SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Bab ini mendiskusikan operasi pemrosesan informasi yang dilibatkan untuk

memperbarui buku besar dan membuat laporan yang meringkas hasil-hasil aktivitas
organisasi. sistem buku besar. Sistem buku besar dan pelaporan keuangan memainkan
poeranan penting dalam SIA perusahaan. Salah satu fungsi utamanya adalah
mengumpulkan dan mengatur data dari sumbersumber berikut ini : • Setiap subsistem
siklus akuntansi yang dijelaskan memberikan informasi mengenai transaksi reguler.
(hanya data utama yang mengalir dari setiap subsistem yang diperlihatkan). •
Bendahara memberi informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi, seperti
pengeluaran atau pemberhentian penggunaan instrumen utang dan ekuitas pembelian
atau penjualan surat berharga investasi. • • Bagian anggaran memberi jumlah
anggaran. Kontroler memberi ayat jurnal penyesuaian

Informasi ini harus diatur dan disimpan dalam cara yang memfasilitasi pemenuhan
berbagai kebutuhan informasi dan pemakai eksternal. Para menejer perlu informasi
terinci mengenai hasil-hasil operasi dalam bidang tanggung jawab mereka masing-
masing. Para investor dan kreditor menginginkan laporanm keuangan periodik untuk
membantu mereka menilai kinerja organisasi. semakin banyak dari mereka yang meminta
laporan yang lebih terinci dan sering. Lembaga pemerintah juga memiliki kebutuhan
informasi periodik yang harus dipenuhi. Akibatnya sistem buku besar dan pelaporan
harus didesain untuk menghasilkan laporan periodik teratur dan untuk mendukung
kebutuhan pertanyaan real-time. Contohnya, para menejer departemen harus sewaktu-
waktu mampu menilai kinerja aktual dengan yang direncanakan agar penyimpangan dapat
diidentifikasikan sedini mungkin untuk dapat dilakukan tindakan korektif.
Begitu pula dengan bendahara, dia harus mampu secara dekat mengawasi arus kas agar
penyimpangan dari prediksi dapat diidentifikasikan tepat pada waktunya, untuk
menyesuaikan peminjaman jangka pendek. AKTIVITAS BUKU BESAR DAN PELAPORAN Empat
aktivitas dassar yang dilakukan dalam sistem buku besar dan pelaporan menunjukkan
sistem online umum yang digunakan untuk melakukan aktivitas-aktivitas tersebut
untuk. Dari empat aktivitas tersebut tiga diantara aktivitas pertamanya yakni
menyajikan langkah-langkah dasar dalam siklus akuntansi, yang menghasilkan produksi
rangkaian laporan keuangan tradisional. Aktivitas menunjukkan bahwa, sebagai
tambahan dari laporan keuangan untuk pemakai eksternal, SIA menghasilkanlaporan
untuk pihak manajemen internal juga. Selanjutnya setiap aktivitas ini akan
dipelajari secara lebih terinci. PERBARUI BUKU BESAR Aktivitas pertama dalam sistem
buku besar adalah memperbarui buku besar. Aktivitas memperbarui terdiri dari
memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber :
1. Subsistem Akuntansi. Setiap subsistem akuntansi yang membuat ayat jurnal untuk

memperbarui buku besar. Secara teori, buku besar dapat diperbarui setiap saat tiap
terjadinya transaksi. Akan tetapi praktiknya, berbagai subsistem akuntansi biasanya
memperbarui buku besar dengan membuat ayat jurnal ringkasan yang menyajikan hasil
dari semua transaksi yang terjadi selama suatu periode waktu tertentu. Contohnya,
subsistem siklus pendapatan akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan yang mendebit
piutang usaha dan kas serta mengkredit penjualan untuk semua penjualan yang
dilakukan selama periode pembaruan.
2. Bendahara. Bagian bendahara membuat ayat jurnal satu per satu untuk memperbarui

buku besar atas transaksi nonrutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang,
pembelian atau penjualan saham investasi, atau perolehan saham perbendaharaan.
MEMASUKKAN AYAT JURNAL PENYESUAIAN
Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah memasukkan berbagai ayat jurnal
penyesuaian (AJP). AJP berasal dari kantor kontroler, setelah neraca saldo dibuat.
Neraca Saldo adalah Laporan yang mencantumkan saldo-saldo dari semua akun buku
besar. Namanya mencerminkan kenyataan bahwa apabila semua aktivitas dicatat dengan
benar, maka total saldo debit dalam berbagai akun, harus sama dengan total saldo
kredit. AJP terbagi dalam lima kategori dasar :
1. Akrual mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk

