LAPORAN TAHUNAN

BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK DAN

KEMAHASISWAAN (BAAK)
PERIODE TA 2019-2020

1
ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Tuhan yang Maha Baik yang telah memberikan berkat-Nya sehingga
kami dapat menyelesaikan laporan tahunan BAAK TA 2019-2020 ini dengan baik dan tepat
waktu. Adapun laporan tahunan ini disusun sebagai bentuk pertanggungjawaban divisi
BAAK terhadap Waket I dan Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Panti Waluya Malang.

Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan terlibat
dalam proses pembuatan laporan tahunan BAAK ini, khususnya kepada:

1. Bpk. Wibowo, S.Kep., Ns., M.Biomed selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan
Panti Waluya Malang.
2. Ibu Ns. Ellia Ariesti, M.Kep selaku Waket I Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Panti
Waluya Malang.
3. Bpk/Ibu Kaprodi DIII Keperawatan, S1 Keperawatan, S1 Farmasi dan DIV MIK STIKes
Panti Waluya Malang.
4. Dan seluruh rekan-rekan kerja yang berkenan membantu sehingga laporan ini dapat
selesai.

Demikianlah laporan tahunan BAAK TA 2019-2020 ini kami buat dan kami mohon kritik dan
sarannya agar ke depan laporan ini lebih baik lagi. Terima Kasih.

Malang, september 2020

Kepala BAAK
STIKes Panti Waluya
Malang

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ...................................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................................ ii
KATA PENGANTAR ...................................................................................................... iii
DAFTAR ISI ................................................................................................................... iv
BAB 1 PENDAHULUAN ................................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ......................................................................................................... 1
1.2 Tujuan ...................................................................................................................... 1
1.3 Kebijakan ................................................................................................................. 1
BAB 2 PERENCANAAN ................................................................................................ 3
2.1 Perencanaan dan program kerja BAAK TA 2019-2020 ............................................. 3
BAB 3 PELAKSANAAN & EVALUASI KETERCAPAIAN KINERJA ................................ 7
3.1 Pelaksanaan ............................................................................................................ 7
3.2 Evaluasi Ketercapaian Kinerja ................................................................................. 11
3.3 Rencana Tindak Lanjut ............................................................................................ 16
BAB 4 KESIMPULAN ..................................................................................................... 21
4.1 Kesimpulan .............................................................................................................. 21
LAMPIRAN 1 Pelaksanaan Kegiatan Tahunan .............................................................. 22

iv
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) STIKes Panti Waluya
merupakan unsur pelaksana administrasi akademi yang menyelenggarakan pelayanan
administrasi akademik dan kemahasiswaan.

Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) STIKes Panti Waluya

dipimpin oleh Kepala BAAK, berada dibawah Pudir I dan bertanggung jawab langsung
kepada Waket I dan Ketua STIKes. Dalam pelaksanaan tugas, Kepala BAAK dibantu
oleh 1 staf.

Laporan ini dapat dipergunakan sebagai bahan evaluasi dan monitoring pelaksanaan
operasional sistem kerja di Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan yang
telah diaplikasikan.

1.2 Tujuan
Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) STIKes Panti Waluya
memiliki tujuan sebagai unit sentral untuk layanan Administrasi Akademik dengan
membangun, memelihara dan meningkatkan kesadaran dan komitmen pengelola
institusi terhadap mutu pendidikan serta memastikan terjadinya kegiatan monitoring dan
evaluasi mutu akademik internal secara teratur.

Laporan tahunan BAAK disusun sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban

Kepala BAAK atas pelaksanaan kegiatan administrasi akademik dan kemahasiswaan
yang telah terlaksana.

1.3 Kebijakan
Kebijakan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) STIKes Panti
Waluya Malang merujuk pada:
1. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia
Nomor 59 Tahun 2018 tentang Ijazah, Sertifikat Kompetensi, Sertifikat Profesi,
Gelar dan Tata Cara Penulisan Gelar di Perguruan Tinggi.
2. STATUTA STIKes Panti Waluya tahun 2019-2023

1
3. Renstra STIKes Panti Waluya tahun 2019-2023
4. Standar pengelolaan penerimaan mahasiswa baru dalam negeri Nomor
SN.PT/D/SPWM/05.2
5. Standar pengelolaan penerimaan mahasiswa baru luar negeri Nomor
SN.PT/D/SPWM/05.3
6. Standar penerimaan mahasiswa transfer nomor SN.PT/D/SPWM/05.4
7. Standar pelayanan beasiswa nomor SN.PT/D/SPWM/05.7
8. Standar penyusunan kalender akademik nomor SN.DIKTI/A/SPWM/03.1
9. Standar pengelolaan jadwal kuliah nomor SN.DIKTI/A/SPWM/03.2
10. Standar prinsip penilaian pembelajaran nomor SN.DIKTI/A/SPWM/04.1
11. Standar teknik dan instrumen penilaian pembelajaran nomor
SN.DIKTI/A/SPWM/04.2
12. Standar mekanisme dan prosedur penilaian nomor SN.DIKTI/A/SPWM/04.3
13. Standar pelaporan penilaian nomor SN.DIKTI/A/SPWM/04.4
14. Standar kelulusan mahasiswa nomor SN.DIKTI/A/SPWM/04.5
15. Standar pendaftaran wisuda nomor SN.DIKTI/A/SPWM/04.6

