Manajemen Perpustakaan Sekolah
Manajemen Perpustakaan Sekolah
KATA PENGANTAR
Bahan ajar ini terdiri atas enam judul materi yaitu: Manajemen Perpustakaan
Sekolah, Manajemen Koleksi Perpustakaan Sekolah, Manajemen Layanan
Perpustakaan Sekolah, Otomasi Perpustakaan Sekolah, Literasi dan Pengembangan
Kompetensi Kependidikan, Kepribadian, Sosial dan Profesi Tenaga Perpustakaan
Kepada semua pihak yang telah berperan aktif dalam penyusunan bahan ajar
ini diucapkan terima kasih.
DAFTAR ISI
Halaman
Kata Pengantar iii
Daftar Isi v
PENDAHULUAN 1
A. Latar Belakang 1
B. Tujuan Pelatihan 3
C. Manfaat 3
D. Dasar Hukum 4
E. Ruang Lingkup Materi 4
SESI 1 : MANAJEMEN PERPUSTAKAAN SEKOLAH 6
A. Pengertian Manajemen Perpustakaan 6
B. Program Kerja Perpustakaan Sekolah 7
C. Rencana Strategis Perpustakaan Sekolah 15
SESI 2 : STRUKTUR ORGANISASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH 20
A. Pengertian Struktur Organisasi 20
B. Tugas dan Tanggungjawab 22
SESI 3 : PENERAPAN KEBIJAKAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH 25
A. Pengertian 25
B. Kebijakan Pengembangan Koleksi 25
C. Kebijakan Stock Opname 25
D. Kebijakan Penyiangan (Weeding) 26
E. Kebijakan Layanan Perpustakaan 26
SESI 4 : STANDAR PROSEDUR KERJA PERPUSTAKAAN SEKOLAH 28
A. Pengertian SPK 28
B. Tujuan SPK 28
C. Fungsi SPK 29
D. Waktu Penerapan SPK 29
E. Manfaat SPK 30
F. Diagram Alur Kerja 30
SESI 5 : PENGAWASAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH 31
A. Pengertian 31
B. Prinsip Pengawasan 32
C. Manfaat Pengawasan 32
D. Proses Pengawasan 33
E. Obyek Pengawasan 33
F. Jenis-Jenis Pengawasan 34
PENUTUP 34
Lampiran-lampiran 35
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan
C. Manfaat
Sejalan dengan tujuan yang akan dicapai, hasil-hasil pelatihan ini akan
memberikan manfaat sebagai berikut :
D. Dasar Hukum
Bahan ajar yang tersaji ini merupakan satu diantara keenam bahan ajar
pelatihan tenaga perpustakaan sekolah.
1. Program Pengadaan
a. Deskripsi Bibliografi
b. Analisis Subyek
c. Klasifikasi
bahan pustaka mudah ditemukan kembali oleh siapa saja yang mencarinya.
Bayangkan, bila sebuah perpustakaan memiliki 5000 koleksi tanpa sistem
klasifikasi, pastilah para pengguna perpustakaan kesulitan menemukan buku
yang diinginkannya.
1) Umum 000
2) Filsafat 100
3) Agama 200
4) Ilmu-ilmu Sosial 300
5) Bahasa 400
6) Ilmu Murni 500
7) Ilmu Terapan/teknologi 600
8) Kesenian/olahraga 700
9) Kesusastraan 800
10) Sejarah/geografi 900
Program kerja layanan perpustakaan ini secara lebih rinci dibahas pada Bahan
Ajar/Pelatihan pada Buku III.
program kerja dalam kurun waktu minimal 5 tahun ke depan. Suatu lembaga
biasanya membuat renstra untuk kurun waktu antara 5 tahun, 10 tahun, 15,
tahun, 20 tahun hingga 25 tahun ke depan.
proposal atau TOR itulah dideskripsikan kegiatan itu seperti yang telah
disebutkan di atas.
A. Pengertian
Kepala Sekolah
Kepala Perpustakaan
Bagian Administrasi
Perpustakaan
Gambar 1
Struktur Organisasi Perpustakaan Sekolah
a. Kepala Sekolah
b. Kepala Perpustakaan
Gambar 2
Rincian tugas per bagian di perpustakaan sekolah
PENERAPAN KEBIJAKAN
SESI 3 PERPUSTAKAAN SEKOLAH
A. Pengertian
pelaksanaan stock opname (misalnya setahun sekali atau dua tahun sekali),
bagaimana penanganan buku yang hilang atau rusak, dan lain-lain.