mencerminkan berbagai kegiatan yang terjadi tetapi kas belum diterima atau
dikeluarkan. Contohnya : pencatatan pendapatan bunga yang di dapat dan utang gaji.
2. Pembayaran di muka mencerminakan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi

untuk mencerminkan pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan terkait. Contohnya :

sewa, bunga, asuransi.
3. Perkiraan mewakili jurnal yang mencerminkan sebagian dari biaya yang terjadi
selama

beberapa periode akuntansi. Contohnya : meliputi beban depresiasi atau penyusutan

dan beban piutang tak tertagih.
4. Penilaian ulang jurnal yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan nilai yang

sesungguhnya dengan yang dicatat atas suatu ast atau perubahan dalam prinsip
akuntansi. Contohnya : perubahan metode yang digunakan untuk menilai persediaan,
mengurangi nilai persediaan untuk mencerminkan umur atau menyesuaikan catatan
perdiaan unuk mencerminkan hasil yang di dapt selama perhitungan fisik persediaan.
5. Perbaikan mewakili jurnal yang dibuat untuk meniadakan pengaruh kesalahan yang

ditemukan dalam buku besar. BUAT LAPORAN KEUANGAN Aktivitas ketiga dalam sistem
buku besar dan pelaporan adalah membuat laporan-laporan keuangan. Laporan laba-rugi
dibuat pertama, dengan menggunakan data dari saldo akun pendapatan dan biaya di
neraca saldo disesuaikan. Neraca dibuat setelahnya. Aktivitas ini
membutuhkan ayat jurnal penutupan yang akan menolkan semua akun pendapatan dan
pengeluaran, serta memindahkan laba bersih atau kerugian, ke laba ditahan. Laporan
keuangan penting ketiga yang dibuat adalah laporan arus kas. Laporan ini
menggunakkan data dari laporan laba rugi dan neraca untuk memberikan rincian
mengenai aktivitas investasi dan keuangan organisasi. MEMBUAT LAPORAN MANAJERIAL
Aktivitas keuangan dalam sistem buku besar dan pelaporan menghasilkan berbagai
laporan manajerial. Contoh laporan pengendalian buku besar termasuk (1) daftar
voucher jurnal berdasarkan nomor, nomor akun, atau tanggal dan (2) daftar saldo
akun buku besar. Laporanlaporan ini digunakan untuk memverifikasi akurasi proses
masukannya ke buku besar. Laporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan atas
dasar akuntansi

pertanggungjawaban. Akuntansi pertanggungjawaban melaporkan hasil keuangan atas

dasar tanggungjawab manajerial di dalam organisasi. hasilnya adalah serangkaian
laporan terkait, yang merinci kinerja keseluruhan organisasi berdasarkan submit
tertentu. Isi laporan kinerja berdasarkan anggaran harus dibentuk berdasarkan sifat
unit yang dievaluasi. XBRL: Peluang TI untuk Meningkatkan Pelaporan Keuangan
Teknologi komunikasi telah lama digunakan untuk mengurangi baik waktu maupun biaya
membuat serta menyebarkan laporan keuangan. Contoh : para kontroler secara rutin
mengakses database pelaporan keuangan publik seperti NAARS. Perkembangan
extensiblebusiness reporting language (XBRL), yang merupakan varian dari XML.
Bahasa untuk semua tujuan ini di desain untuk memberikan cara mengkomunikasikan isi
data. HTML menggunakan label untuk menunjukkan bagaimana data diformat. XBRL
menggunakan jenis label yang hampir sama untuk mengidentifikasi isi setiap bagian
data. Contohnya, label XBRL dapat menunjukkan bahwa bagian data berikutnya mewakili
piutang usaha. XBRL memberikan dua manfaat utama dalam pembuatan dan penyebaran
data keuangan secara elektronic.
Pertama XBRL memungkinkan organisasi untuk mempublikasikan informasi hanya sekali,
dengan menggunakan label XBRL. Manfaat kedua XBRL adalah informasi yang diberikan
oleh label XBRL, dapat diartikan. Berarti pencarian data di internet akan lebih
efisien dan akurat. XBRL tentu saja penting dalam perkembangan TI. XBRL juga
berharga karena profesi akuntansi memulai perkembangan XBRL. Proses perkembangan
XBRL memberikan gambaran bagus tentang bagaimana para akuntan dapat secara aktif
terlibat dalam perkembangan TI yang sedang dijalankan. TUJUAN, ANCAMAN, DAN
PROSEDUR PENGENDALIAN Tujuan pengendalian dalam sistem buku besar dan pelaporan
hampir sama dengan tujuan dalam siklus SIA lainnya yang didiskusikan dalam bab-bab
sebelumnya : 1. Semua pembaruan ke buku besar diotorisasikan dengan benar. 2. Semua
transaksi ke buku besar yang di catat, valid. 3. Semua transaksi buku besar yang
valid dan diotorisasikan, telah dicatat. 4. Semua transaksi buku besar dicatat
secara akurat. 5. Data buku besar dijaga dari kehilangan atau pencurian. 6.
Aktivitas sistem buku besar dilakukan secara efisien dan efektif. Ancaman dan
pengendalian dalam sistem buku besar dan pelaporan : 1. Proses : memperbarui buku
besar Ancaman : kesalahan-kesalahan
Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan : pengendalian input dan pemrosesan,
laporan rekonsiliasi dan pengendalian, jejak audit.

