SESI 1

PENGENALAN DAN
KEPENTINGAN AUDIT
DALAMAN

1
 PENGENALAN
Kriteria Audit Audit Bukti Audit

Kriteria Auditor Skop Audit

Penemuan Audit

Kepatuhan Kesimpulan Audit Ketidakpatuhan

Minor Major Obs

Persijilan Re-Audit

2
 DEFINISI AUDIT

Menurut MS ISO 9000:2005, audit ditafsirkan sebagai:-

Suatu proses yang bersistematik, bebas dan

berdokumen dalam memperolehi bukti audit dan
menilainya secara objektif bagi menentukan sejauh
mana kriteria audit itu dipenuhi.

3
 TUJUAN AUDIT DALAMAN

Untuk menentukan samada sistem pengurusan kualiti

mematuhi atau tidak, keperluan standard
Untuk mengukur kesediaan bagi mematuhi keperluan ISO
9001:2008
Untuk menilai perlaksanaan sistem dan keberkesanannya
mencapai objektif organisasi
Untuk tujuan penambahbaikan, bukan untuk mencari
kesilapan/kesalahan
Sebagai input kepada pihak pengurusan, untuk mengetahui
kekuatan dan kelemahan organisasi
Untuk mencari ruang-ruang peningkatan kualiti

4
 OBJEKTIF AUDIT KUALITI

(1) Memastikan QMS yang dilaksanakan mematuhi keperluan standard

(2) Dilaksanakan dengan betul dan tepat
(3) Memenuhi keperluan standard (8.2.2)
(4) Peluang penambahbaikan berterusan

5
A-3
 TERMINOLOGY
AUDIT EVIDENCES
Records, statements of fact or other information which are
relevant to audit criteria and verifiable, it may be qualitative
and quantitative

AUDIT CRITERIA
Set of policies, procedures or requirements used as references
against audit criteria are compared.

6
 TERMINOLOGY
OBJECTIVES EVIDENCES
It is the data or information supporting the existence or verify of
something

(eg; hard copy, soft copy documentation, forms, records,

statement of facts, observations or any relevant information.
May include currents/history records)

7
 TERMINOLOGY
OBJECTIVES EVIDENCES

O.E = Ask Question Information + Verification

Information gathering tools.

8
 DAFTAR KATA

KRITERIA
j BUKTI
AUDIT AUDIT

PENEMUAN AUDIT

MEMATUHI KETIDAKPATUHAN

BESAR KECIL PEMERHATIAN

KEPUTUSAN AUDIT

CADANGAN UNTUK DIAUDIT SEMULA

9
 KEPENTINGAN AUDIT DALAMAN

MASALAH-MASALAH MASALAH-MASALAH

KEPERLUAN-KEPERLUAN
ISO 9001:2008

PEMBELIAN STOR PEMASARAN PENENTUAN PENGURUSAN PENGELUARAN

KUALITI (QA)

AUDIT

SEMAKAN PENGURUSAN

10
 KEPERLUAN ISO 9001:2008
TERHADAP AUDIT DALAMAN

Elemen untuk Audit Dalaman ialah sebahagian

dari klausa 8 dari ISO 9001:2008;
Iaitu; 8.2.2: Measurement, Analysis,
Improvement. Sub-klausa adalah diterjemah
seperti berikut;

11
 8.2.2 Audit Dalaman P
Organisasi mestilah menjalankan audit dalaman pada jangkamasa yang dirancang
untuk menentukan samada SPK
a) mematuhi perancangan (7.1), mematuhi kehendak standard
antarabangsa dan mematuhi keperluan SPK yang diwujudkan
b) dilaksanakan dan dipelihara secara berkesan. Prosedur
Audit

Jadual audit berdasarkan status dan kepentingan proses

Mengambilkira hasil audit terdahulu
Kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah audit mestilah dijelaskan.
Auditor dilantik mestilah tidak mengaudit kerja mereka sendiri.
Prosedur audit hendaklah menyatakan Pihak yang di audit memastikan tindakan
tanggungjawab dan keperluan bagi segera (correction) dan tindakan pembetulan
perancangan dan pelaksanaan audit, dilaksanakan tanpa lengah bagi menghapuskan
mewujudkan rekod dan laporan ketidakpatuhan dan puncanya.
keputusan audit.
Rekod audit dan keputusannya Tindakan susulan mestilah merangkumi
hendaklah dipelihara (4.2.4). verifikasi tindakan yang diambil dan laporan
hasil verifikasi
Nota : lihat panduan ISO 19011 12
 Tiga Pihak Terlibat

Organisasi PENGURUSAN
AUDIT

TINDAKAN
PEMBETULAN
AUDITOR

AUDITEE

13
 JENIS-JENIS AUDIT

Audit terbahagi kepada tiga (3) :

Audit Pihak Pertama (First Party Audit)

Pihak Kedua (Second Party Audit)
Audit Pihak Ketiga (Third Party Audit)

14
 JENIS-JENIS AUDIT
1) AUDIT PIHAK PERTAMA ATAU AUDIT DALAMAN ( FIRST PARTY
AUDIT OR INTERNAL AUDIT)

Audit yang dijalankan untuk menilai/melihat terhadap sistem- sistem,

prosedur-prosedur dan aktivitinya bagi memastikan perkara-perkara
tersebut adalah mencukupi dan memenuhi keperluan-keperluan yang
dinyatakan.

Audit ini memberitahu, pihak pengurusan samada polisi-polisi

(dasar-dasar) syarikat ditepati, sistem adalah berkesan dan lancar
atau memerlukan perubahan

Ia boleh menjalinkan hubungan atau komunikasi dalam

organisasi/syarikat dan sebagai penggerak yang hebat
15
 JENIS-JENIS AUDIT
2) AUDIT PIHAK KEDUA (SECOND PARTY AUDIT)
Audit yang dijalankan oleh sesebuah syarikat ke atas pembekal-
pembekalnya / subkontraktor
PENILAIAN TERHADAP PEMBEKAL DAN KEMAMPUANNYA

3) AUDIT PIHAK KETIGA (THIRD PARTY AUDIT)

Audit luaran yang dijalankan oleh pihak ketiga yang bebas untuk
menilai/melihat syarikat tersebut menepati keperluan sistem dan
keberkesanannya mencapai polisi syarikat.

audit compliance atau surveilance

PERSIJILAN PIHAK KETIGA

16
 pelanggan AUDIT
JENIS-JENIS
Pihak kedua
Pelanggan melakukan
audit kepada anda
Pihak
ketiga
Audit
Luar Dalam
Customer oleh
Pihak pertama badan
Audit dilakukan bebas
oleh organisasi itu sendiri
Pihak kedua
Anda melakukan
audit kepada pembekal
pembekal

17
 TYPE OF 1st 2nd 3rd
AUDIT PARTY PARTY PARTY
CRITERIA

Assessing Internal Conformity to

Objective Effectiveness
Ability to
Supply
Standard
requirements

Internal QMS
Requirements Document
Contract ISO 9001:2000

Auditor-auditee US on US US on Them Them on US

relationship
Top Mment Client
Scope -Quality Purchasing/ Certification Body
-Function Operation

18
 PERINGKAT-PERINGKAT AUDIT
1) AUDIT TAHAP 1 (STAGE 1 AUDIT)
Untuk mengetahui bahawa sistem telah didokumenkan bagi memenuhi
keperluan- keperluan standard, kehendak undang-undang dan keperluan
pelanggan.
Untuk mengetahui tahap kecukupan Sistem Kualiti yang telah
didokumenkan untuk memenuhi standard sistem kualiti.
Memastikan kesediaan syarikat untuk pensijilan.

2) AUDIT TAHAP 2 (STAGE 2 AUDIT)

Audit untuk menentukan sejauh manakah sistem yang didokumenkan telah

dilaksanakan dan berkesan untuk mencapai objektif organisasi, kehendak
undang-undang dan keperluan pelanggan.

19
 PERINGKAT-PERINGKAT AUDIT

3) AUDIT PENGAWASAN (SURVEILANCE AUDIT)

Audit untuk memastikan perlaksanaan sistem-sistem kualiti yang
telah dibangunkan dapat dipelihara.
Untuk memastikan sistem tersebut ditingkatkan secara
berterusan dan mencapai kepuasan pelanggan.