A. Pengertian
Standar Prosedur Kerja (SPK) atau yang populer dalam bahasa Inggris
dengan Standard Operational Prosedure (SOP) adalah standar baku prosedur
kerja di sebuah organisasi/lembaga/institusi/perusahaan. Standar Prosedur
Kerja adalah suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk
mendorong dan menggerakkan suatu bagian kerja organisasi untuk mencapai
tujuan organisasi. SPK merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan
yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
B. Tujuan SPK
C. Fungsi SPK
E. Manfaat SPK
SPK yang baik menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat
komunikasi dan pengawasan, serta menjadikan pekerjaan diselesaikan secara
konsisten. Di samping itu, dengan adanya SPK para pegawai memiliki
kepercayaan diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap
pekerjaan. SPK dapat menjadi alat yang digunakan untuk mengukur kinerja
pegawai.
Silahkan melihat seluruh diagram alur kerja pada daftar lampiran buku ini.
PENGAWASAN PERPUSTAKAAN
SESI 5 SEKOLAH
A. Pengertian
Pengawasan (controlling) adalah proses untuk mengamati secara terus
menerus pelaksanaan program atau kegiatan sesuai dengan rencana kerja
yang sudah disusun, dan melakukan perbaikan atau koreksi bila terjadi
penyimpangan atau kekeliruan.
Pengawasan perpustakaan adalah kegiatan pengawasan yang dilakukan
di dalam organisasi perpustakaan. Pengawasan adalah fungsi manajemen
untuk mengawasi peran dari personil yang sudah memiliki tugas, wewenang
dan tanggung jawab agar berjalan sesuai dengan visi, misi dan tujuan
perpustakaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi
pengawasan biasanya dilakukan oleh divisi audit internal, sedangkan fungsi
pengawasan (struktural) di perpustakaan sekolah cukup dilakukan oleh kepala
perpustakaan dan kepala sekolah.
Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah
pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak
akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Oleh sebab itu, kepala
perpustakaan sebagai pemimpin dalam organisasi perpustakaan harus
melakukan pengawasan ini.
Pengawasan dilakukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya di
perpustakaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien. Berikut
beberapa tahapan dalam pengawasan:
a. Penetapan standar pelaksanaan
b. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Bahan Ajar Pelatihan Tenaga Perpustakaan Sekolah/Dit.Tendik/2010
31
Manajemen Perpustakaan Sekolah
B. Prinsip Pengawasan
Pengawasan dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut:
a. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan (kepala perpustakaan)
harus dimengerti oleh staf perpustakaan dan hasilnya mudah diukur.
Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang harus diselesaikan
oleh staf perpustakaan.
b. Fungsi pengawasan harus dipahami oleh kepala perpustakaan sebagai
pemimpin suatu kegiatan di perpustakaan yang sangat penting dalam
upaya mencapai tujuan perpustakaan.
c. Standar unjuk kerja di perpustakaan harus dijelaskan kepada seluruh
staf perpustakaan, karena kinerja mereka akan terus dinilai oleh
pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward kepada
mereka yang dianggap mampu bekerja.
C. Manfaat Pengawasan
Bila fungsi pengawasan dilakukan dengan baik, maka perpustakaan
akan memperoleh manfaat-manfaat berikut:
a. Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaksanakan oleh staf
perpustakaan, apakah sudah sesuai dengan standar (rencana kerja)
atau belum, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan yang
telah ditetapkan atau belum, dan sebagainya. Pengawasan akan
meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan program atau kegiatan.
Bahan Ajar Pelatihan Tenaga Perpustakaan Sekolah/Dit.Tendik/2010
32
Manajemen Perpustakaan Sekolah
D. Proses pengawasan
Terdapat tiga langkah penting dalam proses pengawasan, yaitu:
a. Mengukur hasil/prestasi yang telah dicapai oleh staf atau organisasi
b. Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolok ukur yang telah
dibuat
c. Memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sesuai
dengan faktor-faktor penyebabnya, dan menggunakan faktor tersebut
untuk menetapkan langkah-langkah intervensi.
E. Obyek Pengawasan
Dalam melaksanakan fungsi pengawasan, paling tidak terdapat lima
jenis obyek yang perlu dijadikan sasaran pengawasan:
a. Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa.
Pengawasan ini bersifat fisik.
b. Keuangan
c. Pelaksanaan program di lapangan
Bahan Ajar Pelatihan Tenaga Perpustakaan Sekolah/Dit.Tendik/2010
33
Manajemen Perpustakaan Sekolah
F. Jenis-jenis Pengawasan
Berikut beberapa jenis pengawasan yang dapat dilakukan di
perpustakaan sekolah, yaitu:
a. Pengawasan fungsional (struktural). Fungsi pengawasan ini melekat
pada seseorang yang menjabat sebagai pimpinan lembaga. Kalau di
perpustakaan, pengawasan dilakukan oleh kepala perpustakaan dan
kepala sekolah.
b. Pengawasan publik. Pengawasan ini dilakukan oleh masyarakat. Kalau
di perpustakaan sekolah oleh siswa, guru dan karyawan sekolah.
c. Pengawasan non fungsional. Pengawasan ini biasanya dilakukan oleh
badan-badan yang diberikan wewenang untuk melakukan pengawasan,
seperti Komite Sekolah, Persatuan Orang tua Murid dan Guru, dan lain-
lain.
