Linda S.

Iskandar

AUDIT SISTEM
MANAJEMEN
BASED ON
ISO 19011:2018

Linda S. Iskandar
 Trainer (Sertifikasi Kemenaker, BNSP & ISO
Management System on QHSE, Food &
Laboratory)
 ISO Management System on QHSE, Food &
Laboratory Auditr & Consultant

PROFILE
• S1 Teknik Kimia & S2 Magister Manajemen
• Berpengalaman 15 Tahun sebagai konsultan dan auditor untuk Sistem
Manajemen Terintegrasi di Berbagai Industri
• Memiliki Pengalaman dalam Pengembangan berbagai Sistem Manajemen
ISO 45001, ISO 9001, ISO 14001, 22000, SMK3 PP50/2012, SMKP, ISO
31000, ISO37001, ISO 26000, ISO 50001, ISO 17025, ISO 17020 & API
Spec Q1 di Beberapa Industri
• Ahli K3 Umum & Migas
• IRCA Auditor Registered ISO 45001, 9001, 14001, 22000
• Auditor SMK3 PP50/2012

Short Brief – ISO 19011:2018 1

Linda S. Iskandar

OUTLINE
3

1. Prinsip Audit

2. Pengelolaan program audit

3. Pelaksanaan audit

4. Kompetensi dan evaluasi auditor

PRINSIP AUDIT

Short Brief – ISO 19011:2018 2

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018
Audit pemasok

Untuk persyaratan peraturan

perundangan atau tujuan yang
serupa

Internal audit

Short Brief – ISO 19011:2018 3

Linda S. Iskandar

7
ISO 19011:2018 Istilah dan definisi
Auditi
Tenaga ahli
Audit Pengamat observer
Kriteria Audit Tim audit
Bukti audit Auditor
Temuan audit Kompetensi Auditor
Kesimpulan audit
ISTILAH &
DEFINISI
Program audit Sistem manajemen
Lingkup audit Resiko
Rencana audit Ketidaksesuaian
Kesesuaian

ISO 19011:2018 Istilah dan definisi

memperoleh bukti audit dan

• terdokumentasi

mengevaluasinya secara
objektif untuk menentukan
• independen
• sistematik,

sampai sejauh mana kriteria

audit dipenuhi
Audit :

Short Brief – ISO 19011:2018 4

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018 Istilah dan definisi

• kriteria audit : kebijakan, prosedur atau persyaratan (SNI

ISO 9001, ISO 14001, ISO IEC 19011 , regulasi Pemerintah dan
kebijakan perusahaan)

Page 7 of 82

ISO 19011:2018 Istilah dan definisi

Rekaman, pernyataan mengenai fakta atau

Bukti Audit informasi lain yang terkait dengan kriteria
audit dan dapat diverifikasi

hasil evaluasi bukti audit yang dikumpulkan

Temuan Audit terhadap kriteria audit (kesesuaian atau
ketidaksesuaian)

Hasil audit setelah mempertimbangkan

kesimpulan audit tujuan audit dan seluruh temuan audit

10

Short Brief – ISO 19011:2018 5

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018 Istilah dan definisi

AUDITEE Organisasi yang diaudit

Personel yang melaksanakan audit

AUDITOR

TIM AUDITOR Satu atau lebih auditor yang melaksanakan audit

Personel yang ikut tim audit tapi tidak melakukan audit

OBSERVER

GUIDE Personel yang ditunjuk oleh auditi untuk membantu tim audit

TENAGA AHLI Personel yang memberikan pengetahuan atau

(TECHNICAL
EXPERT) keahlian khusus kepada tim audit

ISO 19011:2018 Istilah dan definisi

kemampuan untuk menerapkan pengetahuan dan

Kompetensi
keterampilan untuk mencapai hasil yang diinginkan

Kesesuaian pemenuhan terhadap persyaratan

Ketidaksesuaian tidak memenuhi persyaratan

Sistem sistem untuk menetapkan kebijakan dan

manajemen sasaran untuk mencapai sasaran tersebut
12

Short Brief – ISO 19011:2018 6

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018 Istilah dan definisi

pengaturan satu atau lebih audit yang direncanakan dalam

Program audit
jangka waktu tertentu dan diarahkan untuk maksud tertentu

Lingkup audit cakupan dan batasan audit

Rencana audit uraian kegiatan dan pengaturan audit

Risiko pengaruh ketidakpastian pada tujuan

13

ISO 19011:2018 Prinsip Audit

• integritas • Independen
• Penyampaian yang objektif • Pendekatan berdasarkan
bukti
• kerahasiaan
• Profesional

