Sistem Automasi Pejabat

Sistem automasi pejabat merujuk kepada frasarana komputer dan perisian yang
membolehkan pemindahan data, dokumentasi, dan permohonan dibuat secara
automatik, cekap, selamat dan menjimatkan kos. Automasi pejabat sangat penting
untuk memastikan tahap komunikasi pejabat berlaku dalam keadaan yang
memuaskan, dan tidak menyukarkan sekiranya salah seorang daripada yang
menjaga dokumen atau data tidak berada di pejabat. Dengan kata lain, rakan
sepejabat yang lain dapat memberi bantuan atau cadangan penyelesaian sekiranya
terdapat persoalan yang mudah dibangkitkan. Secara umumnya dalam sistem
automasi pejabat terdapat maklumat , sistem atau dokumen yang boleh dicapai
oleh semua kakitangan. Selain itu terdapat juga sesetengah maklumat, sistem atau
aplikasi yang hanya boleh diakses oleh ketua jabatan atau pihak yang memberi
kelulusan seperti dalam aplikasi permohonan cuti, bayaran tuntutan, pengesahan
perjawatan dan lain-lain. Maka amatlah penting untuk sesebuah syarikat memiliki
frasarana untuk membangunkan jaringan dalaman (local area network/LAN).
Dengan adanya konfigurasi LAN di sesebuah syarikat, sebuah mesin pencetak boleh
dikongsi oleh semua staf yang disambungkan kepada setiap komputer. Selain itu,
LAN juga memungkinkan sesebuah organisasi untuk memiliki sistem intranet iaitu
sistem yang membolehkan kakitangan melakukan urusan rasmi berkaitan kerja
seperti memohon cuti secara dalam talian (online), membuat tuntutan, menghantar
laporan atau menghantar memo. Intranet tidak boleh diakses oleh pengguna
internet dari luar premis pejabat.

Biasanya sebelum frasarana automasi pejabat disediakan, pihak yang

bertanggungjawab di sesebuah syarikat akan menyediakan tender dan pihak yang
berjaya mendapat tender akan membuat soal selidik keperluan pelanggan
(customer requirement study, CRS). Tetapi sebelum tender dikeluarkan pasukan
peyedia tender perlu menetapkan beberapa aspek terutama faktor yang akan
dipertimbangkan untuk memenuhi keperluannya terlebih dahulu. Sebagai contoh,
sistem automasi di syarikat memerlukan infrastruktur yang paling minimum, maka
syarikat hanya perlu memikirkan soal tentang pelayan (server), router, komputer,
pencetak, skrin paparan LCD, projektor (untuk kegunaan mesyuarat), mesin
pengimbas kad pekerja (yang setara dengan punch card). Kos pembangunan
frasarana automasi bergantung kepada jumlah kakitangan dan saiz syarikat.
Semakin besar syarikat itu, semakin tinggi harga sistem automasinya. Antara faktor
yang perlu dipertimbangkan untuk automasi pejabat ialah

Penggunaan perisian yang tidak terlalu membebankan. Disebabkan peralatan fizikal

seperti komputer, kos pembangunan sistem automasi pejabat dapat dijimatkan
sekiranya menggunakan perisian sumber terbuka. Sehingga kini kerajaan Malaysia
melalui Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)
giat menerapkan penggunaan perisian sumber terbuka. Rekod penjimatan yang
direkod sejak pelancarannya pada tahun 2004 ialah RM40.3 juta. Penjimatan
membabitkan pengurangan perbelanjaan bagi lesen produk, sebagai contoh lesen
perisian Micrososft Standard (merangkumi Microsoft Office Tools Words, Excell,
Powerpoint, dan lain-lain) adalah sekitar RM1380.00 per PC[1].

