Disahkan oleh
2
DAFTAR ISI
3
BAB I
PENJELASAN UMUM
Pada bagian ini, akan dijelaskan mengenai gambaran umum mengenai aplikasi GovStore,
meliputi definisi aplikasi GovStore, alur bisnis yang ada di dalam aplikasi GovStore dan definisi
dari istilah dan singkatan yang digunakan di aplikasi GovStore.
4
No User Tanggung Jawab
8 Staff Bendahara Melakukan pembayaran terhadap tagihan dari staff
pesanan yang sudah diterima oleh penerima barang
9 Staff Penerima Barang Melakukan konfirmasi atau penolakan (pending)
terhadap pesanan yang sudah sampai
10 Admin Penyedia Barang dan Jasa Menambah, mengubah dan menghapus produk yang
akan dijual; Menambah, mengubah dan menghapus
staff dan kurir penyedia barang dan jasa; Melakukan
negosiasi harga barang dengan pejabat pengadaan;
Menyetujui atan menolak pesanan; Menentukan
kurir yang akan mengantarkan pesanan
11 Staff Penyedia Barang dan Jasa Menambah, mengubah dan menghapus produk yang
akan dijual; Melakukan negosiasi harga barang
dengan pejabat pengadaan; Menyetujui atau
menolak order; Menentukan kurir yang akan
mengantarkan pesanan
12 Kurir Penyedia Barang dan Jasa Mengantar pesanan
5
B. Proses Bisnis Aplikasi GovStore
Secara umum, alur bisnis dalam aplikasi GovStore dapat digambarkan sebagai berikut:
6
C. Definisi dan Singkatan
Beberapa istilah dan singkatan yang digunakan di aplikasi GovStore:
1) PKN: Pengelola Kas Negara
2) KPPN: Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
3) Satker: Satuan Kerja
4) PPK: Pejabat Pemutus Komitmen
5) URL: Universal Resource Locator
6) VA: Virtual Account
7) KKP: Kartu Kredit Pemerintah
8) Order Masuk: Status untuk pesanan yang baru diajukan oleh staff pemesan
9) Order Diteruskan Ke Pengadaan: Status untuk pesanan yang sudah disetujui PPK dan
sedang menunggu persetujuan dari pejabat pengadaan
10) Order Diteruskan Ke Vendor: Status untuk pesanan yang sudah disetujui pejabat
pengadaan dan sedang menunggu persetujuan dari vendor
11) Order Diproses Vendor: Status untuk pesanan yang sudah disetujui vendor dan sedang
diproses vendor
12) Order Dikirim: Status untuk pesanan yang sedang dalam proses pengiriman vendor
13) Order Diterima: Status untuk pesanan yang sudah diterima oleh penerima barang/staff
PPK
14) Order Pending: Status untuk pesanan yang sudah dikirim vendor tetapi ada barang yang
tidak sesuai spesifikasi/rusak, sehingga mengharuskan vendor untuk mengirim ulang
sejumlah barang yang tidak sesuai spesifikasi tersebut
15) Order Pending Sedang Dikirim: Status untuk pesanan yang pending yang sudah dikirim
oleh vendor
16) Order Ditolak PPK: Status untuk pesanan yang ditolak PPK
17) Order Ditolak Pengadaan: Status untuk pesanan yang ditolak pejabat pengadaan
18) Order Ditolak Vendor: Status untuk pesanan yang ditolak vendor
19) Order Terbayar: Status untuk pesanan yang sudah berhasil dibayar bendahara
7
BAB II
PANDUAN APLIKASI
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai cara penggunaan aplikasi GovStore, meliputi
set up para pengguna yang berhak mengakses aplikasi GovStore dan cara melakukan transaksi
dengan aplikasi GovStore.
A. Persiapan
Untuk dapat menggunakan aplikasi GovStore, para pengguna harus didaftarkan terlebih
dahulu. Berikut adalah struktur pengguna di dalam aplikasi GovStore:
8
Gambar 3 Login Super Admin Aplikasi Govstore
b. Super Admin masuk ke menu List PKN
9
• Pastikan email yang dimasukkan benar dan aktif, karena password akan dikirim ke
email tersebut
• Surat KPA yang akan diupload dalam format .PDF dengan ukuran max 2MB
e. Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Tambah untuk menyimpan
data admin PKN baru
f. Setelah berhasil, admin PKN yang didaftarkan dapat mengecek email untuk mendapat
password yang sudah dikirim dan bisa login ke aplikasi GovStore
Super Admin juga dapat melakukan perubahan data pada admin PKN yang sudah
ditambahkan, dengan cara:
a. Cari admin PKN yang akan diubah
10
2. Admin PKN
Admin PKN memiliki akses untuk menambah admin KPPN. Berikut langkah-langkah
yang harus dilakukan admin PKN untuk menambah admin KPPN:
a. Admin PKN login aplikasi GovStore
11
c. Klik ikon tambah (+) untuk masuk ke form Tambah admin KPPN
Admin PKN juga dapat melakukan perubahan data pada admin KPPN yang sudah
ditambahkan, dengan cara:
a. Cari admin KPPN yang akan diubah kemudian klik Edit.
12
b. Kemudian akan ada form edit, ubahlah data admin KPPN. Setelah dilakukan
perubahan data Klik Simpan.
13
Gambar 15 Halaman Monitoring Admin KPPN
3. Admin KPPN
Admin KPPN memiliki akses untuk menambah admin Satker. Berikut langkah-langkah
yang harus dilakukan admin KPPN untuk menambah admin Satker:
a. Admin KPPN login aplikasi GovStore
14
c. Klik ikon tambah (+) untuk masuk ke form Tambah admin Satker.
Admin KPPN juga dapat melakukan perubahan data pada admin Satker yang sudah
ditambahkan, dengan cara:
15
a. Cari admin Satker yang akan diubah
b. Klik Edit untuk masuk ke form edit, apabila data sudah selesai dilakukan perubahan
maka klik Simpan.
16
a. Admin KPPN masuk ke halaman List Satker kemudian mengklik tombol
Monitoring.
b. Admin KPPN dapat melihat keseluruhan staff Satker beserta vendor-vendor dari
satker pengadaan barang dan jasa.
17
Gambar 24 Login Admin Satker Aplikasi Govstore
ii. Setelah berhasil login akan muncul tampilan Dashboard Admin Satker, kemudian klik
menu List Staff.
18
Gambar 27 Form Tambah Staff Satker
v. Isi semua field di form Tambah staff Satker. Beberapa hal yang perlu diperhatikan
ketika menambah staff Satker baru:
• Pastikan email yang dimasukkan benar dan aktif, karena password akan dikirim ke
email tersebut
• Surat KPA yang akan diupload dalam format .PDF dengan ukuran max 2MB
• Masing-masing tipe staff memiliki fungsi yang berbeda, sebagai berikut:
✓ Pemesan: memiliki fungsi untuk membuat order baru
✓ PPK: berfungsi sebagai pihak yang melakukan verifikasi terhadap orderan yang
diajukan oleh staff pemesan
✓ Pejabat Pengadaan: berfungsi untuk melakukan verifikasi terhadap orderan
yang diajukan oleh staff pemesan
✓ Bendahara: berfungsi sebagai orang yang melakukan pembayaran atas tagihan-
tagihan dari order yang dipesan oleh staff pemesan
✓ Penerima Barang/Staff PPK: berfungsi sebagai orang yang akan menerima
barang ketika dikirim oleh vendor
vi. Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Submit untuk menyimpan
data staff Satker baru
vii. Setelah berhasil, staff Satker yang didaftarkan dapat mengecek email untuk
mendapat password yang sudah dikirim dan bisa login ke aplikasi GovStore
Admin Satker juga dapat melakukan perubahan data pada staff Satker yang sudah
ditambahkan, dengan cara:
a. Cari staff satker yang akan diubah, kemudian klik tombol Edit.
19
Gambar 28 List Staff Satker
b. Setelah klik Edit, ubahlah data staff Satker.