2
 BAB 2

PERENCANAAN

2.1 Perencanaan dan Program Kerja BAAK TA 2019-2020

Tabel 2.1 Perencanaan dan Program Kerja BAAK TA 2019-2020
No Kegiatan Strategi Target Pencapaian RAB

1 Melakukan Melakukan persiapan dan memenuhi kelengkapan program belajar mengajar

perencanaan dan (PBM) dengan mengacu kepada kalender akademik yang telah disusun oleh
program kerja serta Kaprodi dan Pudir I meliputi:
laporan akademik
kepada atasan  Daftar hadir mahasiswa 100% Pembelian kertas A4
langsung 1 rim Rp. 39.000
 Monitoring dosen 100% -
 Pemberitahuan jadwal kuliah 100% -
 Kalender akademik kepada mahasiswa 100% -
2 Melakukan koordinasi  Bekerjasama dengan panitia Sipensimaru terutama dalam konfirmasi hasil 100% -
pendaftaran akhir calon mahasiwa baru yang diterima dan akan mengikuti proses
mahasiswa baru perkuliahan.
 Bekerjasama dengan Pudir I dalam membuat SK Penerimaan Mahasiswa 100% -
Baru
 Membuat NIM maba berdasarkan buku induk mahasiswa 100% -
 Berkoordinasi dengan bag. Feeder dalam input data maba 100% -
 Menggandakan buku panduan akademik yang telah disusun oleh kaprodi 100% -
dan Pudir
3 Melakukan koordinasi Koordinasi dengan bag. Keuangan dalam hal registrasi mahasiswa baru 100% -
pelaksanaan Mahasiswa aktif 100% -
heregistrasi Mahasiswa nonaktif 100% -
mahasiswa

3
4 Melakukan koordinasi Melakukan penyimpanan/ pengarsipan KRS untuk BAAK yang telah diisi 100% -
pelaksanaan secara manual oleh mahasiswa dengan persetujuan dosen PA (yang
pendaftaran mata bertanggung jawab penuh adalah dosen PA)
kuliah (KRS)

5 Membantu bagian Melakukan pembuatan ijazah dan transkrip berdasarkan data induk 100% -
evaluasi dalam mahasiswa dan daftar nilai mahasiswa yang sudah divalidasi oleh mahasiswa
pembuatan ijazah dan yang bersangkutan dan Pudir I & Kaprodi
transkrip
6 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan masih aktif studi, surat ini akan dibuat apabila 100% -
Keterangan masih aktif ada permintaan dari mahasiwa
studi dengan
melakukan koordinasi
dengan kaprodi
7 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan cuti studi setelah mahasiswa mengajukan cuti 100% -
Keterangan cuti studi studi dan sudah diproses oleh dosen PA dan sudah diketahui oleh Kaprodi
dengan melakukan
koordinasi dengan
kaprodi
8 Menerbitkan surat Menerbitkan surat rekap nilai sebagai salah satu syarat data pelengkap 100% -
Keterangan beasiswa pengajuan beasiswa, untuk proses pengajuan dilakukan oleh Staf Administrasi
dengan melakukan mahasiswa, alumni & Kerjasama
koordinasi dengan
kaprodi
9 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan lulus 100% -
Keterangan lulus
dengan melakukan
koordinasi dengan
kaprodi
10 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan pindah kuliah setelah dilakukan pemrosesan 100% -
Keterangan pindah oleh Dosen PA diketahui oleh Kaprodi
kuliah
dengan melakukan
koordinasi dengan
kaprodi
11 Menerbitkan surat Memberikan/ mengeluarkan rekap nilai mahasiswa selama menempuh studi. 100% -
Keterangan

4
 skorsing/sangsi/drop
out (DO) dengan
melakukan koordinasi
dengan kaprodi
12 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan pengganti ijazah/ transkrip alumni yang hilang 100% -
Keterangan pengganti setelah dilakukan pemrosesan Staf Administrasi mahasiswa, alumni &
ijazah/ transkrip alumni Kerjasama
yang hilang
dengan melakukan
koordinasi dengan
kaprodi
13 Menerbitkan kartu Melakukan Penyesuaian kartu tanda mahasiswa (KTM) dengan data /NIM 100% -
tanda mahasiswa mahasiswa, untuk proses percetakan KTM dilakukan oleh Bag. Sarana &
(KTM) dengan Prasarana, kemudian diserahkan ke bag. Staf administrasi mahasiswa, alumni
melakukan koordinasi dan kerjasama untuk dilakukan distribusi kepada mahasiswa
dengan kaprodi
14 Melaksanakan Melaksanakan administrasi Buku laporan registrasi 100% -
administrasi dan Buku laporan wisuda 100% -
bertanggung jawab KHS semester ganjil 100% -
atas perkuliahan dan
keamanan semua data
nilai akademik
15 Buku laporan Terarsipnya administrasi Buku laporan registrasi 100% -
registrasi, buku buku laporan wisuda 100% -
laporan wisuda dan KHS semester ganjil 100% -
semua KHS absensi perkuliahan mahasiswa 100% -
dan monitoring dosen, 100% -
16 Bersama kaprodi Tersusunnya jadwal pelaksanaan UTS dan UAS serta pengawas ujian 100% -
berkoordinasi dalam
penyusunan jadwal
UTS dan UAS dan
koordinasi pengawas
ujian berikut
kepanitiaannya

