Tajuk 3 – Tahap Pengurusan Acara

Sebelum Acara (Pre event)

Tang Ya Yew MT 1
Penyediaan kertas kerja dan Kertas
Konsep
Definisi Kertas Konsep
• Kamus Dewan Edisi ke-4: makalah bertulis yg mengandungi
perbincangan mengenai sesuatu persoalan dan cadangan-cadangan
tertentu (dibentangkan utk perbahasan.
• suatu dokumen cadangan perancangan
• Setelah laporan dibentnagkan kepada ahli Lembaga pengarah, maka
majlis/acara yang lebih terperinci dan Tindakan susulan pula akan diambil dengan memajukan kertas cadangan
perlu disediakan untuk mendapat bagi mengatasi permasalahan tersebut.
kelulusan/persetujuan Jawatankuasa
• Salah satu bentuk berkomunikasi bertulis
Induk.
• Hasil penulisan yang mengandungi idea untuk dikemukakan kepada
khalayak atau pihak-pihak tertentu.
• Khalayak boleh terdiri daripada kumpulan kecil seperti jawatankuasa
Format Penulisan Kertas Cadangan projek ataupun kumpulan besar seperti peserta seminar dan persidangan.

1. Nama majlis/ acara

2. Pengenalan (tujuan, latar belakang dan objektif)
Format Penulisan Kertas Kerja
3. Tema
1. Nama Majlis/Acara
4. Maklumat majlis / acara
2. Pengenalan (tujuan, latar belakang, objektif)
1. tarikh/masa/tempat 3. Maklumat majlis/acara
2. Pengisian/atur cara a) Tarikh/masa/tempat;
3. Jumlah dan senarai ringkas jemputan b) Pengisian/atur cara
c) Jumlah jemputan/cadangan tetamu kehormat; dan
4. Cadangan tetamu kehormat d) Pelantikan Pengerusi (mengikut kesesuaian majlis/acara
5. Pelantikan jawatankuasa pelaksana 4. Impak majlis/acara;
5. Anggaran peruntukan dan implikasi kewangan;
5. Anngaran peruntukan dan implikasi kewangan 6. Ulasan Kementerian/Agensi yang berkaitan (jika perlu);
6. Syor untuk pertimbangan dan kelulusan 7. Syor untuk pertimbangan dan kelulusan; dan
Contoh Kertas Kerja 1
Contoh Kertas Kerja 2 Hari Keusahawanan (Jualan
Amali) 2019

