User Manual

Penggunaan Platform Aplikasi

https://brigovstore.id
 LEMBAR PENGESAHAN
Judul Dokumen : User Manual Penggunaan Platform Aplikasi GovStore
Nomor Versi : 07
Tanggal Penyelesaian : 14 Oktober 2019
Unit Kerja : Divisi Kerjasama Teknologi

Jakarta, Agustus 2019

Disahkan oleh

Deo Prasetyo Dwi Cahyono

Kepala Bagian IMO/KJT
 DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ....................................................................................................... 2
DAFTAR ISI .............................................................................................................................. 3
BAB I PENJELASAN UMUM .............................................................................................. 4
A. Definisi Aplikasi GovStore ......................................................................................... 4
B. Proses Bisnis Aplikasi GovStore................................................................................. 6
C. Definisi dan Singkatan ................................................................................................ 7
BAB II PANDUAN APLIKASI ........................................................................................... 8
A. Persiapan ..................................................................................................................... 8
B. Transaksi Normal Aplikasi GovStore ....................................................................... 31
C. Transaksi Rejection Aplikasi GovStore..................................................................... 73
D. Negosiasi Aplikasi GovStore .................................................................................... 84
E. Fitur Lainnya ............................................................................................................. 89
BAB III APLIKASI MOBILE (ANDROID)....................................................................... 93
A. Transaksi dengan aplikasi Android GovStore ........................................................... 93
B. Negosiasi melalui aplikasi Android GovStore ........................................................ 119
C. Fitur Tambahan (Pengaturan) .................................................................................. 125
BAB IV REPORTING ....................................................................................................... 128
BAB V PENUTUP ........................................................................................................... 138
 BAB I
PENJELASAN UMUM
Pada bagian ini, akan dijelaskan mengenai gambaran umum mengenai aplikasi GovStore,
meliputi definisi aplikasi GovStore, alur bisnis yang ada di dalam aplikasi GovStore dan
definisi dari istilah dan singkatan yang digunakan di aplikasi GovStore.

A. Definisi Aplikasi GovStore

Aplikasi GovStore merupakan suatu aplikasi marketplace yang akan digunakan oleh
Kementerian Keuangan sebagai platform untuk memesan keperluan kantor termasuk snack dan
makanan rapat.
Aplikasi GovStore memiliki beberapa level user dengan tanggung jawab yang berbeda-
beda, yaitu:
Tabel 1 User role aplikasi GovStore

No User Tanggung Jawab

1 Super Admin (dari pihak BRI) Menambah, mengubah dan menghapus Admin PKN
2 Admin PKN Menambah, mengubah dan menghapus Admin
KPPN
3 Admin KPPN Menambah, mengubah dan menghapus Admin
Satker
4 Admin Satuan Kerja (Satker) Menambah, mengubah dan menghapus staff
pemesan, PPK, Pejabat Pengadaan, Bendahara dan
Penerima Barang; Menambah dan menghapus kode
kegiatan
5 Staff Pemesan Membuat order baru; Mencetak kuitansi
6 Staff PPK Menyetujui atau menolak order yang diajukan staff
pemesan
7 Pejabat Pengadaan Menyetujui atau menolak order yang diajukan staff
pemesan; Melakukan negosiasi harga dengan
penyedia barang dan jasa; Menambah, mengubah
dan menghapus penyedia barang dan jasa;
Menambah, mengubah dan menghapus KKP
8 Staff Bendahara Melakukan pembayaran terhadap tagihan dari staff
pesanan yang sudah diterima oleh penerima barang
No User Tanggung Jawab
9 Staff Penerima Barang Melakukan konfirmasi atau penolakan (pending)
terhadap pesanan yang sudah sampai
10 Admin Penyedia Barang dan Jasa Menambah, mengubah dan menghapus produk yang
akan dijual; Menambah, mengubah dan menghapus
staff dan kurir penyedia barang dan jasa; Melakukan
negosiasi harga barang dengan pejabat pengadaan;
Menyetujui atan menolak pesanan; Menentukan
kurir yang akan mengantarkan pesanan
11 Staff Penyedia Barang dan Jasa Menambah, mengubah dan menghapus produk yang
akan dijual; Melakukan negosiasi harga barang
dengan pejabat pengadaan; Menyetujui atau
menolak order; Menentukan kurir yang akan
mengantarkan pesanan
12 Kurir Penyedia Barang dan Jasa Mengantar pesanan
B. Proses Bisnis Aplikasi GovStore
Secara umum, alur bisnis dalam aplikasi GovStore dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 1 Alur bisnis aplikasi GovStore

C. Definisi dan Singkatan
Beberapa istilah dan singkatan yang digunakan di aplikasi GovStore:
1) PKN: Pengelola Kas Negara
2) KPPN: Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
3) Satker: Satuan Kerja
4) PPK: Pejabat Pemutus Komitmen
5) URL: Universal Resource Locator
6) VA: Virtual Account
7) KKP: Kartu Kredit Pemerintah
8) Order Masuk: Status untuk pesanan yang baru diajukan oleh staff pemesan
9) Order Diteruskan Ke Pengadaan: Status untuk pesanan yang sudah disetujui PPK dan
sedang menunggu persetujuan dari pejabat pengadaan
10) Order Diteruskan Ke Vendor: Status untuk pesanan yang sudah disetujui pejabat
pengadaan dan sedang menunggu persetujuan dari vendor
11) Order Diproses Vendor: Status untuk pesanan yang sudah disetujui vendor dan sedang
diproses vendor
12) Order Dikirim: Status untuk pesanan yang sedang dalam proses pengiriman vendor
13) Order Diterima: Status untuk pesanan yang sudah diterima oleh penerima barang/staff
PPK
14) Order Pending: Status untuk pesanan yang sudah dikirim vendor tetapi ada barang yang
tidak sesuai spesifikasi/rusak, sehingga mengharuskan vendor untuk mengirim ulang
sejumlah barang yang tidak sesuai spesifikasi tersebut
15) Order Pending Sedang Dikirim: Status untuk pesanan yang pending yang sudah dikirim
oleh vendor
16) Order Ditolak PPK: Status untuk pesanan yang ditolak PPK
17) Order Ditolak Pengadaan: Status untuk pesanan yang ditolak pejabat pengadaan
18) Order Ditolak Vendor: Status untuk pesanan yang ditolak vendor
19) Order Terbayar: Status untuk pesanan yang sudah berhasil dibayar bendahara
 BAB II
PANDUAN APLIKASI
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai cara penggunaan aplikasi GovStore, meliputi
set up para pengguna yang berhak mengakses aplikasi GovStore dan cara melakukan transaksi
dengan aplikasi GovStore.

A. Persiapan
Untuk dapat menggunakan aplikasi GovStore, para pengguna harus didaftarkan terlebih
dahulu. Berikut adalah struktur pengguna di dalam aplikasi GovStore:

Gambar 2 Struktur Pengguna Aplikasi GovStore

1. Super Admin
Super Admin di aplikasi GovStore adalah pihak BRI. Super Admin memiliki akses untuk
menambah admin PKN. Berikut langkah-langkah yang harus dilakukan Super Admin
untuk menambah admin PKN:
a. Super Admin login aplikasi GovStore
 Gambar 3 Login Super Admin aplikasi GovStore

b. Super Admin masuk ke menu List PKN

Gambar 4 Halaman List admin PKN

c. Klik ikon tambah (+) untuk masuk ke form Tambah admin PKN

Gambar 5 Form tambah admin PKN

d. Isi semua field di form tambah admin PKN. Beberapa hal yang perlu diperhatikan
ketika menambah admin PKN baru:
 • Pastikan email yang dimasukkan benar dan aktif, karena password akan dikirim ke
email tersebut
• Surat KPA yang akan diupload dalam format .PDF dengan ukuran max 2MB
e. Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Tambah untuk menyimpan
data admin PKN baru
f. Setelah berhasil, admin PKN yang didaftarkan dapat mengecek email untuk mendapat
password yang sudah dikirim dan bisa login ke aplikasi GovStore

Super Admin juga dapat melakukan perubahan data pada admin PKN yang sudah
ditambahkan, dengan cara:
a. Cari admin PKN yang akan diubah

Gambar 6 List admin PKN

b. Klik Edit untuk masuk ke form edit

Gambar 7 Form edit admin PKN

c. Lakukan perubahan data dan klik Update untuk menyimpan perubahan data pada
admin PKN
2. Admin PKN
Admin PKN memiliki akses untuk menambah admin KPPN. Berikut langkah-langkah
yang harus dilakukan admin PKN untuk menambah admin KPPN:
a. Admin PKN login aplikasi GovStore

Gambar 8 Login admin PKN aplikasi GovStore

b. Admin PKN masuk ke menu List KPPN

Gambar 9 Halaman List admin KPPN

c. Klik ikon tambah (+) untuk masuk ke form Tambah admin KPPN

Gambar 10 Form tambah admin KPPN

d. Isi semua field di form Tambah admin KPPN. Beberapa hal yang perlu diperhatikan
ketika menambah admin KPPN baru:
 • Pastikan email yang dimasukkan benar dan aktif, karena password akan dikirim ke
email tersebut
• Surat KPA yang akan diupload dalam format .PDF dengan ukuran max 2MB
e. Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Tambah Data untuk
menyimpan data admin KPPN baru
f. Setelah berhasil, admin KPPN yang didaftarkan dapat mengecek email untuk
mendapat password yang sudah dikirim dan bisa login ke aplikasi GovStore

Admin PKN juga dapat melakukan perubahan data pada admin KPPN yang sudah
ditambahkan, dengan cara:
a. Cari admin KPPN yang akan diubah

Gambar 11 List admin KPPN

b. Klik Edit untuk masuk ke form edit

Gambar 12 Form edit admin KPPN

c. Lakukan perubahan data dan klik Simpan untuk menyimpan perubahan data pada
admin KPPN
3. Admin KPPN
Admin KPPN memiliki akses untuk menambah admin Satker. Berikut langkah-langkah
yang harus dilakukan admin KPPN untuk menambah admin Satker:
a. Admin KPPN login aplikasi GovStore

Gambar 13 Login admin KPPN aplikasi GovStore

b. Admin KPPN masuk ke menu List Satker

Gambar 14 Halaman List admin Satker

c. Klik ikon tambah (+) untuk masuk ke form Tambah admin Satker
 Gambar 15 Form tambah admin Satker

d. Isi semua field di form Tambah admin Satker. Beberapa hal yang perlu diperhatikan
ketika menambah admin Satker baru:
• Pastikan email yang dimasukkan benar dan aktif, karena password akan dikirim ke
email tersebut
• Surat KPA yang akan diupload dalam format .PDF dengan ukuran max 2MB
e. Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Tambah Data untuk
menyimpan data admin Satker baru
f. Setelah berhasil, admin Satker yang didaftarkan dapat mengecek email untuk
mendapat password yang sudah dikirim dan bisa login ke aplikasi GovStore

Admin KPPN juga dapat melakukan perubahan data pada admin Satker yang sudah
ditambahkan, dengan cara:
a. Cari admin Satker yang akan diubah
 Gambar 16 List admin Satker

b. Klik Edit untuk masuk ke form edit

Gambar 17 Form edit admin Satker

c. Lakukan perubahan data dan klik Simpan untuk menyimpan perubahan data pada
admin Satker