17 Bertanggung jawab Kesiapan atas pengadaan soal diperoleh dr dosen H-7 Ujian, penggandaaan 100% -
atas pengadaan, serta distribusi hasil atau berkas UTS dan UAS berikut keamanan soal2 ujian

5
 keamanan soal dan
penggandaan serta
distribusi

18 Bertanggung jawab Terkumpulnya nilai dari dosen dan kesiapan nilai yang diserahkan ke BAAK 100% -
atas pengumpulan nilai pada H+14 setelah ujian dilaksanakan
dari dosen, verifikasi
nilai ke kaprodi/
sekprodi atas
penyerahan nilai ke
BAAK
19 Bertanggung jawab Terbaginya KHS (Online) 100% -
atas pembagian kartu Transkrip 100% -
hasil studi, transkrip, Ijazah 100% -
ijazah
20 Memfasilitasi Terfasilitasinya mahasiswa dalam perbaikan nilai yang salah/ tidak lengkap 100% -
mahasiswa dalam berikut ujian susulannya dan ujian khusus
perbaikan nilai yang
salah atau tidak
lengkap dan ujian
susulan & ujian khusus
21 Mengarsipkan Terarsipkannya semua dokumen nilai dari dosen pengampu mata kuliah dalam 100% -
dokumen berupa bentuk soft copy dan hard copy
fotocopi nilai dari
dosen pengampu mata
kuliah

6
 BAB 3
PELAKSANAAN DAN EVALUASI KETERCAPAIAN KINERJA

3.1 PELAKSANAAN
Pelaksanaan Kegiatan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) Akademi Keperawatan Panti Waluya Malang TA 2019-2020
sebagai berikut:
Tabel 3.1 Pelaksanaan kegiatan BAAK Akademi Keperawatan Panti Waluya Malang TA 2019-2020
No Kegiatan Strategi Tahun 2019 Tahun 2020
Tercapai Belum Keterangan Tercapai Belum Keterangan
tercapai tercapai
1 Melakukan Melakukan persiapan dan memenuhi
perencanaan dan kelengkapan program belajar mengajar
program kerja serta (PBM) dengan mengacu kepada kalender
laporan akademik akademik yang telah disusun oleh Kaprodi
kepada atasan dan Pudir I meliputi:
langsung
 Daftar hadir mahasiswa  
 Monitoring dosen  
 Pemberitahuan jadwal kuliah  
 Kalender akademik kepada mahasiswa  
2 Melakukan koordinasi  Bekerjasama dengan panitia Sipensimaru  . 
pendaftaran terutama dalam konfirmasi hasil akhir
mahasiswa baru calon mahasiwa baru yang diterima dan
akan mengikuti proses perkuliahan.
 Bekerjasama dengan Waket I dalam  Yang  Yang
membuat SK Penerimaan Mahasiswa membuat membuat
Baru Waket I Waket I
 Membuat NIM maba berdasarkan  
panduan dan dibuat dalam SIAKAD

7
  Berkoordinasi dengan bag. Fedeer dalam  
input data maba
 Menggandakan buku panduan akademik  
yang telah disusun oleh kaprodi dan Pudir
3 Melakukan koordinasi Koordinasi dengan bag. Keuangan dalam hal  
pelaksanaan registrasi mahasiswa baru
heregistrasi Mahasiswa aktif  
mahasiswa Mahasiswa nonaktif  
4 Melakukan koordinasi Melakukan penyimpanan/ pengarsipan KRS  
pelaksanaan untuk BAAK yang telah diisi secara manual
pendaftaran mata oleh mahasiswa dengan persetujuan dosen
kuliah (KRS) PA (yang bertanggung jawab penuh adalah
dosen PA)
5 Membantu bagian Melakukan pembuatan ijazah dan transkrip  
evaluasi dalam berdasarkan data induk mahasiswa dan
pembuatan ijazah dan daftar nilai mahasiswa yang sudah divalidasi
transkrip oleh mahasiswa yang bersangkutan dan
Waket I & Kaprodi
6 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan masih aktif  
Keterangan masih aktif studi, surat ini akan dibuat apabila ada
studi dengan permintaan dari mahasiwa
melakukan koordinasi
dengan kaprodi
7 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan cuti studi  
Keterangan cuti studi setelah mahasiswa mengajukan cuti studi
dengan melakukan dan sudah diproses oleh dosen PA dan
koordinasi dengan sudah diketahui oleh Kaprodi
kaprodi
8 Menerbitkan surat Menerbitkan surat rekap nilai sebagai salah  
Keterangan beasiswa satu syarat data pelengkap pengajuan
dengan melakukan beasiswa, untuk proses pengajuan dilakukan
koordinasi dengan oleh Staf Administrasi mahasiswa, alumni &
kaprodi Kerjasama
9 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan lulus  
Keterangan lulus