20
 PERINGKAT-PERINGKAT AUDIT
ISO 9001 : 2008
Stage 1 Audit : Audit yang dijalankan
ke atas dokumentasi Sistem Kualiti
bertujuan untuk mengetahui tahap
kecukupannya memenuhi sesuatu
standard sistem kualiti.
Stage 1
Stage 2 Audit : Audit untuk
menentukan sejauh manakah
sistem yang didokumenkan telah
Stage 2
dilaksanakan dan mencapai objektif
syarikat Audit Dalaman

Surveillance audit (Audit

Surveillance
Pengawasan) - Audit untuk
memastikan sistem-sistem
kualiti adalah dipelihara
21
 PROSES AUDIT

Laporkan semasa
Semakan Pengurusan
PDCA digunakan semasa proses audit

1. Perancangan 2.Pelaksanaan 3.Pelaporan

4.Tindakan Pembetulan
dan Susulan

22
 PROSES AUDIT
PERANCANGAN DAN 1) J_________/P________ Audit
PERSEDIAAN 2) Perlantikan A_____ 3) P______ Audit
(Planning and Preparation) 4) Makluman kepada ________ 5) Makluman kepada_______
6) Semak D_______ vs R________ 7) Senarai S__________
PELAKSANAKAN AUDIT
(Performing the Audit)

PELAPORAN
(Reporting)

TINDAKAN PEMBETULAN
DAN SUSULAN
(Corrective Action and
Follow-up)

23
 SESI 2

MEMAHAMI KEPERLUAN ISO

9001:2008
(ULANGKAJI)

24
 SIRI ISO 9000
Sistem Pengurusan Kualiti
ISO 9000
- Asas dan Perbendaharaan Kata

ISO 9001 Sistem Pengurusan Kualiti

- Keperluan

ISO 9004 Sistem Pengurusan Kualiti

- Garis panduan untuk penambahbaikan dalam
perlaksanaan

Garis panduan untuk Audit bagi Sistem

ISO 19011
Pengurusan Kualiti dan/atau Alam Sekitar

25
 ISO 9001
Fokus kepada penyesuaian terhadap kepuasan pelanggan

Standard ISO 9001:2000 menggantikan ISO 9001, ISO 9002 and ISO
9003

ISO 9002 ISO 9003

26
 MODEL PROSES ISO
9001:2000
QUALITY MANAGEMENT SYSTEM
CONTINUAL IMPROVEMENT

Management
responsibility S
C a
t
C
u R i u
e
Resource Measurement, s
s
s q f
u management analysis, a
t
t i c
improvement o
o r t
i
e
m m o m
e n
e e
n
t Input
Product r
r s (and/or service)
Output Product/
Service
realization

Fig. 1 Quality Management Process Model

27
Sistem ISO 9001:2008 berdasarkan kepada kitaran
Plan-Do-Check-Act (PDCA)

Plan (Klausa 4,5 dan 6)

Act (Klausa 8)
Tindakan Pembetulan dan
Pencegahan
Peningkatan Berterusan
Kenalpasti proses dan hubungkait
antara proses
Polisi dan objektif kualiti
Menyediakan sumber

A P
Check (Klausa 8) C D
Do (Klausa 7)
Audit Dalaman
Realisasi perkhidmatan
Analisa
Pengukuran proses
Pengukuran produk

28
 ISO 9001:2008
0 Introduction
0.1 General
0.2 Process approach
0.3 Relationship with ISO 9004
0.4 Compatibility with other management
systems
1. Scope
1.1 General
1.2 Permissible exclusions
2. Normative reference
3. Terms and definitions
4. Quality Management System
4.1 General requirements
4.2 General documentation
requirements
5. Management Responsibility
5.1 Management commitment
5.2 Customer focus
5.3 Quality policy
5.4 Planning
5.5 Responsibility and authority and
Communication
5.6 Management Review
6. Resource Management
6.1 Provision of resources
6.2 Human resources
6.3 Facilities
6.4 Work environment
7. Product Realization
7.1 Planning of realization processes
7.2 Customer-related processes
7.3 Design and/or development
7.4 Purchasing
7.5 Production and service operations
7.6 Control of measuring & monitoring
equipment
8. Measurement, Analysis and
Improvement
8.1 Planning
8.2 Measurement and monitoring
8.3 Control of nonconforming product
8.4 Analysis of data
8.5 Improvement
29
 CLAUSE 4: QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

4.0 Quality
Management
System
4.1 General
Requirements

4.2 Documentation
Requirements

4.2.3 Control of 4.2.4 Control of

4.2.1 General 4.2.2 Quality Manual
Documents Records

30
 CLAUSE 5: MANAGEMENT RESPONSIBILITY
5.4.2 Quality
5.4.1 Quality management 5.2 Customer 5.6.2 Review 5.6.2 Review
system 5.6.1 General
objectives Focus Input output
planning

5.6 Management
5.4 Planning
review
5.0 Management
responsibility

5.3 Quality 5.1 Management

policy commitment

5.5 Responsibility,
authority and
communication

5.5.3 Management 5.5.3 Internal 5.5.1 Responsibility

representative communication and authority
31
 CLAUSE 6: RESOURCE MANAGEMENT

6.2.2 Competence,
training and
6.2.1 General
awareness

6.2 Human 6.4 Work

resource 6.0 Resource environment
Management

6.1 Provision
of 6.3 Infrastructure
resources

32
 CLAUSE 7: PRODUCT REALISATION
7.5.1 Control of 7.5.3 Identification 7.5.2 Validation of
7.5.4 Customer 7.5.5 Preservation processes for
production and &
property of product production and
service provision traceability
service provision

7.5 Production
& service 7.2.1 Determination
7.4.3 Verification 7.2.2 Review of
provision of requirements 7.2.3 Customer
7.4.1 Purchasing 7.4.2 Purchasing of purchased requirements
related to the communication
process information product related to the
product
product

7.2 Customer-
7.4 Purchasing related
7.0 Product processes
realisation

7.6 Control of
measuring & 7.1 Planning
monitoring of product
equipment realisation

7.3 Design and

development

7.3.7 Control of
7.3.1 Planning 7.3.2 Inputs 7.3.3 Outputs 7.3.4 Review 7.3.5 Verification 7.3.6 Validation design and
development
changes

33
CLAUSE 8: MEASUREMENT ANALYSIS AND IMPROVEMENT

8.5.1Continual 8.5.2 Corrective 8.5.3 Preventive

Improvement Action Action

8.4 Analysis 8.5 Improvement

of Data 8.0 Measurement
Analysis
And Improvement

8.3 Control of
8.1 General Nonconforming
Product

8.2 Monitoring And

Measurment

8.2.3 Monitoring 8.2.4 Monitoring

8.2.1 Customer
8.2.2 Internal Audit And Measurement of And Measurement of
Satisfaction
processes product
34
 SESI 3

AUDIT: PENDEKATAN
PROSES

35
 FASAL 4.0
SISTEM PENGURUSAN KUALITI
FASAL 4.1 KEPERLUAN AM
a) Menentukan proses untuk SPK
b) Menentukan turutan dan hubungkait antara proses
tersebut
c) Menentukan kriteria dan kaedah bagi memastikan
operasi dan kawalan proses adalah efektif;
d) Memastikan maklumat dan sumber diperolehi untuk
membantu operasi dan pengawasan proses dengan
efektif;
e) Memantau,mengukur di mana perlu dan menganalisa
proses
f) Melaksanakan tindakan yang perlu bagi mencapai
keputusan yang dirancang dan peningkatan
berterusan. 36
 Apa itu Proses
Proses
- Aktiviti yang mengubah input menjadi output

Input Proses Output

Pelanggan
Pelanggan mendapat
mempunyai
apa yang diperlukan
keperluan

37
Proses
4 Setiap proses mempunyai titik mula dan akhir

INPUT OUTPUT
Keperluan Kepuasan
Pelanggan Pelanggan

4 Output sesuatu proses menjadi input kepada proses yang lain

Step Step Step Step

1 2 3 N
Input Output

*Sistem wujud bila banyak proses berhubung dan berinteraksi

38
Elemen yang penting

Proses

Pelanggan

Pekerja Teknologi

39
 Jenis-Jenis Proses
Proses Pengurusan

A B C
Pembekal Pelanggan
PROSES UTAMA

Proses Sokongan

40

40
 Jenis-Jenis Proses
Proses Utama
Berhubung secara menerima input atau memberi output
kepada pelanggan.
Memberi nilai tambah kepada pelanggan.
Proses Sokongan
Proses yang diperlukan untuk memastikan proses utama
dapat berjalan dengan lancar.
Ketiadaan proses sokongan menyebabkan proses utama
yang berkaitan bermasalah.
Proses Pengurusan
Proses yang diperlukan untuk memastikan semua proses
ini dijalankan secara cekap dan berkesan.
Ketiadaan proses pengurusan boleh mengakibatkan
kesemua proses utama bermasalah.
41

41
 PROCESS MODEL
ISO 9001:2008
SUPPORT PROCESS
Management
responsibility S
C a
t
C
u R i u
e Measurement , s
s q Resource f s
analysis , a
t u
i
management c
t
improvement t o
o r
e i
m m o m
e n
e e
n
t Input
Product r
r s (and /or service )
Output Product /
Service
realization

PRIMARY PROCESS

42
 Process mapping - Example
Satisfaction
Requirement

B C U S T O M E R
A Requirement Complaint

C O M P A N Y
Market
Enquiry Order
Study

T
Business
Plan

Capable
Product T to develop Y Product Inspection
Exist ? new Development
product?

