PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM APLIKASI iPOS

UNTUK PENCATATAN TRANSAKSI DAN PERSEDIAAN TOKO WINA

DI SUSUN OLEH :

EVELYN K P SUSANTO
01407190018
PENDIDIKAN EKONOMI
2019
 PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM APLIKASI iPOS

UNTUK PENCATATAN TRANSAKSI DAN PERSEDIAAN TOKO WINA

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Perkembangan zaman modern memasuki era digitalisasi yang membantu pekerjaan

manusia lebih efektif dan efisien, termasuk penerapan Sistem Informasi Manajemen pada
badan usaha. Penerapan Sistem Informasi manajemen menjadi alternatif dalam menyediakan,
pengelolaan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, evaluasi dan
perbaikan berkelanjutan untuk pengambilan keputusan (Rifai & Haerani, 2020). Sistem
Informasi Manajemen yang berkembang sangat berdampak dalam wirausaha khususnya pada
bidang perdagangan. Sistem Informasi Manajemen yang sesuai, tepat, efektif dan efisien
sangat dibutuhkan dalam berbagai bidang, terutama dalam perdagangan. Sistem informasi
manajemen sangat dibutuhkan untuk membantu kegiatan bisnis tetap bisa berjalan,
dengan pengendalian operasional, aktivitas transaksional, melalui proses data yang dapat
diolah, dianalisis, dan ditampilkan sebagai pencatatan yang berbasis komputer (Hertati et al.,
2021). Sektor perdagangan tentu memiliki prosedur persediaan, keperluan pencatatan
penjualan dan pembelian yang harus dicatat dengan lengkap, disimpan dan diproses menjadi
informasi yang bermanfaat bagi pengguna.
 Perusahaan dagang, pertokoan atau manufaktur memerlukan pengelolaan administrasi
yang efektif dan efisien. Administrasi adalah faktor penting dalam sebuah lembaga yang
berkaitan dengan prinsip, kesepakatan dan keputusan yang harus dikomunikasikan secara
tepat, efektif, dan efisien ke semua pihak dalam lembaga tersebut. Di sisi lain, perlu adanya
kapabilitas dalam pengelolaan administrasi yang memadai dan akurat, sehingga
pengembangan bisnis mampu memberikan efisiensi layanan dan kebutuhan konsumen
(Velázquez et al., 2020). Pengelolaan administrasi penjualan, pembelian dan persediaan
memiliki pengaruh besar pada laporan keuangan ataupun persediaan barang. Toko Swalayan
Wina pada awal pendirian menggunakkan Sistem Informasi Manajemen yang dikelola secara
manual. Penerapan Sistem Informasi Manajemen secara manual di Toko Swalayan Wina,
cukup menyulitkan dalam mengelola data dengan terstruktur, efektif, dan efisien. Tidak
hanya membutuhkan energi, tetapi juga menghabiskan banyak waktu dalam pengelolaan data
secara manual, karena data yang terlalu kompleks

Data-data tersebut ialah transaksi penjualan, pembelian dan pencatatan persediaan

barang dagangan. Meninjau dari masalah yang ada serta perkembangan teknologi berbasis
komputer dalam penerapannya di sektor perdagangan, Toko Swalayan Wina beralih ke
Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer, dengan menggunakan aplikasi kasir iPOS
untuk mengelola data transaksi dan persediaan secara tepat, terstruktur, efektif dan efisien.
Berdasarkan hasil observasi, sangat penting Sistem Informasi Manajemen yang terus
berkembang dan mengikuti kecanggihan teknologi untuk mengelola, mencadangkan data dan
membuat laporan keuangan ataupun persediaan penyimpanan secara efektif dan efisien.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Mengapa Sistem Informasi Manajemen penting dalam penjualan, pembelian dan

penyimpanan persediaan barang ?

2. Bagaimana cara kerja Sistem Informasi Manajemen aplikasi kasir iPOS 4.0 pada Toko
Swalayan Wina ?
 3. Bagaimana dampak positif Sistem Informasi Manajemen yang telah diterapkan dalam
pengelolaan persediaan, transaksi penjualan dan pembelian ?

BAB 2

PEMBAHASAN

2.1 KAJIAN PUSTAKA

2.1.1 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem

Sistem berasal dari dua bahasa, yang pertama bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani
(sustema) yang merupakan satu kesatuan terdiri dari komponen yang dihubungkan satu dengan
yang lainnya untuk memudahkan masuknya informasi atau materi.