5. Pejabat Pengadaan
Pejabat Pengadaan memiliki akses untuk melakukan pengecekan saldo VA dan plafond
KKP yang sudah diaftarkan, menambah vendor, melakukan persetujuan dan penolakan
terhadap order yang diajukan staff pemesan, melakukan tracking status order yang
diajukan staff pemesan dan menambah KKP. Untuk dapat mengakses semua menu,
pejabat pengadaan harus login ke aplikasi GovStore terlebih dahulu.
20
Gambar 30 Login Admin Satker Aplikasi Govstore
21
Gambar 33 Limit KKP
22
Gambar 35 Form Tambah Admin Vendor
Isi semua field di form tambah admin vendor. Beberapa hal yang perlu diperhatikan
ketika menambah admin vendor baru:
• Nama Pemilik Penyedia Barang dan Jasa adalah pemilik usaha penyedia barang
dan jasa dan akan menjadi nama penerima uang di lembaran kuitansi
• Isi ID serta Nama Penyedia Barang dan Jasa
• Pastikan email yang dimasukkan benar dan aktif, karena password akan dikirim
ke email tersebut
• Pastikan No telepon di isi untuk melengkapi informasi dari Penyedia Barang
dan Jasa
• File Logo, SIUP, NPWP, TDP yang akan di-upload dalam format .PDF dengan
ukuran max 2MB
iii. Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Submit untuk menyimpan
data vendor baru
23
iv. Setelah berhasil, admin vendor yang didaftarkan dapat mengecek email untuk
mendapat password yang sudah dikirim dan bisa login ke aplikasi GovStore
Pejabat pengadaan juga dapat melakukan perubahan data pada vendor yang sudah
ditambahkan, dengan cara:
i. Cari vendor yang akan diubah kemudian klik Edit.
24
Gambar 38 Form edit vendor bagian edit data
iii. Lakukan perubahan data sampai step ke-3 dan klik Update untuk menyimpan
perubahan data pada vendor.
25
- Berikut adalah halaman list produk setelah mengklik Lihat Produk.
26
Gambar 44 List Produk di Menu Invite Penyedia Barang dan Jasa
Berikut adalah contoh halaman Lihat Produk di salah satu vendor yang telah
tersedia :
27
Gambar 47 Daftar produk yang ada
C. Menu List Pengajuan
Pada menu ini, pejabat pengadaan dapat melakukan aksi menyetujui atau menolak
orderan yang diajukan oleh staff pemesan. Fungsi menu ini akan dijelaskan pada sub
bab II.C.2)
28
Gambar 49 Form register KKP baru
iii. Isi semua field di form register KKP. Beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika
menambah KKP baru:
• Pastikan No. Kartu KKP dan Exp Date sudah sesuai
iv. Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Submit untuk menyimpan
data KKP baru
Pejabat pengadaan juga dapat melakukan perubahan data pada KKP yang sudah
ditambahkan, dengan cara:
i. Cari KKP yang akan diubah
29
Gambar 51 Form edit KKP
iii. Lakukan perubahan data dan klik Submit untuk menyimpan perubahan data pada
KKP
30
Gambar 52 Login penyedia barang & jasa ke aplikasi GovStore
Setelah berhasil login akan masuk ke halaman dashboard seperti gambar dibawah ini :
A. Menu Product
Pada menu ini, penyedia barang dan jasa dapat melakukan penambahan produk-
produk yang akan ditawarkan ke satker, dengan cara:
i. Penyedia barang dan jasa masuk ke menu Product
31
Gambar 54 List produk penyedia barang & jasa
ii. Klik ikon tambah (+) untuk masuk ke form tambah produk
Penyedia barang dan jasa juga dapat melakukan perubahan data produk yang sudah
ditambahkan, dengan cara:
i. Cari produk yang akan diubah, kemudian klik Edit.
32
Gambar 56 Hasil pencarian produk
ii. Kemudian akan tampil form edit produk yang terdiri dari 3 tahapan, ubah data yang
diperlukan.
B. Menu Employee
Pada menu ini, penyedia barang dan jasa dapat melakukan penambahan karyawannya,
staff dan kurir, dengan cara:
i. Penyedia barang dan jasa masuk ke menu Employee
33
Gambar 58 List employee penyedia barang dan jasa
ii. Klik ikon tambah (+) untuk masuk ke form tambah karyawan
Penyedia barang dan jasa juga dapat melakukan perubahan data employee yang sudah
ditambahkan, dengan cara:
i. Cari employee yang akan diubah
34
Gambar 60 Hasil Pencarian Karyawan employee
ii. Klik Edit untuk masuk ke form edit employee
35
B. Transaksi Normal Aplikasi GovStore
Transaksi di aplikasi GovStore dimulai oleh staff pemesan dengan membuat pesanan
(dapat dilihat pada Error! Reference source not found.), dan dapat dibagi menjadi 5(lima)
tahapan besar, yaitu:
1. Pengajuan pesanan
2. Persetujuan pesanan oleh PPK
3. Persetujuan pesanan oleh Pejabat Pengadaan
4. Pemrosesan dan pengiriman pesanan oleh Penyedia Barang dan Jasa
5. Penerimaan pesanan
6. Pembayaran pesanan oleh Bendahara
Berikut akan dijelaskan tahapan-tahapan transaksi tersebut di dalam aplikasi GovStore
dan penjelasan setiap fitur.
a) Pengajuan pesanan
1. Aplikasi GovStore dapat diakses melalui url https://brigovstore.id
2. Untuk dapat menggunakan aplikasi GovStore, pengguna harus login terlebih dahulu.
Tampilan login dapat dilihat pada gambar di bawah:
37
7) List Order Ditolak: menampilkan daftar pesanan yang ditolak, baik oleh PPK,
pejabat pengadaan maupun penyedia barang dan jasa, dengan maksimal jumlah
pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh) pesanan
b. Menu Catalog: digunakan oleh staff pemesan untuk mencari barang atau produk yang
akan dibeli
c. Menu List Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang sudah pernah diajukan oleh
staff pemesan yang belum dibayar oleh bendahara
d. Menu Report: menampilkan daftar pesanan yang pernah diajukan oleh staff pemesan dan
sudah berhasil dibayar oleh bagian bendahara
4. Untuk memulai transaksi, staff pemesan dapat masuk ke menu Catalog untuk melihat
produk yang ditawarkan oleh penyedia barang dan jasa. Tampilan halaman Catalog dapat
dilihat pada gambar berikut:
38
Gambar 66 Pencarian produk di halaman katalog
6. Setelah menemukan produk yang diharapkan, staff pemesan dapat melihat detil produk
tersebut terlebih dahulu dengan meng-klik nama produk, seperti gambar berikut:
7. Setelah staff pemesan meng-klik nama produk, maka akan muncul detil produk dan staff
pemesan dapat menambahkan produk tersebut ke dalam keranjang
39
Gambar 68 Detil Produk
9. Jika staff pemesan memilih “Kembali Order”, staff pemesan akan diarahkan ke halaman
Catalog kembali. Di halaman Catalog, staff pemesan dapat melihat jumlah produk yang
sudah ada di dalam keranjang pada ikon keranjang di bawah dan dapat mengklik ikon
tersebut jika memutuskan sudah selesai berbelanja
40
Gambar 70 Halaman Katalog Staff Pemesan
10. Jika staff pemesan memilih untuk “Lihat Keranjang”, staff pemesan akan dapat melihat
produk-produk yang sudah berhasil ditambahkan ke keranjang, dengan tampilan seperti
berikut:
11. Di halaman keranjang, staff pemesan dapat menambah atau mengurangi kuantiti yang
akan dibeli. Staff pemesan dapat mengklik kotak kuantiti, maka akan muncul tampilan
seperti gambar berikut:
41
Gambar 72 Ubah Kuantitas Dari Keranjang
12. Setelah kuantiti diubah, staff pemesan dapat menekan tombol “Simpan Perubahan”.
Staff pemesan akan diarahkan ke halaman keranjang dan dapat melihat perubahan
kuantiti yang sudah dilakukan
13. Selanjutnya, staff pemesan dapat mengklik tombol “Checkout” untuk melanjutkan
proses pembuatan order/pesanan. Pop up checkout akan muncul dan staff pemesan harus
mengisi data yang diperlukan untuk pemrosesan pesanan. Tampilan pop up checkout
adalah sebagai berikut:
42
Gambar 74 Tampilan Pop Up Checkout
Klik “Simpan Kode” untuk mendapatkan kode kegiatan, sehingga tampilannya seperti
gambar berikut:
14. Setelah semua data diisi, selanjutnya klik tombol “Submit”. Aplikasi GovStore akan
menampilkan pesan bahwa pesanan sudah berhasil diajukan dan diteruskan ke PPK
43
Gambar 76 Pesanan Berhasil Diajukan
15. Untuk melihat pesanan yang sudah berhasil diajukan, staff pemesan dapat masuk ke
menu List Pengajuan. Tampilan List Pengajuan adalah sebagai berikut:
Menu List Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang sudah pernah diajukan
oleh staff pemesan yang belum dibayar oleh bendahara. Pada menu List Pengajuan,
terdapat 2(dua) bagian, yaitu:
1) Konfirmasi Penerimaan & Status Pending, menampilkan pesanan dengan status:
• Order Dikirim
• Order Pending
44
• Order Pending Sedang Dikirim
2) Pengajuan Yang Sedang Diproses, menampilkan pesanan dengan status:
• Order Masuk
• Order Diteruskan Ke Pengadaan
• Order Diteruskan Ke Vendor
• Order Diproses Vendor
• Order Diterima
• Order Ditolak PPK
• Order Ditolak Pengadaan
• Order Ditolak Vendor
Sehingga, pesanan yang baru diajukan tadi akan muncul di bagian Pengajuan Yang
Sedang Diproses. Staff pemesan dapat mencari pesanan berdasarkan tanggal pengajuan
pesanan dengan format “DDMMYY”, dengan:
DD: Tanggal pengajuan
MM: Bulan pengajuan
YY: 2 angka terakhir tahun pengajuan
Staff pemesan dapat mengklik tombol “Detail” untuk melihat detail pesanan dan
memastikan bahwa pesanan tersebut adalah benar. Tampilan halaman detailnya sebagai
berikut:
45
b) Persetujuan pesanan oleh PPK
16. Pesanan yang sudah diajukan oleh staff pemesan akan masuk ke PPK untuk meminta
persetujuan. Sama seperti staff pemesan, PPK harus melakukan login terlebih dahulu:
17. Setelah berhasil masuk, PPK akan diarahkan ke halaman awal yang disebut dengan
dashboard. Berikut adalah tampilan dashboard untuk PPK:
46
Pada gambar di atas, terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh PPK
dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Menu Dashboard: digunakan oleh PPK untuk monitoring pesanan yang sudah pernah
dilakukan, dengan detail sebagai berikut:
1) Order Masuk: menampilkan jumlah pengajuan pesanan oleh staff pemesan
2) Pending Pengadaan: menampilkan jumlah pesanan yang sudah disetujui oleh PPK
dan sedang menunggu persetujuan pejabat pengadaan
3) Order Terbayar: menampilkan jumlah pesanan yang sudah selesai dan sudah
dibayar oleh bendahara
4) List Order Diapprove: menampilkan daftar pesanan yang harus direspon oleh PPK
dan diurutkan berdasarkan ‘Batas Waktu Penerimaan Barang’ paling dekat dengan
maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh) pesanan
5) List Order Ditolak: menampilkan daftar pesanan yang ditolak, baik oleh PPK,
pejabat pengadaan maupun penyedia barnag dan jasa, dengan maksimal jumlah
pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh) pesanan
b. Menu List Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang harus disetujui oleh PPK
c. Menu Status Proses Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang sudah mendapat
respon dari PPK, baik pesanan yang disetujui maupun pesanan yang ditolak oleh PPK
18. Selanjutnya PPK masuk ke menu List Pengajuan untuk melihat dan memberikan respon
terhadap pesanan yang sudah diajukan oleh staff pemesan. Berikut tampilan halaman List
Pengajuan PPK:
47
Gambar 82 Hasil Pencarian Pesanan
20. Untuk melihat detail pesanan dan melakukan persetujuan, PPK dapat mengklik tombol
Detail sehingga muncul tampilan seperti berikut:
21. Pada detail pesanan tersebut, PPK dapat memutuskan menyetujui atau menolak pesanan
a. Klik Reject, jika PPK ingin menolak pesanan yang diajukan oleh staff pemesan (akan
dijelaskan pada sub bab II.C bagian 1))
b. Klik Approve, jika PPK ingin menyetujui pesanan yang diajukan oleh staff pemesan
dan meneruskan pesanan tersebut ke pejabat pengadaan. Ketika akan menyetujui
pesanan, PPK harus memilih pejabat pengadaan yang akan menyetujui pesanan
tersebut. Lalu, klik “Kirim”
48
Gambar 84 Pilih Pejabat Pengadaan
22. Aplikasi GovStore akan menampilkan pesan bahwa pesanan telah berhasil diterima PPK
dan sudah diteruskan ke pejabat pengadaan
23. Setelah pesanan berhasil diterima oleh PPK, pesanan tersebut akan berubah status
menjadi “Order Diteruskan Ke Pengadaan” dan akan muncul di menu Status Proses
Pengajuan.
24. PPK dapat mengklik tombol Detail jika ingin melihat detail pesanan yang sudah disetujui
49
Gambar 87 Detail Pesanan Dengan Status Order Diteruskan Ke Pengadaan
25. Status pesanan di staff Pemesan juga akan berubah menjadi “Order Diteruskan Ke
Pengadaan”, dan dapat dilihat pada menu List Pengajuan (login sebagai staff pemesan)
50
c) Persetujuan pesanan oleh Pejabat Pengadaan
26. Pesanan yang sudah disetujui oleh PPK akan masuk ke pejabat pengadaan yang ditunjuk
untuk meminta persetujuan. Sama seperti pengguna lain, pejabat pengadaan harus
melakukan login terlebih dahulu:
27. Setelah berhasil masuk, pejabat pengadaan akan diarahkan ke halaman awal yang disebut
dengan dashboard. Berikut adalah tampilan dashboard untuk pejabat pengadaan:
51
Gambar 90 Halaman Dashboard Pejabat Pengadaan
Pada gambar di atas, terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh pejabat
pengadaan dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Menu Dashboard: digunakan oleh pejabat pengadaan untuk monitoring pesanan yang
sudah pernah dilakukan, dengan detail sebagai berikut:
1) Order Masuk: menampilkan jumlah pengajuan pesanan yang sudah disetujui oleh
PPK dan diteruskan ke pejabat pengadaan
2) Order Belum Diproses Vendor: menampilkan jumlah pesanan yang sudah disetujui
oleh PPK dan pejabat pengadaan dan sudah diteruskan kepada penyedia barang dan
jasas, tetapi belum disetujui oleh penyedia barang dan jasa
3) Order Diproses Vendor: menampilkan jumlah pesanan yang sudah disetujui
penyedia barang dan jasa, dan sedang diproses oleh penyedia barang dan jasa
4) Order Terbayar: menampilkan jumlah pesanan yang sudah selesai dan sudah
dibayar oleh bendahara
5) Order Dikirim: menampilkan jumlah pesanan yang sedang dalam pengiriman oleh
penyedia barang dan jasa kepada Penerima Barang
6) List Order Diapprove: menampilkan daftar pesanan yang harus direspon oleh
pejabat pengadaan dan diurutkan berdasarkan ‘Batas Waktu Penerimaan Barang’
paling dekat dengan maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10
(sepuluh) pesanan
7) List Order Ditolak: menampilkan daftar pesanan yang ditolak, baik oleh PPK,
pejabat pengadaan maupun penyedia barang dan jasa, dengan maksimal jumlah
pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh) pesanan
52
b. Menu Cek Saldo: menampilkan sisa saldo VA dan sisa plafond KKP yang sudah
didaftarkan oleh pejabat pengadaan
c. Menu List Vendor: menampilkan daftar vendor yang sudah ditambahkan pejabat
pengadaan
d. Menu List Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang harus direspon oleh pejabat
pengadaan. Pada menu ini juga, pejabat pengadaan bisa melakukan negosiasi dengan
penyedia barang dan jasa
e. Menu Status Proses Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang sudah mendapat
respon dari PPK, baik pesanan yang disetujui maupun pesanan yang ditolak oleh PPK
f. Menu Register KKP, menampilkan daftar KKP yang sudah pernah didaftarkan pejabat
pengadaan
28. Selanjutnya Pengadaan masuk ke menu List Pengajuan untuk melihat dan memberikan
respon terhadap pesanan yang sudah disetujui oleh PPK. Pejabat pengadaan dapat
menggunakan fitur Search untuk melakukan pencarian pesanan berdasarkan ID Order.
