Script RPA I2P FCBP-01

General
1 Tema : IT & Automation
2 Model : Videocapture & Smooth Transition
3 Durasi : Average 2-3 mins

Bagian Voice Over

1 -

2a Robotic Process Automation (RPA) merupakan teknologi terkini yang digunakan untuk
melakukan otomasi atas proses-proses yang dilakukan secara digital (digtal works).
RPA dapat menggantikan tugas manusia untuk berinteraksi dengan berbagai sistem
perangkat lunak dan melakukan berbagai proses bisnis dengan rule yang telah
distandarisasi.

2b Pada umumnya, RPA diimplementasikan untuk melakukan proses-proses dengan

kriteria :
- Ruled base & Mnimum Exception : proses bisnis yang telah terdefinisi dengan
standard
- Repetitive & Administrative, proses bisnis yang bersifat berulang dan bersifat
administratif
- Large Volume Transaction, proses-proses dengan volume transaksi yang tinggi
- Menggunakan berbagai sistem yang kompleks

3a Saat ini layanan SSO kembali telah menyelesaikan rangkaian implementasi

"Automation Process" sebagai operation tools pada proses "Invoice to Pay" di FCBP -
01 Telkom.

3b Untuk menjalankan rangkaian proses automation Invoice to Pay di FCBP-01 Telkom,

kami membangun tools sebagai berikut :
1. BPM Platform, dibangun untuk mengkonsolidasikan rangkaian proses di FCBP-01
Telkom, termasuk adanya fitur ticketing sehingga semua proses dan dokumen dapat
dilakukan tracking dan SLA disetiap titik proses dapat di ukur.
2. OCR (Optical Character Recognition), untuk melakukan capture meta data secara
automatic pada dokumen yang standard (Faktur PPN).
3. RPA akan bekerja untuk melakukan berbagai proses dengan rule yang telah
distandarisasi secara Automatic dan berinteraksi dengan berbagai tool yang digunakan
dalam proses I2P FCBP-01, diantaranya portal I2P, SAP Finance dan Finest.
3c Gambaran rangkaian proses Invoice to Pay pada FCBP-01 Telkom, yang
mengkombinasikan proses-porses yang dilakukan oleh Human dan RPA diantaranya
adalah sebagai berikut :

01. Tahap PREPARATION :

Pada tahap ini akan dilakukan cek kelengkapan dokumen invoice dan lampiran nya.
Selanjutnya dilakukan scan dokumen dan upload ke dalam BPM Platform yang secara
otomatis akan tergenerate nomor tiket dan dilakukan ekstraksi meta data oleh OCR
untuk dokumen yang sudah distandarisasi (faktur pajak)

02. Tahap VERIFICATION :

Setelah proses scanning dan upload document disubmit, maka nomor tiket akan masuk
kepada tim verifikasi. Pada proses verifikasi ini, tim akan melakukan pemeriksaan
kebenaran dokumen invoice dan lampirannya sesuai dengan rule yang di tetapkan oleh
Telkom.

03. Tahap PROCESSING :

Jika tahap verifikasi telah selesai maka selanjutnya akan dilakukan proses jurnal yang
terdiri dari 3 jenis proses, diantaranya :
* Proses atas invoice yang berbasis PO, dimana posting jurnal dari BPM Platform ke
SAP dilakukan secara automatic oleh RPA sesuai dengan flow proses miro.
* Proses atas invoice Non PO, dimana RPA akan melakukan integrasi proses dari BPM
Platform ke Finest. Saat ini Finest sudah terintegrasi dengan SAP untuk posting jurnal
Non PO.
* Proses FB60 yaitu proses invoice Non PO yang dilakukan tanpa menggunakan finest,
dimana posting jurnal dari BPM Platform ke SAP dilakukan secara automatic oleh RPA
sesuai dengan flow proses FB60.