4. Admin Satker
Admin Satker memiliki akses untuk menambah staff yang berada di bawah satker, seperti
Staff Pemesan, PPK, Pejabat Pengadaan, Penerima Barang dan Bendahara. Berikut
langkah-langkah yang harus dilakukan admin Satker untuk menambah staffnya:
i. Admin Satker login aplikasi GovStore

Gambar 18 Login admin Satker aplikasi GovStore

ii. Admin Satker masuk ke menu List Staff

Gambar 19 Halaman List staff satker

iii. Klik ikon tambah (+) untuk masuk ke form Tambah staff Satker

Gambar 20 Form tambah staff Satker

iv. Isi semua field di form Tambah staff Satker. Beberapa hal yang perlu diperhatikan
ketika menambah staff Satker baru:
 • Pastikan email yang dimasukkan benar dan aktif, karena password akan dikirim ke
email tersebut
• Surat KPA yang akan diupload dalam format .PDF dengan ukuran max 2MB
• Masing-masing tipe staff memiliki fungsi yang berbeda, sebagai berikut:
✓ Pemesan: memiliki fungsi untuk membuat order baru
✓ PPK: berfungsi sebagai pihak yang melakukan verifikasi terhadap orderan yang
diajukan oleh staff pemesan
✓ Pejabat Pengadaan: berfungsi untuk melakukan verifikasi terhadap orderan
yang diajukan oleh staff pemesan
✓ Bendahara: berfungsi sebagai orang yang melakukan pembayaran atas tagihan-
tagihan dari order yang dipesan oleh staff pemesan
✓ Penerima Barang: berfungsi sebagai orang yang akan menerima barang ketika
dikirim oleh vendor
v. Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Submit untuk menyimpan
data staff Satker baru
vi. Setelah berhasil, staff Satker yang didaftarkan dapat mengecek email untuk mendapat
password yang sudah dikirim dan bisa login ke aplikasi GovStore

Admin Satker juga dapat melakukan perubahan data pada staff Satker yang sudah
ditambahkan, dengan cara:
a. Cari staff satker yang akan diubah

Gambar 21 List staff satker

b. Klik Edit untuk masuk ke form edit

 Gambar 22 Form edit staff satker

c. Lakukan perubahan data dan klik Simpan untuk menyimpan perubahan data pada
staff satker

5. Pejabat Pengadaan
Pejabat Pengadaan memiliki akses untuk melakukan pengecekan saldo VA dan plafond
KKP yang sudah diaftarkan, menambah vendor, melakukan persetujuan dan penolakan
terhadap order yang diajukan staff pemesan, melakukan tracking status order yang
diajukan staff pemesan dan menambah KKP. Untuk dapat mengakses semua menu,
pejabat pengadaan harus login ke aplikasi GovStore terlebih dahulu.

Gambar 23 Login admin Satker aplikasi GovStore

 Gambar 24 Menu-menu di Pejabat Pengadaan

A. Menu Cek Saldo

Menu ini digunakan pejabat pengadaan untuk melihat sisa saldo dari VA dan sisa
plafond KKP yang sudah didaftarkan di aplikasi GovStore

Gambar 25 List VA dan KKP di Pejabat Pengadaan

Gambar 26 Limit KKP

B. Menu List Vendor

Menu ini digunakan oleh pejabat pengadaan untuk mendaftarkan vendor-vendor yang
bekerja sama dengan satker. Berikut langkah-langkah yang harus dilakukan pejabat
pengadaan untuk menambah admin vendor:
i. Pejabat pengadaan masuk ke menu List Vendor
 Gambar 27 Halaman List Vendor

ii. Klik ikon tambah (+) untuk masuk ke form tambah admin vendor

Gambar 28 Form tambah admin Vendor

iii. Isi semua field di form tambah admin vendor. Beberapa hal yang perlu diperhatikan
ketika menambah admin vendor baru:
• Nama Pemilik Penyedia Barang dan Jasa adalah pemilik usaha penyedia barang
dan jasa dan akan menjadi nama penerima uang di lembaran kuitansi
• Pastikan email yang dimasukkan benar dan aktif, karena password akan dikirim
ke email tersebut
• File SIUP, NPWP, TDP yang akan di-upload dalam format .PDF dengan ukuran
max 2MB
iv. Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Submit untuk menyimpan
data vendor baru
v. Setelah berhasil, admin vendor yang didaftarkan dapat mengecek email untuk
mendapat password yang sudah dikirim dan bisa login ke aplikasi GovStore
Pejabat pengadaan juga dapat menambahkan penyedia barang dan jasa yang sudah
terdaftar di aplikasi Govstore oleh satker lain, di mana pejabat pengadaan harus
mengetahui ‘ID Penyedia Barang dan Jasa’ dari penyedia barang dan jasa yang akan
ditambahkan. Ketika pejabat pengadaan memasukkan ‘ID Penyedia Barang dan Jasa’,
maka semua data penyedia barang dan jasa akan secara otomatis terisi seperti pada
Gambar 29 berikut:

Gambar 29 Menambah penyedia barang dan jasa yang sudah terdaftar di GovStore

Pejabat pengadaan juga dapat melakukan perubahan data pada vendor yang sudah
ditambahkan, dengan cara:
i. Cari vendor yang akan diubah

Gambar 30 List pencarian vendor

ii. Klik Edit untuk masuk ke form edit vendor

 Gambar 31 Form edit vendor

iii. Lakukan perubahan data dan klik Update untuk menyimpan perubahan data pada
vendor

Pejabat pengadaan juga dapat melihat daftar produk yang dijual oleh masing-masing
vendor, dengan cara:
i. Cari vendor yang akan dilihat produknya

Gambar 32 List pencarian vendor

ii. Klik Produk untuk melihat produk yang dijual oleh vendor
 Gambar 33 List produk yang dijual vendor

C. Menu List Pengajuan

Pada menu ini, pejabat pengadaan dapat melakukan aksi menyetujui atau menolak
orderan yang diajukan oleh staff pemesan. Fungsi menu ini akan dijelaskan pada sub
bab II.2.C

D. Menu Status Proses Pengajuan

Pada menu ini, pejabat pengadaan dapat memantau status terbaru dari orderan yang
pernah diajukan oleh staff pemesan.

E. Menu Register KKP

Menu ini digunakan oleh pejabat pengadaan untuk mendaftarkan KKP yang dapat
digunakan oleh satker untuk pembayaran. Berikut langkah-langkah yang harus
dilakukan pejabat pengadaan untuk mendaftarkan KKP:
i. Pejabat pengadaan masuk ke menu Register KKP
 Gambar 34 Halaman List KKP

ii. Klik ikon tambah (+) untuk masuk ke form register KKP

Gambar 35 Form register KKP baru

iii. Isi semua field di form register KKP. Beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika
menambah KKP baru:
• Pastikan No. Kartu KKP dan Exp Date sudah sesuai
iv. Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Submit untuk menyimpan
data KKP baru

Pejabat pengadaan juga dapat melakukan perubahan data pada KKP yang sudah
ditambahkan, dengan cara:
i. Cari KKP yang akan diubah
 Gambar 36 Hasil pencarian KKP

ii. Klik Edit untuk masuk ke form edit

Gambar 37 Form edit KKP

iii. Lakukan perubahan data dan klik Submit untuk menyimpan perubahan data pada
KKP

6. Penyedia Barang dan Jasa

Untuk dapat bertransaksi di aplikasi GovStore, penyedia barang dan jasa terlebih dahulu
harus menambahkan produk yang akan ditawarkan kepada satker dan menambahkan
karyawan (staff & kurir) dari penyedia barang dan jasa tersebut. Untuk dapat menambah
produk dan karyawan, penyedia barang dan jasa harus login terlebih dahulu ke dalam
aplikasi GovStore.
 Gambar 38 Login penyedia barang & jasa ke aplikasi GovStore

A. Menu Produk
Pada menu ini, penyedia barang dan jasa dapat melakukan penambahan produk-
produk yang akan ditawarkan ke satker, dengan cara:
i. Penyedia barang dan jasa masuk ke menu Produk

Gambar 39 List produk

ii. Klik ikon tambah (+) untuk masuk ke form tambah produk
 Gambar 40 Form tambah produk
iii. Isi semua field di form tambah produk. Setelah semua data diisi dengan benar,
selanjutnya klik Tambah Data untuk menyimpan data produk baru

Penyedia barang dan jasa juga dapat melakukan perubahan data produk yang sudah
ditambahkan, dengan cara:
i. Cari produk yang akan diubah

Gambar 41 Hasil pencarian produk

ii. Klik Edit untuk masuk ke form edit produk

 Gambar 42 Form edit produk

iii. Lakukan perubahan data dan klik Simpan untuk menyimpan perubahan data pada
produk

B. Menu Employee
Pada menu ini, penyedia barang dan jasa dapat melakukan penambahan karyawannya,
staff dan kurir, dengan cara:
i. Penyedia barang dan jasa masuk ke menu Employee

Gambar 43 List employee vendor

ii. Klik ikon tambah (+) untuk masuk ke form tambah karyawan
 Gambar 44 Form tambah employee

iii. Isi semua field di form tambah employee. Beberapa hal yang perlu diperhatikan
ketika menambah karyawan baru:
• Pastikan email yang dimasukkan benar dan aktif, karena password akan dikirim
ke email tersebut
iv. Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Submit untuk menyimpan
data karyawan baru

Penyedia barang dan jasa juga dapat melakukan perubahan data employee yang sudah
ditambahkan, dengan cara:
i. Cari employee yang akan diubah

Gambar 45 Hasil pencarian karyawan

ii. Klik Edit untuk masuk ke form edit employee

 Gambar 46 Form edit karyawan

iii. Lakukan perubahan data dan klik Simpan untuk menyimpan perubahan data pada
employee
B. Transaksi Normal Aplikasi GovStore
Transaksi di aplikasi GovStore dimulai oleh staff pemesan dengan membuat pesanan
(dapat dilihat pada Gambar 1), dan dapat dibagi menjadi 5(lima) tahapan besar, yaitu:
1. Pengajuan pesanan
2. Persetujuan pesanan oleh PPK
3. Persetujuan pesanan oleh Pejabat Pengadaan
4. Pemrosesan dan pengiriman pesanan oleh Penyedia Barang dan Jasa
5. Penerimaan pesanan
6. Pembayaran pesanan oleh Bendahara
Berikut akan dijelaskan tahapan-tahapan transaksi tersebut di dalam aplikasi GovStore
dan penjelasan setiap fitur.
a) Pengajuan pesanan
1. Aplikasi GovStore dapat diakses melalui url https://brigovstore.id

Gambar 47 URL aplikasi GovStore

2. Untuk dapat menggunakan aplikasi GovStore, pengguna harus login terlebih dahulu.
Tampilan login dapat dilihat pada gambar di bawah:

Gambar 48 Login staff pemesan aplikasi GovStore

 ✓ Masukkan email yang sudah terdaftar sebagai staff pemesan di aplikasi GovStore
✓ Masukkan password yang sesuai dengan email yang sudah dimasukkan
✓ Tekan tombol Masuk
3. Setelah berhasil masuk, staff pemesan akan diarahkan ke halaman awal yang disebut
dengan dashboard. Berikut adalah tampilan dashboard untuk staff pemesan:

Gambar 49 Halaman dashboard staff pemesan

Pada gambar di atas, terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh staff pemesan
dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Menu Dashboard: digunakan oleh staff pemesan untuk monitoring pesanan yang sudah
pernah dilakukan, dengan detail sebagai berikut:
1) Pending Approval PPK: menampilkan jumlah pesanan yang sudah diajukan oleh
staff pemesan tetapi masih belum disetujui oleh PPK
2) Belum Diproses Vendor: menampilkan jumlah pesanan yang sudah disetujui oleh
PPK dan pejabat pengadaan dan sudah diteruskan kepada penyedia barang dan jasa,
tetapi belum disetujui oleh penyedia barang dan jasa
3) Pending Approval Pengadaan: menampilkan jumlah pesanan yang sudah disetujui
oleh PPK tetapi masih belum disetujui oleh pejabat pengadaan
4) Barang Diterima: menampilkan jumlah pesanan yang sudah diterima oleh penerima
barang
5) Order Dikirim: menampilkan jumlah pesanan yang sedang dalam pengiriman oleh
penyedia barang dan jasa kepada penerima barang
 6) List Order Diapprove: menampilkan daftar pesanan yang disetujui dan masih dalam
tahap pemrosesan, dengan maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10
(sepuluh) pesanan
7) List Order Ditolak: menampilkan daftar pesanan yang ditolak, baik oleh PPK,
pejabat pengadaan maupun penyedia barang dan jasa, dengan maksimal jumlah
pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh) pesanan
b. Menu Catalog: digunakan oleh staff pemesan untuk mencari barang atau produk yang
akan dibeli
c. Menu List Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang sudah pernah diajukan oleh
staff pemesan yang belum dibayar oleh bendahara
d. Menu Report: menampilkan daftar pesanan yang pernah diajukan oleh staff pemesan dan
sudah berhasil dibayar oleh bagian bendahara

4. Untuk memulai transaksi, staff pemesan dapat masuk ke menu Catalog untuk melihat
produk yang ditawarkan oleh penyedia barang dan jasa. Tampilan halaman Catalog dapat
dilihat pada gambar berikut:

Gambar 50 Halaman katalog staff pemesan

5. Untuk memudahkan pencarian produk, staff pemesan dapat mencarinya dengan

memasukkan nama produk yang akan dicari pada kotak pencarian seperti gambar berikut:
 Gambar 51 Pencarian produk di halaman Katalog

6. Setelah menemukan produk yang diharapkan, staff pemesan dapat melihat detil produk
tersebut terlebih dahulu dengan meng-klik nama produk, seperti gambar berikut:

Gambar 52 Klik nama produk untuk melihat detil produk

7. Setelah staff pemesan meng-klik nama produk, maka akan muncul detil produk dan staff
pemesan dapat menambahkan produk tersebut ke dalam keranjang
 Gambar 53 Detil produk

8. Setelah berhasil menambahkan produk ke keranjang, staff pemesan dapat memilih

“Kembali Order” jika masih ingin menambah produk, atau “Lihat Keranjang” jika
sudah tidak ingin menambah produk

Gambar 54 Berhasil menambahkan produk ke keranjang

9. Jika staff pemesan memilih “Kembali Order”, staff pemesan akan diarahkan ke halaman
Catalog kembali. Di halaman Catalog, staff pemesan dapat melihat jumlah produk yang
sudah ada di dalam keranjang pada ikon keranjang di bawah dan dapat mengklik ikon
tersebut jika memutuskan sudah selesai berbelanja
 Gambar 55 Halaman Katalog staff pemesan

10. Jika staff pemesan memilih untuk “Lihat Keranjang”, staff pemesan akan dapat melihat
produk-produk yang sudah berhasil ditambahkan ke keranjang, dengan tampilan seperti
berikut:

Gambar 56 Tampilan keranjang staff pemesan

11. Di halaman keranjang, staff pemesan dapat menambah atau mengurangi kuantiti yang
akan dibeli. Staff pemesan dapat mengklik kotak kuantiti, maka akan muncul tampilan
seperti gambar berikut:
 Gambar 57 Ubah kuantiti dari keranjang

12. Setelah kuantiti diubah, staff pemesan dapat menekan tombol “Simpan Perubahan”.
Staff pemesan akan diarahkan ke halaman keranjang dan dapat melihat perubahan
kuantiti yang sudah dilakukan

Gambar 58 Kuantiti di keranjang setelah ubah kuantiti

13. Selanjutnya, staff pemesan dapat mengklik tombol “Checkout” untuk melanjutkan
proses pembuatan order/pesanan. Pop up checkout akan muncul dan staff pemesan harus
mengisi data yang diperlukan untuk pemrosesan pesanan. Tampilan pop up checkout
adalah sebagai berikut:
 Gambar 59 Tampilan pop up checkout

Klik “Simpan Kode” untuk mendapatkan kode kegiatan, sehingga tampilannya seperti
gambar berikut:

Gambar 60 Kode Kegiatan

14. Setelah semua data diisi, selanjutnya klik tombol “Submit”. Aplikasi GovStore akan
menampilkan pesan bahwa pesanan sudah berhasil diajukan dan diteruskan ke PPK
 Gambar 61 Pesanan berhasil diajukan

15. Untuk melihat pesanan yang sudah berhasil diajukan, staff pemesan dapat masuk ke
menu List Pengajuan. Tampilan List Pengajuan adalah sebagai berikut:

Gambar 62 Tampilan halaman List Pengajuan

Menu List Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang sudah pernah diajukan
oleh staff pemesan yang belum dibayar oleh bendahara. Pada menu List Pengajuan,
terdapat 2(dua) bagian, yaitu:
1) Konfirmasi Penerimaan & Status Pending, menampilkan pesanan dengan status:
• Order Dikirim
• Order Pending
• Order Pending Sedang Dikirim
2) Pengajuan Yang Sedang Diproses, menampilkan pesanan dengan status:
 • Order Masuk
• Order Diteruskan Ke Pengadaan
• Order Diteruskan Ke Vendor
• Order Diproses Vendor
• Order Diterima
• Order Ditolak PPK
• Order Ditolak Pengadaan
• Order Ditolak Vendor
Sehingga, pesanan yang baru diajukan tadi akan muncul di bagian Pengajuan Yang
Sedang Diproses. Staff pemesan dapat mencari pesanan berdasarkan tanggal pengajuan
pesanan dengan format “DDMMYY”, dengan:
DD: Tanggal pengajuan
MM: Bulan pengajuan
YY: 2 angka terakhir tahun pengajuan
Staff pemesan dapat mengklik tombol “Detail” untuk melihat detail pesanan dan
memastikan bahwa pesanan tersebut adalah benar. Tampilan detailnya sebagai berikut:

Gambar 63 Tampilan detail pesanan yang baru diajukan

b) Persetujuan pesanan oleh PPK

16. Pesanan yang sudah diajukan oleh staff pemesan akan masuk ke PPK untuk meminta
persetujuan. Sama seperti staff pemesan, PPK harus melakukan login terlebih dahulu:
 Gambar 64 Login PPK aplikasi GovStore

✓ Masukkan email yang sudah terdaftar sebagai PPK di aplikasi GovStore

✓ Masukkan password yang sesuai dengan email yang sudah dimasukkan
✓ Tekan tombol Masuk

17. Setelah berhasil masuk, PPK akan diarahkan ke halaman awal yang disebut dengan
dashboard. Berikut adalah tampilan dashboard untuk PPK:

Gambar 65 Halaman dashboard PPK

Pada gambar di atas, terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh PPK
dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Menu Dashboard: digunakan oleh PPK untuk monitoring pesanan yang sudah pernah
dilakukan, dengan detail sebagai berikut:
1) Order Masuk: menampilkan jumlah pengajuan pesanan oleh staff pemesan
 2) Pending Pengadaan: menampilkan jumlah pesanan yang sudah disetujui oleh PPK
dan sedang menunggu persetujuan pejabat pengadaan
3) Order Terbayar: menampilkan jumlah pesanan yang sudah selesai dan sudah
dibayar oleh bendahara
4) List Order Diapprove: menampilkan daftar pesanan yang harus direspon oleh PPK
dan diurutkan berdasarkan ‘Batas Waktu Penerimaan Barang’ paling dekat dengan
maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh) pesanan
5) List Order Ditolak: menampilkan daftar pesanan yang ditolak, baik oleh PPK,
pejabat pengadaan maupun penyedia barnag dan jasa, dengan maksimal jumlah
pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh) pesanan
b. Menu List Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang harus disetujui oleh PPK
c. Menu Status Proses Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang sudah mendapat
respon dari PPK, baik pesanan yang disetujui maupun pesanan yang ditolak oleh PPK

18. Selanjutnya PPK masuk ke menu List Pengajuan untuk melihat dan memberikan respon
terhadap pesanan yang sudah diajukan oleh staff pemesan. Berikut tampilan halaman List
Pengajuan PPK:

Gambar 66 Halaman list pengajuan PPK

19. Untuk memudahkan pencarian pesanan yang diajukan staff pemesan, PPK dapat
menggunakan fitur search dengan memasukkan ID Order yang sudah diterima dari
notifikasi email
 Gambar 67 Hasil pencarian pesanan

20. Untuk melihat detail pesanan dan melakukan persetujuan, PPK dapat mengklik tombol
Detail sehingga muncul tampilan seperti berikut:

Gambar 68 Detil pesanan di halaman List Pengajuan PPK

21. Pada detail pesanan tersebut, PPK dapat memutuskan menyetujui atau menolak pesanan
a. Klik Reject, jika PPK ingin menolak pesanan yang diajukan oleh staff pemesan (akan
dijelaskan pada sub bab II.3 bagian A)
b. Klik Approve, jika PPK ingin menyetujui pesanan yang diajukan oleh staff pemesan
dan meneruskan pesanan tersebut ke pejabat pengadaan. Ketika akan menyetujui
pesanan, PPK harus memilih pejabat pengadaan yang akan menyetujui pesanan
tersebut. Lalu, klik “Kirim”
 Gambar 69 Pilih pejabat pengadaan

22. Aplikasi GovStore akan menampilkan pesan bahwa pesanan telah berhasil diterima PPK
dan sudah diteruskan ke pejabat pengadaan

Gambar 70 Pesanan berhasil disetujui PPK

23. Setelah pesanan berhasil diterima oleh PPK, pesanan tersebut akan berubah status
menjadi “Order Diteruskan Ke Pengadaan” dan akan muncul di menu Status Proses
Pengajuan

Gambar 71 Status pesanan menjadi Order Diteruskan Ke Pengadaan

24. PPK dapat mengklik tombol Detail jika ingin melihat detail pesanan yang sudah disetujui
 Gambar 72 Detail pesanan dengan status Order Diteruskan Ke Pengadaan

25. Status pesanan di staff pemesan juga akan berubah menjadi “Order Diteruskan Ke
Pengadaan”, dan dapat dilihat pada menu List Pengajuan (login sebagai staff pemesan)

Gambar 73 Status pesanan di staff pemesan

c) Persetujuan pesanan oleh Pejabat Pengadaan
26. Pesanan yang sudah disetujui oleh PPK akan masuk ke pejabat pengadaan yang ditunjuk
untuk meminta persetujuan. Sama seperti pengguna lain, pejabat pengadaan harus
melakukan login terlebih dahulu:

Gambar 74 Login pejabat pengadaan aplikasi GovStore

✓ Masukkan email yang sudah terdaftar sebagai Pejabat Pengadaan di aplikasi

GovStore
✓ Masukkan password yang sesuai dengan email yang sudah dimasukkan
✓ Tekan tombol Masuk