8
 dengan melakukan
koordinasi dengan
kaprodi
10 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan pindah kuliah  Belum ada  Belum ada
Keterangan pindah setelah dilakukan pemrosesan oleh Dosen permintaan permintaan
kuliah PA diketahui oleh Kaprodi dari dari
dengan melakukan mahasiswa mahasiswa
koordinasi dengan
kaprodi
11 Menerbitkan surat Memberikan/ mengeluarkan rekap nilai  
Keterangan mahasiswa selama menempuh studi. 1. Natalia 1. Yunita
skorsing/sangsi/drop 2. Najibah Nabuas
out (DO) dengan (RPL) a
melakukan koordinasi 3. Agatach 2. Karen
dengan kaprodi sya Hapukh
12 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan pengganti  Belum ada  Belum ada
Keterangan pengganti ijazah/ transkrip alumni yang hilang setelah permintaan permintaan
ijazah/ transkrip alumni dilakukan pemrosesan Staf Administrasi dari alumni dari alumni
yang hilang mahasiswa, alumni & Kerjasama
dengan melakukan
koordinasi dengan
kaprodi
13 Menerbitkan kartu Melakukan Penyesuaian kartu tanda  Yang  Yang
tanda mahasiswa mahasiswa (KTM) dengan data /NIM mengurus mengurus
(KTM) dengan mahasiswa, untuk proses percetakan KTM KTM Bu KTM Bu Kristin
melakukan koordinasi dilakukan oleh Bag. Sarana & Prasarana, Kristin
dengan kaprodi kemudian diserahkan ke bag. Staf
administrasi mahasiswa, alumni dan
kerjasama untuk dilakukan distribusi kepada
mahasiswa
14 Melaksanakan Melaksanakan administrasi Buku laporan  Pelaksana  Pelaksana
administrasi dan registrasi BAUK BAUK
bertanggung jawab Buku laporan wisuda  Yang  Yang
atas perkuliahan dan membuat membuat
keamanan semua data Waket I Waket I
nilai akademik KHS semester ganjil  

9
15 Buku laporan Terarsipnya administrasi Buku laporan  Pelaksana  Pelaksana
registrasi, buku registrasi BAUK BAUK
laporan wisuda dan buku laporan wisuda  
semua KHS KHS semester ganjil  
absensi perkuliahan mahasiswa  
dan monitoring dosen,  
16 Bersama kaprodi Tersusunnya jadwal pelaksanaan UTS dan  
berkoordinasi dalam UAS serta pengawas ujian Semester Semester
penyusunan jadwal ganjil ganjil
UTS dan UAS dan 2018- 2019-
koordinasi pengawas 2019 2020
ujian berikut Semester Semester
kepanitiaannya genap genap
2018- 2019-
2019 2020
17 Bertanggung jawab Kesiapan atas pengadaan soal diperoleh dr  Ujian dalam  Ujian dalam
atas pengadaan, dosen H-7 Ujian, penggandaaan serta Semester bentuk online Semester bentuk online
keamanan soal dan distribusi hasil atau berkas UTS dan UAS ganjil (CBT) ganjil (CBT)
penggandaan serta berikut keamanan soal2 ujian 2018- 2019-
distribusi 2019 2020
Semester Semester
genap genap
2018- 2019-
2019 2020
18 Bertanggung jawab Terkumpulnya nilai dari dosen dan kesiapan  Realisasinya  Realisasinya
atas pengumpulan nilai nilai yang diserahkan ke BAAK pada H+14 tidak semua tidak semua
dari dosen, verifikasi setelah ujian dilaksanakan dosen dosen segera
nilai ke kaprodi/ segera menyerahkan
sekprodi atas menyerahka nilai setelah
penyerahan nilai ke n nilai ujian baik
BAAK setelah ujian UTS/ UAS
baik UTS/
UAS
19 Bertanggung jawab Terbaginya KHS (Online)   SIAKAD sudah
atas pembagian kartu Semester Semester bekerja sama
hasil studi, transkrip, ganjil ganjil dengan PT
ijazah Sevima.

10
 2018- 2019-
2019 2020
Semester Semester
genap genap
2018- 2019-
2019 2020
Transkrip  
Ijazah  
20 Memfasilitasi Terfasilitasinya mahasiswa dalam perbaikan  
mahasiswa dalam nilai yang salah/ tidak lengkap berikut ujian
perbaikan nilai yang susulannya dan ujian khusus
salah atau tidak
lengkap dan ujian
susulan & ujian khusus
21 Mengarsipkan Terarsipkannya semua dokumen nilai dari  
dokumen berupa dosen pengampu mata kuliah dalam bentuk
fotocopi nilai dari soft copy dan hard copy
dosen pengampu mata
kuliah

3.2 EVALUASI KETERCAPAIAN KINERJA

Tabel 3.2 Evaluasi Ketercapaian Kinerja BAAK Akademi Keperawatan Panti Waluya Malang TA 2019-2020
No Kegiatan Strategi Tahun 2019 Tahun 2020 Ketercap
Tercapai Belum Keterang Tercapai Belum Keterang aian
tercapai an tercapai an
1 Melakukan Melakukan persiapan dan memenuhi
perencanaan dan kelengkapan program belajar mengajar
program kerja serta (PBM) dengan mengacu kepada
laporan akademik kalender akademik yang telah disusun
kepada atasan oleh Kaprodi dan Pudir I meliputi:
langsung
 Daftar hadir mahasiswa   100%
 Monitoring dosen   100%
 Pemberitahuan jadwal kuliah   100%

