MANAJEMEN

ADMINISTRASI ORMAWA
UNIRA MALANG
Niki Puspita Sari, S.Pd., MM

P-WEC, 16-18 November 2021

MANAJEMEN
Kemampuan dalam merencanakan, mengatur, dan
mengevaluasi sumber daya organisasi agar tujuan
yang ingin dicapai dapat terpenuhi.
ADMINISTRASI
Pengelolaan organisasi meliputi pendataan
dan pengaturan hal-hal yang berkaitan dengan
berbagai aspek organisasi agar berjalan
optimal.

Sering dikaitkan dengan kegiatan catat-

mencatat, surat-menyurat ,dll.
PRINSIP MANAJEMEN ADMINISTRASI
 ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
Surat-Menyurat
• KOP unit kerja
• Penomoran Surat Masuk dan Keluar
• Lampiran, jika ada
• Perihal surat
• Alamat surat
• Isi Surat (Pengantar, maksud, Penutup)
• Kontak yang mengajukan
• Tanda tangan dan Stempel
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
Penomoran Surat Masuk dan Keluar
• Nomor urut surat Kode Surat
• Kode surat • Surat Undangan:SU
• Jenis surat yang dikeluarkan • Surat Permohonan: SPm
• Surat Pemberitahuan: SPb
• Pihak yang mengeluarkan surat • Surat Peminjaman: SPp
• Nama organisasi
• Bulan
• Tahun
Misalnya: 001/SU/A/BPH/SEMA-U/XI/2021
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
Buku Agenda Surat masuk dan keluar (jangan sampai
ketinggalan)
• Nomor urut
• Nomor surat
• Tujuan surat
• Perihal
• Tanggal surat
• Tanggal acara
• Tanggal diterima/tanggal dikirim
• Keterangan
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
Buku Ekspedisi
Contoh:
No Nomor dan Tanggal Alamat dan Tujuan Ket/Paraf
Perihal Pengiriman Surat
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
Arsip Persuratan dan Daftar Hadir
Proposal • Piket Harian
• Sistem abjad (A-Z)
• Sistem tanggal • Rapat
• Sistem subjek
• Sistem Nomor Notulensi Rapat
Buku Tamu • Tanggal
• Tanggal • Nama Rapat
• Nama • Daftar Hadir
• Asal instansi • Hasil Rapat
• Tujuan/Perihal
• TTD
• TTD
ADMINISTRASI KEUANGAN (KELUAR MASUK)
Buku Kas Masuk dan Keluar
Tanggal Keterangan Debit Kredit Saldo
Garis Struktur Kemahasiswaan
Wakil Rektor III

Biro Adm. Kemahasiswaan & Alumni

Bagian Kemahasiswaan & Ikatan

Keluarga Alumni

Sub Bag Pembinaan

Kemahasiswaan

ORMAWA
PROPOSAL KEGIATAN DAN ALUR PENGAJUAN

Merupakan rancangan kegiatan yang dituangkan dalam

tulisan dan tersusun secara sistematis.
• Halaman sampul • Waktu dan tempat
• Lembar Pengesahan pelaksanaan Kegiatan
• Judul Proposal • Peserta kegiatan
• Latar belakang • Susunan panitia
• Nama dan Tema • Susunan acara
kegiatan • Rencana Anggaran Biaya
• Tujuan Kegiatan • Penutup
• Landasan Kegiatan
SURAT MENYURAT DALAM KEGIATAN
• Surat Pengantar Catatan:
• Surat permohonan fasilitas ❑ Surat dan Proposal paling
( SarPras, Air Mineral) Akhir diserahkan ke BAU 2
• Surat Permohonan Dana minggu sebelum Kegiatan.
• Surat Permohonan ❑ Laporan Pertanggung
Narasumber Jawaban diserahkan Ke
• Surat Pemberitahuan Kabag. KIKA paling
Kegiatan lambat 2 minggu setelah
kegiatan
PENYUSUNAN PERTANGGUNG JAWABAN (LPJ)
Sistematika LPJ
• Halaman sampul • Waktu dan tempat
pelaksanaan Kegiatan
• Lembar Pengesahan • Peserta Kegiatan
• Judul Proposal • Laporan Pelaksanaan
• Latar belakang Kegiatan
• Nama dan Tema • Dokumentasi (Terlampir)
kegiatan • Susunan panitia
• Tujuan Kegiatan • Susunan acara
• Landasan Kegiatan • Laporan Keuangan
• Penutup
 Validasi Lembar Pengesahan Proposal
Pengesahan Proposal HMP Pengesahan Proposal HMP ke
ke Dekan Rektor
• Sekretaris Panitia
• Sekretaris Panitia
• Ketua panitia
• Ketua panitia • Ketua HMP
• Ketua HMP • Kaprodi
• Kaprodi • Kabag. KIKA
• Wakil Dekan • Dekan
 Validasi Lembar Pengesahan Proposal
Pengesahan Proposal UKM Pengesahan Proposal
• Sekretaris Panitia PRESMA/SEMA
• Ketua panitia • Sekretaris Panitia
• Ketua UKM • Ketua panitia
• PRESMA(disepakati) • PRESMA/SEMA
• Pembina • Kabag. KIKA (paraf
• Kabag. KIKA (paraf kasubbag BIMAS)
kasubbag BIMAS) • Warek 3 (paraf Kabiro
AKA)
Validasi Surat
Surat UKM Surat PRESMA/SEMA
• Sekretaris Panitia • Sekretaris Panitia
• Ketua panitia
• Ketua panitia
• PRESMA/SEMA
• Ketua UKM
• Kabag. KIKA (paraf
• Pembina kasubbag BIMAS)
• Kabag. KIKA (paraf
kasubbag BIMAS)
Validasi Surat

Validasi Surat HMP Validasi Surat HMP Validasi Surat

HMP ke Rektor
ke Kaprodi ke Dekan • Sekretaris
• Sekretaris Panitia • Sekretaris Panitia Panitia
• Ketua panitia • Ketua panitia • Ketua panitia
• Ketua HMP • Ketua HMP • Ketua HMP
• Sek Prodi • Kaprodi • Kaprodi
• Dekan
• Wakil Dekan
• Kabag. KIKA
SIMULASI
RTL Materi Manajemen Administrasi
• Proposal Kegiatan
• Surat Pegantar
• Surat Permohonan Penggunaan Fasilitas
• Surat Permohonan Dana
• Surat Permohonan Narasumber
• Surat Pemberitahuan Kegiatan