LPJ Hdo 8

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN
HIMA’S DAY OUT 8.0

“Endless Unity In a Circle”
Himpunan Mahasiswa Program Studi Sastra Inggris
Universitas Pamulang
Himpunan Mahasiswa Sastra Inggris

Sekretariat: Jl. Raya Puspitek No. 46, Buaran, Serpong,Tangerang
Selatan-Banten Universitas Pamulang
2021
Sekretariat: Jl. Raya Puspitek No.46, Buaran, Serpong, Tangerang Selatan-Banten
himasasing307@gmail.com HimaSasingUNPAM HIMASASINGUNPAM
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena dengan rahmat-Nya
kami dapat menjalankan tugas dan kewajiban dengan baik dalam partisipasi kami pada
kegiatan HIMA’s Days Out 8.0 Himpunan Mahasiswa Sastra Inggris (HDO – HIMA
SASING) periode 2021 – 2022, Universitas Pamulang.
Kami mengucapkan terimakasih kepada Ketua Umum Himpunan Mahasiswa Sastra
Inggris, dan seluruh pihak yang telah membantu dalam pelaksanaan program kegiatan
tahunan ini, khususnya untuk seluruh panitia HDO 8.0 dan pemilik Villa Innasha Garden,
Bapak Ihsan yang telah bersedia mengizinkan tempatnya sebagai tempat pelaksanaan
kegiatan HDO 8.0 ini.
Target sasaran yang menjadi peserta dalam kegiatan HDO 8.0 adalah pengurus dan
alumni Himpunan Mahasiswa Sastra Inggris (HIMA SASING). Kegiatan ini bertujuan
untuk mempererat tali silaturahmi dan membangun hubungan yang baik sesama anggota
Himpunan Mahasiswa Sastra Inggris (HIMA SASING), baik anggota baru maupun anggota
lama yang masih menjabat sebagai anggota HIMA SASING.
Laporan Pertanggung jawaban ini kami sampaikan sebagai bahan evaluasi dan
pembelajaran. Bukan hanya bagi para panitia pelaksana kegiatan HDO 8.0. Namun, juga
bagi seluruh pengurus HIMA SASING pada umumnya. Semoga semua hal yang terlampir
dalam laporan pertanggung jawaban ini, mulai dari dasar pemikiran, tujuan kegiatan,
pelaksanaan kegiatan, struktur kepanitiaan, tugas kepanitiaan beserta kendala, antisipasi, dan
solusinya, serta anggaran dana, dapat menjadi tolak ukur demi memperbaiki kegiatan-
kegiatan lainnya.
1
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ...................................................................................................... 1

DAFTAR ISI .................................................................................................................... 2
I. PENDAHULUAN .................................................................................................... 4
1.1 Latar Belakang .................................................................................................... 4
1.2 Maksud dan Tujuan Kegiatan ............................................................................. 5
II. RINCIAN KEGIATAN ........................................................................................... 6
2.1 Nama Kegiatan .................................................................................................... 6
2.2 Tema Kegiatan .................................................................................................... 6
2.3 Waktu dan Tempat Pelaksanaan ......................................................................... 6
2.4 Susunan Acara Kegiatan ..................................................................................... 6
2.5 Agenda Kegiatan ................................................................................................. 6
2.6 Sasaran Peserta Kegiatan ................................................................................... 6
2.7 Target Peserta ...................................................................................................... 7
2.8 Struktur Kepanitiaan .......................................................................................... 7
2.9 Hasil Dokumentasi .............................................................................................. 7
III. TUGAS KEPANITIAAN (KENDALA, ANTISIPASI & SOLUSI) ................... 8
3.1 Divisi Acara ........................................................................................................ 8
3.2 Divisi Humas ....................................................................................................... 12
3.3 Divisi Perlengkapan ............................................................................................ 16
3.4 Divisi Konsumsi .................................................................................................. 20
3.5 Divisi Dokumentasi ............................................................................................ 25
3.6 Bendahara ........................................................................................................... 28
3.7 Sekretaris ............................................................................................................ 33
3.8 Ketua Pelaksana ................................................................................................. 38
IV. KESIMPULAN ........................................................................................................... 45
V. PENUTUP .................................................................................................................... 46
2
Lampiran 1
(Susunan Acara Kegiatan)
Lampiran 2
(Struktur Kepanitiaan)
Lampiran 3
(Hasil Dokumentasi)
3
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Mahasiswa merupakan tingkat pelajar tertinggi yang dapat membawa
perubahan besar untuk bangsanya. Maka dari itu, perlu adanya interaksi mendalam
bagi para mahasiswa sebagai pendahuluan menuju gerbang kemajuan bangsa. Untuk
mewujudkan itu semua, mahasiswa harus melakukan kegiatan-kegiatan yang positif
dan mencari potensi yang ada dalam diri mereka. Mengikuti kegiatan non-akademik
dapat menjadi salah satu sarana efektif untuk mengasah kemampuan para
mahasiswa. Sehingga mereka dapat mengekspresikan diri mereka kepada hal-hal
positif.
Sebuah organisasi dapat menjadi wadah bagi para mahasiswa dalam menyalurkan
bakat dan minat mereka. Selain itu, organisasi dapat dijadikan peluang yang besar
untuk berinteraksi dan mencari relasi yang luas. Dengan mengikuti organisasi,
diharapkan mahasiswa dapat menyalurkan potensi yang ada dalam diri mereka.
Sehingga mahasiswa dapat berkembang dan kritis dalam berpikir.
Untuk itu Himpunan Mahasiswa Sastra Inggris melaksanakan Hima’s Days
Out 8.0, dengan tema “Endless Unity In a Circle” (Persatuan Tak Berujung Dalam
Sebuah Lingkaran). Lalu, ke depannya diharapkan panitia dan peserta dapat
mengembangkan pola pikir mereka. Sehingga mereka dapat menyalurkan bakat,
minat serta kemampuannya dalam kegiatan yang bersifat menghibur. Panitia dan
peserta juga mampu menjalin hubungan sosial di dalam organisasi, membangun
kekeluargaan dan membangun kebersamaan serta menjalin silaturahmi.
4
1.2 Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dan tujuan diadakannya acara ini adalah sebagai berikut:
 Sebagai media untuk mempererat tali persaudaraan antar pengurus dan alumni
Himpunan Mahasiswa Sastra Inggris.
 Mampu menganalisa kekuatan dan kelemahan organisasi yang dipimpinnya,
serta mampu mengantisipasi berbagai hambatan maupun peluang yang ada
dalam usaha merealisasikan program yang telah disusun.
 Mampu memberi pelajaran kepada calon pengurus Himpunan Mahasiswa
Sastra Inggris mengenai cara mengatur acara ataupun program.
Sesuai dengan tujuan tersebut, maka peserta yang telah menyelesaikan HDO
2022 diharapkan:
 Dapat menjalin silaturahmi lebih erat antara pengurus dan alumni Himpunan
Mahasiswa Sastra Inggris.
 Mampu menganalisa kekuatan dan kelemahan organisasi yang dipimpinnya,
serta mampu mengantisipasi berbagai hambatan maupun peluang yang ada
dalam usaha merealisasikan program yang telah disusun.
 Mampu memberi pelajaran kepada calon pengurus Himpunan Mahasiswa
Sastra Inggris mengenai cara mengatur acara ataupun mengatur sebuah
program.
5
II. RINCIAN KEGIATAN

2.1 Nama Kegiatan
HIMA’S DAYS OUT 8.0
2.2 Tema Kegiatan.

Tema kegiatan kali ini adalah “Endless Unity In a Circle” (Persatuan Tak
Berujung Dalam Sebuah Lingkaran). Kami memilih tema tersebut dalam rangka
memperkuat sinergi antara Green Members HIMA SASING dengan pengurus dan
alumni HIMA SASING dalam lingkaran yang tidak ada ujungnya. Kata “Circle”
sesuai dengan harapan para Green Members dalam organisasi ini. Yaitu terus
berkembang dan berkelanjutan tanpa henti. “Circle” berkaitan dengan acara Hima’s
Days Out yang ke - 8, yang berarti Infinity.
2.3 Waktu dan Tempat Kegiatan.
Hari : Sabtu – Minggu

Tanggal : 08 - 09 Januari 2022
Tempat : Vila Innasha Garden
Alamat : Jl. Kp. Cibarengkok No.34, Pengasinan, Kec. Gn. Sindur,
Kabupaten Bogor, Jawa Barat, 16340
2.4 Susunan Acara Kegiatan

(Lampiran 1)
2.5 Agenda Kegiatan

Pra – HDO : 04 Desember 2021 - 07 Desember 2020
Pelaksanaan HDO : 08 – 09 Januari 2022
2.6 Sasaran Peserta kegiatan

