DIGITAL LIBRARY UNIVET BANTARA SUKOHARJO

BERBASIS WEB

PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK

(PROJECT MANAGEMENT PLAN)

Penulis : Andika Hidayat Adi

Tanggal : 5 Oktober 2014
Revisi Terakhir : 6 Oktober 2014
Referensi Dokumen : Bab 2 Project PLAN
Versi : 1
 DAFTAR ISI

DOKUMEN KONTROL.........................................................................................................3
Perubahan Isi........................................................................................................................3
Mengetahui............................................................................................................................3
RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEK..............................................................................4
TUJUAN PROYEK.................................................................................................................5
Tujuan...................................................................................................................................5
Faktor Penentu Keberhasilan.............................................................................................5
Keuntungan yang diharapkan.............................................................................................5
JADWAL PROYEK................................................................................................................6
STRUKTUR ORGANISASI PROYEK.................................................................................7
Peran dan Tanggung jawab.................................................................................................7
MANAJEMEN KOMUNIKASI.............................................................................................9
Perencanaan Komunikasi....................................................................................................9
Persiapan Pertemuan (Meeting)..........................................................................................9
MANAJEMEN PERUBAHAN.............................................................................................10
Pengajuan perubahan........................................................................................................10
Monitor Perubahan............................................................................................................10
LAMPIRAN A :......................................................................................................................11
1. Pertemuan/ Rapat (Meeting)......................................................................................11
2. Pelaporan (Reporting)................................................................................................12
LAMPIRAN B :......................................................................................................................13
1. Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form)..........................................13
2. Daftar Permintaan Perubahan (Changes Request Log)...........................................14
LAMPIRAN C :......................................................................................................................15
1. Struktur Rincian Pekerjaan (Work Breakdown Structure)...................................15
2. Penugasan Tim Proyek (Proyek Team Assigment)..................................................16
3. Jadwal Proyek (Project Schedule).............................................................................18
4. Rencana Anggaran Belanja Proyek..........................................................................20
 DOKUMEN KONTROL

Perubahan Isi

Tanggal Penulis Versi Referensi Perubahan

05/10/2014 Andika Hidayat Adi 1 Bab 2 Project PLAN

Mengetahui

Nama Jabatan Tanda Tangan

Arif Sukma Aji Direktur

Alfian Chaerul Pemilik Proyek

Ichwan

Andika Hidayat Adi Manajer Proyek

 RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEK

Digital Library Univet Bantara Sukoharjo yang akan dibuat mempunyai ruang lingkup, yaitu
besarnya cakupan program harus dikerjakan serta apa saja batasan-batasannya. Ruang
lingkup program digilib ini adalah sebagai berikut :
1. Pengunjung hanya bisa melihat dan mendownload buku/karya ilmiah yang
ditampilkan.
2. Admin dapat memanajemen buku, user, dan karya ilmiah yang ada.
3. User biasa seperti dosen/mahasiswa/karyawan hanya dapat menambah dan mengedit
karya ilmiahnya sendiri.
4. Program digilib ini hanya dapat dibuka melalui web browser dan harus online
internet.
 TUJUAN PROYEK

Tujuan
Tujuan dari proyek ini adalah membuat digital library Univet Bantara Sukoharjo berbasis
web. Program digilib ini memudahkan publikasi informasi buku dan karya ilmiah milik
perpustakaan Univet Bantara Sukoharjo. Melalui digilib ini juga dapat memperluas sumber
untuk penambahan koleksi buku karena dapat diakses dimana saja melalui online oleh
penulis.
Faktor Penentu Keberhasilan
Faktor penentu keberhasilan program digilib, antara lain :

1. Dukungan dari pihak perpustakaan Univet Bantara Sukoharjo

2. Tersedianya bahan yang lengkap untuk digilib
3. Partisipasi aktif dari narasumber buku/ penulis

Keuntungan yang diharapkan

Keuntungan dari dibuatnya program Digilib, antara lain :

1. Penulis dari kalangan mahasiswa/dosen dapat menambahkan koleksi buku perpustakaan

secara online.
2. Tidak perlu ke perpustakaan langsung untuk mencari buku
3. Buku-buku perpustakaan Univet Bantara Sukoharjo lebih dikenal
4. Meningkatkan jumlah pengunjung perpustakaan
 JADWAL PROYEK

Deskripsi task dan perkiraan waktu yang dibutuhkan.

