SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN PGRI 2 KOTA JAMBI

Jln. Sutan Syahrir No.06 Talang Bakung Kec.Palmerah

Telp. ( 0741 ) 572466

JOBSHEET

SMK PGRI 2 JAMBI Nama : Bidang Studi :

Bid. Keahlian : …………………………………….. Administrasi Transaksi

Pemasaran ……………………………………..
Pertemuan …. Waktu :

A. Mata Pelajaran
Administrasi Transaksi
B. Kompetensi Dasar
Aspek Pengetahuan :
3.1 Memahami Transaksi
3.2 Mendeskripsikan Alat Hitung
3.3 Mendeskripsikan Mesin Pembayaran Tunai Dan Non Tunai
3.4 Mendeskripsikan Alat Ukur
3.5 Mendeskripsikan Alat Bantu Verifikasi

Aspek Keterampilan :
4.1 Menerapkan Transaksi
4.2 Mengoperasikan Alat Hitung
4.3 Mengoperasikan Mesin Pembayaran Tunai Dan Non Tunai
4.4 Mengoperasikan Alat Ukur
4.5 Mengoperasikan Alat Bantu Verifikasi

C. Indikator
1. Guru magang dapat menerapkan transaksi sesuai SOP di tempat magang/dunia usaha
dan industri.
2. Guru magang dapat mengoperasikan alat hitung yang digunakan di tempat
magang/dunia usaha dan industri.
3. Guru magang dapat mengoperasikan mesin pembayaran tunai dan non tunai yang ada
pada tempat magang/dunia usaha dan industri.
4. Guru magang dapat mengoperasikan alat ukur yang digunakan di tempat magang/dunia
usaha dan industri.
 5. Guru magang dapat mengoperasikan alat bantu verifikasi yang digunakan di tempat
magang/dunia usaha dan industri.

D. Peralatan
Disesuaikan dengan peralatan yang digunakan di dunia usaha dan industry yang
mendukung kegiatan magang guru keahlian Pemasaran SMK PGRI 2 Kota Jambi.
Rincian Peralatan :
1.
2.
3.

E. Deskripsi

Ruang lingkup isi : Menerapkan Transaksi

o Memeriksa kelengkapan berkas berkas administrasi
transaksi.
o Melakukan kegiatan transaksi penjualan maupun
pembelian di tempat magang.
o Membuat laporan kegiatan transaksi.
Hasil yang : Setelah mempelajari modul ini, Guru Magang
diharapkan diharapkan diharapkan untuk dapat :
a. Memeriksa kelengkapan berkas-berkas administrasi
transaksi dengan benar.
b. Melakukan kegiatan transaksi penjualan maupun
pembelian di tempat magang dengan benar.

Ruang lingkup isi : Mengoperasikan Alat Hitung

o Mempersiapkan alat hitung yang digunakan pada
 tempat magang/ dunia usaha dan dunia industry.
o Menggunakan alat hitung yang digunakan pada
tempat magang/ dunia usaha dan industry.

Hasil yang : Setelah mempelajari modul ini, Guru Magang

diharapkan diharapkan diharapkan untuk dapat :
a. Mengoprasikan / menggunakan alat hitung yang
digunakan pada dunia usaha dan industri.
b. Mengetahui jenis alat hitung yang digunakan pada
tempat magang/ dunia usaha dan industri.

Ruang lingkup isi : Mengoperasikan Mesin Pembayaran Tunai Dan Non

Tunai
o Mempersiapkan mesin pembayaran yang
digunakan.
o Menggunakan mesin pembayaran tunai dan non
tunai yang disediakan.

Hasil yang : Setelah mempelajari modul ini, Guru Magang

diharapkan diharapkan diharapkan untuk dapat :
a. Mengoprasikan / menggunakan mesin pembayaran
tunai dan non tunai.
b. Mengetahui jenis mesin pembayaran yang digunakan
pada tempat magang/ dunia usaha dan industri.