27. Setelah berhasil masuk, pejabat pengadaan akan diarahkan ke halaman awal yang disebut
dengan dashboard. Berikut adalah tampilan dashboard untuk pejabat pengadaan:

Gambar 75 Halaman dashboard pejabat pengadaan

 Pada gambar di atas, terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh pejabat
pengadaan dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Menu Dashboard: digunakan oleh pejabat pengadaan untuk monitoring pesanan yang
sudah pernah dilakukan, dengan detail sebagai berikut:
1) Order Masuk: menampilkan jumlah pengajuan pesanan yang sudah disetujui oleh
PPK dan diteruskan ke pejabat pengadaan
2) Order Belum Diproses Vendor: menampilkan jumlah pesanan yang sudah disetujui
oleh PPK dan pejabat pengadaan dan sudah diteruskan kepada penyedia barang dan
jasas, tetapi belum disetujui oleh penyedia barang dan jasa
3) Order Diproses Vendor: menampilkan jumlah pesanan yang sudah disetujui
penyedia barang dan jasa, dan sedang diproses oleh penyedia barang dan jasa
4) Order Terbayar: menampilkan jumlah pesanan yang sudah selesai dan sudah
dibayar oleh bendahara
5) Order Dikirim: menampilkan jumlah pesanan yang sedang dalam pengiriman oleh
penyedia barang dan jasa kepada Penerima Barang
6) List Order Diapprove: menampilkan daftar pesanan yang harus direspon oleh
pejabat pengadaan dan diurutkan berdasarkan ‘Batas Waktu Penerimaan Barang’
paling dekat dengan maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10
(sepuluh) pesanan
7) List Order Ditolak: menampilkan daftar pesanan yang ditolak, baik oleh PPK,
pejabat pengadaan maupun penyedia barang dan jasa, dengan maksimal jumlah
pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh) pesanan
b. Menu Cek Saldo: menampilkan sisa saldo VA dan sisa plafond KKP yang sudah
didaftarkan oleh pejabat pengadaan
c. Menu List Vendor: menampilkan daftar vendor yang sudah ditambahkan pejabat
pengadaan
d. Menu List Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang harus direspon oleh pejabat
pengadaan. Pada menu ini juga, pejabat pengadaan bisa melakukan negosiasi dengan
penyedia barang dan jasa
e. Menu Status Proses Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang sudah mendapat
respon dari PPK, baik pesanan yang disetujui maupun pesanan yang ditolak oleh PPK
f. Menu Register KKP, menampilkan daftar KKP yang sudah pernah didaftarkan pejabat
pengadaan
28. Selanjutnya Pengadaan masuk ke menu List Pengajuan untuk melihat dan memberikan
respon terhadap pesanan yang sudah disetujui oleh PPK. Pejabat pengadaan dapat
menggunakan fitur Search untuk melakukan pencarian pesanan berdasarkan ID Order.
Berikut tampilan halaman List Pengajuan bagian pejabat pengadaan:

Gambar 76 Halaman list pengajuan pejabat pengadaan

Di halaman List Pengajuan pejabat pengadaan, terdapat 2 tombol yang dapat digunakan:
✓ Detail: Untuk melihat detil pesanan
✓ Nego: Untuk melakukan negosiasi dengan penyedia barang dan jasa (akan dijelaskan
pada sub bab II.4)

29. Untuk memberikan respon terhadap pesanan tersebut, klik tombol Detail dan akan
muncul tampilan seperti berikut:

Gambar 77 Detil pesanan di halaman List Pengajuan pejabat pengadaan

30. Pada detail pesanan tersebut, pejabat pengadaan dapat memutuskan menyetujui atau
menolak pesanan.
a. Klik Reject, jika pejabat pengadaan ingin menolak pesanan yang sudah disetujui PPK
(akan dijelaskan pada sub bab II.3 bagian B)
b. Klik Approve, jika pejabat pengadaan ingin menyetujui dan meneruskan pesanan
tersebut ke penyedia barang dan jasa. Ketika akan menyetujui pesanan, pejabat
pengadaan harus menentukan metode pembayaran yang akan digunakan dan tanggal
jatuh tempo pembayaran

Gambar 78 Pilih metode pembayaran dan tanggal jatuh tempo

c. Metode pembayaran yang sudah tersedia di aplikasi GovStore ada 2, VA dan KKP

Gambar 79 Metode pembayaran aplikasi GovStore

d. Jika metode pembayaran yang dipilih menggunakan KKP, maka pejabat pengadaan
harus memilih nomor KKP yang akan digunakan, yang sudah didaftarkan di aplikasi
GovStore
 Gambar 80 Pilih nomor KKP

e. Setelah menentukan nomor KKP yang akan digunakan, pejabat pengadaan harus
memilih tanggal jatuh tempo pembayaran

Gambar 81 Tentukan tanggal jatuh tempo pembayaran

31. Setelah menentukan metode pembayaran dan tanggal jatuh tempo, pejabat pengadaan
dapat mengklik tombol “Approve”

Gambar 82 Pesanan berhasil disetujui pejabat pengadaan

32. Setelah pesanan berhasil disetujui oleh Pejabat Pengadaan, pesanan tersebut akan
berubah status menjadi “Order Diteruskan Ke Vendor” dan akan muncul di menu
Status Proses Pengajuan

Gambar 83 Status pesanan menjadi Order Diteruskan Ke Vendor

33. Klik Detail untuk melihat detail pesanan yang sudah disetujui

Gambar 84 Detail pesanan dengan status Order Diteruskan Ke Vendor

a. Status pesanan di staff pemesan juga akan berubah menjadi “Order Diteruskan Ke
Vendor”, dan dapat dilihat pada menu List Pengajuan (login sebagai staff pemesan)
 Gambar 85 Status pesanan di staff pemesan

b. Status pesanan di PPK juga akan berubah menjadi “Order Diteruskan Ke Vendor”,
dan dapat dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai PPK)

Gambar 86 Status pesanan di PPK

d) Pemrosesan dan pengiriman pesanan oleh Penyedia Barang dan Jasa

34. Pesanan yang sudah disetujui oleh Pengadaan akan masuk ke penyedia barang dan jasa
untuk meminta persetujuan. Sama seperti pengguna lain, penyedia barang dan jasa harus
melakukan login terlebih dahulu
 Gambar 87 Login penyedia barang dan jasa aplikasi GovStore

✓ Masukkan email yang sudah terdaftar sebagai penyedia barang dan jasa di aplikasi
GovStore
✓ Masukkan password yang sesuai dengan email yang sudah dimasukkan
✓ Tekan tombol Masuk

35. Setelah berhasil masuk, penyedia barang dan jasa akan diarahkan ke halaman awal yang
disebut dengan dashboard. Berikut adalah tampilan dashboard untuk penyedia barang
dan jasa:

Gambar 88 Halaman dashboard penyedia barang dan jasa

Pada gambar di atas, terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh penyedia
barang dan jasa dengan penjelasan sebagai berikut:
 a. Menu Dashboard: digunakan oleh penyedia barang dan jasa untuk monitoring
pesanan yang masuk ke penyedia barang dan jasa, dengan detail sebagai berikut:
1) Order Masuk: menampilkan jumlah pesanan baru yang masuk ke penyedia barang
dan jasa
2) Order Terproses: menampilkan jumlah pesanan yang sudah disetujui oleh penyedia
barang dan jasa
3) Order Dikirim: menampilkan jumlah pesanan yang sedang dalam pengiriman oleh
penyedia barang dan jasa kepada Penerima Barang
4) Order Belum Terbayar: menampilkan jumlah pesanan yang sudah diterima
penerima barang tetapi belum dibayar oleh bendahara
5) Order Terbayar: menampilkan jumlah pesanan yang sudah diterima penerima
barang dan sudah dibayar oleh bendahara
6) List Order Diproses: menampilkan daftar pesanan yang sudah disetujui dan sedang
diproses penyedia barang dan jasa, dengan maksimal jumlah pesanan yang
ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh) pesanan
7) List Order Dikirim: menampilkan daftar pesanan yang sedang dalam pengiriman,
dengan maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh)
pesanan
b. Menu Employee: menampilkan daftar karyawan penyedia barang dan jasa, yaitu Staff
dan Kurir
c. Menu Product: menampilkan daftar produk yang sudah ditambahkan penyedia barang
dan jasa
d. Menu List Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang harus direspon dan harus
dikirim oleh penyedia barang dan jasa
e. Menu Status Proses Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang sedang dikirim dan
sudah diterima oleh penerima barang
f. Menu Status Nego: menampilkan pesanan yang sedang dinego oleh pejabat
pengadaan
g. Menu Report: menampilkan daftar pesanan yang sudah berhasil dibayar oleh bagian
bendahara

36. Selanjutnya penyedia barang dan jasa masuk ke menu List Pengajuan untuk melihat dan
memberikan respon terhadap pesanan yang sudah diteruskan pejabat pengadaan.
Penyedia barang dan jasa dapat menggunakan fitur Search untuk melakukan pencarian
 pesanaan berdasarkan ID Order. Berikut tampilan halaman List Pengajuan bagian
penyedia barang dan jasa:

Gambar 89 Halaman list pengajuan penyedia barang dan jasa

37. Untuk memberikan respon terhadap pesanan tersebut, klik tombol Detail dan akan
muncul tampilan seperti berikut:

Gambar 90 Detil pesanan di halaman List Pengajuan penyedia barang dan jasa

38. Pada detail pesanan tersebut, penyedia barang dan jasa dapat memutuskan menyetujui
atau menolak pesanan
a. Klik Reject, jika penyedia barang dan jasa ingin menolak pesanan yang sudah
diteruskan pejabat pengadaan (akan dijelaskan pada sub bab II.3 bagian C)
b. Klik Approve, jika penyedia barang dan jasa ingin menyetujui dan memproses
pesanan tersebut
 Gambar 91 Pesanan berhasil disetujui penyedia barang dan jasa

39. Status pesanan akan berubah menjadi “Order Diproses Vendor” dan muncul tombol
“Kirim” untuk melakukan pengiriman terhadap pesanan tersebut

Gambar 92 Status pesanan menjadi Order Diproses Vendor

a. Status pesanan di staff pemesan juga akan berubah menjadi “Order Diproses
Vendor”, dan dapat dilihat pada menu List Pengajuan (login sebagai staff pemesan)
 Gambar 93 Status pesanan menjadi Order Diproses Vendor di staff pemesan

b. Status pesanan di PPK juga akan berubah menjadi “Order Diproses Vendor”, dan
dapat dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai PPK)

Gambar 94 Status pesanan menjadi Order Diproses Vendor di PPK

c. Status pesanan di pejabat pengadaan juga akan berubah menjadi “Order Diproses
Vendor”, dan dapat dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai
pejabat pengadaan)
 Gambar 95 Status pesanan menjadi Order Diproses Vendor di PPK di pejabat pengadaan

40. Selanjutnya, penyedia barang dan jasa akan melakukan pengiriman barang. Klik tombol
Kirim pada List Pengajuan, sehingga muncul tampilan berikut:

Gambar 96 Detil produk untuk proses pengiriman

41. Klik “Cetak Invoice” untuk mencetak invoice yang akan dibawa kurir sebagai bukti
pengiriman
 Gambar 97 Invoice sebagai bukti pengiriman