No Deskripsi Tugas / Pekerjaan (Task) Durasi Mulai Selesai

(Hari Kerja)
1. Analisis Sistem 24 01/10/14 29/10/14
1.1 Wawancara 6 01/10/14 07/10/14
1.2 Observasi 12 08/10/14 21/10/14
1.3 Studi dokumentasi 12 08/10/14 21/10/14
1.4 Perancangan sistem 6 22/10/14 29/10/14
2. Pengumpulan Bahan 12 30/10/14 12/11/14
2.1 Secara langsung 10 30/10/14 10/11/14
2.2 Browsing internet 4 08/11/14 12/11/14
3 Coding 36 13/11/14 24/12/14
3.1 Perancangan database 6 13/11/14 19/11/14
3.2 Coding program 21 20/11/14 13/12/14
3.2 Desain tampilan 9 15/12/14 24/12/14
4 Testing 25 25/12/14 26/01/15
4.1 Testing 1 6 27/12/14 05/01/15
4.2 Perbaikan 12 06/01/15 19/01/15
4.3 Testing 2 6 20/01/15 26/01/15
5 Implementasi 40 27/01/15 14/03/15
5.1 Instalasi 6 27/01/15 02/02/15
5.2 Pelatihan 14 03/02/15 18/02/15
5.3 Pemeliharaan 20 20/02/15 14/03/15
6 Dokumentasi 136 01/10/14 14/03/15
 STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Peran dan Tanggung jawab

Jabatan/ Peranan Tanggung Jawab & Wewenang

Manajer proyek Membuat rencana kerja
Menugaskan pekerjaan kepada anggota tim proyek
Memonitor jalanya proyek
Melaporkan progress proyek ke pemilik proyek
Penganalisis sistem Melakukan analisis sistem
Membuat kontek diagram
Desainer Membuat desain aplikasi
Berdiskusi dengan penganalisis sistem tentang desain aplikasi agar
sesuai harapan
Programmer Membuat program aplikasi sesuai hasil analisis dan desain yang
ditentukan
Berdiskusi dengan desain aplikasi dan analis agar program sesuai
dengan ketentuan
Teknisi Melakukan instalasi program

Tester Membuat list tentag hal yang masih akan diperbaiki

Dokumentator Membuat dokumentasi sistem, berkoordinasi dengan sistem analis,

desainer, dan programmer
Administrator Melaksanakan administrasi proyek dari awal sampai akhir proyek
 MANAJEMEN KOMUNIKASI

Perencanaan Komunikasi
Komunikasi dilaksanakan dengan pihak perpustakaan Univet Bantara Sukoharjo secara rutin.
Buat deskripsi perencanaan komunikasi yang akan dilakukan dari awal sampai dengan
berakhirnya proyek.

Persiapan Pertemuan (Meeting)

Menghubungi pihak yang akan ikut pertemuan
Menyiapkan bahan untuk dibahas dalam pertemuan
Sebutkan persiapan-persiapan apa saja yang diperlukan untuk mengadakan pertemuan.
Keterangan selengkapnya mengenai perencanaan komunikasi ini, bisa dilampirkan pada
bagian Form Perencanaan Komunikasi (Communication Plan).
 MANAJEMEN PERUBAHAN

Pengajuan perubahan
Pengusul mengirimkan form pengajuan perubahan dan disetujui oleh manajer proyek.
Beri keterangan bagaimana mekanisme pengajuan perubahan.
Monitor Perubahan
Menganalisis keuntungan dan kerugian yang mungkin terjadi.
Beri keterangan bagaimana cara memonitor perubahan.
Keterangan selengkapnya mengenai Manajemen Perubahan ini, bisa dibuat dalam bentuk
lampiran, misal:
Form Permintaan Perubahan : untuk pengajuan perubahan.
Dafar Permintaan Perubahan : untuk memonitor perubahan.
LAMPIRAN A :
PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)
1. Pertemuan/ Rapat (Meeting)

JENIS AGENDA WAKTU PENANGGUNG PARTISIPAN MASUKAN KELUARAN

PERTEMUAN JAWAB
Manajemen
Pertemuan 
Pembukaan
Pertemuan Tim 
Proyek
Pertemuan 
Penutupan
2. Pelaporan (Reporting)

JENIS ITEM WAKTU PENANGGUNG DISTRIBUSI MASUKAN KELUARAN

PELAPORAN JAWAB
Laporan 
Kemajuan
Proyyek (Project
Progress Report)
Status Acara/ 
Agenda
Pertemuan
(Status Meeting
Agenda)
Catatan 
Pertemuan
(Minutes of
Meeting)
LAMPIRAN B :
1. Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form)
FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST FORM)

No. Formulir : 001

Nama Proyek : Digital Library Univet Bantara Sukoharjo Berbasis Web
Manajer Proyek : Andika Hidayat Adi
Bidang : Sistem Informasi

Nama Pengusul : Alfian Chaerul Ichwan

Tanggal : 05/10/14

Deskripsi Perubahan yang diusulkan / diinginkan:

Penambahan fitur manajemen user untuk admin.