Ruang lingkup isi : Mengoperasikan Alat Ukur

o Mengkalibrasi alat ukur yang digunakan di dunia
usaha dan industri.
o Menggunakan alat ukur yang digunakan di dunia
usaha dan industri.
 Hasil yang : Setelah mempelajari modul ini, Guru Magang
diharapkan diharapkan diharapkan untuk dapat :
a. Mengkalibrasi alat ukur yang akan digunakan di
tempat magang / dunia usaha dan dunia industri.
b. Menggunakan alat ukur yang digunakan di dunia
usaha dan industri.

Ruang lingkup isi : Mengoperasikan Alat Bantu Verifikasi

o Membedakan jenis alat bantu verifikasi untuk
berbagai alat pembayaran.
o Menggunakan alat bantu verifikasi yang disediakan
pada tempat magang / dunia usaha dan industri.

Hasil yang : Setelah mempelajari modul ini, Guru Magang

diharapkan diharapkan diharapkan untuk dapat :
a. Membedakan alat pembayaran palsu dan asli pada saat
transaksi dilakukan.
b. Menggunakan alat bantu verifikasi yang disediakan
pada tempat magang / dunia usaha dan industri.

F. Teori Singkat

1.             Pengertian transaksi dan administrasi transaksi

Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta keuangan perusahaan, seperti
menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar biaya-biaya lainnya.
Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang
dilakukan secara kronologis, dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain

2.        Unsur-unsur dalam administrasi transaksi

a.         Manusia.
Manusia adalah unsur  utama  dalam setiap kegiatan perusahaan seperti dalam kegiatan penjualan, pembelian,
pengawasan, penggajian, promosi, administrasi, dan lain sebagainya. Kualitas setiap manusia yang terlibat dalam setiap
kegiatan akan menentukan keberhasilan kegiatan tersebut. Kegiatan yang dilakukan oleh manusia yang professional
akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan, efektif dan efisien, serta memberikan kontribusi untuk kemajuan
perusahaan. Maka perusahaan harus selalu memelihara dan meningkatkan kompetensi manusia yang terlibat dalam
kegiatan perusahaan, karena hal itu merupakan asset utama bagi perusahaan.
b.        Material/Harta Kekayaan
Material adalah harta kekayaan perusahaan yang digunakan untuk melakukan kegiatan perusahaan secara efektif dan
efisien. Harta kekayaan yang digunakan untuk melakukan administrasi penjualan adalah uang, perlengkapan
administrasi, peralatan dan tempat (kantor). 
c.         Metode
Metode adalah cara yang ditempuh untuk melaksanakan sesuatu yang telah dirancang dengan baik sehingga tujuan akan
dapat dicapai dengan tepat sesuai dengan perencanaan semula. Metode yang digunakan dalam melaksanakan
administrasii penjualan berpedoman pada SOP (Standard Operational Procedure) administrasi transaksi perusahaan yang
bersangkutan.

3.        Berkas- berkas Adminsitrasi Transaksi

a.         Berkas – berkas administrasi pembelian
Bagi perusahaan, transaksi pembelian yang dilakukan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan bahan baku dalam
beroperasi menghasilkan produknya untuk memenuhi stock barang yang ada digudang. Pembelian barang dapat
dilakukan dengan 2 (dua) cara pembayaran yaitu pembelian tunai dan pembelian kredit
Untuk pembelian tunai bukti transaksi yang diperlukan yaitu nota kontan dan kuitansi sedang pembelian kredit hanya
menerima faktur
Sedangkan berkas-berkas  administrasi transaksi pembelian yang diperlukan dalam  adalah bukti permintaan, surat
pesanan, bukti penerimaan barang dan kartu persediaan
1.        Bukti permintaan dari gudang
Bentuk formulir untuk permintaan dari gudang akan menyangkut hal-hal sebagai berikut:
·           Jenis barang dan spesifikasinya
·           Banyaknya barang yang diminta
·           Otorisasi atau pengesahan dari kepala bagian gudang
·           Tanggal permintaan

