berkala yang diperoleh sebagai hadiah berupa* Newsletter atau "Warta". Ada

juga instansi yang menghadiahkan terbitan berkala berbentuk "jurnal" atau yang isinya berbobot,
biasanya jumlah halamannya pun tipis saja. Namun demikian, Anda akan memperoleh
cukupbanyak terbitan berkala ini bila Anda rajin menulis surat ke berbagai instansi. Demikian pula
dengan rajin membaca terbitan berkala yang berbentuk Newsletter, akan memperoleh informasi
mengenai terbitan-terbitan yang bisa diperoleh secara cuma-cuma.

3. Prosedur Perolehan Hadiah atas Permintaan

a; Perpustakaan menyusun daftar terbitan berkala yang akan dimintakan sebagai hadiah dari
pihak lain di dalam maupun luar negeri.

b; Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai dengan surat pengantar.
c; Apabila dalam beberapa minggu tidak ada kabar mengenai permintaan tersebut, Anda perlu
menghubungi pihak calon pemberi hadiah untuk melakukan penelusuran sampai di manakah

d;

surat telah diproses.

Apabila hadiah yang diminta telah diterima maka petugas perpustakaan memeriksa kiriman itu

e;
f;

untuk dicocokkan dengan surat pengantarnya.

Kirimkan surat ucapan terima kasih.
Selanjutnya terbitan berkala yang diterima sebagai hadiah diproses untuk inventarisasi

4; Prosedur Perolehan Hadiah Tidak Atas Permintaan

a; Terbitan berkala yang diterima diteliti dan dicocokkan dengan surat pengantar.
b; Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih.
c; Periksalah terbitan berkala yang diterima bersangkutan dengan kesesuaian subjek yang
dikoleksi perpustakaan, periksa mutu terbitan itu, periksa bahasa terbitan itu. Apabila ada
keraguan untuk memasukkan terbitan itu ke koleksi perpustakaan, lakukan pengecekan
terhadap kebijakan pengembangan koleksi.

d; Apabila terbitan berkala yang diterima sesuai dengan kebutuhan dan dapat digunakan, segera
e;

diproses inventarisasi, dan seterusnya.

Apabila tidak layak untuk dimasukkan ke koleksi, terbitan itu disisihkan dahulu untuk
ditukarkan atau dihadiahkan ke perpustakaan lain.

5; Pengadaan Terbitan Berkala melalui Penerbitan Sendiri

Penerbitan sendiri mencakup pengertian berikut ini :

a; Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan itu bernaung

1; Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan (depository library) semua
penerbitan dari lembaga itu.

2; Perpustakaan dapat ditunjuk sebagai penyalur dari semua penerbitan lembaga yang
bersangkutan. Minta izin kepada pimpinan lembaga untuk dapat menggunakan terbitan
tersebut sebagai bahan pertukaran sehingga akan memperkaya koleksi perpustakaan
tanpa mengeluarkan dana yang besar.

b; Penerbitan oleh perpustakaan sendiri, seperti daftar tambahan koleksi (accession list), buletin,
manual, bibliografi.