SOP - Return Inbound
SOP - Return Inbound
PROSEDUR
RETURN INBOUND
STANDAR OPERASIONAL Nomor Dokumen:
PROSEDUR -
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
LEMBAR PENGESAHAN
RETURN INBOUND
DI GUDANG IDCOMMERCE
PENYUNTING
PEMERIKSAAN
PERSETUJUAN
PENGESAHAN
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
Versi : 1.0
Nomor Dokumen : -
Tanggal Berlaku : -
Tanggal Dikeluarkan : -
Terakhir Diubah : -
Peninjauan Berikutnya : -
Referensi : -
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................................. 1
LEMBAR KONTROL DOKUMEN ............................................................................................... 2
1.1. Detail Versi Dokumen ........................................................................................................... 2
1.2. Riwayat Perubahan Versi Dokumen ...................................................................................... 2
DAFTAR ISI .................................................................................................................................... 3
1. GAMBARAN UMUM .............................................................................................................. 4
1.1. Latar Belakang ....................................................................................................................... 4
1.2. Tujuan .................................................................................................................................... 4
1.3. Cakupan ................................................................................................................................. 4
1.4. Penanggung Jawab ................................................................................................................. 4
1.5. Dokumen Terkait ................................................................................................................... 4
2. PROSEDUR............................................................................................................................... 5
2.1. Peralatan dan Perlengkapan ................................................................................................... 5
2.2. Area Retur .............................................................................................................................. 6
2.2.1. Staging Retur ............................................................................................................... 6
2.2.2. Meja Retur ................................................................................................................... 6
2.3. Return Inbound ...................................................................................................................... 7
2.3.1. Prosedur Serah Terima Paket dari 3PL ....................................................................... 7
2.3.2. Ketentuan Barang Retur .............................................................................................. 7
2.3.3 Form dan Template Return Inbound ........................................................................... 7
2.3.4. Alur Proses Return Inbound Dari Jasa Pengiriman ....................................................... 9
2.3.5 Retur berbayar Delivery Fee on Delivery (DFOD)/Payment After Delivery (PAD) ... 12
2.3.6 Mekanisme Pembongkaran Barang Return Inbound ................................................ 15
3. ISTILAH .................................................................................................................................. 16
4. LAMPIRAN ............................................................................................................................. 17
4.1. ASN Return......................................................................................................................... 17
4.2. Form Serah Terima Paket Retur ( F.005 IDC_Serah_Terima_Paket_Retur V.1) ............... 18
4.3. Rekap Data Paket Retur (T.014 IDC_Rekap_Data_Paket_Retur V.1)................................ 19
4.4. Job Aid Mekanisme Pembongkaran Paket Retur................................................................. 20
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
1. GAMBARAN UMUM
1.1. Latar Belakang
Retur adalah pengembalian barang yang dilakukan oleh pihak buyer ataupun dari pihak
jasa pengiriman. Retur dari pihak buyer adalah retur yang menggunakan jasa pengiriman
dengan resi baru, sedangkan retur dari pihak jasa pengiriman adalah retur dengan resi
lama. Paket retur ini kemudian akan diterima gudang melalui proses Return Inbound.
Untuk itu, perlu adanya ketentuan dan prosedur atas barang retur tersebut. Adapun pihak
yang terlibat dalam proses Return Inbound antara lain Admin Inbound dan QC.
1.2. Tujuan
Sebagai standarisasi prosedur kerja dalam melakukan proses Return Inbound di Gudang
IDcommerce.
1.3. Cakupan
1. Area retur di Gudang IDcommerce.
2. Ketentuan barang retur di Gudang IDcommerce.
3. Prosedur Return Inbound di Gudang IDcommerce.
1.4. Penanggung Jawab
1. Customer Experience Division
2. Quality Assurances Division
3. Data & Knowledge Management Division
4. Supply Chain Division
5. Trainer Division
1.5. Dokumen Terkait
1. Advanced Shipment Notice (ASN) Retur
2. Glosarium IDcommerce Service Solution
3. Form Serah Terima Paket Retur ( F.005 IDC_Serah_Terima_Paket_Retur V.1)
4. Template Rekap Data Paket Retur (T.014 IDC_Rekap_Data_Paket_Retur V.1)
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
2. PROSEDUR
2.1. Peralatan dan Perlengkapan
Berikut merupakan peralatan dan perlengkapan yang digunakan pada proses Return
Inbound di Gudang IDcommerce.