Kesediaan kakitangan untuk mempelajari sistem. Sesuatu sistem yang baharu

memerlukan penerangan untuk mengetahui prosedur yang betul menggunakannya.
Maka perlu ada sekurang-kurangnya sekumpulan unit yang menjalankan tugas
untuk melatih pekerja menggunakan aplikasi automasi pejabat yang akan
dibangunkan.

Kakitangan teknikal untuk proses pemantauan dan kerja penyeliaan. Biasanya

juruteknik atau eksekutif IT. Memanggil pembekal jika berlaku kerosakan atau
kesilapan memasang/membuat konfigurasi perkakasan atau perisian adalah
merugikan. Hal ini disebabkan terdapat kos lain yang dicaj selepas daripada
pemasangan awal.

Kesediaan kakitangan untuk mempelajari perkara baharu. Apabila berubah dari

sistem tradisional kepada sistem automatik menggunakan hampir 90% mesin, akan
berlaku kekalutan. Kesukaran hanya akan berlaku untuk sekurang-kurangnya satu
minggu atau mengikut kecepatan personel yang terlibat menerima dan memahami
cara sistem automasi bekerja.

Jika perkara (1) dipertimbangkan, kumpulan penyedia tender untuk sistem automasi
haruslah memaklumkan kepada kakitangan untuk bersedia menggnakan perisian
sumber terbuka. Kerja-kerja dokumentasi, laporan dan lain-lain masih boleh
dilakukan seperti biasa kerana perisian sumber terbuka merupakan alternatif
kepada negara-negara membangun untuk memanfaatkan sektor ICT supaya jurang
digital tidak jauh berbeza dengan negara maju.

Soalan yang perlu ditanya kepada pembekal ialah keupayaan sistem yang
dibekalkan untuk menerima pakai perisian yang akan digunakan. Adalah tidak
berguna sekiranya perisian yang akan dipasang pada PC tidak mampu ditampung
oleh mesin.

Pembekal perlu mempunyai kemampuan untuk menyediakan spesifikasi yang

berbeza menurut bidang kerja personel yang berada dalam syarikat. Jika automasi
pejabat bermula dari sifar, pembekal perlulah mempunyai pelbagai perisian yang
diperlukan oleh setiap personel di dalam organisasi yang akan memberi tender
kepadanya. Perisian untuk seorang kerani berbeza dengan perisian yang diperlukan
oleh akauntan, pereka grafik, animator, pegawai tinggi, ketua jabatan dan editor.

Masa untuk pembekalan sistem autmasi juga perlu dititikberatkan. Operasi syarikat
akan tergendala sekiranya masa tidak ditepati. Menunda operasi syarikat
bermaksud produktiviti syarikat terjejas sama sekali.

Rekod syarikat pembekal juga perlu diselidik. Hal ini amat penting agar tidak
berlaku sesuatu perkara yang tidak diingini seperti penipuan. Syarikat yang
mempunyai rekod baik daripada projek terdahulu perlu diutamakan.

Khidmat selepas jualan. Khidmat selepas jualan biasanya diberikan kepada

pelanggan secara percuma sepanjang tempoh jaminan. Maka pembekal yang
memberi tempoh jaminan lebih panjang akan memberi kelebihan kepada syarikat
pembeli. Jika terdapat kerosakan dalam tempoh jaminan, barangan akan diganti
tanpa caj perundingan.

Adakah pembekal merupakan pembekal primer? Mendapat pembekal juga penting

agar hak memberi jaminan betul-betul berada di pihaknya. Jika pembekal menjadi
wakil kepada syarikat lain, adalah dibimbangi tidak mendapat jaminan yang kuat.
Kadang-kadang terdapat kes pembekal bersikap lepas tangan selepas menyerahkan
produk kepada pembeli. Pembekal primer memberi kelebihan nilai wang dari segi
margin keuntungan. Jika pembeli membeli dari pembekal kedua (sekunder),
sebenarnya margin keuntungan sudah meningkat beberapa peratus bagi
mengimbangi keuntungan yang ingin diperoleh pembekal sekunder.
Sumber : http://naimisa.blogspot.my/2009/07/sistem-automasi-pejabat.html