Berbicara mengenai sistem tentu berkaitan dengan suatu prosedur atau cara yang
dilakukan secara berulang-ulang dilakukan serangkaian aktivitas dalam upaya mencapai sebuah
tujuan tertentu (Rusdiana et al., 2014). Pengertian sistem menurut beberapa tokoh :

1. Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling berhubungan dan saling memberikan
dampak dalam satu lingkungan tertentu (Ludwig, 1991)
2. Sistem merupakan bagian yang beroperasi secara bersamaan untuk mencapai beberapa
tujuan (Gordon B. Davis, 1995)
 Berdasarkan pemaparan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem ialah kumpulan bagian-
bagian yang saling terkait dan saling bekerja sama, membentuk satu kesatuan tertentu untuk
mencapai tujuan dari sistem yang sudah ditetapkan.

Informasi

Informasi dalam bahasa Inggris ialah Information, berasal dari bahasa Prancis yaitu
Informacion yang artinya konsep atau garis besar. Informasi merupakan suatu data atau fakta
yang telah diproses sedemikian rupa sehingga menjadi tersusun dan memiliki makna bagi
pengguna informasi tersebut, membantu dalam pengambilan keputusan secara tepat (Rusdiana et
al., 2014).

Berdasarkan pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa, informasi merupakan suatu

data atau keadaan nyata yang telah diproses melalui tahap-tahap tertentu, sehingga data-data
tersebut menjadi bentuk informasi yang bermanfaat dan memiliki arti bagi pengguna. Proses
dalam pengolahan data menjadi informasi terdapat 3 hal yaitu input, process dan output.

Sumber: https://www.dictio.id/t/apa-yang-membuat-data-dapat-dijadikan-informasi/13141

Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan sistem yang terkait dengan perencanaan,

pengembangan manajemen, dan didukung dengan alat-alat teknologi canggih yang dapat
membantu suatu organisasi atau perusahaan melaksanakan tugas yang berkaitan dengan proses
dan pengelolaan informasi.

Suatu perusahaan ataupun organisasi tentu akan banyak mengalami perubahan dalam
sistem pengelolaan informasi ataupun data-data yang ada dalam perusahaan ataupun organisasi
tersebut, maka diperlukan satu sistem informasi manajemen yang ditetapkan untuk pengelolaan
dan sistem yang dapat digunakan sebagai pendukung manajemen.

Sistem pendukung manajemen yang dapat membantu menghasilkan laporan, tampilan,

dan respons yang sudah digolongkan, secara berkala, sesuai dengan permintaan dan berbasis
komputer.

2.1.2 TIPE SISTEM INFORMASI TRANSACTION PROCESSING SYSTEM (TPS)

Sistem Informasi merupakan satu sistem yang membantu penyelesaian masalah yang
timbul dalam suatu organisasi karena perubahan sistem yang tidak menentu atau tidak ada
ketetapan sistem yang digunakan dalam pemrosesan ataupun pengelolaan data yang akan
dibentuk menjadi satu informasi yang bermakna bagi pengguna.

Terdapat beberapa tipe sistem informasi yang berguna agar sistem informasi lebih efisien
dan efektif. Berikut tingkatan tipe sistem informasi :

Salah satu tipe sistem informasi yang sering digunakan dalam sektor perdagangan adalah
Transaction Processing System atau TPS yang memiliki sistem transaksi yang terintegrasi secara
efektif. Sistem TPS mampu memproses semua transaksi yang dilakukan oleh perusahaan atau
badan usaha dalam jumlah yang sangat besar sekalipun, sehingga mengurangi kesalahan yang
rentan mengalami kerugian (Rifai & Haerani, 2020).

Tahapan sistem TPS ini meliputi input, process dan output yang berkaitan langsung
dengan transaksi pembelian, penjualan dan persediaan barang dagangan. Berikut gambaran
mengenai proses input sampai dengan output sistem informasi TPS :

Sesuai dengan gambar tersebut maka, input dari TPS ialah transaksi, kemudian masuk ke
dalam penggolongan, pengkombinasian ataupun perekaman data transaksi kedalam sistem
komputer yang kemudian diproses menjadi laporan rinci dan output yang bermakna bagi
pengguna.

2.1.3 APLIKASI KASIR iPOS 4.0.3.7

Salah satu aplikasi Sistem Informasi Manajemen yang banyak digunakan dan merupakan
salah satu tipe sistem informasi adalah program toko iPos 4.0.3.7. Program tersebut merupakan
program perdagangan retail ataupun grosir untuk usaha skala menengah (UMKM) yang
mencakup data penjualan, pembelian, persediaan barang sampai dengan laporan keuangan yang
dapat diakses secara periodik ataupun harian.Program iPos 4.0.37 mampu memproses data yang
cukup banyak karena menggunakan sistem database berupa client server, program dapat
memproses data dalam jaringan LAN yang cepat walaupun data yang diproses cukup banyak.
Berikut tabel mengenai fitur-fitur Program Toko iPos 4.0.3.7 :
Master Data Penjualan Pembelian Persediaan Akuntansi Proses Laporan Pengaturan
Data