Berikut tampilan halaman List Pengajuan bagian pejabat pengadaan:
Di halaman List Pengajuan pejabat pengadaan, terdapat 2 tombol yang dapat digunakan:
✓ Detail: Untuk melihat detil pesanan
✓ Nego: Untuk melakukan negosiasi dengan penyedia barang dan jasa (akan dijelaskan
pada sub bab II.D)
29. Untuk memberikan respon terhadap pesanan tersebut, klik tombol Detail dan akan
muncul tampilan seperti berikut:
53
Gambar 92 Detil Pesanan Di Halaman List Pengajuan Pejabat Pengadaan
30. Pada detail pesanan tersebut, pejabat pengadaan dapat memutuskan menyetujui atau
menolak pesanan.
a. Klik Reject, jika pejabat pengadaan ingin menolak pesanan yang sudah disetujui PPK
(akan dijelaskan pada sub bab II.C bagian 2))
b. Klik Approve, jika pejabat pengadaan ingin menyetujui dan meneruskan pesanan
tersebut ke penyedia barang dan jasa. Ketika akan menyetujui pesanan, pejabat
pengadaan harus menentukan metode pembayaran yang akan digunakan dan tanggal
jatuh tempo pembayaran.
c. Metode pembayaran yang sudah tersedia di aplikasi GovStore ada 2, VA dan KKP
54
Gambar 94 Metode Pembayaran Aplikasi Govstore
d. Jika metode pembayaran yang dipilih menggunakan KKP, maka pejabat pengadaan
harus memilih nomor KKP yang akan digunakan, yang sudah didaftarkan di aplikasi
GovStore
55
Gambar 96 Tentukan Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran
31. Setelah menentukan metode pembayaran dan tanggal jatuh tempo, pejabat pengadaan
dapat mengklik tombol “Approve”
32. Setelah pesanan berhasil disetujui oleh Pejabat Pengadaan, pesanan tersebut akan
berubah status menjadi “Order Diteruskan Ke Vendor” dan akan muncul di menu
Status Proses Pengajuan
33. Klik Detail untuk melihat detail pesanan yang sudah disetujui
56
Gambar 99 Status Pesanan Menjadi Order Diteruskan Ke Vendor
a. Status pesanan di staff pemesan juga akan berubah menjadi “Order Diteruskan Ke
Vendor”, dan dapat dilihat pada menu List Pengajuan (login sebagai staff pemesan)
b. Status pesanan di PPK juga akan berubah menjadi “Order Diteruskan Ke Vendor”,
dan dapat dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai PPK)
57
Gambar 101 Status Pesanan Di PPK
✓ Masukkan email yang sudah terdaftar sebagai penyedia barang dan jasa di aplikasi
GovStore
✓ Masukkan password yang sesuai dengan email yang sudah dimasukkan
✓ Tekan tombol Masuk
58
35. Setelah berhasil masuk, penyedia barang dan jasa akan diarahkan ke halaman awal yang
disebut dengan dashboard. Berikut adalah tampilan dashboard untuk penyedia barang
dan jasa:
Pada gambar di atas, terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh penyedia
barang dan jasa dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Menu Dashboard: digunakan oleh penyedia barang dan jasa untuk monitoring
pesanan yang masuk ke penyedia barang dan jasa, dengan detail sebagai berikut:
1) Order Masuk: menampilkan jumlah pesanan baru yang masuk ke penyedia barang
dan jasa
2) Order Terproses: menampilkan jumlah pesanan yang sudah disetujui oleh penyedia
barang dan jasa
3) Order Dikirim: menampilkan jumlah pesanan yang sedang dalam pengiriman oleh
penyedia barang dan jasa kepada Penerima Barang
4) Order Belum Terbayar: menampilkan jumlah pesanan yang sudah diterima
penerima barang tetapi belum dibayar oleh bendahara
5) Order Terbayar: menampilkan jumlah pesanan yang sudah diterima penerima
barang dan sudah dibayar oleh bendahara
59
6) List Order Diproses: menampilkan daftar pesanan yang sudah disetujui dan sedang
diproses penyedia barang dan jasa, dengan maksimal jumlah pesanan yang
ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh) pesanan
7) List Order Dikirim: menampilkan daftar pesanan yang sedang dalam pengiriman,
dengan maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh)
pesanan
b. Menu Employee: menampilkan daftar karyawan penyedia barang dan jasa, yaitu Staff
dan Kurir
c. Menu Product: menampilkan daftar produk yang sudah ditambahkan penyedia barang
dan jasa
d. Menu List Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang harus direspon dan harus
dikirim oleh penyedia barang dan jasa
e. Menu Status Proses Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang sedang dikirim dan
sudah diterima oleh penerima barang
f. Menu Status Nego: menampilkan pesanan yang sedang dinego oleh pejabat
pengadaan
g. Menu Report: menampilkan daftar pesanan yang sudah berhasil dibayar oleh bagian
bendahara
h. Menu Inbox : Menampilkan informasi mengenai pengajuan produk baik itu pending,
diteruskan ataupun yang telah di setujui.
36. Berikut adalah tampilan dari menu notifikasi yang ada pada halaman vendor
60
37. Selanjutnya penyedia barang dan jasa masuk ke menu List Pengajuan untuk melihat dan
memberikan respon terhadap pesanan yang sudah diteruskan pejabat pengadaan.
Penyedia barang dan jasa dapat menggunakan fitur Search untuk melakukan pencarian
pesanaan berdasarkan ID Order. Berikut tampilan halaman List Pengajuan bagian
penyedia barang dan jasa:
61
Gambar 107 Detil Pesanan Di Halaman List Pengajuan Penyedia Barang Dan Jasa
39. Pada detail pesanan tersebut, penyedia barang dan jasa dapat memutuskan menyetujui
atau menolak pesanan
a. Klik Reject, jika penyedia barang dan jasa ingin menolak pesanan yang sudah
diteruskan pejabat pengadaan (akan dijelaskan pada sub bab II.C bagian 3))
b. Klik Approve, jika penyedia barang dan jasa ingin menyetujui dan memproses
pesanan tersebut
62
40. Status pesanan akan berubah menjadi “Order Diproses Vendor” dan muncul tombol
“Kirim” untuk melakukan pengiriman terhadap pesanan tersebut
a. Status pesanan di staff pemesan juga akan berubah menjadi “Order Diproses
Vendor”, dan dapat dilihat pada menu List Pengajuan (login sebagai staff pemesan)
Gambar 110 Status Pesanan Menjadi Order Diproses Vendor Di Staff Pemesan
b. Status pesanan di PPK juga akan berubah menjadi “Order Diproses Vendor”, dan
dapat dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai PPK)
63
Gambar 111 Status Pesanan Menjadi Order Diproses Vendor Di PPK
c. Status pesanan di pejabat pengadaan juga akan berubah menjadi “Order Diproses
Vendor”, dan dapat dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai
pejabat pengadaan).