Teknologi Maklumat Siri III : Multimedia, Keselamatan Data dan Koridor Raya .

https://books.google.com.my/books?
id=tghYBD3Um_UC&pg=PA35&dq=otomasi+pejabat&hl=en&sa=X&ved=0C
B0Q6AEwAGoVChMIxprNlbzcyAIVFUmOCh2NCQO5#v=onepage&q=otomasi
%20pejabat&f=false

Mel elektronik
Emel sudah menjadi satu bentuk komunikasi yang penting kini dan mula
diterima untuk urusan rasmi, walaupun masih memerlukan penggunaan
surat menyurat. pelbagai kelebihan yang dimiliki menyebabkan ramai
pengguna enggan menafikan kepentingannya, malah menjadi pilihan
utama dalam semua urusan. E-mel adalah kependekan daripada Elektronik
Mel atau Surat elektronik yang menghantar maklumat dan fail melalui
rangkaian komputer. Mel elektronik (singkatan e-mel, sinonim surat
elektronik, mel komputer) ialah satu kaedah mengarang, menghantar,
menyimpan dan menerima masej melalui sistem komunikasi elektronik. ia
merupakan satu kaedah komunikasi eksekutif yang efektif dalam era
globalisasi.

Menurut JPA:
Mel elektronik atau e-mel adalah merupakan aplikasi yang membolehkan
pengguna berkomunikasi antara satu dengan lain dalam bentuk mesej
elektronik. Aplikasi e-mel ini digunakan secara meluas dan membenarkan
komunikasi lebih daripada dua hala dengan cara yang pantas dan lebih
sesuai untuk penulisan yang ringkas.
Berdasarkan beberapa definisi yang dikemukakan di atas, jadi, apa
sebenarnya E-mel?
E-mel merupakan satu bentuk surat elektronik yang menggunakan
pelbagai aplikasi yang digunakan untuk menghantar, menyimpan dan
menerima masej melalui sistem komunikasi elektronik. Surat berasaskan
penggunaan sistem komputer ini boleh dihantar atau diterima fail-fail
yang mengandungi teks, grafik, animasi, audio, video dan sebagainya.
Fail atau kandungan yang disertakan dalam e-mel ini juga boleh disimpan,
diubahsuai, ditukar formatnya dengan menggunakan pelbagai bentuk

program komputer. Pertukaran fail ini dilakukan melalui rangkaian

(network)
Apa kelebihan E-mel sehingga menjadikan aplikasi ini menjadi pilihan
ramai pengguna dalam urusan rasmi dan tidak rasmi mereka?

Terdapat banyak kelebihan emel yang boleh dimanfaatkan oleh pengguna.

secara kasar, berikut antara kelebihan yang tidak mampu disangkal lagi
iaitu;

PANTAS: semua urusan yang melibatkan penggunaan e-mel dapat

dilakukan dengan lebih pantas. Hanya dengan klik pada butang send,
emel mampu dihantar atau diterima sekiranya terdapat talian internet
yang stabil walaupun jarak antara pengirim dan penerima emel beratus
kilometer jauhnya. Sekiranya menggunakan perkhidmatan surat menyurat
secara tradisi, jarak akan menentukan berapa lama masa diperlukan untuk
penerima menerima surat berkenaan. Contohnya, penerima surat yang
tinggal di Alaska mungkin akan menerima surat kiriman anda dalam masa
sebulan, penerima di London akan menerima kiriman anda dalam masa
seminggu, manakala penerima yang tinggal di Lembah Klang mungkin
hanya memerlukan masa sehari sahaja untuk menerima surat anda.
Sekiranya menggunakan emel, penerima mampu menerima emel anda
dalam masa beberapa detik sahaja atau beberapa jam sekiranya terdapat
gangguan talian internet.