11
  Kalender akademik kepada   100%
mahasiswa
2 Melakukan koordinasi  Bekerjasama dengan panitia  .  100%
pendaftaran Sipensimaru terutama dalam
mahasiswa baru konfirmasi hasil akhir calon
mahasiwa baru yang diterima dan
akan mengikuti proses perkuliahan.
 Bekerjasama dengan Waket I dalam  Yang  Yang 100%
membuat SK Penerimaan membuat membuat
Mahasiswa Baru Waket I Waket I
 Membuat NIM maba berdasarkan   100%
buku induk mahasiswa
 Berkoordinasi dengan bag. Fedeer   100%
dalam input data maba
 Menggandakan buku panduan   100%
akademik yang telah disusun oleh
kaprodi dan Waket
3 Melakukan koordinasi Koordinasi dengan bag. Keuangan   100%
pelaksanaan dalam hal registrasi mahasiswa baru
heregistrasi Mahasiswa aktif   100%
mahasiswa Mahasiswa nonaktif   100%
4 Melakukan koordinasi Melakukan penyimpanan/ pengarsipan   100%
pelaksanaan KRS untuk BAAK yang telah diisi secara
pendaftaran mata manual oleh mahasiswa dengan
kuliah (KRS) persetujuan dosen PA (yang
bertanggung jawab penuh adalah dosen
PA)
5 Membantu bagian Melakukan pembuatan ijazah dan   100%
evaluasi dalam transkrip berdasarkan data induk
pembuatan ijazah dan mahasiswa dan daftar nilai mahasiswa
transkrip yang sudah divalidasi oleh mahasiswa
yang bersangkutan dan Waket I &
Kaprodi
6 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan masih   100%
Keterangan masih aktif aktif studi, surat ini akan dibuat apabila
studi dengan ada permintaan dari mahasiwa

12
 melakukan koordinasi
dengan kaprodi
7 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan cuti studi  Tidak ada  Tidak ada 100%
Keterangan cuti studi setelah mahasiswa mengajukan cuti permintaa permintaa
dengan melakukan studi dan sudah diproses oleh dosen PA n n
koordinasi dengan dan sudah diketahui oleh Kaprodi
kaprodi
8 Menerbitkan surat Menerbitkan surat rekap nilai sebagai   100%
Keterangan beasiswa salah satu syarat data pelengkap
dengan melakukan pengajuan beasiswa, untuk proses
koordinasi dengan pengajuan dilakukan oleh Staf
kaprodi Administrasi mahasiswa, alumni &
Kerjasama
9 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan lulus  Tidak  Tidak 100%
Keterangan lulus membuat membuat
dengan melakukan SKL krn SKL krn
koordinasi dengan langsung langsung
kaprodi diberikan diberikan
ijazah ijazah
asli. asli.
10 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan pindah  Belum  Belum 100%
Keterangan pindah kuliah setelah dilakukan pemrosesan ada ada
kuliah oleh Dosen PA diketahui oleh Kaprodi permintaa permintaa
dengan melakukan n dari n dari
koordinasi dengan mahasisw mahasisw
kaprodi a a
11 Menerbitkan surat Memberikan/ mengeluarkan rekap nilai   100%
Keterangan mahasiswa selama menempuh studi. 1. Natalia 1. Yunita
skorsing/sangsi/drop 2. Najibah Nabuas
out (DO) dengan (RPL) a
melakukan koordinasi 3. Agatach 2. Karen
dengan kaprodi sya Hapukh
12 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan pengganti  Belum  Belum 100%
Keterangan pengganti ijazah/ transkrip alumni yang hilang ada ada
ijazah/ transkrip alumni setelah dilakukan pemrosesan Staf permintaa permintaa
yang hilang Administrasi mahasiswa, alumni & n dari n dari
Kerjasama alumni alumni

13
 dengan melakukan
koordinasi dengan
kaprodi
13 Menerbitkan kartu Melakukan Penyesuaian kartu tanda  Yang  Yang 100%
tanda mahasiswa mahasiswa (KTM) dengan data /NIM mengurus mengurus
(KTM) dengan mahasiswa, untuk proses percetakan KTM Bu KTM Bu
melakukan koordinasi KTM dilakukan oleh Bag. Sarana & Kristin Kristin
dengan kaprodi Prasarana, kemudian diserahkan ke
bag. Staf administrasi mahasiswa,
alumni dan kerjasama untuk dilakukan
distribusi kepada mahasiswa
14 Melaksanakan Melaksanakan administrasi Buku  Pelaksan  Pelaksan 100%
administrasi dan laporan registrasi a BAUK a BAUK
bertanggung jawab Buku laporan wisuda  Yang  Yang 100%
atas perkuliahan dan membuat membuat
keamanan semua data Waket I Waket I
nilai akademik KHS semester ganjil   100%
15 Buku laporan Terarsipnya administrasi Buku laporan  Pelaksan  Pelaksan 100%
registrasi, buku registrasi a BAUK a BAUK
laporan wisuda dan buku laporan wisuda   100%
semua KHS KHS semester ganjil   100%
absensi perkuliahan mahasiswa   100%
dan monitoring dosen,   100%
16 Bersama kaprodi Tersusunnya jadwal pelaksanaan UTS   100%
berkoordinasi dalam dan UAS serta pengawas ujian Semester Semester
penyusunan jadwal ganjil ganjil
UTS dan UAS dan 2018- 2019-
koordinasi pengawas 2019 2020
ujian berikut Semester Semester
kepanitiaannya genap genap
2018- 2019-
2019 2020
17 Bertanggung jawab Kesiapan atas pengadaan soal diperoleh  Ujian  Ujian 100%
atas pengadaan, dr dosen H-7 Ujian, penggandaaan serta Semester dalam Semester dalam
keamanan soal dan distribusi hasil atau berkas UTS dan ganjil bentuk ganjil bentuk
penggandaan serta UAS berikut keamanan soal2 ujian 2018- online 2019- online
distribusi 2019 (CBT) 2020 (CBT)