Gambar 112 Status Pesanan Menjadi Order Diproses Vendor Di PPK Di Pejabat Pengadaan
41. Selanjutnya, penyedia barang dan jasa akan melakukan pengiriman barang. Klik tombol
Kirim pada List Pengajuan, sehingga muncul tampilan berikut:
64
Gambar 113 Detil Produk Untuk Proses Pengiriman
42. Klik “Cetak Invoice” untuk mencetak invoice yang akan dibawa kurir sebagai bukti
pengiriman
43. Lalu, kembali ke halaman detail pesanan dan klik “Kirim Barang”, sehingga muncul
pilihan untuk memilih kurir yang akan ditugaskan mengantar barang
65
44. Klik “Kirim Barang” untuk meneruskan pesanan kepada kurir yang sudah dipilih untuk
dilakukan proses pengiriman
45. Status pesanan akan berubah menjadi “Order Dikirim” dan akan muncul di menu Status
Proses Pengajuan
a) Pada halaman Status Proses Pengajuan penyedia barang dan jasa, terdapat 2 bagian,
yaitu:
1) Order Yang Dipending, menampilkan pesanan dengan status:
• Order Pending (akan dijelaskan pada sub bab II.C bagian 4))
2) Order Yang Sedang Diproses, menampilkan pesanan dengan status:
• Order Dikirim
• Order Diterima
• Order Pending Sedang Dikirim
66
• Order Ditolak Vendor
46. Klik Detail untuk melihat detail pesanan
a. Status pesanan di staff pemesan juga akan berubah menjadi “Order Dikirim”, dan
dapat dilihat pada menu List Pengajuan (login sebagai staff pemesan)
b. Status pesanan di PPK juga akan berubah menjadi “Order Dikirim”, dan dapat dilihat
pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai PPK)
67
Gambar 120 Status Pesanan Menjadi Order Dikirim Di PPK
c. Status pesanan di pejabat pengadaan juga akan berubah menjadi “Order Dikirim”,
dan dapat dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai pejabat
pengadaan)
68
e) Penerimaan pesanan
47. Setelah barang dikirim penyedia barang dan jasa, selanjutnya penerima barang akan
melakukan konfirmasi barang sudah diterima. Penerima barang harus login terlebih
dahulu
48. Untuk melakukan konfirmasi barang, penerima barang masuk ke menu List Pengajuan.
Cari pesanan yang akan dikonfirmasi menggunakan fitur search
69
Gambar 124 Detil Pesanan Yang Akan Dikonfirmasi
50. Pada detail pesanan tersebut, Penerima Barang dapat menerima atau menolak (pending)
barang yang sudah sampai
a. Klik Terima Barang, jika barang yang sudah sampai benar dan tidak ada yang rusak
atau yang akan dikomplain
b. Klik Pending, jika barang yang sampai ada yang rusak dan akan dikomplain (akan
dijelaskan pada sub bab II.C bagian 4))
70
Gambar 126 Detail Pesanan Dengan Status Order Diterima
a. Status pesanan di staff pemesan juga akan berubah menjadi “Order Diterima”, dan
dapat dilihat pada menu List Pengajuan (login sebagai staff pemesan)
b. Status pesanan di PPK juga akan berubah menjadi “Order Diterima”, dan dapat
dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai PPK)
71
Gambar 128 Status Pesanan Menjadi Order Diterima Di PPK
c. Status pesanan di pejabat pengadaan juga akan berubah menjadi “Order Diterima”,
dan dapat dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai pejabat
pengadaan)
72
f) Pembayaran pesanan
52. Setelah pesanan dikonfirmasi penerima barang, maka tagihan akan muncul di bendahara.
Untuk bisa melihat tagihan tersebut, bendahara harus login terlebih dahulu
53. Setelah berhasil masuk, bendahara akan diarahkan ke halaman awal yang disebut dengan
dashboard. Berikut adalah tampilan dashboard untuk bendahara:
Pada gambar di atas, terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh bendahara
dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Menu Dashboard: digunakan oleh bendahara untuk monitoring tagihan-tagihan yang
ada, baik yang sudah dibayar, belum dibayar atau yang gagal bayar, dengan detail
sebagai berikut:
73
1) Invoice Diterima: menampilkan jumlah tagihan yang masuk ke bendahara dengan
status belum dibayar
2) Invoice Sudah Terbayar: menampilkan jumlah tagihan yang sudah dibayar oleh
bendahara
3) Invoice Gagal Terbayar: menampilkan jumlah tagihan yang gagal saat dilakukan
pembayaran
4) List Order Jatuh Tempo: menampilkan daftar pesanan yang akan jatuh tempo,
dengan maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh)
pesanan
5) List Order Gagal Terbayar: menampilkan daftar pesanan yang gagal saat dilakukan
pembayaran, dengan maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10
(sepuluh) pesanan
b. Menu Cek Saldo: menampilkan sisa saldo VA dan sisa plafond KKP yang sudah
didaftarkan oleh pejabat pengadaan
c. Menu Generate File Transaksi: menampilkan daftar pesanan yang harus dibayar
bendahara
d. Menu Generate File PPH : Menampilkan daftar tax (pajak pengahasilan)
e. Menu Generate File PPN : Menampilkan daftar tax (Pajak Pertambahan Nilai) yang
harus di bayarkan oleh bendahara.
f. Status Terbayar : menampilkan daftar pesanan yang sudah berhasil dibayar bendahara
g. Report : menampilkan daftar pesanan yang mengalami kegagalan pembayaran khusus
untuk metode pembayaran KKP
54. Untuk melihat tagihan baru, bendahara masuk ke menu “Generate File Transaksi”, di
dalam menu tersebut ada 2 sub menu, yaitu yang belum tergenerate dan yang sudah.
74
55. Di menu generate file, Bendahara dapat melihat list tagihan dari order yang sudah
diterima dan belum dibayar. Bendahara dapat memilih tagihan yang akan dibayar dengan
mencentang tagihan-tagihan dan klik tombol Generate File
56. Setelah berhasil men-generate file transaksi, Bendahara login ke CMS melalui
(https://ibank.bri.co.id). Di sini bendahara bertindak sebagai maker
57. Dari halaman utama, Bendahara masuk ke menu Fund Transfer. Dari sub menu di sebelah
kiri, bendahara masuk ke sub menu Upload, sehingga muncul halaman seperti berikut:
58. Pilih file hasil generate dari GovStore dan masukkan deskripsi. Lalu klik Submit.
75
Gambar 136 Upload File Transaksi
59. Untuk melihat status tagihan yang sudah diupload, Bendahara dapat masuk ke sub menu
Query File.