Link: https://fliphtml5.com/aawrz/lsdp/basic
Contoh Kertas Cadangan 1
Contoh Kertas Konsep 2 : Kertas Konsep Majlis Sambutan hari
Guru dan Pekerja 2014
Link:
https://www.academia.edu/7096332/KERTAS_KONSEP_SAMBUTAN_
HARI_GURU
Persiapan tempat dan logistik (tapak, pelan lantai
dan peralatan)
a) Cadangan Tapak c) Peralatan
• Lokasi majlis
• Senarai kemudahan asas dan
keperluan penambahbaikan:
• Pentas/bilik menunggu/ dewan
makan tetamu kehormat/ bilik
perubatan
• Bilik persalinan (jika berkaitan)
• Tandas/ surau
• Parkir kenderaan
• Penepatan pergerakan laluan tetamu Persiapan tempat
kehormat dan logistik (tapak,
pelan lantai dan
• Laluam kecemasan peralatan
• Bilik urus setia Rostrum
Permaidani
b) Pelan Lantai
Contoh Pelan Lantai
• Merangkumi
• Laluan tetamu kehormat
• Semua peralatan dan perkakasan penting
• Simbol/petunjuk
• Kegunaan
• Panduan memastikan majlis/acara berjalan dengan lancar
• Panduan untuk semua Pegawai/Petugas melaksanakan tugas;
• Panduan untuk Pegawai Atasan/Ketua Penyelaras mengetahui status
sebenar perjalanan majlis/acara; dan
• Sebagai rujukan dan medium penambahbaikan pada masa hadapan
Protokol /jemputan/sambutan (senarai, kaedah, pengesahan
kehadiran, pakaian,
susunan tempat duduk, pendaftaran)
 7 Pendaftaran 6 Pakaian Menghadiri Majlis
1 Jemputan • Kaedah pendaftaran: manual dan
• Dua kategori komputer
• Lelaki Wanita
Senarai Ringkas • Tindakan yang perlu disediakan:
• Senarai penuh • Slip pendaftaran Pakaian rasmi beristiadat Pakaian Rasmi Beristiadat
• Pelan tempat duduk (nomnor meja, (Pakaian rasmi Jawatan/ No. (Pakaian Rasmi Jawatan/No.
• Jenis-jenis jemputan 1 Dress) 1 Dress;
kerusi, barisan)
• Seorang • Senarai penuh jemputan yang hadir Pakaian kebangsaan rasmi Baju kurung
• Berpasangan beristiadat
• Kumpulan Protokol Pakaian kebangsaan rasmi Baju kebaya labuh
/jemputan/sambutan
(senarai, kaedah, Pakaian kebangsaan negara Pakaian kebangsaan Negara
pengesahan kehadiran, masing-masing (luar negara) masing-masing (luar
2 Kad Jemputan (Ciri-ciri) pakaian, Negara);
susunan tempat duduk,
pendaftaran) Pakaian istiadat malam Pakaian Barat (gaun
• Logo organisasi (Mess Kit) berlengan dan labuh
• Jawatan tuan rumah/penganjur melebihi paras lutut); dan
3 Kaedah Jemputan Baju batik lengan panjang Pakaian istiadat malam
• Nama majlis/acara
Longue suit
• Tarikh/tempat/masa
Black Tie
• Pakaian
• Atur cara
5 Susunan tempat duduk
• No.telefon dan nama pengawai utk memaklumkan
kehadiran • Hendak berdasarkan Susunan Keutamaan
Persekutuan dan Negeri
• Ruang nama tetamu yg akn dijemput • Serta peranan/ kepentingan tetamu/
4 Pengesahan Jemputan penganjur sesebuah majlis/acara.
• Pelan lokasi
• Surat • Program Turun Padang, tempat duduk
• tetamu kehormat diletakkan bersama
• Kad jawapan dan Tarikh maklum balas jawapan • Kad jawapan (kalua kad jemputan dengan rakyat dan orang ramai
• Pelekat kenderaan diberi)
Link Kaedah Penyusunan tempat duduk bagi pelbagai majlis
• Faks mengikut amalam protokol:
• Kod kad (jika perlu) • Email https://www.lpp.gov.my/document/upload/4ZJcUfr3SJii8uQ
• Telefon p3ifXis19TV8r80Dl.pdf
Contoh Kad Jemputan
• Pakaian lelaki
• Pakaian wanita
Kewangan
 • Menyediakan anggaran perbelanjaan secara
• Pegawai perlu terperinci dengan mengambil kira
 Mematuhi peraturan kewangan yang sdg  Impak perbelanjaan
berkuatkuasa  Dasar penjimatan selaras dengan
 Mohon kelulusan khas kadar ke Kementerian pekeliling dan arahan yang sedang
Kewangan berkuatkuasa dan terkini
 Mengikut bajet yang telah diluluskan
 Merancang perolehan dengan teliti bagi memastikan
semuanya teratur dan boleh dilaksanakan pada masa
yang dikehendaki berlandaskan peraturan semasa

• Pengurus atau penyelaras kewangan perlu:

 MMengagihkan peruntukan kewangan kepada
Jawatankuasa Pelaksana/Petugas seperti kelulusan
Pengerusi;

 Melaksanakan agihan dengan kadar segera bagi

memastikan kerja-kerja persiapan dan perolehan
majlis/ acara tidak tertangguh dan lewat.
Pengurusan majlis
1 Carta Perbatuan (Carta Gantt)
11 Susunan tempat duduk
10 Kehadiran Khalayak 8 Raptai
tetamu kehormat di atas
pentas

2 Pengisian Majlis 12 Taklimat kepada tetamu

kehormat 7 Ucapan
• Perlu disampaikan oleh Pengurus/urus 9 Buku atur cara majlis
setia kepada tetamu kehormat supaya
beliau mendapat gambaran yang jelas
tentang perjalanan majlis/acara.

Pengurusan
Majlis

3 Cenderamata/hadiah
4Atur Cara Pentadbiran 5 Pengacara

6 Pembaca Doa
Contoh carta perbatuan
Contoh atur cara
Contoh atur cara
Contoh penyampaian cenderamata kepada tetamu Kehormat
 Contoh Atur Cara Pentadbir

• Contoh tambahan:
• https://www.slideshare.net/twisterilla/aturcara-pentadbiran
• https://www.slideshare.net/JaimahManaf/aturcara-tadbir
Contoh Skrip Pengacara
Rujukan kehormat
Rujukan kehormat

Panggilan hormat Panggilan hormat

untuk penyandang untuk pasangan
Rujukan kehormat

Panggilan hormat Panggilan hormat

untuk penyandang untuk pasangan
Rujukan kehormat
10. Buku atur cara majlis
Contoh susunan
Contoh susunan
Contoh susunan
Pemilihan Sajian
• Susunan set sarapan • Susunan set makanan
pagi tengahari • Dibuat mengikut peraturan kewangan semasa
• Prestasi pembekal hendak diambil kira

• Mengikut kesesuaian majlis/acara dan

dipersetujui oleh pengerusi
• Majlis/acara melibatkan Pembesar Utama Negara:
• Informal Table Setting pilihan menu hendak mendapat persetujuannya.

