Department Purchasing Standard Operating Procedure (SOP) Sistem

PT. ASKARA LANSKAP INDONESIA

Jl. Kol. Ahmad Syam, RT.01/RW.05, Tanah Baru, Kec. Bogor Timur, Kota Bogor, Jawa Barat 16143

PROSEDUR PEMBELIAN BARANG

TUJUAN

Standard Operating Procedure sistem pembelian barang memiliki tujuan untuk memberikan pedoman mengenai prosedur
pembelian barang bagi Department Purchasing dan Departement Proyek agar dapat menjalankan tugas menurut standar
yang ada. Serta dapat membantu meningkatkan kelancaran kegiatan operasional Perusahaan.

DEFINISI

Pembelian merupakan proses untuk memperoleh barang dan atau jasa dari pihak supplier guna untuk menunjang
operasional Perusahaan.

Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah:

1. Departemen Proyek merupakan pihak yang membutuhkan suatu barang atau jasa wajib mengisi purchase requisition
(PR) sesuai dengan ketentuan Perusahaan.

2. Department Purchasing membuat purchase order melalui sitem pemesananan barang yang dilakukan kepada pihak
supplier. Purchasing merupakan pihak yang bertugas untuk mencari, menghubungi, dan melakukan penawaran
dengan pihak pemasok.
DOKUMEN

1. Dokumen yang terkait dengan prosedur pembelian barang antara lain: purchase requisition, purchase order,

serta adanya tambahan dokumen purchase order sistem ERP (Enterprise Resource Planning System).

1
 Department Purchasing Standard Operating Procedure (SOP) Sistem

PT. ASKARA LANSKAP INDONESIA

Jl. Kol. Ahmad Syam, RT.01/RW.05, Tanah Baru, Kec. Bogor Timur, Kota Bogor, Jawa Barat 16143

RUANG LINGKUP
Standard Operating Procedure pembelian barang meliputi flowchart dan
langkah-langkah prosedur sebagai berikut:

FLOWCHART

PENJELASAN PROSEDUR
a. Departemen Proyek yang berkepentingan mengisi PR (Purchase Requisition) sebanyak 2 rangkap dan harus
ditandatangani oleh Manager departemen proyek tersebut, purchasing manager, HOD (Head of Department). Setelah
itu PR diberikan kepada bagian departemen purchasing untuk diproses.
b. Bagian departemen purchasing akan mencarikan barang atau subkont yang diminta oleh proyek sesuai dengan PR
dari beberapa vendor / supplier atau subkont serta melakukan penawaran harga.
c. Setelah itu purchasing departemen akan melanjutkan dengan membuat perbandingan harga (Price Comparison) setelah
itu diajukan ke direktur untuk diputuskan, setelah itu dilakukan proses pembuatan PO ( Purchase Order) sesuai
dengan PR yang ada sebanyak 5 rangkap dan harus ditandatangan oleh direktur, dan Purchasing Manager. Purchase
Order berisi jenis barang, jumlah barang, harga, dan tanggal pengiriman yang telah disetujui oleh bagian purchasing
dan supplier. Lima rangkap Purchase Order digunakan untuk: Rangkap 1 (warnaputih) diarsip oleh bagian purchasing
berdasarkan alphabet sampai diberikan kepada supplier saat proses penukaran tanda terima.
Rangkap 2 (warna hijau) diberikan kepada bagian AP (Account Payable). Rangkap 3 (warna merah) diberikan kepada

2
 Department Purchasing Standard Operating Procedure (SOP) Sistem

PT. ASKARA LANSKAP INDONESIA

Jl. Kol. Ahmad Syam, RT.01/RW.05, Tanah Baru, Kec. Bogor Timur, Kota Bogor, Jawa Barat 16143

departemen proyek. Rangkap 4 (warna kuning) diarsip dan disimpan oleh bagian purchasing bedasarkan alphabet.
Rangkap 5 (warna biru ) diberikan kepada bagian receiving.

PENJELASAN PROSEDUR – KHUSUS UNTUK PEMESANAN YANG DILAKUKAN OLEH

DEPARTEMEN PROYEK
a. Pihak departemen proyek wajib mengisi purchase requesition manual / sistem ERP (Enterprise Resource Planning
System) sesuai dengan pemesanan yang dilakukan kepada pihak supplier sebanyak dua rangkap dan diotorisasi oleh
HOD (Head Of Department) tersebut. Rangkap 1 disimpan oleh bagian departemen proyek sebagai bukti bahwa pihak
departemen proyek telah melakukan permintaan pemesanan pembelian kepada department purchasing. Rangkap 2
diberikan kepada pihak purchasing sebagai bukti bahwa pihak departemen telah melakukan permintaan dan
pemesanan barang terhadap supplier.
b. Pihak purchasing mengecek kebenaran data kepada pihak supplier apakah pihak departemen proyek telah melakukan
permintaan barangsesuai dengan purchase requesition manual atau ERP (Enterprise Resource Planning System) dan
melakukan pembuatan purchase order yang tersistem sebanyak 5 rangkap. Lima rangkap Purchase Order digunakan
untuk: Rangkap 1 (warna putih) diarsip oleh bagian purchasing berdasarkan alphabet sampai diberikan kepada
supplier saat proses penukaran tanda terima. Rangkap 2 (warna hijau) diberikan kepada bagian AP (Account Payable).
Rangkap 3 (warna merah) diberikan kepada departemen Proyek. Rangkap 4 (warna kuning) diarsip dan disimpan oleh
bagian purchasing bedasarkan alphabet. Rangkap 5 (warna biru ) diberikan kepada bagian receiving.