60. Tunggu status transaksi berubah menjadi 'Need Verify', agar dapat diapprove oleh
Checker/Signer
76
61. Login sebagai Approval dan masuk ke menu Fund Transfer > Verify
62. Cari transaksi yang akan diapprove dan klik Detail, sehingga muncul list transaksi
seperti berikut:
63. Centang transaksi yang akan diapprove dan klik Verify. Akan muncul pesan "1 transaksi
berhasil diproses dari total 1 transaksi dipilih, gunakan sub menu query untuk melihat
status transaksi"
77
Gambar 142 Proses Verify Berhasil
78
C. Transaksi Rejection Aplikasi GovStore
Beberapa pengguna di dalam aplikasi GovStore dapat melakukan penolakan terhadap
pesanan yang diterima. Pengguna tersebut adalah PPK, pejabat pengadaan, penyedia barang
dan jasa dan penerima barang (pending)
1) Penolakan oleh PPK
1. PPK dapat melakukan penolakan terhadap pesanan yang diajukan staff pemesan
melalui menu List Pengajuan. Klik menu List Pengajuan
4. Untuk menolak suatu pengajuan, PPK harus memberikan alasan penolakan seperti
gambar berikut:
79
Gambar 145 Input Alasan Penolakan Pesanan (PPK)
7. Status pesanan di staff pemesan juga akan berubah menjadi “Order Ditolak PPK”
80
Gambar 148 Detil Pesanan Dengan Status Order Ditolak PPK Di Staff Pemesan
81
2) Penolakan oleh Pejabat Pengadaan
1. Pejabat pengadaan dapat melakukan penolakan terhadap pesanan yang sudah disetujui
oleh PPK melalui menu List Pengajuan
2. Cari pesanan yang akan ditolak, klik tombol Detail
3. Klik tombol Reject
Gambar 149 Tombol Reject Pada Detail Pesanan Order Diteruskan Ke Pengadaan
82
Gambar 151 Penolakan Pesanan Oleh Pengadaan Berhasil
7. Status pesanan di staff pemesan dan PPK juga akan berubah menjadi “Order Ditolak
Pengadaan”
Gambar 153 Detail Pesanan Dengan Status Order Ditolak Pengadaan Di Staff Pemesan
83
Gambar 154 Detail Pesanan Dengan Status Order Ditolak Pengadaan Di PPK
Gambar 155 Tombol Reject Pada Detail Pesanan Order Diteruskan ke Pengadaan
D. Untuk menolak suatu pengajuan, penyedia barang dan jasa harus memberikan alasan
penolakan seperti gambar berikut:
84
Gambar 156 Input Alasan Penolakan Pesanan (Penyedia Barang dan Jasa)
Gambar 157 Penolakan Pesanan Oleh Penyedia Barang dan Jasa Berhasil
85
G. Status pesanan di staff pemesan, PPK dan pejabat pengadan juga akan berubah
menjadi “Order Ditolak Vendor”
Gambar 159 Detail Pesanan Dengan Status Order Ditolak Vendor Di Staff Pemesan
Gambar 160 Detail Pesanan Dengan Status Order Ditolak Vendor Di PPK
Gambar 161 Detail Pesanan Dengan Status Order Ditolak Vendor Di Pejabat Pengadaan
86
4) Pending oleh Penerima Barang
1. [Penerima Barang] Penerima barang dapat melakukan pending terhadap pesanan
yang sudah tiba jika ada pesanan yang mengalami kerusakan
a) Cari pesanan yang sudah tiba, klik tombol Detail
c) Klik OK
87
d) Status pesanan akan berubah menjadi “Pending”
2. [Penyedia Barang dan Jasa] Di sisi penyedia barang dan jasa, status pesanan juga
berubah menjadi “Pending” dan penyedia barang dan jasa harus mengrim ulang
pesanan yang di-pending oleh penerima barang
a) Masuk ke menu Status Proses Pengajuan
b) Cari pesanan yang akan dikirim ulang, lalu klik tombol “Kirim Ulang” sehingga
muncul detil pesanan
88
Gambar 167 Kirim Ulang Berhasil
3. [Penerima Barang] Setelah penyedia barang dan jasa melakukan pengiriman ulang
pesanan yang pending, penerima barang kembali harus melakukan konfirmasi
penerimaan barang
a) Masuk ke menu List Pengajuan
b) Cari pesanan yang sudah dikirim ulang, lalu klik tombol “Konfirmasi”
89
Gambar 169 Pesanan Yang Sudah Dikirim Ulang
d) Klik tombol “Terima Barang” untuk mengonfirmasi barang yang sudah dikirim
ulang
90
D. Negosiasi Aplikasi GovStore
Pejabat pengadaan dapat melakukan negosiasi kepada penyedia barang dan jasa.
Negosiasi selalu dimulai dari pejabat pengadaan. Berikut cara melakukan negosiasi produk
dengan penyedia barang dan jasa
1. [Pejabat Pengadaan] Cari pesanan yang produknya ingin dinego
3. [Pejabat Pengadaan] Masukkan harga yang akan dinego, lalu klik tombol Nego
91
4. [Pejabat Pengadaan] Setelah klik nego, harga penawaran akan dikirim ke penyedia
barang dan jasa
Gambar 175 Harga Penawaran Berhasil Dikirim Ke Penyedia Barang Dan Jasa
5. [Penyedia Barang dan Jasa] Login sebagai penyedia barang dan jasa dan masuk ke
menu Status Nego. Cari pesanan yang dinego, lalu klik tombol Status Nego
Gambar 176 Status Nego Dari Sisi Penyedia Barang dan Jasa
6. [Penyedia Barang dan Jasa] Buka produk yang ditawar oleh pejabat pengadaan
92
7. [Penyedia Barang dan Jasa] Jika penyedia barang dan jasa merasa sesuai dengan harga
yang diajukan pejabat pengadaan, penyedia barang dan jasa bisa langsung menyetujui
penawaran tersebut dengan mengklik tombol Setuju. Tetapi jika penyedia barang dan
jasa ingin menawarkan harga yang berbeda, penyedia barang dan jasa dapat menginput
harga yang diinginkan
Gambar 178 Penyedia Barang dan Jasa Memberikan Harga Penawaran Yang Berbeda
8. [Pejabat Pengadaan] Login sebagai pejabat pengadaan untuk melihat harga penawaran
yang diberikan penyedia barang dan jasa
Gambar 179 Harga Penawaran Yang Diberikan Penyedia Barang dan Jasa
9. [Pejabat Pengadaan] Jika pejabat pengadaan sudah merasa cocok dengan harga yang
diberikan penyedia barang dan jasa, pejabat pengadaan bisa mengklik tombol Setuju
93
Gambar 180 Pejabat Pengadaan Setuju Dengan Harga Dari Penyedia Barang Dan Jasa
10. [Pejabat Pengadaan] Berikut adalah tampilan untuk proses nego jika sudah setuju
terhadap harga yang diberikan penyedia barang dan jasa
Gambar 181 Harga Nego Yang Sudah Disetujui Di Sisi Pejabat Pengadaan
11. [Penyedia Barang dan Jasa] Di sisi penyedia barang dan jasa juga akan memiliki
tampilan yang sama
Gambar 182 Harga Nego Yang Sudah Disetujui Di Sisi Penyedia Barang Dan Jasa
94
12. [Pejabat Pengadaan] Harga baru untuk produk yang sudah dinego akan muncul di detail
pesanan
95
E. Fitur Lainnya
Beberapa fitur tambahan yang ada di aplikasi GovStore adalah sebagai berikut:
1. Lupa Password
Fitur ini dapat digunakan jika ada pengguna aplikasi GovStore yang lupa password.
1) User dapat mengakses link Lupa Password di halaman login
2) Setelah link Lupa Password diklik, user akan diminta untuk menginput email yang
digunakan di aplikasi GovStore
3) Setelah email diinput, user dapat menekan tombol Lanjutkan. GovStore akan
mengirim OTP ke email tersebut dan user akan diarahkan ke halaman reset
password
96
Gambar 186 Halaman Reset Password
4) User harus menginput email, OTP yang sudah dikirim ke email dan password baru.
Lalu klik Perbaharui Password
5) Jika email dan OTP sesuai, dan password baru sudah memenuhi kriteria password
yang ditentukan, user dapat masuk ke aplikasi GovStore menggunakan password
barunya
2. Profil
Fitur Profil hanya ada di admin PKN, admin KKPN dan admin Penyedia barang dan
jasa. Berikut langkah untuk mengakses fitur Profil
1) Klik nama user yang ada di kanan atas
2) Klik Profil. User akan diarahkan ke halaman informasi user, seperti gambar berikut:
97
Gambar 188 Halaman Profil User
3. Change Password
Untuk alasan keamanan, pengguna diharapkan dapat melakukan perubahan password
secara berkala. Oleh karena itu, aplikasi GovStore menyediakan fitur Change
Password yang dapat digunakan oleh semua user. Untuk dapat melakukan perubahan
password, dapat dilakukan langkah berikut:
1) Klik nama user yang ada di kanan atas
98
Gambar 190 Halaman Change Password
3) User harus menginput password lama, password baru dan konfirmasi password
baru. Lalu klik Ubah Password. Jika password lama sudah benar, password baru
dan konfirmasi password baru cocok, serta password sudah sesuai kriteria
password, maka perubahan password sudah berhasil dilakukan. User dapat login
ulang dengan password baru.
99
BAB III
APLIKASI MOBILE (ANDROID)
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai cara penggunaan aplikasi mobile Android
GovStore, meliputi cara melakukan transaksi dengan aplikasi mobile Android GovStore.
A. Transaksi dengan aplikasi Android GovStore
Sama seperti transaksi melalui web GovStore, proses transaksi melalui aplikasi Android
GovStore juga dimulai dari staff pemesan dengan membuat pesanan. Perlu diketahui, bahwa
aplikasi Android GovStore hanya digunakan untuk transaksi saja. Sehingga, role user yang
dapat login ke aplikasi Android adalah staff pemesan, PPK, pejabat pengadaan, penyedia
barang dan jasa, kurir & staff penyedia barang dan jasa serta penerima pesanan. Sehingga untuk
kepentingan manajemen user seperti penambahan dan pengubahan data pada user GovStore
harus dilakukan dari web GovStore.
