2.

Perencanaan

Perencanaan yaitu suatu patokan untuk menjadikan mudah manajer supaya tercapainya
sebuah tujuan, membuat strategi untuk mencapai tujuan tersebut dan mengembangkan
rencana aktivitas kerja organisasi. Dengan perencanaan semua kegiatan akan mempunyai
suatu pedoman pelaksanaa kerja.

 Bentuk-bentuk perencanaan:
a) Sasaran
Perusaahaan tentu mempunyai suatu sasaran atau tujuan yang hendak dicapai.
Contoh akan mengadakan pengurangan biaya produksi sebanyak 6% dalam
waktu dua tahun atau mengurangi kerusakan barang sebanyak 8%, dan lain
sebagainya. Jadi semua kegiatan akan diarahkan pada sasaran ini.
b) Kebijakan
Hal ini merupakan petunjuk umum bagi perusahaan. Contohnya kebijakan
seorang perancang pakaian adalah hanya membuat atau merancang pakaian
berselera tinggi dengan bahan yang pilihan.
c) Strategi
Merupakan program yang luas untuk mencapai tujuan yang telah dietapkan yaitu
bagaimana perusahan akan melaksanakan misinya. Ketepatan waktu pelaksanaan
adalah masalah yang perlu diperhatikan dalam strategi ini.
d) Prosedur
Merupakan rangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah
pelaksanaan kegiatan perusahaan.
e) Aturan
Merupakan bagian dari produser dan merupakan tindakan yang spesifik.
f) Program
Merupakan kombinasi antara kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas
yang disertai dengan anggaran atau budget.
 Manfaat perencanaan:
1) Dapat memberikan arah dari arti tujuan bagi perusahaan.
2) Dapat ditentukan suatu pedoman sebagai standart/ukuran untuk mengurangi
ketidakpastian serta perubahan di masa mendatang.
3) Dengan perencanaan dapat diukur berhasil tidaknya suatu pekerjaan, sehingga
akan mempermudah pengawasan.
4) Membantu memperkirakan peluang di masa mendatang.
5) Dengan perencanaan akan timbul efisiensi sehingga pengeluaran biaya dapat
ditekan.
 Perencanaan strategis
Perencanaan strategis merupakan suatu rumusan proses perencanaan berjangka panjang
yang digunakan untuk menetukan dan mencapai sasaran organisasi.
 Sifat-sifat perenanaan strategis:
1) Menyangkut kurun waktu yang panjang
2) Menyangkut persoalan dasar organisasi
3) Memberikan kerangka dasar dalam pengambilan keputusan manajerial sehari-hari
4) Sebagai alat pemersatu dalam pengambilan keputusan
5) Pada umumnya perencanaan strategis merupakan kegiatan manajemen puncak.
 faktor-faktor yang mempengaruhi semakin pentingnya perencanaa strategis:
a) Peningkatan perubahan teknologi
Adanya perubahan teknologi, mendesak perusahan-perusahaan untuk mencari
kesempatan baru secara aktif, tidak cukup hanya bertahan saja dalam persaingan.
b) Semakin rumitnya tugas manajerial
Dengan adanya perencanaa strategis, para manajer dapat berantisipasi pada
masalah-masalah dan kesempatan-kesempatan yang akan muncul.
c) Lingkungan luar perusahaan yang semakin kompleks
Perencanaan strategis sangat bermanfaat untuk menghadapi pengaruh
lingkungan di luar perusahaan yang semakin rumit, sehingga perusahaan akan
dapat mengambil posisi yang tepat.
d) Semakin panjangnya jangka waktu antara keputusan yang dibuat dengan
dampaknya di masa yang akan dating, sehingga memerlukan suatu perencanaan
yang masak untuk pengambilan keputusan.