Short Brief – ISO 19011:2018 7

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018 Pengelolaan Program Audit

5.2 Penetapan tujuan program
audit

5.3 Penetapan program audit

realisasi
(bagian 6)
5.4 Penerapan program audit
Kompetensi
auditor
(bagian 7)
5.5 pemantauan program audit

5.6 kaji ulang dan peningkatan

program audit

ISO 19011:2018 Pengelolaan Program Audit

Program audit dapat mencakup pertimbangan audit dari satu
atau lebih standar system manajemen

didasarkan pada ukuran dan sifat dari organisasi yang

Cakupan program diaudit, fungsionalitas, kompleksitas,dan tingkat
kematangan dari sistem manajemen yang akan diaudit.
audit

Short Brief – ISO 19011:2018 8

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018 Identifikasi dan evaluasi

risiko Program Audit
Perencanaan

Sumber daya

Pemilihan tim audit

Implementasi

Rekaman

Pemantauan

ISO 19011:2018 Ruang Lingkup Audit

• Perencanaan dan penjadwalan audit

yang mempertimbangkan risiko
program audit

• Penjaminan kerahasiaan dan

keamanan informasi

• Pemastian kompetensi auditor dan

ketua tim audit

Short Brief – ISO 19011:2018 9

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018 Penerapan Program Audit

• Mengkomunikasikan program audit

• Menetapkan tujuan, lingkup dan kriteria
untuk setiap audit sistem manajemen
• Penetapan jadwal

ISO 19011:2018 Penerapan Program Audit

• Combine audit
2 standar atau lebih dalam satu kali
audit

• Joint audit
2 atau lebih tim audit melakukan audit
pada satu organisasi

• Integrated audit
audit untuk 1 atau lebih standar
pada organisasi yang telah
menerapkan sistem terintegrasi

Short Brief – ISO 19011:2018 10

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018 Penerapan Program Audit

Rekaman Program Audit
a. Rekaman yang terkait dengan setiap program audit
b. Rekaman dari masing-masing individual audit
• rencana dan laporan audit;
• laporan ketidaksesuaian;
• laporan tindakan koreksi
• laporan audit tindak lanjut, jika sesuai.

ISO 19011:2018 Penerapan Program Audit

Rekaman Program Audit
Rekaman personel yang melakukan audit :

• kompetensi dan evaluasi kinerja anggota tim audit;

• Pemilihan tim audit, dan anggota tim
• Pemeliharaan dan peningkatan kompetensi.

Short Brief – ISO 19011:2018 11

Linda S. Iskandar

PELAKSANAAN AUDIT

ISO 19011:2018 Pelaksanaan Audit

Persiapan Pelaksanaan Persiapan dan

permulaan audit kegiatan kegiatan audit distribusi
laporan audit
audit

Penyelesaian Pelaksanaan
audit tindak lanjut
audit

Short Brief – ISO 19011:2018 12

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018 PELAKSANAAN AUDIT

Permulaan audit
6.2.1 Umum
6.2.2 Penetapan kontak awal
dengan auditi
6.2.3 Penentuan kelayakan audit

Persiapan kegiatan audit

6.3.1 Pelaksanaan tinjauan dokumen untuk

persiapan audit
6.3.2 Persiapan rencana audit
6.3.3 Penugasan tim audit
6.3.4 Persiapan dokumen kerja

ISO 19011:2018 PELAKSANAAN AUDIT

Pelaksanaan kegiatan audit

6.4.2 Pelaksanaan pertemuan pembukaan

6.4.3 Pelaksanaan tinjauan dokumen saat
pelaksanaan audit
6.4.4 Komunikasi selama audit
6.4.5 Penugasan peran dan tanggung jawab
pemandu dan pengamat
6.4.6 Pengumpulan dan verifikasi informasi
6.4.7 Pembuatan temuan audit Persiapan
6.4.8 kesimpulan audit Pelaksanaan
6.4.9 pertemuan penutupan

Persiapan dan distribusi laporan audit

6.5.1 Persiapan laporan audit
6.5.2 Pendistribusian laporan audit

Penyelesaian audit

Pelaksanaan follow up audit

Short Brief – ISO 19011:2018 13

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018 Pelaksanaan Audit

Permulaan audit
• Penetapan kontak awal dengan auditi
• Penentuan kelayakan audit