EKONOMI: menilai dari sudut ekonomi, penggunaan emel hanya

menggunakan kos yang rendah dan murah. pengguna hanya perlu
mengeluarkan kos untuk mendapat talian internet sahaja sekiranya
menggunakan emel yang ditawarkan secara percuma seperti yahoo, gmail,
hotmail dan sebagainya. Sekiranya pengguna menggunakan akaun emel
yang berbayar, kos berkenaan hanyalah untuk membayar host emel
tersebut dan talian internet. Sekiranya menggunakan perkhidmatan surat
menyurat secara tradisi, jarak dan berat kandungan surat anda akan
menentukan berapa bayaran dikenakan untuk menampung kos.
Contohnya, surat menyurat biasa yang beratnya 0.01g yang dihantar
kepada penerima di Perlis memerlukan stem berharga RM0.50 dengan
kaedah pos biasa, sementara penggunaan Pos Ekspress memerlukan RM3.
Lebih berat kandungan surat, dan lebih jauh jarak penerima surat
berkenaan, maka kosnya juga turut bertambah.


CEKAP: Penggunaan emel membolehkan pengirim membuat kepilan
pelbagai bentuk fail iringan dalam kapasiti tertentu. pengguna juga boleh
menghantar emel berkenaan secara serentak kepada ramai penerima.

KESELAMATAN: pengguna emel mempunyai kata laluan yang

tersendiri membolehkan emel tersebut hanya dibaca oleh penerima yang
ada kata laluan yang sah sahaja. pemilihan kata laluan perlu menepati
ciri-ciri kata laluan yang baik bagi mengelakkan emel tersebut diceroboh
oleh golongan yang tidak bertanggungjawab.

MULTIMEDIA: emel boleh membuat pelbagai jenis kepilan fail iringan

yang lain dalam pelbagai bentuk seperti grafik, teks, audio, video dan
sebagainya. Ini memberi kemudahan kepada pengguna untuk mengirim,
berkongsi dan menyebarkan maklumat yang diingini secara lebih meluas.

Terdapat banyak kelebihan lain yang disediakan emel. pengguna juga

boleh menggunakan pelbagai aplikasi yang sentiasa ditambahbaik pihak
penyedia kemudahan. Yahoo mail dan gmail umpamanya, menyediakan
aplikasi chat di dalam emel mereka bagi memudahkan komunikasi
penggunanya tanpa perlu berpindah ke aplikasi sembang di laman bual
(chat room). ini memudahkan pengguna emel berkomunikasi dengan
kenalan mereka, pada masa yang sama masih lagi boleh menggunakan
aplikasi lain dalam emel.

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN MICROSOFT OFFICE, MICROSOFT WORD,

EXCEL, POWERPOINT, ACCESS
a. Microsoft Office Word

1. Kelebihan Microsoft Office Word.

Word dilengkapi tool dasar untuk desktop publishing.