Contoh
NOTA PERMINTAAN BARANG
TANGGAL :
NO JENIS BARANG MERK JUMLAH KETERANGAN

Bagian Pembelian Kepala Bagian Gudang

(………………………) (…………………………………..)
Keterangan :
·           Tanggal diisi sesuai tanggal permintaan dari Kepala Bagian Gudang
·           Nomor diisi dengan nomor urut
·           Jenis Barang diisi sesuai dengan jenis barang yang diminta
·           Merk diisi sesuai dengan merk barang yang diminta
·           Jumlah diisi sesuai dengan kuantitas (banyaknya) barang yang diminta
·           Keterangan diisi dengan keterangan barang yang diminta, misalnya segera, barang habis, atau hal lainnya.

2.        Surat Pesanan
Untuk menjamin keabsahannya pesanan dan untuk meyakinkan supplier, maka pesanan seharusnya dibuatkan surat
pesanan. Untuk membuat surat pesanan, bagian pembelian melihat daftar harga dan persyaratan yang diajukan oleh
beberapa supplier, sehingga dapat memilih supplier mana yang lebih menguntungkan bagi perusahaan.
Dalam surat pesanan mencantumkan secara jelas hal-hal sebagai berikut.
·           Kepala surat perusahaan (nama, alamat, nomor telepon perusahaan)
·           Nama perusahaan (nama supplier)
·           Jenis dan merk barang yang dipesan
·           Harga barang yang dipesan
·           Kesanggupan pembayaran
·           Tanggal pesanan
·           Otorisasi dari kepala bagian pembelian dan direktur perusahaan
Contoh surat pesanan
ARI’S COMPUTER
Jl. Raya Hankam RT 01/05 Nomor 10 Bekasi
e-mail. Aries@gmail.com

SURAT PESANAN
No. 22/A/VIII/2015
Kepada : Toko Laris
Jl. Ridan No. 117 Bekasi

Berdasarkan hasil negosiasi, dimohon anda memenuhi pesanan kami,

No Nama Barang Tipe/Jenis Quantity Harga @satuan Total Harga

Jumlah

Kami mengharapkan barang tersebut dikirimkan pada tanggal 10 Agustus 2015. Pembayaran : Bersamaan dengan ini
kami transferkan pembayaran ke rekening saudara.
Bekasi,  01 Agustus 2015
Direktur
Ganang RN
Keterangan :
·      No. diisi dengan nomor urut
·      Nama Barang diisi dengan spesifikasi barang yang dipesan
·      Tipe/Jenis diisi dengan spesifikasi barang yang dipesan
·      Quantity diisi jumlah barang yang dipesan
3.             Penerimaan Barang
Hal yang utama yang harus dilakukan adalah memeriksa atau mencocokkan barang yang dipesan dengan barang yang
ada secara fisik. Periksa jumlahnya, spesifikasinya, kondisi dengan mencoba barang tersebut jika diperlukan dan
cocokkan dengan surat pesanan, nota kontan atau faktur dari penjual dan bukti fisiknya.
Hasil pemeriksaan tersebut akan menunjukkan bahwa barang tersebut sudah sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika ya,
maka kirimkan barang tersebut di gudang, tetapi jika tidak, maka kembalikan barang kepada penjual.

4.             Kartu Persediaan
Barang yang telah masuk/berada di gudang akan dicatat pada kartu persediaan. Pencatatan tersebut dapat dilakukan
secara manual maupun dengan komputerisasi. Pada kartu persediaan , hal penting yang harus diperhatikan adalah Nama
Barang, Kode Barang, Jumlah Masuk, dan Jumlah Keluar.
Contoh :
PLU :…………………                      Kode lokasi :……………………..
Nama barang :…………….......          Kapasitas area:……………………..

Kartu Persediaan
Supplier
Nama : …………………………. Kode : ……………………
Nama : …………………………. Kode : ……………………
Nama : …………………………. Kode : ……………………

Tgl No.dokumen Masuk Keluar Saldo Harga beli ket.