ISO 19011:2018 Pelaksanaan Audit

PERMULAAN AUDIT
• Konfirmasi tentang tujuan, metode, dan komposisi akses dokumen dan rekaman
• persyaratan hukum dan kontrak yang berlaku serta persyaratan lain
• persetujuan dengan auditi mengenai cakupan
• pengungkapan dan perlakuan informasi yang bersifat rahasia
• pengaturan audit termasuk penjadwalannya
• menentukan persyaratan spesifik suatu lokasi terkait akses
• keamanan, keselamatan dan kesehatan atau lainnya
• kehadiran pengamat dan kebutuhan pemandu bagi tim audit
• area yang menjadi fokus audit

Short Brief – ISO 19011:2018 14

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018 Pelaksanaan Audit

PERSIAPAN AUDIT
• Tinjauan dokumen untuk persiapan audit
• Menyiapkan rencana audit
• Membagi tugas tim audit
• Menyiapkan dokumen kerja

ISO 19011:2018 Pelaksanaan Audit

AUDIT LAPANGAN
• Pertemuan pembukaan
• Tinjauan dokumen
• Komunikasi
• Fungsi, peran pemandu dan pengamat
• Pengumpulan dan verifikasi informasi
• Pembuatan temuan audit
• Persiapan kesimpulan audit
• pertemuan penutupan

Short Brief – ISO 19011:2018 15

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018 Pelaksanaan Audit

Tujuan Pertemuan Pembukaan
a. Mengkonfirmasikan persetujuan rencana audit kepada semua
pihak (contoh auditi, tim audit)
b. Memperkenalkan tim audit
c. Memastikan bahwa seluruh kegiatan audit yang
direncanakan dapat dilaksanakan

Jika perlu dapat dikenalkan metode mengelola

resiko kepada organisasi yang mungkin berasal
dari kehadiran anggota tim audit

ISO 19011:2018 Pelaksanaan Audit

Tinjauan Dokumen
Melakukan review terhadap Dokumentasi
auditi untuk :
• Menentukan apakah sistem yang didokumentasikan
sesuai dengan kriteria audit
• Mengumpulkan informasi untuk mendukung
kegiatan audit.

Short Brief – ISO 19011:2018 16

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018 Pelaksanaan Audit

Komunikasi Audit
• Antara anggota tim
Diskusi – tukar informasi,
kajian kemajuan audit,
penetapan tugas kembali

• Dengan auditee
• Perkembangan pelaksanaan audi/hal penting
• Adanya risiko mendesak tanpa ditunda, misal
isu keselamatan, lingkungan, kontaminasi
• Tujuan audit tidak tercapai
• Kebutuhan untuk merubah ruang lingkup

ISO 19011:2018 Pelaksanaan Audit

Pengumpulan dan verifikasi informasi
• Informasi yang dikumpulkan harus sesuai dengan tujuan, ruang lingkup,
kriteria audit

• Metode :

Tinjauan
3 Dokumen &
Wawancara Rekaman

1 2
Observasi

Short Brief – ISO 19011:2018 17

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018 Pelaksanaan Audit 35

35
Pengumpulan dan verifikasi informasi
Sumber informasi

Pengumpulan informasi dengan

pengambilan contoh yang sesuai
Verifikasi
Bukti audit

Evaluasi terhadap kriteria audit Metode pengumpulan informasi

mencakup :
• wawancara;
Temuan audit
• Observasi;
• Tinjauan dokumen & rekaman.
Peninjauan

Kesimpulan audit

35

ISO 19011:2018 Pelaksanaan Audit

Pertimbangan pemilihan Anggota tim Audit

a. Kompetensi keseluruhan tim audit

b. Kompleksitas audit ,dan jika audit merupakan audit

gabungan atau bersama

c. Metode audit yang telah dipilih

d. Persyaratan hukum dan kontrak serta persyaratan

lainnya yang menjadi komitmen organisasi

e. Impartiality

f. Interaksi tim yg efektif

g. Bahasa audit

Short Brief – ISO 19011:2018 18

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018 Pelaksanaan Audit

Sampling Audit
Pengambilan contoh berdasarkan justifikasi
• Pengalaman audit sebelumnya dalam ruang lingkup audit yang sama;

• Kompleksitas persyaratan (termasuk persyaratan hukum) untuk mencapai

sasaran audit

• Kompleksitas dan interaksi proses organisasi dan elemen sistem

manajemen;

• Derajat perubahan teknologi, faktor manusia atau sistem manajemen

• Identifikasi area risiko kunci sebelumnya dan area perbaikan

• Hasil pemantauan sistem manajemen.