Fasilitas lebih lengkap dari versi sebelumnya.
Pada tampilan menu INSERT, menu picture, clipart, dll dilengkapi dengan
gambar -gambar dengan ukuran yang sedikit besar dan berwarna yang
membuat tampilannya kelihatan lebih menarik.
Terdapat menu REFERENCES yang sebelumnya tidak terdapat pada
Microsoft Word 2003. Pada menu ini terdapat cara untuk memudahkan
membuat daftar pustaka, daftar isi atau sebagainya.
Terdapat Office Button atau tombol bulat di pojok kiri atas yang sebagian
besar gunanyauntuk menggantikan fungsi menu file.
Loading lebih cepat dari versi sebelumnya, Ukuran file yang dihasilkan
lebih kecil, Gaya tulisan yang lebih banyak dan terbaru. Pengaturan
naskah lebih mudah jika sudah menguasainya.Dan Dapat membaca semua
file dari semua versi office yang ada.
Terdapat smartart, yaitu sekumpulan template grafis yang mudah
digunakan Terdapat quick acces toolbar.,Saat menu utama di klik
langsung muncul ikon ikon yang disebut dengan ribbon.
Dapat menyisipkan gambar ke dalam naskah, Title Bar terletak tepat di
bagian tengah atas. Mempunyai 7 menu utama yang terkesan lebih simple
dari versi sebelumnya.Toolbar ditampilkan secara vertical sehingga tidak
mengganggu lembar kerja.
Dapat mempublish atau memposting tulisan ke blog. Sudah mulai ada
perkembangan untuk Save as. Kita dapat menyimpan file dengan default
yang kita hendaki yakni Word document, Word template, Word 97-2003
document. Template yang digunakan sudah mulai beragam se hingga
tampilan lebih menarik.
Memiliki preview dari setiap ikon tentang pengaturan halaman apabila
kita dekatkan kursor pada ikon yang kita kehendaki, Terdapat fasilitas
untuk menggunakan equation untuk menulis rumus. Multi dukungan
untuk .NET, Web (kompatibilitas lebih bagus).dan Desain baru yang lebih
mengutamakan kemudahan penggunaan. Dan dilengkapi tool dasar untuk
desktop publishing.
Kekurangan Microsoft Office Word.
Perubahan design yang drastis sehingga mengharuskan pengguna baru
untuk mempelajari lagi dan membutuhkan waktu hingga terbiasa.
Relatif berat, terutama di mesin yang pas-pasan.

Banyak fitur yang mubazir, apalagi kalau kita menggunakannya untuk

sekedar menulis surat. Installer yang lebih besar.
Spesifikasi yang dicapai lebih berat, yaitu processor sebesar 500 MHz
(kecepatannya), RAM sebesar 256 MB (disarankan 512 MB), VGA 64 MB
(agar pemrosesan gambar lebih cepat), HDD yang disediakan minimal 600
MB (disarankan 1 GB).
Minimal OS Windows XP dengan SP2.
Sedikit lebih sulit bagi orang-orang yang sudah terbiasa menggunakan
Microsoft Word 2003.
File yang dihasilkan defaultnya berformat .docx dimana pada format ini
tidak dapat dieksekusi atau dibaca oleh Microsoft Word 2003.
Menyimpan file untuk web terasa lebih kompleks dibanding pada edisi
sebelumnya.
Tab konstektual dan style gellery agak mengganggu.
Karena merupakan versi baru sehingga membutuhkan penyesuaian
penggunaan sistem dari user
b. Microsoft Office Excel.

Kelebihan Microsoft Office Excel.

Mempunyai kemampuan menampung data yang cukup besar dengan 1 juta
baris dan 16.000 kolom dalam 1 sheet. Jadi dalam 1 sheet bisa
menampung jawaban 1 juta responden dan 16 ribu jawaban/pertanyaan.
Microsoft excel mempunyai Format yang paling populer dan fleksibel jadi
sebagian besar software data entry ada fasilitas konversi ke format excel
atau format lain yang bisa dibaca excel. Atau jika dibutuhkan kita bisa
konversi balik dari excel ke software statistik lainnya.
Microsoft Excel mempunyai program penggunaan rumus yang sangat
lengkap sehingga mempermudah pengolahan angka untuk menghasilkan
dokumen yang lebih canggih.
Dengan Pivot Tables, kita bisa kerja lebih efektif karena semua tabel
summary yang kita rencanakan bisa kita buat dahulu walaupun data

belum masuk semua. Setiap ada data masuk otomatis pivot table akan
me-refresh sehingga tabel akan terupdate sendiri.

Kekurangan Microsoft Office Excel.