2. Proses : akses ke buku besar Ancaman : kehilangan data rahasia dan/atau

penyembunyian pencurian
Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan : pengendalian akses, jejak audit. 3.
Proses : kehilangan atau kehancuran buku besar Ancaman : kehilangan data dan aset
Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan : prosedur pembuatan cadangan dan
pemulihan dari bencana. Ancaman 1 : Kesalahan dalam Memperbarui Buku Besar
Kesalahan yang dibuatsewaktu memperbarui buku besar dapat mengarah pada pembuatan
keputusan yang tidak benar berdasarkan informasi salah yang terdapat dalam laporan
kinerja keuangan. Prosedur pengendalian untuk menangani ancaman ini terbagi dalam
tiga kategori yakni : • • • Pengendalian edit input dan pemrosesan Laporan
rekonsiliasi dan pengendalian Pemeliharaan jejak audit yang mencukupi.

Ancaman 2 : Akses Tanpa Otorisasi ke Buku Besar Akses tanpa otorisasi ke buku besar
dapat mengakibatkan kebocoran data rahasia ke pesaing atau kerusakan buku besar.
Hal tersebut juga dapat memberikan cara untuk menyembunyikan pencurian aset. Oleh
karenanya, merupakan hal yang penting untuk memiliki pengendalian yang memadai agar
dapat mencegah akses tanpa otorisasi ke buku besar. ID dan password pemakai harus
digunakan untuk mengendalikan akses ke buku besar dan untuk mendorong pemisahan
tugas yang benar, dengan cara membatasi fungsi yang dapat dilakukan settiap pemakai
yang sah. Ancaman 3 : Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar Buku besar adalah
komponen kunci dari sistem informasi akuntansi organisasi. oleh karenanya,
merupakan hal yang penting untuk menyediakan cadangan dan prosedur pemulihan dari
bencana, yang memadai untuk melindungi aset ini. Pengendalian cadangan menyangkut
hal-hal berikut ini
1. Penggunaan label file internal dan eksternal untuk melindungi buku besar yang
terakhir dari kerusakan tanpe disengaja. 2. Melakukan pembuatan cadangan buku besar
secara rutin. Paling tidak dua salinan cadangan buku besar harus ada. Satu salinan
disimpan diluar lokasi perusahaan untuk memberi perlindungan dari bencana besar
sperti kebakaran atau gempa bumi. Manfaat Model Data Terintegrasi Model data
keseluruhan perusahaan yang terintegrasi dapat secara signifikan meningkatkan
dukungan yang diberikan untuk pembuatan keputusan manajerial.