Prepare Quotation Y
Planning Production Delivery Payment
Quotation approved

CUSTOMER ORIENTED Review

Storage
Quotation
PROCESSES

MANAGEMENT Preventive Control of Nonconforming Product

PROCESSES Action
Management
Corrective Action
Review
Internal Audit
Measurement, Analysis, Improvement

SUPPORT PROCESSES
Training , Purchasing, Calibration, Packaging, Maintenance,
Document Control, Record Control.

43
 Process Mapping (Example)
Training
Top Management Administration Project Supplier

Quality Policy
CUSTOMER REQUIREMENTS

Quality Objective

CUSTOMER SATISFACTION
Budget Training

Proposal Review

Planning

Consultation Purchasing

Control of
Complete NCR

Reporting

Complaint Measurement
and analysis
Management
Review IQA, Corrective and Preventive Action

44
 Contoh Proses
Proses pemilihan bakal pelatih
Proses pendaftaran
Proses pendaftaran asrama
Proses rekabentuk kursus baru
Proses pemilihan pensyarah
jemputan
Proses pengajaran
Proses praktikum
Proses penilaian
Proses kawalan rekod
Record Keeping Process
Proses kajian kepuasan pelanggan
Proses Rekabentuk
Proses pengeluaran
Proses latihan staf
Proses perolehan
Proses komunikasi dalaman
Proses penambahbaikan
Proses audit dalaman
Proses kawalan dokumen
45
 Contoh Proses Utama (Jabatan Buruh)
1) Penerimaan Aduan Buruh
2) Penyiasatan aduan-aduan Buruh
3) Kes Buruh
4) Mahkamah Buruh
5) Penghantaran Saman
6) Maklumbalas Pelanggan
7) Kempen kesedaran

46
Contoh Proses Utama (PU).
(Pengajaran)
1) Pemasaran
2) Kemasukan pelajar
3) Pendaftaran matapelajaran
4) Pengajaran dan pembelajaran
5) Peperiksaan
6) Persijilan
7) Aduan Pelanggan
8) Pembayaran

47
 Apakah dia Proses Utama (PU) ?
O I
O
PU: Proses yang I
I
berhubung secara O
langsung kepada O
pelanggan. Input dari 4 3 I
pelanggan dan Output I 5
kepada pelanggan 2 O
6
O 1 I

I 7 10
8 9 O
O
I
I O
O
I

48
 Apakan dia Proses Utama?
O

Organisasi

49
 Senaraikan Proses Utama Organisasi
Anda
1) __________________
2) __________________
3) __________________
4) __________________
5) __________________
6) __________________

50
 Apakah dia Proses Sokongan (PS)
O

3
2 Proses
Sokongan
1
I

O
PS: Proses yang
Support C
menyokong Process B
Sub-
Support
Process
kepada A

I
perlaksanaan
Proses Utama

51
 Contoh Proses Sokongan
(Jab. Buruh)
1) Pendaftaran aduan
2) Pengagihan kes aduan
3) Penghantaran Surat panggilan
4) Latihan kepada pegawai
5) Notis kepada majikan
6) Perlaksanaan keputusan aduan
7) Pengendalian pendakwaan
8) Pengendalian kompaun

52
 Contoh Proses Sokongan (PS)
- Pengajaran
1) Penyelenggaraan peralatan
2) Pengurusan fail
3) Pengurusan bilik kuliah
4) Pembelian
5) Penyelenggaraan kertas peperiksaan
6) Penyediaan
7) latihan
8) Pengambilan pekerja

53
 Senaraikan Proses Sokongan
Organisasi Anda

1) _______________________
2) _______________________
3) _______________________
4) _______________________
5) _______________________
6) _______________________

54
 Apakah Proses Pengurusan (PP)?
Proses Pengurusan
(PP): Memastikan
Proses
proses utama dan Sokongan Proses Utama
sokongan
dilaksanakan
dengan berkesan 1
Proses Utama 2
3

Proces
Sokongan

Proses Pengurusan

55
 Contoh Proses Pengurusan (PP)
1) Audit Dalaman
2) Mesyuarat Semakan Pengurusan
3) Tindakan Pembetulan dan Pencegahan
4) Komunikasi Dalaman
5) Belanjawan
6) Kawalan Dokumen
7) Analisis Data
8) Peningkatan Berterusan

56
 Senaraikan Proses Pengurusan
Organisasi Anda
1) ______________________
2) _______________________
3) _______________________
4) _______________________
5) _______________________
6) _______________________
7) _______________________
8) _______________________

57
 Apa itu Audit Pendekatan Proses ?
Penilaian terhadap kemampuan sesuatu proses
dalam sesebuah organisasi demi mencapai keperluan
pelanggan dan matlamat organisasi.
Menggantikan audit secara elemen dan prosedur

58
Audit Pendekatan Proses
Dept Dept Dept Dept Dept

Proses Utama 1

Proses Utama 2

Proses Utama 3

Audit Secara Prosedur
Audit Secara
Proses
*Pendekatan secara proses
merentasi fungsi/ bahagian demi
untuk mencapai kepuasan pelanggan

59
 Audit Pendekatan Proses
Proses Sokongan
Tentukuran
Pembelian Penyelenggaraan Latihan

Proses Utama
PELANGGAN

Audit Dalaman Tindakan Aduan Pelanggan

Pembetulan
Proses Pengurusan Mesyuarat
Semakan
Pengurusan
60
PERINGKAT-PERINGKAT
AUDIT DALAMAN

4PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN

(Planning and Preparation)

4 PELAKSANAAN AUDIT
(Performing the Audit)

4 PELAPORAN
(Reporting)

4 SUSULAN DAN PENUTUPAN

(Follow-up and Close Out)

61
 SESI 4

PERANCANGAN DAN
PERSEDIAAN AUDIT

62
 PERANCANGAN AUDIT

FAKTOR-FAKTOR UNTUK DIPERTIMBANGKAN:

Adakah ia merupakan audit Adequacy, Compliance,

produk atau gabungan audit?
Apakah maklumat yang diperlukan dan bila?
Skop dan sejauhmana terperincinya audit. Adakah ia
merangkumi kesemua aktiviti dan tempat. Apakah
asas pemilihan?
Bila audit patut dijalankan?
Banyak faktor boleh mempengaruhi persoalan ini.
Perhatian perlu diberi kepada kesediaan (availability) auditor
dan auditee dan samada akan berlaku pertukaran/
persaraan anggotakerja yang utama, dsb.

63
 PERANCANGAN AUDIT (samb.)

FAKTOR-FAKTOR UNTUK DIPERTIMBANGKAN:

Siapakah yang akan menjalankan audit?

Persoalan yang perlu dijawab adakah pengetahuan yang khusus
diperlukan, bolehkan audit digunakan sebagai peluang untuk kemajuan
kerjaya, adakah kita memerlukan kemahiran mengaudit yang khusus, dsb.

Bolehkan audit digabungkan dengan aktiviti-aktiviti lain

untuk mengelakkan pertindihan dan/atau peningkatan kos?
Ini boleh dicapai dengan menggabungkan audit dengan
pemeriksaan atau perbincangan komersial, dan yang berkaitan.