PROSEDUR PENERIMAAN BARANG

TUJUAN
Standard Operating Procedure sistem penerimaan barang memiliki tujuan untuk memberikan pedoman penerimaan
barang yang baik bagi pihak receiving agar dapat menjalankan tugas menurut standar baku yang ada sehingga
kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar serta pengendalian internal dapat ditingkatkan.
DEFINISI
Penerimaan barang merupakan proses menerima dan mencocokan barang dari pihak supplier sesuai dengan
permintaan barang yang dipesan oleh bagian purchasing.
Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah:

1. Receiving merupakan orang yang bertugas menerima seluruh pemesanan barang yang telah dilakukan oleh pihak
Perusahaan (PT.Askara Lanskap Indonesia). Pihak receiving bertanggung jawab untuk menerima barang sesuai
dengan kuantitas dan kualitas yang dipesan.
2. Departemen Proyek merupakan pihak yang membantu receiving saat penerimaan barang. Namun, disini pihak
departemen Proyek hanyaberfungsi untuk melakukan pengecekan kembali atas kondisi barang yang diterima sesuai
dengan spesifikasi permintaan pembelian.

3. Account payable merupakan pihak yang bertanggung jawab menerima copy invoice, copy surat jalan, serta receiving
record yang diberikan oleh bagian receiving dan Department Purchasing.

3
 Department Purchasing Standard Operating Procedure (SOP) Sistem

PT. ASKARA LANSKAP INDONESIA

Jl. Kol. Ahmad Syam, RT.01/RW.05, Tanah Baru, Kec. Bogor Timur, Kota Bogor, Jawa Barat 16143

DOKUMEN
Dokumen yang terkait dengan prosedur penerimaan barang antara lain: Purchase Order (PO), Surat Jalan, Faktur
pajak (jika ada), dan Receiving Record.

RUANG LINGKUP
Standard Operating Procedure penerimaan barang meliputi flowchart danlangkah-langkah prosedur.

FLOWCHART

PENJELASAN PROSEDUR
Penjelasan prosedur penerimaan barang adalah sebagai berikut:

a. Penerimaan barang dilakukan oleh bagian receiving serta disaksikan oleh pihak Vendor / Supplier dan pihak
departemen Proyek.
b. Pihak receiving menghitung dan memeriksa jumlah barang yang diterima dengan surat jalan dari pihak supplier serta
mencocokan sesuai dengan copy PO yang diberi oleh bagian purchasing. Selain itu pihak departemen Proyek juga
turut membantu memeriksa kualitas barang agar sesuai dengan permintaannya.
c. Segala proses penerimaan barang harus diawasi oleh pihak QC (Quality Control) untuk mencegah terjadinya
kecurangan antarareceiving,departement Proyek dan supplier.

d. Nota Barang/invoice harus ditanda tangani oleh pihak receiving dan QC ( Quality Control) serta diberi stempel
sebagai bukti bahwa barang telah diterima.

e. Copy invoice dan copy surat jalan yang diterima oleh pihak receiving dari supplier kemudian digunakan untuk
membuat RR ( Receiving Record) melalui program software ERP (Enterprise Resource Planning System), (.
Receiving Record dibuat dalam 3 rangkap dan digunakan untuk : rangkap 1 (warna putih) disertai copy invoice dan
copy surat jalan diberikan kepada bagian AP, rangkap 2 (warna merah) diberikan kepada departement Proyek dan
4
 Department Purchasing Standard Operating Procedure (SOP) Sistem

PT. ASKARA LANSKAP INDONESIA

Jl. Kol. Ahmad Syam, RT.01/RW.05, Tanah Baru, Kec. Bogor Timur, Kota Bogor, Jawa Barat 16143

diarsipberdasarkan abjad, lembar 3 (rangkap kuning) diarsip oleh receiving berdasarkan tanggal.
f. Receiving record harus ditandatangani oleh pihak receiving, cost control, dan FC.

PROSEDUR PEMBAYARAN HUTANG

TUJUAN
Standard Operating Procedure sistem pembayaran hutang memiliki tujuan agar karyawan bekerja sesuai dengan
pedoman pada prosedur yang baku sehingga kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar,hubungan
dengan pihak supplier dapat terjalin dengan baik, dan pengendalian internal dapat ditingkatkan.

