Modernisasi dari NTUC income

NTUC income, salah satu perusahan ansuransi terbesar di singapura, terdapat lebih dari 1.8 juta
pemegang kebijakan dengan total asset yaitu $21,3 milyar. Perusahaan ansuransi ini
memperkerjakan sekitar 3.400 penasihat ansuransi,1.200 staf perusahaan, dengan mayoritas
lokasi diseluruh delapan cabang jaringan. Pada 1 juni 2003, warisan system ansuransi berpindah
ke system yang berbasis web digital. Tugas yang berat tidak hanya menuntut peningkatan
hardware dan aplikasi, tapi juga membutuhkan pendapatan untuk menyederhanakan proses bisnis
lama dan praktek TI.

Sampai beberapa tahun lalu, proses pendapatan ansuransi sangat membosankan dan
menggunakan kertas. Seluruh proses ansuransi dimulai dengan pertemuan pelanggan dengan
agen, mengisi formulir dan mengirimkan dokumen. Setelah itu agen mengirim formulir ke kantor
cabang, dari tempat pengisian itu lalu dikirim melalui kurir ke kantor departemen sevis. Jadwal
pengumpulan akan dikirim dalam 2-3 hari. Kantor servis akan mencatat dokumen, meringkas,
dan lalu mengirimkan formulir itu ke departemen untuk dicatat kembali (arsip). Proposal akan
dipindahkan ke staf pencatatan, sebagian besar diacak. Penerimaan proposal dikirim untuk
dicetak ke departemen layanan computer dan lalu didistribusikan. Untuk penyimpanan, semua
dokumen asli akan di kumpulkan/bungkus dan dikirim ke gudang, lebih dari 2-3 hari. Jumlah
dari tujuh staf akan mencatat dan menyimpan dokumen. Keseluruhan, kebijakan kertas yang
terdiri dari 45 juta dokumen yang disimpan ada lebih dari 16.000 kardus di tiga gudang.
Kapanpun dokumen dibutuhkan untuk diambil, itu akan diambil sekitar dua hari ke lokasi dan
dikirimkan melalui kurir. Pengajuan lagi akan dikirim lagi dalam 2 hari.

Tahun 2002, meski investasi periodik untuk meng-upgrade HP 3000 mainframe (istilah teknologi
informasi dalam bahasa Inggris yang mengacu kepada kelas tertinggi dari komputer yang terdiri
dari komputer-komputer yang mampu melakukan banyak tugas komputasi yang rumit dalam
waktu yang singkat) yang menerima aplikasi inti ansuransi serta akuntansi dan system informasi
manajemen, frekuensinya masih mengalami gangguan. Ketika gangguan system terjadi,
pekerjaan terhenti selama data diperbaiki. Tambahan, system backup (memindahkan atau
menyalin kumpulan informasi (data) yang tersimpan di dalam hardisk komputer yang biasanya
dilakukan dari satu lokasi/perangkat ke lokasi/perangkat lain) HP 3000 tidak hanya memperbaiki
data pada versi dari hari sebelumnya. ini berarti backup harus menunjukkan akhir di setiap
harinya dalam proses yang mahal dan membosankan, atau perusahaan akan berisiko kehilangan
data penting. Dalam satu hardware yang rusak, itu membutuhkan beberapa bulan untuk
mengembalikan data yang hilang. Keseluruhan, system HP 3000 mengalami kegagalan dengan
total tiga hardware utama, sehingga pada total 6 hari downtime (jumlah waktu dimana suatu
equipment tidak dapat beroperasi disebabkan adanya kerusakan (failure), namun pabrik masih
dapat beroperasi karna masih adanya equipment lain yang bisa menggantikan fungsi sehingga
proses produksi masih bisa berjalan) selesai.

Itu tidak cukup. Program COBOL yang dikembangkan pada awal 1980 dan dikelola oleh
perusahaan TI team income juga rusak beberapa waktu, menghentikan system, dan
mengakibatkan sementara waktu mengalami gangguan. Lagi pula, tim TI mengembangkan
produk baru yang cukup rumit di COBOL dan pada saat peluncuran produk berjarak dari sekitar
seminggu sampai sebulan.

Dan pada waktu yang sama, proses transaksi untuk penulisan kebijakan masih dalam tumpukan
proses dan informasi tidak tersedia untuk agen dan penasehat pada waktu itu. Keputusannya,
ketika staf memproses aplikasi konsumen baru untuk ansuransi mesin, mereka tidak tahu kalau
calon konsumen tersebut sudah terdaftar di income, yang mana menyebabkan kerugian atas
kesempatan untuk menjual produk, sebagai staf diharuskan untuk melewati dokumen fisik antara
yang lainnya dan itu tidak berarti melihat laporan terkini dari riwayat permintaan pelanggan.
Selanjutnya, isu kecocokan antara hp 3000 dan karyawan notebook dikarenakan masalah yang
sedang berlangsung, terutama dengan meningkatnya telekomunikasi.