Seluruh pengurus Himpunan Mahasiswa Sastra Inggris dan Alumni Himpu-
nan Mahasiswa Sastra Inggris Universitas Pamulang.
6
2.7 Target Peserta

25 peserta (Anggota dan alumni kepengurusan Himpunan Mahasiswa Sastra
Inggris Universitas Pamulang).
2.8 Struktur Kepanitiaan

(Lampiran 2)
2.9 Hasil Dokumentasi

(Lampiran 3)
7
III. TUGAS KEPANITIAAN (KENDALA, ANTISIPASI & SOLUSI)

3.1 Divisi Acara
3.1.1 Deskripsi Tugas Umum Divisi Acara
Deskripsi Tugas Umum Divisi Divisi Acara beserta divisi-divisi lainnya pada
kegiatan Hima's Days Out 8.0 “Endless Unity In A Circle” adalah divisi baru
yang dibentuk saat proses perumusan dan perencanaan kegiatan dilakukan.
Divisi ini bersifat sementara yang berlaku sejak divisi ini dirumuskan hingga
evaluasi akhir kegiatan selesai dilaksanakan. Divisi acara adalah divisi yang
bertugas merancang susunan acara hari pelaksanaan. Divisi ini biasanya
mematangkan konsep yang sudah diberikan dari panitia inti yang masih dalam
bayangan atau belum terlalu matang.
Tugas utama divisi acara adalah merancang susunan acara baik pra
acara dan hari pelaksanaan. Divisi ini juga berkoordinasi dengan divisi lain,
peserta, dan panitia inti. Koordinasi yang dilakukan divisi acara dengan divisi
lain seperti divisi inti adalah mendiskusikan tentang konsep dan jadwal seluruh
kegiatan yang menyangkut tentang kegiatan HDO, seperti rundown , dan teknis
pada hari pelaksanaan serta jadwal pertemuan-pertemuan lainnya yang juga
bersangkutan kepada peserta. Divisi acara juga berkoordinasi ke divisi atau
pihak terkait untuk memastikan acara berlangsung sesuai rencana.
3.1.2 Kondisi Personal Divisi

Koordinator Divisi : Adhi Machmud
Anggota Divisi : Alfira Putri Oktafia
Linda Oktavia Amanda
Rivaldo
Raden M Rafi
Siti Rosiawati
8
Adapun pembagian tugas dalam divisi acara, yaitu :

 Adhi Machmud, bertugas sebagai time keeper, Mobile acara, dan
berkoordinasi dengan tim inti dan setiap divisi.
 Alfira Putri Oktafia, bertugas membuat rincian observasi dan mencatat hasil
diskusi kegiatan HDO, men-survey lokasi pelaksanaan HDO, bertugas
sebagai Receptionist, Asist koor Acara, dan MC.
 Rivaldo, bertugas membuat perencanaan dan bertanggung jawab dalam
agenda Games dan sebagai MC.
 Linda Oktavia Amanda, bertugas membuat perancangan acara, membuat
perencanaan dan bertanggung jawab dalam agenda Games dan penanggung
jawab Tukar Kado.
 Siti Rosiawati, bertugas membuat perencanaan dan bertanggung jawab
dalam agenda Games dan penanggung jawab HDO Rewind.
 Raden M Rafi, bertugas berkoordinasi dengan keperluan perlengkapan dan
membuat perancangan acara, bertugas sebagai Mobile villa dan Mobile antar
jemput.
3.1.3 Realisasi Tugas

Pra Acara
 Tim acara berdiskusi untuk menentukan Konsep, Tema, Tujuan serta
Rundown acara.
 Men-survey lokasi HDO.
 Berkoordinasi dengan divisi lain dan Tim Inti.
 Mendata perlengkapan yang di butuhkan saat pelaksanaan.
 Melakukan simulasi games.
 Menentukan layout games dan HDO Rewind.
9
Pelaksanaan Acara
 Memastikan anggota bekerja sesuai dengan jobdesk masing-masing, dan
bekerja dengan baik.
 Memastikan acara berjalan sesuai dengan jadwal yang sudah disusun.
 Memastikan peserta kondusif.
 Menyelesaikan beberapa kendala yang terjadi lapangan
3.1.4 Hambatan dan Solusi

Internal
Pra Pelaksanaan Acara
 Beberapa anggota belum memahami jobdesk nya masing-masing.
 Teknis games beberapa kali mengalami perubahan.
 Sulit nya waktu untuk berdiskusi dalam keadaan anggota lengkap.
 Kurang nya dana untuk perlengkapan acara.
Solusi
 Membantu dalam memahami jobdesk anggota.

 Membuat kesepakatan untuk teknis games dan langsung melakukan simulasi.
 Terus mem-follow up perkembangan divisi baik secara offline dan online.
 Menekan pengeluaran dana untuk acara
Pelaksanaan Acara
 Prinsip panitia tidak boleh goyah.

 Adanya kendala yang menganggu sehingga keluar dari konsep games yang
sudah di rencanakan.
 Kurangnya respect dari peserta dan terlalu menyepelekan panitia.
 Jobdesk hari H berantakan di karenakan peserta sulit di atur (responbility).
10
Solusi
 Teguh dengan pendirianya.
 Mencari kesepakatan di dalam divisi acara.
 Lebih tegas terhadap peserta.
Eksternal
 Divisi Humas
 Kurangnnya anggota humas yang kontribusi di hari H.
 Dikarenakan kurangnya anggota divisi humas maka salah satu anggota
acara mem-backup jobdesk humas.
 Bahasa yang digunakan anggota humas kurang sopan dalam mengundang
Alumni dan DPO HIMA Sasing / kurang mendekat kepada alumni dan
DPO.
 Salah satu anggota mem backup semua divisi hingga lupa dengan
tanggung jawab utama.
 Divisi Penglengkapan
 Kurangnya anggota perlengkapan yang bekerja di hari H.
 Salah satu anggota yang sudah di tugaskan di bagian storage tidak
menjalankan tugasnya dengan baik (tidak mencatat keluar masuknya
barang).
 Divisi Multimedia
 Salah satu anggota multimedia harus diberi dorongan untuk mengerjakan
tugasnya.
 Divisi Konsumsi
 Dapur tidak kondusif karena keluar masuknya panitia atau peserta di
dalam dapur.
11
 Peralatan dapur kurang lengkap karna ada missed komunikasi.

Rekomendasi dan Saran
Divisi acara adalah salah satu divisi yang paling krusial di sebuah kegiatan,
maka divisi acara di anjurkan untuk focus di acaranya dan meminimalisir
membantu divisi lain.
3.2 Divisi Humas
3.2.1 Deskripsi Tugas Umum Divisi
Divisi Humas beserta divisi-divisi lainnya pada kegiatan Hima's Days Out
8.0 "Endless Unity In a Circle" adalah divisi yang dibentuk saat proses
perumusan dan perencanaan kegiatan dilakukan. Divisi ini bersifat sementara
yang berlaku sejak divisi ini dirumuskan hingga evaluasi akhir kegiatan selesai
dilaksanakan.
Tugas utama Divisi Humas adalah adalah berkoordinasi dan
mengkoordinasikan divisi/pihak panitia terkait dengan seluruh peserta HDO
tentang keseluruhan aspek pra acara, pelaksanaan acara dan pasca acara.
3.2.2 Kondiai Personal Divisi

Koordinator Divisi : Mikail Azhar Setyawan
Anggota : Arba’a Bismo Nugroho
Bhella Radiva Aldhama
Muhammad Rijik
Shafira Dinar Harsya Firdausi
Koordinator maupun anggota Divisi Humas berperan aktif dalam koordinasi

dengan para peserta HDO dan pihak-pihak terkait.
12
 Mikail Azhar Setyawan, bertugas berkoordinasi dengan tim inti, divisi

lain, anggota Divisi Humas dan berkoordinasi dengan pemilik Villa.
 Arba’a Bismo Nugroho, bertugas mencari beberapa Villa untuk kegiatan
HDO dan berkoordinasi dengan para peserta HDO.
 Bhella Radiva Aldhama , bertugas mencatat seluruh hasil diskusi Divisi
Humas dan berkoordinasi dengan Peserta HDO.
 Muhammad Rijik, bertugas mencari beberapa Villa untuk kegiatan HDO
dan berkoordinasi dengan para peserta HDO.
 Shafira Dinar Harsya Firdausi, bertugas sebagai medis dan berkoordinasi
dengan Peserta HDO.