• Vegetarian • Hidangan Fully Serve (untuk VVIP)

• Alahan (tetamu • Hidang (dome)
kehormat)
• Layan diri (buffet)

• Formal Table Setting

Link:
https://www.gentlemans
gazette.com/table-
etiquette-guide-
informal-dining-
manners/

Link: https://www.isabellwedding.com/about/dinner-table-setting-101/
Keselamatan & Perubatan
Publisiti

 Memainkan peranan penting
dalam menyampaikan
maklumat sesuatu majlis.
 Menjelaskan tujuan dan
objektif majlis yang diadakan
 Publisiti
 Membuat hebahan
majlis melalui media
massa atau media cetak
sebelum majlis atau
acara berlangsung.
 Mesti tepat, lengkap,
jelas dan sampai kepd
kumpulan sasaran.
 Media
 Perkara yang perlu diambil perhatian semasa mengurus wakil
media:
1. Memastikan media yang berdaftar dengan Kementerian
Komunikasi dan Multimedia Malaysia sahaja
2. Menyediakan tempat pendaftaran wakil media
3. Menyediakan meja khas/tempat duduk/tempat khas bagi
memudahkan membuat liputan
4. Menyediakan tempat Sidang Media (Press Conference)
yang sesuai tertakluk kepada tetamu
kehormat/penganjur
Publisiti 5. Menghubungi atau mendapatkan pandangan Setiausaha
Publisiti dan Akhbar/Unit Komunikasi/Kumpulan
Media Komunikasi/Pegawai mengenai keperluan mengadakan
Media
Sidang Media
6. MenyediakanPegawai bertugas untuk menjaga,
menjelaskan, memberi penerangan dan mengawal
media;
7. Menyediakan press kit;
8. Pegawai yang bertugas menjaga media perlu mencatat
isi penting yang tiada dalam teks ucapan seseorang
perasmi atau tetamu jemputan bagi tujuan maklumat
media;
9. Memastikan Pegawai yang pakar mengenai maklumat
yangdiwar-warkan hadir bersama-sama semasa Sidang
Media terutamanya bagi maklumat yang lebih
mendalam dan statistik;
10. Penganjur hendaklah memastikan Petugas media
mematuhi etika berpakaian dan peraturan yang
ditetapkan.
Fotografi
• Peranan jurugambar (Faizal Jalal, 2017)
• Gambar yang diambil perlu memenuhi
 Menjaga penampilan (vest, uniform, kriteria:
tag petugas) • Jelas dan sopan
 Mengenal pasti lokasi mengambil • Menghormati tetamu kehormat (minta
gambar izin)
 Membawa peralatan yang bersesuaian • Mementingkan agenda utama

 Tidak mengambil gambar semasa

menyanyi Lagu Negaraku
 Rujukan
• Alias Yoop. (t.t.). Aplikasi Protokol Dalam Pengedalian Majlis Rasmi Di
Sekolah. . Dimuat turun pada 25 Januari 2021 daripada
https://www.academia.edu/30801990/APLIKASI_PROTOKOL_DALAM_PE
NGENDALIAN_MAJLIS_RASMI_DI_SEKOLAH_DISAMPAIKAN_OLEH
_ALIAS_BIN_YOOP_PENYELIA_KANAN_SEKOLAH_RENDAH_PPD_K
LANG
• Annie Maria Johin Bin. (2013). Definisi Kertas Kerja. Dimuat turun pada 25
Januari 2021 daripada https://www.scribd.com/doc/123748747/Definisi-
Kertas-Kerja
• Azam Aziz. (2015, 29 Januari). Pengurusan Majlis/Acara. Dimuat turun pada
25 Januari 2021 daripada https://prezi.com/q7rfg1v3xmob/pengurusan-majlis-
acara/
 Rujukan
• Faizal Jalal. (2017, Febuari). Pengruusan Acara Etiket & Protokol. Dimuat
turun pada 25 Januari 2021 daripada https://people.utm.my/faizaljalal/wp-
content/blogs.dir/971/files/2012/10/UKQR2082-MINGGU-3-PENGURUSAN-
ACARA.pdf
• Jabatan Perdana Menteri. (2014). Panduan Pengurusan Majlis dan Acara.
Dimuat turun pada 25 Januari 2021 daripada
https://www.academia.edu/26241298/Bahagian_Pengurusan_Acara_JABATAN
_PERDANA_MENTERI
• Teja, S. (2016, Ogos 11). Penulisan Kertas Cadangan. Dimuat turun pada 25
Januari 2021 daripada https://www.slideshare.net/tejasyahremie/penulisan-
kertas-cadangan