14
 Semester Semester
genap genap
2018- 2019-
2019 2020
18 Bertanggung jawab Terkumpulnya nilai dari dosen dan  Realisasi  Realisasi 100%
atas pengumpulan nilai kesiapan nilai yang diserahkan ke BAAK nya tidak nya tidak
dari dosen, verifikasi pada H+14 setelah ujian dilaksanakan semua semua
nilai ke kaprodi/ dosen dosen
sekprodi atas segera segera
penyerahan nilai ke menyerah menyerah
BAAK kan nilai kan nilai
setelah setelah
ujian baik ujian baik
UTS/ UTS/
UAS UAS
19 Bertanggung jawab Terbaginya KHS (Online)   SIAKAD 100%
atas pembagian kartu Semester Semester sudah
hasil studi, transkrip, ganjil ganjil bekerja
ijazah 2018- 2019- sama
2019 2020 dengan
Semester Semester PT
genap genap Sevima.
2018- 2019-
2019 2020
Transkrip   100%
Ijazah   100%
20 Memfasilitasi Terfasilitasinya mahasiswa dalam   100%
mahasiswa dalam perbaikan nilai yang salah/ tidak lengkap
perbaikan nilai yang berikut ujian susulannya dan ujian
salah atau tidak khusus
lengkap dan ujian
susulan & ujian khusus
21 Mengarsipkan Terarsipkannya semua dokumen nilai   100%
dokumen berupa dari dosen pengampu mata kuliah dalam
fotocopi nilai dari bentuk soft copy dan hard copy
dosen pengampu mata
kuliah

15
3.3 RENCANA TINDAK LANJUT
No Kegiatan Strategi Keterca Rencana Tindak Lanjut
paian Peningkatan Pengembangan
1 Melakukan Melakukan persiapan dan memenuhi kelengkapan
perencanaan dan program belajar mengajar (PBM) dengan mengacu
program kerja serta kepada kalender akademik yang telah disusun oleh
laporan akademik Kaprodi dan Pudir I meliputi:
kepada atasan
 Daftar hadir mahasiswa 100% Mempersiapkan daftar -
langsung
hadir mahasiswa sesuai
waktu yang ditentukan.
 Monitoring dosen 100% Mempersiapkan monitoring
dosen sesuai waktu yang
ditentukan.
 Pemberitahuan jadwal kuliah 100% Melakukan pemberitahuan
jadwal kuliah sesuai waktu
yang ditentukan.
 Kalender akademik kepada mahasiswa 100% Melakukan pemberitahuan
kalender akademik kepada
mahasiswa sesuai waktu
yang ditentukan.
2 Melakukan koordinasi  Bekerjasama dengan panitia Sipensimaru terutama 100% Meningkatkan fasilitas
pendaftaran dalam konfirmasi hasil akhir calon mahasiwa baru pendaftaran mahasiswa
mahasiswa baru yang diterima dan akan mengikuti proses baru menggunakan sistem
perkuliahan. online.
 Bekerjasama dengan Waket I dalam membuat SK 0% SK penerimaan mahasiswa
Penerimaan Mahasiswa Baru baru dibuat oleh Waket I
 Membuat NIM maba berdasarkan buku induk 100% Melakukan pembuatan NIM
mahasiswa secara online dan Sistem
penerimaan mahasiswa
baru (SIAKAD PMB) sudah
bekerja sama dengan PT
Sevima.
 Berkoordinasi dengan bag. Fedeer dalam input data 100% Melakukan koordinasi
maba dalam input data sesuai
waktu yang ditentukan,
untuk pengambilan data