Berikut dijelaskan langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan transaksi melalui
aplikasi Android GovStore.
Pejabat Pemesan
1. Pastikan sudah menginstal aplikasi GovStore
100
3. Di halaman Login, masukkan email dan password
Di halaman awal juga, staff pemesan dapat melihat jumlah order dengan status:
- Pending Approval PPK
101
- Pending Approval Pengadaan
- Belum Diproses Vendor
- Order Dikirim
- Barang Diterima
Pada bagian bawah juga terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh staff
pemesan, seperti:
- Beranda: sebagai shortcut untuk kembali ke halaman utama
- Transaksi: untuk melihat semua order yang sudah pernah diajukan oleh staff pemesan
- Notifikasi: menampilkan pemberitahuan jika ada perubahan status pada order
- Pengaturan: dapat digunakan untuk pengaturan notifikasi, pemilihan bahasa,
pengaturan kata sandi, pengaturan tema aplikasi dan logout
5. Untuk membuat order baru, staff pemesan dapat masuk ke menu Katalog
• Di bagian atas halaman Katalog, ikon keranjang akan menampilkan jumlah produk
yang sudah berhasil ditambah ke keranjang
• Pada halaman Katalog, staff pemesan dapat mengurutkan produk berdasarkan harga,
dari harga terendah ke harga tertinggi atau sebaliknya:
102
Gambar 196 Fungsi Sorting Produk Berdasarkan Harga
• Selain itu, staff pemesan juga dapat mem-filter produk berdasarkan kategori:
103
Gambar 198 Detail Produk Untuk Tambah Ke Keranjang
7. Setelah berhasil menambah produk ke keranjang, staff pemesan akan melihat notifikasi
seperti berikut:
104
Gambar 200 Halaman Keranjang
• Di halaman keranjang, staff pemesan dapat mengubah kuantiti dari produk yang akan
dibeli
9. Dari halaman keranjang, staff pemesan dapat menekan tombol “Lanjutkan” untuk
membuat order
105
Gambar 202 Halaman Review Data Order
11. Jika data sudah benar, staff pemesan dapat menekan tombol “Kirim” untuk melanjutkan
pembuatan order baru. Setelah berhasil membuat order baru, staff pemesan akan melihat
tampilan sebagai berikut:
• Jika staff pemesan menekan ikon “ < ”, akan diarahakan ke halaman keranjang
• Jika staff pemesan menekan tombol “Tampilkan Semua Transaksi”, akan diarahkan
ke halaman daftar transaksi
• Jika staff pemesan menekan tombol “Kembali”, akan diarahkan ke halaman beranda
12. Untuk melihat order yang baru dibuat, staff pemesan dapat menekan tombol “Tampilkan
Semua Transaksi” atau menu Report atau menu Transaksi dari halaman Beranda
106
Gambar 204 Order Baru
13. Staff pemesan dapat menekan ikon “ > ” pada order jika ingin melihat detail order:
107
PPK
14. Setelah order berhasil diajukan oleh staff pemesan, selanjutnya PPK dapat login ke
aplikasi Android GovStore
Di halaman awal juga, PPK dapat melihat jumlah order dengan status:
- Order Masuk
- Pending Pengadaan
- Dikirim
- Diterima
- Order Terbayar
15. Untuk memberikan approval pada order yang diajukan staff pemesan, PPK dapat masuk
ke menu Transaksi
108
Gambar 207 List order yang diajukan oleh staff pemesan
16. PPK dapat masuk ke detail order dengan menekan ikon “ > ”
109
Gambar 209 PPK berhasil menyetujui order
18. Status order yang sudah disetujui akan berubah menjadi “Order Diteruskan Ke
Pengadaan”
110
Gambar 211 Detail order dengan status Order Diteruskan Ke Pengadaan
19. Pada Gambar 208, PPK juga dapat menolak order yang diajukan oleh staff pemesan
dengan menekan tombol “Tolak”. PPK harus memberikan alasan penolakan:
20. Jika PPK berhasil melakukan penolakan terhadap order tersebut, status order akan
berubah menjadi “Order Ditolak PPK”
111
Pejabat Pengadaan
21. Setelah order berhasil disetujui oleh PPK, selanjutnya Pejabat Pengadaan dapat login ke
aplikasi Android GovStore
Di halaman awal juga, pejabat pengadaan dapat melihat jumlah order dengan status:
- Order Masuk
- Masuk Vendor
- Dikirim
- Diterima
Pada bagian bawah juga terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh pejabat
pengadaan, seperti:
- Beranda: sebagai shortcut untuk kembali ke halaman utama
- Transaksi: untuk melihat semua order yang sudah pernah diajukan oleh staff pemesan
- Notifikasi: menampilkan pemberitahuan jika ada perubahan status pada order
112
- Pengaturan: dapat digunakan untuk pengaturan notifikasi, pemilihan bahasa,
pengaturan kata sandi, pengaturan tema aplikasi dan logout
22. Untuk memberikan approval pada order yang diajukan staff pemesan, Pejabat Pengadaan
dapat masuk ke menu Report/ menu Transaksi
113
- Setujui: Jika pejabat pengadaan akan menyetujui order yang diajukan oleh staff
pemesan
- Tolak: Jika pejabat pengadaan akan menolak order yang diajukan oleh staff pemesan
24. Pejabat pengadaan harus memilih metode pembayaran yang akan digunakan dan
menentukan tanggal jatuh tempo pembayaran sebelum memberikan persetujuan terhadap
order. Setelah metode pembayaran dan jatuh tempo ditentukan, pejabat pengadaan dapat
menekan tombol “Setujui” untuk melanjutkan proses transaksi order
25. Status order yang sudah disetujui pejabat pengadaan akan berubah menjadi “Order
Diteruskan Ke Vendor”
114
Gambar 218 Detail order dengan status Order Diteruskan Ke Vendor
26. Pada Gambar 215, pejabat pengadaan juga dapat menolak order yang diajukan oleh staff
pemesan dengan menekan tombol “Tolak”. Pejabat pengadaan harus memberikan alasan
penolakan:
115
28. Pada Gambar 213, terdapat menu “Cek Saldo” yang dapat digunakan pejabat pengadaan
untuk mengecek saldo VA dan limit KKP yang sudah didaftarkan di aplikasi GovStore
116
Penyedia Barang & Jasa
29. Order yang sudah disetujui oleh pejabat pengadaan akan diteruskan ke penyedia barang
& jasa. Penyedia barang & jasa login ke aplikasi Android GovStore
Gambar 221 Halaman awal login sebagai penyedia barang & jasa
Pada halaman awal login sebagai penyedia barang & jasa, terdapat beberapa menu yang
dapat digunakan oleh penyedia barang & jasa, seperti:
- Produk: untuk melihat produk-produk yang sudah dijual di aplikasi GovStore
- Pegawai: untuk melihat dan menambah staff dan kurir penyedia barang & jasa
- Nego: untuk melihat produk-produk yang sedang dalam proses negosiasi dengan
pejabat pengadaan
Di halaman awal juga, penyedia barang & jasa dapat melihat jumlah order dengan status:
- Order Masuk
- Order Terproses
- Dikirim
- Order Belum Terbayar
- Order Terbayar
Pada bagian bawah juga terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh penyedia
barang & jasa, seperti:
- Beranda: sebagai shortcut untuk kembali ke halaman utama
- Transaksi: untuk melihat semua order yang sudah pernah diajukan oleh staff pemesan
117
- Notifikasi: menampilkan pemberitahuan jika ada perubahan status pada order
- Pengaturan: dapat digunakan untuk pengaturan notifikasi, pemilihan bahasa,
pengaturan kata sandi, pengaturan tema aplikasi dan logout
30. Untuk melihat order yang baru dikirim oleh pejabat pengadaan, penyedia barang & jasa
dapat masuk ke menu Transaksi
Gambar 222 List order yang diajukan ke penyedia barang & jasa
31. Penyedia barang & jasa dapat masuk ke detail order untuk memberikan respon terhadap
order yang sudah diteruskan pejabat pengadaan
Gambar 223 Detail order yang diteruskan ke penyedia barang & jasa
Pada detail order, terdapat 2 tombol yang dapat digunakan oleh penyedia barang & jasa:
118
- Setujui: Jika penyedia barang & jasa akan menyetujui order yang diajukan oleh
pejabat pengadaan
- Tolak: Jika penyedia barang & jasa akan menolak order yang diajukan oleh pejabat
pengadaan
32. Untuk menyetujui order, penyedia barang & jasa dapat menekan tombol “Setujui”
119
Gambar 226 Detail order dengan status "Order Diproses Vendor"
34. Pada detail order yang sudah diproses, penyedia barang & jasa dapat menekan tombol
“Kirim” untuk melakukan pengiriman order. Penyedia barang & jasa harus memilih
terlebih dahulu kurir yang akan mengirimkan order tersebut
120
Gambar 228 Detail order yang sudah dikirim
Pada detail order yang sudah dikirim, baik penerima barang maupun penyedia barang &
jasa dapat melihat kurir yang ditugaskan untuk mengantarkan order. Sehingga akan
membantu penerima barang/ staff pemesan jika ingin menghubungi kurir yang bertugas.
