GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

CV. Serba Serbi merupakan perusahaan distribusi peralatan rumah tangga. Perusahaan ini
merupakan perusahaan dagang yang membeli barang ke supplier dan melakukan penjualan kepada
konsuen tanpa pengolahan barang lebih lanjut. Berikut informasi ringkas terkait dengan profil
perusahaan:

1. SRUKTUR ORGANISASI
Direktur

Manajer Penjualan Sistem Pengendalian Manajer Keuangan &

Intern (Audit Internal) Administrasi

Penju Akuntansi Personalia

alan
Keuangan Supir

Gudang Keamanan

a. Direktur (1 orang)
- Bertanggungjawab atas seluruh aktivitas operasional perusahaan, terutama untuk
mencapai target omset penjualan
- Melakukan penjualan rutin
- Melakukan penagihan kepada pelanggan yang sudah jatuh tempo (untuk nilai piutang
diatas Rp.100 juta)
- Mengotorisasi penjualan kredit diatas batas yang ditentukan. (Contoh: Batas Penjualan
Kredit kepada Toko Agung adalah Rp. 150.000.000. Hal ini berarti bahwa, klien tidak
diperbolehkan lagi memberikan tambahan penjualan kredit kepada Toko Agung
sebelum Toko Agung membayar/mencicil tagihan tersebut. Ketika Toko Agung mencicil
Rp. 30.000.000 dari piutang tersebut, maka klien hanya boleh memberikan penjualan
kredit kepada Toko Agung maksimal sebesar Rp. 30.000.000). Namun, meskipun
demikian, Direktur sering memberikan tambahan penjualan kredit meskipun tagihan
Toko Agung masih Rp. 150.000.000). Ketika Direktur melakukan perjalanan keluar kota,
Direktur memberikan kuasa kepada Manajer Penjualan untuk mlaksanakan kebijakan
ini.
b. Manajer Penjualan (1 orang)
- Melakukan penjualan sesuai dengan daftar persediaan yang diperoleh dari bagian
gudang. Manajer penjualan akan meminta daftar persediaan in kepada bagian setiap
hari senin pagi (satu kali dalam seminggu)
- Memiliki hak untuk memberikan diskon penjualan tanpa persetujuan Direktur terlebih
dahulu
- Melakukan penagihan kepada pelanggan
 - Memiliki hak untuk menerima pembayaran piutang pelanggan secara tunai.
- Memiliki hak untuk menentukan jumlah sumbangan jika ada pihak ketiga yang meminta
(misalnya: sumbangan untuk acara kepemudaan, 17 agustusan, tahun baru dan lain-lain)

c. Sistem Pengendalian Intern (Audit Internal)