16
 sudah terintegrasi dari
SIAKAD.
 Menggandakan buku panduan akademik yang telah 100% Menggandakan buku
disusun oleh kaprodi dan Pudir panduan sesuai jumlah dan
waktu yang ditentukan.
3 Melakukan koordinasi Koordinasi dengan bag. Keuangan dalam hal registrasi 100% Melakukan koordinasi her
pelaksanaan mahasiswa baru registrasi secara online
heregistrasi dalam SIAKAD
mahasiswa Mahasiswa aktif 100% Melakukan koordinasi her
registrasi secara online
dalam SIAKAD
Mahasiswa nonaktif 100% Melakukan koordinasi her
registrasi secara online
dalam SIAKAD.
4 Melakukan koordinasi Melakukan penyimpanan/ pengarsipan KRS untuk BAAK 100% Melakukan pengarsipan
pelaksanaan yang telah diisi secara manual oleh mahasiswa dengan KRS dengan baik.
pendaftaran mata persetujuan dosen PA (yang bertanggung jawab penuh
kuliah (KRS) adalah dosen PA)
5 Membantu bagian Melakukan pembuatan ijazah dan transkrip berdasarkan 100% Melakukan pembuatan
evaluasi dalam data induk mahasiswa dan daftar nilai mahasiswa yang ijazah dan transkrip sesuai
pembuatan ijazah dan sudah divalidasi oleh mahasiswa yang bersangkutan peraturan perundangan
transkrip dan Waket I & Kaprodi yang berlaku.
6 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan masih aktif studi, surat ini 100% Melakukan pembuatan
Keterangan masih aktif akan dibuat apabila ada permintaan dari mahasiwa surat keterangan masih
studi dengan aktif studi sesuai prosedur.
melakukan koordinasi
dengan kaprodi
7 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan cuti studi setelah 50% Melakukan dokumentasi
Keterangan cuti studi mahasiswa mengajukan cuti studi dan sudah diproses surat keterangan cuti
dengan melakukan oleh dosen PA dan sudah diketahui oleh Kaprodi dengan baik.
koordinasi dengan
kaprodi
8 Menerbitkan surat Menerbitkan surat rekap nilai sebagai salah satu syarat 100% Melakukan pembuatan
Keterangan beasiswa data pelengkap pengajuan beasiswa, untuk proses rekap nilai sesuai
dengan melakukan pengajuan dilakukan oleh Staf Administrasi mahasiswa, permintaan dan sesuai
koordinasi dengan alumni & Kerjasama prosedur yang berlaku.
kaprodi

17
9 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan lulus 0% Melakukan pembuatan
Keterangan lulus surat keterangan lulus
dengan melakukan sesuai dengan permintaan
koordinasi dengan dan prosedur yang berlaku.
kaprodi
10 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan pindah kuliah setelah 50% Membuat surat keterangan
Keterangan pindah dilakukan pemrosesan oleh Dosen PA diketahui oleh pindah kuliah sesuai
kuliah Kaprodi permintaan dan prosedur
dengan melakukan yang berlaku.
koordinasi dengan
kaprodi
11 Menerbitkan surat Memberikan/ mengeluarkan rekap nilai mahasiswa 100% Membuat rekap nilai sesuai
Keterangan selama menempuh studi. permintaan dan prosedur
skorsing/sangsi/drop yang berlaku.
out (DO) dengan
melakukan koordinasi
dengan kaprodi
12 Menerbitkan surat Menerbitkan surat Keterangan pengganti ijazah/ 0% Melakukan pembuatan
Keterangan pengganti transkrip alumni yang hilang setelah dilakukan ijazah dan transkrip sesuai
ijazah/ transkrip alumni pemrosesan Staf Administrasi mahasiswa, alumni & peraturan perundangan
yang hilang Kerjasama yang berlaku.
dengan melakukan
koordinasi dengan
kaprodi
13 Menerbitkan kartu Melakukan Penyesuaian kartu tanda mahasiswa (KTM) 100% Melakukan pemesanan
tanda mahasiswa dengan data /NIM mahasiswa, untuk proses percetakan KTM sesuai prosedur yang
(KTM) dengan KTM dilakukan oleh Bag. Sarana & Prasarana, berlaku.
melakukan koordinasi kemudian diserahkan ke bag. Staf administrasi
dengan kaprodi mahasiswa, alumni dan kerjasama untuk dilakukan
distribusi kepada mahasiswa
14 Melaksanakan Melaksanakan administrasi Buku laporan registrasi 0% Pelaksana BAUK
administrasi dan Buku laporan wisuda 0% Pelaksana Sekretaris
bertanggung jawab Wisuda
atas perkuliahan dan KHS semester ganjil dan genap 100% Melakukan pengarsipan
keamanan semua data KHS sesuai prosedur.
nilai akademik
15 Terarsipnya administrasi Buku laporan registrasi 0% Pelaksana BAUK

18
 Buku laporan buku laporan wisuda 0% Pelaksana sekretaris
registrasi, buku wisuda
laporan wisuda dan KHS semester ganjil dan genap 100% Melakukan pengarsipan
semua KHS KHS sesuai prosedur.
absensi perkuliahan mahasiswa 100% Melakukan pengarsipan
absensi perkuliahan sesuai
prosedur.
dan monitoring dosen, 100% Melakukan pengarsipan
monitoring dosen sesuai
prosedur.
16 Bersama kaprodi Tersusunnya jadwal pelaksanaan UTS dan UAS serta 100% Melakukan penyusunan
berkoordinasi dalam pengawas ujian jadwal UTS dan UAS
penyusunan jadwal sesuai prosedur.
UTS dan UAS dan
koordinasi pengawas
ujian berikut
kepanitiaannya
17 Bertanggung jawab Kesiapan atas pengadaan soal diperoleh dr dosen H-7 100% Melakukan pengadaan,
atas pengadaan, Ujian, penggandaaan serta distribusi hasil atau berkas penggandaan dan distribusi
keamanan soal dan UTS dan UAS berikut keamanan soal2 ujian soal sesuai prosedur yang
penggandaan serta berlaku.
distribusi
18 Bertanggung jawab Terkumpulnya nilai dari dosen dan kesiapan nilai yang 100% Melakukan pengumpulan
atas pengumpulan nilai diserahkan ke BAAK pada H+14 setelah ujian nilai dari dosen dan
dari dosen, verifikasi dilaksanakan pengolahan nilai sesuai
nilai ke kaprodi/ prosedur yang berlaku.
sekprodi atas
penyerahan nilai ke
BAAK
19 Bertanggung jawab Terbaginya KHS (Online) 100% Meningkatkan layanan
atas pembagian kartu kepada mahasiswa melalui
hasil studi, transkrip, SIAKAD yang bekerja
ijazah sama dengan PT Sevima.
Transkrip 100% Melakukan pembagian
transkrip sesuai prosedur.
Ijazah 100% Pelakukan pembagian
ijazah sesuai prosedur.