35. Pada Gambar 223, penyedia barang & jasa juga dapat melakukan penolakan terhadap
order yang diajukan oleh pejabat pengadaan. Penyedia barang & jasa harus memberikan
alasan penolakan terhadap order
Gambar 229 Input alasan penolakan oleh penyedia barang & jasa
36. Setelah penyedia barang & jasa berhasil melakukan penolakan terhadap order tersebut,
status order akan berubah menjadi “Order Ditolak Vendor”
121
37. Pada Gambar 221, terdapat menu “Pegawai” yang dapat digunakan penyedia barang &
jasa untuk menambah staff dan kurir
122
Gambar 232 Pegawai baru berhasil disimpan
123
Penerima Barang
40. Ketika kurir tiba di alamat tujuan, staff pemesan dapat melakukan penerimaan barang
dengan melakukan scan pada barcode order yang dibawa oleh kurir
124
Gambar 235 Input alasan penundaan penerimaan order
43. Jika semua barang yang sampai sudah sesuai dengan order dan tidak ada kerusakan, maka
penerima barang dapat melakukan konfirmasi penerimaan dengan menekan tombol
“Setujui”
125
B. Negosiasi melalui aplikasi Android GovStore
Negosiasi produk pada suatu order dimulai oleh pejabat pengadaan. Berikut langkah-
langkah negosiasi produk melalui aplikasi Android GovStore:
1. [Pejabat pengadaan] Pejabat pengadaan masuk ke detail order dengan status “Order
Diteruskan Ke Pengadaan”
126
Gambar 239 Harga nego berhasil dikirim
4. [Penyedia Barang dan Jasa] Ketika pejabat pengadaan mengirim nego, penyedia barang
& jasa akan menerima notifikasi
127
Gambar 241 Produk yang sedang dinego
6. [Penyedia Barang dan Jasa] Klik produk untuk melihat harga yang dinego dari pejabat
pengadaan
128
Gambar 243 Penyedia barang & jasa menanggapi nego
8. [Pejabat Pengadaan] Setelah penyedia barang & jasa menanggapi nego, pejabat
pengadaan juga akan mendapat notifikasi. Pejabat pengadaan dapat melihat tanggapan
nego dari penyedia barang & jasa melalui menu “Nego” di halaman utama
129
Gambar 245 Detail order yang sedang dinego
10. [Pejabat Pengadaan] Klik tombol “Setuju” untuk menyetujui harga yang diajukan oleh
penyedia barang & jasa
130
Gambar 247 Harga nego berhasil disetujui
12. Setelah nego disepakati, harga produk juga akan berubah sesuai dengan harga
kesepakatan nego
131
C. Fitur Tambahan (Pengaturan)
Beberapa fitur tambahan yang ada di aplikasi Android GovStore dapat diakses dari menu
Pengaturan, antara lain:
132
Gambar 250 Fitur memilih bahasa aplikasi
3. Kata Sandi
Fitur ini digunakan untuk mengubah kata sandi pengguna. Pengguna harus menginput
kata sandi lama, kata sandi baru dan konfirmasi kata sandi baru. Kata sandi baru harus
mengikuti standar, terdiri dari 1 huruf kapital, 1 huruf kecil, 1 angka dan minimal 8
karakter
133
Gambar 252 Aplikasi dalam mode gelap
134
BAB IV
REPORTING
Aplikasi GovStore juga menyediakan menu reporting, yang dapat digunakan para
pengguna aplikasi untuk melihat laporan transaksi yang sudah pernah dilakukan di aplikasi
GovStore. Berikut adalah jenis-jenis laporan yang dapat diakses pengguna aplikasi GovStore
yang dibedakan berdasarkan role pengguna.
A. Staff Pemesan
Staff pemesan dapat melihat 1 (satu) jenis laporan, sebagai berikut:
1. Laporan Barang yang Sudah Diterima
Adalah laporan transaksi yang sudah diterima oleh staff penerima dan belum dibayar
oleh bendahara
B. PPK
PPK dapat melihat 2 (dua) jenis laporan, yaitu:
1. Laporan Total Pengadaan yang Sudah Disetujui dan Dibayar
Adalah laporan dari transaksi yang sudah diterima oleh staff penerima dan sudah
dibayar oleh Bendahara
135
Gambar 254 Laporan Total Pengadaan yang Sudah Disetujui dan Dibayar
2. Summary Penyedia Barang dan Jasa
Adalah laporan untuk menampilkan ringkasan dari penyedia barang dan jasa yang
bertransaksi di satker tersebut
C. Pejabat Pengadaan
Pejabat Pengadaan dapat melihat 3 (tiga) jenis laporan, sebagai berikut:
1. Laporan Total Pengadaan yang Sudah Disetujui dan Dibayar
Adalah laporan dari transaksi yang sudah diterima oleh staff penerima dan sudah
dibayar oleh Bendahara
136
Gambar 256 Laporan Total Pengadaan yang Sudah Disetujui dan Dibayar
2. Summary Penyedia Barang dan Jasa
Adalah laporan untuk menampilkan ringkasan dari penyedia barang dan jasa yang
bertransaksi di satker tersebut
137
Gambar 258 Penghematan hasil negosiasi
D. Bendahara
Bendahara dapat melihat 6 (enam) jenis laporan, sebagai berikut:
1. Sudah Dibayar
Adalah laporan yang menampilkan transaksi – transaksi yang sudah diterima dan
yang sudah dibayar oleh bendahara
138
Gambar 260 Laporan bendahara belum dibayar
3. Summary PPN & PPH
Adalah ringkasan laporan dari PPN dan PPH yang sudah dibayar oleh bendahara dari
setiap transaksi masing-masing yang pernah terjadi antara penyedia barang dan jasa
dengan satker tersebut
139
Gambar 262 Laporan summary pembayaran pajak terbesar
5. Summary Penerima Pembayaran Terbesar (netto)
Adalah laporan yang menampilkan total netto dari semua transaksi yang sudah
dibayar oleh bendahara
140
Gambar 264 Laporan summary pembayaran sukses (KKP & VA)
E. Penerima Barang
Staff penerima barang dapat melihat 1 (satu) jenis laporan, sebagai berikut:
1. Laporan Barang yang Sudah Diterima
Adalah laporan transaksi yang sudah diterima oleh staff penermia dan belum dibayar
oleh bendahara
141
Gambar 266 Laporan summary yang sudah dibayar
2. Summary yang Belum Dibayar
Adalah laporan yang menampilkan ringkasan dari transaksi-transaksi yang belum
dibayar oleh satker (bendahara) kepada penyedia barang dan jasa tetapi sudah
diterima oleh satker (staff penerima)
142
Gambar 268 Laporan summary PPN & PPH
4. Summary Satker yang Berjenis Transaksi
Adalah laporan yang menampilkan ringkasan dari transaksi berdasarkan kategori
produk dari masing-masing satker
143
Gambar 270 Laporan transaksi yang dipending atau ditolak
144
BAB V
PENUTUP
Dengan adanya manual book ini, akan membantu para user yang terlibat dalam
penggunaan aplikasi GovStore. Terima kasih
145