Pertimbangan Pengendalian Internal Kebanyakan sistem ERP menggunakan database

tersentralisasi. Sistem semacam ini biasanya menguasakan banyak orang yang berbeda
untuk memasukkan data yang berkaitan dengan aktivitas bisnis tertentu, tetapi hal
ini mempersulit untuk memberikan tanggung jawab memelihara integritas data.
Selanjutnya, sistem ERP sering kali menghasilkan efisiensi proses dengan
memungkinkan seseorang untuk melakukan berbagai langkah dalam proses bisnis,
sehingga mengurangi pemisahan tugas. Terakhir, sifat sistem ERP yang terintegrasi
dan lintas fungsi dapat meningkatkan eksposur yang berasal dari kerusakan sistem.
Akan tetapi berbagai ancaman ini dapat dikurangi melalui desain dan implementasi
yang benar. Menggunakan Informasi untuk Pengambilan Keputusan Fungsi utama SIA
adalah memberikan para manajer informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan.
Bagian-bagian ini mendiskusikan topic-topik penting yang berkaitan dengan
penggunaan informasi untuk pengambilan keputusan: (1) balanced scorecard dan (2)
gudang data untuk mendukung intelijen bisnis. Balanced Scorecard Balanced scorecard
adalah laporan yang memberikan perspektif multidimensi dari kinerja organisasi.
Balanced scorecard berisi berbagai ukuran yang mencerminkan empat perspektif
organisasi: keuangan, pelanggan, operasi internal, dan inovasi serta
pembelajaran.untuk setiap dimensi, balanced scorecard menunjukkan tujuan organisasi
dan ukuran spesifik yang mencerminkan kinerja berkaitan dengan tujuan-tujuan itu.
Bersama-sama, keempat dimensi balanced scorecard memberikan gambaran umum yang
lebih komprehensif atas kinerja organisasi daripada yang disediakan oleh ukuran
keuangan sendiri. Bahkan balanced scorecard yang didesain dengan baik akan mengukur
berbagai aspek penting dari strategi organisasi dan mencerminkan hubungan sebab
akibat yang penting diantara keempat dimensi tersebut. Para pelanggan adalah kunci
untuk mencapai tujuan keuangan. Oleh karenanya, perspektif pelanggan di balanced
scorecard AOE berisi dua tujuan utama: meningkatkan kepuasan pelanggan dan menjadi
pemasok yang diutamakan untuk para pelanggan utama. Selanjutnya, memenuhi tujuan
yang berorientasi pelanggan tersebut membutuhkan proses bisnis yang dilakukan
secara efisien dan efektif. Akibatnya, bagian perspektif internal dalam balanced
scorecard AOE berfokus atas berbagai aktivitas yang paling dapat secara langsung
mempengaruhi persepsi pelanggan: kualitas layanan, kecepatan pengiriman, dan
kualitas produk. Terakhir, manajemen puncak AOE menyadari pentingnya pengembangan
berbagai produk baru dan pelatihan tenaga kerjanya untuk terus meningkatkan layanan
dan hasil. Menggunakan Gudang Data untuk Intelijen Bisnis Akses tepat waktu ke
informasi adalah hal yang penting. Di dalam ekonomi global saat ini yang berkembang
cepat, pihak manajemen harus secara konstan mengawasi dan mengevaluasi kembali
kinerja keuangan dan operasional dalam hal tujuan startegisnya. Perusahaan harus
mampu mengubah rencana mereka dengan cepat sebagai respon atas perubahan dalam
lingkungan mereka.Akibatnya, banyak organisasi yang mengadopsi sistem buku besar
on-line. Ketika sistem semacam ini mencakup database berdesain baik, pihak
manajemen memiliki akses yang selalu siap ke informasi yang dibutuhkan untuk
membuat keputusan operasional dan taktis secara tapat waktu. Guna memberikan
kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan strategis,
organisasi membangun database terpisah yang disebut sebagai gudang data. Gudang
data berisi rincian dan ringkasan data untuk beberapa tahun dan digunakan untuk
analisis daripada untuk pemrosesan transaksi. Organisasi sering kali membangun
gudang data terpisah
untuk fungsi keuangan, lainnya untuk fungsi sumber daya manusia, dan seterusnya,
gudang data semacam ini yang lebih kecil sering kali disebut sebagai data mart.
Gudang data dan data mart tidak menggantikan database pemrosesan organisasi.
Sebaiknya, mereka melengkapi database tersebut dengan memberikan dukungan untuk
pengambilan keputusan strategis. Gudang data berbeda dari database yang digunakan
untuk mendukung pemrosesan transaksi, tidak hanya dari segi ukuran, tetapi juga
cara mereka distrukturkan. Jika database pemrosesan transaksi di desain untuk
meminimalkan pengulangan dan karenanya memaksimalkan efisiensi pembaruannya untuk
mencerminkan hasil transaksi saat ini, gudang data sering kali di desain untuk
sengaja berulang-ulang agar dapat memaksimalkan efisiensi pertanyaan. Proses
mengakses mengakses data yang termasuk dalam gudang data dan menggunakannya utuk
pengambilan keputusan strategis sering kali disebut sebagai intelijen bisnis.
Terdapat dua teknik utama yang digunakan dalam intelijen bisnis: pemrosesan
analitikal on-line (on-line analytical processing – OLAP ) dan penggalian data.
Pemrosesan analitikal online (OLAP) menggunakan bahasa pertanyaan yang memungkinkan
pemakai mengarahkan penyelidikan hubungan yang dihipotesiskan dalam data tersebut.
Langkah-langkah yang merupakan garis besar proses menyeluruh untuk menangani
kekhawatiran mengenai potensi keamanan dan integritas gudang data yaitu: 1.
Identifikasi data 2. Klasifikasi data 3. Penilaian data 4. Identifikasi kerentanan
5. Identifikasi pengendalian 6. Pemilihan pengendalian yang efektif biayanya 7.
Evaluasi