19
20 Memfasilitasi Terfasilitasinya mahasiswa dalam perbaikan nilai yang 100% Memfasilitasi perbaikan
mahasiswa dalam salah/ tidak lengkap berikut ujian susulannya dan ujian nilai, ujian susulan dan
perbaikan nilai yang khusus ujian khusus sesuai
salah atau tidak prosedur.
lengkap dan ujian
susulan & ujian khusus
21 Mengarsipkan Terarsipkannya semua dokumen nilai dari dosen 100% Terarsipnya dokumen nilai
dokumen berupa pengampu mata kuliah dalam bentuk soft copy dan hard dengan baik dan sesuai
fotocopi nilai dari copy prosedur.
dosen pengampu mata
kuliah

20
 BAB 4
KESIMPULAN

4.1 KESIMPULAN
Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) sudah melakukan kegiatan
administrasi sesuai dengan job desc yang ditentukan dan sesuai prosedur yang berlaku di
Akademi Keperawatan Panti Waluya Malang pada periode TA 2019-2020.

BAAK memerlukan sistem informasi akademik yang terintegrasi dengan divisi yang lain
khususnya bagian keuangan sehingga dapat memudahkan koordinasi antar divisi dan
sesuai dengan perkembangan jaman yang berbasis pada IT. Pada tahun akademik 2019-
2020 ini STIKes Panti Waluya sudah menggunakan sistem informasi akademik (SIAKAD)
baru yang bekerja sama dengan PT Sevima guna meningkatkan layanan terhadap unit-unit
terkait. Diharapkan pada tahun akademik mendatang SIAKAD yang sudah tersedia dapat
menjembatani dan memudahkan koordinasi antar unit dan pengguna khususnya
mahasiswa dan dosen. Dan

Kegiatan ini melibatkan banyak pihak atau unit kerja, berkaitan dengan hal tersebut maka
diperlukan kerjasama dan koordinasi serta saling pengertian antar unit kerja.

21
LAMPIRAN 1 Kelengkapan Program Belajar mengajar (PBM)
Daftar Hadir Mahasiswa TA 2019-2020 (Ganjil)
PRODI: DIII KEPERAWATAN (TINGKAT I)

22
PRODI: DIII KEPERAWATAN (TINGKAT 2)

23
PRODI: DIII KEPERAWATAN (TINGKAT 3)

24
25
26
PRODI S1 KEPERAWATAN (TINGKAT 1)

27
PRODI S1 FARMASI (TINGKAT 1)

28
PRODI DIV MIK (TINGKAT 1)

29
Daftar Hadir Mahasiswa TA 2019-2020 (Genap)
PRODI: DIII KEPERAWATAN (TINGKAT I)

30
PRODI: DIII KEPERAWATAN (TINGKAT 2)

31
32
PRODI: DIII KEPERAWATAN (TINGKAT 3)

33
34
PRODI: S1 KEPERAWATAN (TINGKAT 1)

35
PRODI: S1 FARMASI (TINGKAT 1)

36
PRODI: DIV MIK (TINGKAT 1)

37
JADWAL KULIAH 2019-2020 (GANJIL)
PRODI DIII KEPERAWATAN (TINGKAT 1)

38
39
PRODI DIII KEPERAWATAN (TINGKAT 2)

40
41
PRODI S1 KEPERAWATAN (TINGKAT 1)

42
43
PRODI DIV MIK (TINGKAT 1)

44
45
JADWAL KULIAH 2019-2020 (GENAP)
PRODI DIII KEPERAWATAN (TINGKAT 1)

46
47
PRODI DIII KEPERAWATAN (TINGKAT 2)

48
49
PRODI DIII KEPERAWATAN (TINGKAT 3)

50
PRODI S1 KEPERAWATAN (TINGKAT 1)

51
52
PRODI S1 FARMASI (TINGKAT 1)

53
54
55
PRODI DIV MIK (TINGKAT 1)

56
57
KALENDER AKADEMIK TA 2019-2020

58
59
LAMPIRAN 2 Koordinasi Pendaftaran Mahasiswa Baru
1. Daftar calon mahasiswa baru yang diterima ada di laporan SPMB TA 2019-2020.
2. SK Penerimaan mahasiswa baru ada di laporan SPMB TA 2019-2020.
3. Daftar NIM Mahasiswa baru

60
61
62
63
64