64
Perancangan dan Persediaan Audit

1. Wujudkan Jadual/ Program Audit

2. Lantik Auditor
3. Sediakan Pelan Audit (tujuan,
skop, kriteria, kaedah audit)
4. Maklumkan kepada Auditee
5. Penerangan kepada Auditor
(jika perlu)
6. Semak dokumen dan standard
7. Sediakan Senarai Semak mengikut
proses (jika perlu)
65
 1. Jadual/ Program Audit

Perancangan tahunan menyatakan tahun,

bulan, minggu, tarikh (jika perlu), jangkamasa dan
aktiviti yang perlu diaudit

66
 Jadual/ Program Audit

Diwujudkan pada awal tahun, kekerapan berdasarkan

Jenis proses
Kepentingan proses
Faktor lain yang perlu diambilkira :-
Keputusan audit yang terdahulu
Perubahan di dalam organisasi
Bilangan ketidakpatuhan
Aduan pelanggan

67
 Program Audit Dalaman
SYARIKAT PBT SDN BHD (SPBT)
JADUAL AUDIT DALAMAN BAGI TAHUN 2007

2007

AKTIVITI/BAHAGIAN DIAUDIT JAN MEI JUN JUL OGOS SEPT OKT NOV DIS
KEWANGAN M
- Pembayaran M
I I
PENTADBIRAN
N N
-Latihan, Pembelian
-Pengurusan Sumber G G
OPERASI G G
-Aduan Pelanggan U
-Kajian Selidik Pelanggan & Analisa U
-Pemantaun Kerja & yang berkaitan K P
-Projek P1, P2, P3,P4 E
E
KUALITI/PENGURUSAN R
ATASAN D
-Kawalan Dokumen & Rekod U T
-CA & PA; Audit Dalaman
-Sessi Temuduga dengan A A
Pengurusan Atasan & Staff M
-Semakan Pengurusan
A
DISEDIAKAN OLEH : DILULUSKAN OLEH:
DISEMAK OLEH; :
SAYA KETUA BESAR SAYA .
KETUA SAYA
Eksekutif Kualiti Pengarah Urusan
Pengurus Besar OPerasi
Tarikh : 20.3.06 Tarikh : 20.3.06
Tarikh : 20.3.06
68
 PENYEDIAAN JADUAL & PROGRAM AUDIT (3.11)

Satu set atau lebih audit yang dirancang untuk tempoh

PROGRAM AUDIT (3.11)
masa yang spesifik dan diarahkan ke sesebuah tujuan
yang spesifik
Nota : Sesebuah program audit adalah termasuk
semua aktiviti yang perlu untuk perancangan (planning),
penganjuran (organizing) dan pelaksanaan (conducting)
audit

PRAKTIS Program Audit/Jadual Audit Tahunan

Audit Plan
PROGRAM AUDIT - biasanya perancangan tahunan menyatakan tahun,
bulan, minggu dan tarikh (jika perlu), jangkamasa dan aktiviti yang perlu diaudit.

AUDIT PLAN - perancangan yang menyatakan lebih spesifik tentang jadual

waktu audit (tarikh, masa, waktu rehat, masa perbincangan) auditor, auditee,
kriteria audit, skop, methologi, department/aktiviti/proses yang perlu diaudit,
mesyuarat pembukaan dan penutupan audit

69 B - 2
 2. PELANTIKAN AUDITOR
KRITERIA MEMILIH AUDITOR

4 Bebas

4 Latihan

4 Pengetahuan dan Pengalaman

4 Kemahiran Berkomunikasi

4 Kredibiliti (Boleh Dipercayai)

70
 3. PELAN AUDIT

Perancangan spesifik tentang jadual waktu audit

- tarikh - metodologi audit
- masa -jabatan/bahagian/ aktiviti/
- waktu rehat proses yang perlu diaudit,
- masa pengauditan - mesyuarat pembukaan
- auditor - mesyuarat penutupan
- auditee - pelaporan audit
- ketua audit
- tujuan audit
- skop audit
71
 3. PELAN AUDIT
Sebelum audit, ketua auditor mestilah
menentukan:
Tujuan Audit
Skop Audit
Kriteria Audit
Menyediakan pelan audit yang
menyatakan perkara di atas dengan
terperinci

72
 Contoh tujuan dan Skop Audit

Tujuan:
menentukan kepatuhan terhadap keperluan MS ISO
9001:2008
menentukan samada SPK dilaksanakan seracra
berkesan dan dipelihara
mengenalpasti peluang-peluang peningkatan

Skop:
Liputan audit ;kenalpasti lokasi, bahagian ,aktiviti ,
proses dan juga masa yang akan diaudit

73
 Kriteria Audit
Kriteria Audit
Dokumentasi SPK organisasi yang diwujudkan
Keperluan MS ISO 9001:2008 standards
Keperluan Pelanggan
Akta dan keperluan undang-undang

74
Contoh Pelan Audit
PELAN AUDIT
AUDIT DALAMAN

ORGANISASI : ABC SDN BHD

TARIKH AUDIT : 16 17 Disember 2004

TUJUAN AUDIT: 1. Memastikan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti syarikat

mematuhi keperluan standard ISO 9001:2000
2. Memastikan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti syarikat
mematuhi dokumentasi yang diwujudkan.
3. Memastikan sistem pengurusan kualiti dilaksanakan dan
dipelihara secara berkesan.
SKOP : Proses berkaitan dengan pengeluaran PCB assembly

DOKUMEN RUJUKAN : MS ISO 9001:2000

Dokumentasi Sistem pengurusan kualiti ABC Sdn Bhd
KUMPULAN AUDIT: Kumpulan 1 Kumpulan 2 Kumpulan 3
Ketua : Musa Zaini Norliz
Ahli : Rohimah Halizatulakema
Rahinah

KAEDAH AUDIT : Temuduga, pemerhatian, penilaian terhadap rekod, dokumen dan

penulisan laporan
KEMUDAHAN YANG Bilik perbincangan
DIPERLUKAN : Dokumentasi sistem pengurusan kualiti ABC Sdn Bhd
Pengiring

PROGRAM AUDIT : Lihat mukasurat 2

75
HARI PERTAMA : 16/12/2004

Masa Aktiviti Penglibatan

Auditor Auditee
9.00-9.15 Mesyuarat Pembukaan Kumpulan 1,2,3

9.15-10.30 Pengurusan sumber-sumber

-Prosedur latihan (6.2.2) Kumpulan 2 Norliza
-Infrastruktur (6.3)
-Persekitaran kerja (6.4)

10.30-1.00 Realisasi Produk

-Prosedur Pembelian (7.4) Kumpulan 2

Sistem pengurusan kualiti

-Kawalan dokumen ( 4.2.3)
-Kawalan rekod(4.2.4)

1.00-2.00 Makan tengahari

2.00-4.00
Realisasi Produk Kumpulan 1
Audit proses pengeluaran :
1. proses printing,chip mouting,material
confirm,reflow curing dan perancangan
dan kawalan pengeluaran
Audit akan merangkumi :
-Perancangan (7.1)
- Proses berkaitan pelanggan (7.2)
-Peruntukan pengeluaran dan
perkhidmatan(7.5)
-Pemuliharaan produk (7.5.5)
-Kawalan Peralatan Pengukuran (7.6)

Pengurusan sumber-sumber
Proses penyelenggaran (6.3)

4.00-5.00 Penyediaan laporan

76
HARI KEDUA :17 /9/2004

Masa Aktiviti Penglibatan

Auditor Auditee
9.00-11.00 Pengukuran, analisa dan peningkatan
-Pemantauan dan pengukuran proses dan produk Kumpulan 3
(8.2.3/8.2.4)
- Inspection
- kawalan produk tidak menepati spesifikasi (8.3)
-Tindakan pembetulan dan pencegahan
(8.5.2/8.5.3)
-value check
-Analisa data (8.4)

11.00-1.00 -Maklumbalas pelanggan (8.2.1) Musa Zaini

-Audit dalaman (8.2.2)
Tanggungjawab pengurusan
-Komitmen pengurusan (5.1) Kumpulan 2 MD
-Kualiti polisi (5.3)
-Perancangan (kualiti objektif) (5.4)
-Komunikasi dalaman (5.4.1)
-Semakan pengurusan (5.6)

1.00-2.00 Makan tengahari

2.00-3.30 Penyedian Laporan Kumpulan 1,2,3

3.30-4.00 Mesyuarat penutup Semua

Realisasi Produk
Audit akan merangkumi :
-Perancangan (7.1)
-Peruntukan pengeluaran dan perkhidmatan(7.5)
-Pemuliharaan produk (7.5.5)
-Kawalan Peralatan Pengukuran (7.6)
77
4. Makluman kepada auditee
(1) Maklumkan kepada pihak yang akan diaudit
melalui memo berserta pelan audit.
(2) Dapat persetujuan mengenai tarikh dan masa
yang dicadangkan dalam pelan audit
(3) Dapat pengesahan mengenai proses yang akan
diaudit
(4) Tentukan dokumen atau rekod yang diperlukan

Hello Wak! Nak discuss

Audit Plan ni.