DEFINISI
Hutang merupakan kewajiban suatu perusahaan yang timbul dari transaksi pada waktu lalu dan harus dibayar pada
waktu yang akan datang. Pembayaran hutang merupakan kewajiban yang harus dilunasi oleh pihak perusahaan kepada
pihak supplier sesuai dengan kesepakatan jangka waktu pembayaran.
Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah:
1. Supplier merupakan pihak yang mengirimkan tagihan pembayaran kepada pihak perusahaan atas transaksi pembelian
yang terjadi.
2. Account Payble merupakan orang yang bertugas dan bertanggung jawab untuk mempersiapkan segala dokumen
pembayaran kepada pihak supplier.

DOKUMEN
Dokumen yang terkait dengan prosedur pembayaran hutang antara lain: Purchase Order (PO), Invoice, Surat Jalan,
faktur pajak (jika ada), Receipt Slip, Summary Receipt Slip, Cover Pembayaran, dan Summary Pembayaran.

PENJELASAN PROSEDUR
Penjelasan prosedur pembayaran hutang adalah sebagai berikut:
a. Proses tukar tanda terima antara pihak supplier dengan bagaian AP dilakukan setiap hari selasa pukul 13.00-16.00.
Selain itu, pihak purchasing juga memberikan PO asli (warna putih) yang diarsip sementara untuk supplier.
b. Bagian AP mengecek kelengkapan data invoice yang diberikan oleh pihak supplier. Data invoice tersebut meliputi:
invoice asli, surat jalan (bila ada), faktur pajak (bila ada), kwitansi (bila ada), serta PO asli (warna putih) yang diterima
dari pihak purchasing. Selain itu, bagian AP juga turut memeriksa kelengkapan otorisasi yang ada pada invoice supplier
meliputi: stempel dan tanda tangan dari pihak receiving dan security.
c. Bagian AP kemudian membuat dan mengotorisasi bukti tanda terima untuk pihak supplier sebanyak 3 rangkap.
Sebelum membuat bukti tandaterima, bagian AP juga harus menghitung kembali invoice yang diberikan, mencocokan
harga serta jumlah barang yang tertulis pada invoice dengan PO asli. Bukti tanda terima sebanyak 3 rangkap digunakan
untuk : Rangkap 1 (warna putih) diberikan kepada pihak supplier, rangkap 2 dan 3 (warna merah dan kuning) disimpan
oleh bagian AP serta dijadikan satu bersamaan dengan invoice yang telah diterima tersebut.
d. Data yang terkumpul dari proses tukar tanda terima akan diinput ke dalam Excel serta akan ditentukan jatuh tempo
pembayarannya. Semua pembayaran akan dilakukan dengan cara transfer dan digolongkan menjadi 3 bagian yaitu pada
tanggal 10, 20 dan 30. Dokumen yang diinput ke dalam excel disebut dengan Summary Receipt Slip (RS).

e. Untuk melunasi pembayaran maka pihak AP harus mempersiapkan segala dokumen yang antara lain: 2 rangkap copy

5
 Department Purchasing Standard Operating Procedure (SOP) Sistem

PT. ASKARA LANSKAP INDONESIA

Jl. Kol. Ahmad Syam, RT.01/RW.05, Tanah Baru, Kec. Bogor Timur, Kota Bogor, Jawa Barat 16143

tanda terima, PO asli dan copy PO, invoice asli dan copy invoice, surat jalan asli dan copy (bila ada), faktur pajak (bila
ada), dan Receiving record.
f. Setiap dokumen dari masing – masing per supplier yang telah lengkap harus dibuatkan cover. Cover berisi ringkasan
invoice yang sudah terkumpul untuk dibayarkan. Dokumen yang telah lengkap dengan coverkemudian akan diperiksa
oleh CA (Chief Accounting) dan ditanda tangani oleh bagian AP, CA,HOD,FC, dan GM
g. Seluruh dokumen yang telah diperiksa dan siap untuk dibayarkan akan dicatat dalam purchase summaries.
Pembayaran sendiri dibedakan menjadi dua bank yang dilakukan secara online dan setoran.
h. Untuk pembayaran dengan setoran pihak AP wajib menuliskan slip setoran dan giro yang harus ditanda tangani oleh
pihak FC dan GM dan diberi cap stempel perusahaan. Sedangkan untuk via online juga memerlukan approve dari
pihak FC dan GM secara online.

i. Slip setoran, giro, dan data summary pembayaran supplier diserahkan kepada general cashier untuk disetorkan kepada
pihak bank. Bukti setoran dari pihak bank wajib diberikan kepada bagian AP untuk dicocokan dengan summary
pembayaran (nomor rekening, nama, dan nominal yang ditransfer).
j. Seluruh transaksi yang telah dibayarkan harus diinput kedalam software
perusahaan yaitu Jurnal id.