Semua ini berubah pada juni 2003, ketika income mengganti dari java based eBao life system ke
eBao teknologi. Software terdiri dari 3 subsistem kebijakan administrasi, manajemen
penjualan, dan sumberdaya tambahan dan banyak terpenuhinya kebutuhan perusahaan, dari
desain orientasi pelanggan dari kemampuan teknologi barcode dan kemampuan untuk
mendukung perubahan dalam proses bisnis.

Implementasi kerja mulai pada September 2002 dan proyek terpenuhi dalam 9 bulan. Pada mei
2003, semua penyesuaian, data migrasi di perseorangan income dan ansuransi bisnis grup dan
pelatihan telah selesai.
System baru segera beroperasi dalam ketersediaan platform. Semua aplikasi terletak dalam dua
atau lebih server, masing-masing terhubung oleh dua atau lebih garis komunikasi, semuanya
terdapat di keseimbangan beban. Arsitektur yang kuat meminimalisir terjadinya downtime
pada hardware atau kegagalan operasi system.

Sebagai bagian dari implementasi eBao, income memutuskan untuk mengganti keseluruhan
infrastruktur TI dengan banyaknya lebih kuat, arsitektur yang terukur. Sebagai contoh, semua
cabang servis dilengkapi dengan alat scanner, monitor berubah menjadi 20 inch; ukuran PC
RAM meningkat menjadi 128 mb; dan hardware baru dan software untuk server aplikasi, server
yang berbasis data, server web, system penyimpanan disk telah di install. Selanjutnya, kabel
LANdigantikan dengan kabel yang lebih cepat, kekuatan fiber optic dan kemampuan wireless.
Ditambah lagi, income juga merubah kelangsungan bisnis dan rencana pemulihan bencana.waktu
itu cadangan panas disaster-recovary center telah di implementasikan, saat mesin selalu berjalan
dan beroperasi penuh. Data telah dikirim segera dengan diterbangkan dari data center primer
untuk membackup mesin penyimpanan data. Dalam kejadian di dalam halaman data senter
menjadi tidak terhubung, operasinya dapat diganti dengan cepat untuk halaman disaster-recovary
tanpa butuh mengandalkan restorasi dari data sebelumnya.

Berpindah ke lingkungan yang menurangi kertas, bagaimanapun, itu tidak mudah. Income telah
membuang semua catatan kertas, termasuk kertas dokumen yang legal. Dibawah system baru,
semua dokumen telah di scan dan dipindahkan ke trusted di alat penyimpanan yang aman,
brankas digital yang memungkinkan memenuhi kesempurnaan dengan persyaratan hokum yang
ketat. Income mempunyai pelatihan karyawan yang sedang dilatih dengan kertas untuk
menggunakan system eBao dan merubah cara kerja mereka sebagai sebuah hasil dari adopsi dari
eBao life system, sekitar 500 staf office dan 3400 penasihat ansuransi dapat mengakses system
kapan saja, dimana saja. Anggota staf yang akan menikmati akses cepat telekomunikasi untuk
informasi, hampir secepat mereka yang mengakses informasi di kantor.

Income memperbolehkan untuk melihat sebuah ringkasan dari setiap pelanggan dari produk yang
berbeda dan area bisnis. Sebagai hasil penjualan ini menjadi mudah dan servis pelanggan dapat
diperbaiki. Kesederhanaan arus pekerjaan memotong waktu kebijakan proses dan biaya menjadi
setengah dan sangat mengurangi waktu yang dibuhkan untuk mendesign dan mengeluarkan
produk baru dari bulan menjadi hari.
Sebagai tambahan, system diperbolehkan untuk mendukung pelanggan, pelanggan dan broker
melalui media online.

Pertanyaan study kasus

1. Apa masalah utama dari kasus income? Bagaimana masalah teratasi dengan system
digital baru?
2. Apa tipe dari system nformasi dan proses bisnis yang digunakan income sebelum
berpindah menjadi fully digital system?
3. Jelaskan system informasi dan infrastruktur IT di income setelah migrasi menjadi fully
digital system?
4. Apa manfaat dan keuntungan yang diperoleh income dari system baru?
5. Bagaimana income mempersiapkan masa depan dengan baik? Gambarkan masalah dalam
kasus seperti diatas?