78
5. Penerangan kepada Auditor
Menjelaskan berkaitan;

- Tujuan/ Objektif Audit

- Skop Audit
- Kriteria Audit
- Metodologi Audit
- Status NCR
- Pendekatan Audit
- Dokumentasi Berkaitan
- Kemudahan dan Peralatan
- Status NCR terdahulu

79
6. SENARAI SEMAK
Auditor perlu menyediakan senarai semak
sebelum audit dilaksanakan.

Tujuan:

menyediakan soalan penting yang perlu untuk

disoal
memandu halatuju/arah audit
Mengelakkan dari tertinggal perkara penting
yang perlu diaudit.
Membantu audit dilakukan mengikut masa
yang ditetapkan
Memastikan audit dijalankan dengan
konsisten

80
 Jenis- Jenis Senarai Semak
1. BERBENTUK SOALAN/ PERTANYAAN
Bandingkan kenyataan-kenyataan daripada Standard
yang dirujuk dan tukar kepada bentuk soalan
Contoh:
Fasal 5.3 dan 4.2.1 Polisi Kualiti
- Adakah polisi kualiti syarikat dan objektifnya
didokumentasikan
- Adakah polisi kualiti difahami oleh semua
peringkat pekerja?

81
 Jenis- Jenis Senarai Semak
2. BERBENTUK NOTA RINGKAS

Standard yang dirujuk diringkaskan sebagai nota

peringatan kepada penilai

Contoh:
Fasal 5.3 dan 4.2.1 Polisi Kualiti

- Polisi Kualiti dan objektifnya didokumenkan

- Polisi Kualiti difahami oleh semua peringkat pekerja

82
 Penyediaan Senarai Semak
Perkara yang perlu dipertimbangkan ;
4 Objektif penilaian
4 Organisasi/Jabatan yang akan dinilai
4 Standard yang perlu dirujuk
4 Masa yang diperuntukkan
4 Soalan-soalan yang perlu diutarakan

Dalam ertikata mudah

Senarai Semakan Memberitahu Auditor:
4 Apa yang perlu dilihat ?
4 Dimana yang perlu dilihat ?
4 Siapa untuk disoal?
4 Apa yang perlu disoal ?

83
 Penyediaan Senarai Semak
Senarai semak disediakan berdasarkan model
pendekatan proses
Rajah Penyu (4M) boleh digunakan sebagai panduan
Merangkumi
Who -Siapa
What - Apa
How - Bagaimana
Measurements -Pengukuran
inputs, output dll

84
 TIPS
4 Senarai semakan adalah sebagai bantu peringatan dan
janganlah digunakan secara membuta-tuli atau tanpa
sebarang pertimbangan-pertimbangan lain.

4 Senarai semakan adalah sebagai PEMBANTU

dan BUKANnya sebagai TUAN

4 Sebagai persediaan sebelum berjumpa auditee.

85
Audit berdasarkan model pendekatan proses
(Rajah Penyu)

Apa yang Siapa?

digunakan? (Kompeten/
(bahan/ Kemahiran/Latihan)
Peralatan)

INPUT PROSES OUTPUT

Bagaimana Kritera
(Kaedah/ (Pengukuran)
Prosedur/
Teknik)

86
ITEM DETAILS

Proses Nama proses, aktiviti

Input bahan, dokumen, spesifikasi, jadual, output dari proses lain

Output Produk, dokumen, rekod, pelan, sample, prototype,

How (Bagaimana) Kawalan proses, prosedur, kaedah, teknik

What (Apa) Mesin, peralatan pengujian, komputer, software, peralatan

keselamatan, peralatan, persekitaran

Who (Siapa) Skil, kompetensi, tanggungjawab, bidangkuasa

Pengukuran/ Keberkesanan/efisen proses - Objektif kualiti, KPI, Sasaran,

Prestasi Penambahbaikan

87
 Soalan berkaitan proses

Apa proses-proses yang terlibat?

Adakah proses ini proses utama, sokongan atau
berkaitan dengan pengurusan?
Siapakah empunya proses ini?
Bagaimana proses ini didokumenkan?
Bagaimanakah hubungkait proses ini dengan
proses seterusnya?
Bagaimana proses ini dipantau, di analisa dan
dipertingkatkan?
Apakah bukti aktiviti peningkatan dilaksanakan?

88
 Soalan berkaitan input
Apakan input untuk proses ini (proses bermula)
Siapakah yang membekalkan input tersebut?
Bagaimana bentuk input yang diterima?
Apakah informasi yang ada dalam input tersebut?
Siapa yang menerima input tersebut ?
Apakah kaedah penilaian bagi memastikan input
diterima?
Apakah input tersebut mencukupi?

89
Soalan berkaitan output
Apakah output dari proses ini?
Apakah bentuk output tersebut?
Kemana output ini akan pergi seterusnya?
Siapa yang akan menilai output tersebut?
Apakah ciri-ciri output tersebut diterima?
Apakah output ini telah menepati kepuasan
pelanggan?
Apakah proses lain yang berkaitan dengan
output ini?

90
 Kriteria (pengukuran)
Apakah pengukuran untuk proses tersebut?
Apakah empunya mengetahui pengukuran yang diperlukan?
Apakah pengukuran tersebut menepati kepuasan pelanggan?
Apakah kaedah yang digunakan untuk membuat
pengukuran?
Apakah tahap penerimaan pengukuran tersebut?
Siapakah yang bertanggungjawab membuat pengukuran?
Apakah pengukuran tersebut selari dengan objektif kualiti?
Bilakah masa untuk membuat pengukuran?
Apakah tindakan yang diambil sekiranya pengukuran tidak
menepati tahap yang dikehendakki?
Zero
Defects

91
 Soalan berkaitan kelayakan dan
latihan
Apakah ciri kelayakan empunya proses?
Adakah keleyakan mengandungi kemahiran,
pengalaman dan latihan.
Siapa melatih empunya proses ?
Apakan kelayakan tersebut mencukupi untuk
memastikan proses berkesan?
Apakah jenis latihan yang diperlukan?
Apakah bukti latihan telah dijalani?
Bagaimana penilaian keberkesanan latihan
dilakukan?

92
 Soalan berkaitan kaedah
Apakah kaedah yang digunakan untuk
melaksanakan kerja?
Bagaimana kaedah ini didokumenkan ?
Adakan kerja yang dilaksanakan mematuhi apa
yang didokumenkan?
Bagaimana memastikan prosedur berada
ditempat yang diperlukan?
Adakan prosedur dikemaskinikan?
Siapa yang meluluskan prosedur ?

93
 Soalan berkaitan peralatan
Apakah peralatan yang digunakan?
Bagaimankah penyelenggaran peralatan dilakukan?
Adakan peralatan digunakan dengan kaedah yang
betul?
Apakan jenis penyelenggaran yang dilakukan?
Bagaimana keberkesanan peralatan yang digunakan?

94
 Audit berdasarkan pendekatan
Proses proses
Sokongan
Tentukuran
Penyelenggaraan Perolehan Latihan

Prose utama (Proses Pengeluaran)

Tindakan Tindakan Audit dalaman Pelanggan

pencegahan pembetulan
Proses Semakan
Pengurusan pengurusan

95
 WITH WHO ?
(Competence/Skills/Training)
WITH WHAT ?(Materials / Equipment)

Maintenance of production Trained and competence of

and test equipment and Personnel(all levels),
tooling Computer system, Contoh Housekeeping, safety
Materials, child parts requirements

INPUT (What should we OUTPUT (What we should deliver)

received)
Brake system
Production Process : Stamping,
Delivered to customer
planning, P/Order, welding, plating,
Conforming and
Delivery Instruction assembly
on-time

Delivery performance,
Work instruction, inspection
response time, time for returned
instruction, packaging,
product test/analysis and
calibration, MSA, FMEA,
problem solving, quality cost,
Process control
Corrective & preventive action.

HOW ? (Method/Procedures/Techniques) WITH WHAT Key Criteria ?