 Divisi Humas berkoordinasi dengan semua divisi, pemilik Villa, dan peserta
HDO.
 Divisi Humas bertanggung jawab menyediakan tempat untuk berlangsungnya
acara HDO.
 Divisi Humas menyebar undangan untuk peserta HDO.
Pelaksanaan Acara
 Divisi Humas menjemput beberapa peserta HDO.
 Membantu Divisi Perlengkapan untuk mengambil barang.
 Bismo dan Rijik, bertugas sebagai mobile dan antar jemput peserta HDO
serta Shafira menyambut kedatangan peserta yang tiba di lokasi pelaksaan
HDO.
Pasca Acara
 Kesulitan memilih dikisi yang tepat dalam penyusunan LPJ.
13

Internal
 Sulit untuk mencari villa yang fasilitas dan kapasitasnya sesuai dengan
budget dan tema yang sudah diperkirakan atau ditentukan.
 Sulit mencari villa dalam waktu cepat karena hujan.
 Peserta banyak yang belum memberikan kepastian kehadiran.
 Peserta banyak yang belum melunasi pembayaran sampai pada tanggal yang
telah ditentukan
 Kesulitan mem-follow up peserta dikarenakan lambatnya respon dari peserta,
terutama peserta yang bekerja.
 Butuh waktu yang cukup lama untuk mendapat kepastian dari beberapa
peserta HDO.
Solusi
 Terus mencari villa yang cocok.

 Mencari dengan sabar dan bernegosiasi dengan pemilik villa.
 Mengadakan opsi pembayaran dengan metode OTS (On The Spot) untuk
peserta.
 Terus mem-follow up peserta, dan lebih tegas namun tetap sopan dalam
meminta kepastian mengenai kehadiran peserta.
 Survei dilakukan bersama divisi lain, sekaligus melakukan diskusi online
dengan anggota.
Pelaksanaan Acara
 Beberapa peserta ada yang terlambat menyebabkan mobile villa minim waktu
untuk peserta lain.
14
 Beberapa alumni dan peserta datang terlambat pada saat acara berlangsung.
 Salah satu ban dari kendaraan Mobile Villa bocor menyebabkan terlambat
antar-jemput dan hadir acara HDO 8.0
Solusi
 Tetap mem-follow up peserta untuk kepastian penjemputan.
 Menunggu dan mem-follow up alumni dan peserta yang datang.
 Tetap menjalankan acara sesuai rundown.
Eksternal
 -
3.2.5 Daftar Nama-nama Peserta HDO 8.0
PENGURUS HIMA
DPO ALUMNI
SASING
Aulya Afni Ammarest Aulia Dion Novaristiyan Aulia Annisyatur Rachmi

Rian Indra Fadillah Aldi Taufik Hidayatullah S Aris Saputro
Jodici Martinley Denny Ardiansyah Adrian Maulana Yusuf
El Syaima Dendi Sunardi
Evi Kherani Isa Riyadi
Farah Rahmadiani F James Fredrik Siahaya
Farhan Abdullah Juninda Dwi
Hardiyanto Mochamad Ahdan
Houra Az-Zahra Nanda Octaviani
M. Irfan Azhari Rafi Puspa
Maria Audriana Elizabeth N Tias Parwita Sari
Muhammad Azi Ramadhan Yoga Putra Dinanti
Nadiya Azizah M
Rulyando Rizky Juliansyah
Syifa Nabilah Azhari
Sofyan Hagi
Sabrina Davinuella L
Wilman Hakim
15
3.3 Divisi Perlengkapan

3.3.1 Deskripsi Tugas Umum Divisi Perlengkapan
Divisi Perlengkapan dalam kegiatan Hima's Days Out 8.0 "Endless unity in
a circle" adalah divisi yang dibentuk saat proses perumusan dan perencanaan
kegiatan yang dilakukan. Divisi ini bersifat sementara dan berlaku sejak divisi ini
dirumuskan hingga evaluasi akhir kegiatan selesai dilaksanakan.
Tugas utama Divisi Perlengkapan adalah berkoordinasi dengan Divisi
lainnya terkait segala perlengkapan dan teknis yang dibutuhkan ketika acara nanti.
Tujuannya untuk mendukung kegiatan agar dapat berlangsung dengan lancar.

Koordinator Divisi : M. Ihza Raihan
Anggota Divisi : Nadia Nurhaliza
Fikri Arya
Kevin
Siti Sapnah
Berikut adalah pembagian tugas Divisi Perlengkapan :

 Muhammad Ihza, mengkoordinasi perlengkapan dan cek barang
 Nadia Nurhaliza, membantu divisi acara perihal barang yang dibutuhkan
 Fikri Arya, membantu Divisi Konsumsi perihal perlengapan dan bahan baku
yang akan dibutuhkan.
 Kevin, membantu Divisi Multimedia. Pengambilan foto, video, file, editing.
 Siti Sapnah, pendataan dan penjagaan barang di storage.

Pra Acara
 Divisi Perlengkapan berdiskusi di Whatsapp Group mengenai barang barang
16
apa yang dibutuhkan nanti, dan juga berkoordinasi dengan divisi lainnya
perihal barang yang dibutuhkan.
 Melakukan pengecekan perlengkapan yang dibutuhkan setiap divisi dalam
kepanitiaan.
 Memenuhi perlengkapan yang dipinjam kepada pihak kampus maupun
panitia HDO 8.0, atau dibeli sesuai kebutuhan.
 Memastikan segala perlengkapan yang dibutuhkan terpenuhi.
Pelaksanaan Acara
 Mengambil barang dari rumah panitia HDO 8.0 untuk dibawa ke villa.
 Melakukan pengecekan barang mengenai perlengkapan yang akan digunakan.
 Menyiapkan perlengkapan sebelum acara dimulai.
 Berkoordinasi dengan panitia lainnya bila ada yang dibutuhkan, entah itu
tenaga atau perlengkapan.
 Memastikan tidak ada perlengkapan yang hilang ketika acara HDO 8.0
berakhir.
3.3.4 Kendala dan Solusi

Internal
 Beberapa anggota belum memahami jobdescnya masing masing.
 Sulitnya waktu untuk berdiskusi karena kesibukan masing masing.
 Ada beberapa anggota yang tidak hadir dalam rapat.
 Beberapa kali kebingungan untuk memilih storage yang rumahnya dekat dari
Villa.
 Banyak barang yang belum tersedia seminggu sebelum hari-H.
17
Solusi
 Saling membantu untuk memahami jobdescnya masing masing.
 Terus mem follow-up perkembangan divisi secara online perihal barang nanti
 Dipastikan kembali kenapa tidak dapat hadir rapat.
 Akhirnya kebanyakan barang dibawa sendiri oleh Panitia HDO, dikarenakan
tidak sempat meminjam secara langsung.
 Terus mem follow-up perihal barang yang dibutuhkan.
Eksternal
Beberapa hambatan yang datang dari luang lingkup divisi :
 Divisi Dokumentasi :
Barang yang sudah tersedia tiba tiba sebelum hari H tidak bisa dipinjam.
 Divisi Konsumsi :
Perlengkapan yang dibutuhkan banyak yang miss komunikasi.
 Divisi Acara : -
 Divisi Humas : -
Solusi
 Mencari barang yang dibutuhkan segera kepada panitia HDO.
 Meminjam barang kepada panitia pada saat hari - H untuk Divisi Konsumsi.
Pelaksanaan Acara
 Ada anggota yang tidak bisa hadir di hari pertama.
 Terdapat barang barang yang tidak dapat dipenuhi.
 Kurangnya SDM dalam proses pengambilan barang untuk dibawa ke villa.
 Format peminjaman barang yang dibuat sebelumnya tidak digunakan, oleh
sebab itu barang terus berpindah darintangan ke tangan lain.
18
Solusi
 Meminta bantuan kepada anggota Divisi lain
 Mengganti dengan barang yang lain tetapi dengan fungsi yang sama
 Anggota Divisi Perlengkapan melakukan sendiri secara bolak balik demi
kebutuhan perlengkapan terpenuhi.
 Menginformasikan kepada seluruh panitia dan peserta HDO 8.0 untuk
mengembalikan barang ke storage terlebih dahulu agar tidak hilang
Pasca Acara
 Kurangnya SDM saat pengembalian barang
Solusi
 Bekerja sama dengan panitia HDO 8.0 dan juga peserta untuk meminta
bantuan pengembalian barang.
3.3.5 Rincian Dana Divisi Perlengkapan

A. Barang yang dibeli saat Pra Pelaksanaan Acara:
NO PERLENGKAPAN HARGA
1 Tissue Rp. 20.000.-
2 Air isi ulang 2 galon Rp. 11.000.-
3 Oreo 2 bungkus Rp. 16.000.-
4 Balon 3 ribuan isi 5 Rp. 21.000.-
5 Gelas plastik Rp. 6000.-
TOTAL Rp. 74.000.-
19
B. Barang yang dibeli saat pelaksanaan acara (tidak terduga).
NO PERLENGKAPAN HARGA
1 Bensin motor Rp. 15.000.-
2 Bensin untuk api unggun Rp. 10.000.-
TOTAL Rp. 25.000.-
3.4 Divisi Konsumsi
3.4.1 Deskripsi Tugas Umum Divisi Konsumsi
Deskripsi Tugas Umum Divisi Divisi konsumsi beserta divisi-divisi

lainnya pada kegiatan Hima’s Days Out 8.0 adalah divisi baru yang dibentuk saat
proses perumusan dan perencanaan kegiatan dilakukan. Divisi ini bersifat
sementara dan berlaku sejak divisi ini dirumuskan hingga evaluasi akhir kegiatan
selesai dilaksanakan. Tugas utama divisi konsumsi adalah mengkoordinasikan
dalam hal mempersiapkan dan membuat segala menu-menu makanan pada setiap
waktu jam makannya dan juga mempersiapkan atau mengatur teknis pengerjaan
atau pelaksanaan setiap kegiatan anggota per individu agar kegiatan berlangsung
dengan lancar.