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
Admin
4 Admin Inbound menerima paket retur dan mengisi F.005.
Inbound
Admin
5 Admin Inbound membuat T.014 atas paket retur yang datang.
Inbound
Paket retur yang diterima berupa resi lama atau resi baru? Jika paket
Admin
6 dengan resi baru Admin Inbound follow up ke CX IDC untuk
Inbound
menanyakan detail paket.
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
2.3.5 Retur berbayar Delivery Fee on Delivery (DFOD)/Payment After Delivery (PAD)
Delivery Fee on Delivery adalah mekanisme dimana biaya pengiriman paket retur
ditanggung oleh pihak penerima, dalam hal ini adalah pihak Gudang IDCommerce.
Penerimaan barang retur dengan mekanisme DFOD hanya akan diterima oleh pihak
Gudang IDCommerce apabila:
1. Retur dilakukan karena memang kesalahan dari pihak Gudang IDCommerce:
- Salah SKU
- Barang kurang
- Barang damage dari Gudang
2. Paket retur akan dikonfirmasi terlebih dahulu ke CX IDC
3. Jika CX IDC tidak ada respon, maka paket dapat ditolak oleh pihak Gudang
IDCommerce
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
Data paket sudah diterima dari CX IDC? Jika tidak, konfirmasi data paket
3 IDC
ke CX IDC
Jika data paket sudah diterima, apakah paket retur dikarenakan kesalahan
5 dari pihak Gudang IDCommerce? Jika iya, maka paket diterima dan IDC
serah terima.
Gudang IDCommerce melakukan serah terima paket, untuk biaya
6 pengiriman akan ditanggung oleh pihak Gudang IDCommerce. Proses IDC
paket retur menggunakan mekanisme retur dari buyer
7 Jika tidak, maka paket dapat ditolak oleh pihak Gudang IDCommerce IDC
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
NO Proses PIC
1. Mempersiapkan meja dengan CCTV / meja packer QC
Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan, seperti:
1. Cutter / gunting
2. QC
2. Paket yang ingin dibongkar
3. Baskom
3 Memperlihatkan lembar Fulfillment / AWB pada CCTV QC
4 Membuka paket dengan hati-hati QC
5 Memperlihatkan nomor Shipment Order pada CCTV QC
6 Mengeluarkan semua isi paket satu per-satu QC
7 Jika terdapat kondisi damage, perlihatkan pada CCTV QC
8 Mengecek kesesuaian isi paket dengan Shipment Order QC
9 Rekap SKU, quantity, dan kondisi barang ke dalam Tabel 1 QC
10 Letakan paket yang telah dibongkar ke dalam baskom QC
11 Menyerahkan hasil rekap Tabel 1 (hardcopy) ke Admin QC
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
3. ISTILAH
• ASN Retur adalah dokumen inbound yang digunakan oleh QC sebagai acuan untuk
menerima barang retur.
• Barang Retur adalah barang yang dikembalikan oleh Buyer/Jasa Pengiriman dengan
alasan-alasan tertentu.
• Customer Portal adalah aplikasi berbasis web yang diakses Seller untuk men-generate
Return Inbound Order.
• Jasa Pengiriman adalah layanan pengiriman barang.
• Lembar Fulfillment adalah label yang ditempel pada paket yang berisi nomor resi
pengiriman.
• Return Inbound adalah proses penerimaan barang retur ke gudang.
• Return Inbound Order adalah perintah inbound atas barang retur yang dibuat oleh Seller
pada Customer Portal.
• Shipment Order List (SO List) adalah daftar pesanan barang.
• Resi adalah bukti pengiriman yang berasal dari jasa pengiriman.
• Logbook Serah Terima Retur (LSTR) adalah form yang digunakan untuk mencatat
kegiatan serah terima paket retur yang datang dari jasa pengiriman dan seller.
• Area Retur adalah lokasi untuk meletakkan dan membongkar paket retur.
• Staging Retur adalah palet untuk meletakkan paket retur sebelum dan sesudah dibongkar.
• Meja Retur adalah meja yang digunakan untuk membongkar paket retur.
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
4. LAMPIRAN
4.1. ASN Return
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
Counter HO : _____________________
Warehouse : _____________________
Total
IDC_Serah_Terima_Paket_Retur V.1
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-
Tanggal Berlaku:
Versi: 1.0 RETURN INBOUND
-