( Measurements/ Indicators)
96
 Contoh
WITH WHAT ?(Materials / Equipment)
With WHAT method/equipment
is the process arranged ?
-Credit card,cash etc of payment
-Computer
-Lease agreement
INPUT (What should we received)
Students want to register
List of students
Copy of offer letter
With which method do I control my
registration process ?
-Application form contain direction
for completion.
-Online registration.
-Awareness of the course offered.
HOW ? (Method/Procedures/Techniques)
WITH WHO ? (Competence/Skills/Training)
With WHO is the process arranged ?
-Competency and skill of
Registration officer,Cashier etc
-Training provided
OUTPUT (What we should deliver)
Student registration Students have
process Registered
With which indicators do I assess
efficiency and effectiveness ?
-Mistake in data key in.
-Steps required to complete
registration form.
-Length of registration process
WITH WHAT Key Criteria ?( Measurements/ Indicators)
97
 SESI 5

PERLAKSANAAN
AUDIT

98
 Proses mendapatkan

maklumat (bukti audit)
ke atas pelaksanaan sistem

Pendekatan Audit dan

Maklumat Kaedah/ Metodologi Audit
diperolahi
sebaik sahaja PELAKSANAAN perlu ditentukan oleh
bermula AUDIT kumpulan auditor
mesyuarat
pembukaan

Persampelan dilakukan
dalam mendapatkan
maklumat.

99
 PELAKSANAAN AUDIT

1. MESYUARAT PEMBUKAAN

2. MELAKSANA AUDIT
i- Pendekatan Audit
ii- Metodologi/ Kaedah Audit
iii- Persampelan
iv- Pengambilan Nota

10
 1. MESYUARAT PEMBUKAAN
Memaklumkan tujuan audit

Memaklumkan skop audit

Menyemak semula program audit

Menerangkan kaedah audit dijalankan

Memaklumkan jenis-jenis penyimpangan/tidak menepati
Mengesahkan masa mesyuarat penutup

Membuka untuk sesi soal-jawab

10
 2. MELAKSANA AUDIT

Perkara-perkara yang perlu diberi

perhatian;
Samada kawalan keatas proses
diwujudkan dan mencukupi
Samada kawalan keatas proses
dilaksanakan
Samada kawalan keatas proses
berkesan

10
 JENIS-JENIS KAWALAN

1) KAWALAN PENGURUSAN

Organisasi - pengagihan tanggungjawab dan tugas

Polisi - jelas dan disampaikan (komunikasi)
Prosedur - mudah dan ekonomi
Anggotakerja - kelayakan yang wajar, penyeliaan
yang berpengetahuan
Laporan - menyemak setiap laporan-laporan penting
Peruntukan - menilai pencapaian dan perbelanjaan
Petunjuk prestasi - mengurus ke arah pencapaian sasaran

10
 JENIS-JENIS KAWALAN

2) KAWALAN PENTADBIRAN

Kawalan Dokumen
Rekod-rekod Kualiti
Latihan - pentadbiran dan pengurusan

3) KAWALAN TEKNIKAL

Pelan Kualiti
Spesifikasi/standard (e.g. pengujian dan pemeriksaan)
Akta-akta Keselamatan, Persekitaran

10
 CIRI-CIRI PENGAWALAN

Khusus - objektif boleh diukur

Praktikal - boleh dilakukan dan diawasi
Kos - minima, hasil terbaik dan berkesan
Mudah - senang difahami dan jelas
Munasabah - sesuai dan boleh dicapai
Masa - boleh dihad dan dijadual
Perubahan - boleh diurus untuk memenuhi
keperluan- keperluan

10
 PERALATAN AUDITOR

PEN/PENSIL - merekod

KERTAS - melapor

ANGGOTA BADAN
- mata, telinga, mulut, hidung dan kulit
- untuk melihat, mendengar, menyoal,
menghidu dan merasai

10
 SEMASA AUDIT
Dengar (listen)
Dengar dengan teliti dari individu yang ditanya. Pastikan
jawapan adalah menuruti prosedur yang didokumenkan

Perhati (observe)
Lihat bukti yang objektif. Sebarang keadaan yang diragui
timbulkan sebagai pemerhatian.

Nyatakan (voice)
Bangkitkan sebarang penyimpangan/tidak menepati
Bentangkan secara sopan dan objektif

Menilai (Evaluate)
Bentangkan laporan audit kualiti dalaman
Dapatkan pandangan dari auditor-auditor dalam kumpulan
mengenai keberkesanan pelaksanaan sistem kualiti

10
 2i. Pendekatan Audit

Pendekatan Mendatar sesuai untuk proses yang

mempunyai kesinambungan di mana audit
merentasi keseluruhan organisasi

Pendekatan Menegak
- sesuai untuk proses
yang mempunyai
kesinambungan
pada satu-satu proses
(jabatan)

10
 2i. Pendekatan Audit (sambungan)

Pendekatan Kontrak mengaudit setiap projek/ kontrak dan

mengikuti setiap aktivitinya yang berkaitan.

Pendekatan Produk mengaudit pengeluaran produk di

sesebuah organisasi mengikut setiap production line
dari mula sehingga tamat.

10
 PENDEKATAN AUDIT
Audit ialah untuk mendapat bukti yang objektif.
Terdapat 3 jenis bukti :

1) Bukti Analisa (Analytical Evidence)

- Bukti mestilah berkaitan dengan kenyataan

2) Bukti Secara Langsung (Direct Evidence)

- Membuat keputusan bagi seseatu bukti yang objektif mestilah
berasaskan pada jenis-jenis bukti yang diperolehi

3) Bukti Secara Tidak Langsung (Indirect Evidence)

- Terdapat kes di mana susah untuk membuat keputusan
berdasarkan kepada bukti yang ada tanpa mengumpul
terlebih dahulu beberapa kes/bukti seberapa banyak yang
boleh

11 D - 3
 PENDEKATAN AUDIT

Bukti yang objektif ialah :

Bukti yang wujud

Tidak dipengaruhi oleh emosi dan prejudis
Boleh didokumenkan
Berkaitan dengan kualiti
Boleh dikuantitatif(berdasarkan kuantiti) dan dikualitatifkan
(berdasarkan mutu)
Boleh disahkan

11 D - 3
2.ii Metodologi/ Kaedah Audit

Aktiviti-aktiviti untuk mendapatkan

maklumat:

a) Temuduga
b) Menyemak dokumen dan rekod
c) Pemerhatian
d) Demonstrasi

11
 2.iia) Temuduga
Kaedah terpenting untuk
mendapatkan bukti audit
Memerlukan kemahiran
komunikasi
Bertanya soalan
Mendengar
Merekodkan maklumat
Analisa maklumat yang
diterima
Menyatakan ketidakpatuhan
secara diplomasi
*Mendengar adalah kemahiran yang terpenting
11
 2.iia) Temuduga

Memulakan Temuduga
Mula dengan soalan ringkas
Perkenalkan diri
Pastikan pihak yang ditemuduga dalam
keadaan selesa
Terangkan tujuan temubual
Terangkan masa yang diambil
Bersopan
11
 2.iia) Temuduga

Temuduga : Jenis- Jenis Soalan

SOALAN TERBUKA
- jawapan yang lebih fleksible (bagaimana, mengapa,bila,
dimana, siapa )

SOALAN UNTUK PENJELASAN

- Soalan yang menjurus kepada jawapan yang berupa
penjelasan

SOALAN TERTUTUP
- jawapan yang mempunyai dua pilihan (ya, tidak)

SOALAN YANG TIDAK SESUAI

- soalan yang tidak berkaitan dengan skop dan kriteria audit
11
 2.iia) Temuduga

Soalan terbuka

Tujuan
Menggalakkan audite bercakap
Mendapatkan jawapan yang fleksible
Tiada jawapan yang khusus
Awas jawapan yang tidak berkaitan

11
 2.iia) Temuduga

Soalan terbuka
Apa ?

Bila ?
Bagaimana?

Siapa ?

Boleh terangkan ?

Dimana ?
Beritahu saya ?
Bagaimana ?

11
 2.iia) Temuduga

Soalan terbuka
kebaikan
Mendapat informasi secara mudah
Mengundang perbualan
Boleh mendapat informasi tambahan

kelemahan
Jawapan yang tiada limit
Informasi terlalu banyak

11
 2.iia) Temuduga

Contoh -Soalan terbuka

Boleh tuan terangkan prosedur ini secara
ringkas?
Bagaimana label ini berfungsi sebagai
penandaan?
Bagaimana pertukaran dokumen dibuat?
Siapakah lagi yang mempunyai kuasa
untuk meluluskan spesifikasi itu?

11
 2.iia) Temuduga

Soalan untuk penjelasan

Tujuan
Susulan daripada soalan terbuka
Penjelasan yang lebih mendalam
Mungkin menggunakan kenyataan
auditee sebagai panduan untuk
mendapatkan penjelasan

12
 2.iia) Temuduga

Soalan untuk penjelasan

Contoh
Sebagaimana yang telah
diterangkan.boleh encik
terangkan dengan lebih jelas?