Koordinator : Ana luciani
Anggota : Gracia Marry S
Devi Liani
Mulia Fatmaji
Vanesya
20
Koordinator maupun anggota Divisi Perlengkapan berperan aktif dalam

koordinasi dengan divisi-divisi lain maupun dengan peserta HDO 8.0 yang
mendukung kegiatan ini.
 Ana Luciani, koordinator bertugas dalam hal memasak makanan,
mengkoordinasi Timeline untuk divisi konsumsi, mengkoordinasi job desc
anggota divisi konsumsi.
 Gracia Marry, administrasi bertugas dalam hal memasak makanan,
membuat data pemasukan/pengeluaran divisi konsumsi, membuat surat" yang
diperlukan
 Devi Liani, bertugas dalam hal memasak makanan, mendata jumlah bahan-
bahan makanan yang dibutuhkan dan juga mencatat jumlah harga
keseluruhan bahan-bahan yang akan dimasak.
 Mulia Fatmaji, bertugas dalam hal memasak makanan, mendata list
perlengkapan dan peralatan yang akan dibawa oleh divisi konsumsi
 Vanesya, bertugas dalam hal memasak makanan dan memastikan
perlengkapan dan peralatan pada saat berangkat hingga pulang.

Saat pra acara divisi konsumsi membuat grup diskusi sesama divisi
konsumsi. Selanjutnya divisi konsumsi berdiskusi dalam memnentukan menu-
menu makanan dan bahan-bahan yang akan di beli, serta perlengkapan dan
peralatan yang dibutuhkan. Pada saat H-1 Pelaksanaan acara, divisi konsumsi
membeli bahan masakan yang diperlukan untuk memasak.
Pelaksanaan Acara
 Pada saat pelaksanaan acara sebelum peserta datang anggota divisi
mempersiapkan peralatan masak dan bahan masakan yang akan digunakan.
21
divisi konsumsi memasak masakan selama 3 jam sebelum jam makan malam
Setelah memasak, divisi konsumsi membersihkan dan menata kembali
peralatan memasak serta mempersiapkan cemilan untuk agenda HDO
Rewind.
 Keesokan harinya divisi konsumsi mempersiapkan cemilan dan memasak
selama 3 jam sebelum jam sarapan selanjutnya divisi konsumsi memasak
masakan selama 4 jam sebelum makan siang.
Pasca pelaksanaan acara

 Divisi konsumsi membersihkan peralatan memasak dan merapihkan keadaan
dapur villa setelah digunakan.
 Mendata kembali barang Barang atau peralatan untuk dikembalikan kepada
divisi perlengkapan serta mengumpulkan bahanbahan makanan yang masih
tersisa.

Internal
 Beberapa hambatan yang terjadi dalam lingkup Divisi Konsumsi:
 Salah satu anggota hp nya rusak sehingga susah di hubungi
 2 anggota divisi konsumsi tidak dapat hadir di hari H
 Dapur kurang kondusif karena banyak peserta/panitia yang masuk ke dapur
 Miss komunikasi ketersediaan perlengkapan di villa
Solusi
 Diskusi tetap berjalan dengan menghubunginya leawat DM instagram
 Pekerjaan tetap berjalan sesuai anggota yang ada
 Pekerjaan tetap berjalan dengan baik
 Memanfaatkan perlengkapan yang ada.
22
Eksternal
 Banyaknya panitia yang berlalu lalang, yang tidak berkepentingan didapur.
Sehingga menghambat kecepatan divisi konsumsi dalam memasak.
3.4.5 Rincian Dana Divisi Konsumsi

Anggaran yang diberikan kepada divisi konsumsi: Rp 610.000,-
A. Pra Pelaksanaan Acara
Pengeluaran Jumlah barang Harga
Telur 1 kg Rp 27.500,-
Tempe 3 papan Rp 15.000,-
Tahu 3 papan Rp 15.000,-
Bawang putih ¼ Rp 7.000,-
Cabai rawit ½ Rp 15.000,-
Tomat ½ Rp 10.000,-
Kecap 1 pak Rp 18.000,-
Gula 1 kg Rp 14.000,-
Royco 2 renceng Rp 10.000,-
Sereh 1 bungkus Rp 2.000,-
Terasi 1 bungkus Rp 5.000,-
Minyak goreng 3 liter Rp 56.000
Racik tempe goreng 2 bungkus Rp 3.500,-
kerupuk 1 kg Rp 19.000,-
Racik sop 3 bungkus Rp 5.000,-
Bakso 1 pack Rp 20.000,-
Jeruk limo 1 Bungkus Rp 5.000,-
Kol + daun bawang +
2 bungkus Rp 10.000,-
wortel
Sawi ½ Kg Rp 8.000,-
23
Teri tawar 1 ons Rp 10.000,-

Cabe keriting ½ kg Rp 15.000,-
Bawang merah ½ kg Rp 14.000,-
Sayuran sop 4 bungkus Rp 20.000,-
Garam 1 bungkus Rp 2.000,-
Keripik singkong 1 kg Rp 28.000,-
Bolu 2 kotak Rp 60.000,-
Kuping gajah ½ kg Rp 14.000,-
Pudding 2 sachet Rp 20.000,-
Kopi 1 pack besar Rp 25.000,-
Teh 1 pack Rp 10.000,-
Minuman Penyegar 1 renceng Rp 5.000,-
Stik balado ¼ kg Rp 9.000,-
Batu es 10 pcs Rp 20.000,-
Tisu 1 pack Rp 10.000
Sunlight 1 kemasan kecil Rp 5.000,-
Sendok plastik 1 pak Rp 3.500,-
Galo nisi ulang 6 Rp 30.000,-
Gelas kopi 1 pak Rp 7.000,-
Gelas plastik 1 pak Rp 7.500,-
Total Rp 570.000,-
24
3.5 Divisi Multimedia

3.5.1 Deskripsi Tugas Umum Divisi
Divisi multimedia beserta divisi-divisi lainnya pada kegiatan Hima’s Days
Out 8.0 "Endless Unity in a Circle" adalah divisi baru yang dibentuk saat proses
perumusan dan perencanaan kegiatan dilakukan. Divisi ini bersifat sementara
yang berlaku sejak divisi ini dirumuskan hingga evaluasi akhir kegiatan selesai
dilaksanakan.
Tugas utama divisi Multimedia adalah mendesain banner, poster, countdown,
membuat video Hima’s Days Out Rewind, serta mengabadikan seluruh kegiatan
atau peristiwa yang berlangsung dari pra acara sehingga acara ini berakhir
karena setiap momen pada acara ini sangat penting dan akan menjadi kenangan
bagi seluruh anggota Himpunan Mahasiswa Sastra Inggris sebagaimana tema dari
acara ini.

Koordinator Divisi : Ghina Almira Putri Agustami
Anggota Divisi : Dafa Julian Kamal
Jihan Amira
Rizal Laelatul
 Ghina Almira Putri Agustami, bertugas dalam mengkoordinasi timeline
untuk divisi multimedia, mengkoordinasi jobdesk untuk divisi multimedia,
membuat video Hima’s Days Out Rewind, mendesain banner, poster, dan
countdown, sebagai penanggung jawab kamera, dan mengabadikan setiap
kegiatan atau peristiwa dalam bentuk foto.
 Dafa Julian Kamal, bertugas sebagai administrator yang akan mencatat
setiap diskusi, membuat laporan, menggantikan coordinator jika koordinator
berhalangan, dan mengabadikan setiap kegiatan atau peristiwa dalam bentuk
video.
25
 Jihan Amira, bertugas sebagai editor dalam membantu dan menyiapkan

desain banner, poster, dan countdown, membuat konten reels, dan
membackup hasil dokumentasi.
 Rizal Laelatul, bertugas sebagai mensurvei tempat percetakan banner,
mengirim desain ke percetakan, dan menyiapkan peralatan.