PENUTUP
Demikianlah fungsi pengawasan dalam manajemen perpustakaan
sekolah. Fungsi pengawasan ini sangat penting dilakukan oleh kepala
perpustakaan sebagai pemimpin perpustakaan. Fungsi pengawasan juga
hendaknya dilakukan oleh unit-unit di luar perpustakaan (open management)
seperti siswa, guru, karyawan, komite sekolah, POMG, dan komunitas sekolah
lainnya. Dengan manajemen terbuka, manajemen perpustakaan menjadi
akuntabel, transparan dan dapat dipertanggung jawabkan.
DIAGRAM ALUR
SELEKSI BAHAN PUSTAKA
Mulai
Bag. Layanan Teknis Perpustakaan 4 Daftar Periksa 4 Paling lambat 1 hari setelah
penerimaan bahan terpilih.
Mengecek kepemilikan di katalog
Sistem
Automasi 5 Jika ada di katalog dan
Perpustakaan perlu diadakan, lanjut ke
5 Ya 6 Tidak
langkah 10. Jika tidak ada
Ada? Diadakan? di katalog, lanjut ke
langkah 7.
Tidak
Bag. Layanan Teknis Perpustakaan 7 Daftar 7 Memeriksa Desiderata
Desiderata
Memeriksa desiderata
8 Ya
Ya
Ada?
Tidak Daftar Bibliografi
Memverifikasi bibliografi
11
Bag. Layanan Teknis Perpustakaan
Sistem
Memasukkan data Automasi
bibliografi ke daftar pesan Perpustakaan
Selesai
DIAGRAM ALUR
PEMESANAN BAHAN PUSTAKA
Mulai
Daftar Periksa
4 4 Jika sesuai, lanjut ke langkah
Pesanan 5. Jika tidak, kembali ke
Sesuai? langkah 1.
Tidak
Selesai
DIAGRAM ALUR
PENERIMAAN BUKU PESANAN
Mulai
Ya
Bag. layanan perpustakaan 4 4 Berikan tanda cek pada status
Daftar Periksa, yang sesuai.
Mencocokkan buku dengan daftar Daftar Buku
pesanan Pesanan
5 Lakukan pengecekan
Selesai
Mulai
Bag. Layanan Teknis Perpustakaan 1 Bukti Tanda 1 Sesuai Form Tanda Terima
Terima, Bahan dari Bagian Pengadaan
Menerima bahan pustaka Pustaka
2 Jika merupakan buku
tambahan, lakukan langkah 3.
Tidak 2 Ya Jika merupakan buku baru,
Tambahan lakukan langkah 5.
baru?
4
Bag. Layanan Teknis Perpus. Bag. Layanan Teknis Perpus. 6 Sistem
Mengubah data buku Otomasi
Membuat analisis subjek Perpustakaan
yang diperlukan
Ya
Selesai
Mulai
3 Ya 4
Ya
Keluarkan? Dirawat? 3 Yang dikeluarkan adalah
bahan pustaka yang sudah
Tidak rusak sekali, robek, tidak
Tidak Silabus bidang lengkap, huruf terlalu kecil,
Bag. Layanan Perpustakaan 5 BLP 6 studi dan audio yang sudah jelek
kualitas suara.
Memeriksa kemutakhiran & Mengirim ke Bagian
Relevansi Penjilidan
Form Daftar Bahan
BLP 8 Pustaka 'DIPERBAIKI'
7 Tidak
Cocok? Mengeluarkan dari
koleksi
Ya
BLP 9 Sistem
Otomasi
Memeriksa kartu buku Perpustakaan
10 Tidak
Dimanfaatkan?
Ya
11
Bag. Layanan Perpustakaan
Mengembalikan ke susunan
koleksi
Daftar Bahan
Bag. Layanan Perpustakaan Pustaka
16
'DIKELUARKAN'
Membuat daftar
Selesai
Mulai
3
Masih Tidak 3 Jika kartu masih berlaku,
berlaku? lanjutkan ke langkah 5. Jika
tidak, perbaharui kartu.
Bag. Layanan Pemakaian Perpus. 6 Stempel, Slip Tanggal 6 Untuk peminjaman, berikan
Kembali cap bertinta warna biru
Memberi cap tanggal kembali (selain merah).
Selesai
Mulai
Bag. Layanan Teknis Perpus. 12 Bag. Layanan Teknis Perpus. 15 14 Status buku diubah dari 'dipinjam'
menjadi 'ada'
Menyerahkan buku ke
Menyimpan buku di rak
pengguna 15 Paling lama dilakukan 1 jam
setelah langkah 14. Lebih cepat
lebih baik.
Selesai