42. Lalu, kembali ke halaman detail pesanan dan klik “Kirim Barang”, sehingga muncul
pilihan untuk memilih kurir yang akan ditugaskan mengantar barang

Gambar 98 Pilih kurir

43. Klik “Kirim Barang” untuk meneruskan pesanan kepada kurir yang sudah dipilih untuk
dilakukan proses pengiriman
 Gambar 99 Pesanan berhasil diteruskan ke kurir

44. Status pesanan akan berubah menjadi “Order Dikirim” dan akan muncul di menu Status
Proses Pengajuan

Gambar 100 Pesanan sedang dalam proses pengiriman

a) Pada halaman Status Proses Pengajuan penyedia barang dan jasa, terdapat 2 bagian,
yaitu:
1) Order Yang Dipending, menampilkan pesanan dengan status:
• Order Pending (akan dijelaskan pada sub bab II.3 bagian D)
2) Order Yang Sedang Diproses, menampilkan pesanan dengan status:
• Order Dikirim
• Order Diterima
• Order Pending Sedang Dikirim
• Order Ditolak Vendor
45. Klik Detail untuk melihat detail pesanan
 Gambar 101 Detail pesanan dengan status Order Dikirim

a. Status pesanan di staff pemesan juga akan berubah menjadi “Order Dikirim”, dan
dapat dilihat pada menu List Pengajuan (login sebagai staff pemesan)

Gambar 102 Status pesanan menjadi Order Dikirim di staff pemesan

b. Status pesanan di PPK juga akan berubah menjadi “Order Dikirim”, dan dapat dilihat
pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai PPK)
 Gambar 103 Status pesanan menjadi Order Dikirim di PPK

c. Status pesanan di pejabat pengadaan juga akan berubah menjadi “Order Dikirim”,
dan dapat dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai pejabat
pengadaan)

Gambar 104 Status pesanan menjadi Order Dikirim di pejabat pengadaan

e) Penerimaan pesanan
46. Setelah barang dikirim penyedia barang dan jasa, selanjutnya penerima barang akan
melakukan konfirmasi barang sudah diterima. Penerima barang harus login terlebih
dahulu

Gambar 105 Login penerima barang aplikasi GovStore

47. Untuk melakukan konfirmasi barang, penerima barang masuk ke menu List Pengajuan.
Cari pesanan yang akan dikonfirmasi menggunakan fitur search

Gambar 106 List Pengajuan untuk penerima barang

48. Klik tombol Konfirmasi sehingga muncul tampilan berikut:

 Gambar 107 Detil pesanan yang akan dikonfirmasi

49. Pada detail pesanan tersebut, Penerima Barang dapat menerima atau menolak (pending)
barang yang sudah sampai
a. Klik Terima Barang, jika barang yang sudah sampai benar dan tidak ada yang rusak
atau yang akan dikomplain
b. Klik Pending, jika barang yang sampai ada yang rusak dan akan dikomplain (akan
dijelaskan pada sub bab II.3 bagian D)

Gambar 108 Konfirmasi barang berhasil

50. Status pesanan akan berubah menjadi “Order Diterima”

 Gambar 109 Detail pesanan dengan status Order Diterima

a. Status pesanan di staff pemesan juga akan berubah menjadi “Order Diterima”, dan
dapat dilihat pada menu List Pengajuan (login sebagai staff pemesan)

Gambar 110 Status pesanan menjadi Order Diterima di staff pemesan

b. Status pesanan di PPK juga akan berubah menjadi “Order Diterima”, dan dapat
dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai PPK)
 Gambar 111 Status pesanan menjadi Order Diterima di PPK

c. Status pesanan di pejabat pengadaan juga akan berubah menjadi “Order Diterima”,
dan dapat dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai pejabat
pengadaan)

Gambar 112 Status pesanan menjadi Order Diterima di pejabat pengadaan

f) Pembayaran pesanan
51. Setelah pesanan dikonfirmasi penerima barang, maka tagihan akan muncul di bendahara.
Untuk bisa melihat tagihan tersebut, bendahara harus login terlebih dahulu

Gambar 113 Login bendahara aplikasi GovStore

52. Setelah berhasil masuk, bendahara akan diarahkan ke halaman awal yang disebut dengan
dashboard. Berikut adalah tampilan dashboard untuk bendahara:

Gambar 114 Halaman dashboard bendahara

Pada gambar di atas, terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh bendahara
dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Menu Dashboard: digunakan oleh bendahara untuk monitoring tagihan-tagihan yang
ada, baik yang sudah dibayar, belum dibayar atau yang gagal bayar, dengan detail
sebagai berikut:
 1) Invoice Diterima: menampilkan jumlah tagihan yang masuk ke bendahara dengan
status belum dibayar
2) Invoice Sudah Terbayar: menampilkan jumlah tagihan yang sudah dibayar oleh
bendahara
3) Invoice Gagal Terbayar: menampilkan jumlah tagihan yang gagal saat dilakukan
pembayaran
4) List Order Jatuh Tempo: menampilkan daftar pesanan yang akan jatuh tempo,
dengan maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh)
pesanan
5) List Order Gagal Payment: menampilkan daftar pesanan yang gagal saat dilakukan
pembayaran, dengan maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10
(sepuluh) pesanan
b. Menu Cek Saldo: menampilkan sisa saldo VA dan sisa plafond KKP yang sudah
didaftarkan oleh pejabat pengadaan
c. Menu Generate File Transaksi: menampilkan daftar pesanan yang harus dibayar
bendahara
d. Menu Generate File Tax: menampilkan daftar tax (pajak) yang harus dibayar
bendahara
e. Status Terbayar: menampilkan daftar pesanan yang sudah berhasil dibayar bendahara
f. Report Gagal (KKP): menampilkan daftar pesanan yang mengalami kegagalan
pembayaran khusus untuk metode pembayaran KKP

53. Untuk melihat tagihan baru, bendahara masuk ke menu “Generate File Transaksi”

Gambar 115 Tagihan baru yang masuk ke bendahara

54. Di menu generate file, Bendahara dapat melihat list tagihan dari order yang sudah
diterima dan belum dibayar. Bendahara dapat memilih tagihan yang akan dibayar dengan
mencentang tagihan-tagihan dan klik tombol Generate File
 Gambar 116 Hasil filter tagihan

55. Setelah berhasil men-generate file transaksi, Bendahara login ke CMS melalui
(https://ibank.bri.co.id). Di sini bendahara bertindak sebagai maker

Gambar 117 Login CMS

56. Dari halaman utama, Bendahara masuk ke menu Fund Transfer. Dari sub menu di sebelah
kiri, bendahara masuk ke sub menu Upload, sehingga muncul halaman seperti berikut:

Gambar 118 Fund Transfer

57. Pilih file hasil generate dari GovStore dan masukkan deskripsi. Lalu klik Submit.
 Gambar 119 Upload file transaksi

58. Untuk melihat status tagihan yang sudah diupload, Bendahara dapat masuk ke sub menu
Query File.

Gambar 120 Sub menu Query File

59. Tunggu status transaksi berubah menjadi 'Need Verify', agar dapat diapprove oleh
Checker/Signer

Gambar 121 List transaksi yang sudah diupload

60. Login sebagai Approval dan masuk ke menu Fund Transfer > Verify

Gambar 122 menu Fund Transfer user Approval

61. Cari transaksi yang akan diapprove dan klik Detail, sehingga muncul list transaksi
seperti berikut:

Gambar 123 List Transaksi

62. Centang transaksi yang akan diapprove dan klik Verify. Akan muncul pesan "1 transaksi
berhasil diproses dari total 1 transaksi dipilih, gunakan sub menu query untuk melihat
status transaksi"

Gambar 124 Pilih transaksi yang akan di-verify

Gambar 125 Proses verify berhasil
C. Transaksi Rejection Aplikasi GovStore
Beberapa pengguna di dalam aplikasi GovStore dapat melakukan penolakan terhadap
pesanan yang diterima. Pengguna tersebut adalah PPK, pejabat pengadaan, penyedia barang
dan jasa dan penerima barang (pending)
a) Penolakan oleh PPK
1. PPK dapat melakukan penolakan terhadap pesanan yang diajukan staff pemesa
melalui menu List Pengajuan
2. Cari pesanan yang akan ditolak, klik tombol Detail
3. Klik tombol Reject

Gambar 126 Tombol Reject pada detail pesanan Order Masuk

4. Untuk menolak suatu pengajuan, PPK harus memberikan alasan penolakan seperti
gambar berikut:

Gambar 127 Input alasan penolakan pesanan

5. Lalu, Klik OK untuk melanjutkan penolakan pesanan

 Gambar 128 Penolakan pesanan oleh PPK berhasil

6. Status pesanan akan berubah menjadi “Order Ditolak PPK”

Gambar 129 Detil pesanan dengan status Order Ditolak PPK

7. Status pesanan di staff pemesan juga akan berubah menjadi “Order Ditolak PPK”

Gambar 130 Detil pesanan dengan status Order Ditolak PPK di staff pemesan
b) Penolakan oleh Pejabat Pengadaan
1. Pejabat pengadaan dapat melakukan penolakan terhadap pesanan yang sudah disetujui
oleh PPK melalui menu List Pengajuan
2. Cari pesanan yang akan ditolak, klik tombol Detail
3. Klik tombol Reject

Gambar 131 Tombol Reject pada detail pesanan Order Diteruskan Ke Pengadaan

4. Untuk menolak suatu pengajuan, pejabat pengadaan harus memberikan alasan

penolakan seperti gambar berikut:

Gambar 132 Input alasan penolakan

5. Lalu, Klik OK untuk melanjutkan penolakan pesanan

 Gambar 133 Penolakan pesanan oleh Pengadaan berhasil

6. Status pesanan akan berubah menjadi “Order Ditolak Pengadaan”

Gambar 134 Detil pesanan dengan status Order Ditolak Pengadaan

7. Status pesanan di staff pemesan dan PPK juga akan berubah menjadi “Order Ditolak
Pengadaan”

Gambar 135 Detil pesanan dengan status Order Ditolak Pengadaan di staff pemesan
 Gambar 136 Detil pesanan dengan status Order Ditolak Pengadaan di PPK

c) Penolakan oleh Penyedia Barang dan Jasa

1. Penyedia barang dan jas dapat melakukan penolakan terhadap pesanan yang sudah
diajukan oleh pejabat pengadaan melalui menu List Pengajuan
B. Cari pesanan yang akan ditolak, klik tombol Detail
C. Klik tombol Reject

Gambar 137 Tombol Reject pada detail pesanan Order Diteruskan Ke Pengadaan

D. Untuk menolak suatu pengajuan, penyedia barang dan jasa harus memberikan alasan
penolakan seperti gambar berikut:
 Gambar 138 Input alasan penolakan

E. Lalu, Klik OK untuk melanjutkan penolakan pesanan

Gambar 139 Penolakan pesanan oleh penyedia barang dan jasa berhasil

F. Status pesanan akan berubah menjadi “Order Ditolak Vendor”

Gambar 140 Detil pesanan dengan status Order Ditolak Vendor

G. Status pesanan di staff pemesan, PPK dan pejabat pengadan juga akan berubah
menjadi “Order Ditolak Vendor”

Gambar 141 Detil pesanan dengan status Order Ditolak Vendor di staff pemesan

Gambar 142 Detil pesanan dengan status Order Ditolak Vendor di PPK

Gambar 143 Detil pesanan dengan status Order Ditolak Vendor di pejabat pengadaan
d) Pending oleh Penerima Barang
1. [Penerima Barang] Penerima barang dapat melakukan pending terhadap pesanan
yang sudah tiba jika ada pesanan yang mengalami kerusakan
a) Cari pesanan yang sudah tiba, klik tombol Detail