 Tim berdiskusi menentukan bagaimana rancangan desain banner, countdown
serta poster untuk merealisasikan konsep yang telah ditentukan.
 Ikut serta dalam survei lokasi HDO untuk melihat ketersediaan ruang agar
bisa disesuaikan dengan kebutuhan yang diinginkan.
 Mendata perlengkapan yang dibutuhkan saat pelaksanaan
 Mempersiapkan dan mencari pinjaman perihal kebutuhan dokumentasi
seperti kamera, backup kamera, charger kamera, handphone cadangan,
memory card, tripod, stabilizer dan laptop beserta charger-nya.
 Menentukan bagaimana teknis pengambilan dokumentasi dan pembagian
jobdesk pada hari pelaksanaan.
 Membuat video Hima’s Days Out Rewind yang diperuntukan sebagai salah
satu kegiatan yang ada di hari pelaksanaan.
Pelaksanaan Acara
 Memastikan anggota bekerja sesuai dengan job desc nya masing-masing, dan
bekerja dengan baik
 Melakukan dokumentasi berupa foto maupun video pada setiap kegiatan yang
ada
 Mengambil foto sesuai dengan keperluan konten multimedia yang sudah
26
direncanakan
 Melakukan proses back up data dari kamera ke laptop setiap ishoma
 Anggota yang tidak sedang bertugas karena shifting bisa membantu kegiatan
divisi lain setelah menyelesaikan terlebih dahulu jobdesk nya pada divisi
multimedia
 Menyelesaikan beberapa kendala yang terjadi lapangan.
Pasca Pelaksanaan Acara

 Mensortir data kemudian dipindahkan ke google drive
 Mengirim data dalam bentuk link agar bisa di akses oleh seluruh partisipan
 Membuat konten yang sudah direncanakan

Internal
 Salah satu anggota tidak berkontribusi sejak awal.
 Kondisi kesehatan koordinator yang menurun.
 Tidak mempunyai perwakilan saat melakukan rapat dikarenakan menurunnya
kondisi kesehatan dan kekurangan anggota.
 Kesulitan dalam menemukan aplikasi yang tepat untuk membuat desain
banner dikarenakan ukuran yang dipakai terlalu besar.
 Kesalahan dalam memakai ukuran layer banner untuk dicetak.
 Harga spidol yang naik jauh lebih dari perkiraan.
 Kesulitan dalam memenuhi pinjaman barang seperti hal nya kamera serta
komponen dari kamera tersebut, baterai cadangan.
 Keterbatasan dana membuat proses cetak banner sedikit mundur dari jadwal
yang sudah ditentukan.
27
 Adanya kendala berupa tugas tambahan dari anggota divisi lain pada saat
waktu yang tinggal sedikit dengan hari H.
Solusi
 Menghandle jobdesk anggota lain saat sedang mempunyai waktu luang
 Terus berusaha untuk mencari kebutuhan yang belum terpenuhi dan membuat
back up plan jikalau sampai hari H barang yang dibutuhkan belum terpenuhi
 Berupaya untuk melakukan dan membantu sebaik mungkin apapun yang
anggota kami kerjakan
 Membuat kesepakatan antar anggota untuk sekiranya dapat menghadapi dan
menyelesaikan masalah yang sama, jika terulang kembali di lain waktu.
Eksternal
 Beberapa partisipan kurang kooperatif dalam memenuhi kebutuhan konten
multimedia berupa foto, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan sesi ini menjadi lama dan mundur.
3.6 Bendahara
3.6.1 Deskripsi Tugas Umum Bendahara
Bendahara adalah bagian dari struktur inti kepanitian dalam kegiatan Hima’s
Days Out 8.0 “Endless Unity In A Circle” Himpunan Mahasiswa Sastra Inggris
Periode 2021 – 2022 yang bertugas mengelola masalah sekitar pendanaan, baik
pemasukan dan pengeluaran.
Tugas utama Bendahara adalah mengelola masalah sekitar pendanaan, baik
pemasukan dan pengeluaran, serta mengatur seluruh pendanaan yang dibutuhkan
dari mulai pra-kegiatan, pelaksanaan kegiatan, sampai seluruh aktivitas mengenai
kegiatan selesai dilaksanakan.
28
3.6.2 Kondisi Personal Bendahara

Bendahara : Nuryanti Fendini
Bendahara berperan aktif dalam mengkoordinasi seputar pendanaan
kegiatan, mengatur dan meminimalisir anggaran dana pengeluaran, mengatur
dana pemasukan dan mengatur seluruh pendanaan dari pra-kegiatan sampai pasca
kegiatan.

 Membuat rincian pendanaan yang diperlukan selama Pra Pelaksanaan Acara
sampai Pasca Pelaksanaan Acara Hima’s Days Out 8.0 dilaksanakan.
 Menerima dana dari panitia dan peserta Hima’s Days Out 8.0 dana kepada
setiap divisi sesuai dengan laporan rencana pengeluaran yang telah diterima.
 Follow up setiap divisi mengenai pengeluaran.
 Menerima nota-nota belanja.
 Follow up divisi humas mengenai kepastian keikutsertaan peserta.
Pelaksanaan Acara
 Menerima pemasukan extra dari beberapa peserta.
 Total dana mencukupi pengeluaran sampai kegiatan selesai.
 Menerima dan mencatat pemasukan pada saat kegiatan berlangsung.
 Seluruh peserta melunasi pembayaran.

 Menerima laporan keuangan tiap Divisi.
 Mengakumulasikan pengeluaran dana.
 Membuat laporan keuangan keseluruhan.
29

 Panitia dan peserta membayar melebihi batas waktu yang telah ditentukan.
 Divisi sangat pasif untuk melaporkan perihal keuangan.
 Lambatnya informasi sampai ke Bendahara perihal titipan uang pembayaran
panitia dan peserta dari panitia yang lain.
Solusi
 Mem-follow up panitia yang belum melunasi pembayaran.
 Mem- follow up Divisi Humas agar lebih tegas kepada peserta yang
belum melunasi pembayaran.
 Tetap menerima pembayaran peserta walaupun melewati batas waktu
yang ditentukan.
 Konsultasi dengan Bendahara Umum Hima Sasing.
 Mem-follow up koordinator Divisi dan menanyakan terlebih dahulu
perihal keuangan.
 Menggunakan uang pribadi Bendahara terlebih dahulu untuk memenuhi
keperluan acara.
 Mem-follow up panitia lain agar menginformasikan tentang titipan uang
pembayaran panitia dan peserta.
Pelaksanaan Acara
 Minimnya SDM membuat peserta sempat menunggu untuk melakukan
pembayaran dikarenakan Bendahara mem-back up tugas panitia lain.
Solusi
 Tetap menerima dan mencatat uang pembayaran peserta setelah tugas selesai
dilaksanakan.
30
Pasca Pelaksanaan
 Divisi sangat pasif untuk melaporkan perihal keuangan.
Solusi
 Follow up secara rutin koordinator Divisi agar segera memberikan laporan
pengeluarannya.
 Tetap membuat laporan keuangan dengan menggunakan rincian rencana
pengeluaran untuk beberapa divisi yang tidak meminta dana tambahan.
3.6.5 Rincian Dana Keseluruhan
PEMASUKAN
Peserta Rp 1.960.000,00
Panitia Rp 705.000,00
Kaprodi Rp 300.000,00
TOTAL Rp 2.965.000,00
PENGELUARAN
Sewa Villa Rp 1.550.000,00

Acara
1. parsel Rp 25.000,00
2. Lem (2pcs) Rp 30.000,00
3. Pita (2meter) Rp 4.000,00
4. Mie Kremes Rp 10.400,00
5. Kimbo Sosis Ayam Rp 19.900,00
6. Tango Wafle Rp 7.975,00
7. Delfi Wafer Rp 20.800,00
31
8. Pringles Rp 8.200,00
9. Kis Barley Candy (2pcs) Rp 11.400,00
10. Spidol paiant gold (2pcs) Rp 40.000,00
Humas Rp 160.000,00
Perlengkapan Rp 142.000,00
Konsumsi
1. Batu es (15pcs) Rp 30.000,00

2. Plastik es Rp 5.000,00
3. Sendok plastik Rp 3.500,00
4. Gelas Aqua Rp 7.500,00
5. Galon isi ulang (6x isi) Rp 30.000,00
6. Gelas kopi Rp 14.000,00
7. Timun Rp 10.000,00
8. Tempe (4papan) Rp 20.000,00
9. Cabe merah kriting 1/2kg Rp 18.000,00
10. Bawang putih Rp 19.000,00
11. Cabe rawit Rp 15.000,00
12. sereh Rp 2.000,00
13. Bawang merah 1/2kg Rp 14.000,00
14. sayur sop Rp 20.000,00
15. Tahu Rp 15.000,00
16. Kecap ABC Rp 18.000,00
17. Garam Rp 2.000,00
18. Minyak goreng 3L Rp 56.000,00
19. Royco (2renteng) Rp 10.000,00
20. Gula pasir 1kg Rp 14.000,00
21. Jahe Rp 5.000,00
22. Kerupuk 1KG Rp 19.000,00
23. Puding coklat (2 pcs ) Rp 20.000,00
24. Racik tempe (2bks) Rp 3.500,00
25. Racik sop (3bks) Rp 5.000,00
26. sunlight Rp 10.000,00
27. Tissue paseo Rp 20.000,00
28. Singkong snack 1kg Rp 28.000,00
32
29. Stik balado snack 1/2kg Rp 9.000,00