Usul Diterima

Diajukan oleh : Disetujui oleh :

Alfian Chaerul Ichwan Andika Hidayat Adi

Tanggal : 05/10/14 Tanggal : 06/10/14
2. Daftar Permintaan Perubahan (Changes Request Log)
DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST LOG)
Nama Proyek : Digital Libary Univet Bantara Sukoharjo Berbasis Web
Manajer Proyek : Andika Hidayat Adi
Bidang : Sistem Informasi

No. Form Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan Tanggal Persetujuan
001 Penambahan fitur admin memanajemen user Alfian Chaerul Ichwan 05/10/14 06/10/14

Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan Permintaan adalah usulan yang diterima saja.
LAMPIRAN C :
1. Struktur Rincian Pekerjaan (Work Breakdown Structure)
STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN
(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)
Nama Proyek : Digital Libary Univet Bantara Sukoharjo Berbasis Web
Manajer Proyek : Andika Hidayat Adi
Bidang : Sistem Informasi
WBS GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK
1. Analisis Sistem
1.1. Wawancara
1.2. Observasi
1.3. Studi dokumentasi
1.4. Perancangan sistem
2. Pengumpulan Bahan
2.1. Secara langsung
2.2. Browsing internet
3. Coding
3.1. Perancangan database
3.2. Coding program
3.3. Desain tampilan
4. Testing
4.1. Testing 1
4.2. Perbaikan
4.3. Testing 2
5. Implementasi
5.1. Instalasi
5.2. Pelatihan
5.3. Pemeliharaan
6. Dokumentasi

Dibuat oleh Disetujui oleh

Nama : Andika Hidayat Adi___ Nama : Alfian Chaerul Ichwan_

Jabatan : Manajer Proyek_______ Jabatan : Pemilik Proyek_______
Tanggal : 30 September 2014_____ Tanggal : 30 September 2014____
2. Penugasan Tim Proyek (Proyek Team Assigment)

PENUGASAN TIM PROYEK

(PROJECT TEAM ASSIGNMENT)

Proyek : Digital Libary Univet Bantara Sukoharjo Berbasis Web

Bidang : Sistem Informasi

Jabatan/ Peranan Tanggung Jawab & Wewenang Nama

Manajer proyek Membuat rencana kerja Andika Hidayat Adi
Menugaskan pekerjaan kepada
anggota tim proyek
Memonitor jalanya proyek
Melaporkan progress proyek ke
pemilik proyek
Penganalisis sistem Melakukan analisis sistem Andang Mayriza
Membuat kontek diagram
Desainer Membuat desain aplikasi Anas Fauzi
Berdiskusi dengan penganalisis
sistem tentang desain aplikasi
agar sesuai harapan
Programmer Membuat program aplikasi sesuai Andiar Agung S
hasil analisis dan desain yang
ditentukan
Berdiskusi dengan desain aplikasi
dan analis agar program sesuai
dengan ketentuan
Teknisi Melakukan instalasi program Angga Sebastian

Tester Membuat list tentag hal yang Ardella Eka K

masih akan diperbaiki
Dokumentator Membuat dokumentasi sistem, Agus Supriyanto
berkoordinasi dengan sistem
analis, desainer, dan programmer
Administrator Melaksanakan administrasi Anggi Ayu Dwi S
 proyek dari awal sampai akhir
proyek
Catatan: Untuk kasus tertentu (bila dianggap perlu), untuk organisasi yang cukup besar bisa
diformalkan dalam bentuk SK Direksi.