Seperti yang telah diterangkan tadi,

bagaimana sekiranya situasi ini
berlaku?

12
 2.iia) Temuduga

Soalan tertutup
Tujuan
Mengumpul informasi spesifik
Mengurangkan salah faham
Menjurus kepada perbincangan
kearah isu yang lebih spesifik
Kurangkan soalan jenis ini

12
 2.iia) Temuduga

Soalan tertutup
Kebaikan
Mendapat jawapan dan maklumat yang spesifik
Mengesahkan maklumat yang diperolehi

Kelemahan
Jawapan terhad, ya atau tidak
Menjadikan auditee kurang bercakap, audit tidak
berjalan secara semulajadi
Maklumat tidak diperolehi secara sukarela

12
 2.iia) Temuduga

Soalan tertutup
Contoh
Adakah encik bertanggungjawab mengemaskini
data?
Adakan bahan ini kepunyaan anda atau
pelanggan anda?
Adakah ini pembekal terpilih?
Adakah ini bahan yang betul?

12
 2.iib) Semakan Dokumen vs
Rekod

Sahabat Karib Auditor

SILA TUNJUKKAN
KEPADA SAYA (SHOW
ME)
Perlu digunakan untuk mengesahkan segala maklumat
yang diberikan adalah benar
12
 2.iic) Pemerhatian
Perkara yang diaudit menggunakan kaedah pemerhatian
antaranya;
- Persekitaran tempat kerja & keselamatan
- Kecukupan peralatan
- Kefahaman terhadap kerja
- Komitmen pihak yang diaudit
- Keberkesanan komunikasi

2.iid) Demonstrasi
Auditor boleh meminta auditee melakukan
demonstrasi/ pengujian/ praktikal sesuatu proses
yang diaudit.
12
 2.iii) Persampelan

Audit berdasarkan sampel

Pilih sampel rekod yang:
Berkaitan
Berpotensi ada masalah
Mewakili keseluruhan
Tiada NCR tidak bermakna sistem
berjalan lancar

12
 2.iv) Bukti Audit

Bukti audit boleh disahkan. Contohnya;

- tarikh, masa, tahun, hari
- nama dokumen/ rekod/ pekerja/ fail
- bahagian diaudit/ tempat/ kawasan
- nama bahan/ pembekal/ jenis perkhidmatan
- no. P.O/ L.O/ D.O/ sebutharga/ kontrak
- alatan/ mesin

12
 2.iv) Nota yang perlu diambil

Siapa yang ditemubual?

Apa yang dilihat?
Lokasi?
Bila tindakan dilaksanakan?
Rekod yang dilihat?
Masa audit?
Bagaimana kawalan dilakukan?
Bagaimana Tindakan pembetulan
dilakukan?
12
 WATAK SEORANG AUDITOR - BAIK
Diplomasi Berlaku adil
Rajin Dapat menganalisa
Berpendirian tegas Sabar
Disiplin diri Fikiran terbuka
Suka bertanya Profesional
Berkomunikasi dengan baik Tidak berat sebelah
Lurus Berminat
Terlatih

Audit Kualiti Dalaman

13
 WATAK SEORANG AUDITOR - LEMAH

Mudah terpedaya Bersifat sinis

Tidak berdisiplin Mudah terpengaruh

Mudah putus asa Mencari keburukan

Terlalu menyukakan Suka berhujah

Audit Kualiti Dalaman

13
 WATAK SEORANG AUDITOR - LEMAH

Menyoal terlalu banyak soalan

tertutup
Menjawab soalan sendiri
Tidak memberi masa untuk auditee
Bercakap tanpa henti
Memotong perbualan
Komen keburukan orang lain
Tidak bertolak ansur

13
 SEMASA AUDIT
DENGAR (Listen)
- Dengar dengan teliti dari individu yang ditanya. Pastikan
jawapan adalah menuruti prosedur yang didokumenkan
PERHATI (Observe)
- Lihat bukti yang objektif. Sebarang keadaan yang diragui
timbulkan sebagai pemerhatian.
NYATAKAN (Voice)
- Bangkitkan sebarang penyimpangan/tidak menepati
Bentangkan secara sopan dan objektif
MENILAI (Evaluate)
- Bentangkan laporan audit kualiti dalaman
- Dapatkan pandangan dari auditor-auditor dalam
kumpulan mengenai keberkesanan pelaksanaan sistem
kualiti
13 D - 9
 Pendengaran Aktif
Galakan kepada auditee untuk lebih berkomunikasi.
Antara galakan :
WowMenarik !
Beritahu saya mengenainya
Beritahu lagi..!
Adakah anda ingin berbicara mengenainya
Mari kita bincangkan
Ada sesuatu di fikiran anda yang ingin dikongsi?
Pandangan anda penting kepada saya

13
 Think about this ?
Guna intonasi yang betul
Berhati-hati dengan gerakan
Riak muka
Gerakan tubuh badan
Berhati dengan keadaan persekitaran komunikasi
Persekitaran kerja
persepsi
Mind set
culture

13
 Effective Listening
Effective listening is an active listening:
Listen to the auditee says
Listen for the way the auditee says
Carefully observe all non-verbal communication
You must listen for three types of information:

Facts
Feelings
Non-verbal sign

13
 Non-verbal Sign
Sociologists memberikan perincian komunikasi
55% Nonverbal communication
38% Tone of voice
7% Only through the words themselves

Komunikasi Non-verbal . . .
Body language
Space
Time

13
BODY LANGUAGE

13 D - 12
BODY LANGUAGE

13 D - 12
BODY LANGUAGE

14 D - 12
 LISTENING SKILLS
Elakkan perkara ini semasa mendengar

Buat andaian sendiri

Mencelah atau menyambung ayat
Seperti tahu apa yang akan diperkatakan oleh
auditee
Beri cadangan atau penyelesaian

14
 MENULIS NOTA

Please, Please, Please Ambil Nota !!!

Untuk Siasatan Sekarang
Untuk Siasatan Kemudian
Untuk Kegunaan Dalam
Penulisan Laporan
Untuk Digunakan oleh
Juruaudit Lain

14 D - 2
 CADANGAN UMUM UNTUK
PENGAMBILAN NOTA
Rekod tarikh audit setiap kali ambil nota
Tidak perlu guna ayat yang lengkap - seringkali singkatan perkataan
atau phrases adalah mencukupi/boleh membantu
Sediakan ruang kosong supaya anda boleh menambah nota kemudian
(contoh; tulis di setiap m/surat baru, hanya ambil nota separuh daripada
m/surat)
Guna carta alir, diagram (jika perlu)
Bangunkan sistem singkatan dan simbol untuk meringkaskan
pengambilan nota.
Baca semula nota anda dan tambahkan, dan jika perlu, betulkan nota
audit semasa proses audit dibuat secara mendalam

14
 Nota audit (contoh)

Nota Audit sepatutnya

termasuk:
Bilangan rekod
Kenyataan-kenyataan
Nama-nama
Lokasi/Tempat
Tarikh-tarikh
Posisi

14
 SESI 6

PELAPORAN
AUDIT

14
 AUDITOR :
NCR
APA NAK LAPOR PEMERHATIAN
NI ? KETUA AUDITOR / KETUA
KUMPULAN
NCR
PEMERHATIAN
RINGKASAN AUDIT
DALAMAN
WAKIL PENGURUSAN
LAPORAN KE
MESYUARAT
PENGURUSAN

14
 Menulis laporan
Laporan audit ialah output kepada proses audit
Menjelaskan penemuan audit yang dijalankan
Bukti audit telah dilaksanakan
Berdasarkan fakta
Boleh ditentusahkan
Boleh digunakan untuk peningkatan sistem kualiti
Rumusan/ringkasan audit yang dilaksanakandan
status serta pengesyoran
Permintaan tindakan pembetulan (NCR/CAR)
Memastikan semua penyimpangan merujuk kepada
prosedur-prosedur yang didokumenkan secara khusus

14
 Jenis penemuan audit
Penemuan audit: Bukti audit yang dinilai berbanding kriteria audit.
Klasifikasi penemuan audit samada :