30. Kuping gajah snack 1/2kg Rp 14.000,00
31. Bolu (2 cetak ) Rp 60.000,00
32. Tepung terigu ( 2kg) Rp 21.000,00
33. Bakso Rp 20.000,00
34. Jeruk limo Rp 5.000,00
35. Kol + daun bawang+ wortel Rp 10.000,00
36. Telur (1kg) Rp 27.500,00
37. Sawi Rp 8.000,00
38. Teri tawar Rp 10.000,00
39. Tomat Rp 10.000,00
Medis Rp -
Multimedia Rp 50.000,00
Administrasi dan kesekretariatan
1. Print proposal Rp 16.000,00

2. Print LPJ Rp 50.000,00
Biaya tak Terduga Rp 153.000,00
TOTAL Rp 2.926.675,00
KESELURUHAN
Pemasukan Rp 2.965.000,00
Pengeluaran Rp 2.926.675,00
SISA R 38.325,00
3.7 Sekretaris
3.7.1 Deskripsi Tugas Umum Sekretaris
Sekretaris adalah pendamping sekaligus sebagai partner diskusi Ketua
Panitia Kegiatan Hima’s Days Out 8.0 “Endless Unity In a Circle” Himpunan
Mahasiswa Sastra Inggris (HIMA SASING) Periode 2021 – 2022. Tugas dan
kewajiban Sekretaris berlangsung sementara, terhitung dari mulai terbentuknya
33
perencanaan kegiatan, pra-kegiatan, pelaksanaan kegiatan, sampai dengan pasca-

kegiatan, yaitu dengan membuat laporan pertanggung jawaban ini.
Tugas utama Sekretaris adalah membuat proposal kegiatan yang ditujukkan
untuk pihak Fakultas dan Ketua Himpunan Mahasiswa Sastra Inggris (HIMA
SASING), membuat surat izin keterangan pelaksanaan kegiatan untuk peserta dan
panitia yang masing – masing akan ditujukkan kepada orang tua, membuat agenda
rapat dan pertemuan baik dengan panitia maupun peserta, menjadi pengingat bagi
ketua dan juga panitia. Sekretaris juga bertugas untuk berkordinasi langsung
secara terus menerus dengan semua divisi kepanitiaan.
 Divisi Humas :
 Menerima laporan tempat untuk pelaksanaan kegiatan HDO.
 Menerima laporan jumlah peserta yang ingin megikuti kegiatan HDO.
 Menerima laporan alasan ketidakhadiran peserta HDO pada saat
pelaksanaan kegiatan Pra-HDO
 Berkomunikasi terus menerus untuk menerima laporan follow up divisi
humas terhadap peserta HDO.
 Menerima laporan kendala yang dihadapi oleh Divisi Humas pada saat
pelaksanaan kegiatan HDO berlangsung.
 Divisi Acara :
 Mendiskusikan nama penanggung jawab yang akan mengisi kegiatan
pada pelaksanaan kegiatan HDO.
 Menerima laporan jadwal kegiatan pelaksanaan HDO untuk
dilampirkan di proposal.
 Menerima laporan kendala yang dihadapi oleh Divisi Acara pada saat
pelaksanaan kegiatan HDO berlangsung
34
 Divisi Perlengkapan
 Menerima laporan daftar perlengkapan yang dibutuhkan selama Pra-
HDO dan kegiatan HDO berlangsung.
 Mensosialisasikan kepada peserta HDO dan Panitia HDO mengenai
perlengkapan apa saja yang harus dibawa pada saat pelaksanaan HDO.
 Menerima laporan kendala yang dihadapi oleh Divisi Perlengkapan
pada saat pelaksanaan kegiatan HDO berlangsung.
 Membantu divisi perlengkapan untuk membawakan barang yang
dibutuhkan ke tempat acara.
 Membantu divisi perlengkapan untuk mengembalikan barang
 Divisi Dokumentasi :
 Menerima laporan kendala yang dihadapi oleh Divisi Dokumentasi
pada saat pelaksanaan kegiatan HDO berlangsung.
 Menerima draft dokumentasi selama Pra-HDO dan pelaksanaan
kegiatan HDO untuk dilampirkan di LPJ.
3.7.2 Kondisi Personal Sekretaris

Sekretaris : Saltsabila Pupy Arnilam
Sekretaris berperan aktif dalam berlangsungnya pelaksanaan kegiatan
Hima’s Days Out 8.0 dari mulai perencanaan, pelaksanaan, sampai dengan pasca
pelaksanaan kegiatan Hima’s Days Out 8.0 Periode 2021-2022.

 Mencatat dan menjadi pengingat mengenai agenda apa saja yang akan
dilaksanakan.
35
 Mem-follow up kepada seluruh divisi untuk menerima laporan pencapaian,

kendala, dan solusi.
 Menginformasikan agenda rapat.
 Menyusun proposal Hima’s Days Out 8.0.
 Berdiskusi aktif dengan Tim Inti HDO mengenai kendala dan kebutuhan
pelaksanaan HDO.
 Berdiskusi dengan Sekretaris Umum Himpunan Mahasiswa Sastra Inggris
perihal kesekretariatan.
 Mengurus perihal surat menyurat.
Pelaksanaan Acara
 Mendampingi Ketua Pelaksana dalam diskusi kendala yang dihadapi saat
pelaksanaan kegiatan HDO.
 Memantau keadaan dalam lingkup peserta dan panitia.
Pelaksanaan Acara
 Mengagendakan Rapat Internal HDO 8.0.
 Mengagendakan Rapat Evaluasi Menyeluruh HDO 8.0.
 Menginformasikan deadline penngumpulan Laporan Pertanggung
Jawaban kepada setiap Koordinator Divisi.
 Menyusun Laporan Pertanggung Jawaban.
 Melakukan evaluasi Laporan Pertanggung Jawaban dengan Sekretaris
Umum Himpunan Mahasiswa Sastra Inggris.
 Berkomunikasi Terus Menerus Untuk Menerima Laporan Follow Up
Divisi Humas Terhadap Peserta HDO.
 Menerima Laporan Kendala Yang Dihadapi Oleh Divisi Humas Pada Saat
Pelaksanaan Kegiatan HDO Berlangsung.
36

Internal
 Penyusunan ulang Timeline HDO 8.0
 Sulit menentukan cover yang tepat untuk Proposal
 Kesulitan dalam pemilihan diksi untuk penyusunan proposal.
Solusi
 Melakukan diskusi antara Tim Inti dengan perwakilan BPH perihal
penjelasan birokrasi yang benar.
 Menyusun ulang Timeline.
 Meminta bantuan Ketua Pelaksana dan Bendahara dalam pembuatan
proposal.
Pelaksanaan Acara
 Dikarenakan kekurangannya SDM pada saat hari pelaksanaan, sekertaris
tetap memantau jalannya acara dan juga ikut membantu ketua koordinator
tiap divisi untuk menyelesaikan kendalanya.
Solusi
 Tetap memantau jalannya acara dengan memastikan kendala ke setiap
divisi.