Dibuat oleh Disetujui oleh

Nama : Andika Hidayat Adi___ Nama : Alfian Chaerul Ichwan_

Jabatan : Manajer Proyek_______ Jabatan : Pemilik Proyek_______
Tanggal : 30 September 2014_____ Tanggal : 30 September 2014____
3. Jadwal Proyek (Project Schedule)

JADWAL PROYEK

Nama Proyek : Digital Libary Univet Bantara Sukoharjo Berbasis Web

Manajer Proyek : Andika Hidayat Adi
Bidang : Sistem Informasi

Dibuat oleh : Andika Hidayat Adi

Tanggal : 30 September 2014

WBS Gugus Tugas (Task) Durasi Tanggal Tanggal Prodecessor

Proyek (hari) Mulai Selesai
1. Analisis Sistem 24 01/10/14 29/10/14
1.1 Wawancara 6 01/10/14 07/10/14
1.2 Observasi 12 08/10/14 21/10/14 2
1.3 Studi dokumentasi 12 08/10/14 21/10/14 3SS
1.4 Perancangan sistem 6 22/10/14 29/10/14 4
2. Pengumpulan Bahan 12 30/10/14 12/11/14
2.1 Secara langsung 10 30/10/14 10/11/14 5
2.2 Browsing internet 4 08/11/14 12/11/14 7FS-2 days
3 Coding 36 13/11/14 24/12/14
3.1 Perancangan database 6 13/11/14 19/11/14 8
3.2 Coding program 21 20/11/14 13/12/14 10
3.2 Desain tampilan 9 15/12/14 24/12/14 11
4 Testing 25 25/12/14 26/01/15
4.1 Testing 1 6 27/12/14 05/01/15 12
4.2 Perbaikan 12 06/01/15 19/01/15 14
4.3 Testing 2 6 20/01/15 26/01/15 15
5 Implementasi 40 27/01/15 14/03/15
5.1 Instalasi 6 27/01/15 02/02/15 16
5.2 Pelatihan 14 03/02/15 18/02/15 18
5.3 Pemeliharaan 20 20/02/15 14/03/15 19
6 Dokumentasi 136 01/10/14 14/03/15 2SS

Dibuat oleh Disetujui oleh

Nama : Andika Hidayat Adi___ Nama : Alfian Chaerul Ichwan_

Jabatan : Manajer Proyek_______ Jabatan : Pemilik Proyek_______
Tanggal : 30 September 2014_____ Tanggal : 30 September 2014____
 4. Rencana Anggaran Belanja Proyek

RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK

Nama Proyek : Digital Libary Univet Bantara Sukoharjo Berbasis Web
Manajer Proyek : Andika Hidayat Adi
Bidang : Sistem Informasi

Dibuat oleh : Andika Hidayat Adi

Tanggal : 30 September 2014
WBS Gugus Tugas Jam Tarif Jumlah Biaya Biaya Total per
(Task) Proyek Tenaga Tenaga Tenaga Tenaga Lain2 Task
Kerja Kerja Kerja Kerja
(hari)
1. Analisis Sistem 10 10
1.1 Wawancara 2 30.000 3 180.000 180.000
1.2 Observasi 2 30.000 3 180.000 180.000
1.3 Studi dokumentasi 2 30.000 3 180.000 180.000
1.4 Perancangan sistem 4 50.000 1 200.000 200.000
2. Pengumpulan 3 2
Bahan
2.1 Secara langsung 2 30.000 1 60.000 60.000
2.2 Browsing internet 1 20.000 1 20.000 20.000
3 Coding 34 4
3.1 Perancangan 4 100.00 2 800.000 800.000
0
database
3.2 Coding program 21 200.00 1 4.200.00 4.200.000
0 0
3.2 Desain tampilan 9 100.00 1 900.000 900.000
0
4 Testing 16 4
4.1 Testing 1 2 50.000 1 100.000 100.000
4.2 Perbaikan 12 200.00 2 4.800.00 4.800.000
0 0
4.3 Testing 2 2 50.000 1 100.000 100.000
5 Implementasi 28 5
5.1 Instalasi 4 50.000 1 200.000 200.000
5.2 Pelatihan 12 100.00 2 2.400.00 2.400.000
 0 0
5.3 Pemeliharaan 12 50.000 2 1.200.00 1.200.000
0
6 Dokumentasi 8 30.000 1 240.000 240.000
Lain-lain : 0
Sub-Total : 15.760.000
PERENCANAAN TOTAL 15.760.000

Dibuat oleh Disetujui oleh

Nama : Andika Hidayat Adi___ Nama : Alfian Chaerul Ichwan_

Jabatan : Manajer Proyek_______ Jabatan : Pemilik Proyek_______
Tanggal : 30 September 2014_____ Tanggal : 30 September 2014____