Software pengolah angka ini berbayar atau tidak gratis.
Aplikasi ini memerlukan banyak memory (RAM) dan proccessor yang besar
(CPU).
Untuk membuat kolom baru yang berisi pengkategorian dari sebuah
kolom/jawaban pertanyaan, atau membuat filter responden; kita harus
membuat rumus excel baik rumus matematika, logika maupun text.
Banyak orang yang tidak suka dengan hal ini karena di SPSS misalnya,
kita dengan mudah untuk melakukan filter atau pengkategorian jawaban
baru.
Dari penjelasan diatas bahwa perangkat lunak pengolah angka adalah
perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan pemrosesan data
berupa angka. Berbeda halnya dengan perangkat lunak pengolah kata,
pengolah presentasi, pengolah data, dan pengolah gambaryang ada pada
halaman blog ini

c. Microsoft Office PowerPoint.

Kelebihan Microsoft Office PowerPoint.

Penyajiannya menarik karena ada permainan warna, huruf dan
animasi,baikanimasi teks maupun animasi gambar atau foto.
Lebih merangsang anak untuk mengetahui lebih jauh informasi
tentangbahan ajaryang tersaji.
Pesan informasi secara visual mudah dipahami peserta didik.

Tenaga pendidik tidak perlu banyak menerangkan bahan ajar

yangsedangdisajikan.
Dapat diperbanyak sesuai kebutuhan, dan dapat dipakai secaraberulangulang
Dapat disimpan dalam bentuk data optik atau magnetik. (CD /
Disket/Flashdisk), sehingga paraktis untuk di bawa ke mana-mana.

Kekurangan Microsoft Office PowerPoint.

Harus ada persiapan yang cukup menyita waktu dan tenaga.
Jika yang digunakan untuk presentasi di kelas adalah PC, maka
parapendidik harusdirepotkan oleh pengangkutan dan penyimpanan
PCtersebut.
Jika layar monitor yang digunakan terlalu kecil (14-15),
makakemungkinan besar siswa yang duduk jauh dari monitor
kesulitanmelihat sajian bahan ajar yang ditayangkan di PCtersebut.
Para pendidik harus memiliki cukup kemampuan untukmengoperasikan
program ini, agar jalannya presentasi tidak banyakhambatan

d. Mocrosoft Office Access.

Kelebihan Microsoft Access.

Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif
programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman
Structured Query Language (SQL). Para pengguna dapat mencampurkan
dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro) untuk
memprogram form dan logika dan juga untuk mengaplikasikan konsep
berorientasi objek.
kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query
Language (SQL).Microsoft Access mengizinkan pengembangan yang relatif
cepat karena semua table basis data, kueri, form, dan report disimpan di
dalam berkas basis data miliknya. Misalnya untuk membuat query,

Microsoft menggunakan Query Design Grid, sebuah program berbasis

grafis yang mengizinkan para penggunanya untuk membuat query tanpa
harus mengetahui bahasa SQL nya.
Kekurangan Microsoft Access.
Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan
sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna
cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang
bersifat klien atau server.
Karena kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan maka bayak
pengguna Microsoft Access menggunakan solusi system manajemen basis
data yang bersifat klien / server.
https://kadekrahayu2blog.wordpress.com/2015/01/04/43/

Definisi
Sistem otomasi pejabat : Mengumpul,memproses, menyimpan,
memindahkan maklumat dalam bentuk komunikasi pejabat elektronik,
dokumen, suara atau grafik antara individu dan kumpulan kerja dalam
organisasi.sistem automasi ini bergantung kepada pemprosesan teks,
telekomunikasi dan teknologi system maklumat lain untuk meningkatkan
komunikasi npejabat dan produktiviti.sistem ini dibahagikan kepada 3
kategori utama iaitu:
a) System pengurusan dan pengendalian dokumencontoh, pepprosesan
perkataan, penerbitan atas meja dan pemporosesan imej.
b) System penjadualan contoh, kalender elektronik dan alat Bantu
penjadualan.
c) System komunikasi contoh, mel elektronik, mel suara dan persidangan
video.