Master Item Pesanan Jual, Pesanan Item Masuk, Daftar Proses Daftar User, Multi

(barang), Saat Cetak Barang / PO, Item Keluar, Akun Bulanan Perkiraan, Akses User,

Supplier, dapat Juga Pembayaran Opname Perkiraan, dan Laporan Kas Data

Pelanggan, untuk DP pada Stok, Kas Masuk, Tahunan Masuk, Kas Perusahaan

Sales dan Penawaran saat Transfer Kas Keluar, Kas (Setelah

kartu stok Harga. Pesanan, Gudang Keluar, Transfer, Aktivasi),

barang. Pembelian. Transfer Laporan Pengaturan

Kas Jurnal, Buku Umum, Ganti

Besar, Background.

Neraca Pengaturan

Saldo, Nomor

Neraca Transaksi

Lajur, sendiri, Mini

Neraca Printer

Perusahaan,

Laba Rugi

Multi Satuan Pembayaran Retur Saldo Awal Jurnal, Master Data Customer

Konversi DP pada saat Pembelian, Item, Stok Saldo Awal Barang, Display (Bisa

(Pak->Dus- Pesanan, History Minimum, Perkiraan, Supplier, tambah Tipe

>Pcs),Multi Penjualan Harga Beli, Kontrol Saldo Awal Pelanggan, Baru), Tema

Harga Jual (1 (Back Office), Pembayaran Mutasi Hutang Sales, Window,

Harga/Harga Kasir (Point Hutang Barang Piutang, Laporan Import Excel,

berdasar Of Sale), Setting Pesanan Import dari

Quantity/Harg History Harga Perkiraan Pembelian, iPOS 3.x.

a Berdasar Jual, Retur Pembelian Backup dan

Level/Harga Jual dan Retur Restore,

Berdasar Beli Pengaturan

Satuan. database

(Buat Baru /

Hapus

database)

2.2 HASIL DAN PEMBAHASAN

Toko Swalayan Wina merupakan salah satu toko yang terletak di Desa Ndruju, Kota
Salatiga. Toko Swalayan Wina awalnya hanya sebuah warung kecil yang menjual kebutuhan
sehari-hari dan makanan ringan untuk anak-anak. Toko Swalayan Wina didirikan sekitar tahun
90-an, Toko Swalayan Wina dikelola oleh keluarga bergerak di bidang perdagangan. Sistem
barang yang dijual dalam toko tersebut yaitu pihak grosir yang bekerjasama dengan Toko
Swalayan Wina, sehingga toko tersebut tidak perlu membeli stok barang, melainkan sales yang
menitipkan barang di Toko Tersebut, toko tersebut dikelola oleh satu orang karyawan.
 Pada awal pendirian Toko Swalayan Wina, pengelola tidak pernah mencatat barang
masuk dan barang yang terjual. Namun seiring berjalannya waktu, warung tersebut berkembang
mengalami kemajuan. Penjualan yang dilakukan mulai meningkat, jenis barang yang terus
bertambah, melihat keadaan tersebut pengelola warung memutuskan untuk mencatat barang
masuk dan barang yang terjual secara manual. Pencatatan menggunakkan buku awalnya tidak
begitu sulit, atau dapat membantu pengelola Toko Swalayan Wina mudah untuk melihat jumlah
barang masuk dan barang yang terjual.

Pada tahun 2000-an Toko Swalayan Wina mulai melakukan ekspansi atau perluasan
tempat berjualan menjadi lebih besar, sehingga barang dagangan yang dijual ikut bertambah.
Pengelola mengungkapkan bahwa pada saat melakukan pencatatan dan pembuatan laporan
keuangan secara manual lebih rumit dan sering mengalami kesalahan apabila transaksi yang
terjadi cukup banyak atau dapat dikatakan lebih banyak dari sebelum Toko Swalayan Wina
melakukan perluasan tempat berjualan. Melihat kondisi yang semakin terbatas untuk melakukan
pencatatan secara manual, pengelola Toko Swalayan Wina memutuskan untuk membeli
seperangkat alat kasir beserta sistem kasir yang dibutuhkan.

Sistem Kasir yang digunakan oleh Toko Swalayan Wina yaitu Aplikasi kasir bernama
iPos 4.0.3.7 dalam sistem informasi manajemen yang dimiliki sistem tersebut, hampir semua
dapat dapat disimpan dan dilihat kembali secara lengkap dan detail.Sistem tersebut didukung
oleh perangkat keras seperti komputer, mesin pindai label atau kode dan dilengkapi dengan
mesin cetak struk penjualan yang terjadi secara otomatis.

