BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Dalam dunia pemasaran ada yang namanya pendistribusian. Mendirikan

sebuah usaha yang berkembang tentu saja harus ada distribusi yang tepat dengan

para agen pemasaran di pasaran luas dan salah satu hal yang paling penting dan

menjadi dasar adalah dalam dunia pemasaran adalah urusan strategi distribusi.

Strategi distribusi harus tepat sasaran dan harus sesuai langkah pemasarannya

3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan

PT. TIGA CAHAYA NAGARIMAS adalah perusahaan yang bergerak di

bidang barang dan jasa Perdagangan Supplier alat-alat laboratorium kesehatan dan

farmasi dengan Nomer AHU-0023931.AH.01.02 SPog. Tahun 2018, yang di dirikan

pada bulan Mei 2018 oleh Komisaris dr. Farahdina, SpOG dan dr. Dwi Pramono.

Dengan profesionalisme kerja dan komitmen kami atas setiap pelayanan, kami

sangat yakin mampu memberikan jasa supplier dan jasa yang berkualitas, konsisten

dan memiliki nilai tambah demi tercapainya tujuan kita bersama.

Didukung oleh produk spesialis yang berkopentensi, sehingga bisa

mendapatkan training dan aplikasi produk yang lebih baik dan akurat, dimana rasa

puas pelanggang menjadi kebanggaan kami tanpa menghiraukan tujuan utama dari

kegiatan usaha itu sendiri .

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi menunjukan bagaimana fungsi atau kegiatan yang

berbeda-beda dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab. Dalam

organisasi terdapat struktur yang menerapkan bagaimana tugas akan di bagi.

Berikut ini merupakan struktur organisasi pada PT. TIGA CAHAYA

NAGARIMAS.

STRUKTUR ORGANISASI PADA PT. TIGA CAHAYA NAGARIMAS

Sumber: PT. Tiga Cahaya Nagarimas. 2021

Gambar III.1 Struktur Organisasi Perusahaan

 Deskripsi tugas dan wewenang dari bagian-bagian organisasi yang terkait

adalah sebagai berikut :

1. Direktur Utama

a. Memimpin Perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan

perusahaan atau instusi.

b. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian

(manajer) atau wakil direktur.

c. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan atau institusi

d. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan

atau institusi.

2. Dewan Komisaris

a. Mematuhi anggaran dasar dan peraturan perundang-undang serta prinsip-

prinsip profesionalisme, efislensi, transparansi, kemandirian, akuntabilitas,

pertanggung.

b. Beritikad baik, penuh kehati-hatian dan bertanggung-jawab dalam

menjalankan tugas pengawasan dan pemberian nasihat kepada direksi

untuk kepentingan perseroan dan sesuai dengan maksud dan tujuan

perseroan.

3. Penanggung Jawab Apoteker

a. Melakukan pekerjaan kefarmasian ( pembuatan termasuk pengendaian

mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan

pendistribusi

b. Membuat dan Memperbaharui SOP (Standard Operational Procedure)

c. Harus memenuhi ketentuan cara distribusi atau penyaluran sediaan barang

alat kesehatan
 d. Memastian mutu (Quality AssuranceI) berjalan dengan baik sesuai SOP

(Standard Operational Procedure)

4. Staff Administrasi

a. Merekap data pemesanan barang

b. Memeriksa jumlah stock barang

c. Mengklaim pembayaran masuk dan keluar

d. Memesan barang

e. Membuat perencaan keuangan dari mulai peminjaman, penerimaan,

pengeluaran, dan juga pembayaran.

f. Mengelola dan mengerjakan tagihan-tagihan

g. Mengurus surat berharga, seperti menandatangani cek

h. Menyusun informasi keuangan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan.

i. Membuka rekening, menentukan setoran, menangani pembayaran atas

kewajiban.

5. Staff Marketing

a. Merencanakan strategi pemasaran produk.

b. Menetapkan harga jual yang sesuai.

c. Merencanakan proses pendistribusian produk.

d. Memberikan pelayanan yang sesuai dengan standar.

e. Menyusun strategi pengenalan produk baru.

f. Menyusun target penjualan produk.

g. Melakukan riset produk serupa.

h. Mengevaluasi hasil pemasaran produk.

i. Membangun hubungan komunikasi yang baik dengan banyak pihak.

6. Staff Logistik
 a. Mendata data jumlah harga dari supplier sebagai data untuk memilih harga

terbaik dan memenuhi standar dan spesifikasi atau kualitas yang

ditetapkan.

b. Menandai label atau keterangan pada barang yang disimpan untuk

menghindari kesalahan penggunaan akibat tertukar dengan barang lainnya.

c. Melakukan pencatatan keluar masuknya barang serta bertanggung jawab

atas ketersediaan barang.

d. Membuat dan Menyusun berita acara mengenai penerimaan atau

penolakan barang setelah melalui quality control.

e. Berkoordinasi dengan penanggup jawab apoteker atau Staff yang

bersankutan dengan jadwal barang harus mngetahui mengenai jumlah dan

jadwal pendatangan barang sesuai jam waktu tentukan.