 Langkah-langkah penyusunan perencanaan strategis;
- Menentukan sasaran organisasi
- Mengadakan pemahaman terhadap sasaran dan strategi yang telah ada
- Melakukan analisis sumber daya:
a. Menyusun profil sumber daya
b. Menentukan syarat kunci tentang sumber daya yang diperlukan
c. Membandingkat profil sumber daya dengan syarat kunci.
- Mengadakan analisis lingkungan
Tahap ini dilakukan untuk memahami dan menganilisis faktor-faktor lingkungan
manakah yang benar-benar mempengaruhi pencapaian sasarsan organisasi
- Mengenali kesempatan dan ancaman strategis
- Menentukan sejauh mana strategi yang sudah ada perlu diubah
- Melakukan pengambilan keputusan strategis, yang meliputi:
a. Penyusunan alternatif strategis
b. Penilaian alternatif strategis
c. Pemilihan alternatif strategis.
- Pelaksanaan rencana strategis
- Evaluasi penerapan rencana strategis.
 Hambatan-hambatan dalam Perencanaan
a. Hambatan dari pihak manajer
Hal ini timbul karena manajer enggan untuk menetapkan sasaran. Keengganan
dalam menetapkan sasarn ini disebabkan:
- Takut menghadapi resiko/kegagaln
- Kurang adanya pengetahuan tentang organisasi
- Kurang memahami tentang lingkungan
- Kurang percaya bahwa organisasinya mampu mencapai sasaran.
b. Hambatan dari pihak pelaksana
Pihak pelaksana/pekerja seringkali merasa enggan untuk menerima perubahan
dalam perencanaan, hal ini disebabkan karena:
- Perubahan dianggap mengurangi kebebasan untuk melakukan kegiatan
yang disukai
- Perubahan tidak memberikan keuntungan langsung.
Untuk mengatasi hal ini, manajer perlu merencanakan sasaran yang jelas,
mengumpulkan informasi yang lengkap tentang organisasi dan lingkungan.
Disamping itu manajer perlu mengikut sertakan bawahan dalam kegiatan
perencanaan dan diberikan informasi tentang sasaran yang akan dicapai.
 Manajemen Dengan Sasaran (Management By Objektives)
Manajemen Dengan Sasaran (MBO) merupakan suatu program yang terdiri atas
seperangkat prosedur formal atau semi formal yang dimulai dengan penetapan
sasaran-sasaran sampai dengan peninjauan kembali hasil pelakksanaan.
- MBO dapat digunakan untuk memperbaiki motivasi karyawan dan untuk
pengendalian. Dalam hal ini MBO memusatkan perhatian pada hasil-hasil dan
bukan pada perilaku yang diperlihatkan oleh seorang karyawan.
- Intisari dari sistem MBO terletak pada kerjasama antara para manajer dan
karyawan dalam penetapan sasaran-sasaran. Setiap bidang tanggung jawab utama
seseorang ditetapkan dengan jelas, dipandang dari segi hasil-hasil yang
diharapkan.
Di dalam sistem MBO terdapat unsur-unsur:
a. Keterikatan pada program
Di sini antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi diusahakan untuk
terkait. Hal ini dapat dilakukan dengan mengadakan pertemuan antara
manajer dan karyawan untuk menetapkan sasarn dan pencapaiannya.
b. Penetapan sasaran tingkat puncak
Sasaran pendahuluan ditetapkan oleh manajer puncak, kemudian
dirundingkan dengan anggota organisasi yang lain.
c. Sasaran-sasaran individu
Dari sasaran umum kemudian dijabarkan ke dalam sasaran-sasaran yang
lebih rendah sampai ke tingkat sasaran individu.
 d. Peran serta dari karyawan dan manajer
e. Pengkajian kembali hasil pelaksnaan
Kebaikan-kebaikan MBO
- Memberi kesempatan kepada individu untuk menyesuaikan tujuan-tujuan
pribadinya dengan tujuan organisasinya.
- Sasaran organisasi akan dapat dicapai dalam waktu yang tepat karena
manajer dapat membuat perencanaan dengan bantuan MBO.