04. Tahap VALIDATION :

Pada proses ini dokumen yang telah selesai dilakukan jurnal, akan dilakukan
pengecekkan validasi kebenaran data dari hasil jurnal posting yang telah dilakukan.
Jika hasil jurnal secara debit credit sudah sesuai maka selanjutnya dilakukan proses
approval dan penerbitan SPB untuk di teruskan ke proses pembayaran

05. Tahap REVIEW :

Langkah selanjutnya, sebelum dilakukan proses pembayaran maka pihak SSOF FCBP01
akan melakukan review dokumen pembayaran (SPB, Penandatangan, Invoice dan
lampiran). Jika dokumen SPB telah dilakukan tanda tangan maka akan di upload di
bpm platform.

06. TAHAP FILLING

Pada tahap akhir proses ini, semua dokumen yang tercetak akan dilakukan filling untuk
kebutuhan dokumen managemen system (DMS)
4 Implementasi RPA pada proses I2P yang dilakukan secara berkelanjutan akan
memberikan benefit maksimal bagi Telkom, diantaranya :
- RPA dapat bekerja 24 jam dengan tingkat akurasi 100% sesuai dengan rule standard
yang diimplementasikan.
- Implementasi RPA meningkatkan compliance dimana semua proses I2C dapat di trace
dan outputnya terdokumentasi dengan baik dalam Portal I2P yang dibangun.
- Akurasi dan kecepatan proses secara langsung akan meningkatkan produktivitas dan
memberikan kemudahan dalam pengelolaan seluruh rangkaian invoice to pay di
Telkom.

5 Closing
 Music / Sound
Intro Music (Corporate / Business Music)

Techno Music

Techno Music

Techno Music
Techno Music
Outro music (Wow Effect)

Outro music (Wow Effect)

 Visual
- Logo Telkom, Infomedia
- Intro (Animated)
- Technology (Elegant animation)

- Technology (Elegant animation)

- Technology (Elegant animation)

Animated
Animated

Animated
 Material Keterangan

Animasi/ ilustrasi

Animasi/ ilustrasi

Amimasi untuk menggambarkan kelima proses tersebut

Animasi/ ilustrasi

Animasi Logo Infomedia dan Telkom

01. pada tahap ini checker akan melakukan cek kelengkapan data.Selanjutnya checker melakukan input
dan scan jenis dokumen tagihan menggunakan fitur Ocr dan kemudian akan dilakukan ekstraksi di BPM
Platform. Untuk saat ini fitur ocr hanya berlaku di form faktur pajak dan hasil ekstraksi di bpm platform
akan membentuk nomor tiket.
02. langkah selanjutnya setelah dilakukan proses checker maka nomor tiket akan masuk di proses
verifikasi. Proses verifikasi ini berfungsi untuk memeriksa Kebenaran dokumen tagihan.
03. Jika tahap verifikasi telah selesai dilakukan maka selanjutnya akan di tentukan jenis proses yang akan
dilakukan.
* untuk proses PO yaitu dengan proses automation dari bpm platform yang terintegrasi menggunakan
RPA ke SAP atau flow proses miro.
* untuk proses Non PO dengan Finest terintegrasi menggunakan RPA dari bpm platform ke finest, dimana
kondisi saat ini finest sudah terintegrasi dengan SAP.
*untuk proses non po tanpa finest yaitu dengan proses automation dari bpm platform yang terintegrasi
menggunakan RPA ke SAP atau flow proses FB60.

04. pada proses ini dokumen yang telah selesai dilakukan jurnal, akan dilakukan pengecekkan validasi
kebenaran data dari hasil jurnal posting yang telah dilakukan. Jika hasil jurnal secara debit credit sudah
sesuai maka selanjutnya dilakukan proses approval untuk di teruskan ke proses pembayaran

05. Langkah selanjutnya di proses ini sebelum dilakukan pembayaran maka pihak SSOF FCBP01
melakukan review dokumen tagihan beserta tanda tangan spb, dokumen spb yang telah dilakukan tanda
tangan maka akan di upload di bpm platform.
06. Untuk tahap akhir semua dokumen yang tercetak akan dilakukan filling untuk kebutuhan dokumen
managemen system (DMS)