7. Divisi Pengiriman

a. Mengirim barang tepat waktu

b. Memastikan barang yang diterima oleh konsumen atau pelanggan dalam

keadaan baik dan tidak rusak.

c. Menjaga barang kerusakan barang dari terkena air, mudah pecah, mudah

terbakar dan barang keadaan utuh (tidak ada kerusakan).

d. Membantu mengecek stock barang yang ada.

e. Mengecek terlebih dahulu barang yang akan dikirimkan kepada konsumen

agar terjadi kesalahan pengiriman barang.

f. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

g. Membuat laporan harian mengenai barang yang terkirim dan diterima

konsumen.

h. Mengambil barang atau dokumen dari konsumen

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Proses bisnis yang berjalan pada PT. TIGA CAHAYA NAGARIMAS

belum terkomputerisasi untuk pengolahan data dengan menggunakan excel akan

tetapi belum terintegrasi dengan sebuah database. Proses bisnis yang berjalan dimulai

dari pelanggan atau rekan bisnis melakukan pemesanan alat kesehatan melalui

telepon atau dengan mendatangi langsung PT.TIGA CAHAYA NAGARIMAS,

kemudian petugas administrasi akan mencatat detail data pemesanan dan

menyerahkannya ke bagian distribusi untuk dilalukan pencatatan alat kesehatan

keluar sesuai dengan detail data pemesanan, kemudian bagian gudang akan

mengeluarkan alat kesehatan tersebut serta bagian distribusi menyerahkan data

pendistribusian kepada bagian pengantaran untuk didistribusikan kepada pelanggan

atau rekan bisnis setelahnya pengantaran akan melakukan proses pendistribusian dan

memberikan bukti pendistribusian barang kepada bagian staff marketing untuk

dilakukan pencatatan pendistribusian alat kesehatan yang telah selesai dilakukan.

Bagian staff marketing juga melakukan pemesan persediaan barang dan membuat

laporan ke staff admin .

3.3. Activity Diagram

Penanggung Jawab
Staff Gudang Staff Admin Staff Marketing
Apotek

Mulai

Melakukan
pengecekan barang
yang ada didalam
Menerima
gudang
pengajuan
pembelian barang

Membuat pengajuan
pembelian barang

Acc pembelian
barang

Membuat pesanan
pembelian sesuai
Menerima
dengan yang akan
pesanan
dibeli
pembelian dan
mempersiapkan
barang yang
dibeli

Menerima barang
dan mengecek
kondisi serta
jumlah barang
apakah sesuai
dengan pesanan Mengirimkan
dan utuh barang sesuai
dengan data
pesanan yang ada
pada pesanan
Melakukan pembelian
pencatatan
pembukuan
laporan pembelian
kas keluar atas
pembelian barang

Membuat laporan
persediaan barang

Selesai
 Gambar III.2. Activity Diagram Pengadaan Barang

3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Nota Pembelian

Fungsi : Bukti Pembelian Pembayaran Barang

Sumber : Supplier

Tujuan : Sebagai bukti penerimaan barang dan pelunasan

pembayaran.

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap melakukan pembelian

Bentuk : Lampiran A-1

2. Nama Dokumen : Form Permintaan Barang

Fungsi : Bukti Dan Barang

Sumber : Bagian Pembelian

Tujuan : Untuk Melakukan Pembelian

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ada barang yang masuk

Bentuk : Lampiran A-2

3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Laporan Persediaan

Fungsi : Mengetahui laporan persediaan perbulan

Sumber : Bagian gudang

 Tujuan : Mengetahui hasil persediaan gudang setiap
bulan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap melakukan pembelian

Bentuk : Lampiran B-1

3.6. Permasalahan Pokok

PT. TIGA CAHAYA NAGARIMAS masih menggunakan metode data yang

manual, dalam berjalannya tersebut masih terdapat kendala seperti :

1. Pada penyimpanan dokumen yang diterima sering kali hilang karna tidak

teraturnya dalam penyimpanan dokumen.

2. Saat pencatatan data barang masuk dan data barang keluar yang memungkinkan

terdapat masalah karena masih dilakukannya secara manual yang

memungkinkan kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan barang dan

biasanya menyebakan kerugian.

3. Kesulitan saat mencari data barang yang lama

3.7. Pemecahan Masalah

Yang saya analisa permasalahan yang terjadi di PT. TIGA CAHAYA

NAGARIMAS alternative yang dapat dilakukan yaitu dengan merancang aplikasi

untuk pencatatan data barang masuk atau keluar dan pencatatan laporan barang

dengan lebih efektif dan mengurangi resiko kesalahan pencatatan.

Dengan adanya aplikasi data barang maka akan mempermudah dalam

pembuatan laporan persediaan dan laporan barang karena dapat dilakukan

menggunakan komputer sehingga akan meminimalisir kesalahan yang biasanya

terjadi dalam sistem manual.