ISO 19011:2018 Pelaksanaan Audit

Temuan Audit
• Kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria
audit
• Identifikasi peluang untuk peningkatan
• Kesesuaian dengan kriteria dirangkum untuk
menunjukkan lokasi, fungsi atau proses yang diaudit

Short Brief – ISO 19011:2018 19

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018 Pelaksanaan Audit

Temuan Audit
Temuan audit harus dievaluasi berdasarkan kriteria audit yang digunakan untuk
menentukan klasifikasi temuan.
Temuan audit dapat diklasifikasikan “kesesuaian” atau “ketidaksesuaian” terhadap
standar dan/atau sebagai peluang perbaikan mutu/lingkungan.

 Temuan positif
 Observasi/Opportunity For Improvement
(OFI)
 Ketidaksesuaian Minor/ non significant
 Ketidaksesuaian Major/ significant

39

ISO 19011:2018 Pelaksanaan Audit

Temuan Audit Major/ Significant Nonconformity

 Berdampak yang serius terhadap pencapaian muttu atau efektivitas

sistem manajemen mutu

Contoh:
 Tidak dilakukannya pemeriksaan/pengujian pada saat penerimaan bahan
baku
 Tidak adanya pengendalian terhadap proses khusus
 Tidak dilakukannya program audit mutu internal

40

Short Brief – ISO 19011:2018 20

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018 Pelaksanaan Audit

Temuan Audit Minor/ Non Significant Nonconformity

 Tidak mempunyai dampak yang serius terhadap mutu atau system

manajemen mutu
 Human error

 Kesalahan atau ketidaksesuaian pada dokumen seperti prosedur

atau instruksi kerja terhadap pelaksanaan yang sebenarnya atau
terhadap persyaratan standar yang ada
 Penyimpangan dalam penerapan terhadap bagian dari prosedur
instruksi kerja
41

ISO 19011:2018 Pelaksanaan Audit

Temuan Audit
Observation/OFI

 Tidak dikategorikan ketidak sesuaian

 Tidak melanggar elemen dari sistem manajemen
mutu/lingkunganyang telah ditetapkan
 Berdasarkan pengalaman dan pengetahuan seorang
auditor internal
 Bersifat saran untuk peningkatan atau peluang perbaikan

Contoh: “Pelaksanaan diklat On-Job-Training sebaiknya mempertimbangkan

waktu yang tepat untuk pelaksanaan dan evaluasinya.”

42

Short Brief – ISO 19011:2018 21

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018 Pelaksanaan Audit

• Presentasi temuan dan rapat penutupan :

kesimpulan audit, • Bukti audit yang dikumpulkan
dipimpin oleh ketua tim. berdasarkan sampling

• Metode pelaporan;
• Proses penanganan temuan
• audit dan konsekuensi yang
• mungkin timbul akibat adanya
• temuan tersebut;
• Presentasi temuan audit dan
kesimpulan;
• Kegiatan pasca audit.

Page 66 of 82

ISO 19011:2018 Tindak Lanjut Audit

Laporan Audit
Laporan : rekaman audit lengkap, akurat, singkat dan jelas
• Sasaran audit;
• lingkup audit,
• identifikasi klien audit;
• identifikasi tim audit dan peserta auditi dalam audit;
• tanggal dan lokasi kegiatan audit dilaksanakan;
• kriteria audit;
• temuan audit dan bukti terkait;
• kesimpulan audit;
• pernyataan mengenai derajat kriteria audit yang telah dipenuhi;

Laporan Audit dapat juga mencakup atau mengacu Rencana audit;

Short Brief – ISO 19011:2018 22

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018 Tindak Lanjut Audit

• CAR sesuai waktu yang ditetapkan

• Penyelesaian dan keefektifan CAR diverifikasi

KOMPETENSI AUDITOR

Short Brief – ISO 19011:2018 23

Linda S. Iskandar

ISO 19011:2018 Kompetensi Auditor

Pengetahuan dan keterampilan Auditor sistem manajemen

1. Pengetahuan dan keterampilan general auditor sistem manajemen
seperti : Prinsip audit, metode dan proses
2. Pengetahuan dan keterampilan tambahan yang dibutuhkan
untuk memimpin tim audit
3. Pengetahuan dan keterampilan spesifik :
• Standar sistem manajemen dan standar lain
• Informasi auditee dan konteksnya (isu internal/eksternal) Pihak berkepentingan
& kebutuhan & harapan, kegiatan bisnis, produk, jasa, proses auditee)
• Persyaratan peraturan & persyaratan lain yg terkait dgn
• kegiatan bisnis auditee
Page 74 of 82

Terima Kasih
lindasaraswati.iskandar@gmail.com
PHONE / WA : 081281869775

Short Brief – ISO 19011:2018 24