Keterangan:
·                PLU diisi dengan kode PLU
·                Nama Barang diisi dengan nama barang
·                Kode Lokasi diisi dengan kode lokasi penempatan barang
·                Kapasitas Area diisi dengan Daya Tampung Lokasi Penempatan Barang
·                Nama Suplier dengan Kode Suplier diisi dengan nama dank ode
·                Tanggal diisi dengan tanggal keluar masuk barang
·                Nomor dokumen diisi dengan nomor faktur/nota kontan untuk barang masuk, dan nomor permintaan dari
display untuk barang keluar
·                Masuk diisi dengan jumlah barang masuk, dan keluar diisi dengan jumlah barang keluar
·                Saldo diisi dengan saldo dengan rumus “saldo = saldo +(masuk-keluar)
·                Harga Beli diisi dengan harga beli sesuai dengan faktur/ nota kontan
·                Keterang diisi dengan hal-hal yang menjadi catatan misalnya berapa batas pesanan

b.        Berkas- berkas  Administrasi Transaksi Penjualan

Transaksi penjualan bisa dilakukan secara kredit maupun tunai. Transaksi penjualan dimulai dari penerimaan pesanan
dari pelanggan ( diterimanya surat pesanan)
Adapun berkas administrasi transaksi penjualan secara kredit dapat dilakukan sebagai berikut:
a.             Faktur ( invoice )
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan kepada
pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian
secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.
Contoh faktur
PT ANUGERAH                                           Jakarta, 7 Juli 2015
Jl. Raya Hankam No 2                        Kepada: Toko Bima
Bekasi                                                 Jl. Raya Pondok Gede No. 34
                                                            Jakarta Timur
Faktur  No. 122/AN
No Jenis Barang banyaknya Harga Satuan Jumlah
1 Komputer assu 2 Rp.7.500.000 Rp. 15.000.000
2. Meja Komputer 2 Rp.1.000.000 Rp.   2.000.000

                             Jumlah Rp. 17.000.000

Pembayaran 5 Agustus 2015                                  Hormat  kami,
Diterima oleh                                                              Bagian Penjualan

(..................)                                                                (............................)
Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :
·           Nama dan alamat penjual
·           Nomor faktur
·           Nama dan alamat pembeli
·           Tanggal pemesanan
·           Tanggal pengiriman
·           Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah
harga.
Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur yang
dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan.

b.         Kuitansi ( official Receipt )

Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh
pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari
dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan
bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang.
Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea
Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-
Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
·           Nama yang menyerahkan uang
·           Jumlah uang yang dibayarkan
·           Tanggal penyerahan uang
·           Nama dan tanda tangan yang menerima uang 
c.              Nota debet ( Debit Memo )
Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya,
bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu.Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengirim
nota pada sisi kredit.

d.             Nota kredit ( Credit Memo)

Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya,
bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak
pengirim nota pada sisi debet.

e.              Cek ( Cheque )
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut
diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank
tersebut dalam bentuk giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan
struk atau bonggol cekuntuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.

f.         Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan
sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama
atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan,
tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.