Tipe sistem informasi yang digunakan atau ditetapkan dalam Toko Swalayan Wina
adalah Transaction Processing System (TPS, artinya setiap transaksi yang terjadi merupakan
input data yang akan diproses sedemikian rupa (pemindaian data, perekaman data pada
komputer). Input data untuk sistem iPos 4.0.3.7 tidak hanya transaksi yang terjadi, namun
sebelumnya telah dimasukkan kode barang, nama, stock, jumlah dan harga barang yang dapat
dimasukkan sesuai dengan kebutuhan pengelola Toko Swalayan Wina.

Setelah data yang di proses di dalam sistem iPos maka akan muncul bukti transaksi di
layar yang siap untuk dicetak apabila transaksi telah selesai dilakukan, setelah itu mesin cetak
struk akan secara otomatis mencetak bukti transaksi.

Pengelola mengatakan bahwa dengan adanya sistem informasi dan aplikasi kasir iPos
segala macam kebutuhan data dapat diperoleh secara cepat, tepat dan akurat. Data ataupun
informasi yang disimpan dalam sistem tersebut dapat di askes setiap saat. Laporan keuangan,
penjualan dan pengeluaran keuangan dapat dicetak secara periodik maupun harian. Sistem
informasi manajemen yang efisien dan efektif sangat diperlukan oleh Toko Swalayan Wina
karena diperlukan informasi atas keuangan dan persediaan barang yang tepat dan sesuai. Toko
Swalayan Wina sangat dimudahkan dengan adanya Sistem Informasi Manajemen seperti aplikasi
iPos 4.0.3.7 karena proses yang cepat dan akurat artinya tidak banyak mengalami kesalahan
dalam pencatatan transaksi ataupun persediaan barang dagangan.
 BAB 3

PENUTUP

3.2 KESIMPULAN DAN SARAN

Sistem Informasi Manajemen penting bagi pencatatan transaksi penjualan, pembelian dan
penyimpanan karena setiap bukti transaksi dan catatan transaksi berpengaruh besar pada
pembuatan laporan keuangan dan laporan penjualan harian yang ada dalam Toko Swalayan
Wina. Selain itu, penting karena akan memudahkan melakukan pengecekkan jumlah stok barang
dijual dengan barang dagangan yang sudah terjual. Apabila terjadi kesalahan dalam transaksi
akan mudah untuk dilakukan pengecekkan dan pencatatan ulang transaksi yang sudah terjadi.

Program pertokoan iPos 4.0.3.7 sangat memudahkan dalam pengelola melakukan input,
proses dan output data yang menghasilkan satu informasi yang bermakna bagi pengelola ataupun
sales yang mengantarkan barang dagangan. Cara kerja sistem iPos 4.0.3.7 memerlukan input
seperti nama,kode, jumlah dan harga barang pada Toko Swalayan Wina yang kemudian akan
diproses apabila terjadi transaksi penjualan, output yang diberikan pada saat terjadi
transaksipenjualan ialah struk penjualan atau transaksi yang terjadi.

Dampak positif dari penggunaan Sistem Informasi Manajemen seperti aplikasi kasir iPos
4.0.3.7 adalah menghemat waktu dalam melakukan pencatatan, memudahkan dalam pembuatan
laporan keuangan harian ataupun secara periodik. Melalui sistem yang mudah dan cepat, maka
setiap proses barang ataupun persediaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Informasi
yang didapatkan dari sistem yang digunakan tentu saja akurat dan tepat dalam perhitungan yang
ada. Melalui sistem informasi manajemen setiap pertokoan dapat lebih efisien dan efektif dalam
pengelolaan data yang diproses menjadi informasi yang bermakna bagi pengguna informasi yang
dihasilkan seperti laporan keuangan dan pencatatan keuangan harian.
 DAFTAR PUSTAKA

Hertati, L., Asmawati, & Widiyanti, M. (2021). Peran sistem informasi manajemen di
dalam mengendalikan operasional badan usaha milik daerah. Insight Management Journal,
1(2), 55–67. https://journals.insightpub.org/index.php/imj

Rifai, A., & Haerani, A. (2020). Sistem informasi manajemen mendukung kelangsungan

usaha mikro kecil menengah (UMKM) dampak situasi pandemi covid-19. Jumanis, 2(1),

2014–2026. https://doi.org/10.47080/10.47080/vol1no02/jumanis

Rusdiana, H. A. R., Irfan, M. I., & Saebani, B. A. S. (2014). Sistem informasi manajemen

(1st ed., Vol. 1) [E-book]. CV Pustaka Setia.

Velázquez, J., Rosalía, & Adán. (2020). Effect of administrative management for the

development of university competencies in engineering students campus amazcala.

ADVANCES IN SOCIAL SCIENCES RESEARCH JOURNAL, 7(12).

https://doi.org/10.14738/assrj.712.9539

Materi pembelajaran dan bahan bacaan selama pembelajaran SIM