Nama SOP : Pembelian Alat Tulis Kantor (ATK)

Tujuan  Prosedur ini bertujuan agar proses pembelian dan

pengadaan ATK berjalan secara tertib, efisien, cepat, dan
semua tercatat dengan rapi dalam sistem pelaporan.

Panduan Kebijakan  Proses pembelian ATK dilakukan secara transparan, tertib,

cepat dan efisien.

 Pembelian ATK dilakukan pada supplier yang sudah

diseleksi dan terbukti andal serta mampu menyediakan
produk yang berkualitas dengan harga kompetitif.

 Pemilihan supplier mengacu pada kriteria:

 Mampu menyediakan produk dan layanan yang
berkualitas prima
 Tepat waktu dalam pengiriman barang atau jasa
 Memberikan penawaran harga yang paling
kompetitif
 Memberikan tempo pembayaran yang cukup
longgar
 Reponsif dan cepat tanggan jika ada keluhan

Prosedur 1. Semua permintaan pembelian ATK dipusatkan melalui

departemen atau bagian GA/bagian Umum.

2. Berdasarkan permintaan karyawan atau user atau juga

berdasar analisa kebutuhan ATK ke depan, maka staf GA
melakukan permintaan pembelian ATK kepada staf
bagian Purchasing.

3. Staf purchasing melakukan review permintaan dan segera

melakukan proses pembelian ATK sesuai kebutuhan,
kepada supplier yang sudah terbukti bagus produk dan
layanannya, serta mampu memberikan harga kompetitif.

4. Staf purchasing menerbitkan PO (Purchase Order) ke

supplier dengan rincian jenis barang, jumlah, harga, dan
tanggal pengiriman. Staf purchasing kemudian
memberikan salinan PO ke bagian Keuangan untuk
 keperluan proses pembayarannya.

5. Staf purchasing menerima pengiriman barang ATK oleh

supplier dan melakukan pengecekan apakah barang
sudah sesuai dengan pesanan. Jika ada barang yang tidak
sesuai pesanan atau cacat, maka staf purchasing
mengembalilan ke supplier untuk meminta penggantian.
Jika semua barang sudah sesuai pesanan, maka staf
purchasing meminta staf GA untuk segera menyimpan
semua barang ATK di gudang penyimpanan ATK.

Form yang  Form Purchase Order

Diperlukan  Form Permintaan Pembelian ATK

Catatan: Cek flowchart dan form di bagian bawah halaman ini.

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dokumen A

Dibutuhkan

Mulai

Karyawan mengajukan permintaan pengadaan Form Permintaan

atau pembelian ATK Pembelian ATK

Staf Purchasing melakukan review permintaan

pengadaan ATK

Staf Purchasing melakukan proses pembelian ATK

sesuai permintaan dan memberikan copy
Purchase Order (PO) ke bagian Keuangan untuk Form Purchase Order
pembayarannyan. (PO)

Staf Purchasing menerima ATK yang diorder dan

melakukan pengecekan untuk memastikan
barang sesuai pesanan

Staf Purchasingh menyerahkan ATK yang telah

dibeli ke bagian GA untuk disimpan di gudang
atau diteruskan kepada karyawan yang meminta
pengadaan ATK

Selesai

Form Permintaan Pembelian ATK

Yth. Bagian Purchasing

Bersama ini kami meminta pembelian ATK, dengan rincian data sebagai berikut.

Jenis ATK :

Jumlah yang Dibutuhkan :

Demikian surat permintaan pembelian ini disampaikan dan diucapkan terima kasih
atas kerja samanya.

Tanggal:

Hormat Kami,

TTD

Bagian GA

Form Purchase Order

No. Jenis Barang Unit Harga Per Harga Total

Unit
Harga Total =