 Beberapa divisi memberikan Laporan Pertanggung Jawaban dengan tidak
rapi.
 Salah satu divisi tidak menyerahkan Laporan Pertanggung Jawaban tidak
sesuai dengan deadline yang ditentukan oleh sekertaris.
37
Solusi
 Meminta divisi yang tidak mengerjakan Laporan Pertanggung Jawaban
dengan rapi untuk memperbaiki laporannya.
 Mem-follow up divisi tersebut untuk segera menyerahkan Laporan
Pertanggung Jawabannya.
3.8 Ketua Pelaksana

3.8.1 Deskripsi Tugas dan Wewenang
Ketua Pelaksana kegiatan Hima’s Days Out 8.0 “Endless unity in a circle”
Himpunan Mahasiswa Sastra Inggris (HIMA Sasing) Periode 2021 – 2022,
adalah pihak yang bertanggung jawab secara keseluruhan kegiatan dari
perencanaan hingga terlaksananya kegiatan. Ketua Pelaksana ini bersifat
sementara yang berlaku sejak disahkan oleh Ketua Himpunan Mahasiswa Sastra
Inggris (HIMA SASING) hingga evaluasi akhir kegiatan selesai dilaksanakan.
Ketua Pelaksana bertugas menyusun, mengatur, mengelola, memantau dan
memastikan keberlangsungan kegiatan agar sesuai dengan rencana yang telah
disepakati bersama. Dengan luasnya bidang yang dicakup Ketua Pelaksana, maka
Ketua Pelaksana berkoordinasi langsung dengan para Koordinator Divisi.
Berdasarkan tugas dan fungsinya yang luas, Ketua Panitia memiliki beberapa
kewenangan, yaitu:
Divisi Humas :
 Menerima laporan data kehadiran dan ketidak hadiran Peserta HDO pada
saat kegiatan Pra Pelaksanaan.
 Menerima laporan terkait tempat pelaksanaan.
Divisi Perlengkapan :
 Menerima laporan kendala yang dihadapi oleh Divisi Perlengkapan pada

saat Pra Pelaksanaan dan pelaksanaan.
38
Divisi Konsumsi :
 Menerima laporan kendala yang dihadapi oleh Divisi Konsumsi pada saat
Pelaksanaan.
Divisi Multimedia :
 Menerima laporan kendala yang dihadapi oleh Divisi Multimedia pada
saat Pelaksanaan.
3.8.2 Kondisi Personal Ketua Pelaksana

Ketua Pelaksana : Alief Fajar Saputra
Ketua Panitia berperan aktif dalam berlangsungnya pelaksanaan kegiatan
Hima’s Days Out 8.0 dari mulai perencanaan, pelaksanaan, sampai dengan paska
pelaksanaan kegiatan ini, periode 2021-2022.

 Menunjuk anggota untuk menjadi koordinator di masing – masing divisi.
 Memikirkan konsep acara dan mendiskusikan dengan para panitia.
 Memimpin rapat, diskusi dan memberi usulan serta memutuskan berdasarkan
kesepakatan bersama.
 Menyusun proposal kegiatan HDO.
 Memberi masukan kepada sekretaris jika ada yang perlu ditambahkan.
 Mengingatkan sekretaris untuk membuat pemberitahuan rapat dan berita
acara.
 Menghubungi supervisor untuk mendampingi rapat HDO.
 Berdiskusi mengenai perlengkapan yang dibutuhkan peserta dan panitia
HDO.
 Mengajukan proposal kepada Ketua Program Studi Fakultas Sastra Inggris
pada tanggal 22 Desember 2021.
39
 Memantau proses persiapan HDO 8.0 dan juga memantau jalannya acara
pada hari H.
 Membantu setiap divisi yang membutuhkan bantuan dari Pra HDO sampai
Pasca HDO.
Pelaksanaan Acara
Tugas dan kewenangan Ketua Pelaksana dalam keberlangsungan

pelaksanaan kegiatan, yaitu:
 Menyambut peserta melalui sambutan sebagai ketua pelaksana.
 Memantau keadaan dalam lingkup peserta dan panitia.
 Memimpin briefing lingkup panitia.
 Mengarahkan para anggota untuk bekerjasama secara efektif.
 Melakukan hal-hal diluar deskripsi tugas umum, yaitu :
a. Membawakan dan menyiapkan barang – barang perlengkapan untuk

membantu Divisi Perlengkapan.
b. Mengarahkan peserta untuk tertib dalam mengikuti kegiatan untuk

membantu Divisi Humas dan Divisi Acara.
c. Mengajak peserta dan panitia agar segera mengikuti jadwal kegiatan

HDO 8.0 untuk membantu Divisi Humas dan Divisi Acara.
 Mengagendakan jadwal Rapat Evaluasi kegiatan HDO.
 Follow up koordinator divisi perlengkapan perihal pengembalian barang

pinjaman
40
 Menginformasikan batas pengumpulan Laporan Pertanggung Jawaban

kepada setiap koordinator Divisi Kepanitiaan pada tanggal 10 Januari 2022.
 Menyusun Laporan Pertanggung Jawaban.
Internal
Beberapa hambatan yang terjadi:
 Kurang bisa mengajak dan membawa panitia yang pasif dalam perencanaan
HDO 8.0 maupun pada kehadiran rapat.
 Kurang mengetahui kondisi personal panitia HDO 8.0
 Beberapa kali terdapat miscommunication dengan Supervisor.
Solusi
 Lebih banyak melakukan pendekatan kepada panitia yang bersangkutan.
 Bersikap kritis dalam segala hal yang disampaikan oleh Supervisor.
 Menanyakan kembali hal yang menjadi salah paham tersebut kepada
Supervisor dan mengklarifikasi kepada seluruh panitia.
 Mencari tau lebih banyak mengenai kondisi personal panitia HDO 8.0
melalui jalur birokrasi yang benar yaitu menanyakan kondisi personal tiap
panitia melalu koordinator tiap-tiap divisi.
 Tetap melakukan perencanaan HDO 8.0 walaupun tidak sesuai timeline lagi.
41
Eksternal
Hambatan yang dihadapi Ketua Panitia, diantaranya adalah:
 Sekretaris
 Sekretaris terkadang slow respon saat perencanaan HDO 8.0.
Solusi
 Mengingatkan sekertaris mengenai kegiatan selanjutnya.
 Bendahara
 Bendahara terkadang slow repon saat perencanaan HDO 8.0
 Masih kurangnya pemahaman Job Desk perbendaharaan.
Solusi
 Follow up bendahara.
 Membantu memberikan pemahaman mengenai Job Desk yang sedang
dijalani.
 Divisi Humas
 Kurang sigap dalam follow up peserta dan alumni untuk mengikuti
kegiatan HDO 8.0.
 Beberapa anggota kurang aktif dalam berkontribusi.
 Masih kurangnya pemahaman jobdesk Humas.
Solusi
 Membantu Divisi Humas untuk follow up peserta.

 Tetap melakukan pendekatan terhadap anggota tersebut melalui
koordinator divisinya dan terus mem-follow up anggota yang kurang
aktif tersebut.
42
 Membantu memberikan pemahaman mengenai Job Desk yang sedang

dijalani.
 Divisi Acara
 Kurangnya ketegasan kepada peserta perihal teknis games.
 Peserta yang kurang kondusif dalam beberapa agenda.
 Kurangnya antusias panitia dalam meramaikan games.
Solusi
 Membantu mengatur peserta pada saat agenda sedang berjalan.
 Memberitahukan peserta dengan sopan untuk tetap tertib selama acara
berlangsung.
 Bergabung dalam beberapa games untuk meramaikan kegiatan.
 Divisi Perlengkapan
 Kurang detail dalam menanyakan spesifikasi barang-barang yang
dibutuhkan.
 Beberapa barang yang dilist tidak tersedia sampai hari-H
Solusi
 Mengingatkan koordinator agar lebih detail menanyakan barang yang

dibutuhkan.
 Mengganti barang yang tidak tersedia tersebut dengan barang yang sudah
ada sebagai alternatif.
 Divisi Konsumsi
 Terjadinya missed communication dengan Divisi Perlengkapan mengenai
peralatan yang dibutuhkan.
43
Solusi
 Membantu Divisi Konsumsi dengan meminjamkan peralatan yang di
butuhkan.
 Divisi Multimedia
 Kurangnya keaktifan panitia dalam mendiskusikan desain banner.
Solusi
 Membantu mengingatkan panitia lain perihal keaktifan dalam berdiskusi.
44
IV. KESIMPULAN
Pelaksanaan program kegiatan tahunan Hima’s Days Out 8.0 “Endless Unity
In a Circle” Himpunan Mahasiswa Sastra Inggris (HDO – HIMA SASING) Periode
2021-2022, Universitas Pamulang, berjalan dengan kendala-kendala yang tidak dapat
dihindari meskipun strategi perencananaan kegiatan sudah matang dipersiapkan.
Penyebab kendala-kendala yang dihadapi tentu tidak datang dengan sendirinya,
melainkan kurangnya komunikasi antar panitia, kelalaian dan kurang tanggapnya
sikap panitia dalam melakukan sesuatu hal.
Keberlangsungan pelaksanaan kegiatan ini terdapat banyak kendala, namun
semua panitia dapat membuat antisipasi/solusi untuk menyelesaikan kendala-kendala
yang ada demi kelancaran dan kesuksesan kegiatan. Dalam pengambilan setiap solusi,
semua panitia menggunakan strategi tertentu dan mempertimbangkannya sesuai
dengan ilmu keorganisasian yang sudah didapatkan dan sesuai dengan kendala yang
terjadi.
Semua kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan ini menjadi bahan
evaluasi untuk semua pengurus Himpunan Mahasiswa Sastra Inggris, khususnya
untuk panitia yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan Hima’s Days Out. Semoga
semua hal yang telah disusun dalam Laporan Pertanggung Jawaban ini, mulai dari
deskripsi tugas, kondisi personal divisi, realisasi tugas, hambatan dan solusi, serta
rincian dana, dapat menjadi bahan pembelajaran demi perbaikan program Himpunan
Mahasiswa Sastra Inggris lainnya.
45
V. PENUTUP
Demikian Laporan Pertanggungjawaban pelaksanaan program Hima’s Days