Gambar 144 Tombol Pending di detail pesanan

b) Klik tombol Pending dan input alasan pending

Gambar 145 Input alasan pending

c) Klik OK
 Gambar 146 Pesanan berhasil di-pending

d) Status pesanan akan berubah menjadi “Pending”

Gambar 147 Status pesanan menjadi pending

2. [Penyedia Barang dan Jasa] Di sisi penyedia barang dan jasa, status pesanan juga
berubah menjadi “Pending” dan penyedia barang dan jasa harus mengrim ulang
pesanan yang di-pending oleh penerima barang
a) Masuk ke menu Status Proses Pengajuan
b) Cari pesanan yang akan dikirim ulang, lalu klik tombol “Kirim Ulang” sehingga
muncul detil pesanan

Gambar 148 Detil pesanan yang akan dikirim ulang

 c) Klik tombol “Kirim Ulang” pada detil pesanan

Gambar 149 Kirim ulang berhasil

d) Status pesanan akan berubah menjadi “Order Pending Sedang Dikirim”

Gambar 150 Status pesanan menjadi Order Pending Sedang Dikirim

3. [Penerima Barang] Setelah penyedia barang dan jasa melakukan pengiriman ulang
pesanan yang pending, penerima barang kembali harus melakukan konfirmasi
penerimaan barang
a) Masuk ke menu List Pengajuan
b) Cari pesanan yang sudah dikirim ulang, lalu klik tombol “Konfirmasi”

Gambar 151 Pesanan yang sudah dikirim ulang

c) Klik tombol “Konfirmasi” sehingga muncul detil pesanan

Gambar 152 Detil pesanan yang dikirim ulang

d) Klik tombol “Terima Barang” untuk mengonfirmasi barang yang sudah dikirim
ulang
 Gambar 153 Konfirmasi ulang berhasil

D. Negosiasi Aplikasi GovStore

Pejabat pengadaan dapat melakukan negosiasi kepada penyedia barang dan jasa.
Negosiasi selalu dimulai dari pejabat pengadaan. Berikut cara melakukan negosiasi produk
dengan penyedia barang dan jasa
1. [Pejabat Pengadaan] Cari pesanan yang produknya ingin dinego

Gambar 154 Tombol negosiasi di pejabat pengadaan

2. [Pejabat Pengadaan] Klik tombol Nego. Pilih produk yang akan dinego, lalu klik
tombol Nego

Gambar 155 Pilih produk yang akan dinego

3. [Pejabat Pengadaan] Masukkan harga yang akan dinego, lalu klik tombol Nego

Gambar 156 Pop up nego harga

4. [Pejabat Pengadaan] Setelah klik nego, harga penawaran akan dikirim ke penyedia
barang dan jasa

Gambar 157 Harga penawaran berhasil dikirim ke penyedia barang dan jasa

5. [Penyedia Barang dan Jasa] Login sebagai penyedia barang dan jasa dan masuk ke
menu Status Nego. Cari pesanan yang dinego, lalu klik tombol Status Nego

Gambar 158 Status nego dari sisi penyedia barang dan jasa
6. [Penyedia Barang dan Jasa] Buka produk yang ditawar oleh pejabat pengadaan

Gambar 159 Harga penawaran dari pejabat pengadaan

7. [Penyedia Barang dan Jasa] Jika penyedia barang dan jasa merasa sesuai dengan harga
yang diajukan pejabat pengadaan, penyedia barang dan jasa bisa langsung menyetujui
penawaran tersebut dengan mengklik tombol Setuju. Tetapi jika penyedia barang dan
jasa ingin menawarkan harga yang berbeda, penyedia barang dan jasa dapat menginput
harga yang diinginkan

Gambar 160 Penyedia barang dan jasa memberikan harga penawaran yang berbeda

8. [Pejabat Pengadaan] Login sebagai pejabatpengadaan untuk melihat harga penawaran

yang diberikan penyedia barang dan jasa
 Gambar 161 Harga penawaran yang diberikan penyedia barang dan jasa

9. [Pejabat Pengadaan] Jika pejabat pengadaan sudah merasa cocok dengan harga yang
diberikan penyedia barang dan jasa, pejabat pengadaan bisa mengklik tombol Setuju

Gambar 162 Pejabat pengadaan setuju dengan harga dari penyedia barang dan jasa

10. [Pejabat Pengadaan] Berikut adalah tampilan untuk proses nego jika sudah setuju
terhadap harga yang diberikan penyedia barang dan jasa

Gambar 163 Harga nego yang sudah disetujui di sisi pejabat pengadaan
11. [Penyedia Barang dan Jasa] Di sisi penyedia barang dan jasa juga akan memiliki
tampilan yang sama

Gambar 164 Harga nego yang sudah disetujui di sisi penyedia barang dan jasa

12. [Pejabat Pengadaan] Harga baru untuk produk yang sudah dinego akan muncul di detail
pesanan

Gambar 165 Detail pesanan dengan harga baru

E. Fitur Lainnya
Beberapa fitur tambahan yang ada di aplikasi GovStore adalah sebagai berikut:
1. Lupa Password
Fitur ini dapat digunakan jika ada pengguna aplikasi GovStore yang lupa password.

1) User dapat mengakses link Lupa Password di halaman login

Gambar 166 Link Lupa Password di halaman login

2) Setelah link Lupa Password diklik, user akan diminta untuk menginput email yang
digunakan di aplikasi GovStore

Gambar 167 Input email untuk Lupa Password

3) Setelah email diinput, user dapat menekan tombol Lanjutkan. GovStore akan
mengirim OTP ke email tersebut dan user akan diarahkan ke halaman reset
password
 Gambar 168 Halaman reset password

4) User harus menginput email, OTP yang sudah dikirim ke email dan password baru.
Lalu klik Perbaharui Password

5) Jika email dan OTP sesuai, dan password baru sudah memenuhi kriteria password
yang ditentukan, user dapat masuk ke aplikasi GovStore menggunakan password
barunya

2. Profil
Fitur Profil hanya ada di admin PKN, admin KKPN dan admin Penyedia barang dan
jasa. Berikut langkah untuk mengakses fitur Profil

1) Klik nama user yang ada di kanan atas

Gambar 169 Profil di user admin vendor

2) Klik Profil. User akan diarahkan ke halaman informasi user, seperti gambar berikut:
 Gambar 170 Halaman profil user

3) User dapat mengubah informasi menggunakan tombol Edit Profil

3. Change Password
Untuk alasan keamanan, pengguna diharapkan dapat melakukan perubahan password
secara berkala. Oleh karena itu, aplikasi GovStore menyediakan fitur Change
Password yang dapat digunakan oleh semua user. Untuk dapat melakukan perubahan
password, dapat dilakukan langkah berikut:

1) Klik nama user yang ada di kanan atas

Gambar 171 Fitur Change Password

2) Klik Change Password. User akan diarahkan ke halaman change password

 Gambar 172 Halaman change password

3) User harus menginput password lama, password baru dan konfirmasi password
baru. Lalu klik Ubah Password. Jika password lama sudah benar, password baru
dan konfirmasi password baru cocok, serta password sudah sesuai kriteria
password, maka perubahan password sudah berhasil dilakukan. User dapat login
ulang dengan password baru.
 BAB III
APLIKASI MOBILE (ANDROID)
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai cara penggunaan aplikasi mobile Android
GovStore, meliputi cara melakukan transaksi dengan aplikasi mobile Android GovStore.

A. Transaksi dengan aplikasi Android GovStore

Sama seperti transaksi melalui web GovStore, proses transaksi melalui aplikasi Android
GovStore juga dimulai dari staff pemesan dengan membuat pesanan. Perlu diketahui, bahwa
aplikasi Android GovStore hanya digunakan untuk transaksi saja. Sehingga, role user yang
dapat login ke aplikasi Android adalah staff pemesan, PPK, pejabat pengadaan, penyedia
barang dan jasa, kurir & staff penyedia barang dan jasa serta penerima pesanan. Sehingga untuk
kepentingan manajemen user seperti penambahan dan pengubahan data pada user GovStore
harus dilakukan dari web GovStore.
Berikut dijelaskan langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan transaksi melalui
aplikasi Android GovStore.
Pejabat Pemesan
1. Pastikan sudah menginstal aplikasi GovStore

Gambar 173 Ikon aplikasi Android GovStore

2. Buka aplikasi GovStore dan tunggu sampai diarahkan ke halaman login

Gambar 174 Welcome page aplikasi GovStore

3. Di halaman Login, masukkan email dan password

Gambar 175 Halaman login aplikasi GovStore

4. Jika staff pemesan berhasil login, maka akan diarahkan ke halaman awal pemesan dengan
tampilan sebagai berikut:

Gambar 176 Halaman awal login sebagai staff pemesan

Pada halaman awal login sebagai staff pemesan, terdapat beberapa menu yang dapat
digunakan oleh staff pemesan seperti:
- Katalog: untuk melihat produk yang disediakan oleh penyedia barang dan jasa dan
untuk berbelanja
- Report: untuk melihat semua order yang sudah pernah diajukan oleh staff pemesan
- Terima: menu scanner barcode yang digunakan untuk penerimaan barang

Di halaman awal juga, staff pemesan dapat melihat jumlah order dengan status:
 - Pending Approval PPK
- Pending Approval Pengadaan
- Belum Diproses Vendor
- Order Dikirim
- Barang Diterima

Pada bagian bawah juga terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh staff
pemesan, seperti:
- Beranda: sebagai shortcut untuk kembali ke halaman utama
- Transaksi: untuk melihat semua order yang sudah pernah diajukan oleh staff pemesan
- Notifikasi: menampilkan pemberitahuan jika ada perubahan status pada order
- Pengaturan: dapat digunakan untuk pengaturan notifikasi, pemilihan bahasa,
pengaturan kata sandi, pengaturan tema aplikasi dan logout

5. Untuk membuat order baru, staff pemesan dapat masuk ke menu Katalog

Gambar 177 Halaman Katalog staff pemesan

• Di bagian atas halaman Katalog, ikon keranjang akan menampilkan jumlah produk
yang sudah berhasil ditambah ke keranjang
• Pada halaman Katalog, staff pemesan dapat mengurutkan produk berdasarkan harga,
dari harga terendah ke harga tertinggi atau sebaliknya:
 Gambar 178 Fungsi sorting produk berdasarkan harga

• Selain itu, staff pemesan juga dapat mem-filter produk berdasarkan kategori:

Gambar 179 Fungsi filter berdasarkan kategori

6. Untuk menambah produk ke dalam keranjang, staff pemesan dapat memilih produk dan
klik tombol “TAMBAH KE KERANJANG” pada detail produk
 Gambar 180 Detail produk untuk tambah ke keranjang
7. Setelah berhasil menambah produk ke keranjang, staff pemesan akan melihat notifikasi
seperti berikut:

Gambar 181 Berhasil menambahkan produk ke keranjang

• Tombol “Lihat Keranjang” digunakan jika staff pemesan sudah tidak ingin berbelanja
lagi. Staff pemesan akan diarahkan ke halaman keranjang
8. Untuk melanjutkan proses pembuatan order, staff pemesan harus ke halaman keranjang
terlebih dahulu. Dapat dengan menekan tombol “Lihat Keranjang” tersebut atau melalui
ikon Keranjang di halaman Katalog
 Gambar 182 Halaman keranjang

• Di halaman keranjang, staff pemesan dapat mengubah kuantiti dari produk yang akan
dibeli
9. Dari halaman keranjang, staff pemesan dapat menekan tombol “Lanjutkan” untuk
membuat order

Gambar 183 Form checkout aplikasi Android GovStore

10. Setelah selesai mengisi form checkout, staff pemesan dapat menekan tombol “Lanjutkan
untuk me-review data yang sudah diinput oleh pejabat pemesan:
 Gambar 184 Halaman review data order
11. Jika data sudah benar, staff pemesan dapat menekan tombol “Kirim” untuk melanjutkan
pembuatan order baru. Setelah berhasil membuat order baru, staff pemesan akan melihat
tampilan sebagai berikut:

Gambar 185 Order baru berhasil dibuat

• Jika staff pemesan menekan ikon “ < ”, akan diarahakan ke halaman keranjang
• Jika staff pemesan menekan tombol “Tampilkan Semua Transaksi”, akan diarahkan
ke halaman daftar transaksi
• Jika staff pemesan menekan tombol “Kembali”, akan diarahkan ke halaman beranda
12. Untuk melihat order yang baru dibuat, staff pemesan dapat menekan tombol “Tampilkan
Semua Transaksi” atau menu Report atau menu Transaksi dari halaman Beranda
 Gambar 186 Order baru

13. Staff pemesan dapat menekan ikon “ > ” pada order jika ingin melihat detail order:

Gambar 187 Detail order

PPK
14. Setelah order berhasil diajukan oleh staff pemesan, selanjutnya PPK dapat login ke
aplikasi Android GovStore

Gambar 188 Halaman awal login sebagai PPK

Pada halaman awal login sebagai PPK, pada bagian bawah, terdapat beberapa menu yang
dapat digunakan oleh PPK, seperti:
- Beranda: sebagai shortcut untuk kembali ke halaman utama
- Transaksi: untuk melihat semua order yang sudah pernah diajukan oleh staff pemesan
- Notifikasi: menampilkan pemberitahuan jika ada perubahan status pada order
- Pengaturan: dapat digunakan untuk pengaturan notifikasi, pemilihan bahasa,
pengaturan kata sandi, pengaturan tema aplikasi dan logout

Di halaman awal juga, PPK dapat melihat jumlah order dengan status:
- Order Masuk
- Pending Pengadaan
- Dikirim
- Diterima
- Order Terbayar
15. Untuk memberikan approval pada order yang diajukan staff pemesan, PPK dapat masuk
ke menu Transaksi
 Gambar 189 List order yang diajukan oleh staff pemesan

16. PPK dapat masuk ke detail order dengan menekan ikon “ > ”

Gambar 190 Detail order

Pada detail order, terdapat 2 tombol yang dapat digunakan oleh PPK:
- Setujui: Jika PPK akan menyetujui order yang diajukan oleh staff pemesan
- Tolak: Jika PPK akan menolak order yang diajukan oleh staff pemesan
17. PPK harus memilih pejabat pengadaan sebelum memberikan persetujuan terhadap order
yang diajukan staff pemesan. Setelah pejabat pengadaan dipilih, PPK dapat menekan
tombol “Setujui”
 Gambar 191 PPK berhasil menyetujui order

18. Status order yang sudah disetujui akan berubah menjadi “Order Diteruskan Ke
Pengadaan”

Gambar 192 Status order setelah PPK berhasil menyetujui

 Gambar 193 Detail order dengan status Order Diteruskan Ke Pengadaan
19. Pada Gambar 190, PPK juga dapat menolak order yang diajukan oleh staff pemesan
dengan menekan tombol “Tolak”. PPK harus memberikan alasan penolakan:

Gambar 194 Input alasan penolakan oleh PPK

20. Jika PPK berhasil melakukan penolakan terhadap order tersebut, status order akan
berubah menjadi “Order Ditolak PPK”
 Pejabat Pengadaan
21. Setelah order berhasil disetujui oleh PPK, selanjutnya Pejabat Pengadaan dapat login ke
aplikasi Android GovStore

Gambar 195 Halaman awal login sebagai Pejabat Pengadaan

Pada halaman awal login sebagai pejabat pengadaan, terdapat beberapa menu yang dapat
digunakan oleh pejabat pengadaan seperti:
- Report: untuk melihat semua order yang sudah pernah diajukan oleh staff pemesan
- Cek Saldo: untuk melihat saldo VA dan limit KKP yang sudah didaftarkan
- Nego: untuk melihat produk-produk yang sedang dalam proses negosiasi

Di halaman awal juga, pejabat pengadaan dapat melihat jumlah order dengan status:
- Order Masuk
- Masuk Vendor
- Dikirim
- Diterima

Pada bagian bawah juga terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh pejabat
pengadaan, seperti:
- Beranda: sebagai shortcut untuk kembali ke halaman utama
- Transaksi: untuk melihat semua order yang sudah pernah diajukan oleh staff pemesan
- Notifikasi: menampilkan pemberitahuan jika ada perubahan status pada order
 - Pengaturan: dapat digunakan untuk pengaturan notifikasi, pemilihan bahasa,
pengaturan kata sandi, pengaturan tema aplikasi dan logout

22. Untuk memberikan approval pada order yang diajukan staff pemesan, Pejabat Pengadaan
dapat masuk ke menu Report/ menu Transaksi

Gambar 196 List order yang diajukan ke pejabat pengadaan

23. Pejabat pengadaan dapat menekan ikon “ > ” untuk masuk ke detail order

Gambar 197 Detail order yang diteruskan ke pejabat pengadaan

Pada detail order, terdapat 3 tombol yang dapat digunakan oleh pejabat pengadaan:
- Nego: Digunakan oleh pejabat pengadaan jika ingin melakukan negosiasi harga
dengan penyedia barang & jasa (dijelaskan pada sub bab berikutnya)
 - Setujui: Jika pejabat pengadaan akan menyetujui order yang diajukan oleh staff
pemesan
- Tolak: Jika pejabat pengadaan akan menolak order yang diajukan oleh staff pemesan
24. Pejabat pengadaan harus memilih metode pembayaran yang akan digunakan dan
menentukan tanggal jatuh tempo pembayaran sebelum memberikan persetujuan terhadap
order. Setelah metode pembayaran dan jatuh tempo ditentukan, pejabat pengadaan dapat
menekan tombol “Setujui” untuk melanjutkan proses transaksi order

Gambar 198 Pejabat pengadaan berhasil menyetujui order

25. Status order yang sudah disetujui pejabat pengadaan akan berubah menjadi “Order
Diteruskan Ke Vendor”

Gambar 199 Status order setelah Pejabat pengadaan berhasil menyetujui

 Gambar 200 Detail order dengan status Order Diteruskan Ke Vendor

26. Pada Gambar 197, pejabat pengadaan juga dapat menolak order yang diajukan oleh staff
pemesan dengan menekan tombol “Tolak”. Pejabat pengadaan harus memberikan alasan
penolakan:

Gambar 201 Input alasan penolakan oleh pejabat pengadaan

27. Jika pejabat pengadaan berhasil melakukan penolakan terhadap order tersebut, status
order akan berubah menjadi “Order Ditolak Pengadaan”
28. Pada Gambar 195, terdapat menu “Cek Saldo” yang dapat digunakan pejabat pengadaan
untuk mengecek saldo VA dan limit KKP yang sudah didaftarkan di aplikasi GovStore

Gambar 202 Halaman cek saldo pejabat pengadaan

Penyedia Barang & Jasa
29. Order yang sudah disetujui oleh pejabat pengadaan akan diteruskan ke penyedia barang
& jasa. Penyedia barang & jasa login ke aplikasi Android GovStore

Gambar 203 Halaman awal login sebagai penyedia barang & jasa
Pada halaman awal login sebagai penyedia barang & jasa, terdapat beberapa menu yang
dapat digunakan oleh penyedia barang & jasa, seperti:
- Produk: untuk melihat produk-produk yang sudah dijual di aplikasi GovStore
- Pegawai: untuk melihat dan menambah staff dan kurir penyedia barang & jasa
- Nego: untuk melihat produk-produk yang sedang dalam proses negosiasi dengan
pejabat pengadaan

Di halaman awal juga, penyedia barang & jasa dapat melihat jumlah order dengan status:
- Order Masuk
- Order Terproses
- Dikirim
- Order Belum Terbayar
- Order Terbayar

Pada bagian bawah juga terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh penyedia
barang & jasa, seperti:
- Beranda: sebagai shortcut untuk kembali ke halaman utama
- Transaksi: untuk melihat semua order yang sudah pernah diajukan oleh staff pemesan
 - Notifikasi: menampilkan pemberitahuan jika ada perubahan status pada order
- Pengaturan: dapat digunakan untuk pengaturan notifikasi, pemilihan bahasa,
pengaturan kata sandi, pengaturan tema aplikasi dan logout

30. Untuk melihat order yang baru dikirim oleh pejabat pengadaan, penyedia barang & jasa
dapat masuk ke menu Transaksi

Gambar 204 List order yang diajukan ke penyedia barang & jasa
31. Penyedia barang & jasa dapat masuk ke detail order untuk memberikan respon terhadap
order yang sudah diteruskan pejabat pengadaan

Gambar 205 Detail order yang diteruskan ke penyedia barang & jasa
Pada detail order, terdapat 2 tombol yang dapat digunakan oleh penyedia barang & jasa:
 - Setujui: Jika penyedia barang & jasa akan menyetujui order yang diajukan oleh
pejabat pengadaan
- Tolak: Jika penyedia barang & jasa akan menolak order yang diajukan oleh pejabat
pengadaan
32. Untuk menyetujui order, penyedia barang & jasa dapat menekan tombol “Setujui”

Gambar 206 Penyedia barang & jasa berhasil menyetujui order

33. Setelah penyedia barang & jasa menyetujui order, status order akan berubah menjadi
“Order Diproses Vendor”

Gambar 207 Status order “Order Diproses Vendor”

 Gambar 208 Detail order dengan status "Order Diproses Vendor"
34. Pada detail order yang sudah diproses, penyedia barang & jasa dapat menekan tombol
“Kirim” untuk melakukan pengiriman order. Penyedia barang & jasa harus memilih
terlebih dahulu kurir yang akan mengirimkan order tersebut

Gambar 209 Order yang sudah dikirim

 Gambar 210 Detail order yang sudah dikirim
Pada detail order yang sudah dikirim, baik penerima barang maupun penyedia barang &
jasa dapat melihat kurir yang ditugaskan untuk mengantarkan order. Sehingga akan
membantu penerima barang/ staff pemesan jika ingin menghubungi kurir yang bertugas.
35. Pada Gambar 205, penyedia barang & jasa juga dapat melakukan penolakan terhadap
order yang diajukan oleh pejabat pengadaan. Penyedia barang & jasa harus memberikan
alasan penolakan terhadap order

Gambar 211 Input alasan penolakan oleh penyedia barang & jasa
36. Setelah penyedia barang & jasa berhasil melakukan penolakan terhadap order tersebut,
status order akan berubah menjadi “Order Ditolak Vendor”
37. Pada Gambar 203, terdapat menu “Pegawai” yang dapat digunakan penyedia barang &
jasa untuk menambah staff dan kurir