- Melaksanakan Audit Internal setiap 3 bulan
d. Manajer Keuangan & Administrasi (1 orang)
- Mengawasi pencatatan dan pelporan keuangan
- Memiliki hak untuk melakukan penagihan kepada pelanggan dan membahwa hasil
penaghan (uang tunai/cek/giro) secara langsung
- Berhak mencatat penjualan ketika ada pelanggan yang melakukan order via telpon
tanpa perlu melakukan konfirmasi pada bagian penjualan.
- Berhak menetapkan besaran diskon penjualan tanpa persetujuan direktur.
- Melakukan proses rekruitmen bersama dengan bagian personalia
e. Penjualan (3 orang)
- Memiliki hak untuk menyimpan uang klien atas pembayaran piutang atau menyimpan
cek yang diberikan oleh pelanggan hingga masa jatuh tempo cek tersebut, dengan
alasan efisisensi dan keamanan
- Memiliki hak untuk menyetorkan langsung cek yang diperoleh dari pelanggan ke bank
terdekat, dengan alasan efisiensi
- Berhak memberikan souvenir penjualan (seperti T Shirt, payung, mug, gantungan kunci,
dll) kepada pelanggan masing- masing, tanpa perlu meminta otorisasi kepada Manajer
Penjualan dan akan melaporkan kepada bagian akuntansi setiap akhir bulan.
f. Akuntansi (1 orang)
- Melakukan pencatatan atas seluruh transaksi yang berkaitan dengan aktivitas
pembelian dan penjualan
- Melakukan penagihan piutang ke pelanggan
- Melakukan pencatatan Sales Order, Delivery Order dan Invoice bersama- sama dengan
bagian penjualan
- Mencatat transaksi penjualan dan pembelian secara rutin (setiap 3 hari sekali)
- Menyimpan kartu persediaan barang dagang
- Menyimpan kartu persediaan souvenir penjualan
g. Keuangan (1 orang)
- Melakukan penyetoran uang ke Bank secara rutin (setiap 3 hari sekali) untuk efisisensi
- Memiliki hak untuk melakukan penagihan piutang ke pelanggan
- Menjalankan kas kecil
- Menerima dan menyimpan cek dari bagian penjualan atau pihak lain yang memberikan.
Cek ini akan diserahkan ke bank ketika akan jatuh tempo
- Menyelenggarakan kartu piutang
- Mengkredit piutang pelanggan setiap jumat sore.
h. Gudang (1 orang kepala gudang dan 3 orang helper)
- mencatat dan mengupdate jumlah stock sekali dalam seminggu ketika diminta oleh
Manajer Penjualan dan Bagian Penjualan.
 - Mencatat nomor seri produk, untuk setiap produk yang datang dari supplier dan yang
keluar ke konsumen. Pencatatan nomor seri dilakukan secara manual dan rapi pada
buku khusus. Pencatatan ini bertujuan untuk mengidentifikasi barang hilang atau retur
dari pelanggan
- Memeriksa barang masuk dari supplier dan barang keluar ke pelanggan berdasarkan
informasi lisan dari bagian penjualan
i. Personalia (1 orang)
- Mencatat kehadiran dan membuat daftar gaji karyawan
- Memiliki hak untuk memberikan surat peringatan kepada karyawan yang melanggar
ketentuan
j. Supir (1 orang supir Direktur dan 2 orang supir pengantar barang)
- Megantar pimpinan
- Megantar barang
- Mengantar keluarga Direktur jika dibutuhkan
k. Keamanan (2 orang)
- Menjamin keamanan aset perusahaan
- Terdapat 2 orang keamanan untuk shift siang dan shift malam
- Disediakan pos keamanan yang dilengkapi dengan televisi dan tempat tidur sederhana
- Mengatur parkir kendaraan tamu yang datang ke kantor
- Ikut membantu bagian gudang dalam mempersiapkan barang yang akan diantar ke
konsumen.
2. INFORMASI PENTING LAINNYA DALAM AKTIVITAS OPERASIONAL PERUSAHAAN
- Direktur menyerahkan sepenuhnya urusan pencatatan dan pelaporan keuangan kepada
Manajer Keuangan & Administrasi
- Manajer keuangan dan Administrasi memegang bilyet cek/giro. Setiap akan melakukan
pembayaran, Manajer Keuangan & Administrasi yang akan mengisi bilyet cek/giro
tersebut dan meminta otorisasi kepada Direktur.
- Ketika Direktur melakukan perjalanan ke luar kota, maka Direktur menyiapkan beberapa
lembar cek/giro yang sudah ditandatangani meskipun nominal belum terisi. Hal ini
dilakukan agar transaksi pembayaran tidak terganggu ketika Direktur sedang tidak
berada di tempat. Cek/Giro yang sudah ditandatangani ini kemudian diserahkan kepada
Manajer Keuangan & Administrasi, untuk di isikan nominalnya, jika diperlukan.
- Direktur selalu meminta data persediaan yang update sekali dalam seminggu kepada
bagian gudang
- Tidak menggunaan sistem voucher karena dianggap tidak efisien
- Batas maksimal penjualan kredit untuk setiap pelanggan sudah ditentukan. JIka ingin
melakukan penjualan diatas batas yang ditentukan harus meminta Direktur. Contoh:
Batas penjualan kredit maksimum untuk Konsumen “X” adalah Rp. 100.000.000,- Jadi
jika konsumen “X” tersebut ingin menambah pembelian kreditnya/utangnya maka
konsumen tersebut harus membayar terlebih dahulu utang sebelumnya, baru bisa
melakukan order penjualan kembali sebesar nilai yang telah dibayar. Misalnya, dari
Utang Rp. 100.000.000, konsumen “X” membayar Rp. 30.000.000,- maka Konsumen “X”
tersebut hanya bisa melakukan order kembali maksimal senilai Rp. 30.000.000,-. Namun
jika ordernya diatas Rp. 30.000.000 (Total pembelian kreditnya kepada klien akan
 melebihi Rp. 100.000.000,-) maka harus seizin Direktur. Kondisi saat ini adalah bahwa
order diatas batas penjualan ini sering terjadi. Selama ini, Direktur akan mengotorisasi
order penjualan diatas batas yang ditentukan tersebut dengan dalih untuk mengejar
target penjualan.
- Menggunakan Ms Excell untuk pelaporan keuangan
- JIka Direktur sedang di kantor, maka supir Direktur tersebut akan diberdayakan untuk
mengantar barang
- Setiap pengeluaran barang dari gudang harus menggunakan form Delivery Order yang
tercetak via komputer. Namun jika listrik mati, maka barang boleh dikeluarkan dengan
menggunakan form Delivery order yang ditulis manual oleh bagian penjualan (tidak
dicetak) yang diotorisasi oleh bagian penjualan tersebut.
- Perusahaan tetap akan mengirim barang kepada konsumen (atas order yang dilakukan
hari sebelumnya) meskipun pada hari libur nasional (dengan meminta bagian akuntansi
dan seorang Helper) untuk melayani pengeluaran barang tersebut. Bagian Akuntansi
akan meminta knci Gudang Kepada Kepala Gudang. (Kunci Gudang dibawa pulang oleh
Kepala Gudang).
- Dalam pelaksanaan kegiatan operasional, perusahaan tidak menggunakan anggaran
dengan alasan sering terjadi perubahan situasi dalam kegiatan operasional
- Perusahaan mengirimkan monthly statement of account kepada pelanggan setiap 3
(tiga) bulan sekali
- Jika pembayaran dari pelanggan melalui transfer, maka invoice tidak perlu dibubuhi cap
lunas dan tidak dikirimkan ke pelanggan yang bersangkutan
- Bagian kasir memiliki hak untuk melakukan penagihan langsung kepada pelanggan
- Perusahaan melakukan inventarisasi atas aset tetap secara rutin (5 tahun sekali)
3. TUGAS MAHASISWA
a. Buatlah Managemet Letter berdasarkan ‘STRUKTUR ORGANISASI dan INFORMASI PENTING
LAINNYA DALAM AKTIVITAS OPERASIONAL PERUSAHAAN’ diatas. Silahkan temukan
referensi untuk Format Management Letter. Boleh dari buku, internet atau referensi
lainnya. (untuk tanggapan manajemen dikosongkan saja). *Minimal ada 5 rekomendasi yang
diberikan.

Selamat Bertugas