- Dapat meningkatkan komunikasi antara manajer dan karyawan.
- Membuat proses manajemen berjalan wajar dengan memusatkan pada
pencapaian sasaran.
Kelemahan-kelemahan MBO
- Diperlukan kecakapan hubungan antar pribadi.
- Sering terjadi konflik antara kreativitas dan pencapaian sasaran yang
ditetapkan.
- Sasaran yang penuh tantangan dan realistik seringkali sulit dirumuskan.
- Diperlukan adaptasi dan perubahan-perubahan yang mendapat dukungan
dari manajer
- Seringkali terdapat pendekatan yang otoriter dan terpusat dalam
pengambilan keputusan.
3. pengorganisasian
Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai prosess hubungan antara berbagai
fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat
bermanfaat serta terarah pada satu tujuan.
Dalam suatu hubungan terdapat hubungan informal dan hubungan formal.
Ada 3 hubungan dasar dalam hubungan formal itu:
- Tanggung jawab
Merupakan kewajiban individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya.
- Wewenang
Maksudnya adalah hak untuk mengmbil keputusan mengenai apa yang harus
dijalankan oleh seseorang yang merupakan hak untuk meminta kepada orang lain
untuk melakukan sesuatu.
- Pertanggungjawaban
Apabila wewenang berasal dari pimpinan yaitu aliranya dari atas ke bawah, maka
pertanggungjawaban ini berasal dari bawah ke atas. Di sini pertanggungjawaban
merupakan laporan hasil kerja dari bawahan kepada yang berwenang (atasan).
Langkah-langkah dalam pengorganisasian
a) Memperinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan
organisasi.
Misalkan: pembelian peralatan produksi, penempatan tenaga yang akan
menjaga/menjalankan alat tersebut.
 b) Membagi beban kerja ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis dan
menyenangkan dapat dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang.
c) Mengkombinasikan pekerjaan anggota perusahaan dalam cara yang logis dan
efisien.
d) Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan anggota organisasi
dalam satu kesatuan yang harmonis.
e) Memantau efektivitas organisasi dan pengambilan langkah-langkah penyesuaian
untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.
Beberapa keuntungan adanya Pengorganisasian yang baik:
1) Dapat terjalin pola hubungan yang baik antar organisasi, antar anggota
organisasinya serta antar anggota organisasi dengan organisasi, sehingga akan
mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
2) Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban serta
tanggung jawabnya. Karena di sini terjadi pendelegasian wewenang secara tegas.
 Organisasi
pada hakikatnya antara Organisasi dengan Manajemen tidak dapat dipisahkan. Organisasi
merupakan alat manajemen untuk mencapai tujuannya.
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan orang umtuk mencapai suatu tujuan
bersama.
Faktor organisasi ada 3 yaitu:
1. Adanya sekelompok orang
2. Adanya hubungan dan pembagian kerja di antara orang-orang itu
3. Adanya tujuan yang ingin dicapai.
Secara singkat, definisi organisasi adalah sebagai berikut:
1) Dalam arti badan, organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk
mencapai tujuan tertentu.
2) Dalam arti struktur, organisasi ialah gambaran secara skematis tentang hubungan
kerjasama orang-orang yang terdapat dalam suatu badan rangka usaha mencapai
suatu tujuan.
3) Dalam arti dinamis, organisasi adalah suatu proses penetapan dan pembagian
pekerjaan, pembatasan tugas dan tanggung jawab serta penetapan hubungan
antara unsur-unsur organisasi sehingga memungkinkan orang dapat bekerjasama
secara efektif untuk mecapai tujuan.
4) Secara pendek dapat dikatakan, organisasi adalah suatu pelaksanaan differensial
tugas-tugas.
 Tujuan mengorganisasi
Salah satu tujuan utama mengorganisasi adalah untuk mempermudah dalam
melaksanakan tugas, membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih
kecil. Di samping itu juga untuk mempermudah pimpinan dalam melaksanakan tugas
pengawasan.