Gambar 212 Halaman pegawai penyedia barang & jasa

38. Untuk menambah pegawai baru, penyedia barang & jasa dapat menekan tombol “Tambah”

Gambar 213 Tampilan tambah pegawai penyedia barang & jasa

39. Setelah semua field diisi, klik “Simpan” untuk menyimpan data pegawai yang baru
Gambar 214 Pegawai baru berhasil disimpan
Penerima Barang
40. Ketika kurir tiba di alamat tujuan, staff pemesan dapat melakukan penerimaan barang
dengan melakukan scan pada barcode order yang dibawa oleh kurir

Gambar 215 Fungsi scan untuk menerima barang

41. Setelah berhasil scan, akan muncul detil order

Gambar 216 Detail order yang akan diterima

42. Penerima barang dapat melakukan penundaan terhadap order yang sudah sampai,
seandainya ada barang yang tidak sesuai spesifikasi atau mengalami kerusakan, sehingga
harus diganti oleh penyedia barang & jasa, dan harus dikirim ulang oleh penyedia barang
& jasa. Untuk menunda penerimaan order, penerima barang harus memberikan alasan:
 Gambar 217 Input alasan penundaan penerimaan order
43. Jika semua barang yang sampai sudah sesuai dengan order dan tidak ada kerusakan, maka
penerima barang dapat melakukan konfirmasi penerimaan dengan menekan tombol
“Setujui”

Gambar 218 Order berhasil diterima penerima barang

44. Status order yang sudah berhasi diterima akan berubah menjadi “Order Diterima”
45. Untuk proses pembayaran dengan VA dapat dilakukan melalui CMS seperti yang sudah
dijelaskan pada BAB II
B. Negosiasi melalui aplikasi Android GovStore
Negosiasi produk pada suatu order dimulai oleh pejabat pengadaan. Berikut langkah-
langkah negosiasi produk melalui aplikasi Android GovStore:
1. [Pejabat pengadaan] Pejabat pengadaan masuk ke detail order dengan status “Order
Diteruskan Ke Pengadaan”

Gambar 219 Detail order dengan status "Order Diteruskan Ke Pengadaan"

2. [Pejabat pengadaan] Klik tombol “Nego” untuk memulai negosiasi dengan penyedia
barang & jasa

Gambar 220 Pejabat pengadaan memasukkan harga nego

3. [Pejabat pengadaan ] Klik “ > Nego ” untuk mengirimkan penawaran kepada penyedia
barang & jasa
 Gambar 221 Harga nego berhasil dikirim
4. [Penyedia Barang dan Jasa] Ketika pejabat pengadaan mengirim nego, penyedia barang
& jasa akan menerima notifikasi

Gambar 222 Notifikasi nego dari pejabat pengadaan

5. [Penyedia Barang dan Jasa] Setelah login, dari halaman awal, penyedia barang & jasa
dapat masuk ke menu Nego
 Gambar 223 Produk yang sedang dinego
6. [Penyedia Barang dan Jasa] Klik produk untuk melihat harga yang dinego dari pejabat
pengadaan

Gambar 224 Detail nego produk

7. [Penyedia Barang dan Jasa] Penyedia barang & jasa dapat menekan tombol “Setuju” jika
harga yang dinego sudah sesuai. Tetapi penyedia barang & jasa juga dapat menego lagi
jika harga yang diajukan pejabat pengadaan tidak sesuai
 Gambar 225 Penyedia barang & jasa menanggapi nego
8. [Pejabat Pengadaan] Setelah penyedia barang & jasa menanggapi nego, pejabat
pengadaan juga akan mendapat notifikasi. Pejabat pengadaan dapat melihat tanggapan
nego dari penyedia barang & jasa melalui menu “Nego” di halaman utama

Gambar 226 Produk yang sedang dinego

9. [Pejabat Pengadaan] Klik produk untuk melihat harga yang diajukan penyedia barang &
jasa
 Gambar 227 Detail order yang sedang dinego
10. [Pejabat Pengadaan] Klik tombol “Setuju” untuk menyetujui harga yang diajukan oleh
penyedia barang & jasa

Gambar 228 Konfirmasi negosiasi barang

11. [Pejabat Pengadaan] Klik Setuju untuk konfirmasi harga negosiasi
 Gambar 229 Harga nego berhasil disetujui
12. Setelah nego disepakati, harga produk juga akan berubah sesuai dengan harga
kesepakatan nego
C. Fitur Tambahan (Pengaturan)
Beberapa fitur tambahan yang ada di aplikasi Android GovStore dapat diakses dari menu
Pengaturan, antara lain:

Gambar 230 Menu pengaturan

1. Notifikasi
Fitur notifikasi untuk mengaktifkan/menonaktifkan notifikasi ketika ada pemberitahuan

Gambar 231 contoh notifikasi

2. Bahasa
Aplikasi Android GovStore tersedia dalam 2 bahasa, bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.
User dapat memilih bahasa dari menu ini
 Gambar 232 Fitur memilih bahasa aplikasi
3. Kata Sandi
Fitur ini digunakan untuk mengubah kata sandi pengguna. Pengguna harus menginput
kata sandi lama, kata sandi baru dan konfirmasi kata sandi baru. Kata sandi baru harus
mengikuti standar, terdiri dari 1 huruf kapital, 1 huruf kecil, 1 angka dan minimal 8
karakter

Gambar 233 Fitur ubah kata sandi

4. Mode Gelap
Fitur ini dapat digunakan user untuk memilih tema aplikasi, terang atau gelap
Gambar 234 Aplikasi dalam mode gelap
 BAB IV
REPORTING
Aplikasi GovStore juga menyediakan menu reporting, yang dapat digunakan para
pengguna aplikasi untuk melihat laporan transaksi yang sudah pernah dilakukan di aplikasi
GovStore. Berikut adalah jenis-jenis laporan yang dapat diakses pengguna aplikasi GovStore
yang dibedakan berdasarkan role pengguna.
A. Staff Pemesan
Staff pemesan dapat melihat 1 (satu) jenis laporan, sebagai berikut:
1. Laporan Barang yang Sudah Diterima
Adalah laporan transaksi yang sudah diterima oleh staff penerima dan belum dibayar
oleh bendahara

Gambar 235 Laporan barang yang sudah diterima

B. PPK
PPK dapat melihat 2 (dua) jenis laporan, yaitu:
1. Laporan Total Pengadaan yang Sudah Disetujui dan Dibayar
Adalah laporan dari transaksi yang sudah diterima oleh staff penerima dan sudah
dibayar oleh Bendahara
 Gambar 236 Laporan Total Pengadaan yang Sudah Disetujui dan Dibayar
2. Summary Penyedia Barang dan Jasa
Adalah laporan untuk menampilkan ringkasan dari penyedia barang dan jasa yang
bertransaksi di satker tersebut

Gambar 237 Summary Penyedia Barang dan Jasa

C. Pejabat Pengadaan
Pejabat Pengadaan dapat melihat 3 (tiga) jenis laporan, sebagai berikut:
1. Laporan Total Pengadaan yang Sudah Disetujui dan Dibayar
Adalah laporan dari transaksi yang sudah diterima oleh staff penerima dan sudah
dibayar oleh Bendahara
 Gambar 238 Laporan Total Pengadaan yang Sudah Disetujui dan Dibayar
2. Summary Penyedia Barang dan Jasa
Adalah laporan untuk menampilkan ringkasan dari penyedia barang dan jasa yang
bertransaksi di satker tersebut

Gambar 239 Summary Penyedia Barang dan Jasa

3. Penghematan Hasil Negosiasi
Adalah laporan yang menampilkan produk-produk yang mengalami penghematan
sebagai hasil negosiasi pejabat pengadaan dengan penyedia barang dan jasa
 Gambar 240 Penghematan hasil negosiasi

D. Bendahara
Bendahara dapat melihat 6 (enam) jenis laporan, sebagai berikut:
1. Sudah Dibayar
Adalah laporan yang menampilkan transaksi – transaksi yang sudah diterima dan
yang sudah dibayar oleh bendahara

Gambar 241 Laporan bendahara sudah dibayar

2. Belum Dibayar
Adalah laporan yang menampilkan transaksi - transaksi yang sudah diterima oleh
staff penerima tetapi belum dibayar oleh bendahara
 Gambar 242 Laporan bendahara belum dibayar
3. Summary PPN & PPH
Adalah ringkasan laporan dari PPN dan PPH yang sudah dibayar oleh bendahara dari
setiap transaksi masing-masing yang pernah terjadi antara penyedia barang dan jasa
dengan satker tersebut

Gambar 243 Laporan bendahara summary PPN & PPH

4. Summary Pembayaran Pajak Terbesar
Adalah laporan yang menampilkan total bruto dan total pajak dari semua transaksi
yang sudah dibayar oleh bendahara
 Gambar 244 Laporan summary pembayaran pajak terbesar
5. Summary Penerima Pembayaran Terbesar (netto)
Adalah laporan yang menampilkan total netto dari semua transaksi yang sudah
dibayar oleh bendahara

Gambar 245 Laporan summary penerima pembayaran terbesar (netto)

6. Summary Pembayaran Sukses (KKP & VA)
Adalah laporan yang menampilkan total pembayaran yang sudah dilakukan
bendahara berdasarkan metode pembayaran yang dilakukan (KKP & VA)
 Gambar 246 Laporan summary pembayaran sukses (KKP & VA)

E. Penerima Barang
Staff penerima barang dapat melihat 1 (satu) jenis laporan, sebagai berikut:
1. Laporan Barang yang Sudah Diterima
Adalah laporan transaksi yang sudah diterima oleh staff penermia dan belum dibayar
oleh bendahara

Gambar 247 Laporan barang yang sudah diterima

F. Penyedia Barang dan Jasa

Penyedia barang dan jasa dapat melihat 5 (lima) jenis laporan, sebagai berikut:
1. Summary yang Sudah Dibayar
Adalah laporan yang menampilkan ringkasan transaksi-transaksi yang sudah dibayar
oleh satker (bendahara) kepada penyedia barang dan jasa
 Gambar 248 Laporan summary yang sudah dibayar
2. Summary yang Belum Dibayar
Adalah laporan yang menampilkan ringkasan dari transaksi-transaksi yang belum
dibayar oleh satker (bendahara) kepada penyedia barang dan jasa tetapi sudah
diterima oleh satker (staff penerima)

Gambar 249 Laporan summary yang belum dibayar

3. Summary PPN & PPH
Adalah laporan yang menampilkan ringkasan total bruto dan PPN & PPH yang sudah
dibayar satker (bendahara) kepada penyedia barang dan jasa
 Gambar 250 Laporan summary PPN & PPH
4. Summary Satker yang Berjenis Transaksi
Adalah laporan yang menampilkan ringkasan dari transaksi berdasarkan kategori
produk dari masing-masing satker

Gambar 251 Laporan summary satker yang berjenis transaksi

5. Transaksi yang Dipending atau Ditolak
Adalah laporan yang pernah mengalami pending dari satker (staff penerima)
Gambar 252 Laporan transaksi yang dipending atau ditolak
 BAB V
PENUTUP
Dengan adanya manual book ini, akan membantu para user yang terlibat dalam
penggunaan aplikasi GovStore. Terima kasih 😊