Out 8.0 “Endless Unity In a Circle” HIMA SASING periode 2022-2022 kami
sampaikan seluruhnya. Dengan disampaikannya laporan ini, kami berharap agar
kiranya laporan ini dapat menjadi bahan evaluasi, referensi dan pembelajaran, tak
hanya bagi para panitia pelaksana kegiatan HDO ini namun juga bagi seluruh
pengurus HIMA SASING pada umumnya. Semoga semua hal yang telah tertulis
dalam laporan ini, dapat menjadi tolak ukur demi perbaikan kegiatan-kegiatan HIMA
SASING lainnya.
Segala kritik dan saran atas tugas dan kewajiban kami sebagai panitia
pelaksana kegiatan Hima’s Days Out 8.0 Periode 2021-2022 dari seluruh pihak akan
sangat kami terima dan terima sebagai bahan evaluasi dan pembelajaran kami sebagai
organisator.
Dengan hormat, kami mengucapkan terimakasih kepada seluruh panitia HDO
8.0, Ketua Umum Himpunan Mahasiswa Sastra Inggris, dan kepada seluruh pihak
yang terkait dalam keberlangsungan pelaksanaan kegiatan program HDO-HIMA
SASING Periode 2021-2022.
46
 Lampiran 1
HARI &
WAKTU KEGIATAN PENANGGUNG JAWAB
TANGGAL
08:00 – 08:30 Kumpul Peserta Humas
Pengecekan Barang dan Kendaraan
08:15 – 08:30 Humas dan Perlengkapan
Peserta
08:30 – 09:30 Perjalanan ke Vila Humas
Pengecekan Barang dan Registrasi
09:30 – 10:00 Acara dan Humas
Ulang
10:00 – 10:15 Pembukaan Acara
10:15 – 10:30 Pembagian Kelompok Acara
(Game I)
10:30 – 12:00 Acara
Share The Burden & Bottle Tail
12:00 – 13:30 Ishoma Humas dan Konsumsi
Sabtu, 8 (Game II)
Januari 13:30 – 15:00 Bomb In A Group & Standing In A Acara
2022 Circle.
15:00 – 15:45 Sholat Ashar Berjamaah Acara dan Humas
(Game III)
15:45 – 18:00 Acara
Perforated Bottle & Free Time
18:00 – 18:45 Sholat Magrib Berjamaah Acara dan Humas
18:45 – 19:00 Free Time Acara
19:00 – 19:45 Sholat Isya Berjamaah Acara dan Humas
19:45 – 20:00 Makan Malam Konsumsi
Ice Breaking and Sharing Session
20:00 – 22:00 Acara dan Humas
(Api Unggun)
22:00 Tidur Acara
05:00 – 05:45 Sholat Subuh Berjamaah Acara dan Humas
06:00 – 07:00 Senam Bersama Acara
07:00 – 07:45 Sarapan Humas dan Konsumsi
(Game IV)
07:45 – 09:00 Acara
Deaf Blind & Problem Solving
09:00 – 12:00 Show Your Talent & Tukar Kado Acara
Minggu, 9
Januari 12:00 – 13:00 Ishoma dan Operasi Semut Acara
2022
13:00 – 13:30 Persiapan Pulang dan Bersih-Bersih Acara
13:30 – 13:45 Penutup Acara dan Perlengkapan
13:45 – 14:00 Pengecekan Barang Acara dan Humas
14:00 Perjalanan Pulang Humas
47
 Lampiran 2
STRUKTUR KEPANITIAAN
Pelindung : Tryana, S. S, M.A
Pembina : Eka Margianti Sagimin. S.S., M.Pd.
Penanggung Jawab : Aulia Dion Novaristiyan
Supervisor : Aldi Taufik Hidayatulloh Soewargono
Ketua pelaksana : Alief Fajar Saputra (201010600191)
Sekretaris : Saltsabila Pupy Arnilam (201010600622)
Bendahara : Nuryanti Fendini (211010600586)
Divisi-divisi
 Divisi Acara
Koordinator : Adhi Machmud ( 211010600023)
 Divisi Perlengkapan
Koordinator : Muhammad Ihza Raihan (201010600517)
 Divisi Humas
Koordinator : Mikail Azhar Setyawan (201010600407)
 Divisi Konsumsi
Koordinator : Ana Luciani Kholda Farah Nadillah (211010600020)
 Divisi Multimedia
Koordinator : Ghina Almira Putri Agustami (201010600445)
48
 Lampiran 3
DOKUMENTASI
Peserta Tiba di Vila dan Melakukan Registrasi
Pembagian Kelompok
49
Game Standing in Circle
Ice Breaking
50
Makan Siang
Tanda Tangan Banner
51
Hima’s Days Out Rewind
Show Your Talent
52
Penyerahan Hadiah Game
Penutupan & Sesi Foto Bersama
53
Tangerang Selatan, 23 Januari 2022
Hormat kami,
Ketua Pelaksana Sekretaris Pelaksana
Alief Fajar Saputra Saltsabila Pupy Arnilam

NIM: 201010600191 NIM: 201010600622
Mengetahui,
Ketua Umum HIMA SASING
Aulia Dion Novaristiyan

NIM: 181010600415
54
55

LPJ Hdo 8

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

LPJ Hdo 8

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

HIMA’S DAY OUT 8.0

Himpunan Mahasiswa Sastra Inggris

KATA PENGANTAR ...................................................................................................... 1

1.2 Maksud dan Tujuan

II. RINCIAN KEGIATAN

2.2 Tema Kegiatan.

2.3 Waktu dan Tempat Kegiatan.

Hari : Sabtu – Minggu

2.4 Susunan Acara Kegiatan

2.5 Agenda Kegiatan

2.6 Sasaran Peserta kegiatan

2.7 Target Peserta

2.8 Struktur Kepanitiaan

2.9 Hasil Dokumentasi

III. TUGAS KEPANITIAAN (KENDALA, ANTISIPASI & SOLUSI)

3.1.2 Kondisi Personal Divisi

Adapun pembagian tugas dalam divisi acara, yaitu :

3.1.3 Realisasi Tugas

3.1.4 Hambatan dan Solusi

 Membantu dalam memahami jobdesk anggota.

 Prinsip panitia tidak boleh goyah.

 Peralatan dapur kurang lengkap karna ada missed komunikasi.

3.2 Divisi Humas

3.2.1 Deskripsi Tugas Umum Divisi

3.2.2 Kondiai Personal Divisi

Koordinator maupun anggota Divisi Humas berperan aktif dalam koordinasi

 Mikail Azhar Setyawan, bertugas berkoordinasi dengan tim inti, divisi

3.2.3 Realisasi Tugas

3.2.4 Hambatan dan Solusi

 Terus mencari villa yang cocok.

3.2.5 Daftar Nama-nama Peserta HDO 8.0

Aulya Afni Ammarest Aulia Dion Novaristiyan Aulia Annisyatur Rachmi

3.3 Divisi Perlengkapan

3.3.2 Kondisi Personal Divisi

Berikut adalah pembagian tugas Divisi Perlengkapan :

3.3.3 Realisasi Tugas

3.3.4 Kendala dan Solusi

3.3.5 Rincian Dana Divisi Perlengkapan

1 Tissue Rp. 20.000.-

2 Air isi ulang 2 galon Rp. 11.000.-

3 Oreo 2 bungkus Rp. 16.000.-

4 Balon 3 ribuan isi 5 Rp. 21.000.-

5 Gelas plastik Rp. 6000.-

TOTAL Rp. 74.000.-

B. Barang yang dibeli saat pelaksanaan acara (tidak terduga).

1 Bensin motor Rp. 15.000.-

2 Bensin untuk api unggun Rp. 10.000.-

TOTAL Rp. 25.000.-

3.4 Divisi Konsumsi

3.4.1 Deskripsi Tugas Umum Divisi Konsumsi

Deskripsi Tugas Umum Divisi Divisi konsumsi beserta divisi-divisi

3.4.2 Kondisi Personal Divisi

Koordinator maupun anggota Divisi Perlengkapan berperan aktif dalam

3.4.3 Realisasi Tugas

Pasca pelaksanaan acara

3.4.4 Hambatan dan Solusi

3.4.5 Rincian Dana Divisi Konsumsi

Teri tawar 1 ons Rp 10.000,-

3.5 Divisi Multimedia

3.5.2 Kondisi Personal Divisi

 Jihan Amira, bertugas sebagai editor dalam membantu dan menyiapkan

3.5.3 Realisasi Tugas