g.             Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai
dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.
C.           Standar Operasional Prosedure (SOP)  Bukti Transaksi
Setiap jenis transaksi akan mempunyai SOP masing-masing yang dapat digambarkan sebagai berikut:
a.         SOP  Pembelian  Tunai
Adalah suatu kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa dengan cara memberikan balas jasa berupa sejumlah uang
yang nilainya sama dengan barang atau jasa yang diperolehnya.
Standar Operasional Procedure (SOP) untuk menangani pembelian tunai adalah sebagai berikut:
1.             Bukti permintaan  bagian penjualan atau produksi dibuktikan dengan surat permintaan
2.             Survey pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada berbagai perusahaan  untuk memperoleh
harga dan kualitas barang yang terbaik
3.             Perusahaan yang menjadi supplier barang adalah yang mampu  secara rutin menyediakan pasokan barang.
4.             Untuk memutuskan supplier yang benar-benar  memberikan keuntungan terbaik, makabagian pembelian harus 
benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas dan pelayanan purna jual
5.             Surat pesanan ditandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama perusahaan
6.             Buat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang yang dibeli seperti garansi, return barang dan
sebagainya
7.             Pemeriksaan barang dilakukkan  oleh ahlinya apakah sesuai dengan pesanan atau tidak ( baik kualitas maupun
kuatitas). Bila ya, maka barang akan masuk ke gudang. Bila tidak, maka barang akan dikembalikan dengan memberikan
nota hasil pemeriksaan kepada penjualan
8.             Membayar sejumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas
b.             SOP  Penjualan Tunai
Penjualan tunai merupakan penjualan yang terbebas dari resiko kerugian akibat tak terbayarnya harga barang,
Standar Operasional procedure (SOP)  untuk menangani  administrasi  penjualan tunai sebagai berikut:
1.             Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (Order) dari calon pembeli
2.             Negosiasi dibuktikan dengan bukti dengan bukti pertemuan  berupa notulen (catatan kesepakatan sementara)
3.             Membuat dan menandatangani  surat perjanjian dibuktikan dengan adanya surat perjanjian
4.             Faktur dibuat dengan benar dan teliti, sehingga tidak merugikan perusahaan dan konsume,.faktur dibuat
beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi.
5.             Barang dagangan sebelum dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan pembeli, tidak cacat apakah sesuai
dengan standar mutu, bila ya, maka barang dikirim kepada pembeli. Bila tidak, barang dikembalikan lagi kegudang.
6.             Cocokkan invoice asli dan rangkap, bila cocok terima pembayaran barang dan periksa uang tunai yang
dibayarkan dengan teliti.
7.             Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang diterima.
8.             Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayan yang sempurna.

c.              SOP Penjualan Kredit

Penjualan kredit adalah barang yang pembayarannya ditangguhkan sampai  beberapa waktu sesuai dengan perjanjian
penjualan.
SOP untuk menangani administrasi penjualan kredit sebagai berikut:
1.             Permintaan pelanggan dibuktikan oleh surat permintaan (order)dari pembeli.
2.             Negasiasi dibuktikan dengan catatan (notulen) hasil pertemuan yang termuat dalam kesepakatan.
3.             Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli
4.             Periksa formulir aplikasi kredit apakah sesuai dengan bukti-bukti yang diperlukan
5.             Survey kepada calon pelanggan dibuktikan dengan formulir  bukti survey yang terisi  lengkap beserta
rekomendasi seperlunya.
6.             Persetujuan dari manajer dari bagin kredit dibuktikan dengan otorisasi (ditandatanganinya) formulir aplikasi
kredit.
7.             Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan. Apabila tidak, maka dikembalikan kepada calon pelanggan
8.             Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standr perusahaan
9.             Buat invoice (faktur)
10.         Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang sempurna.

d.             SOP  Penerimaan Kas
1.             Penerimaan uang tunai dimulai  dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penerimaan kas seperti penjualan
tunai, penerimaan, pembayaran piutang dan lain-lain.
2.             Perikas bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan teliti dan cocokkan dengan
rangkapnya.
3.             Hitung transaksi dengan benar
4.             Periksa uang yang diterima dengan benar
5.             Buatkan bukti transaksi penerimaan uang kas seperti kuitansi.

e.              SOP  Administrasi Uang Kas

1.             Pengeluaran uang dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran utang dan pembayaran biaya-biaya
2.             Cocokkan antara bukti pembelian yang dibawa supplier dengan rangkapnya, apabila cocok ambil bukti
pengeluaran uang (bisa bank/tunai) kemudian supplier menandatangani bukti pengeluaran bank atau kuitansi
3.             Berikan cek atau uang tunai
4.             Terima bukti transaksi (bukti pengeluaran bank/kuitansi) yang telah ditandatangani oleh supplier.

G. Evaluasi