Ketidakpatuhan
Kepatuhan

Pemerhatian

14
 KETIDAKPATUHAN KECIL (MINOR)

Berkaitan dengan satu pemerhatian yang tidak menepati

dalam memenuhi satu perkara dari satu prosedur yang
khusus

Bermakna bahawa sistem keseluruhan adalah berfungsi

tetapi ada terdapat penyimpangan yang kecil dan yang tidak
ketara

Jumlah yang ketara bagi sesuatu fasa (elemen) MS ISO

9001:2008 boleh mempamerkan keruntuhan serius terhadap
sesuatu sistem dan secara keseluruhan menjadi satu
penyimpangan BESAR

14
 KETIDAKPATUHAN BESAR (MAJOR)

Mempamerkan keruntuhan yang ketara terhadap perjalanan

sesuatu sistem kualiti

Berkaitan dengan ketiadaan atau keruntuhan menyeluruh

mengenai sesuatu sistem bagi memenuhi keperluan-keperluan
dalam sesuatu fasa (elemen) MS ISO 9001:2008

Bermakna bahawa sebahagian atau keseluruhan sistem adalah

tidak berkesan

15
 PEMERHATIAN
Situasi dimana tiada cukup bukti untuk
dikategorikan sesuatu penemuan itu
sebagai ketidakpatuhan

15
 Menulis ketidakpatuhan (NCR)
Bukti
Sesuatu yang dilihat-rekod
kenyataan oleh anggotakerja yang diberi kuasa

Ketidakpatuhan
bercanggah dengan keperluan

Keperluan
Rujukan Standard, SPK organisasi, keperluan pengurusan,
kontrak pelanggan,akta, undang-undang

Nota: Pastikan kenyataan NCR mempunyai 4 C

Correct, clear, complete, concise
15
 Contoh kenyataan NCR

Rekod latihan untuk auditor dalaman tidak

dipelihara. Tiada dokumen atau rekod
menunjukkan Auditor dalaman syarikat; Ahmad dan
Ali telah dilatih seperti didalam prosedur HR-017
para 3 yang menyatakan setiap auditor dalaman
hendaklah lulus kursus Lead Auditor.

(MS ISO 9001:2008 -klausa 6.2.2)

15
 Contoh kenyataan NCR

Walaupun terdapat banyak surat aduan pelanggan

diterima dibahagian Pemasaran (contoh : Surat dari
En. Nazir bertarikh 10/9/2003), tiada bukti aduan
dianalisa dan di ambil tindakan dalam tempoh waktu
yang ditetapkan.

MS ISO 9001:2008 klausa 8.5.2 (Tindakan Pembetulan)

15
 Ringkasan laporan audit

Mengandungi
Pengenalan kumpulan audit
Kekuatan yang diperhatikan semasa audit
Kelemahan dan ketidakpatuhan - NCR
Peluang-peluang peningkatan - pemerhatian
Edarkan laporan
Kesimpulan/ringkasan proses audit termasuk halangan yang
ditempohi semasa audit
kesimpulan audit seperti :
- samada sistem dilaksana dan dipelihara secara berkesan
- samada semakan pengurusan dapat memastikan kesesuaian dan
keberkesanan pelaksanaan SPK

15
 Mesyuarat penutup

Nyatakan penghargaan atas kerjasama

Edarkan senarai kedatangan
Ulang semula objektif audit
Terangkan berkaitan sampel audit
Bentangkan penemuan audit -laporan NCR dan
pemerhatian
Beri cadangan dan kesimpulan

15
 REKOD-REKOD AUDIT
1. SENARAI SEMAKAN CHECKLIST
Auditor
memberi panduan untuk apa yang perlu dilihat/nilai

2. NOTA-NOTA AUDIT
Auditor
mencatit keputusan audit bagi kegunaan mesyuarat
penutup

3. JADUAL AUDIT
Bahagian QA (Penentuan Kualiti)
merancangkan audit berdasarkan kepada aktiviti-aktiviti
yang kritikal

Audit Kualiti Dalaman

15
 REKOD-REKOD AUDIT
4. LAPORAN PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN
Bahagian/tempat yang diaudit
mengambil tindakan pembetulan terhadap penyimpangan
mengikut tempoh yang dipersetujui

5. RINGKASAN AUDIT DALAMAN

Pengurusan/Jawatankuasa Kualiti
menyemak keberkesanan pelaksanaan

6. LOG STATUS PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN

(CAR)
Bahagian Penentuan Kualiti (QA)
mengawal dan memastikan bahawa tindakan pembetulan
dibuat pada masanya dan dijalankan dengan berkesan

Audit Kualiti Dalaman

15
SAMPLE OF NCR FORM
ABC SDN BHD NCR NO :
REF. OF AUDIT : NON-CONFORMANCE Page of
DATE OF AUDIT : REPORT (NCR)
DEPARTMENT :

NON CONFORMANCE CLAUSE OF ISO 9001 : 2008

STATEMENT

AUDITOR : AUDITEE :
SIGNATURE : SIGNATURE :

CORRECTION :

CAUSE OF NON-CONFORMANCE :

CORRECTIVE ACTION AND COMPLETION DATE :

ACCEPTED / NOT ACCEPTED AUDITEE

AUDITORS SIGNATURE : SIGNATURE :

FOLLOW UP ACTION
Action has been taken/not been taken and found *satisfactory/not satisfactory

NON CONFORMANCE AUDITOR :

CLOSE OUT DATE : SIGNATURE :

16
SAMPLE OF OBSERVATION FORM
INTERNAL AUDIT OBSERVATION FORM

Dprt/Centre/Section/Unit : Ref. Of Audit :

Ref. Document : Date Of Audit :

CLAUSE OBSERVATION/COMMENT STATUS

Auditor(s) .:
Date .: Page of

16
SAMPLE OF AUDIT SUMMARY REPORT FORM
ABC SDN BHD
INTERNAL AUDIT SUMMARY REPORT

AUDIT SUMMARY REPORT

REF. OF AUDIT :
DATE OF AUDIT :
DEPARTMENT AUDITED :
AUDIT TEAM :

SCOPE OF AUDIT :
SUMMARY OF FINDINGS :
1. ..
2. ...
3.
NON CONFORMANCE RAISED

REPORT SUMMARY OF NCR ISO 9001 DATE OF COMPLETION

NO CLAUSE (CORRECTIVE ACTION)
1

2
RECOMMENDATION :
.
..
.
REPORTED BY : REVIEWED BY :
SIGNATURE : SIGNATURE :
DESIGNATION : TEAM LEADER/ DESIGNATION : QMR
LEAD AUDITOR

16
 SESI 7

TINDAKAN PEMBETULAN
DAN SUSULAN

16
 TINDAKAN PEMBETULAN DAN SUSULAN
TINDAKAN PEMBETULAN DIAMBIL

SUSULAN REKOD BUKTI CAR

TIDAK DITUTUP

TINDAKAN
TIDAK
PEMBETULAN.
ADAKAH BERKESAN
?

YA
REKOD BUKTI PADA CAR DAN TUTUP
CAR

BERI SALINAN KEPADA

AUDITEE DAN FAIL

TAMAT

Audit Kualiti Dalaman

16
E-1
 Susulan terhadap tindakan
pembetulan

Pasukan audit perlu membuat tindakan susulan

keatas tindakan pembetulan bagi memastikan:
Punca masalah dikenalpasti
Tindakan diambil untuk memastikan masalah
tidak berulang lagi
Tanggungjawab telah diberikan dan tarikh
tindakah pembetulan diputuskan
Pasukan audit perlu menyediakan tindakan susulan

16
 Penutupan NCR

Terima tindakan pembetulan sekiranya

berkesan
Minta kemaskini dokumen sekiranya
melibatkan pertukaran prosedur atau
dokumen.
Komunikasi perubahan
Lakukan lawatan susulan bagi memastikan
pelaksanaan tindakan pembetulan berkesan

16
 Proses tindakan pembetulan

Kenalpasti
masalah

Kenalpasti punca
Berkesan masalah
kes selesai

PROSES

Tindakan Laksanakan tindakan

susulan pembetulan

16
 SUSULAN DAN PENUTUPAN AUDIT
SIASATAN CADANGAN TINDAKAN PEMBETULAN
MULA & TARIKH SIAP
PUNCA

SUSULAN PERSETUJUAN
SUSULAN JURUAUDIT ?

TUTUP NCR.
REKODKAN BUKTI SAMADA ?
PADA NCR - Lanjutan tempoh pembetulan
- Tutup NCR dan Keluar NCR baru

BERI SALINAN KEPADA

KEMASKINI AUDIT
AUDITEE (jika perlu) TAMAT
TAMAT
LOG
DAN KEMASKINI FAIL

Audit Kualiti Dalaman

16
E-1